p.2014.1604 2014-05-08 Dnr.2013/312 Ny politisk organisation och förvaltningsorganisation för Lindesbergs kommun

p.2014.1604 2014-05-08 Dnr.2013/312 Ny politisk organisation och förvaltningsorganisation för Lindesbergs kommun Utredare Marianne Skinnars-Bruno Lindesberg maj 2014

2

Innehållsförteckning DEL 1... 4 Sammanfattning av förslag... 4 Kommunfullmäktige... 4 Kommunstyrelsen... 4 Nämnder och utskott... 4 Förvaltningsorganisation och bolagens administration... 5 Utvärdering... 6 Organisationsschema, ny ledningsorganisation... 6 DEL 2... 7 Inledning... 7 Bakgrund, uppdrag och syfte... 7 Metod... 7 Process... 7 Faktainsamling... 8 Dokument... 8 Beskrivning av kommunen... 9 Beskrivning av och reflektioner om nuvarande organisation... 11 Reflektioner om dagens situation med styrkor, svagheter, hot och möjligheter... 11 Ytterligare synpunkter i beskrivning av nuläget... 12 Kvalitetsbristkostnader... 13 Ledningssystem behöver utvecklas... 13 Nuvarande organisation och förslag till förändring... 14 Kommunfullmäktige... 14 Kommunstyrelsen... 15 Nämnder och utskott... 16 Förvaltningsorganisation och bolagens administration... 17 Utvärdering... 18 Organisationsschema, ny ledningsorganisation... 19 3

DEL 1 Sammanfattning av förslag Vision 2025 med inriktningsmål för 2014-16 är ett genomarbetat och strategiskt dokument som sammanfattar en gemensam antagen vilja för de närmaste åren. Att effektivisera beslutsorganisationen för att kunna genomföra inriktningsmålen för de kommande åren, stärker Lindesbergs kommun för framtiden. Kommunfullmäktige Fullmäktige är navet i den utökade aktiva processen. Antal ledamöter är även fortsättningsvis 45 och antalet sammanträden är liksom tidigare åtta per år. Det föreslås ett utökat demokratiskt uppdrag att utifrån Vision 2025 arbeta med inriktningsmål 2014-2016 i målområdesgrupper. Se exempel under rubriken förslag till förändringar. Två grupper startar 2015. Arbetssätt, ansvar, sammansättning och budget tas fram innan årsskiftet 2014/15. Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen leder, verkställer och har uppsikt genom ett systematiskt, enhetligt arbetssätt. Styrelsen har även fortsättningsvis 15 ledamöter och 15 ersättare. Politikerna fokuserar på VAD-frågor. Styrelsen har idag ett beredande sammanträde före beslutsmötet. Styrelsens sammanträden delas förslagsvis upp i en beredande del, med frågor som ska beslutas vid kommande månads möte, samt en beslutande del. PWC:s revisionsrapport om uppsiktsplikten styrker behovet av förbättring. Kommunstyrelsen bör dokumentera och strukturera sin uppföljning av nämndernas/utskottens verksamhet. Ett förslag till hur uppsikten ska dokumenteras och struktureras bör tas fram under året. Kommunstyrelsen bör regelbundet följa upp hur beslut verkställs och en mall bör tas fram för rapportering till kommunstyrelsen från nämnder/utskott. I granskningen föreslås även att utbildning för förtroendevalda bör ske i styrning, ledning, uppföljning och kontroll av verksamheten. En utbildningsplan bör tas fram och utbildning kan förslagsvis genomföras år 2015. En retrospektiv granskning kan göras, under en begränsad period, av ärenden i kommunstyrelsen och nämnder för att se hur VAD- och HUR-frågor behandlas, vilket i sin tur leder till lärande genom exempel från ordinarie ärenden. Nämnder och utskott Två nämnder förslås även fortsättningsvis, en nämnd för barn- och utbildning och en socialnämnd. Nämnderna föreslås ha 9 ledamöter och 9 ersättare. Socialnämnden föreslås ha ett arbetsutskott på 3 ledamöter för behandling av/beslut om individärenden. Två utskott föreslås. Ett utskott för stöd och strategi som innehåller kansli, ekonomi, personal, IT, kost, miljö, folkhälsa, information/kommunikation samt risk och säkerhet. Utskottet är tillika krisledningsnämnd. Ett tillväxtutskott bildas med ansvar för arbetsmarknad, kultur och fritid, näringsliv och turism. Båda utskotten föreslås ha 7 ledamöter och 7 ersättare. Utskottens ledamöter hämtas ur kommunstyrelsen. 4

Nämndernas sammanträden delas upp i en beredande del och i en beslutande del. Frågor som bereds en månad, beslutas kommande månad. Samtliga ledamöter i nämnden blir på så sätt delaktiga i beredning och beslut. Förvaltningsorganisation och bolagens administration Nedan anges förslag till inriktning för det fortsatta arbetet med att anpassa förvaltningsorganisationen till den politiska organisationen samt genomförandet av ytterligare förändringar. En tidsplan tas fram för ett successivt genomförande under hösten 2014. Arbetsrättsliga konsekvenser och andra konsekvenser behöver preciseras. En sammanhållen och integrerad förvaltning förslås med kommunchef som förvaltningschef, med starka samband mellan verksamheterna. Verksamhetschefer leder respektive verksamhet, en för vardera barn- och utbildning, social, tillväxt samt stöd och strategi/kansli. Verksamhetchefen för tillväxt, eller näringslivschefen kan förslagsvis även vara chef för bolaget Besök Lindesberg. Personal- och ekonomifunktionerna utgör egna stabsavdelningar där respektive chef är underställd kommunchef. Kommunchefen har regelbundna samordningsmöten med personal- och ekonomichef samt med verksamhetschef/kanslichef för stöd och strategi. Vissa tjänster centraliseras till kommunkontoret, förslagsvis nämndsekreterare, utredare och verksamhetsutvecklare för att få ett enhetligt arbetssätt och för att få en jämnare tillgång till personella resurser för verksamheterna. Kommunchef blir VD för den kommunala bolagskoncernen. En förändring föreslås beträffande bolagens administration. Bolagen föreslås köpa sin administrativa service från kommunens administration. Personalen kan även fortsättningsvis ha sin placering på respektive bolag. Personalchef och ekonomichef, samt annan person med ansvar för övrig administrativ service som kommunchefen utser, får ett ansvar tillsammans med bolagscheferna för att genomföra samordningen. De rapporterar till planerings- och utvecklingsutskottet fortlöpande. Genomförande förslagsvis från och med 2015. Vissa idag vakanta tjänster på kommunkontoret och i ledningsfunktionen tillsätts inte. Det innebär en ekonomisk besparing på cirka 3 miljoner kronor. Samordningen mellan kommunens och bolagens administration samt en effektivisering av kommunledningsstab och kommunkontor föreslås med tre procent av nuvarande budget. Det innebär ca fyra miljoner kronor. Det är svårt att ekonomiskt beräkna vinster av en förändrad politisk organisation. Som nämns i rapporten innebär en minskning av kvalitetsbristkostnader med en procent en besparing på tio miljoner kronor. Därför är arbetet med ledningssystem och processer en förutsättning för att effektivisera. Utbildning för både förtroendevalda och ledande tjänstemän i kvalitetsfrågor är en viktig aktivitet inledningsvis. Ledningens engagemang smittar av sig. Vissa resurser för verksamhetsutveckling finns redan i dag. 5

Kommunikation har i allt förändringsarbete en viktig funktion och förslagsvis behöver en rekrytering ske för att säkerställa information till och kommunikation med både invånare och anställda. Utvärdering En utvärdering av den politiska organisationen genomförs förslagsvis första halvåret 2017. Organisationsschema, ny ledningsorganisation Figur 1 Organisationsschema, ny ledningsorganisation 6

DEL 2 Inledning Bakgrund, uppdrag och syfte Ur projektdirektivet: En väl fungerande politisk organisation är förutsättningen för att skattemedel samt avgifter och ersättningar från brukare/kunder används på bra sätt och att styrning och uppföljning fungerar på ett effektivt sätt. Syftet med projektet, Ny politisk organisation och förvaltningsorganisation, är att det ska leda till en mer kostnadseffektiv organisation såväl politiskt som förvaltningsmässigt, med tydliga roller och systematisk styrning och uppföljning. Projektet överensstämmer med Vision 2025:s prioriterade inriktningsmål enligt utvecklingsstrategi år 2014-2016, som innebär att kommunen ska ha ett effektivt resursutnyttjande och att medborgarna upplever bra service med kvalité. Detta kan även uttryckas som att beslutsorganisationen ska effektiviseras så att medel till verksamheterna säkras för framtiden. Förväntat resultat av projektet är ett förslag till en mer kostnadseffektiv modell för politisk styrning och därtill anpassad förvaltningsorganisation med en samordnad administration kopplad till de kommunala bolagen. I dag finns, förutom kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, fem nämnder samt ett utskott under kommunstyrelsen. Sammanlagt finns ca 300 förtroendeuppdrag inom den politiska organisationen i Lindesbergs kommun. Kommunens förvaltningar är organiserade efter nämndorganisationen. Ett förslag ska redovisas för kommunstyrelsen under maj månad 2014. Beslutade förändringar genomförs från och med januari 2015. Kommunstyrelsens ordförande är projektägare. Metod Tillvägagångssättet i utredningen består av två delar - process genom förslag och dialog i olika forum och faktainsamling med viss omvärldsbevakning. Process Dialog och avstämning har skett i styrgruppen som är kommunstyrelsens planerings- och utvecklingsutskott utökat med representanter för de partier som inte är representerade i utskottet, med kommunchefens ledningsgrupp samt med den kommunövergripande samverkansgruppen. Ett trettiotal individuella intervjuer har genomförts med styrgruppens ledamöter, förvaltningschefer, bolagschefer, ytterligare partiföreträdare samt fullmäktiges ordförande. Utredaren har medverkat vid politiska möten med Allianspartierna, Folkpartiet, Vänsterpartiet och Socialdemokraterna, kommunstyrelsen samt på kommunfullmäktiges sammanträde. I utredningens processinriktade arbetssätt ingår dialog, utbyte av kunskap och förtydligande av roller, med ledande politiska företrädare och chefstjänstemän. Dialogen i framförallt styrgruppen spelar en avgörande roll för utredningens resultat. Styrgruppen har under utredningens gång haft åtta sammanträden, för att stegvis behandla olika ledningsfrågor. 7

Stor vikt har lagts vid kommunikation och information. Informationskanaler är kommunens intranät LinNet och internet (www.lindesberg.se) under rubriken Projekt Ny politisk organisation och förvaltningsorganisation, information på arbetsplatsträffar enligt chefers önskemål samt via pressmeddelande. Faktainsamling Dokument som organisationsscheman, utredningar/rapporter och reglementen har bildat underlag, se nedan. Intervjuerna har gett en nulägesbeskrivning med styrkor och svagheter, hot och möjligheter. Dokument Vision 2025 Utvecklingsstrategi 2014-2016 Reglemente för kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, samtliga nämnder Revisionsrapport, Ägarstyrning Lindesbergs kommun PWC Revisionsrapport ang. uppsiktsplikten PWC Personalekonomiskt bokslut 2012, Lindesbergs kommun Utredning av kansliorganisationen, Lindesbergs kommun SKL-rapport angående ekonomi Viss omvärldsorientering har skett genom att kommunstyrelse, förvaltningschefer och utredare gjort studiebesök i Arvika kommun. Utredaren har följt process och utredning vid bildandet av Region Örebro 2015. Örebro kommun har fått SKL:s utmärkelse Kvalitetskommun. Utredaren har fått information om kommunens styrnings- och uppföljningssystem. 8

Beskrivning av kommunen Figur 2 Befolkningsstatistik Lindesbergs kommun har drygt 23 000 invånare. Befolkningspyramiden skiljer sig från riket i framför allt åldersintervallet 25-44 år med ca 4 procent färre invånare i kommunen i den åldern än i riket. När det gäller befolkningen över 44 år är förhållandet det omvända. Det finns fler personer i de åldrarna i kommunen än i riket. Det har varit minustal för födelseöverskott (fler kommuninvånare har dött än fötts) under de senaste elva åren, men genom inflyttning har folkmängden ändå inte minskat med fler än 316 personer sedan år 2002. Skillnaden i antal mellan in- och utpendlare till kommunen är cirka drygt 400 personer. Det är fler som pendlar ut ur kommunen än in. Drygt 2600 personer pendlar till arbetsplatser i kommunen varav en tredjedel av dessa kommer från andra län. 9

Figur 3 Yrken och förvärvsarbetande Kommunen är en stor arbetsgivare med cirka 1800 anställda och utgör tillsammans med Meritor, BillerudKorsnäs i Frövi och Lindesbergs lasarett de fyra största arbetsgivarna i kommunen. Vad gäller arbetstillfällen och förvärvsarbete finns det tre områden som skiljer kommunens näringsliv från övriga länet och riket. Inom kommunen är jordbruk, skogsbruk och fiske, tillverkning och utvinning samt vård och omsorg mer dominerande än i omgivningen. Handeln är dock mindre i kommunen än i länet och riket. 10

Beskrivning av och reflektioner om nuvarande organisation Sammanlagt finns enligt utredningsdirektivet cirka 300 förtroendeuppdrag inom den politiska organisationen i Lindesbergs kommun. Utredningen omfattar organisationen för kommunfullmäktige med valnämnd och revison, kommunstyrelse, nämnder, utskott och beredningar samt förvaltningarna. Bergslagens miljö- och byggnämnd är en gemensam nämnd för kommunerna i norra Örebro län med Lindesbergs kommun som värdkommun. För BMB föreslås ingen förändring då nämnden är gemensam för fyra kommuner. Ansvaret för det kommunaltekniska området är överlämnat av kommunerna i norra Örebro län till kommunalförbundet Bergslagens kommunalteknik. Förbundet leds av en direktion med företrädare för medlemskommunerna och har sitt säte i Nora kommun. Lindesbergs kommun är medlem i kommunalförbundet Nerikes Brandkår. Lindesbergs kommun ingår i en gemensam överförmyndarnämnd med Ljusnarsbergs kommun som värdkommun. Kommunens förvaltningar är organiserade efter nämndorganisationen. Därtill kommer kommunledningsstaben och kommunkontoret. Reflektioner om dagens situation med styrkor, svagheter, hot och möjligheter Beskrivningen av styrkor, svagheter, möjligheter och hot baseras på uppgifter som framkommit i intervjuerna och är underlag till en kortfattad nulägesbeskrivning av kommunens ledningsorganisation. Avsnittet innehåller även ytterligare synpunkter i beskrivningen av nuläget. Styrkor Det finns i grunden goda förutsättningar genom ett starkt engagemang för bygden och för kommunens verksamhet. Det finns ett bra samarbetsklimat och en förståelse för och vilja till förbättringar. Det finns även en öppenhet för nytänkande och ett värnande av demokratin. Förändringar i den politiska organisationen har diskuterats genom åren men har inte tidigare konkretiserats. Svagheter Flertalet partiföreträdare framför synpunkter om att det är svårt att rekrytera ledamöter till politiska poster. Åldersfördelningen i vissa politiska organ samstämmer inte med åldersstrukturen hos befolkningen. En mer aktiv roll i exempelvis kommunfullmäktige efterfrågas och det upplevs som en svaghet att ledamöterna inte har en mer aktiv roll. I en revisionsrapport om kommunstyrelsens uppsiktsplikt framkommer att det behöver förtydligas vad som är politiska frågor och vad som är tjänstemannafrågor. Intervjuerna ger ytterligare belägg för att detta behöver genomlysas. Möjligheter En möjlighet är att stärka dialogen mellan politiska företrädare och invånarna genom att hitta nya former för dialog. Kommunfullmäktiges ledamöter kan inta en viktig roll i en mer aktiv demokratisk process med föreningsliv eller direkt med invånarna i olika frågor. 11

Kommunens program Vision 2025 är ett viktigt dokument med vision och inriktningsmål för de tre närmaste åren och det består av sex målområden. Informationsteknologin ger stora möjligheter till kommunikation och samverkan i nya forum. Hot Ökade krav på service genom att samhället individualiseras ställer högre krav på den kommunala verksamheten. Det kan innebära ett ökat gap mellan invånarnas förväntningar på kommunal service och tillgängliga resurser. Två nyligen lämnade revisionsrapporter, om uppsiktsplikten och om ägardirektiv, styrker behovet av utveckling av kommunstyrelsens roll. Om inte påpekandena åtgärdas kan en försvagning av ledningsorganisationen ske med minskad trovärdighet som följd. Ytterligare synpunkter i beskrivning av nuläget Svårigheter att leda tjänstemannaorganisationen på grund av stark koppling mellan nämndens ledning och förvaltningsledning Kommunchefen är den högsta ansvariga tjänstemannen och har det samordnande ansvaret för tjänstemannanivån. Frågor som är av betydelse för helheten bör behandlas i kommunchefens ledningsgrupp. Ledningsgruppen består av stabs-, förvaltnings- och bolagschefer. Under utredningens gång har det framkommit exempel på hur frågor avgörs mellan nämndernas och förvaltningarnas ledning och utan att ha behandlats i tjänstemannaledningen vilket gör att det finns olika lösningar på gemensamma frågor mellan förvaltningarna. Olikheter och ojämnheter mellan nämnder och förvaltningar Det som beskrivs ovan leder till olikheter och ojämnheter mellan förvaltningarna. Det kan vara hur man arbetar med verksamhetsutveckling eller införande av nya it-hjälpmedel. Det blir en modell för den nämnden och förvaltningen istället för kommunen som helhet. Det är i sig goda initiativ men bör behandlas som en fråga för kommunen istället för en nämnd/förvaltning. Tydlighet i vad som politiska uppgifter och vad som är tjänstemannauppgifter I en framgångsrik organisation har tydlighet i roller och uppdrag en nyckelfunktion. Roller och uppdrag behöver förtydligas och en utbildningssatsning är nödvändig om vad som är politiska frågor, VAD-frågor, och vad som är tjänstemannafrågor, HUR-frågor. Troligen finns det en överensstämmelse i teorin om vad som är korrekt men för att inte drunkna i HURfrågor i de politiska organen behöver frågorna exemplifieras. Det behöver tillskapas forum för klagomål från invånarna angående exempelvis snöröjning, sophämtning och andra konkreta uppgifter för att man ska ha en sammanställning över avvikelser. Detta för att systematiskt kunna åtgärda brister. Förberedelser inför beslut Nämnderna har inrättade arbetsutskott. När utskotten förberett inför beslut upplever de ledamöter som inte ingår i arbetsutskott att frågor redan avgjorts innan de kommer till nämnden. Det innebär att delaktigheten i nämndens arbete minskar för ledamöter som inte ingår i arbetsutskott och att dubbelarbete sker. Det är synpunkter som framkommit från både politiker och chefstjänstemän. 12

Kvalitetsbristkostnader Brister i kvalitén i en organisation uppskattas till mellan 10-30 procent. Dubbelarbete genom att frågor behandlas i olika delar i organisationen på olika sätt skapar oklarhet och dubbelarbete i sig. Ett uthålligt och långsiktigt arbete med kvaliteten både på lednings- och verksamhetsnivå ger resultat. Av kommunens budget på över en miljard kronor i omsättning utgör en procent drygt tio miljoner kronor. Tydlighet, systematik och möjlighet till överblick av helheten är en förutsättning för att minska eller ta bort onödiga kostnader. Ledningssystem behöver utvecklas Syftet med ett ledningssystem är utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. Det är också ett hjälpmedel för att planera, leda, följa upp och förbättra verksamheten. För en del av kommunens verksamhet är införandet av ett ledningssystem lagstiftningsstyrt. Socialstyrelsen har föreskrifter som är gemensamma för hälso- och sjukvård, socialtjänst och verksamheter enligt LSS. Socialnämnden fattar i vår beslut om ett ledningssystem för den sociala verksamheten. Ett ledningssystem bör finnas för hela kommunens verksamhet. Det kräver utbildningsinsatser för både politisk ledning och tjänstemannaledning. Ett IT-hjälpmedel, Stratsys, har köpts för att underlätta det gemensamma arbetet med planering och uppföljning av mål. 13

Nuvarande organisation och förslag till förändring Figur 4 Organisationsschema nuvarande politisk organisation Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige är kommunens högsta beslutande organ och har 45 ledamöter, vilka väljs i kommunalval av invånarna. Under ett år genomförs 8 sammanträden och de är öppna för allmänheten. Förslag till förändring Kommunfullmäktige är navet i den utökade aktiva demokratiska processen Fullmäktige är navet i den utökade aktiva processen. Antal ledamöter är även fortsättningsvis 45 och antalet sammanträden 8 per år, precis som tidigare. Fullmäktige föreslås ha ett utökat demokratiskt uppdrag utifrån Vision 2025 och arbeta med inriktningsmålen för 2014-2016 i målområdesgrupper. Två grupper startar 2015. Arbetssätt, ansvar, sammansättning och budget tas fram före årsskiftet 2014/15. I beskrivningen av styrkor och svagheter framkommer att de i grunden goda förutsättningarna kan förbättras genom en stärkt dialog mellan de politiska företrädarna och invånarna. Att hitta nya former och forum för dialog kan ge framförallt kommunfullmäktiges ledamöter en mer aktiv roll. Det gäller att möta invånarnas intresse för och förväntningar på olika kommunala frågor om bland annat service och kvalitet med nya arbetssätt så att förväntningarna infrias i så hög grad som möjligt och att kommunikationen är god. 14

Ett exempel - Ur Vision 2015, inriktningsmål Medborgarna upplever bra service med kvalitet. En arbetsgrupp granskar resultatet av totala Nöjd-Kund-Index i SKL-undersökningen Insikt. Arbetsgruppen utarbetar ett antal frågor som är angelägna att få invånarnas syn på, för att en förbättring av Nöjd-Kund-Index ska kunna ske enligt målet. Arbetsgruppen har en dialog med kommuninvånaren genom telefonintervjuer eller genom att medverka i olika sammanhang där människor möts för att få så mångsidiga svar som möjligt. Arbetsgruppen rapporterar tillbaka till fullmäktige. Ett annat exempel - Inriktningsmål Lindesberg underlättar för nya och befintliga företag, främjar nya idéer och uppfinningar. En arbetsgrupp förbereder genom att formulera angelägna frågeställningar och besöker därefter företag eller bjuder in företag till dialogmöten på temat för att förbättra företagsklimatet i kommunen. Ytterligare ett exempel - Inriktningsmål Lindesbergs kommun har ett brett, levande och aktivt kultur- och föreningsliv för alla En arbetsgrupp förbereder ett antal frågeställningar till personer som är aktiva i föreningslivet i Lindesbergs kommun. Ledamöterna i arbetsgruppen besöker ett antal ideella föreningar och har en dialog utifrån de frågor man utarbetat och rapporterar resultatet av sina besök och samtal tillbaka till fullmäktige. Så gott som samtliga partier säger sig idag ha svårt att rekrytera till politiska poster. Kanske kan en mer aktiv roll i kommunfullmäktige inspirera fler invånare att engagera sig politiskt? Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen är en nämnd som utsetts av kommunfullmäktige utifrån partiernas mandat. Styrelsen har 15 ledamöter och 15 ersättare. Beredning inför beslut sker i styrelsen vid ett särskilt sammanträde. Det finns även ett planerings- och utvecklingsutskott med ledamöter ur styrelsen. Utskottets uppgift är styrning och ansvar för verksamheter som är organiserade under kommunstyrelsen, som kansli, ekonomi, personal, IT, kost och information/kommunikation. I nuvarande organisationsschema för Lindesbergs kommun är kommunstyrelsen en bland andra nämnder och man associerar inte till det som är styrelsens unika uppdrag enligt kommunallagen. I kommunallagen kapitel 6 1-3 framgår styrelsens särställning. Lagen är tydlig med att framhålla styrelsens uppdrag att leda, ha uppsikt och verkställa. Enligt reglementet för styrelsen är uppdraget att leda och samordna planering och uppföljning av kommunens ekonomi och verksamheter. Det finns även en uppräkning av områden som ingår i uppdraget. I december 2013 gjordes en revision av kommunstyrelsens uppsiktsplikt. Uppsiktsplikten regleras i kommunallagen. I revisionsrapporten framgår att styrelsens uppsiktsplikt kan utvecklas. 15

Förslag till förändring Kommunstyrelsen en styrelse med uppdrag att leda, verkställa och följa upp Kommunstyrelsen leder, verkställer och har uppsikt genom ett systematiskt, enhetligt arbetssätt. Styrelsen har även fortsättningsvis 15 ledamöter och 15 ersättare. Politikerna fokuserar på VAD-frågor. En retrospektiv granskning kan göras av ärenden i kommunstyrelsen och nämnder under en begränsad period för att se hur VAD- och HUR-frågor behandlas, vilket i sin tur leder till ett ömsesidigt lärande för politiska företrädare och tjänstemän. PWC:s revisionsrapport om uppsiktsplikten styrker behovet av förbättring. Kommunstyrelsen bör bland annat dokumentera och strukturera hur uppsiktsplikten enligt kommunallagen ska ske. Ett förslag till hur uppsikten ska dokumenteras och struktureras bör tas fram under året. Uppföljning bör även ske regelbundet av hur beslut verkställs. Vision 2025 med inriktningsmål för 2014-16 är ett genomarbetat och strategiskt dokument som sammanfattar en gemensam antagen vilja för de närmaste åren. Den bör regelbundet följas upp i kommunstyrelsen, förslagsvis varje kvartal, av hur långt nämnderna och verksamheterna kommit i genomförandet av de aktiviteter som krävs för måluppfyllelse. I granskningen föreslås även att utbildning för förtroendevalda bör ske i styrning, ledning, uppföljning och kontroll av verksamheten. En utbildningsplan bör tas fram och utbildning planeras för 2015. Styrelsen har idag ett beredande sammanträde före beslutsmötet. Styrelsens sammanträden kan delas upp i en beredande del, med frågor som ska beslutas vid kommande månads möte, samt en beslutande del. Nämnder och utskott I dag finns fem nämnder samt ett utskott under kommunstyrelsen. De fem nämnderna är: arbetsmarknadsnämnden, barn- och utbildningsnämnden, kultur- och fritidsnämnden, socialnämnden samt Bergslagens miljö- och byggnämnd, BMB. Under kommunstyrelsen finns ett planerings- och utvecklingsutskott som ansvarar för kommunövergripande verksamheter och ärenden knutna till kommunledningsstaben och kommunförvaltningen. Kommunstyrelsen har även två beredningar: miljöberedningen och beredningen för lokal utveckling. Nämnderna har en stark och självständig ställning i förhållande till kommunstyrelsen, enligt utredarens bedömning. Nämnderna har 11 ledamöter och 11 ersättare, förutom arbetsmarknadsnämnden som har 9 ledamöter och 9 ersättare. Varje nämnd har ett arbetsutskott med 5 ledamöter och 5 ersättare, förutom arbetsmarknadsnämnden vars utskott har 3 ledamöter och 3 ersättare. Utskotten har ett beredande möte mellan nämndsammanträdena. Nämnden för barn- och utbildning och socialnämnden utgör tillsammans 85 procent av kommunens budget och omfattar 85 procent av de anställda. 16

Förslag till förändring Nämnder och utskott Två nämnder förslås även fortsättningsvis: en nämnd för barn- och utbildning och en socialnämnd. Nämnderna föreslås ha 9 ledamöter och 9 ersättare. Socialnämnden föreslås ha ett arbetsutskott på 3 ledamöter för behandling/beslut av individärenden. Ett utskott för stöd och strategi som innehåller kansli, ekonomi, personal, IT, kost, miljö, folkhälsa, information/kommunikation samt risk och säkerhet. Utskottet är tillika krisledningsnämnd. Ett tillväxtutskott föreslås med ansvar för arbetsmarknad, kultur och fritid, näringsliv och turism. Båda utskotten föreslås ha 7 ledamöter och 7 ersättare. Utskottets ledamöter hämtas ur kommunstyrelsen. Nämndernas sammanträden delas upp i en beredande del och i en beslutande del. Frågor som bereds en månad, beslutas kommande månad. Samtliga ledamöter i nämnden blir på så sätt delaktiga i beredning och beslut. I revisionsrapport om uppsiktsplikten föreslås att utbildning av förtroendevalda bör ske i hur uppsikten kan utövas genom styrning, ledning, uppföljning och kontroll av verksamheten. En utbildningsplan bör tas fram och utbildning kan förslagsvis genomföras år 2015. En retrospektiv granskning kan göras av ärenden i kommunstyrelsen och nämnder under en begränsad period för att se hur VAD- och HUR-frågor behandlas, vilket i sin tur leder till ett ömsesidigt lärande för politiska företrädare och tjänstemän. Förvaltningsorganisation och bolagens administration Det finns fem förvaltningar som var och en leds av en förvaltningschef. En tjänst är för närvarande vakant och en förvaltningschef upprätthåller två tjänster. Förvaltningarna omfattar verksamheterna: arbetsmarknad, barn- och utbildning, kultur- och fritid, social samt Bergslagens miljö- och bygg. Resurser för specialistfunktioner är olika fördelade. Vissa förvaltningar har exempelvis egna utredare eller verksamhetsutvecklare medan andra inte har någon personell resurs för motsvarande frågor. Förslag till förändring Förvaltningsorganisation och bolagens administration Tjänstemän och professionella företrädare löser HUR-frågorna Förslag och inriktning för den fortsatta effektiviseringen av beslutorganisationen beskrivs nedan. Arbetsrättsliga och andra konsekvenser behöver preciseras. En sammanhållen och integrerad förvaltning föreslås med kommunchef som förvaltningschef, med starka samband mellan verksamheterna. Verksamhetschefer leder respektive verksamhet för områdena barn och utbildning, social, tillväxt samt stöd och strategi. 17

Verksamhetchefen för tillväxt eller näringslivschefen blir förslagsvis även chef för bolaget Besök Lindesberg. Personal- och ekonomifunktionerna utgör egna stabsavdelningar där respektive chef är underställd kommunchef. Kommunchef har regelbundet samordningsmöten med personal och ekonomichef och verksamhetschef/kanslichef för stöd och strategi. Vissa frågor/tjänster centraliseras, förslagsvis nämndsekreterare, utredare och verksamhetsutvecklare. Kommunchef blir VD för den kommunala bolagskoncernen. En förändring föreslås beträffande bolagens administration. Bolagen föreslås köpa sin administrativa service från kommunens administration. Personalen kan även fortsättningsvis ha sin placering på respektive bolag. Personalchef och ekonomichef, samt annan person med ansvar för övrig administrativ service som kommunchefen utser, får ett ansvar tillsammans med bolagscheferna för att genomföra samordningen. De rapporterar förändringsarbetet till planerings- och utvecklingsutskottet fortlöpande. Genomförande förslagsvis från och med 2015. Vissa idag vakanta tjänster på kommunkontoret och i ledningsfunktionen tillsätts inte. Det innebär en ekonomisk besparing på cirka tre miljoner kronor. Samordningen mellan kommunens och bolagens administration samt en effektivisering av kommunledningsstab och kommunkontor föreslås med tre procent av nuvarande budget. Det innebär ca fyra miljoner kronor. Det är svårt att ekonomiskt beräkna vinster av en förändrad politisk organisation. Som nämns i rapporten innebär en minskning av kvalitetsbristkostnader med en procent en besparing på tio miljoner kronor. Därför är arbetet med ledningssystem och processer en förutsättning för att effektivisera. Utbildning för både förtroendevalda och ledande tjänstemän i kvalitetsfrågor är en viktig aktivitet inledningsvis. Ledningens engagemang smittar av sig. Vissa resurser för verksamhetsutveckling finns redan i dag. Kommunikation har i allt förändringsarbete en viktig funktion och förslagsvis behöver en rekrytering ske för att säkerställa information till och kommunikation med både invånare och anställda. Utvärdering En utvärdering av den politiska organisationen genomförs förslagsvis första halvåret 2017. 18

Organisationsschema, ny ledningsorganisation Figur 5 Organisationsschema, ny ledningsorganisation 19