Mamut Anläggningsregister Introduktion
MAMUT ANLÄGGNINGSREGISTER INNEHÅLL 1 OM MAMUT ANLÄGGNINGSREGISTER... 1 2 INSTALLATION... 2 Installation av programmet... 2 3 REGISTRERING... 5 Guide för registrering av Mamut Anläggningsregister... 5 Registrera företagsinformation... 5 Registrera kontaktinformation... 6 Lösenord - för systemets säkerhet... 6 Registreringsguiden är slutförd... 7 4 KOM I GÅNG... 8 Påloggning... 8 Huvudfönstret i Mamut Anläggningsregister... 8 Anläggningsregister... 8 Registrering av tillgång... 9 Skapa avskrivningar... 10 5 URVAL OCH RAPPORTER... 12 Urval... 12 Rapporter... 12 6 INSTÄLLNINGAR... 14 Inställningar... 14 Språk... 14 Lösenord - för systemets säkerhet... 15 Företagsinställningar... 15 Grupper... 16 Platser... 17
Producent och distributör: Postadress Mamut AB Mamut AB Kungsgatan 24, 2 tr Box 7654 111 35 Stockholm 103 94 Stockholm Tel.: 08-411 61 90, Fax: 08-566 991 01 Internet: www.mamut.se E-post: mail@mamut.se Mamut Supportcenter: Mamut AB Kungsgatan 24, 2 tr 111 35 Stockholm Tel: 08-566 991 70, Mamut Lön Support Tel: 08-566 991 72 Fax: 08-566 991 71 Hemsida: www.mamut.se/support E-post: support@mamut.se Försäljning: Mamut AB Kungsgatan 24, 2 tr 111 35 Stockholm Tel: 08-566 991 10, Fax: 08-566 991 11 Hemsida: www.mamut.se E-post: sales@mamut.se 2007 Mamut AB. Alla rättigheter. Med reservation för ändringar. Mamut och Mamut logon är registrerade varumärken av Mamut. Alla andra varumärken är registrerade varumärken för respektive företag.
OM MAMUT ANLÄGGNINGSREGISTER 1 OM MAMUT ANLÄGGNINGSREGISTER Mamut Anläggningsregister är ett program som hjälper dig att få översikt över dina tillgångar samt göra avskrivningar på dessa. Programmet är i dag ett gratisprogram som kan användas av en användare för att göra avskrivningar i ett företag. Kort om avskrivning Materiella tillgångar, som till exempel maskiner, bilar, inventarier och byggnader är investeringar som företaget förbrukar över många år. De bör därför avskrivas för att fördela kostnaderna över tillgångens antagna varaktighetsperiod eller efter Skatteverkets avskrivningsprocentsatser. I Sverige är den vanligaste avskrivningsmetoden den linjära metoden, vilket innebär att investeringsutgiften fördelas över tillgångens antagna livstid med lika stora belopp för varje år. Andra avskrivningsmetoder är progressiv avskrivning (mindre belopp i början) eller degressiv avskrivning (större belopp i början). Metoderna som finns tillgängliga i Mamut Anläggningsregister är linjär avskrivning och degressiv avskrivning. Information och regler för avskrivning finns på www.skatteverket.se Mamut Supportcenter Om du behöver hjälp med Mamut Anläggningsregister kan du kontakta Mamut Supportcenter genom att välja Hjälp - Kontakta Support från menyraden i programmet. Säkerhetskopiering Säkerhetkopiering av din data sköts av programmet Mamut DataTools. Programmet installeras automatiskt tillsammans med Mamut Anläggningsregister och startas därifrån genom att klicka på MDataTools.exe. Du kan även starta Mamut DataTools via Start-menyn i Windows under programgruppen Mamut Business Software - Mamut Anläggningsregister - Mamut DataTools. Hur skapar/raderar jag en företagsdatabas? Om du vill skapa ny företagsdatabas väljer du Arkiv - Ny företagsdatabas. Var uppmärksam på att du bara kan ha en företagsdatabas och att din befintliga databas raderas när du väljer att upprätta en ny. 1
MAMUT ANLÄGGNINGSREGISTER 2 INSTALLATION Installation av programmet Mamut Anläggningsregister kan laddas ned gratis från www.mamut.se/anlaggningsregister. Klicka på länken Ladda ned gratis. Obs! Programmet använder SQL-databas. Om du inte redan har installerat en SQL Server 2005-version kommer installationsguiden att installera gratisversionen SQL Server Express 2005. Du måste vara uppkopplad mot Internet för att nedladdningen ska fungera. Nedladdningen kan ta tid. Installationsguide 1. Dubbelklicka på filen setup.exe. 2. Välj Språk och klicka OK. 3. Installationsguiden kontrollerar att de nödvändiga komponenterna är installerade på din dator. I listan visas de komponenter som måste installeras innan du kan installera Mamut Anläggningsregister. Klicka OK för att installera nödvändiga komponenter. 4. Klicka Nästa för att starta installationen av Mamut Anläggningsregister. 2
INSTALLATION 5. Läs licensavtalet, markera Jag accepterar villkoren i användaravtalet ovan och klicka Nästa. 6. Klicka Installera för att installera programfilerna till standardområdet. 3
MAMUT ANLÄGGNINGSREGISTER 7. Klicka Slutför när installationsguiden är färdig med att installera programmet. Mamut Anläggningsregister har nu installerats. När du startar programmet via Start - Program kommer du till en registreringsguide som hjälper dig att registrera programmet. Genväg: Om du vill ha en genväg på skrivbordet till Mamut Anläggningsregister, kan du klicka på Start-menyn i Windows, välja Alla program och Mamut Business Software, och därefter välja Mamut Anläggningsregister. Högerklicka namnet på programmet, välj Skicka till, och klicka därefter Skrivbord (skapa genväg). Systemkrav Följande systemkrav måste uppfyllas för att kunna installera Mamut Anläggningsregister: Windows XP med Service Pack 2 eller nyare, Microsoft Windows 2000 Professional med SP4, Windows Server 2003 med Service Pack 1 eller nyare, Windows Server 2003 med Service Pack 1 eller nyare. 192 MB RAM eller mer; 512 megabytes (MB) eller mer rekommenderas. Minst 350 MB ledig diskutrymme. Microsoft Internet Explorer 6.0 SP1 eller högre. 4
REGISTRERING 3 REGISTRERING Guide för registrering av Mamut Anläggningsregister Välkommen till guiden för registrering av Mamut Anläggningsregister. Guiden lotsar dig genom registrering av programmet samt företags- och kontaktpersoninformation. Om du vill öka säkerheten kan du välja att lösenordsskydda programmet. Klicka Nästa för att registrera företagsinformation. Registrera företagsinformation I fönstret Företagsinformation registrerar du information om ditt företag. Fält som är markerade med * är obligatoriska. 5
MAMUT ANLÄGGNINGSREGISTER Klicka Nästa för att gå vidare i guiden och registrera information om kontaktperson. Registrera kontaktinformation I fönstret för kontaktinformation registrerar du information om den som är kontaktperson i ditt företag. Här väljer du om du vill få information via e-post. Klicka Nästa för att få möjligheten att lösenordsskydda den data som du registrerar i programmet. Lösenord - för systemets säkerhet För att säkra din data rekommenderar vi att du anger lösenord för användning av programmet. Det gör du genom att välja Inställningar och Säkerhet. Registrera och bekräfta därefter ett valfritt lösenord. 6
REGISTRERING Obs! Lösenord är frivilligt - om du inte anger lösenord kommer du direkt in i programmet. Registreringsguiden är slutförd I registreringsguidens sista steg försöker programmet att koppla upp sig mot Internet för att registrera programmet. Klicka på Slutför för att konfigurera och starta programmet. 7
MAMUT ANLÄGGNINGSREGISTER 4 KOM I GÅNG Påloggning Skriv in ditt lösenord för att logga in i Mamut Anläggningsregister. Har du glömt lösenordet? Om du har glömt ditt lösenord och vill ha hjälp att komma in i programmet måste du kontakta Mamut Supportcenter. Du får därefter ett formulär som du ska fylla i och skicka tillbaka för att identifiera dig själv. Detta är för att öka din och andras säkerhet. Var uppmärksam på att tjänsten kostar 200 kr. exklusive moms eftersom det är ett användarfel. Huvudfönstret i Mamut Anläggningsregister När programmet öppnas visas i huvudfönstret en översikt över tillgångar som avskrivits, garantier som utlöper samt vilka tillgångar som snart bör förnyas. För att uppdatera informationen i huvudfönstret kan du klicka på länken Uppdatera informationen. Från huvudfönstret har du tillgång till alla funktioner i programmet. Från menyn till vänster kan du öppna Anläggningsregistret där du kan skapa nya och upprätthålla dina tillgångar. Du kan klicka på Skapa avskrivningar för att starta en guide som hjälper dig att skriva av dina tillgångar. Du kan också klicka på Rapporter för att skriva ut en av de tillgängliga rapporterna. Under Inställningar gör du inställningar för språk, säkerhet, företagsdatabasen, grupper och platser. Anläggningsregister Anläggningsregistret öppnas genom att klicka på Anläggningsregister i listan till vänster eller genom att välja Visa - Anläggningsregister. Klicka på knappen Ny för att skapa en ny tillgång. Vill du redigera information om en tillgång markerar du aktuell tillgång i listan och klickar på Redigera. Vill du ta bort en tillgång klickar du Ta bort. Du måste bekräfta valet att ta bort en tillgång. Var uppmärksam på att det inte är möjligt att ta bort tillgångar som det har gjorts avskrivningar på. 8
KOM I GÅNG När anläggningsregistret öppnas visas en lista över aktiva tillgångar. Du kan göra urval på status och/eller grupper för att begränsa antal tillgångar som visas i listan. Om du har behov för mer avancerad filterfunktionalitet kan du använda knapparna och definiera ditt eget urval. Genom att klicka på knappen Skriv ut skickas rapporten Lista över tillgångar till förhandsvisningen. Rapporten visar samma urval av tillgångar som visas i listan vid utskrift. Detta innebär att du kan skriva ut en lista med ett egendefinierat urval. Registrering av tillgång I fönstret Tillgång registrerar du TillgångsID, Beskrivning, vilken Grupp den tillhör samt tillgångens Plats och Status. På fliken Information registrerar du ytterligare information om tillgången. Det kan vara detaljer som märke, serienummer, produktionsnummer, inköpsdatum, inköpsvärde, försäkringsnummer, garanti med mera. Om du vill ha en påminnelse när en tillgång bör förnyas eller när garantin förfaller kan du markera dessa val. På fliken Inställningar för avskrivning anges hur tillgången ska avskrivas. Nya tillgångar får samma avskrivningsinställningar som gäller för gruppen till vilken de anknyts. Dessa inställningar kan överstyras för var enskild tillgång. Var uppmärksam på att ändringar i gruppinställningarna inte har retroaktiv verkan för tillgångar som redan är knutna till gruppen. Tillgångens Inköpsvärde överförs automatiskt till fältet Avskrivningsunderlag. Om du redan har avskrivit tillgången kan du registrera det ackumulerade beloppet i fältet Tidigare avskrivningar (ack.). Om du väljer att använda den Degressiva metoden måste du ange avskrivningssatsen i %. Väljer du den Linjära metoden anger du över hur många år och 9
MAMUT ANLÄGGNINGSREGISTER månader som tillgången ska skrivas av. Ange även när avskrivningen ska starta och registrera Beloppsgräns för helt avskrivet. På fliken Anteckningar kan du registrera kompletterande information om tillgången. På fliken Avskrivningar visas en översikt över alla avskrivningar som är aktuella för tillgången. Om vill kan du Ångra sista avskrivningen genom att klicka på knappen för detta. Ändringar som sparas på tillgångskortet visas på fliken Ändringslogg. Exempelvis kan ändringar gälla avskrivningsmetod, avskrivningssats eller beloppsgräns för helt avskrivet. Skapa avskrivningar Med hjälp av en guide kan du på enkelt sätt göra avskrivningar på dina tillgångar. Guiden startas genom att välja Visa - Skapa avskrivningar eller genom att klicka på Skapa avskrivningar i menyn till vänster. I guiden gör du ett urval för vilka tillgångar som ska avskrivas, därefter väljer du under vilken period som avskrivningen ska löpa. Så här skapas avskrivningar: 1. Klicka Skapa avskrivningar i menyn till vänster. 2. Klicka Nästa. 3. Välj om du vill avskriva Alla aktiva tillgångar eller Urval: grupp. Om du väljer Urval: grupp väljer du aktuell grupp i rullgardinsmenyn. 4. Klicka Nästa. 5. Välj År och Månad som avskrivningarna ska gälla för. 6. Välj om avskrivningen ska visas Fördelat eller Samlat om tillgångarna skrivs av under flera perioder. 7. Markera om du vill Visa förslag till bokföring efter att guiden är slutförd. 10
KOM I GÅNG 8. Klicka Nästa. 9. Kontrollera att listan över tillgångar som ska avskrivas stämmer. Klicka Föregående om du vill gå tillbaka i guiden och göra ändringar. 10. Klicka Nästa. 11. Klicka Slutför för att göra avskrivningar på de valda tillgångarna. Rapporten Bokföringsförslag visas om du har valt detta. Du kan skriva ut rapporten från förhandsvisningen för att använda den vid bokföringen av avskrivningarna. Obs! När du klickar på Slutför i guiden är det inte längre möjligt att ångra avskrivningen. Om du vill ändra något efter att ha slutfört guiden kan du ångra avskrivningar för tillgångar på tillgångskortet för var enskild tillgång. 11
MAMUT ANLÄGGNINGSREGISTER 5 URVAL OCH RAPPORTER Urval Om du har registrerat många tillgångar kan du begränsa urvalet som visas i listan genom att specificera ett eget urval. Du kan ange kriterier för vilka tillgångar som ska visas. Du kanske vill se alla tillgångar som är knutna till en särskild plats, tillgångar som köpts in under en viss period eller liknande. Knappen Ny nollställer alla tidigare urval som definierats i urvalsfönstret. Rapporter Rapporterna kan förhandsvisas på skärmen eller skrivas ut till skrivare, PDF, Excel eller HTML. Om du vill använda skrivaren markerar du detta. 12
URVAL OCH RAPPORTER I rapportmodulen kan du skriva ut följande rapporter: Avskrivningar för en tillgång Rapporten ger en översikt över avskrivningsplanen för en tillgång eller urval tillgångar i en valfri period. Rapporten visas i porträttformat och kan bland annat användas till budget och nästa månads avskrivningar. Datum kan specificeras både bakåt och framåt i tiden. Kalkyleringar av framtida avskrivningar baseras på inställningarna för tillgången. Om avskrivningar redan har gjorts på tillgången används dessa istället för ett kalkylerat värde. Rapporten kan användas både som en "avskrivningsplan för tillgången" och som en överordnad "översikt över avskrivningar på tillgången". Detaljerad information Rapporten visar detaljerad information om en tillgång eller ett urval tillgångar. Lista över tillgångar Rapporten visar en lista över tillgångar samt information om märke, grupp, plats, garantiperiod, avskrivningsunderlag, datum för totalavskrivning, senaste avskrivningsdatum samt aktuellt värde. Rapporten kan skrivas ut för varje grupp eller för alla grupper. Om du skriver ut rapporten direkt från tillgångslistan kan du ange urval och skriva ut listan baserad på urvalet som visas i listan. Avstämningsrapport Rapporten ger en översikt över föreslagna bokföringar för angiven period. Årsrapport Rapporten visar en summarisk översikt över alla inköp, avskrivningar och värdeförändringar under det valda året. Listan sorteras efter grupp. 13
MAMUT ANLÄGGNINGSREGISTER 6 INSTÄLLNINGAR Inställningar Under Inställningar anger du inställningar som gäller för användare och företag. Du kan bland annat bestämma Språk och ändra/registrera lösenord för användaren. Under knappen Företag registreras företagets namn, organisationsnummer, land samt aliasnamn. Ett aliasnamn ska vara en kortversion av företagsnamnet. Aliasnamnet kan ändras. Namnet bör inte innehålla specialtecken, mellanrum, punkt, etc. Det är också möjligt att göra anteckningar. Under knappen Grupper hittar du en översikt över standardgrupper som kan användas vid avskrivning. Tillgångar som knyts till grupperna får automatiskt gruppens inställningar. Du kan överstyra dessa inställningar för varje enskild tillgång. Du kan ändra på befintliga grupper genom att klicka på Redigera. Detta kan vara aktuellt om du vill ändra avskrivningsmetod, avskrivningslängd, beloppsgräns för totalavskrivning eller kontonummer som ska användas för tillgångar som tillhör denna grupp. Du skapar en ny grupp genom att klicka på Ny. Platser ger dig möjlighet att registrera tillgångar på olika platser. Du skapar en ny plats genom att klicka på Ny. Språk Under knappen Språk i Inställningarna kan du i rullgardinsmenyn välja språk. Ändringarna tas i bruk nästa gång du öppnar programmet. 14
INSTÄLLNINGAR Lösenord - för systemets säkerhet För att säkra din data rekommenderar vi att du anger lösenord för användning av programmet. Det gör du genom att välja Inställningar och Säkerhet. Registrera och bekräfta därefter ett valfritt lösenord. Obs! Lösenord är frivilligt - om du inte anger lösenord kommer du direkt in i programmet. Företagsinställningar Under Företagsinställningar registrerar du företagsnamn, organisationsnummer, land, eventuella anteckningar om företaget samt alias. 15
MAMUT ANLÄGGNINGSREGISTER Aliasnamn: Ett aliasnamn kan vara ett kortnamn för företaget. Aliasnamnet kan ändras. Namnet bör inte innehålla specialtecken, mellanrum, punkt, etc. Grupper Genom att välja Inställningar och sedan klicka på Grupper får du en översikt över grupperna som är registrerade i ditt företag. Klicka på knappen Ny för att skapa en ny grupp. Klicka Redigera för att ändra information om en grupp. Klicka Ta bort om du vill ta bort en grupp. Var uppmärksam på att du bara kan ta bort grupper som du själv har skapat och som inte längre används. Systemets standardgrupper kan inte tas bort. 16
INSTÄLLNINGAR Skapa/ändra grupp - fältbeskrivningar I fönstret Grupp registrerar du Namn och en Beskrivning av gruppen. I fältet Anteckning kan du registrera ytterligare upplysningar om gruppen. Under Avskrivning väljer du vilken Metod du ska använda vid avskrivningen av de tillgångar som är knutna till gruppen. Du kan välja mellan linjär eller degressiv avskrivning. Väljer du linjär måste du registrera antal år och månader som Avskrivningslängden ska vara. Väljer du att skriva av gruppen med den degressiva metoden måste du registrera aktuell Avskrivningssats. I fältet Beloppsgräns för helt avskrivet registrerar du beloppsgränsen för totalavskrivning. Full avskrivning första året markeras om tillgångar som knutits till gruppen ska totalavskrivas det första året. Under Konton registrerar du Inköpskonto, Avskrivning, och Ackumulerade avskrivningar. Kontonumren visas på bokföringsverifikatet och på balansrapporten. Det är möjligt att ändra kontonummer för en grupp, du blir då tillfrågad om ändringen även ska gälla för redan avskrivna tillgångar. Platser Under knappen Platser kan du skapa platser som är aktuella för ditt företag. Klicka på knappen Ny för att skapa en ny plats. Klicka på Redigera för att ändra information om en plats. Klicka Ta bort om du vill ta bort en plats. Var uppmärksam på att det bara är möjligt att ta bort platser som inte är knutna till tillgångar. 17
MAMUT ANLÄGGNINGSREGISTER Skapa/ändra platser - fältbeskrivning I fönstret Plats registrerar du Namn och en Beskrivning av platsen. I fältet Anteckning kan du registrera ytterligare upplysningar om platsen. 18