DELREGIONAL FÖRVALTNINGSORGANISATION Rutin och IT-tjänst för samordnad vårdplanering inom Vårdsamverkan Skaraborgs område fr.o.m. 2011-01-01 1
Innehållsförteckning Inledning..3 Delregional förvaltningsorganisation i Skaraborg 3 Förkortningar 3 Bakgrund.3 Omfattning 3 Organisation 4 Organisationsschema central förvaltning VG...4 Organisationsskiss Central förvaltning VG.4 Organisationsschema Delregional förvaltning...5 Organisationsskiss Delregional förvaltning.5 Uppdrag Styrgrupp delregional förvaltning..6 Uppdrag den delregionala Styrgruppens arbetsutskott.6 Uppdrag delregional förvaltare.6 Funktionsbeskrivning superkontaktombud...7 Funktionsbeskrivning kontaktombud...7 Systemadministration.8 Testgrupp.8 Support.8 Information..8 2
Inledning Delregional förvaltningsorganisation i Skaraborg Det centrala projektet i VG för SVPL rutin och IT-tjänst övergick i förvaltningsorganisation 2010-04-01. Det lokala SVPL projektet i Skaraborg samma tidsplan. Från och med 2011-01-01 ändras förvaltningsorganisationen för SVPL Skaraborg. Förkortningar I dokumentet används förkortningen VGR för Västra Götalandsregionen, VG används för Västra Götaland där kommunerna, privata vårdgivare samt Västra Götalandsregionen ingår. Vård och omsorgsbegreppet används i dokumentet för att tydliggöra både det kommunala omsorgsperspektivet och den vård och omvårdnad som sker i den privata och offentliga vården i den samordnade vårdplaneringen. Bakgrund Den centrala förvaltningsorganisationen för Samordnad Vårdplanering i Västra Götaland är ännu ej fastställd. Dokument som ligger till grund för den lokala förvaltningsorganisationen är: Utkast till Förvaltningsdirektiv Förvaltning av rutin och IT-tjänst för SVPL, 2009-10-29. Brev från det regionala projektets ordförande Förvaltning av KLARA SVPL, 2009-10-28 Omfattning Förvaltning sker både på central och delregional nivå. Den centrala förvaltningen skall stödja och styra det delregionala arbetet. Den delregionala förvaltningen skall tillsammans med superkontaktombud och kontaktombud arbeta för att erforderlig utveckling genomförs och kvalitetssäkras. Den delregionala förvaltningen ansvarar också för spridning av information om nya rutiner, tidplaner med mera. För samordningen av det delregionala förvaltningsarbetet ansvarar Vårdsamverkan Skaraborg genom Vårdplaneringsgruppen (styrgrupp). Varje verksamhetschef ansvarar för att tagna beslut efterlevs. 3
Organisation Organisationsschema central förvaltning VG Organisationsschema över förvaltningsorganisationen i VG: Styrgrupp, leverantörer adjungeras vid behov Förvaltningsledare/Funktionskoordinator Referensgrupp IT-tjänst. Referensgrupp Infospecifikation. Referensgrupp tillämpningsanvisningar Referensgrupp rutin Referensgrupp dokumentation/utbildning Kontaktperson på VGR-IT (applikations specialist ) Styrgruppen skall vara sammansatt av personer som representerar samtliga parter, sjukhusvård, primärvård, kommunerna, privata vårdgivare samt leverantörer. Organisationsskiss Regional förvaltning 4
Organisationsschema Delregional förvaltning i Skaraborg Vårdsamverkan Skaraborg Delregional styrgrupp (Vårdplaneringsgruppen) Ordf. samt 3 representanter från varje part. En från varje part är delregional förvaltare och ingår i arbetsutskott Arbetsutskott Delregionala förvaltare (kommun, primärvård, sjukhus) samt ytterligare en från varje part ur vårdplaneringsgruppen Superkontaktombud Högst 40 personer i Skaraborg, fördelat på de tre parterna. Se funktionsbeskrivning Kontaktombud Ett antal personer utsedda av de tre parterna. Se funktionsbeskrivning Organisationsskiss Vårdsamverkan Skaraborg Styrgrupp Vårdplaneringsgrupp Arbetsutskott Superkontaktombud Kontaktombud 5
Uppdrag Styrgrupp delregional förvaltning Styrgruppen hanterar förvaltningen av KLARA SVPL och har mandat att inom sig utse representant till regional styrgrupp. Utse representanter ur Vårdplaneringsgruppen till SAMSA och andra arbetsgrupper/utvecklingsgrupper Bidra till utveckling av KLARA SVPL, den gemensamma rutinen för samordnad vårdplanering och VG informationsspecifikation genom att föra Skaraborgs synpunkter till centrala förvaltningen. Delta i dialog gällande fortsatta leveranser av KLARA SVPL. Årligen förlänga och uppdatera den delregionala förvaltningsplanen. Arbeta för önskade integrationer med KLARA SVPL. Antal möten beräknas till 2-3 per termin Uppdrag delregionala styrgruppens Arbetsutskott Arbeta praktiskt med lösningar utifrån styrgruppens uppdrag Stödja förvaltarna genom att delta i informationsspridning för respektive förvaltning. Rådgivande gällande KLARA SVPL och rutinen. Delta i utvecklings- och integrationsarbete Administrationsbehörighet nivå 2 (förvaltare nivå 3) Sammankalla och leda viss utbildning/information 1-2 gånger/år Uppdrag delregional förvaltare Samordnande funktion inom sin organisation Sammankalla och vara ordförande i arbetsutskottet (alternera 1 år i taget) Sammankalla och leda utbildningar/informationsmöten med superkontaktombuden Genomföra testningar vid uppdateringar av KLARA Delta i delregionala styrgruppens möten Ansvara för att information om rutinerna för SVPL och uppdateringar av KLARA SVPL sänds ut enligt kommunikationsplanen Vara rådgivande till superkontaktombud i linjeorganisationerna Bevaka att superkontaktombud och kontaktombud ersätts då någon slutar sitt uppdrag. Administrationsbehörighet nivå 3. Arbeta med utveckling av rapporter och statistik i KLARA SVPL. Bidra till utveckling av KLARA SVPL och den gemensamma rutinen för samordnad vårdplanering. 6
Funktionsbeskrivning för Superkontaktombud Att ha kunskap om den gemensamma rutinen som ligger till grund för samordnad vårdplanering och registrering i KLARA SVPL. Att hålla sig uppdaterad om förändringar i den gemensamma rutinen och KLARA SVPL. Vara ett närstöd för kontaktombuden i det egna området i första hand och vid behov på övriga områden. Administrationsbehörighet nivå 2. Se sysadm användarhandbok Behörighet att ta fram rapporter. Behörighet att felanmäla ärenden till VGR-IT och få support om gemensam rutin och KLARA SVPL. Vara kanalen mellan kontaktombud och VGR-IT vid felanmälan och supportärenden. Handleda kontaktombud att bli självständiga i hantering av samordnad vårdplanering. Identifiera utbildningsbehov för KLARA SVPL och i den gemensamma rutinen för samordnad vårdplanering. Verka som informationskanal mellan förvaltningsorganisationen och det egna området t ex. vid förändringar i KLARA SVPL. Att ansvara för att områdets kontaktombud får tillgång och utbildning i KLARA SVPL och den gemensamma rutinen. Att medverka på förekommande möten gällande SVPL och ansvara för informationsspridning till och från dessa. Att medverka i strukturerat förbättringsarbete t.ex. i processgrupper gällande SVPL. Funktionsbeskrivning för kontaktombud Att ha kunskap om den gemensamma rutinen som ligger till grund för samordnad vårdplanering och registrering i KLARA SVPL. Att hålla sig uppdaterad om förändringar i den gemensamma rutinen och KLARA SVPL. Att vara ett närstöd för användarna på egna enheten i första hand och vid behov på övriga enheter. o Administrationsbehörighet Nivå 1 (lösenordsbyte) o Handleda kollegor att bli självständiga i hanteringen av samordnad vårdplanering. o Ιdentifiera utbildningsbehov för KLARA SVPL och i den gemensamma rutinen för samordnad vårdplanering. o Fungera som informationskanal mellan förvaltningsorganisationen och den egna enheten t ex. vid förändringar i KLARA SVPL. o Administratör för lösenordsbyte Att tillsammans med enhetschef ansvara för att aktuell personal får tillgång till inloggningsid och lösenord, samt introduktion i KLARA SVPL och den gemensamma rutinen. Att medverka på förekommande möten gällande SVPL och ansvara för informationsspridning till och från dessa. 7
Systemadministration Beställning av uppläggning av nya användare eller andra förändringar sker genom anmälan till VGR-IT på särskild blankett. Administratör nivå 3 ingår i de delregionala förvaltarnas uppdrag. Administratör nivå 2 ingår i superkontaktombudens uppdrag. Administratör nivå 1 ingår i kontaktombudens uppdrag. Testgrupp Inför nya versioner och uppgraderingar av KLARA SVPL ska test genomföras. De delregionala förvaltarna utgör testgrupp. Support Avtal mellan centrala projektet/förvaltningen reglerar antal personer som får ringa supporten på VGR IT. För Skaraborgs del omfattar det 40 personer. Listor över dessa personer finns hos delregionala förvaltare, superkontaktombud, kontaktombud samt VGR IT support. Felanmälan Sker genom mail till VGR-IT genom särskild instruktion. support.vgrit@vgregion.se Information Förvaltarna ansvarar för att information sänds till styrgrupp, superkontaktombud, kontaktombud, medicinskt ansvariga sjuksköterskor, PV vårdutvecklare, sjukhusets enhetschefer. Kommunikationsflödet i övrigt beskrives i respektive funktionsbeskrivning. 8