Projektplan Europeiska flyktingfonden Europeiska återvändandefonden Projektplanen ska lämnas tillsammans med ansökan om medfinansiering från Europeiska flyktingfonden III eller Europeiska återvändandefonden och ska följa dispositionen i denna blankett. Samtliga avsnitt ska vara ifyllda för att projektplanen ska vara fullständig. Läs Fondhjälpredan och följ de detaljerade anvisningarna och hjälpfrågorna som framgår av den. Europeiska flyktingfonden Europeiska återvändandefonden Ursprunglig version 2009-09-07 Reviderad version nummer 3 den 2010-05-07 Projektets namn: Samhällsorientering i samverkan EF-nummer: 1. Bakgrund och syfte Denna ansökan avser ett nytt projekt inom samhällsorientering i Stockholms län, som bygger på det pågående projektet Regional samhällsorientering. Projekt Samhällsorientering i samverkan ska tillvarata och utveckla de nya möjligheter och behov som har uppstått under genomförandet av Regional samhällsorientering. Projekt Samhällsorientering i samverkan ligger helt i linje med syfte och mål hos projekt Regional samhällsorientering, samt regeringens ambitioner att öka tydligheten och ansvaret hos kommunerna, se bilaga 1. 1.1 SAMHÄLLSORIENTERING TILL NYANLÄNDA Samhällsorientering till nyanlända flyktingar, skyddsbehövande och deras anhöriga är en central del av kommunernas introduktionsprogram. Syftet är bland annat att deltagarna ska få kunskap om det svenska samhället, förståelse för de grundläggande värden som samhället bygger på, samt redskap för att orientera sig i svenskt samhällsliv. Bristen på definitioner och instruktioner i kommunernas uppdrag, i kombination med olika förutsättningar, leder till stora variationer i innehåll och utbud på både lokal, regional och nationell nivå. Även flera myndigheter har i uppdrag att ge information om sin verksamhet till nyanlända. En del myndigheter och kommuner i länet samarbetar för att nå nyanlända, men bristen på central samordning bidrar till att många myndigheter och andra aktörer har svårt att nå gruppen, och att det är otydligt vem som egentligen ansvarar för vad. 1.2 PROJEKT ÅR 2009: REGIONAL SAMHÄLLSORIENTERING 1.2.1 Bakgrund När Integrationsverket lades ner 2007 och verkets tidigare ansvar omfördelades fick Länsstyrelsen ett nytt operativt uppdrag. I samband med detta startades i Stockholms län en samrådsgrupp ledd av länets landshövding. Samrådsgruppen bestod av representanter från Länsstyrelsen Stockholms län, Kommunförbundet Stockholms län, 1
Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Migrationsverket, Stockholms läns landsting och Stockholms kommuner företrädda av Botkyrka, Stockholm, Södertälje, Täby och Upplands-Bro. Samrådsgruppen tog fram dokumentet Utgångspunkter för bättre flyktingmottagning - från ankomst till arbete där samhällsorientering nämns som en viktig utgångspunkt för en lyckad introduktion. Kommunförbundet i Stockholms län har utifrån dokumentet tagit fram fyra prioriterade projekt, godkända i Samrådsgruppen, där Stockholms läns kommuner ska samarbeta för att uppnå en bättre introduktion. Botkyrka kommun tog på sig ansvaret som projektägare för Regional samhällsorientering. Projektets övergripande syfte är att kvalitetssäkra och möjliggöra för nyanlända att ta till sig den information han eller hon behöver för att bättre förstå och orientera sig i sitt nya samhälle. Syftet är även att minska variationer och otydlighet, och bidra till en enhetlighet kring samhällsorienteringen i länets kommuner, vad gäller struktur och upplägg. Målgruppen är rörlig och projektet ska underlätta för individer som flyttar mellan olika kommuner. Med en enhetlig samhällsorientering har mottagarkommunen bättre inblick i vilken samhällsorientering individen redan mottagit. En arbetsgrupp bestående av fem kommuner deltar löpande i projektets arbete. Arbetsgruppen representerar Botkyrka kommun, Nacka kommun, Stockholms stad, Södertälje kommun och Värmdö kommun. I arbetsgruppen ingår även projektledare för Gemensamma riktlinjer i Stockholm stad, som arbetar för att ta fram riktlinjer för hur stadsdelarna i staden ska arbeta mer enhetligt med samhällsorientering. Kommunförbundet i Stockholms Län leder tillsammans med kommunerna arbetet med en central samverkansöverenskommelse för introduktionsverksamheten. Överenskommelsen är signerad av samtliga 26 kommuner i länet, och är en avsiktsförklaring från kommunerna att man ska samverka för att förbättra introduktionen för länets nyanlända. 1.2.2 Mål och resultat Målen för projekt Regional samhällsorientering är enligt projektplan följande: Mål 1.1 Förstudie 080831 1.2 Förprojektering av vald modell 081231 2.1 Genomförande - Framtagande av modell 090930 2.2 Testning, utbildning och spridning 091001 2.3 Projektavslutning, utvärdering Slutrapport 091231 Ska vara uppnått Projektet har genomfört en förstudie och tagit fram ett förslag på en modell för samhällsorientering. Modellen har reviderats och förankrats bland berörda aktörer, för att få en så realistisk och genomförbar modell som möjligt. Modellen består av en utbildningsserie med ett översatt utbildningsmaterial och en utbildningsmetod samt ett utökat samarbete med myndigheter. Översatt material, metodhjälpmedel och kontaktuppgifter till berörda myndigheter och kommuner finns tillgängligt på den regionala webbplatsen NyiStockholm.se. Utbildningsmaterial till sju områden av totalt tio är färdigproducerade. Övriga tre utbildningsområden är under produktion och färdigställs under våren 2010. Projektet anlitar pedagog Nabila Alfakir som bistår med sin utbildningsmetod Dialogmetoden, och tillhörande metodhandledning. Testning av modellen med tre samverkande kommuner och två myndigheter har genomförts under oktober. Alla länets introduktionshandläggare och samhällsvägledare har erbjudits utbildning i metodfrågor under november 2009. 2
Webbplatsen NyiStockholm.se lanseras den 19 mars 2010. Webbplatsen riktar sig till flera målgrupper; introduktionspersonal, myndighetsrepresentanter samt nyanlända invandrare. Projektet har breddat sin målgrupp till att även gälla nyanlända invandrare som inte deltar i ett introduktionsprogram. På webbplatsen finns det enhetlig och faktagranskad samhällsinformation tillgänglig för läsare på fem språk. Vi bedömer att många personer även utanför introduktionsprogrammen och utanför Stockholms län kan ha användning av webbplatsen. En extern konsult har anlitats för att utvärdera projektet och dess resultat, och resultatet presenteras i två delrapporter (finns att hämta från www.botkyrka.se/vuxenutbildning). Samma konsult har anlitats för att utreda olika finansieringsalternativ för en regional resurs i Stockholms län. Projektet har förlöpt väl, i stort sett enligt tidsplan och utan större avvikelser. Delar av resultaten försenades och hanns inte med inom projektperioden, främst p.g.a. problem i upphandlingar samt en väl optimistisk tidsplan. 1.3 PROJEKT ÅR 2010: SAMHÄLLSORIENTERING I SAMVERKAN 1.3.1 Identifierade problem och behov Erfarenheter från projekt Regional samhällsorientering visar att kommunerna har stor användning av projektets resultat. Framför allt det översatta utbildningsmaterialet förenklar kommunernas arbete med att ge nyanlända en bra samhällsorientering. Erfarenheter från projektet visar även att både kommuner och myndigheter ser nya behov för att ytterligare öka deras möjligheter att genomföra en bra samhällsorientering och för att nå fler nyanlända. De behov som framförts från kommunerna är: o möjlighet att köpa in delar av eller hela paket av samhällsorientering o praktiskt stöd/samordning för att förenkla samverkan mellan kommuner och myndigheter, någon som håller i trådarna o utbildade ledare som håller i värdegrundsrelaterade studiecirklar, vilket är svårt att genomföra i framför allt kommuner med litet mottagande i dag o stabila strukturer för samverkan med myndigheter och organisationer o en levande och kontinuerligt uppdaterad webbplats, som kan bistå med aktuell kunskap på området, kontaktuppgifter till berörda aktörer, meddelanden, kalendarium för nyanlända med intressanta aktiviteter, m.m.. En mycket viktig aspekt är nyanländas behov av lättillgänglig och korrekt information om samhället. o en kanal för frivilligsektorn att nå nyanlända Projekt Regional samhällsinformation har haft en dialog med nio myndigheter inom regionen, som alla har uttryckt intresse av att nå nyanlända. Myndigheterna är Arbetsförmedlingen, Ekobrottsmyndigheten, Försäkringskassan, HSN-förvaltningen SLL, Kronofogden, Migrationsverket, Polismyndigheten, Skatteverket och Vägverket. Samtliga myndigheter är angelägna om att samverka med kommunerna kring samhällsorienteringen. De har framfört ett tydligt önskemål om att länets kommuner ska bistå med någon form av central, samordnande resurs för samhällsorientering, med möjlighet att samordna deras informationsinsatser till nyanlända, samt utbildningsinsatser för introduktionspersonal. Ansvaret för introduktionsverksamheten ska enligt lagrådsremiss fr.o.m. 1 december 2010 överföras till Arbetsförmedlingen, medan ansvaret för Svenska för invandrare (SFI) och samhällsorientering ska ligga kvar hos kommunerna. Regeringskansliet har givit Länsstyrelsen i Stockholm ett uppdrag att kartlägga kommunernas insatser kring 3
samhällsorientering nationellt. Projektledningen medverkar till kartläggningen med sina erfarenheter från projektet. Regeringen har även tillsatt en utredning kring samhällsorientering, och har för avsikt att skriva en förordning som ska bidra till tydligare riktlinjer för hur samhällsorienteringen ska utföras inom kommunerna. Det medför troligen också ett ökat krav på kommunerna med inslag av uppföljning och kontroll från staten. Projektledningen har medverkat till utredningen genom att dela med sig av erfarenheter och rekommendationer. Utredningens delbetänkande presenteras 4 mars och slutbetänkande den 19 maj 2010. Projektledningen kommer att delta på presentationerna om möjligt, för att få en ökad insyn i och förståelse för ny lagstiftning som påverkar projektets verksamhet och förankringsarbetet i kommunerna. Projektet kan konstatera att delbetänkandet innebär en ambitionshöjning på flera punkter i kommunernas insatser för samhällsorientering. Det gäller framför allt lärarnas kompetens, utbildningar på modersmål samt omfattning på insatsen. Förändrad ansvarsfördelning inom introduktionen, i kombination med tydligare riktlinjer och ökade krav inom samhällsorientering, kommer att resultera i ökat fokus på samhällsorientering inom kommunerna, och ett ökat behov av kunskap, nätverk och verktyg för själva utförandet. 1.3.2 Möjliga lösningar på problem och behov Styrgruppen i Samhällsorientering i samverkan bedömer att Stockholms län behöver inrätta en central resurs för samhällsorientering. Resursen ska kunna bistå med: - strukturer för samverkan - operativ verksamhet - en levande och användbar webbplats för både nyanlända och personal Projektet har tagit del av andra regioners lösningar på området. I Göteborgs stad har man startat en framgångsrik enhet för samhällsinformation för samtliga deltagare i stadens introduktionsprogram, och en del intilliggande kommuner. I Malmö har man skapat en kombination av samhälls- och hälsokommunikatörer, vilka har möjlighet att åka ut till kommunerna och genomföra samhällsorientering på modersmål. I flera andra regioner pågår arbete för att skapa mer enhetlighet i struktur och innehåll mellan kommuner. Projektet presenterar för närvarande följande rekommendation till en central resurs i Stockholms län: Regionalt center för samhällsorientering (Göteborgsmodellen) Samhällsorienteringen samordnas genom ett center med flera filialer vid centrala knytpunkter i länet. Centret ordnar utbildningar för nyanlända i egna lokaler eller hos kommunerna, samt studiebesök hos myndigheter. Flerspråkiga samhällskommunikatörer anställs och utbildas. Målgrupp är nyanlända i de kommuner som ansluter sig. Utvärderingar från Göteborg och Malmö visar på att en centraliserad samordning och ett gemensamt utförande av samhällsorientering ger många fördelar. Bland annat enhetlighet i omfattning, utbud och genomförande, samt möjlighet till metod- och kunskapsutveckling. Myndigheter och frivilligorganisationer får dessutom en självklar kanal för att nå målgruppen. Om rekommendationen trots det stora stöd som finns inte antas av länets kommuner, presenterar projektet följande reservalternativ Kommunsamverkan genom webbplats Kommuners och myndigheters utbildningsinsatser och studiebesök annonseras på den regionala webbplatsen. Introduktionshandläggare kan söka lämpliga utbildningar för sina deltagare och anmäla dem genom webbplatsen. Alternativet erbjuder begränsade resurser för förvaltning och ingen samordning. Fördelarna mot i dag blir att 4
kommunerna med ett ökat utbud av utbildningsinsatser lättare kan individanpassa utbildningen för deltagarna, till en relativt liten kostnad. Men variationer av samhällsorientering mellan kommuner kommer troligen att bestå, på grund av stora skillnader i förutsättningar. Projektet har inlett en dialog med 11 kommuner om hur en central samordning skulle kunna se ut, förvaltas och finansieras. Under våren kommer ett intensivt förankrings- och samverkansarbete genomföras inom ramen för KSL s arbete med den centrala samverkansöverenskommelsen. Det innovativa och utvecklande i arbetet blir att med hjälp av den centrala samverkansöverenskommelsen skapa en gemensam lösning för en samlad, central resurs inom samhällsorientering, tillsammans med engagerade kommuner och myndigheter. KSL och projektets styrgrupp bedömer att en samverkansöverenskommelse inom samhällsorientering bör vara färdig i juni 2010. Projektet avser att påbörja förberedelserna för genomförande och implementering av överenskommelsen under hösten 2010. Genom att införa en central resurs för samhällsorientering kommer kommunerna i Stockholms län att stå väl rustade för kommande förändringar i samband med ny introduktionslagstiftning. 1.3.3 Syfte Projekt Samhällsorientering i samverkan Det övergripande syftet med projekt Samhällsorientering i samverkan är att nyanlända inom länet ska få tillgång till en enhetlig samhällsorientering av hög kvalitet, och därmed nå en snabbare etablering i yrkes- och samhällsliv. Syftet är även att kommunerna ska få möjlighet att erbjuda en gedigen och adekvat samhällsorientering för sina deltagare i introduktionsprogrammen, i samverkan med myndigheter. 1.3.4 Prioriterat område Enligt fondens fleråriga program under Prioritering 1 är ett av målen följande: Personer som får uppehållstillstånd bosätter sig snabbt därefter i kommuner där det finns bostäder, utbildnings- och arbetsmöjligheter inom räckhåll samt effektiva introduktionsprogram. Som exempel på centrala åtgärder för att uppnå målet nämns lokal och regional samverkan i mottagandet av flyktingar med flera, för att kunna erbjuda individualisering i introduktionen samt utveckling av metoder och stöd för bland annat samhällsorientering i introduktionsprogrammen. Projekt Samhällsorientering i samverkan faller väl in inom ramen för det prioriterade området, då det syftar till att kommunerna ska kunna erbjuda en mer enhetlig samhällsorientering, samt utvecklar stödverktyg för kommuner och myndigheter i utförandet av samhällsorienteringen. 2. Projektmål och förväntat resultat Mål och förväntat resultat Genom att utveckla nya samverkansformer mellan kommuner och mellan kommuner och myndigheter i Stockholms län vill vi uppnå projektets syfte att kunna erbjuda nyanlända i länet en enhetlig och god samhällsorientering. Genom att samla finansiella medel samt kunnande till en verksamhet i länet har vi möjlighet att skapa ett program för samhällsorientering som håller mycket hög kvalitet. Vi räknar med att verksamheten kommer att bli den största i sitt slag i Sverige, och att den kan tjäna som kunskapsbank för andra aktörer och allmänhet och som ett föredöme och inspiration för andra regioner och länder. 5
3. Indikatorer 3.1 Indikatorer att mäta vid projektets slut. 1. Det finns ett samverkansavtal kring samhällsorientering mellan minst 10 kommuner i länet. I dagsläget finns inget samverkansavtal kring samhällsorientering mellan någon av kommunerna i länet. 2. I samverkansavtalet ingår även minst 8 myndigheter i länet. I dag finns ingen sådan typ av avtal mellan myndigheter och kommuner i länet kring samhällsorientering. 3. En central resurs med lokaler och administration är verksam fr.o.m. den 1 december 2010. Verksamheten erbjuder nyanlända flyktingar m.fl. 60 timmars samhällsorientering på modersmål med utbildade samhällskommunikatörer, vilket motsvarar kraven i förordningstexten för samhällsorientering. I dagsläget finns ingen sådan typ av verksamhet. 3.2 Mätning Indikatorerna är tydliga och mätbara, och kommer att mätas kvalitativt av en extern utvärderingskonsult vid projektets slut. Mätverktygen kommer att bestå av genomgång av dokumentation samt intervjuer med styrgrupp samt eventuellt andra relevanta aktörer. Om någon av indikatorerna inte har uppnåtts, eller bara har uppnåtts delvis, ska utredaren undersöka orsakerna till det. Exakta val av metoder och upplägg görs i ett senare skede i samråd med utredaren. 4. Genomförande av projektet 4.1 STRATEGIER, METODER OCH ARBETSSÄTT 4.1.1 Samverkans- och förankringsarbete Under hösten 2009 inleddes ett samverkans- och förankringsarbete för att hitta en lösning till utformning, förvaltning och finansiering av en central resurs. Arbetet leds av KSL och Botkyrka kommun, inom ramen för den centrala samverkansöverenskommelsen som hade sin startpunkt vid en förvaltningschefskonferens den 21 oktober 2009. Parallellt har projektet startat en dialog om en central resurs med 11 kommuner som visat ett aktivt intresse för arbetet. Erfarenheter visar att samverkan mellan kommuner och myndigheter många gånger stöter på hinder av olika slag. En övergång från projektform till permanent förvaltning som kräver finansiering fordrar tydlighet från projektet samt en hög motivation hos aktörerna. Vi kommer därför att samarbeta och utveckla modellen tillsammans med de aktörer som visar ett aktivt intresse för att delta i och finansiera en central resurs. Projektet bedömer att detta är en grundförutsättning för att verksamheten ska kunna implementeras på ett framgångsrikt sätt. Givetvis kommer samtliga kommuner och intresserade myndigheter att erbjudas deltagande, och kunna ansluta sig efter hand. Vi bedömer att det i dag finns ett tillräckligt stort intresse och behov av en central resurs för att nå en kritisk massa av engagerade aktörer. Under det första kvartalet 2010 kommer samverkans- och förankringsarbetet att fortgå inom beslutsstrukturerna för den centrala samverkansöverenskommelsen. Respektive kommun som väljer att delta behöver få en rimlig tid på sig för en intern beslutsprocess. Projektet kommer att arbeta parallellt på flera olika nivåer; på handläggarnivå i 6
arbetsgruppen, på enhetschefsnivå på regionala träffar som Länsstyrelsen anordnar och på förvaltningschefsnivå genom KSL. Det finns ett tydligt intresse hos flera aktörer inom länet för att centralisera delar av samhällsorienteringen, men det har saknats kunskap om vilka kostnader och vinster en central resurs innebär. Projekt Regional samhällsinformation har tagit fram ett beräkningsunderlag som visar att en central resurs kan utföra verksamhet i enlighet med nya riktlinjer i regeringens delbetänkande till en kostnad som motsvarar individens schablonersättningen. Det innebär att kommunerna kan köpa in tjänsten för samma summa som de får från staten. Projektet kommer att anlita en extern konsult som bistår med strategisk rådgivning kring samverkans- och förankringsprocesserna, och som vid behov kan bistå med enkätundersökningar och/eller intervjuer med berörda aktörer för att nå bästa förutsättningar för en lyckad implementering 4.1.2 Utbildning och spridning Spridningsinsatsen under 2010 består främst i att marknadsföra webbplatsen Nyistockholm.se, samt det faktamaterial som projektet har tagit fram. I mars planeras ett öppet hus för release av webbplatsen, som riktar sig till personal och tjänstemän som arbetar med nyanlända. För att sprida webbplatsen bland nyanlända, kommer projektgruppen besöka SFI-skolor samt sprida foldrar och affisher i verksamheter där nyanlända ofta vistas, t.ex. introduktionsenheter, föreningar, bibliotek m.m..genom Länsstyrelsen och KSL kan webbplats, material och metod spridas nationellt till övriga länsstyrelser och kommunalförbund i landet. Projektet skickar varje månad ut ett nyhetsbrev till ett stort antal berörda aktörer. I december planeras för en spridningskonferens. Se även bifogad kommunikationsplan. 4.1.3 Webbutveckling Webbplatsen har potential att bli ett mycket användbart verktyg för personal inom introduktion och myndigheter. Projektet avser att avsätta betydande resurser under 2010 för att utveckla den utifrån nya behov som identifierats. Bland annat planerar vi att utveckla en personalsida (med inloggningsfunktion som redan är förberedd) som kan användas av tjänstemän inom kommuner och myndigheter. Vi avvaktar beslut om hur samverkansformen mellan kommunerna ska se ut, vilket kommer att avgöra vilka funktioner som krävs på personalsidan. Projektets personal kommer att lägga in och uppdatera information. Biträdande projektledare Cecilia Gustafsson är ansvarig för uppdatering och utveckling av webbplatsen. Vid behov kommer en konsult att anlitas för att utveckla användbarheten. Vi tar kontinuerligt in synpunkter på webbplatsens användbarhet, bl.a. genom fokusgruppsintervjuer. Vi räknar med att utvecklingsbehoven visar sig i takt med att folk börjar använda sidan. Att göra en andra version av en nyutvecklad webbplats är vanligt, då man först efter lansering förstår vilka brister som finns i användbarheten. Vid behov anlitar projektet konsulter som kan lägga in material på olika språk, då denna kompetens inte finns i projektgruppen eller hos webbkonsulten. Projektets mål är att starta en central resurs för samhällsorientering. Ansvaret för uppdatering och utveckling av webbplatsen efter projekttiden kommer att ligga på den verksamheten. I de ekonomiska kalkylerna för verksamheten har vi avsatt medel för en informatörstjänst som ska ansvara för dessa aktiviteter. Vi har även avsatt medel för webbutveckling, om 150 000 kr per år. 7
4.1.4 Materialutveckling Projektet kommer att fortsätta utveckla nytt faktamaterial som ska ingå i samhällsorientering för nyanlända, samt finnas tillgängligt på webbplatsen. 4.1.5 Utveckling av utbildningsserie Projektet kommer att ta in pedagogisk kompetens från vuxenutbildningen i Botkyrka kommun för att anpassa och utveckla utbildningsserien till de krav och riktlinjer som regeringen framför i ny lagstiftning. 4.1.6 Strategisk rådgivning En extern konsult kommer att anlitas för att ge strategisk rådgivning till projektledning och styrgrupp. Den form av samverkan som projektet planerar för är nytt i Stockholms län, vilket gör att det finns flera utmaningar kring kommunaljuridik, förankringsarbete, organisation samt implementering. Tanken är att den strategiska rådgivaren ska hjälpa projektet att minimera riskerna och framgångsrikt hantera eventuella svårigheter som uppstår. Projektet har även tillgång till annan expertis (juridik och ekonomi) genom samarbetspartners i styrgruppen. 4.1.7 Strategier för implementering Under hösten 2010 kommer projektet att förbereda implementeringen av en central resurs. Förberedelserna startar med en workshop med deltagande kommuner och myndigheter. Frågor som rör beslutsstrukturer, förvaltning och finansiering ansvarar KSL för, inom ramen för den centrala samverkansöverenskommelsen. Förberedelser kring personalbehov, webbplats, lokaler, material, metod, med mera, ansvarar projektet för. Det är i dagsläget svårt att bedöma vilka behov som kommer att uppstå under hösten 2010, eftersom det i dag är ovisst hur den centrala resursen ska utformas. Detta är en del av utvecklingsarbetet inom projektet, och det är beroende av vad kommunerna under våren kommer överens om. 4.2 UTVECKLINGSASPEKTER OCH INNOVATIVA INSLAG Det innovativa i projektarbetet blir att med hjälp av den centrala samverkansöverenskommelsen skapa en gemensam lösning för en samlad, central resurs för samhällsorientering i länet, tillsammans med kommuner och myndigheter. Detta blir en ny form av samverkan i Stockholms län, vilket förhoppningsvis kan ge lärdomar till andra samverkansarbeten i länet. Arbetet med projektet ger erfarenheter från både stora och små mottagarkommuner, vilka är värdefulla och applicerbara även i andra kommuner och regioner. Tillsammans med erfarenheter från samhällsorienteringsprojekt i till exempel Västra Götaland, Skåne och Gävleborg, finns det goda förutsättningar för spriding och implementering i övriga landet. Detta sker lämpligtvis genom Länsstyrelserna. Nationell spridning blir speciellt viktigt när en framtida förordning träder i kraft. 5. Aktivitets- och tidsplan Aktivitet Tid Ansvarig Uppstartsperiod Jan-feb Lisa Alm Uppstartskonferens styrgrupp Jan Per Andersson Uppstartskonferens arbetsgrupp Feb Lisa Alm 8
Löpande möten styrgrupp Jan-dec Per Andersson Löpande möten arbetsgrupp Jan-dec Lisa Alm Arbete kring överenskommelse Jan-juni Karin Wahlgren och Per Andersson Dialog med förvaltningschefgrupp Feb Karin Wahlgren Ev. remissrunda bland kommuner Feb-april Karin Wahlgren Nätverksträffar hos Länsstyrelsen Mars, Juni Christian Foster Dialogmöten i kommuner Feb-Juni Lisa Alm Färdig överenskommelse Juni Karin Wahlgren Utveckling utbildningsserie Mars-sept Lisa Alm Utveckling av nytt material Mars-aug Cecilia Gustafsson Webbutveckling Feb-okt Cecilia Gustafsson Förberedelser för implementering Aug-dec Per Andersson och Karin Wahlgren av central resurs Workshop ca 20 medverkande Sep Aktörer Upphandla nödvändiga avtal för lokaler, utförande, utbildning Projektavslut Dec Lisa Alm Spridningskonferens Dec Effektutvärdering projektresultat Dec Slutrapport Dec 6. Målgrupp Slutlig målgrupp samt deltagare i projektet Nyanlända flyktingar, skyddsbehövande och deras anhöriga som deltar i kommuners introduktionsprogram. Direkt målgrupp samt deltagare i projektet Handläggare samt beslutsfattare inom introduktionsenheter samt myndigheter. 7. Projektorganisation Organisationen av projektet består av en styrgrupp, en projektledningsgrupp, samt två arbetsgrupper. Eventuella referenspersoner eller -grupper till styrgrupp och arbetsgrupper tas in vid behov. 7.1 PROJEKTÄGARE Botkyrka kommun är projektägare och har totalansvar för projektet. Botkyrka kommun har arbetsgivaransvar för personal som är anställd i projektet, och beslutar i övergripande ekonomiska frågor. 7.2 PROJEKTLEDNINGSGRUPP Projektledaren har huvudansvar för att leda projektarbetet. Projektledaren har verksamhetsansvar för planering, uppföljning, projektbudget och kostnadsuppföljning, samt är ansvarig för att rapportera till styrgruppen och redovisa slutrapport. Biträdande projektledare har ansvar för att leda delar av projektet. Informatören, den kvalitetsansvariga och ekonomistödet har till huvudsakligt ansvar att bidra med underlag för verksamhetsplanering och uppföljning på respektive kunskapsområde. Pedagogen har som ansvar att medverka i utvecklingen av projektets 9
utbildningsserie och förberedelser för utbildningsinsatser för blivande samhällskommunikatörer. 7.2.1 Representanter projektledningsgrupp Projektledare: Lisa Alm, Botkyrka kommun Biträdande projektledare: Cecilia Gustafsson, Botkyrka kommun Ekonomisk uppföljning: Tove Bodin, Kvalitetsansvarig, Botkyrka kommun Informationsstöd: Nils Blume, Informatör, Botkyrka kommun Fakturahantering: Eva Wallström, Intendent, Botkyrka kommun Pedagogisk resurs: Ej tillsatt än 7.3 STYRGRUPP Styrgruppen startar och avslutar projektet. Styrgruppen ska fastställa projektets ramar och hantera eventuella avvikelser. Styrgruppen har till uppgift att fatta de beslut som krävs för projektets framåtskridande, och ska koordinera projektet med mottagarorganisationerna och andra projekt. Samtliga projektpartners medverkar utan medfinansiering. 7.3.1 Representanter styrgrupp Projektägare/Resursägare/Mottagare: Per Andersson, Botkyrka kommun Projektmottagare: Hugo Johansson, Ekerö kommun, Projektmottagare: Karin Perols, Stockholm stad (Ny medlem) Projektmottagare: Yvonne Pettersson Svensson, Solna stad (Ny medlem) Projektpartner: Karin Wahlgren, Kommunförbundet Stockholms Län Projektpartner: Christian Foster, Länsstyrelsen Stockholms län Projektpartner: Birgitta Hart-Carpenter, Introduktion Södertörn (Ny medlem) Biträdande projektledare: Cecilia Gustafsson, Botkyrka kommun Projektledare: Lisa Alm, Botkyrka kommun Projektpartner Patrik Gill, Migrationsverket har avgått p.g.a. ändrade arbetsuppgifter. Projektpartner Marcela Bravo Landström, HSN-förvaltningen, Stockholms läns landsting har avgått. Projektet avser att tillsätta en arbetsgrupp med myndighetsrepresentanter, där Migrationsverket och Landstinget ska ingå, se rubrik 7.5. 7.4 ARBETSGRUPP I: KOMMUNER Gruppen består av kommuner som har anmält ett intresse för att delta i projektets utveckling. Gruppen har tagit på sig ansvaret för att genomföra mindre arbetsuppgifter, främst inom förberedande och genomförande av diskussionsforum och informationsamling, samt utförande av testning. 7.4.1 Representanter arbetsgrupp 1 Robert Jacobsson, Botkyrka kommun Lena Skjäl, Rinkeby-Kista sdf Katarina Selin, Södertälje kommun Genalda Rignell, Järfälla kommun Carin Larsson, Stockholm stad Nedhal Pirababi, Värmdö kommun Debbie Nujen, Nacka kommun Kristina Isaksson, Sollentuna kommun 7.5 ARBETSGRUPP 2: MYNDIGHETER Gruppen ska tillsättas under första kvartalet 2010, och bestå av informatörer/handläggare 1 0
inom myndigheter som vill delta i projektet. Gruppen förväntas delta i möten och diskussionsforum som referens, kunskap och idéstöd. 8. Riskanalys Risk Tidsplanen är för optimistisk. Vi hinner inte inom projekttiden. Kommunerna vill invänta klara och tydliga regler från staten. Ny lagstiftning försenar kommunala beslut. Samhällsorientering går inte att samverka med Sfi. Flyktingarna vill inte åka till utbildningslokalerna som ligger för långt bort. Resvägar - logistiska problem med individens etableringsplan Nyckelpersoner försvinner Arbetsförmedlingens agerande Samverkansöverensko mmelse blir inte av eller fördröjs (beslutsprocesser fördröjs). Finansieringen går inte hem hos kommunerna. För liten ersättning från staten. Det går inte att få fram en huvudman för regional resurs Riskvärde risk? Varför är det en 20 Det finns en deadline 1/12 16 Utbildning på modersmålet kan vara svårt att uppfylla. Synpunkter kan finnas avseende kostnader, mer pengar eller sänka kraven 12 SFI finns på entreprenad i flera kommuner. De kan behöva ha eleverna på plats i skolan för att få betalt. Vad ska vi göra för att eliminera risken? Se till att ha en vettig tidsplan, att gå in på nästa steg. Marknadsföra nyhetsbrev. Nästa nyhetsbrev utdrag ur delbetänkandet kopplat till vad projektet erbjuder. Delbetänkandet ska ut på remiss, bör vara genomfört i maj/juni. Hela systemet måste vara transparant. Man ska inte bara kalla individen till samhällsorientering utan också meddela berörd SFI. Det behöver ske en planering tillsammans. SFI ska samverka med andra aktörer enligt lag. Alla aktörer kring individen måste samverka och input ske från AF. 12 Projektledaren slutar Det finns även en biträdande projektledare. Allt i projektet är väl dokumenterat. Det finns ett uppföljningssystem mellan projektledare och styrgruppsordförande. 10 AF får nya uppdrag antingen vi nya lagar eller i regleringsbrev. Deras roll är därför ibland otydlig i skarven mellan uppdragen. 10 Frågan om Regional resurs behöver komma in i samverkansöverenskom melsen (som redan finns). Avtal med varje kommun är viktigare och vilka fördelningsnycklar som ska gälla. 10 Stockholm som huvudman kan innebära risk för att det inte blir ett regionalt perspektiv 9. Uppföljning och rapportering Projektet måste få till kontaktytor med AF. Det är viktigt att få in AF i projektet. Den styrgruppsmedlem som har ansvar för denna kontakt bör ihärdigt arbeta med det. Ersättningen bör anpassas utifrån den statliga schablonen. Vara tydlig mot Stockholm kring huvudmannaskap och konsekvenser för övriga kommuner. Den kommun som blir huvudman fattar besluten, övriga kommuner kan vara med och påverka men inte fatta formella beslut. Samverkan kan avtalsregleras. Det blir billigare även för Stockholm om de tar på sig huvudmannaskapet. 1 1 Ansv. Lisa Lisa Lisa Per Lisa Karin W Per
9.1 KVALITETSSTYRNING Rapporter och informationsmaterial av projektet granskas och godkänns av styrgruppen. 9.1.1 Dokumentstyrning All dokumentation (bokföring, redovisning, budgetuppföljning, resejournaler, deltagarlistor, minnesanteckningar, marknadsföringsmaterial, m.m.) arkiveras i tio år hos Botkyrka kommun. Rapporter, upphandlingar och ansökningar om fondmedel från projektet samt beslut från fondenheterna diarieförs hos kommunen och arkiveras i tio år. 9.1.2 Granskningar Projektets budget, tidsplan och inriktning (mål och resultat) granskas löpande av styrgrupp vid styrgruppsmöten. Projektledare är ansvarig för avrapportering. Vid avvikelser från planer ska orsak kunna anges, och nödvändiga åtgärder vidtas. Projektets ekonomi och budget granskas månadsvis av kvalitetsansvarig Tove Bodin. Strategisk rådgivare granskar tidsplan, kommunikationsplan samt anteckningar från styrgrupp. Synpunkter på projektets operativa arbete tas in löpande från arbets- och referensgrupper vid möten, samt av ett stort antal aktörer vid informationstillfällen och träffar inom den centrala samverkansöverenskommelsen. Projektet lägger stor vikt vid öppna kommunikationsvägar med samtliga inblandade aktörer. 9.2 MÅLUPPFYLLELSE På styrgruppsmöten redogör projektledare för nuläget, genomförda aktiviteter samt uppkomna problem/hinder. Styrgruppen beslutar om eventuella ändringar i inriktning och prioriteringar i projektet. Projektets resultat kommer att mätas i slutet av projektperioden av projektledningen. En effektutvärdering (metod och material) kommer att genomföras av en extern konsult år 2012. 10. Utvärdering 10.1 EFFEKTUTVÄRDERING En extern konsult kommer att anlitas för att göra en effektutvärdering av resultatet enligt indikatorer under avsnitt 3. Resultaten är få, mätbara och specifika, och handlar främst om att konstatera huruvida indikatorerna inträffat eller inte, och om de inte inträffat, varför? Det finns ett antal risker som kan komma att påverka projektprocessen och därigenom resultatet. Vi kommer att anlita en strategisk rådgivare för att löpande följa upp riskerna, och minimera sannolikheten för att de inträffar. Utvärderingen genomförs lämpligtvis med kvalitativa metoder, såsom intervju av styrgruppens medlemmar. Val av metod görs i samråd med konsulten. 10.2 EFFEKTUTVÄRDERING EFTER PROJEKTSLUT Projektets styrgrupp avser att tillsätta en effektutvärdering år 2012. Lämpligtvis används både kvalitativa och kvantitativa metoder, för att undersöka hur metoder och material fungerar. Utvärderarnas expertis används för att välja metoder för utvärdering. Utvärderingen ska svara på hur projektets mål om nyanlända erbjuds en god 1 2
samhällsorientering uppfyllts. Utvärderingen ska bekostas inom den centrala resursen. 11. Överlämnande och implementering 11.1 PROJEKTRESULTAT Projektet kommer att överlämna projektresultatet till den nya förvaltningen av verksamheten. Modellen för samhällsorientering kommer att finnas tillgänglig för nyanlända, länets kommuner och myndigheter och andra aktörer via webbplatsen. 11.2 FÖRVALTNING I skrivande stund är det inte klart vem som blir huvudman för den centrala resursen, och detta är ett av projektets utvecklingsområden. Möjliga huvudmän är Kommunförbundet Stockholms Län, Länsstyrelsen i Stockholm, alternativt en av kommunerna i länet med stort mottagande av nyanlända, till exempel Stockholms stad. I förvaltningen av den centrala resursen ingår även förvaltning av webbplatsen. Den centrala samverkansöverenskommelsen mellan kommunerna kommer att få betydelse för hur modellen ska förvaltas. 11.3 FINANSIERING Projektet ser olika möjligheter till finansiering av en central resurs, vilka kommer att utredas inom ramen för projektet: - Deltagande kommuner betalar en schablonersättning per deltagare i samhällsorienteringen - Deltagande kommuner/myndigheter betalar en årlig summa till verksamheten - Deltagande kommuner/myndigheter bidrar med resurser i form av exempelvis personal/informatörer, arbetstid - Annan finansiering 11.4 IMPLEMENTERING Arbetet med att förankra modellen hos kommuner och myndigheter verksamma i Stockholms län är påbörjat redan under Projekt Regional samhällsinformation, och fortskrider under kommande projekttid. Implementering kommer att ske gentemot de aktörer som visar ett aktivt intresse för att delta i och finansiera en central resurs för samhällsorientering. Övriga aktörer kommer att kunna ansluta sig till verksamheten efter hand. Under det första kvartalet 2010 kommer samverkans- och förankringsarbetet att fortgå inom beslutsstrukturerna för den centrala samverkansöverenskommelsen. Respektive kommun som väljer att delta behöver få en rimlig tid för en intern beslutsprocess. Projektet kommer att arbeta parallellt på flera olika nivåer; på handläggarnivå i arbetsgruppen, på enhetschefsnivå på regionala träffar som Länsstyrelsen anordnar och på förvaltningschefsnivå inom KSL. Under hösten 2010 kommer projektet att förbereda implementeringen av den centrala resursen. Frågor som rör beslutsstrukturer, förvaltning och finansiering ansvarar KSL för inom ramen för den centrala samverkansöverenskommelsen. Förberedelser kring personalbehov, webbplats, lokaler, material, metod m.m. ansvarar projektet för. Det är i dagsläget svårt att bedöma vilka behov som kommer att uppstå under hösten 1 3
2010, eftersom det är ovisst hur den centrala resursen ska utformas. Detta är en del av utvecklingsarbetet inom projektet, och det är beroende av vad kommunerna under våren kommer överens om. 12. Erfarenhets- och resultatspridning 12.1 SPRIDNING AV PROJEKTRESULTAT OCH ERFARENHETER Projektet är väl förankrat bland kommuner i Stockholms län och intresset är stort hos många aktörer. Detta ligger till grund för en bred spridning av projektet. Projektet kommer att följas i länets Beredningsgrupp samt de olika beslutsstrukturerna inom KSL som arbetar med samverkansöverenskommelser. Projektet samarbetar även med Länsstyrelsen i Stockholm i deras regeringsuppdrag att kartlägga samhällsorientering nationellt, samt den nationella utredning som ska lägga ett förslag på hur en förordningstext kan utformas. Projektet samarbetar med Länsstyrelsens projekt Tema Nyanlända, som bland annat har till uppgift att sprida resultat och dra nytta av de goda erfarenheter som uppkommer i olika projekt som rör nyanlända. Genom att ta hjälp av och nyttja många olika aktörers kompetenser byggs ett nätverk upp, där samtliga kommer att få ta del av projektresultatet. Projektets goda förankring och kontakter med andra projekt och aktörer gör att webbplatsen kommer att länkas från andra webbplatser. Ett större spridningsseminarium är planerat till slutfasen av projektet i syfte att informera om och sprida projektets resultat. Projektet ser gärna att andra regioner använder sig av resultatet så att nyttan av genomfört arbete ökar. 12.2 SYNLIGGJORD MEDFINANSIERING FRÅN EU EU-logotyp och förtydligande om den Europeiska flyktingfonden som medfinansiär kommer att finnas på det tryckta material som tas fram såsom brevpapper och marknadsföringsmaterial, samt på webbplatsen NyiStockholm.se I samband med workshops, utbildningsdagar, möten och kontakter med olika aktörer kommer projektet tydligt att presenteras med Europeiska flyktingfonden som medfinansiär. 1 4