för Phoniro Care - Mobiltelefon Syfte Detta dokument är en handbok över de funktioner som Uppsala kommun använder i en för Phoniro Care. Den omfattar beskrivning på hur användare registrerar tid för utförd hemtjänst eller HSL-insatser hos en kund, låsöppning och stängning. Detta dokument ersätter de tidigare dokument som funnits gällande handhavande i Phoniro Care samt Phoniro Phone. Omfattning Denna handbok omfattar samtlig personal inom hemvården som utför tjänster hemma hos kund och därigenom registrerar utförd tid med hjälp av samt hanterar låsöppning och låsstängning med hjälp av en. Ansvar Varje verksamhetschef ansvarar för att användare av en för låsöppning och tidsredovisning följer detta dokument. Sidan 1 av 13
Innehållsförteckning 1. Använda en... 3 1.1. Logga in och börja arbetsdagen... 3 1.2. Du börjar nu en ny arbetsdag och får tre alternativ.... 3 1.3. Automatiskt skärmlås/utloggning... 3 1.4. Uppdatera... 4 2. Låshantering... 4 2.1. Låsa upp entrélås (Main entrance/port)... 4 2.2. Låsa upp kundens dörr med... 4 2.3. Låsa kundens dörr med... 4 2.4. Låshantering under pågående besök... 4 3. Sök kvittensknapps blåtandsid eller KE-nummer på ett lås (inkl. dörrlås hos kund och entrélås)... 5 4. Tidsregistrering... 6 4.1. Påbörja besök... 6 4.1.1. Med lås... 6 4.1.2. Med blåtandsknapp... 6 4.2. Under besöket... 7 4.3. Registrera insatser... 7 4.3.1. Registrera dubbelbemanning... 8 4.3.2. Registrera avböjt besök... 8 4.4. Avbryt besök... 8 4.5. Avsluta besök... 8 4.5.1. Med lås... 9 4.5.2. Med Blåtandsknapp... 9 5. Arbetsdag... 10 5.1. Pågående arbetsdag... 10 5.1.1. Återuppta arbetsdag... 10 5.1.2. Redigera arbetsdag eller insatstid... 10 5.1.3. Redigera insatser... 10 5.2. Avsluta arbetsdag... 10 6. Övriga funktioner under MER... 12 6.1. Telefonbok... 12 6.2. Insatslista... 12 6.3. Om... 12 6.4. Batteribyte... 13 7. Vid driftstörningar... 13 Sidan 2 av 13
1. Använda en 1.1. Logga in och börja arbetsdagen 1 Sätt på en 2 Öppna Phoniro Phone och logga in. 1.2. Du börjar nu en ny arbetsdag och får tre alternativ. 1. Senast besökta (visar de 50 senaste kunderna du besökt/startat ett besök hos) 2. Sök efter lås (Telefonen söker upp det/de aktiverade lås/entrélås som finns i närheten. Du måste aktivera brukarens lås eller blåtandsknapp för att telefonen ska hitta det.) 3. Välj vårdtagare (visar hela kundlistan) 1.3. Automatiskt skärmlås/utloggning Automatiskt skärmlås slås på var 60:e minut oavsett om du arbetat aktivt med mobilen eller inte, dvs sökt lås eller blåtandsknapp och registrerat besök. Lås upp genom att ange ditt lösenord och välj Lås upp. Sidan 3 av 13
1.4. Uppdatera Om du trycker på uppdatera så hämtar telefonen aktuell information om kunder mm från servern. Detta kan behöva göras när man fått nya kunder, eller få att avslutade kunder inte ska synas i listan längre. 2. Låshantering 2.1. Låsa upp entrélås (Main entrance/port) Portlåset behöver inte aktiveras eftersom detta alltid är aktivt. Inget besök kommer att påbörjas när du låser upp porten. För att låsa upp en huvudentré/port sök efter lås och välj av de entrélås som kommer upp. Istället för vårdtagare står det nu en adress eller placering. Alla portar listas efter alla kunder. Välj Lås upp 2.2. Låsa upp kundens dörr med 1. Aktivera låset på kundens dörr. Görs genom att du knackar på dörren, låset aktiveras då av de vibrationer som uppstår i dörren. 2. Sök lås. 3. Klicka på öppna. 2.3. Låsa kundens dörr med 1. Aktivera låset på kundens dörr. Görs genom att du knackar på dörren, låset aktiveras då av de vibrationer som uppstår i dörren. 2. Sök lås. 3. Välj kund/lås och tryck på lås 2.4. Låshantering under pågående besök Du kan låsa eller låsa upp en kunds dörr utan att påbörja ett nytt besök eller avsluta ett pågående besök. Detta kan användas vid exempelvis dubbelbemanning eller när du besöker kunden för att hämta tvätt eller inköpslista (schablontidsinsats där tiden ska registreras vid lämnande av tvätt/varor) Sidan 4 av 13
Vid starten av besöket: 1. Aktivera låset som genom att knacka på dörren. 2. Sök lås 3. Välj kund/lås 4. Välj öppna. 5. Gå på Mer 6. Klicka på Avvikelser 7. Klicka på Låshantering 8. Klicka på Lås eller Lås upp När du ska lämna besöket: 1. Klicka på Mer 2. Klicka på Avsluta besök 3. Välj lås eller lämna Du väljer lås om du ska avsluta besöket och låsa dörren, lämna om du bara ska avsluta besöket utan att låsa. 3. Sök kvittensknapps blåtandsid eller KE-nummer på ett lås (inkl. dörrlås hos kund och entrélås) 1. Aktivera kvittensknappen genom att trycka på någon av knapparna på den eller aktivera låset på kundens dörr genom att du knackar på dörren. 2. Sök lås/kvittensknapp. Får du sökträff, ett namn visas, har du fått upp en enhet som är kopplad och är aktiv. 3. Klicka en gång till och du får upp de enheter som inte är kopplade. Om det finns flera kvittensenheter som är okopplade och som är aktiva i närheten visas alla. Sidan 5 av 13
4. Tidsregistrering 4.1. Påbörja besök 4.1.1. Med lås Alternativ 1. Låsa upp med en: När du väljer att öppna dörren med en påbörjas besöket automatiskt. Alternativ 2: Om du inte låser upp med en ska du göra en ankomstregistrering. 4.1.2. Med blåtandsknapp Alternativ 1. 1. Aktivera blåtandsknappen genom att trycka på någon av de blå knapparna på blåtandsknappen (de har samma funktion). 2. I en: Klicka på Sök Lås 3. Välj kunden/knappen i telefonen när den har hittat knappen. (markera och klicka på ok) Alternativ 2. 1. Sök fram rätt kund i telefonen genom att använda listorna senast besökta eller välj vårdtagare. 2. Du får nu upp en markerad ruta med texten Sök efter kvittensknapp, 3. Välj sedan Sök (genom att trycka på den stora väljarknappen på telefonen.) 4. Aktivera blåtandsknappen genom att trycka på någon av de blå knapparna på blåtandsknappen (de har samma funktion). 5. Välj kunden/knappen i telefonen (markera och klicka på ok). Sidan 6 av 13
4.2. Under besöket Under besöket visas vyn pågående besök i telefonen. Under knappen Mer hittar du alla tillgängliga funktioner du kan välja under pågående besök. 4.3. Registrera insatser Under Insatser hittar du de insatser som finns i den insatsgrupp som du loggat in som och som du kan ange på/utföra hos kunden. Om du inte hittar den insatsen som du utfört, kontrollera att telefonen är inställd på rätt insatsgrupp, se separat stycke i detta dokument. Innan du avslutar besöket ska du ange vilka insatser som du utfört. Du kan inte registrera nya insatser eller korrigera registrerade insatser efter att du avslutat besöket mot kvittensenhet. 1. Gå på Mer 2. Insatser 3. Markera de insatser som du utfört. Sidan 7 av 13
4.3.1. Registrera dubbelbemanning Om det är två eller fler personal som utför en insats finns funktion för att registrera den tid som ni är två. Insatser ska registreras av all personal vid dubbelbemanning. Den person som är dubbelbemanningen är den som ska redovisa tid som dubbelbemanning. 1. Gå på Mer 2. Dubbelbemanning 3. Gå på Mer 4. Insatser 5. Markera de insatser som du utfört 4.3.2. Registrera avböjt besök Om en kunds besök är avböjt enligt det regelverk som HVK fastställt ska det första besöket registreras med en. Detta kan göras utan kontakt med kundens kvittensknapp eller lås förutsatt att kunden finns med i vårdtagarlistan i telefonen. 1. Gå på välj vårdtagare 2. Markera vårdtagarens namn 3. Klicka på välj 4. Gå på Mer 5. Klicka på Avböj tid 6. Klicka på välj 7. Klicka på insatser 8. Klicka på mittenknappen och markera den insats du skulle utfört. 9. Klicka på Klar 10. Klicka på Mer 11. Klicka på avsluta besök 12. Klicka på Ja 13. Skriv in antal minuter i rutan (15 minuter) 14. Klicka på Klar Besöket är nu registrerat, det ser ut som om det är 1 minut registrerad. Detta för att du ska kunna starta nästa besök direkt hos nästa kund utan att besöken blir överlappande. 4.4. Avbryt besök Ett besök kan behöva avbrytas utan att insatser registreras. Om du väljer att avbryta ett besök sparas ingen information om besöket under besök. Information om låshantering/knapphantering (vem som låst upp och tidpunkt) sparas dock i Phoniros loggar i databasen. 1. Gå på Mer 2. Avbryt besök 4.5. Avsluta besök När du är klar med besöket hos kunden ska detta besök avslutas. Det gör du antingen mot en blåtandsknapp eller mot ett lås. Avslut av besök måste ske mot kvittensknapp eller lås, det går inte att avsluta ett besök utan att ha kontakt med kundens lås eller kvittensknapp. Sidan 8 av 13
4.5.1. Med lås Avsluta besöket genom att: 1. Aktivera låset genom att knacka på dörren/låset. 2. Klicka på Mer 3. Klicka på Avsluta besök 4. Klicka på Lås eller Lämna 4.5.2. Med Blåtandsknapp 1. Aktivera blåtandsknappen genom att trycka på någon av knapparna på den. 2. Klicka på Mer 3. Klicka på Avsluta besök 4. Klicka på Ja eller Nej Sidan 9 av 13
5. Arbetsdag En arbetsdag startas när du loggar in i telefonen första gången det arbestpasset. Om du råkar stänga av telefonen under ditt arbetspass försvinner inte arbetsdagen utan du kan välj att återuppta eller avsluta den när du loggar in på nytt, se separat stycke. 5.1. Pågående arbetsdag En arbetsdag är pågående under alla besök som du gör under en dag. När du avslutar din dag så avslutar du även arbetspasset, se separat stycke. 5.1.1. Återuppta arbetsdag Om du råkar stänga av telefonen under ditt arbetspass försvinner inte arbetsdagen utan du kan välj att återuppta eller avsluta den när du loggar in på nytt. Även pågående besök sparas. Du måste använda samma telefon för att kunna avsluta det pågående arbetspasset. När du startar samma telefon nästa gång får du frågan om du vill återuppta arbetspasset, välj då Ja gå sedan in och avsluta arbetspasset. När du avslutat besöket kommer du till vyn Pågående arbetsdag där du ser vilka besök som du utfört. Om du trycker ett steg till vänster kommer du tillbaka till den ursprungliga vyn med tre rutor. 5.1.2. Redigera arbetsdag eller insatstid Möjlighet att redigera dina besök eller besökets tid under en pågående arbetsdag är inte möjligt i och med version 1.9.0 eller senare versioner. Du kan däremot se dina registrerade besök under arbetspasset. Dessa ser du under fliken arbetsdag. 5.1.3. Redigera insatser Under insatser kan du se vilka insatser som du registrerat på respektive besök, du kan inte göra registreringar eller andra förändringar av de registrerade insatserna i och med version 1.9.0 eller senare versioner. 5.2. Avsluta arbetsdag När arbetspasset är slut är det viktigt att arbetspasset avslutas i Phoniro i telefonen. Avsluta enligt instruktion nedan. Stäng inte av telefonen direkt utan vänta någon minut så att all information säkert kan överföras till webgränssnittet. Stäng sedan av telefonen. 1. Klicka på Mer 2. Klicka på Avsluta arbetsdagen Sidan 10 av 13
3. För att rapportera in arbetsdagen måste du godkänna de registreringar du gjort under dagen. Om du istället avbryter så kommer du tillbaka till den pågående arbetsdagen. 4. Om något är felaktigt i arbetspasset kommer du inte att kunna godkänna arbetspasset, du får då upp följande meddelande. Ditt arbetspass kommer då att komma till inkorgen i Phoniros webgränssnitt och får korrigeras och sen godkännas av administratör. Sidan 11 av 13
6. Övriga funktioner under MER 6.1. Telefonbok Om du behöver ringa medan du är inloggad i Phoniro på telefonen kan du under Mer och Telefonbok hitta de telefonnummer som finns inlagda i telefonen. Du kan även välja att skriva in ett nytt telefonnummer som du kan ringa. För Nokia 6700 Slide fungerar det på följande sätt: Tryck på huset så fungerar telefonen som vanligt och du kan ringa eller nyttja andra av telefonens funktioner. För att återgå till Phoniro tryck på Phoniro, då tas du tillbaka till programmet. 6.2. Insatslista Det finns olika insatslistor för de olika professionerna som arbetar i Phoniro med hjälp av. För att kunna registrera dina insatser behöver du ha den insatslista som är avsedd för din profession. För att registrera rätt insatslista: 1. Starta Phoniroappen i telefonen, logga inte in. 2. Tryck på Mer 3. Inställningar 4. Insatsgrupper. Välj där vilken grupp som du arbetar i, de alternativ som finns att välja på är: Arbetsterapeut (AT), Hemtjänst (HTJ), Sjukgymnast (SG) samt Sjuksköterska (SSK). Den insatslista som heter (SIEBEL) ska användas av hemtjänsten efter Phoniro är integrerat med Siebel. 5. Ange vilken insatslista genom att tryck på välj (mittenknappen). Gå nedåt i listan till den insatslista som du ska ange. 6. Tryck på ok. 7. Slutligen tryck på Klar. 6.3. Om Under Mer -> Om finns information om programvaran i telefonen. Om du väljer Mer när du ser kundlistan ser du följande meny: Sidan 12 av 13
6.4. Batteribyte När batteriet behöver bytas kommer du få detta meddelande när du låser upp. Då ska det bytas med en gång eller vid nästa besök. Se separat instruktion för hur du byter batteri i låset. 7. Vid driftstörningar Om du inte har server kontakt, exempelvis ingen mobiltäckning kan du fortfarande loga in i Phoniro i telefonen, men du påbörjar ingen ny arbetsdag. Så länge som du inte har serverkontakt kan du endast låsa och låsa upp personallåsen. Ingen arbetsdag påbörjas, inga besök startas och inga insatser registreras. När du loggar in kan det ta flera minuter innan telefonen har tänkt klart och då trycker du ok. Sidan 13 av 13