Projektplan. Bilaga till ansökan om medfinansiering

Transkript

1 Projektplan Bilaga till ansökan om medfinansiering Följ denna disposition för er projektplan. Samtliga avsnitt ska vara ifyllda för att projektplanen ska vara fullständig. I Fondhjälpredan, kapitel Så här ansöker du, avsnitt Projektplan, finns mer detaljerade anvisningar och hjälpfrågor. Europeiska flyktingfonden Europeiska återvändandefonden Ursprunglig version Reviderad version nummer 2 den Projektets namn: Regional Samhällsinformation i Stockholms län EF-nummer: E Bakgrund Bakgrund och uppkomst av projektet När Integrationsverket lades ner 2007 och verkets tidigare ansvar omfördelades fick Länsstyrelsen ett nytt operativt uppdrag. I samband med detta startades i Stockholms län en samrådsgrupp ledd av landshövdingen i Stockholms län. Samrådsgruppen består av representanter från Länsstyrelsen Stockholms län, Kommunförbundet Stockholms län, Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Migrationsverket, Stockholms läns landsting och Stockholms kommuner företrädda av Botkyrka, Stockholm, Södertälje, Täby och Upplands-Bro. Samrådsgruppen vill att Stockholms län ska bli ett föredöme när det gäller mottagande av nyanlända. Inriktningen är att länets kommuner och ansvariga myndigheter tillsammans ska hjälpas åt för att effektivisera introduktionen. För att bli ett föredöme har Samrådsgruppen tagit fram dokumentet Utgångspunkter för bättre flyktingmottagning - från ankomst till arbete där viljeinriktningen för länets arbete uttrycks i sju utgångspunkter. Samhällsinformation nämns där som en viktig utgångspunkt för en lyckad introduktion. Kommunförbundet i Stockholms län har utifrån dokumentet tagit fram fyra prioriterade projekt, godkända i Samrådsgruppen, där Stockholms läns kommuner ska samarbeta för att uppnå en bättre introduktion. Botkyrka kommun har tagit på sig ansvaret som projektägare för det prioriterade projektet om Regional samhällsinformation Adm Nulägesbeskrivning - Samhällsinformation idag Enligt Förordning (1990:927) om statlig ersättning för flyktingmottagande 11 står att läsa: Ett introduktionsprogram för personer som har fyllt 16 år ska innehålla SFI, praktik i den utsträckning som är möjlig, orientering om svenska samhällsförhållanden och svenskt samhällsliv samt information omm vardagslivet i en kommun och andra liknande förhållanden.

2 Förordningen specificerar inte närmare vad orientering om svenska samhällsförhållanden och svenskt samhällsliv samt information om vardagslivet innebär eller hur syftet ska uppnås. Enligt betänkandet Etablering i Sverige (SOU 2003:75) arbetar man på olika sätt med samhällsinformation lokalt, regionalt och nationellt. Innehållet av samhällsinformation varierar kraftigt. Betänkandet understryker att några av de viktigaste problempunkterna handlar om på vilka kanaler samhällsinformationen förmedlas så att den når alla, informationens utformning för att den ska nå fram och vem som svarar för produktionen. Variationen av samhällsinformation styrks även i Kommunernas Introduktionsarbete där Kommunförbundet Stockholms Län genomfört telefonintervjuer under Av telefonintervjuerna framgår tre huvudsakliga sätt att arbeta. 1. Individuell vägledning mellan introduktionsprogrammets deltagare och introduktionshandläggare/flyktingsekreterare. 2. Anordnade gruppinformationer som ges av introduktionsenhetens personal. 3. Introduktionsenheten bjuder in aktörer som berättar om sin verksamhet. Huruvida man använder tolk eller inte varierar liksom omfattning och längd på informationen. Enligt intervjuerna framkommer att många av kommunerna uttrycker en vilja att samarbeta kring samhällsinformation. Framförallt vill man samordna och ta fram modeller och material. Tidigare ingick samhällsinformation i SFI (svenskundervisning för invandrare). Från och med årskiftet 2007 lyftes samhällsinformationen bort från SFI och behovet av att förtydliga och kvalitetssäkra samhällsinformationen inom introduktionsprogrammet har ökat. Vuxenutbildningen har en kompentens om samhällsinformation som nu riskerar gå förlorad om man inte tar tillvara på denna. I Europeisk medborgarkunskap för alla?, en skriftserie från NTG- asyl & integration, framkommer att behovet av en social sammanhållning och gemensam värdegrund framhålls allt mer inom EU. I skriften betonar man medborgarkunskapens och samhällsinformationens roll som ett verktyg för demokrati och delaktighet i samhället. Flera gånger nämns kommunernas och myndigheternas skyldighet att tillhandahålla samhällsinformation och framhåller bristen på definition, tydlighet och samordning. Identifierade problem och behov Flyktingar och nyanlända invandrare erhåller inte tillräcklig information och kunskap för att kunna förstå och orientera sig på ett bra sätt samt känna sig delaktiga i samhället. Två huvudproblem har identifierats som orsak till detta. 1. Avsaknad av definition ger ett otydligt uppdrag och bidrar till variationer av samhällsinformation På grund av det otydliga uppdraget att ge samhällsinformation arbetar kommuner i Stockhoms län olika med detta. Samhällsinformationens kvalité beror på vilken vikt kommunen lägger på samhällsinformation och enskilda individers intiativtagande. Flera myndigheter har ett uppdrag att ge information om sin versamhet till samhällets medborgare och i vissa fall nämns introduktionsprogrammets målgrupp som en prioriterad målgrupp. Avsaknaden av samordning av

3 statliga myndigheter och verksamheters uppdrag att ge information gentemot flyktingar och nyanlända invandrare bidrar till otydlighet för vem som ansvarar för vad. Bristen på samordning på området bidrar till att många myndigheter och aktörer har svårt att nå gruppen. En länsövergripande samordning skulle underlätta arbetet jämfört med att arbeta enskilt mot samtliga kommuner. 2. Svårt för en enskild kommun att erbjuda eller för en enskild individ att tillgodogöra sig en kvalitativ individuellt anpassad samhällsinformation En enskild kommun har svårt att erbjuda en kvalitativ individuellt anpassad samhällsinformation. Det beror på att varje enskild kommun har svårt att dra nytta av all information och kunskap som finns på lokal, regional och nationell nivå på ett effektivt sätt. Det finns en problematik i att flera myndigheter och verksamheter arbetar nationellt eller länsövergripande. En samordning av Stockholm läns kommuner i arbetet gentemot dessa myndigheter skulle ge en möjlighet för dessa myndigheter och verksamheter att arbeta mer individinriktat än kommuninriktat. Varje individs behov av samhällsinformation varierar kraftigt i innehåll och omfattning. Detta beror på de skillnader i förkunskap hos individen som bland annat beror på tidigare förkunskap, utbildningsnivå, tiden i Sverige och vilket socialt nätverk han eller hon har runt omkring sig. Den största gemensamma utmaningen för introduktionsprogrammets deltagare är det svenska språket men även här varierar kunskaperna kraftigt. Detta betyder att det som deltagare i ett introduktionsprogram i Stockholms län erbjuds olika utbud av samhällsinformation utefter var individen bor istället för vilket behov individen har. Projektets långsiktiga övergripande syfte och förväntade resultat Det övergripande syftet med projektet är att minska variationen och otydligheten av samhällsinformation i Stocholms län och bidra till en enhetlighet mellan kommunerna vad gäller struktur och upplägg.. Syftet är att kvalitetssäkra och möjliggöra för flyktingar och nyanlända invandrare att ta till sig den information han eller hon behöver för att förstå och orientera sig i sitt nya samhälle. Det långsiktiga förväntade resultatet efter genomförandet av projektets båda etapper och införandet av en ny samhällsinformaionsmodell är att introduktionsprogrammets deltagare ska erhålla tillräcklig information och kunskap för att kunna förstå och orientera sig på ett bra sätt samt känna sig delaktiga i samhället. Det ska underlätta flyttning mellan olika kommuner, så att individen inte ska behöva börja om i sekundärkommunen. Etapp ett Syftet i etapp ett är att i en förstudie definiera begreppet samhällsinformation, kartlägga och inventera hur samhällsinformationen ser ut i Stockholms läns kommuner, myndigheter och andra verksamheter. Utreda alternativa förslag på innehåll och med vilka verktyg samhällsinformation kan ges. Bedöma nyttoeffekter samt teknisk realiserbarhet av olika modeller.

4 Det förväntade resultatet för etapp ett är att ta fram ett förslag på hur samhällsinformation i Stockholms län kan ges och som Stockholm läns kommuner ställer sig bakom. Förslaget på gemensam struktur eller modell ska också harmonieras med den samhällsinformation som ges av i första hand myndigheterna Migrationsverket och Arbetsförmedlingen Etapp två Syftet i projektets andra etapp är att ta fram, förbereda och utveckla ett samhällsinformationsmodellsförslag till en färdig produkt/er. Det förväntade resultatet för etapp två är att ta fram ett en samhällsinformationsmodell som deltagare, introduktionshandläggare och externa aktörer använder sig av. Deltagare, introduktionshandläggare och externa aktörer ska anse att modellen är ett bra verktyg för att nå eller ge information. Under senare delen av etapp två kommer projektet att tillsätta en utredning för att undersöka vilka kostnader och vinster som finns med att ytterligare centralisera samhällsinformationen i länet. Utredningen ska bli ett underlag för kommunerna att ta ställning till om de vill bekosta en regional resurs för samhällsinformation, som kan bistå med samordning och utförande av samhällsinformationen. Kommunförbundet i Stockholms län arbetar för närvarande tillsammans med kommunerna med att ta fram en samverkansöverenskommelse för arbetet med introduktion av nyanlända. Denna process beräknas vara klar i slutet av Projektet bedömer att införandet av en regional resurs för samhällsinformation är en lämplig fråga för kommunerna att lyfta i samverkan. Processen för samverkan kring samhällsinformation bör kunna resultera i ett beslut under våren Projektet avser att ansöka om fondmedel för 2010 för att arbeta med införandet av en regional resurs i länet om kommunerna kommer fram till en sådan överenskommelse. Bidrag till att lösa identifierade problem och tillgodose behov Projektet väljer att inledningsvis fokusera identifierade problem i en förstudierapport och förprojektering som ska ge en god grund till en nytänkande modell för hur Stockholm läns kommuner i samarbete med berörda myndigheter kan erbjuda samhällsinformation. Det finns en strävan efter att nå en obruten kedja för nyanländas etablering redan från asyltiden och framåt. Målsättningen är vidare att förstudien ska ge en god grund för ett projekt där alla Stockholms kommuners introduktionsprogramsdeltagare kan ta del av gemensam, kvalitetssäkrad samhällsinformation efter behov där individen vet var han eller hon kan få information samt vet sina rättigheter och skyldigheter. Individen ska även på egen hand eller med vägledning av sin introduktionshandläggare/flyktingsekreterare hitta rätt stöd hos samhällets olika aktörer. Olika aktörer i samhället ska enklare kunna nå ut till målgruppen samtidigt som man får en större kunskap om målgruppen och erbjuda en bättre service. Prioriterat område I det årliga programmet för 2008 nämns åtgärder för genomförande av prioritering 1 som ska stödjas genom programmet. En av de prioriterade områden som nämns är Samhällsinformation för nyanlända.

5 Åtgärden Samhällsinformation för nyanlända ska enligt programprioriteringen syfta till att utvärdera och utveckla samhällsinformationen för nyanlända. Offentliga myndigheter, universitet, högskolor, frivilligorganisationer förväntas som stödmottagare. Projektet faller väl in i det prioriterade området Samhällsinformation för nyanlända. En förstudie ska utreda och utvärdera befintlig samhällsinformation i olika former. Både befintlig samhällsinformation i kommuner men även samhällsinformation som ges av myndigheter och andra verksamheter som till exempel universitet till utbytesstudenter. Genom att arbeta kvalitativt komparativt med materialet är projektets syfte att gå vidare med att utveckla ett nytänkande länsövergripande alternativ för samhällsinformation. En viktig del av projektet är att olika myndigheter och verksamheter ska ta sitt ansvar i samhällsinformationen. Även detta ligger väl i linje med fondens tankar kring viktiga utvecklingsområden. Demokrati, jämställdhet och barnperspektiv är prioriterat och viktigt På längre sikt ska detta leda till att ge barn och vuxna samma möjlighet att nå kunskap och förståelse för det samhälle han eller hon lever i. Barn till nyanlända invandrare lär sig ofta snabbt de sociala koderna i skolan. Föräldrar kan bli beroende av sina barn i Sverige och känna en maktlöshet i att inte kunna sätta upp fungerande regler och normer som barnen behöver. Genom att stötta föräldrar stöttar man även barnens introduktion genom föräldrarna. Individen ska inte enbart få med sig kunskap om samhällets institutioner utan även en djupare förståelse för demokratins grunder. Ökad jämställdhet och minskad diskriminering är en viktig del i projektet. Länsstyrelsen ska i projektet Regional samverkan för en sammanhållen kedja från asyl till integration stötta andra projekt i arbetet med jämställdhetsintegrering. Detta har projektet för avsikt att dra nytta av. Målet är att arbeta med att minska kulturskillnader ifrån flera infallsvinklar. Individen, myndigheter, näringsliv och arbetsmarknad. Individen ska känna en ökad känsla av gemenskap och minskat utanförskap. 2. Projektmål Målet med projektet Målet är att tillhandahålla en gemensam sammanhållen modell för samhällsinformation efter individens behov oberoende av kommun eller aktör i Stockholms län. Målet är specifikt och konkret då det handlar om att tillhandahålla en modell. Modellen kommer att mäta kvalitativt vad användarna tycker om modellen samt kvantitativt om modellen används. Bakgrunden till projektet och målets uppkomst visar på att målet är accepterat och har ett brett stöd, och det är därmed realistiskt. Förstudien ska se över olika alternativ på samhällsinformation och där ta hänsyn till tillämpningsmöjligheter. Tidsaspekten är den del av målet som är svårast att bedöma beroende på den modell som ska arbetas fram. Ett noggrant övervägande och konsultation med experter för olika tänkbara modeller ligger till grund för de estimerade tidsmålen.

6 Projektets förväntade resultat Projektet förväntas utveckla en samsyn kring definitionen på samhällsinformation. Stockholms läns kommuner och olika aktörer medverkar i modellen. Introduktionsdeltagaren har fått en bra samhällsintroduktion och introduktionshandläggaren/flyktingsekreteraren upplever att han/hon har fått ett bra redskap för att utföra sitt arbete. Hur det förväntade resultatet ska mätas. Se under kapitel 4: Indikatorer.

7 3. Etappmål Mål Uppnått Etapp Förstudie Förprojektering av vald modell Etapp Genomförande - Framtagande av modell Testning, utbildning och spridning Projektavslutning, utvärdering Slutrapport Se mer information under tid- och aktivitetsplan Finansiering av etapper Botkyrka kommun har ansökt om medel från Länsstyrelsen av Migrationsverkets 26 medel (Förordning 1990:927) för att genomföra en förstudie under perioden som finansieras till 100% av projektägaren genom ansökta 26 medel. Detta innebär att flyktingfonden endast går in som medfinansiär under perioden ( uppföljning). Perioden finansieras med 50 % av projektägaren genom ansökta 26 medel och med 50 % från flyktingfonden. Ansökan av 26 medel (Förordning 1990:927) hos Länsstyrelsen kan enbart sökas och betalas ut årsvis. Läs mer om finansiering under kapitel 8: Organisation. 4. Indikatorer Indikatorer (Nyttomål) 25 procent av Stockholm läns kommuner avser att introducera modellen. 50 procent av deltagarna som testat modellen upplever att han/hon fått en bra introduktion till svenska samhället och vet var han/hon ska vända sig med sin samhällsfråga. 50 procent av Introduktionshandläggaren/flyktingsekreteraren som testat modellen anser att den är ett bra verktyg som han/hon använder i arbete med deltagaren. Indikatorer etapp ett 25 procent av Stockholm läns kommuner ställer sig bakom den föreslagna modellen. Verktyg för mätning Kommunernas avsikt att introducera modellen avses att mätas genom det överenskommelseavtal som ska förhandlas fram genom KSL. Om medverkan i modellen ska ske på annat sätt än genom avtal, kommer kommunernas avsikt mätas genom enkät.

8 Introduktionsdeltagarnas och introduktionshandläggarnas/flyktingsekreterarnas uppfattning kommer att mätas genom enkät och intervjuer. Jämförelse kommer att ske om uppfattning innan och efter modellen testats. Den komparativa mätningen kommer att ske både kvalitativt och kvantitativt. Utformningen på enkäter och intervjuer blir ett viktigt verktyg där extern aktör för uppföljning kommer att vara med vid utformningen. Läs mer under kapitel 10: Uppföljning och utvärdering. Enkäter och intervjuer Enkäter och intervjuer kommer att genomföras under förstudien. Denna statistik och kvalitativa informationssamlande kommer även att kunna användas för mätning av enkäter och intervjuer efter ett genomförande av modellen.

9 5. Aktivitets- och tidsplan Projektets start och slut Projektet beräknas starta och avslutas Perioden finansieras till 100 % av projektägaren. Perioden finansieras med 50 % av flyktingfonden. Aktivitets och tidsplan Etapp Period Syfte Aktiviteter Etappmål Etapp Uppnått: Förstudie Förstudierapport 1.2 Förprojektering Etapp Genomförande Bedöma nyttoeffekter och teknisk realiserbarhet. Planera genomförande och specificera modellen för att nå nyttomål. Realisera modellen - Starta projektet med styrgrupp och projektledningsgrupp. - Löpande styrgruppsmöten. - Löpande arbete i projektgrupp. - Löpande möten referens- och arbetsgrupp (I). - Löpande verksamhets och budgetuppföljning. - Kartläggning av nuvarande verksamhet. - Genomföra problem & behovsanalys. - Genomföra studiebesök. - Genomföra enkätundersökning. - Genomföra intervjuer. - Genomföra workshop där bland annat referensgrupper medverkar. - Kartläggning av teknik & pedagogik. - Utformmningsdiskussion med utvärderare - Sammanställning av insamlat material. - Ta in prisuppgifter. - Utforma förslag med grov kalkylering. - Skriv Förstudierapport. - Etablera projektet och tillsätt medlemmar med rätt kompetens i styr- och projektledningsgrupp. - Löpande styrgruppsmöten. - Löpande arbete i projektgrupp. - Löpande möten referens- och arbetsgrupp (I). - Löpande verksamhets och budgetuppföljning. - Kartläggning av relevanta angränsande projekt för möjligt samarbete. - Genomföra studiebesök hos relevanta aktörer. - Genomföra workshops där bland annat referensgrupper och nya identifierade aktörer medverkar. Syfte att specificera modellen. - Bilda arbetsgrupper. (som passar till WBS) - Revidera modellen. - Revidera riskanalys. - Precisera nyttomål och resultat. - Upprätta WBS. (work breakdown structure) - Upprätta Kravspecifikation. - Ta in upphandlingsunderlag. - Ta in offerter. - Planera genomförande. - Uppdragsspecifikation till uppföljning. - Löpande styrgruppsmöten - Löpande arbete i projektgrupp - Löpande möten referens- och arbetsgrupp (I) - Löpande verksamhets och budgetuppföljning. Extra fokus på tid, kostnad och risk. - Ett antal arbetsseminarier för att följa upp arbetsgruppernas arbete. - Beställning och upphandling Kravspecifikation Ta fram WBS Uppnått: Samhällsinformationsmodell

10 2.2 Testning Utbildning Spridning 2.3 Projektavslutning och utvärdering Ge förutsättningar för användandet av modellen. Följa upp projektarbetet gentemot målen. Utvärdera nyttan av projektet. - Överenskommelse av mottagare av modell. - Skriv avtal om tillämpning av modell. - Testa modell. - Utföra utvärdering av modellen genom enkät/intervju. - Rätta till ev. brister. - Utbildningsdag av introduktionshandläggare/introduktionssekreter are. - Informationsseminarium om modellen för berörda aktörer. - Genomföra utredning regional resurs - Avslutningsseminarium deltagande i projektet. - Sammanställning av material - Ta in statistikunderlag. - Extern utvärdering - Genomföra enkäter och intervjuer - Ta del av projektets material Utbildningsdag och Informationsseminarium Slutrapport Utvärdering - rapport Realiserbarhet av aktivitetsplan och tidsplan Beroende på att vi inte vet med säkerhet hur modellverktyget kommer att se ut är tidsaspekten mycket svår att säkerställa. Vi har undersökt tidsaspekten för tänkbara modeller tillsammans med experter på området, och gjort en bedömning utifrån detta. Möjliga alternativa produkter i modellen är bland annat en webbaserad lösning, testmoduler, handbok, utbildnings- och föreläsningspaket. Revidering Mot bakgrund av att projektet kräver en genomgången förstudie och projektering för att kunna konkretisera vad modellverktyget ska innehålla kommer aktivitets- och tid- och finansplan som nämndes ovan vara svåra att säkerställa. Mycket tid har lagts ner för att ändå kunna göra en trolig och rimlig bedömning av framförallt tid- och finansplan. Projektet har i samtal med Flyktingfondens kontaktpersoner diskuterat frågan, och funnit en lösning med två etapper som ett bra alternativ. I slutskedet av etapp två kommer modellverktyget kunna konkretiseras. Mål, aktivitets-, tids- och finansplaner kommer att kunna specificeras ytterligare. Vid behov genomförs revideringar av projektplanen och anpassas utifrån vilket modellverktyg förstudie och förprojektering pekat på. Den reviderade projektplanen lämnas in till Flyktingfonden. 6. Metod och arbetssätt Valda strategier, metoder och arbetssätt. Insamlande av material Eftersom mycket material om kommuners och andra verksamheters arbete med samhällsinformation finns dokumenterat, är det viktigt att ta tillvara på redan befintlig information och kunskap, genom inhämtande av material och genom studiebesök. Detta av främst två skäl. Det första är av tid- och resursskäl det andra av att skapa en bred kunskap av området så att hjulet inte uppfinns igen.

11 Enkäter Enkäter är ett sätt att samla in relativt mycket information. Få fram ett statistiskt underlag samt att snabbt få en översikt av viljeriktningen. Intervjuer För att få en modell som i detalj fungerar på ett bra sätt och där introduktionsprogrammets deltagare får ta del av en samhällsinformationsmodell som är anpassad till individen krävs mer fördjupande intervjuer. Intervjuer kan ge förklaringar på frågor som uppkommer ur material och enkäter. Intervjuer kan ske både individuellt och i fokusgrupper. Komparativ metod Genom att arbeta med en komparativ metod i förstudien kan man utläsa fördelar och nackdelar med nuvarande olika typer av samhällsinformation. Tvärvetenskaplig metod Samhällsinformation är ett vitt begrepp. Kunskap från flera vetenskaper krävs för att sammanställa en bra modell. Exempelvis samhällsvetenskap, hälsovetenskap och pedagogik. Metod för samverkan med projektpartner Många olika representanter och aktörer kommer att medverka i projektet. Det är viktigt med en tydlig samverkansmodell och att projektledaren tar ett stort ansvar för styrningen av samverkan mellan olika aktörer. Andra angränsande projekt kommer att kontaktas för att undersöka möjligheterna till samarbete. Metoderna är valda utifrån det antal representanter och den mångfald av representanter som kommer att medverka i utvecklingen av samhällsinformationsmodellen. Workshoptillfällen Referensgruppernas ståndpunkter kommer att tas tillvara och utvecklas i förstudien och förprojekteringen. Detta kommer att ske under workshoptillfällen. Beroende på referensgrupp kan workshoptillfället variera något men tanken är att tillfället ska bygga på en open spacemodell eller liknande. Arbetsgrupper Under framtagandet av projektmodellen ska mindre arbetsgrupper skapas med deltagare från olika referensgrupper och aktörer. Rekommenderat leds varje arbetsgrupp av en representant från referensgrupp I. Inköp av tjänster Projektet kommer till stor del köpa in tjänster, bland annat för webproduktion, materialframställning, lättläst- och tillgänglighetsfunktion, samt andra relevanta tjänster för framtagande av ett pedagogiskt och ändamålsenligt material anpassat för målgruppen. Projektet bedömer att det är nödvändigt att expertkompetens tas in för dess uppdrag, för att uppfylla målet med projektet. Projektet har initierats bland annat för att skapa ett enhetligt och kvalitetssäkrat material för den nyanlände, och för att uppnå detta bör bästa kompetens på området anlitas. Utvecklingsaspekter och innovativa inslag Projektets utvecklingsaspekt ligger i att titta på ett vidare spektrum än hur kommuner i Sverige arbetar med samhällsinformation i introduktionen. En viktig del av projektet som ligger i tiden, är att olika myndigheter och

12 verksamheter ska ta ansvar för sitt ämnesområde i samhällsinformationen. Det innovativa och som inte existerat tidigare är att projektet ska samarbeta länsövergripande med frågan om samhällsinformation. Projektet ska överskrida både geografiska gränser, myndighetsgränser och tvärvetenskapliga gränser för att finna en innovativ modell för samhällsinformation. 7. Målgrupp och projektdeltagare Det går att urskilja fyra stora målgrupper som påverkas av projektet. 1. Introduktionsprogrammets deltagare Påverkas genom att han eller hon erbjuds en sammanhållen samhällsinformation efter sitt behov oberoende av kommun eller aktör. Ska även få ett verktyg att finna information på egen hand. 2. Kommunen och introduktionshandläggarna/flyktingsekreterarna Påverkas genom att introduktionshandläggarna/flyktingsekreterarna kan komplettera SFI/praktik med flera med en bra insats inom kvalitetssäkrad samhällsinformation. 3. Aktörer som kommer i kontakt och vill nå ut med information till målgruppen Påverkas genom att olika aktörer når ut med information till en målgrupp som annars är svår att nå samtidigt som man lär sig om målgruppen. 4. Samhällets medborgare Påverkas genom att samhället får medborgare med en förståelse och känner en gemenskap för samhället han eller hon lever i. Primär och slutgiltig målgrupp Målgrupp 1 och 2 är projektets primära målgrupp. Samhällsinformationsmodellen ska i första hand rikta sig till dessa två grupper. Samhällsinformationsmodellens avsikt är att vara ett verktyg för introduktionshandläggarna/flyktingsekreterarna att säkerställa att introduktionsprogrammets deltagare uppnår den samhällsinformation han eller hon behöver. På sikt ska även målgrupp 2 och 3 kunna påverkas av projektets resultat. Olika aktörer i Stockholm läns ska, om projektet fortlöper som planerat, snabbt påverkas av projektets genomförande. Samhället som den långsiktiga och slutgiltiga målgruppen är kanske den viktigaste målgruppen. Det ska dock understrykas att det är många andra faktorer som påverkar hur väl man lyckas nå denna målgrupp. Deltagande i projektets aktiviteter och genomförande Under projektets gång kommer representanter från Introduktionsenheterna i Stockholms län vara centrala. På Introduktionsenheterna finns kunskapen om Introduktionsprogrammets deltagare och verksamhetens behov, samt förutsättningar till samverkan för att genomföra projektet. Det är viktigt att samtliga målgrupper får komma till tals i förstudien och under projektets gång, för att säkerställa att målgruppernas behov tillgodoses för bästa resultat. Introduktionsdeltagaren är den som bäst vet vilket behov han eller hon har. Det är även av vikt att även bjuda in andra aktörer inom och utanför kommunerna för en dialog. I kommunerna finns bland annat

13 vuxenutbildning, medborgarkontor och samhällsvägledare med olika kompetenser. Utanför kommunens verksamhet återfinns olika myndigheter och verksamheter som till exempel Migrationsverket, Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Skatteverket, Landstinget, Näringsliv, Universitet och högskolor, Studieförbund och NGO:s etc. Att finna lämpliga samverkansparter/projektdeltagare är en viktig del av förstudien. Eftersom samhället omfattar många aktörer kommer dessa att bjudas in i ett initialt skede för att få en övergripande kunskap om verksamhet som pågår på olika håll. Några aktörer kommer att falla bort eftersom de inte påverkas av projektet i någon högre utsträckning. Några aktörer kommer tillkomma när vikten av dessa uppmärksammas i förstudien eller förprojekteringen. 8. Organisation Organisationen av projektet består av en styrgrupp, en projektledare med stöd av en administrativ ledningsgrupp, samt arbets- och referensgrupper. Eventuellt tillfälligt personalstöd (projektassistent) samt expertkonsulter kommer att tas in vid behov, och då ingå i den administrativa ledningsgruppen. Projektägare och projektgrupp Botkyrka kommun är projektägare och står som mottagare och kommer administrera projektmedlen. Botkyrka kommun har arbetsgivaransvaret för personal som anställs i projektet, och beslutar i övergripande ekonomiska frågor. Projektledarens huvudansvar är att: Leda projektarbetet. Verksamhetsansvar för planering och uppföljning. Ansvar för projektbudget och kostnadsuppföljning. Rapportera till styrgruppen och redovisa slutrapport. Projektledningsgruppens huvudsakliga ansvar är: Bidra med underlag för verksamhetsplanering och uppföljning på respektive kunskapsområde. (Information och ekonomistöd) Utförande av framtagandet av projektmodell, utbildning och spridning av projektet. (Expertkonsulter och tillfälligt personalstöd) Representanter i projektledningsgruppen Projektledare: Lisa Alm Ekonomisk uppföljning: Tove Bodin, Kvalitetsansvarig, UA Botkyrka kommun Informationsstöd: Nils Blume, UA Botkyrka kommun Fakturahantering: Eva Wallström, Intendent, UA Botkyrka kommun Projektassistent: Cecilia Gustafsson Antal representanter i projektgruppen kan komma att påverkas beroende på eventuell tillfälligt personalstöd samt expertkonsulter. Behovet av vilket kompetensbehov kommer att undersökas under förstudie och projekteringsperioden. Informationsstödet Nils Blume har i sin nuvarande tjänst i uppdrag att stötta olika projekt som drivs av kommunen. Han kommer därför inte erhålla någon lön från projektet. Styrgrupp Projektets styrgrupp har till främsta ansvar att:

14 Starta och avsluta projektet. Sätta projektets ramar. Genomföra projektrevision. Representanter i styrgruppen Projektledare: Lisa Alm Projektägare/Resursägare: Botkyrka kommun Introduktionsenhet, Leif Sejnered Projektpartner: Kommunförbundet Stockholms län, Karin Wahlgren Projektpartner: Länsstyrelsen Stockholms län, Christian Foster Projektpartner: HSN-förvaltningen SLL, Marcela Bravo Landström Projektpartner: Migrationsverket, Patrick Gill Projektpartner: Vuxenutbildningsregionen Stockholms län, Hugo Johansson Referensgrupp Delta i kallade möten och diskussionsforum som referens, kunskap och idestöd. Referensgrupp och arbetsgrupp I Frivilliga kommuner i Stockholms län som har anmält ett intresse för projektet och vill delta i projektets utveckling. Denna grupp har även tagit på sig ansvaret att genomföra mindra arbetsuppgifter. Främst inom förberedande och genomförande av diskussionsforum och informationsamling. Utförande av testning. Botkyrka kommun, Yakub Baysal Haninge kommun, Kerstin Nygren Huddinge kommun, Åsa Svensson Huddinge kommun, Felipe Ramirez Hässelby-Vällingby SDF, Christina Lillefors Nacka kommun, Debbie Nujen Nacka kommun, Birgitta Beijer Projekt Salaam, Maija Niittymäki Jobbtorg Farsta, Brita Rönnqvist Sollentuna kommun, Lotta Dahlerus Stockholms kommun, Carin Larsson Södertälje kommun, Margareta Forselius Värmdö Kommun, Nedhal Pirababi Årsta-Enskede-Vantör sdf, Samir Benjaro Referensgrupp II Målet är att även bjuda in andra aktörer inom och utanför kommunerna för en dialog. I kommunerna finns bland annat vuxenutbildning, medborgarkontor och samhällsvägledare med olika kompetenser. Utanför kommunens verksamhet återfinns olika myndigheter och verksamheter som till exempel Migrationsverket, Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Skatteverket, Landstinget, Näringsliv, Universitet och högskolor, Studieförbund och NGO:s. Referensgrupp III Målet är att samla fokusgrupper av flyktingar och nyanlända invandrare med olika förkunskap och behov av samhällsinformation för en dialog.

15 Finansiär Botkyrka kommun kommer själv att finansiera projektet genom ansökta medel från Länsstyrelsen av Migrationsverkets 26 medel (Förordning 1990:927). För projektet snabbt ska kunna komma igång finansieras delar av projektet med stöd av statliga 26 medel från Migrationsverket. Migrationsverket har godkänt att Stockholms län använder de statliga medlen för flyktingmottagande med mera i enlighet med de gemensamma utgångspunkter som antagits av Samverkansgruppen i Stockholms län. Medlen ska användas för att pröva idéer som inte finansieras i ordinarie verksamhet. Flera kommuner och andra aktörer ska medverka i projektet, och en kommun ska vara projektägare. Länsstyrelsen beslutar om medlen efter samråd med KSL och de fem kommundirektörer som deltar i Samrådsgruppen. Kompetensbehov I styrgruppen medverkar aktörer med en kunskap och kontakter inom regionen. Som stöd för projektledaren har en informatör och ekonomistöd tagits in för att kunna bidra med kunskap och vägledning på området. De olika aktörer i samhället bidrar med sin kompetens genom medverkan i referensgrupper och vid behov arbetsgrupper. För utförande av samhällsinformationsmodellen kommer de kompetenser som behövs för att producera modellen att tas in som konsulter i projektet. På detta sätt säkerställs kompetensbehovet av expertis på modellens olika delar. En viktig del i förprojekteringen är att djupare utreda vilket kompetensbehov som projektet har. 9. Riskanalys I förprojekteringen etapp 1 kommer en reviderad riskanalys att genomföras. Där en åtgärdslista (handlingsplan) upprättas med åtgärd, ansvarig och datum då åtgärd ska vara klart. Risk: Förstudie pekar åt modell som ej är genomförbar eller ej har stöd Konsekvenser vid risk Förstudien påvisar något som tyder på att en gemensam modell inte är genomförbar så att projektet ej kan utföras som planerat. Förebyggande åtgärder Uppdelning av projektet i två etapper. Etapp ett ska ta fram en modell och undersöka att den är realiserbar. Efter etapp ett ska även ett antal av Stockholm läns kommuner stå bakom modellen för att försäkra att intresse finns för genomförande. Åtgärd då risk inträffar Förstudien ska ge ett sådant brett underlag att alternativ modell som är genomförbar och har stöd ska kunna tas fram. Risk: Avsaknad av mottagare av projektet Konsekvenser vid risk Projektmodellen kan inte implementeras i nuvarande linjeorganisation.

16 Förebyggande åtgärder Förstudie och förprojektering ska titta närmare på lämpliga alternativa mottagare av modellen beroende av typ av modell. Åtgärd då risk inträffar I styrgruppen sitter personer med kontakter och ska kunna hjälpa till med att hitta en lämplig lösning av mottagare. Risk: Missbedömd tidsplan Konsekvenser vid risk Modellen blir försenad alternativt blir inte klar för användning. Förebyggande åtgärder På de regelbundna uppföljningarna med projektledare och styrgrupp följs alltid tidsplan upp. Om tidsplan inte följs ska orsak till detta kunna anges och vilka åtgärder som kommer behöva göras för att hamna i rätt fas. Detta ska följas upp på nästa möte. En personalresurs finns planerad som ska sättas in i de perioder med hög resursbelastning för att avlasta projektledaren. Åtgärd då risk inträffar Stämma av med styrgrupp och upprätta åtgärdslista. Se över och genomföra eventuell omplanering av aktiviteter. Se över om aktiviteter kan förändras, förkortas eller förlängas. Sätta in extraresurser då omplanering av etapper och aktiviteter ej är tillräckligt. Risk: Missbedömd budget Konsekvenser vid risk Modellen blir försenad alternativt blir inte klar för användning. Förebyggande åtgärder Ett ekonomistöd har knutits till projektet för att underlätta kontrollen och uppföljning av ekonomi. Projektet är uppdelat i två etapper. Under den första etappen ska en djupare analys och planering av projektet genomföras. En reviderad ansökan ska lämnas in till flyktingfonden för att minimera att budgeten blir felkalkylerad. På de regelbundna uppföljningarna med projektledare och styrgrupp följs alltid ekonomiplan upp. Om tidsplan inte följs ska orsak till detta kunna anges och vilka åtgärder som kommer att genomföras för att hamna i rätt fas. Detta ska följas upp på nästa möte. Åtgärd då risk inträffar Stämma av med styrgrupp och upprätta åtgärdslista. Se över olika aktiviteters kostnader för att hålla budget. Om projektet i övrigt fortskrider som planerat och att det finns ett stort intresse i att projektet blir klart ska möjligheter till extra ekonomiskt stöd från någon av alla aktörer som är inblandade i projektet ses över. Risk: Ansökan om medel för etapp två beviljas ej Botkyrka kommun kommer att finansiera projektet med medel som ansökts från Länsstyrelsen av Migrationsverkets 26 medel (Förordning 1990:927). Medlen kan enbart sökas årsvis.

17 Konsekvenser vid risk Projektet kan försenas eller omöjliggöra genomförande. Ses som den allvarligaste risken. Risken anses dock som låg då projektet har stöd hos samverkansgruppen. Förebyggande åtgärder Projektet är uppdelat i två etapper. Medel för den första etappen kommer att finnas klara innan projektet påbörjas. Under första ska en förstudie och projektering av projektet genomföras. Medel för etapp två ska inkomma innan genomförandet startar. På så sätt riskeras inga budgetmedel att gå förlorade. Åtgärd då risk inträffar Styrgruppsmöte måste genast hållas och se över alternativa åtgärder. Skulle ett scenario uppkomma där finansiering inte kan lösas på annat sätt får finansmedlen för etapp två lämnas tillbaka till flyktingfonden. Risk: Nyckelperson slutar Konsekvenser vid risk Avbrott i projektet som riskerar tidsplan, budget påverkar projektets ansikte utåt. Förebyggande åtgärder Regelbundna möten samt en god kommunikation inom och mellan arbetsgrupp och styrgrupp. Information skall ges enligt checklista och arbetats gång dokumenteras. Samtliga möten dokumenteras med protokoll. Projektledaren och Botkyrkas kommuns representant i styrgrupp ska ha ett nära samarbete. Detta ska minimera att all information är samlad hos en projektledaren. Alla deltagare i projektet ska om möjligt utse ersättare. Förtydliga vikten av att kunna medverka under hela projektet till alla aktörer som deltar i projektet. Åtgärd då risk inträffar Styrgruppsmöte skall genast sammankallas för att vidta åtgärder. En noggrann överlämning ska ske både muntligt och skriftligt. Risk: Ändrade framtida förutsättningar Effektivare insatser och incitament för snabbare arbetsmarknadsetablering för nyanlända flyktingar m fl (Dir 2007:52). Utredningen ska vara klar 2 juni Konsekvenser vid risk Ändrade framtida förutsättningar kan minska möjligheten att hitta mottagare till projektet. Kommande och myndigheters roller kan förändras gentemot sitt nuvarande uppdrag och kan ej stå fast vid sitt åtagande. Förebyggande åtgärder I förstudie och förprojektering ska en omvärldsanalys genomföras. Under projektets gång ska man vara uppmärksam på händelser inom området som kan påverka projektet. Åtgärd då risk inträffar Trots förändringar inom introduktionsområdet kommer behovet av samhällsinformation att bestå. En kompletterande studie behöver göras hur projektet anpassar sig till förändringar.

18 10. Uppföljning och utvärdering Dokumentation av genomförande och resultat Förstudien redovisas genom en förstudierapport som ska överlämnas till Länsstyrelsen. I slutfasen av projektets genomförande ska projektet följas upp och slutrapport skrivas. Utvärdering ska genomföras. Verksamhet och ekonomiuppföljning Ekonomistöd från Botkyrka kommun är knuten till projektet och arbetar i nära samarbete med projektledaren. Regelbundna ekonomiuppföljningar sker. Regelbunden muntlig och skriftlig avrapportering från projektledare till styrgrupp. Kvalitetssäkrad uppföljning enligt checklista ska ske av både verksamhet och ekonomi på styrgruppsmöte. Stygruppen har ett ansvar att vara väl insatt i projektet för att stötta och sätta krav på projektledaren. Mätning Mätning kommer att ske genom enkäter och intervjuer. På grund av att modellen kommer att vara vara ny och att kommunerna använt sig av olika modeller tidigare är det svårt att samla in jämförelsebar data över tid. Med bakgrund till detta har projektet valt ovanstående metod för mätning. Se mer under kapitel 4: Indikatorer Utvärdering En extern utvärderare kommer att utvärdera projektet i dess slutfas. Kontakt har tagits med FOU Södertörn för genomförande av utvärdering och diskussioner kring metoder har hållits. Uppföljningen kommer att ske i form av enkäter och intervjuer. Delar ur resultatet ska kunna jämföras med de enkäter och intervjuer som genomförts under projektets första etapp. Rådgivning och stöttning kommer att ske av utvärderare i den första etappen så att uppföljningen kan genomföras på ett korrekt sätt. 11. Erfarenheter och resultatspridning Implementering i ordinarie verksamhet I projektet ingår avsatt tid för information och utbildning av aktörer som berörs av modellen. Projektet ska i projekteringen ta hänsyn till kostnad kring uppdatering och underhåll av modellen. Förlag på mottagare av projektet samt hur modellen ska fungera i ordinarie verksamhet ska ingå i projektets första etapp. Projektet visar tydligt att syftet är att implementera modellen i ordinarie verksamhet då det förväntade resultatet bygger på det antal kommuner som implementerar modellen. Spridning av projektresultat och erfarenheter Projektet är väl förankrat i Stockholms län och intresset är stort. Detta ligger till grund för en bred spridning av projektet. Projektet kommer att följas i Introduktionsenheternas länsövergripande nätverksgrupp. Projektet har som avsikt att samarbeta med Länsstyrelsens projekt Regional samverkan för en sammanhållen kedja från asyl till integration Länsstyrelsens projekt har bland annat till uppgift att samordna och stötta

19 olika projekt samt sprida resultatet och dra nytta av de bra erfarenheter som uppkommer i olika projekt. Genom att ta hjälp av och nyttja många olika aktörers kompetenser byggs ett nätverk upp som samtliga kommer få ta del av projektresultatet. Även resultatet från uppföljningen ska finnas tillgängligt. Projektets goda förankring och kontakter med olika projekt och aktörer gör att projektets webbsida kommer att länkas från andra webbsidor. Ett större informationsseminarium är planerat i slutfasen av projektet i syfte att informera om samhällsinformationsmodellen. I samband med detta kommer även spridning av projektresultat och erfarenheter ske. Synliggjord medfinansiering från EU EU-logotyp och förtydligande om den Europeiska flyktingfonden som medfinansiär kommer att finnas på det tryckta material som tas fram. I samband med workshops, utbildningsdagar och möten med olika aktörer kommer projektet tydligt presenteras med Europeiska flyktingfonden som medfinansiär.