Verksamhetsberättelse EKONOMISEKTIONEN
2(9) 1. Verksamhetsöversikt Ekonomisektionen utgör kommunens samlade enhet för ekonomiadministration. Huvuduppgiften för sektionen är att ge förvaltningen och den politiska organisationen stöd, samt att styra och samordna alla ekonomiadministrativa processer, såsom till exempelvis budget, årsbokslut, uppföljning och prognoser för förvaltningen. Kommunallagen, kommunala redovisningslagen, förvaltningslagen, arbetsrättlig lagstiftning, offentlighetsprincipen, lagen om offentlig upphandling och flera andra speciallagar ger tillsammans med lokala policydokument ramar för verksamheten och hanteringen av frågor/funktioner. Sektionen ansvarar för kommunens ekonomidatasystem Agresso (används av förvaltningen samt ett av bolagen) och arbetar med löpande frågor, support, utbildning samt naturligtvis utvecklingsfrågor för att hitta effektivare arbetssätt för organisationen. Vårt rapporteringsverktyg Web-Agresso finns tillgängligt för alla med tillgång till vårt intranät Kommunens borgensåtaganden hanteras inom sektionen. Ekonomisektionens arbete förutsätter en kontinuerlig dialog med kärnverksamheterna om prioritering och användning av resurser och kompetenser för bästa möjliga resursutnyttjande. Inom ekonomisektionen ligger också det operativa (och till stor del strategiska) ansvaret för kommunkoncernens: Finansfunktion med bank- och kreditmarknadsrelationer Förvaltning av donationsmedel Samordning och sekreterarskap i bolagsgruppen, som är kommunkoncernens samarbetsform på tjänstemannaplanet
3(9) 2. Medborgare/intern kund Ekonomisektionen har främst interna kunder förvaltningen och de kommunala bolagen. Externa kunder är främst kopplade till kommunens olika tjänster och dess fakturering. Följande prioriteringsordning har gällt under. Prioritet 1: Externa brukare, KF/KS, ekonomiberedningen, förvaltningsledning och förvaltningens sektorer. Prioritet 2: Förvaltningens enheter. Prioritet 3: Övrig politisk organisation (beredningar, nämnder, delegationer) och bolag/stiftelse. Sektionens fokus och prioritering i planen var stödet till förvaltningen, arbetet med arbetsprocesserna, uppgradering av ekonomidatasystemet Agresso samt finansfrågor. Följande frågor var aktuella inom finansområdet. Upphandling av transaktionsbank för kommunkoncernen Koncernens finansiering (upplåningsbehovet under är 150 Mkr och den låneskuld vi förvaltar uppgår till över 500 Mkr). Pensionsskulden Sektionen kommer att vara personalmässigt försvagat inom flera områden. Detta i ett läge med svag budget och därmed ökat behov av uppföljning, analys och kontroll. Flera arbetsområden kommer att påverkas, antingen genom att ambitionsnivån sänks eller att arbetsuppgiften skjuts på framtiden eller helt enkelt stryks. Utvecklingsfrågorna blir satta på undantag. Sektionens organisatoriska tillhörighet har under året förändrats och sektionen är från halvårsskiftet en av tre sektioner som är kopplade till kommunchefen. Samtidigt förändrades uppdraget och fokus har flyttats från stöd till styrning och uppföljning. Detta har inneburit att processen med att ta fram tjänsteerbjudande har prioriterats ner och istället blivit ett underlag för vårt interna arbete Sektionen har prioritera arbetet med den ekonomiska situationen och att vara ett expertstöd till förvaltningen och politiken i ekonomiska frågor och i den ekonomiska styrningen. En bankupphandling har genomförts och en betydande upplåning till koncernen har gjorts. En krävande arbetsuppgift inom sektorn vård och omsorg har varit att införa kundval för brukarna inom hemtjänsten. Ekonomisektionen har deltagit i projektgruppen och hela budgetsystemet har lagts om. Flera sektorer har under året förändrat sina organisationer. Det påverkar ekonomisektionens arbete och mycket tid får läggas på till exempel förändrade kodplaner, budgetomfördelningar, nya rapporter och förändringar i ekonomidatasystem mm. Sektionen påpekade att en viktig förutsättning för ekonomisektionens arbetssituation är att tidsplaner/arbetsprocesser för budget, delårsrapporter och bokslut läggs på ett sådant sätt att de inte infaller vid samma tidpunkter, vilket fallet var under 2007. Tyvärr har det visat sig att så blev fallet även under och det har inneburit en stor arbetsbelastning. Samtidigt har sektionen varit försvagad inom redovisning, sektor skola, Arbetsliv och stöd, samt FM-service. Detta i ett läge med svag budget och därmed ökat behov av uppföljning, analys
4(9) och kontroll. Sektionen har inte kunnat ge stöd till sektorer och politik lika många timmar/i samma utsträckning som tidigare. Följande arbetsuppgifter har också påverkats, antingen genom att ambitionsnivån sänks eller att arbetsuppgiften skjuts på framtiden eller helt enkelt stryks Koncernredovisningen med sammanställningar och avstämningar mm framförallt i samband med tertialrapporterna Anläggningsregistret start har senarelagts och startades upp först under hösten. Utvecklingsprojekt till exempel elektronisk fakturahantering har skjutits på framtiden projektet som innebär att vi går över till att skicka våra externa kundfakturor digitalt har försenats. Förseningen beror på delvis också på bankupphandlingen. Uppgraderingen av Agresso har inte genomförts. Detta innebär att effektiviseringar inom framförallt elektronisk fakturahantering har skjutits på framtiden. Arbetet med att utveckla internkontrollen har blivit nedprioriterat. Det finns ett flertal utvecklingsområden för sektionen, både systemmässiga (Agresso) och andra. Med den bemanning som sektionen har idag måste projekten prioriteras noggrant i samråd med förvaltningsledningen.
5(9) 3. Processer Syftet med att skapa en organisatorisk enhet för ekonomisektionen är att stärka kompetenser samt skapa stordriftsfördelar. För ekonomisektionen är det den nya organisationen den politiska såväl som förvaltningen som påtagligt förändrar villkoren för det ekonomiadministrativa arbetet. Förhållandet mellan ökade krav och förväntningar i relation till minskade resurser gör att vi inte fullt ut lever upp till förväntningarna. Sektionen har under våren fortsatt arbetet med analys och beskrivning av våra arbetsprocesser. I och med den nya förvaltningsorganisationen har fokus för ekonomisektionen förändrats något från service till mer styrning. Det grundläggande arbetet är ändå viktigt utifrån perspektivet att bli en ekonomisektion och därmed får en gemensam struktur, öka arbetsrotationen och minska sårbarheten. Från senvåren och framåt har fokus för alla varit kommunens ekonomiska läge både för och budget 2009. Från hösten har en ny mötesstruktur införts. Strukturen har byggts utifrån perspektiven minskad sårbarhet, back-up, stärkt kompetens, lära av varandra och gemensamt arbetssätt.
6(9) 4. Utveckling/Lärande Efter vår processgenomgång behöver en individuell kompetensplan för varje medarbetare att arbetas fram. Det kan röra sig om kompetensutveckling med inriktning mot såväl specialisering som breddning. Vi kommer att arbeta med teambildning och arbetsrotation för att minska vår sårbarhet och möta behovet av back-up-funktioner. Vi ser möjligheter i att utveckla likartade rutiner, gemensamma blanketter etc. Vi tror vi kan lära av varandras erfarenheter och söka ett slags Best practice. Arbetet med teambildning och arbetsrotation för minskad sårbarhet och möta behovet av back-upfunktioner fortsätter. Inom arbetet med elektronisk fakturahantering har en arbetsgrupp bildats för att gemensamt möta sårbarhet och arbetstoppar Arbetet med att utveckla likartade rutiner, gemensamma blanketter har fortfarande en stor utvecklingspotential och är en viktig framtidsfråga Sektionen kommer att fortsätta arbeta med teambildning för att bli en ekonomisektion. Tillsammans diskuterar vi hur arbetet med likartade rutiner och gemensamma blanketter ska fortskrida. Individuella kompetensplaner för varje medarbetare har diskuterats i samband med utvecklingssamtalen. Av de aktiviteter som planerades för kompetensutveckling har de flesta ställts in med anledning av den ekonomiska situationen. Agresso användarförening prioriterades i våras. Kommunalekonomiska mässan, Malmö augusti (inställt) Agresso användarförening (har prioriterats i viss mån) Bokslutsdagar och ev erfarenhetsutbyte anordnat av Sveriges Kommuner och Landsting (inställt) Kfi-dagen, Kommunforskning i Väst (en deltagare halva dagen) Kommuninvest stämma (inställt)
7(9) 5. Medarbetare I Kungälv har alla ansvar för delaktighet och inflytande i det egna arbetet. Kungälvs kommun skall vara en attraktiv arbetsgivare Fokus för ekonomisektionen har varit arbetet med att bli en ekonomisektion. Sektionen har haft en intern processledare i arbetet och en verksamhetsbeskrivning för sektionen har arbetats fram. Den beskriver bland annat våra gemensamma utgångspunkter och uppdrag, förhållningssätt både till förvaltningen i övrigt och inom sektionen. Vi har också arbetat med vad kärnvärdena helhetssyn, brukarfokus och lärande innebär för oss. Det har varit viktigt att medarbetarnas kompetenser tillvaratas, att man har känt delaktighet och inflytande över ekonomisektionens nya organisation och sin egen arbetssituation. Vi har pga inköpsstoppet inte genomfört uppföljningen av hälsoprofilerna fullt ut. Sektionen har under året haft två pensionsavgångar och tre personer som börjat nytt jobb hos annan arbetsgivare. Av dessa tjänster har två återbesatts. Anställda Sektorn Kommunen Antal anställda 20 3345 Andel av samtliga 0,6% anställda - Andel kvinnor 90% 80% - Andel män 10% 19% Andel heltidsanställda 85% 64,2% - Andel kvinnor 83,3% 59,2% - Andel män 100% 86,2% Genomsnittlig sysselsättningsgrad 96,8% 89,6% Kommentarer Sjukfrånvaro Sektorn Kommunen Sjukfrånvaro (%) av ordinarie 0,8% 5,1% arbetstid - Kvinnor 0,7% 5,6% - Män 1,3% 3,3% Sjukfrånvaro < 60dgr Sjukfrånvaro > 60 dgr 0 46,2% Kommentarer Arbetsmiljörevisionen Genomfört arbetsmiljörevision under Kommentarer Ja Nej Delvis x Konsekvenser av kommunstyrelsens beslut om minskade personalkostnader Plan för jämställdhet, likabehandling och mångfald Medellön Sektorn Kommunen Kvinnor 26450 22631 Män 25624 Kvinnors medellön i % av mäns 101,4% 88,3% Kommentarer Uttag av Sektorn Kommunen föräldraledighet F-ledig VA F-ledig VAB B Kvinnor 25,1 20,2 Män 46,2 5,5
8(9)
9(9) 6. Ekonomi En ekonomi i balans 2007 Intäkter 884 1 212 Kostnader -12 026-11 466 varav kapitalkostnader -501-299 Verksamhetens -11 142 10 254 nettokostnader Budgetram 11 200 Resultat 58 Inför 2009 är det fortsatt en svag budget för sektionen. Vilket innebär att åtgärder liknande de som använts kommer att bli nödvändiga även under 2009. Ekonomisektionen har en budgetram på sammanlagt 11 200 tkr. Dessutom tillkommer ett projekt som finansieras via KF på 50 tkr som avser elektronisk fakturahantering. Ekonomisektionen har en ekonomi i balans och gör ett mindre överskott på 58 tkr. Intäkterna har minskat sedan 2007. De har inte heller kommit upp i budgeterad nivå och ger ett underskott på 525 tkr. Det beror på sektionens ändrade uppdrag vilket inneburit att sektionens tjänster inte varit möjliga att debitera i förvaltningen i den utsträckning som planerats. Personalkostnaderna ger ett överskott på 485 tkr. Sektionen har under året haft ett flertal vakanser, inte tagit in vikarier vid längre ledigheter och sjukdomar. Övriga kostnader ger ett överskott på 98 tkr. En mycket stor återhållsamhet råder. I princip all kompetensutveckling har stoppats.