NYHETSTIDNING FRÅN EVOLVERA, NR 2 2008 Använd Resurs istället! Introduktion av Resurs ett enklare verktyg för långtidsplanering! Resurs Unikt planeringsarbete TimeEdit-familjen växer! Team TimeEdit Till din hjälp!
TimeEdit-konceptet växer Foto: Johan Westerlind Välkomna att ta del av nya TimeEdition, som i stor utsträckning uppehåller sig kring Resurs, det senaste tillskottet i TimeEdit-familjen. Resurs är ett tjänstefördelningsprogram, från början utvecklat för att komplettera TimeEdit med ett planeringsverktyg för gymnasie- och grundskolan. Ganska snart efter att Resurs hade lanserats fick vi klart för oss att även våra traditionella kunder, universiteten och högskolorna, har behov av att planera sin verksamhet på motsvarande sätt. Efter att ha intervjuat ett antal kunder om hur de arbetar och vad de vill ha ut av programmet valde vi att, istället för att bygga ut den första versionen, skapa ett nytt, generellt och flexibelt program som skall klara de flesta varianter av förplanering. Inte enbart tillämpligt för undervisning utan också för maskin- och fastighetsunderhåll, evenemang av olika slag samt ett flertal andra verksamheter. Den egentliga säljstarten för nya Resurs sker med ett seminarium i Oslo den 15 oktober. Vi har emellertid redan hunnit förhandsvisa programmet för ett antal kunder och mottagandet har varit enormt positivt. Från Oslo fortsätter vi mot Stockholm, Göteborg och Lund. Det är vår avsikt att efter den första rundan göra en roadshow till ytterligare platser under november och december. Resurs kommer i första hand att levereras som en SaaS-tjänst - Software as a Service, det vill säga en driftad lösning. Enkelt för er. Inga maskininvesteringar, ingen egen drift och till en fast kostnad. Ni betalar endast för en integration mot TimeEdit och utbildning i Resurs samt en bestämd månadsavgift för verksamheten. Ni är genast igång och vi ansvarar för att det löper friktionsfritt. Enklare kan det inte bli. Hör gärna av er till oss om ni vill ha mera upplysningar om Resurs eller om ni vill boka ett seminarium just hos er. Vill ni ha Resurs redan inför nästa termin gör ni klokt i att snarast kontakta oss. Vi tar installationerna allt eftersom ordern kommer in, helt enligt den gamla hederliga principen om först till kvarn. Det är min förhoppning att detta nummer av TimeEdition skall vara både underhållande och lärorikt. Göteborg i oktober 2008 Mikael Götesson, Försäljningschef Innehåll: 2 Ledare 3 Produktfamiljen komplett med nya Resurs 4-5 TimeEdit-familjen växer Resurs för skola och andra verksamheter 6 Utnyttja verkligheten 7 Team TimeEdit till din hjälp 8 Röster om TimeEdit Vill du vara med? När vi utvecklar nya produkter och växer på nya marknader ställer det krav på organisationen. Är du intresserad av att arbeta på Evolvera med dagens och morgondagens resurs- och schemaläggningssystem? Maila in en intresseanmälan till mikael.gotesson@evolvera.se så hör vi av oss om tidsplaner och våra kompetensbehov. Följ med vad som händer! Kom ihåg att besöka vår hemsida för senaste nyheter kring schemaläggning och resursbokning. www.evolvera.se eller www.timeedit.se TimeEdition ges ut av Evolvera och TimeEdit i 4 000 ex. Tryck: Mediatryck, Trollhättan. Producerad av Askims Industriväg 1A, 436 34 ASKIM tel 031-748 07 10, e-post info@media-konsult.com Redaktör: Christina Sandgren Layout: Moa Stenqvist 2
www.timeedit.se Ny Resurs i arbetet Unik helhet för planeringsarbete och schemaläggning! TimeEdit har i flera år varit en viktig grundpelare för den som arbetar med planering, bokning och schemaläggning. Nu presenterar Evolvera en helt ny pusselbit som gör produktfamiljen komplett Resurs. www. RESURS SCHEMA www. LOKAL www. BOKNING Planeringsarbete och schemaläggning kan delas upp i olika delar: Resursplaneringen syftar till att ge en överblick över vad som ska genomföras under en längre tidsperiod. Det kan göras i timplaner, resursplaner, eller bemanningsplaner - det finns många olika namn på de planer som bildar underlag för vad som ska hända i verksamheten under närmaste året, den kommande treårsperioden eller den period man väljer att planera. Schemaläggningen vad ska genomföras i en bestämd tidsperiod och när i tidsaxeln skall kombinationen av dessa resurser placeras. Bokningen det individuella behovet av lokaler och andra resurser som behövs för att kunna genomföra en enstaka eller kombination av schemaposter. Resurs informationsbank för resurser och resursbehov Resurs är ett webbaserat verktyg utvecklat till hjälp för den som planerar förutsättningarna för en verksamhet och som ansvarar för att regelverket för verksamheten följs. Det är i Resurs man bestämmer vad som ska göras, av vem och på vilket sätt. Alla grunddata importeras från TimeEdit Schema, exempelvis kurser, ämnen, personal, perioder, grupper och klasser. Sedan lägger man i Resurs sin planering i en matris för att över tid ange timmar eller poäng för en kurs som ingår i en utbildning eller programstruktur. När de långsiktiga planerna är lagda är nästa arbetssteg i Resurs att planera den närmaste verksamhetsperioden - vilken personal som ska genomföra kurserna och vilka moment eller uppgifter som ingår TimeEdit fyller behovet från processens början till slut. i dessa aktiviteter. Undervisning och annan tid planeras på ett visuellt sätt och ger ett synbart utfall för hur man använder sin organisation i planeringsarbetet. Resurs visar tydligt om det finns ytterligare utrymme kvar och hur kapaciteten utnyttjas. Underlaget är därefter färdigt att leverera till TimeEdit Schema där man skriver ut en tjänstebeskrivning eller resursbeskrivning. Planerade poster som ska läggas med från Resurs. ut i kalendern kan skickas vidare till TimeEdits väntelista som önskade bokningar. TimeEdit Schema När underlaget från Resurs kommit in i TimeEdit Schema är det dags för schemaläggaren att ta vid. Utifrån de bokningar som finns i väntelistan från Resurs lägger sedan schemaläggaren ut de aktuella bokningarna över en kortare eller längre tidsperiod. Fullständig information om hur många timmar som ska läggas ut, vilken typ av moment det handlar om och om det angivits några speciella förutsättningar för bokningen, följer naturligtvis TimeEdit Bokning/Lokal När schemaläggningen är klar ger det webbaserade eftersystemet Bokning en möjlighet för hela personalgruppen att boka in lokaler eller andra resurser till sina egna aktiviteter med det lagda schemat som grundstomme. TimeEdit fyller behovet från processens början till slut. Text: Mikael Götesson 3
TimeEdit växer! ET H Y N med Resurs Resurs för universitet och högskola Inom universitet och högskolevärlden har TimeEdit ett starkt fäste, under lång tid har vi hanterat komplexa processer som schemaläggning och lokalbokning. När det gäller långtidsplanering, vare sig det är ur prefektperspektivet eller ett kursansvarsperspektiv, finns det en omfattande variation av verktyg excelark, worddokument, egensnickrade planeringsprogram. Listan kan göras lång och namnen på dem är många men gemensamt syftar de alla till att beskriva ett resursbehov över en definierad period och till att koppla undervisningsresurser till aktuella kurser. Ofta matas grunddata över lärare, kurser och poäng in helt manuellt vilket senare leder till manuell inmatning av kombinationen av kurser och resurser i TimeEdit, med hjälp av Resurs sker överföringen helt automatiskt. Resursmodulen planeringsverktyget på webben I resursmodulen genomför man planeringsarbetet i två steg. Steg 1 Att definiera sitt utbud i en programmatris eller i en uppställning över vilka fristående kurser som genomförs. Ett antal Resurs- eller Bemanningsplaner upprättas med vilka kurser som ska genomföras under en eller flera perioder. 4 Steg 2 Utifrån ovanstående matriser anges vilka moment och lärarresurser som ska genomföras på respektive kurs. Dessutom anges övriga arbetsuppgifter för personalen och samtidigt ges en helhetsbild över undervisningen samt andra arbetsuppgifter. Kurser och moment kan dessutom brukas med faktorberäkning för att ge rätt totalbild. Den utlagda tiden jämförs hela tiden med angiven årsarbetstid så att den ansvarige under arbetets gång ser hur tjänsterna fylls. Resursmodulen avlastar och sparar arbetstid och tråkiga rutininmatningar, eftersom resursmodulen är beroende av grunddata från TimeEdit ger det automatiskt rätt lärarsignaturer, rätt kurskoder och benämningar, rätt momentbeskrivningar och rätt periodbeteckningar. När planeringsarbetet är genomfört går det att skriva ut kursunderlag och tjänsteunderlag och om man så vill exporteras underlaget till TimeEdit för schemaläggning. Nyfiken? Kontakta oss för att få veta mer om Resurs en ny familjemedlem i TimeEdit
www.timeedit.se Resurs för skolsektorn; grundskola, gymnasieoch vuxenutbildning I samband med att vi gick in på den svenska arenan för schema- och resursbokningssystem beslutade vi oss för att ta fram ett kraftfullt planeringsverktyg för skolan. Syftet var att skapa en helhet från timplan till färdigt schema och vidare till lokal- och resursbokningar för en enskild lärare. Resurs hanterar de viktiga timplanerna som styr mycket av regelverket i den svenska skolan, där står vad eleverna ska läsa för kurser eller ämnen och i hur många timmar. Vare sig det är på grundskolenivå eller gymnasienivå finns klara riktlinjer över garanterad undervisningstid och att använda dem som underlag för tjänstefördelning är inget nytt. Att som rektor eller planerare kunna använda ett webbverktyg som gör arbetssituationen mer flexibel är däremot helt unikt. I resurs lägger man in timplanerna i det antal år som skolverksamheten skall fortgå, man anger hur många planeringsperioder man vill använda, vilka läsår, terminer eller andra perioder. Vilka kurser eller ämnen som tillhör de olika utbildningarna och årskullarna är nästa parameter och när detta är klart låser man timplanerna för aktuell period och börjar tjänstefördelningsarbetet. Ange årsarbetstiden för personalen, planera kurserna med lärare, grupp och gruppdelningar med rätt antal timmar. Grundangivelsen av timmar kommer från timplanen, och i resursmodulen växer schemaunderlaget fram per årskull, lärare, klass, ämne eller kurs. Vilka lediga resurser som kan ta mer tid eller vilka resurser som fått för mycket tid avspeglas direkt i planeringsverktyget och när tjänstefördelningen tar form är det enkelt att överföra det till TimeEdit för att skapa väntelistan - banken för planerade bokningar med timmar, övriga anteckningar med mera. De utgör underlaget för schemaläggningen. Vill du veta mer om ett effektivt och flexibelt planeringsverktyg som hänger samman med TimeEdits schemaläggning är du välkommen att höra av dig! Resurs ett planeringsverktyg för alla verksamheter som behöver långtidsplaneras I de flesta verksamheter behövs en långsiktig planering. Det kan vara av intresse för investeringar, för personalbehov eller av driftskaraktär. I resurs går det att långtidsplanera resurser för driftstopp, omställningsarbete eller för att definiera olika arbetsmoment som måste komma i en viss ordning. De planeringsmatriser som upprättas är sedan underlag för resursplanering som i sin tur ger underlag för kortsiktig planerings- eller resursbokning i TimeEdit. Hör av dig till oss med dina behov så tittar vi tillsammans på hur vi kan lösa dem på ett effektivt sätt i din verksamhet. Text: Mikael Götesson Foto: Göran Olofsson, GU Höstens seminarier för universitet och högskola Oslo 2008-10-15 Politihøgskolen Stockholm 2008-10-22 Stockholms Universitet Göteborg 2008-10-29 Lilla Bommens konferenscenter Lund 2008-11-06 Sparta Hotell & Konferens Är du inte redan bokad så kontakta Stefan 031-83 65 52, stefan@evolvera.se. 5
Att utnyttja verkligheten TimeEdit är sedan lång tid det dominerade resurs och schemaläggningssystemet på de svenska och norska universitet och högskolorna. Inom skolsektorn, grundskolan, gymnasieskolan och vuxenutbildningarna, väljer allt fler TimeEdit som totalleverantör för resurs- och schemaläggningssystem. I takt med att vår kundkrets växer ställer det större krav på vår utbildnings och konsultorganisation. På detta uppslag presenterar vi verktygen för att kunna utnyttja TimeEdit effektivare och vilka personer som finns till hands för Er. Vår verktygslåda Administratörsutbildning i TimeEdit För att få TimeEdit att fungera så bra som möjligt och ge stöd för schemaprocesserna krävs att programmet är bra administrerat. Det kan vara olika sätt att hantera kategorier, sätta upp webbvisningen på ett bra sätt eller att ordna användarroller och behörighetsgrupper. Utbildningen tar en halv till en dag beroende på organisation och antal deltagare. Max 8 personer tillfälle Grundutbildning i TimeEdit TimeEdit är väldigt enkelt att använda men ändå är grundkunskaper i programmet ett måste för att utnyttja systemet på ett effektivt sätt. Grundutbildningen är ett krav från vår sida för att få ta del av vår kundsupport.. 1 dag med max 8 personer samtidigt Sällananvändarutbildning Ni har en organisation som behöver arbeta i TimeEdit och göra vissa moment. Det kan vara arbetslagsledare, kursansvariga, m.fl. En tretimmarsutbildning med max 8 personer gör att alla som behöver kan använda TimeEdit. Resurs Adminstratörsutbildning För att använda Resursmodulen krävs en del grundinställningar i TimeEdit och i Resursmodulen. Det krävs också en del beslut om hur ni vill att Resurs ska stödja ert arbete med långtidsplanering. En halv till en dag beroende på organisaion och antalet deltagare. Max 8 personer per tillfälle. Resurs Grundutbildning Resurs ger möjlighet för alla som håller på med långtidsplanering, över halvår, år, treårsperiod eller vilken egendefinierad period som helst, att använda samma system. Prefekter, rektorer, studierektorer, kursansvariga, planerare, schemaläggare. Ja listan kan göras lång men fördelen är att en hel organisation använder samma system som dessutom bygger på grunddata från TimeEdit. Inget dubbelinmatande och snabb överblick över resursbehov. 1 dag med max 8 deltagare Webbokning (webreservations) Grundinställningar och användarroller och behörigheter för bokning av lokaler och resurser via webbgränssnitt. Workshops Vi kommer till Er och gör en workshop kring schemafrågor, kring resursfrågor eller användande av TimeEdits olika delar. En uppfräschning i TimeEdit kan göras när vi anordnar en dag med rubriken Tips och Trix Konsultinsatser Praktiskt arbete i er TimeEditmiljö, extratid för en ny medarbetare att komma igång. Vi har verksamhetskonsulter som kommer till Er och hjälper er när behoven är som störst och hjälpen verkar mest avlägsen. Vill du ha någon av ovanstående utbildningar eller har idéer hör av dig till konsult@evolvera.se eller till din konsultkontakt så löser vi dina utbildningsbehov. Du kan också kontakta Mikael eller Stefan på Evolvera/TimeEdit: 031-83 65 50 Text: Mikael Götesson 6
www.timeedit.se Möt Team TimeEdit Delarna som bildar den unika helheten Här har du Team TimeEdit till din hjälp med support och konsultation. Göran Hällgren En viktig kugge i allt vad integrationer heter. Är djupt kunnig i hela vårt system och främst i hur TimeEdits API fungerar. Handlar det om teknisk konsulting med tyngdpunkt på integrationslösningar till andra system är Göran den som kommer att hålla i tåtarna. Fredrik Torstensson Liksom Krister finns Fredrik på plats på kontoret i Göteborg de flesta dagar. När vi nu börjar med våra produkter som en tjänst och erbjuder våra system enligt SaaS (System as a Service) är det Fredrik som är en av hörnpelarna för det arbetet. Marie Malmborg En Karlstadstös med verksamhetserfarenhet från den kommunala skolvärlden. Är sedan i februari -08 en viktig kugge i att projektleda, grundutbilda och få igång nya kunder ute på plats. Marie är en värdefull resurs för all kunder ute i verksamheten. Krister Källvik Krister är teknikkonsult och supportresurs. Krister håller tillsammans med Fredrik och Theres ställningarna när det gäller telefonssupport. Tekniksinstallationer, integrationer och uppsättning av TimeEdits databaser är omfattande arbetsuppgifter i Kristers arbetsdagar. Theres Andreasson Som telefonsupport ställs du inför ett otal problem. Theres löser dem själv eller tillsammans med några av sina kollegor. Att starta upp nya TimeEditinstallationer tillhör hennes vanligaste arbetsuppgifter just nu. Karin Blomberg Karin har gedigen erfarenhet av Procapitas verksamhetssystem i samverkan med TimeEdit. Bra på att ta ett projekt från start till slut. Kommer gärna till Er för att starta ett TimeEdit-projekt eller för att vidareutbilda nykomlingar in i ett redan befintligt TimeEdit-system. Caroline Tysklind I Stockholm med omnejd har vi många kunder både inom universitet, högskola samt den övriga skolvärlden. Caroline finns på plats i Stockholm och det gör det enklare för Er i Mälardalen som vill ha konsulthjälp. Hon har gedigen erfarenhet från skolans underbara värld samt av konsultarbete. Stefan Lövgren Evolvera/TimeEdits högra hand. Telefonrösten som för många är vägen in i Evolvera. Fixar det mesta och det han inte kan ordna hjälper vi andra till med. Allt för att ni ska få den allra bästa servicen från oss. Mikael Götesson Ansvarig för försäljning av TimeEdits system och dess ingående produkter och tjänster. Ansvarig för att Ni får den konsulthjälp ni behöver, oberoende av problem eller förfrågan. Handlar det om TimeEdit, schemaläggning och resursbokning försöker han lösa frågeställningarna tillsammans med Er. Kontakta oss! 031-83 65 50 konsult@timeedit.se 7
www.timeedit.se Röster om TimeEdit: Stefan Bergman Administrativ chef vid Fredrika Bremer gymnasiet, Haninge. B Min absolut första tanke var - wow, vilket enkelt program! TimeEdit är inte ett statiskt schemaläggningsprogram, här har vi möjligheten att gå in och ändra allt eftersom, vecka för vecka som i vilken aktiv kalender som helst. Jag lägger in grundförutsättningarna och låser dem, sedan kan de olika enheterna själva sätta sina tider efter sina egna behov och därefter boka datorer, projektorer och annat till undervisningen. I samma system. Dessutom fungerar TimeEdit tillsammans med redan befintliga system vi har ett eget kalendersystem vars informationsbas numera arbetar sida vid sida med TimeEdit. Anita Lindsjö Schemaläggare vid gymnasie- och vuxenskolan i Trelleborg. Vi har tidigare provat olika system på marknaden men aldrig funnit ett system som varit så logiskt och enkelt, samtidigt som det är flexibelt nog att klara en verksamhet med så många parametrar som vår. Äntligen är det vi som styr programmet efter våra behov istället för tvärtom, det är till och med roligt att lägga schema med TimeEdit. Vi är jättenöjda. Dessutom har TimeEdit en helt suverän supportavdelning att vända sig till när man behöver hitta extra funktioner, de är lätta att få tag i och väldigt lyhörda för vilka behov man har saknas något åtgärdas detta direkt. Annars tar man med det i det vidare utvecklingsarbetet. Filip & Fredrik Resurserna bakom programmet Nej, inget Herrans liv med kändisar, komik och kalabalik, snarare två uppfinningsrika tangentbordsvirtuouser som ägnat de senaste två åren åt problemlösning på hög nivå. Vi är snarare datavärldens motsvarighet till Matte & Willy, skrattar Fredrik Björeman. Det kommer inga stora ord eller vida gester från dataduon bakom TimeEdits nya syskon Resurs, istället haglar superlativen om Mikael Götesson, mannen bakom ursprungsidén. Mikael hade en väldigt tydlig vision av vad han ville skapa med Resurs, han visste precis vilka funktioner som var viktiga och vad som inte var det. Man kan säga att han är arkitekten och vi hantverkarna bakom produkten, säger Filip Perlhagen, utvecklare på TimeEdit. Användarna skapar produkten Tillsammans med Mikael Götesson har Filip och Fredrik arbetat intensivt de senaste två åren med att skapa Resurs. Först togs en prototyp fram som testades hos en kontrollgrupp och därefter finslipades grundmaterialet till färdig produkt utifrån responsen från testpatrullen. Det är användarna som är experterna och de kommer ständigt med nya idéer, att lyssna till deras synpunkter är jätteviktigt och det som för arbetet vidare, säger Fredrik Björeman Text: Christina Sandgren Nyhetstidning från Evolvera Evolvera AB Drakegatan 7 412 50 Göteborg 031-83 65 50 www.evolvera.se