Revisionsrapport Granskning av leverantörsfakturor Eslövs kommun Februari 2008 Anna Eriksson
Innehållsförteckning 1 Inledning...3 1.1 Bakgrund...3 1.2 Syfte och genomförande...3 2 Kommunens regler/anvisningar...4 2.1 Attestreglemente...4 2.2 Beslutsattestanter...4 3 Elektronisk fakturahantering...5 3.1 Dokumentation och introduktion...5 3.2 Säkerhet, ansvar, behörigheter och administration av systemet...5 3.3 Rutinbeskrivning hantering: Fakturans väg från skanning till attest/signatur...7 3.4 Övrigt...7 4 Granskningens resultat...8 4.1 Kontrollmål: Verifikationen skildrar på ett korrekt sätt den ekonomiska händelsen 8 4.2 Kontrollmål: Verifikationsmaterialet omfattar alla erforderliga handlingar...9 4.3 Kontrollmål: Verifikationen har attesterats av behöriga attestanter...9 4.4 Kontrollmål: Verifikationen betalas i rätt tid...10 4.5 Kontrollmål: Den ekonomiska händelsen åsätts ett verifikationsnummer och bokförs i registreringsordning...10 4.6 Övrigt...11 5 Sammanfattande bedömning...11 2
1 Inledning 1.1 Bakgrund Eslövs kommuns revisorer har beslutat att genomföra en granskning av den interna kontrollen vid elektronisk leverantörsfakturahantering. Varje år hanteras ca 50 000 fakturor i kommunen. I oktober 2006 implementerades elektronisk fakturahantering i kommunen. Elektronisk fakturahantering innebär att fakturahanteringen sker via systemet Raindance (WM-data). En väl fungerande intern kontroll i system och rutiner är en förutsättning för att den information som ligger till grund för politiskt beslutsfattande är tillförlitlig. På samma sätt utgör den interna kontrollen i redovisningens system och rutiner en förutsättning för att årsredovisning och delårsrapporter motsvarar de krav som lag och normgivare ställer. Granskningen utgår från kommunallagens regler om intern kontroll, den kommunala redovisningslagens regler för bokföring samt kommunens attestreglemente. Lagen fastställer bland annat att nämnderna och styrelsen ska ha kontroll över sin verksamhet. Rapporten har varit föremål för sakgranskning av berörda tjänstemän. 1.2 Syfte och genomförande Syftet med granskningen är att bedöma om tillämpade rutiner för hantering och registrering av inskannade leverantörsfakturor är tillräckliga och ändamålsenliga. Granskningen innefattar verifiering av nämndernas och styrelsens interna kontroll av rutinerna för leverantörsfakturahantering i systemet genom att granskningen genomförs utifrån följande kontrollmål: Verifikationen skildrar på ett korrekt sätt den ekonomiska händelsen. Verifikationsmaterialet omfattar alla erforderliga handlingar. Verifikationen har attesterats av behöriga attestanter. Fakturan betalas i rätt tid. Den ekonomiska händelsen åsätts ett verifikationsnummer. 3
Stickprovsvis granskning av ca 110 leverantörsfakturor i systemet som avser 2007 har genomförts inom vård- och omsorgsnämnden, kultur- och fritidsnämnden och barn- och familjenämnden. Manuellt registrerade fakturor har inte ingått i denna granskning då den är avgränsad till elektronisk fakturahantering. Därutöver har intervju skett med projektledaren för införandet av elektronisk fakturahantering och systemansvarig, samt har en genomgång gjorts av relevant dokumentation. 2 Kommunens regler/anvisningar 2.1 Attestreglemente Kommunens attestreglemente är antaget av fullmäktige september 2006 och gäller för kommunens samtliga verifikationer, inklusive verifikationer för medel som kommunen ålagts eller åtagit sig att förvalta åt andra huvudmän. Reglementet anger kontrollmoment som är obligatoriska för såväl utbetalningar som inbetalningar. Attesterna innebär: sakattest: kontrollerar att varan är levererad eller att prestationen är utförd, överensstämmer med beställning och är rätt uträknad. beslutsattest: godkänner utbetalningen och intygar att den överensstämmer med beslut, avtal och anslagna medel. I kommunens tillämpningsanvisningar, finns en utförlig beskrivning av de kontroller som ska utföras specifikt för attestfunktionerna i fakturaportalen. Revisionen ser positivt på att attestreglementet och dess tillämpningsanvisningar omarbetades inför införandet av elektronisk fakturahantering. På så sätt skapas förutsättningar för en god intern kontroll inom detta område. 2.2 Beslutsattestanter En förteckning över varje förvaltnings beslutsattestanter finns sammanställd per koddel. Beslutsattestanterna finns även upplagda i systemet. Det är varje förvaltnings ansvar att utse beslutsattestanter, ersättare för beslutsattestanter och dokumentera dessa. Revisionen har inget att erinra på denna punkt. 4
3 Elektronisk fakturahantering Elektronisk fakturahantering implementerades i kommunen oktober 2006. Elektronisk fakturahantering innebär att hanteringen av leverantörsfakturor sker via systemet Raindace. WM-data används som leverantör av både skanningsystemet och ekonomisystemet (Raindance Classic). 3.1 Dokumentation och introduktion Utifrån en mall från WM-data har dokumentet Användarutbildning utvecklats som ett stöd för användarna av systemet. Därutöver finns dokumentet Rutinbeskrivning för administration av fakturaportalen. Detta dokument beskriver kortfattat områdena IDnummer, nya användare i fakturaportalen och attestregistret. Dokumentation av systemet har inte tagits fram. Vid implementeringen genomfördes gruppvisa introduktioner per förvaltning för anställda som skulle hantera fakturor elektroniskt. Vid nyanställning ansvarar arbetsledarna inom varje förvaltning för introducering. Varje förvaltning har en eller flera specialister på fakturaportalen och totalt finns det för närvarande 15 specialister i kommunen. Enligt KRL 2 kap 7 ska varje kommun upprätta dokumentation över redovisningssystemens organisation och uppbyggnad. Revisionen anser att kommunstyrelsen bör ta fram systemdokumentation för att stärka den interna kontrollen inom detta område. Revisionen vill även erinra om att dokumentet användarutbildning bör revideras vid behov. 3.2 Säkerhet, ansvar, behörigheter och administration av systemet I kommunen finns en systemansvarig och en ersättare för fakturaportalen Raindance. För att ge behörighet till systemet krävs att en ekonom eller specialist på respektive förvaltning lägger in uppgifter om den anställde i en gemensam katalog i kommunens datorsystem. Därefter skickar ekonomen ett mail till systemansvarig som lägger upp behörighet för den anställde. ID-numret 1 används i systemet för att identifiera cirkulationsordningen, d.v.s. att fakturorna ställs till ett visst ID-nummer och hamnar sedan direkt i berörda personers inkorg för verifikationer. ID-numret ska anges vid beställning av varor eller tjänster. Behörighetssystemet är uppbyggt på en skala mellan 1-7, där 1 innebär endast tittbehörighet och 7 innebär åtkomst till samtliga funktioner i fakturaportalen. Tittbehörighet innebär möjlighet att logga in i systemet, men ej befogenhet att utföra några 1 ID-nummer = ansvar plus två löpnummer, s.k. cirkulationskod). 5
handlingar som t.ex. kontering och attestering. Behörighetsgrad 7 innebär bl.a. att ge behörighet till anställda och att läsa in filer till fakturaportalen Raindance. Denna behörighet innehas av systemansvarig samt ytterligare en person på ekonomikontoret. Idag används behörighetsnivåerna 2, 4, 5 och 7 i kommunen och individuella behörigheter skapas för varje person. Det finns olika områden i systemet att ge behörighet till. För anställda med behörighetsgrad 2, d.v.s. merparten av de anställda som hanterar leverantörsfakturor i systemet, finns möjlighet att bl.a. sakattestera, kontera och beslutsattestera och signera. Beslutsattest kan dock bara genomföras om det överensstämmer med attestförteckningen i fakturaportalen. För de 40-50 anställda i kommunen med behörighetsgrad 4 finns möjlighet att ändra faktura- och förfallodatum samt makulera/skapa om fakturan. Alla anställda som hanterar fakturor elektroniskt kan se samtliga fakturor i systemet. Dock finns möjlighet att sekretessbelägga fakturor som innehåller känslig information (t.ex. inom vård- och omsorgsnämnden). Enligt intervjuade upplevs systemet vara säkert. För merparten av de anställda kan systemet endast användas via kommunens nät. Därutöver finns ca 30 anställda (chefer och ekonomer) som kan komma åt kommunens intranät och logga in i fakturaportalen hemifrån via säkerhetsnycklar. Fakturaportalen kräver inte att lösenord byts, men det går att byta lösenord på eget initiativ. För att kunna logga in i fakturaportalen krävs dock att inloggning skett i kommunens nät och kommunens nät kräver byte av lösenord var tredje månad. Då en person varit inaktiv i fakturaportalen måste ny inloggning göras efter 10 minuter. Vid granskningen noterades att då inloggning sker på nytt återställs det pågående arbetet till startläge i fakturaportalen. En del av det elektroniska fakturahanteringssystemet, som upplevs som en nackdel, är att det blivit svårare att stämma av leverantörsskulderna. Vid eventuella differenser är det svårare att hitta felet eftersom samtliga förvaltningars fakturor numera bokförs i samma verifikationsnummerserie. Revisionen anser inte att det är tillfredställande att 40-50 av de anställda, som hanterar leverantörsfakturor i systemet, har möjlighet att bl.a. ändra faktura- och förfallodatum, och makulera fakturor. Dessa funktioner ska generellt sett inte användas. Vid felaktigheter ska en ny faktura begäras från leverantören. Därför anser revisionen att behörigheten till dessa funktioner endast ska innehas av administratörerna av fakturaportalen. Revisionen anser att en översyn bör göras kring hur utgivandet av behörigheter administreras. Möjligheten till godkännande från berörd chef skulle stärka den interna kontrollen inom detta område. 6
3.3 Rutinbeskrivning hantering: Fakturans väg från skanning till attest/signatur Fakturan skickas till en box-adress i Eslöv med eftersändning till WM-datas skanningföretag Infra Solutions AB i Malmö som skannar fakturorna. Normalt skannas fakturadag in i systemet med skanningsdatum. Utifrån fakturadag ska sedan förfallodatum räknas till 28 dagar senare för att uppnå generell policy i kommunen om 30 dagars betalningsvillkor. Anställda med behörighet att ändra förfallodatum ska ändra detta manuellt i systemet i de fall förfallodatum avviker, så fakturan betalas i tid. Varje dag skickas filer med fakturor från WM-data till kommunen och förs manuellt över till systemet Raindance (fakturaportalen). Om fakturan märkts med rätt cirkulationskod går fakturan direkt till personens inkorg. Varje anställd kan välja om den vill få mail om att fakturor inkommit till fakturaportalens inkorg. Valmöjlighet finns för ett mail per faktura, ett mail per dag eller inget mail alls. Påminnelse skickas ut automatiskt om fakturan ej hanterats efter 15 dagar, därefter ytterligare en påminnelse. Om fakturan saknar cirkulationsnummer hamnar den i ocirkulerade dokument (fakturacentralen). Systemansvarig eller en anställd på ekonomikontoret vidarebefordrar sedan fakturorna i ocirkulerade dokument till specialist på berörd förvaltning, som i sin tur cirkulerar fakturan rätt. Det finns även möjlighet att markera en faktura som brådskande och då får berörda personen ett mail, som är speciellt markerat, där det står att hanteringen av fakturan är brådskande. Sak- och beslutsattest utförs vid elektronisk fakturahantering. Markering finns för sakattest. Vid beslutsattestering finns en stämpel för attest. Då beslutsattesten är genomförd meddelas att fakturan är beslutsattesterad. När en användare har beslutsattesterat en eller flera fakturor kommer det upp ett meddelande om att fakturorna ska signeras. Signering görs med lösenord och fakturan/fakturorna definitivbokas. I systemet finns det ett textfält för varje faktura där användaren kan lämna meddelanden kring fakturan, t.ex. kan deltagare anges. Kvitton och följesedlar ska skannas in och följa med fakturan eller finnas ute i verksamheten. Revisionen anser att man bör överväga att fakturorna överförs automatiskt till Raindance. Övriga synpunkter se under avsnitt 3.2. och 4.1. 3.4 Övrigt Sedan elektronisk fakturahantering implementerades har ekonomikontoret utfört en ö- vergripande kontroll avseende kurser, konferenser och representation, vilket kommer att återges i kommunens rapport för intern kontroll för år 2007. Därutöver har inte nå- 7
gon övergripande kontroll av hantering av leverantörsfakturor genomförts inom ramen för den interna kontrollen. 4 Granskningens resultat 4.1 Kontrollmål: Verifikationen skildrar på ett korrekt sätt den ekonomiska händelsen Verifikationerna måste innehålla viss information för att attestanterna skall kunna utföra de olika kontrollmomenten. Av 2 kap 4 kommunala redovisningslagen framgår att Verifikationen skall innefatta uppgift om när den har sammanställts, när den ekonomiska händelsen har inträffat, vad denna avser, vilket belopp den gäller och vilken motpart den berör. I förekommande fall skall verifikationen även innefatta upplysning om handlingar eller andra uppgifter som har legat till grund för den ekonomiska händelsen samt var dessa finns tillgängliga. Iakttagelser I kommunens tillämpningsanvisningar för kontroll av verifikationer anges att vid representation och kurser och konferenser skall deltagare och syfte anges i en bifogad fil eller som en anteckning till fakturan. Inom de granskade nämnderna finns verifikationer som inte innehåller den information som KRL kräver. På flera fakturor/kvitton saknas information om vilka som deltagit vid olika aktiviteter och dess syfte saknas ofta. Även vid diverse inköp saknas syfte och åt vem inköpen har gjorts. På enstaka verifikationer inom de granskade nämnderna framgår inte tydligt vad som inhandlats. I systemet finns en meddelandefunktion där det finns möjlighet att lämna olika meddelanden till verifikationerna. Denna funktion används för vissa fakturor. Verifikationerna ska innehålla de uppgifter som krävs för att lagens krav ska uppfyllas. Det ska tydligt framgå vad den ekonomiska händelsen avser. Vid olika aktiviteter och representation ska alltid deltagare och syfte anges. Syfte ska även anges vid diverse inköp, samt åt vem inköpen görs. Revisionen anser att nämnderna bör tillse att de anställda som hanterar elektroniska fakturor i större utsträckning använder sig av meddelandefunktionen i systemet. Framför allt gällande syfte vid diverse inköp och åt vem inköpen har gjorts, samt att meddela syfte och deltagare vid representation/aktiviteter. Då det ej klart framgår syfte, deltagare eller åt vem 8
inköpen görs, är det ej möjligt för revisionen att avgöra om fakturan avser representation eller inte. 4.2 Kontrollmål: Verifikationsmaterialet omfattar alla erforderliga handlingar Samtliga erforderliga handlingar som styrker den ekonomiska händelsen, såsom fakturor, följesedlar, kvitton m.m. skall finnas som underlag. Iakttagelser Vid några tillfällen bifogas inte kvitton/specifikationer i systemet och hänvisning saknas i systemet om var de finns tillgängliga. Det finns möjlighet att bifoga filer i systemet. Bland de granskade fakturorna används denna funktion sällan. Samtliga erforderliga handlingar som styrker den ekonomiska händelsen ska bifogas verifikationsmaterialet, i enlighet med KRL 2 kap 4. I annat fall ska det finnas en hänvisning som anger var handlingarna finns tillgängliga. Revisionen anser att möjligheten att kunna bifoga filer till fakturan i systemet bör utnyttjas i de fall det är relevant. Att bifoga filer innebär en möjlighet att sammanfoga följesedlar, kvitton, deltagarförteckningar och program m.m. med fakturan. Detta innebär att alla erforderliga handlingar kan omfattas av verifikationen i systemet. 4.3 Kontrollmål: Verifikationen har attesterats av behöriga attestanter Vid elektronisk fakturahantering görs sak- och beslutsattest. Iakttagelser Då cirkulationsnummer finns angett på fakturan cirkuleras den direkt till den person som ska mottagningsattestera. I annat fall inkommer fakturan till fakturacentralen och administratörerna cirkulerar fakturan. I några fall är inte fakturan ställd till box-adressen och ID-numret har skrivits på fakturan i efterhand. På några av de granskade fakturorna finns inte ID-numret angett. Samtliga fakturor har beslutsattesterats korrekt enligt förteckningen över beslutsattestanter. 9
Revisionen anser att de granskade nämnderna måste tillse att de anställda som hanterar elektroniska fakturor meddelar leverantörerna att alltid ange korrekt ID-nummer vid fakturering och att fakturan ska ställas till box-adressen, samt följa upp att så sker. Då fakturan inte ställs till box-adressen, felaktigt ID-nummer anges, eller inte anges alls, innebär det onödig hantering. 4.4 Kontrollmål: Verifikationen betalas i rätt tid Enligt räntelagen 4 infaller förfallodagen för en fordran en månad efter det att fakturan avsänts, såvitt inte särskilt avtal tecknas om kortare betalningstid. Enligt gällande policy i kommunen är betalningsvillkoren 30 dagar. Normalt skannas fakturadag in i systemet med skanningsdatum. De anställda med behörighet att ändra förfallodatum ska ändra detta manuellt i systemet i de fall förfallodatum avviker, så fakturan betalas i tid. Iakttagelser För enstaka av de granskade fakturorna har inte förfallodatum ändrats, vilket innebär att fakturorna betalats efter fakturornas förfallodatum. Det är av stor vikt att fakturorna betalas i rätt tid då felaktig hantering av betalningsvillkor innebär ränteförlust för Eslövs kommun. Revisionen vill även erinra om vikten av att den person som avtalar om inköp av varor eller tjänster upplyser leverantören om kommunens policy om 30 dagars betalningsvillkor. Övriga synpunkter se under avsnitt 3.1. och 4.2. 4.5 Kontrollmål: Den ekonomiska händelsen åsätts ett verifikationsnummer och bokförs i registreringsordning I den kommunala redovisningslagen 2 kap 5 anges I verifikationen skall det ingå ett verifikationsnummer eller annat identifieringstecken samt sådana övriga uppgifter som är nödvändiga för att sambandet mellan verifikationen och den bokförda ekonomiska händelsen utan svårighet skall kunna fastställas. Bokföringen skall ske på ett sådant sätt att det överensstämmer med god redovisningssed. Iakttagelser I samband med att verifikationerna skannas in i systemet åsätts de ett verifikationsnummer i kronologisk ordning. Kommunen har fortfarande möjlighet att registrera fakturor manuellt. Detta kan utföras av ekonomikontoret, barn- och familjeförvaltningen, vård- och omsorgsförvaltningen, miljö- och samhällsbyggnad och gymnasie- och vuxenutbildningen. Dessa fakturor har inte ingått i denna granskning då den är avgränsad till elektronisk fakturahantering. 10
Revisionen har inget att erinra på denna punkt. 4.6 Övrigt Bland de stickprov som gjordes fanns några verifikationer avseende mobilabonnemang. Flertalet saknade samtalsspecifikation. Enligt Skatteverket ska det finnas samtalsspecifikationer för samtliga verifikationer som avser mobilabonnemang, samt att den anställde ska ha möjlighet att kunna meddela eventuella privata samtal. Bland de granskade fakturorna återfanns enstaka fakturor där momsen ej lyfts. På en faktura finns ej angett om företaget har F-skatt, en faktura saknar uppgift om företagets organisationsnummer, samt att en leverantör saknar organisationsnummer. 5 Sammanfattande bedömning Är tillämpade rutiner för hantering och registrering av elektronisk leverantörsfakturahantering tillräckliga och ändamålsenliga? Hanteringen av leverantörsfakturor bör ses över då en del moment i fakturaflödet samt en del av kontrollmålen inte fungerar tillfredställande inom de granskade nämnderna. Det finns förbättringsområden enligt ovan. Det är därför viktigt att revisionens synpunkter i rapporten beaktas för att stärka den interna kontrollen inom detta område. 11