Uppdatering av föreningsuppgifter på Internet Gäller från 2011-01-01
Innehåll Inledning...3 Föreningsregistret på webben...3 Logga in...3 Uppdatera föreningens uppgifter...5 Godkännande...7 Allmänna föreningsuppgifter...8 Föreningsadresser...10 Medlemsdata...12 Lägg in logga...12 Krav på loggan...12 Lösenord...13 Problem?...13 Kontakta Kultur- och fritidsförvaltningen...14 Kontakta Kultur- och fritidsförvaltningen Kerstin Lundegårdh, 0480-45 06 17, kerstin.lundegardh@kalmar.se Janet Lindeborg, 0480 45 06 03, janet.lindeborg@kalmar.se Lathund föreningsuppgifter FRI-web 2010-11-25 2 (14)
Inledning Kultur- och fritidsförvaltningen inför nya rutiner för föreningsregistret från 1 januari 2011, vilket innebär att föreningarna själva ansvarar för att ändra och uppdatera föreningsuppgifterna och medlemsantalet på webben. Detta kommer att förenkla administrationen och säkerställa att de uppgifter som finns i föreningsregistret är aktuella och korrekta. Med uppdaterade föreningsregister kan vi erbjuda föreningar och allmänheten bättre service. Föreningsregistret på webben De föreningar i Kalmar kommun som givit sitt samtycke finns på Internet www.friforening.kalmar.se/forening/. Gå in på den adressen om du vill se eller ändra din förenings uppgifter. Spara gärna denna adress som Favorit så underlättar det för framtida ändringar eller sökningar. Du kan även dit via webbplats www.kalmar.se (använd sökord föreningsregister och använd länk). Logga in För att kunna se och ändra de uppgifter om din förening som Kultur- och fritidsförvaltningen har i sitt register måste du logga in. Har du inte fått ett användarnamn och lösenord, kontakta Kultur- och fritidsförvaltningen, Lathund föreningsuppgifter FRI-web 2010-11-25 3 (14)
Kerstin Lundegårdh, 0480-45 06 17, kerstin.lundegardh@kalmar.se Janet Lindeborg, 0480-45 06 03, janet.lindeborg@kalmar.se Möjlighet till inloggning finns på startsidan enligt nedan. Klicka direkt på länken för att komma till sidan för inloggning. Då kommer följande bild upp: Logga in med ditt användarnamn och lösen. Har du inte fått ett användarnamn och lösenord, kontakta Kultur- och fritidsförvaltningen, Kerstin Lundegårdh, 0480-45 06 17, kerstin.lundegardh@kalmar.se Janet Lindeborg, 0480-45 06 03, janet.lindeborg@kalmar.se Lathund föreningsuppgifter FRI-web 2010-11-25 4 (14)
Klicka på knappen Fortsätt till administration för att redigera era uppgifter. Uppdatera föreningens uppgifter Du kommer nu in till dina föreningsuppgifter. Här visas mer information än om du inte är inloggad. Den informationen du ser nu är också den som finns i kommunens register som bearbetas av Kultur- och fritidsförvaltningen. Du har nu möjlighet att uppdatera dina föreningsuppgifter. Lathund föreningsuppgifter FRI-web 2010-11-25 5 (14)
Lathund föreningsuppgifter FRI-web 2010-11-25 6 (14)
Godkännande En gång om året skall uppgifterna om er förening godkännas. Detta ska du göra så snart ni haft ert årsmöte. Det är viktigt att föreningens uppgifter är godkända för att Kultur- och fritidsförvaltningen bland annat ska kunna betala ut bidrag till rätt konto, skicka information till rätt person och att intresserade personer ska kunna få kontakt med er förening. Stämmer era uppgifter är det bara att klicka i rutan för godkännande och sedan klicka knappen Godkänn Rutan för godkännande syns en gång om året, från den månad som er förening uppgivit att ni har ert årsmöte. Godkännandet gäller för innevarande år. Rutan försvinner efter att du godkänt och återkommer ett år senare. När du godkänt dina uppgifter ändras utseendet till följande: Om du vill ändra några uppgifter under pågående år går det också bra men då krävs inget speciellt godkännande. Lathund föreningsuppgifter FRI-web 2010-11-25 7 (14)
Allmänna föreningsuppgifter När du ändrar en föreningsuppgift så syns ändringen direkt i Kultur- och fritidsförvaltningens register och Föreningsregistret på Internet. Klicka på knappen Ändra om uppgifterna som finns i föreningsregistret inte är korrekta. Klicka på knappen Ändra för att ändra information om er förening När du klickat på knappen Ändra öppnas nytt fönster som visar informationen med inmatningsrutor vid sidan för möjlighet att redigera informationen. Om du ångrar dig och vill ändra, eller råkat trycka på en ändrings knapp för fel område, ska du scrolla längst ned på sidan och trycka Avbryt för att komma tillbaka till föregående bild. Du har INTE möjlighet att ändra: Kundnummer det är ett nummer vi använder internt. Plusgiro eller Bankgiro för att ändra dessa kontakta Kultur- och fritidsförvaltningen. Organisationsnummer för att ändra detta kontakta Kultur- och fritidsförvaltningen. Bildad år för att ändra detta kontakta Kultur- och fritidsförvaltningen. Lathund föreningsuppgifter FRI-web 2010-11-25 8 (14)
Om du matat in ett felaktigt värde och lämnar det inmatningsfältet visas en röd stjärna. Om det finns röda stjärnor kan man inte spara den inmatade informationen. Gå tillbaka och ändra innan du går vidare. Datum för när verksamhetsåret börjar. Skrivs in i formatet MMDD. Finns inget värde angivet används standardvärdet 0101 Ange den månad då föreningen har sitt årsmöte. Finns ingen månad angiven tolkar programmet mars som årsmötesmånad. Klicka i de verksamheterna som är er förenings huvudsakliga verksamhetsområde. Det går att ha fler verksamheter på en förening. Ange den riksorganisation som föreningen tillhör. Hittar du inte den riksorganisationen er förening tillhör, kontakta Kultur- och fritidsförvaltningen. Lathund föreningsuppgifter FRI-web 2010-11-25 9 (14)
Inmatningsfält med plats att registrera meddelanden i löpande text som berör föreningens verksamheter. Ex. öppettider eller mötesplatser. Skriv max 30 ord. Återställer inmatningsfälten som de var när du började inmatningen. Sparar dina ändringar i vårt föreningsregister. Om det finns en röd stjärna vid något av inmatningsfälten ovan, kommer det upp ett felmeddelande och informationen sparas inte. Rätta felet och prova igen. Exempel på felmeddelande Föreningsadresser En förening kan ha flera adresstyper namngivna i vårt register. Vanligt är att man har: Webb-kontakt * 1 Kontaktperson * 1 Ordförande Sekreterare Kassör Bokare * 2 * 1. Dessa personer finns registrerade i vårt kundregister på Kultur- och fritidsförvaltningen. Webb-kontakt är samma person som Kontaktperson men Webb-kontakt är den enda kontakt som visas offentligt i Föreningsregistret på Internet. * 2. Bokare är den/de personer som bokat lokaler via kommunens bokningssystem vid ett tidigare tillfälle. Ni kan aldrig ändra en bokares namn eftersom den som gjorde bokningen tidigare ansvarar tills bokningen raderas av kommunen. Ny bokare läggs automatiskt upp när ni gör en ny bokning. Vill du lägga till nya adresstyper, körledare/ styrelsemedlem, kontakta Kultur- och fritidsförvaltningen. Lathund föreningsuppgifter FRI-web 2010-11-25 10 (14)
Vill du ändra informationen på någon person, klicka på knappen Ändra. För att ändra namn på de registrerade personerna krävs att du godkänner ändringen. Detta har vi lagt in för att vara säkra på att de som ändrar i registret är medvetna om att ändringen påverkar Kultur- och fritidsförvaltningens register. Om du inte klickat i Godkännandet sparas inte dina ändringar och ett felmeddelande visas. Markera att du godkänner ändringen innan du klickar på knappen Spara ändring. Läs noga igenom vad godkännandet innebär. Lathund föreningsuppgifter FRI-web 2010-11-25 11 (14)
Medlemsdata Viktigt för bidragsberättigande och utvärdering av könsfördelning. Fyll i respektive rad Pojkar Flickor. Klicka på knappen Ändra för att redigera informationen. Lägg in logga Om föreningen har en logga kan man lägga in denna så den visas i föreningsregistret för allmänheten. För att ändra logga måste du först ha loggat in dig, se ovan. Klicka sedan på knappen Ändra. Krav på loggan Loggan måste vara av typen gif, jpeg eller jpg. Lathund föreningsuppgifter FRI-web 2010-11-25 12 (14)
Ha storleken 100 x 100 pixlar Döpas till ert användarnamn Klicka på knappen Bläddra för att leta upp er bild Klicka på knappen Ladda upp för att skicka den till vår server och publicera den på nätet. Lösenord Föreningar kan ansöka om webblösen via blankett på www.kalmar.se, sökord webblösen, eller kontakta Kultur- och fritidsförvaltningen. Max 2 personer per förening kan få webblösen. Föreningens kontaktperson ska alltid ansöka om lösen. Därutöver kan någon styrelsemedlem också ansöka om lösenord. Lösenordet är strängt personligt. Tänk på att: Ansvara för de uppgifter som registreras med din inloggning. Inte avslöja ditt lösenord för andra eller låna ut din behörighet. Skydda lösenordet väl. Omedelbart byta lösenord om du misstänker att någon känner till det. Meddela Kultur- och fritidsförvaltningen om du inte längre ska ansvara för föreningens webblösen. Webblösen för läsbehörighet Kontaktpersonen får även i samband med ansökan automatiskt ett webblösen som övriga inom föreningen kan använda för att läsa de uppgifter Kultur- och fritidsförvaltningen har om föreningen. Problem? Om du stöter på problem vid inloggning eller uppdatering av föreningsuppgifter. Prova först att logga ut och logga in igen lite senare. Fungerar det fortfarande inte, kontakta Kultur- och fritidsförvaltningen. Lathund föreningsuppgifter FRI-web 2010-11-25 13 (14)
Kontakta Kultur- och fritidsförvaltningen Kerstin Lundegårdh, 0480-45 06 17, kerstin.lundegardh@kalmar.se Janet Lindeborg, 0480-45 06 03, janet.lindeborg@kalmar.se Lathund föreningsuppgifter FRI-web 2010-11-25 14 (14)