Manual Nyps 2020 Version 1.1 2017 03 14 1(107)
Innehållsförteckning Öppna Nyps... 4 Manuell registrering av ett ärende... 5 Öppna och redigera ett ärende... 11 Översikt... 12 Sökande Eruf och Interreg... 13 Sökande... 14 Samverkanspart/Medsökande... 16 Norsk partner (endast Interreg)... 18 Projektinformation... 21 Allmänna uppgifter (ERUF)... 21 Allmänna uppgifter (Interreg)... 23 Ekonomi... 23 Skapa budget (ERUF)... 24 Skapa EU-budget (Interreg)... 26 Hantera budget - Kostnader... 28 Hantera budget - Medfinansiering... 30 Beräkning av stöd... 31 Norsk budget (endast Interreg)... 32 Tid- och aktivitetsplan... 34 Förskott... 35 Dokument... 36 Skapa dokument från dokumentmall... 36 Skapa prioriteringsunderlag ()... 38 Importera dokument... 41 Filtrera på etiketter... 42 Handlingar... 43 Handläggningsuppgifter... 45 Noteringar kontroll på plats/revision... 46 Uppföljning... 47 Hantera indikatororganisationer... 47 Lägg till indikatororganisationer från fil... 49 Indikatorer... 55 Aktivitetsindikatorer... 56 Horisontella kriterier... 58 Resultatindikatorer... 58 Hjälpmedel... 59 Uppdatera ärende... 61 Avsluta ärende innan beslut... 62 Gå till Föreslå Beslut... 64 Fatta beslut i ett ärende... 67 Expediera beslut... 70 Beslut Avslag... 72 Beredning av ansökan om utbetalning... 73 Ekonomirapporten före justeringar... 73 Utgifter... 74 2(107)
Medfinansiering... 76 Justera medfinansiering... 78 Förskott... 80 Dokument... 81 Ekonomirapporten efter justeringar... 82 Lägesrapporter... 83 Validera ärende och gå till föreslå beslut... 84 Fatta beslut om ansökan om utbetalning... 87 Beredning av Ändring av uppgift... 89 Återkravshantering... 90 Återkrav... 90 Hantering av kvittning (Återkrav)... 95 Hantering av kvittning (Förskott)... 98 Registrering av inbetalning (Registrering av förlust eller inbetald faktura)... 99 Avsluta ärende... 103 EU-rapporter... 105 Skapa utgiftsdeklaration... 106 Granska utgiftsdeklaration... 107 3(107)
Öppna Nyps När du öppnar Nyps möts du av ärendelistan. Den är uppdelad i en lista av ärenden som är tilldelade dig som ansvarig handläggare (Mina) och en lista av gemensamma ärenden (Alla). Här visas vilken status ärendet befinner sig i och vilken typ av beslut som kommer att fattas härnäst. Här visas ansvarig handläggare för ärendet. Du kan inte ändra något i ärendet om inte ansvarig handläggare valts. Ansvarig handläggare för ärendet är den person som tänks vara mest insatt i ärendet, till exempel beredningshandläggaren. Att en handläggare satts som ansvarig hindrar inte andra handläggare med rätt behörighet att arbeta i ärendet, så kallad parallell handläggning. 4(107)
För att sätta en ansvarig handläggare på ärendet klickar du i fältet och väljer ett namn ur listan som då dyker upp. Klicka sedan på Spara, längst upp i högra hörnet. Manuell registrering av ett ärende För att registrera en ansökan manuellt klickar du på Registrera ärende I vyn som öppnas får du först välja Ansvarig organisation och sedan klicka på mappen EU-medel 5(107)
Leta dig sedan fram i trädstrukturen tills du finner rätt insatsområde. Klicka sedan på Nästa I nästa steg får du fylla i Ärenderubrik och sedan leta reda på rätt sökande. Genom att skriva ett eller flera tecken i fältet Sökande får du möjlighet att söka reda på rätt företag eller organisation. Om du inte hittar den sökande i registret måste du kontakta en registerförvaltare. 6(107)
I det tredje steget registreras diarieuppgifter. Kontakta en registrator om du är osäker på vad som ska fyllas i. För ärende tillhörande programmet Öresund-Kattegatt-Skagerrak, välj klassificeringskod 6.3.1. För ärende tillhörande övriga program, välj klassificeringskod 6.2.1. I det fjärde steget lägger du till dokument. Klicka på Lägg till dokument. 7(107)
I den dialogruta som öppnas klickar du på Välj fil från datorn och letar sedan upp rätt dokument på datorn eller i nätverket. När rätt dokument funnits klickar du på Lägg till. 8(107)
Dokumentet blir då synligt i dokumentlistan. Ett dokument måste markeras som Originalansökansblankett. Som avslutning får du en överblick över de uppgifter och dokument som registrerats. Om allt ser bra ut klickar du på Registrera ansökan 9(107)
Du får då en bekräftelse på att ärendet registrerats, samt vilka ärende-id och diarienummer det tilldelats. Från denna dialog kan du även öppna ärendet. Ärendet lägger sig efter registrering i den gemensamma ärendelistan. Det har inte tilldelats någon ansvarig handläggare. Ärendet måste tilldelas en ansvarig handläggare för att det ska kunna redigeras. Observera att alla behöriga handläggare kan redigera ärendet när en ansvarig handläggare valts. Det är alltså inte enbart den ansvarige handläggaren som kan redigera i ärendet. Det är också möjligt för flera handläggare att arbeta samtidigt i ett ärende. Om ni arbetar med samma uppgifter och försöker spara får ni ett meddelande om detta. 10(107)
Öppna och redigera ett ärende För att öppna ett ärende klickar du på ärende-id. Spara-knappen sitter längst upp till höger! Du kommer först till en översikt över ärendet. I panelen i vänstra delen av fönstret finner du olika val. Varje val möjliggör redigering av en grupp av uppgifter. 11(107)
Översikt För att ändra ärenderubrik klickar du på Ändra För att välja/ändra stödkonfiguration (specifikt mål) klickar du på Ändra För att öppna/modifiera diarieförda uppgifter klickar du på Ändra diarieuppgifter För att byta handläggare klickar du på Ändra För att öppna en originalansökan klickar du på Öppna originalansökan 12(107)
Sökande Eruf och Interreg I en Eruf-ansökan är uppgiftsgrupperingen Sökande är uppdelad på två sidor: Sökande och Medsökande. I en Interreg-ansökan är uppgiftsgrupperingen Sökande är uppdelad på tre sidor: Sökande, Medsökande och Norsk partner. 13(107)
Sökande På sidan Sökande finns möjlighet att byta organisation (stödmottagare) på ärendet eller byta arbetsställe i de fall flera arbetsställen finns. Om det arbetsställe du vill koppla ärendet till inte finns registrerat, måste du kontakta en registerförvaltare! Om du klickar på Välj betalningssätt kan du välja vilket betalningssätt eventuellt stöd ska utbetalas genom. 14(107)
När du klickat på Välj betalningssätt öppnas en dialog där tillgängliga betalningssätt visas. Markera det betalningssätt som är aktuellt och klicka på Välj. Om inte det betalningssätt du vill använda finns registrerat måste du kontakta en registerförvaltare! Handläggare på s lägger ett ärende i Easit. För varje sökande/medsökande måste följande uppgifter anges. (antalet fält som måste fyllas i är beroende på vilket program som bereds) 15(107)
Samverkanspart/Medsökande Om du vill lägga till en Medsökande klickar du på Lägg till medsökande I ansökan för de territoriella programmen Öresund-Kattegatt- Skagerak (ÖKS), Botnia-Atlantica, Sverige-Norge och Nord används benämningen Medsökande i Min ansökan. I de regionala programmen används benämningen Samverkanspart i Min ansökan. I dialogen som öppnas söker du fram aktuell organisation. När du funnit den klickar du på OK. 16(107)
Du får då fram ett fönster där du kan se vilka uppgifter om organisationen som är registrerade. Om allt ser bra ut klickar du på OK Om inte den organisation du vill ange som medsökande finns registrerad, måste du kontakta en registerförvaltare! Medsökande är nu tillagd på ärendet. För att ta bort en medsökande, klicka på röda papperskorgen. 17(107)
Norsk partner (endast Interreg) För att lägga till en norsk partner klickar du på Lägg till norsk partner. Du söker fram rätt norsk partner genom att skriva ett eller flera tecken i sökrutan. Klicka sedan på OK. Om du inte hittar rätt norsk partner i registret måste du kontakta en registerförvaltare. Registerförvaltaren kan då lägga upp organisationen i organisationsregistret. Observera att endast norska (utländska) organisationer kan läggas till manuellt i organisationsregistret. Svenska organisationer läses in från ett externt register och grunduppgifterna kan då inte redigeras. 18(107)
Uppgifter som är registrerade på organisationen visas. Kontrollera att allt stämmer. Klicka sedan på Välj arbetsställe. En lista över tillgängliga arbetsställen visas. Markera det arbetsställe som är aktuellt och klicka på Välj. 19(107)
Uppgifter om både organisation och arbetsställe visas. Kontrollera att allt stämmer. Om allt ser bra ut klickar du på OK. Du har nu registrerat en Norsk partner. Du kan ta bort den genom att klicka på den röda papperskorgen längst till höger 20(107)
Projektinformation För Interreg-program är Projektinformation inte uppdelad i olika undermenyer. Uppgifterna lämnas i textfält som rymmer maximalt 4000 tecken. Vilka uppgifter som behöver fyllas i är beroende på vilket program ärendet tillhör. I de fall ansökan lämnats in via Min ansökan läses uppgifterna in automatiskt. I annat fall får de fyllas i av handläggaren, utifrån sökandes underlag. Allmänna uppgifter (ERUF) 21(107) Under uppgiftsgrupperingen Allmänna uppgifter anger du vilka län och kommuner som projektet omfattar, samt vilken typ av projekt som är aktuellt och om projektet sökt finansiering ur minst två programområden.
För att välja län klickar du i fältet och väljer det län som är aktuellt. Du kan lägga till ett län i taget. Upprepa proceduren om du vill lägga till fler län. För att välja kommun klickar du i fältet och väljer den kommun som är aktuell. Endast kommuner i de län som valts visas. Du kan lägga till en kommun i taget. Upprepa proceduren om du vill lägga till fler kommuner. Sedan väljer du vilken typ av projekt som avses. Klicka i fältet och välj från listan. Avslutningsvis väljer du om projektet sökt finansiering ur minst två programområden. Klicka i fältet och välj från listan. 22(107)
Allmänna uppgifter (Interreg) Under uppgiftsgrupperingen Allmänna uppgifter anger du vilken Typ av projekt, Firmatecknare för stödsökande och Programgeografi som är aktuellt. Ekonomi För en Eruf-ansökan är uppgiftsgrupperingen Ekonomi är uppdelad i Budget, Tid- och aktivitetsplan samt Förskott För en Interreg-ansökan är uppgiftsgrupperingen Ekonomi är uppdelad i EUbudget, Norsk budget, Tid- och aktivitetsplan samt Förskott 23(107)
Skapa budget (ERUF) För att skapa en budget i ärendet klickar du på Skapa budget. I de fall ansökan sänts in via Min ansökan finns redan en budget på ärendet. I dialogen som öppnas klickar du på Lägg till år innan för att lägga till innevarande år i budgeten. 24(107)
Klicka sedan på Lägg till år innan eller Lägg till år efter tills budgetåren stämmer med underlaget från den sökande. Klicka sedan på Verkställ. Budgeten är då färdig att fyllas med kostnader och medfinansiering. (Se nedan.) 25(107)
Skapa EU budget (Interreg) För att skapa en budget för ÖKS och Nord klickar du på Skapa budget. I dialogen som öppnas syns endast den sökande organisationen. Klicka på Lägg till medsökande för att skapa budgetar även för medsökande organisationer. 26(107)
Välj medsökande i den lista som visas. Upprepa proceduren tills alla medsökande har lagts upp. Klicka sedan på Verkställ. Budgeten är då färdig att fyllas med kostnader och medfinansiering. (Se nedan.) För programmen Botnia-Atlantica och Sverige- Norge redovisas budgeten endast för den sökande organisationen och då för hela projektet. Dessa program har ingen uppdelning per budgetår. 27(107)
Hantera budget Kostnader För Interreg-program är kostnadsslagen uppdelade på sökande/medsökande istället för år För att registrera kostnader i budgeten klickar du på Lägg till kostnadsslag I dialogen som öppnas väljer du först kostnadsslag ur listan. Du kan sedan skriva en kostnadsspecifikation i fritextsfältet. Klicka sedan på Lägg till. 28(107)
Du kan nu fylla i kostnaderna, fördelade på budgetår (sökande och medsökande för ÖKS och Nord). Summeringar sker automatiskt, både per budgetår och totalt. 29(107)
Hantera budget Medfinansiering För att registrera medfinansiering klickar du på Lägg till finansiär. I dialogen som öppnas väljer du först finansieringsmetod (privat eller offentlig kontant- eller direktfinansiering.) Sök sedan upp aktuell offentlig finansiär. Skriv en eller flera tecken i finansiärfältet för att söka. Privata finansiärer registreras som fritext. Klicka sedan på Lägg till. Om du inte hittar en offentlig finansiär i registret, lägger du ett ärende i Easit, så läggs finansiären upp av central support. 30(107)
Det är nu möjligt att registrera medfinansieringens belopp. Summeringar sker automatiskt. Beräkning av stöd Beräkning av stöd sker automatiskt utifrån de kostnader och den finansiering som registrerats. Det är sedan upp till handläggare och beslutsfattare att se till att stödet hamnar på korrekt nivå. Beräkningar av stödandelar och finansieringsandelar (i procent) finns längst ner på sidan. Även dessa räknas ut automatiskt. Till sist fyller du i uppgifterna om Separata kostnader, Förväntas intäkter efter projektets slut och Genomförs aktiviteter i projektet utanför det programområde som denna ansökan gäller, men ska finansieras genom denna ansökan? 31(107)
Norsk budget (endast Interreg) För att skapa en Norsk budget klickar du på Skapa budget. Bekräfta sedan att du vill skapa en norsk budget genom att klicka på Verkställ. 32(107)
En Norsk budget öppnas. Du lägger till kostnadsslag och medfinansiering på samma sätt som i EU-budgeten, se ovan. Stödet räknas ut automatiskt även i Norsk budget 33(107)
Tid och aktivitetsplan I tid- och aktivitetsplanen anges projektets start- och slutdatum. Vissa aktiviteter är gemensamma för alla projekt och är därför obligatoriska. Genom att klicka på det gröna plustecknet kan aktiviteterna brytas upp i delaktiviteter. Genom att klicka på Lägg till aktivitet kan du lägga till fler aktiviteter än de obligatoriska. 34(107)
Förskott Under Förskott registreras om ansökan om förskott inkommit eller inte. Om förskott har sökts, måste sökt och godkänt belopp registreras, samt eventuell motivering. Maximalt godkänt belopp beräknas automatiskt utifrån det stöd som räknats fram i budgeten. 35(107)
Dokument Uppgiftsgrupperingen Dokumenthantering är uppdelad i två undergrupper, Dokument och Handlingar. Skapa dokument från dokumentmall Om du vill skapa ett dokument från en färdig dokumentmall klickar du i rutan under Välj dokumentmall. 36(107)
En lista över tillgängliga mallar öppnas. Klicka på den dokumentmall du vill använda. Klicka sedan på Hämta dokument. I dialogen som öppnas klickar du på Öppna. 37(107)
Dokumentet öppnas då i Word och är färdigt att redigera. När redigeringen är färdig sparar du dokumentet i Word på vanligt sätt, till exempel under Mina dokument. Dokumentet måste sedan importeras till Nyps, se nedan. Skapa prioriteringsunderlag () För att öppna dokumentet Prioriteringsunderlag går du till fliken Dokument. Klicka på den lilla pilen för att välja dokumentmall. 38(107)
I plocklistan som öppnas väljer du Prioriteringsunderlag. Klicka sedan på Hämta dokument. 39(107)
Dokumentet lägger sig längst ner i fönstret. Klicka på det för att öppna. Dokumentet Prioriteringsunderlag öppnas då i Word och kan redigeras. För att importera det färdiga dokumentet till Nyps, se nedan. 40(107)
Importera dokument För att importera ett dokument till ärendet klickar du på Lägg till dokument. I dialogen som öppnas klickar du på Lägg till filer från datorn och letar upp aktuell fil på sedvanligt sätt, på din hårddisk eller i nätverket. När du hittat rätt dokument klickar du på Lägg till. 41(107)
Det importerade dokumentet finns nu i dokumentlistan. Genom att klicka på symbolen i dokumentlistan får du möjlighet att lägga till en beskrivning av dokumentet. Observera att ett dokument diarieförs först när det lagts in i en handling. För att skapa en handling, se nedan. Samma procedur används när ett dokument ska läggas som bilaga i ett mail. Dokumentet får då först skapas i Nyps, sedan sparas på lämpligt ställe och sedan därifrån mailas. Sedan får dokumentet importeras tillbaka till Nyps på det sätt som beskrivs här. Filtrera på etiketter För att filtrera dokumentlistan klicka på knappen Filtrera på etiketter 42(107)
Visar hur många alternativ som är ifyllda Visar hur många dokument som visas i listan En eller flera alternativ kan fyllas i Handlingar En handling kan ses som en del av ärendeakten, avsedd för en viss sorts dokument, till exempel ansökan, kompletteringar, brev och så vidare. Du skapar en handling genom att klicka på Skapa handling. 43(107)
I dialogen som öppnas får du först fylla i eller välja olika diarieuppgifter, som beskrivning, riktning, avsändare/mottagare och så vidare. För att ladda upp nya dokument som ska ingå i handlingen klicka på Lägg till filer från datorn Välj sedan vilket eller vilka dokument som ska ingå i handlingen. En handling kan bestå av ett eller flera dokument. Klicka sedan på Skapa handling. 44(107)
Du kan filtrera listan över handlingar genom att skriva in vilken typ av handling som ska visas Handlingen återfinns sedan i listan över handlingar. Handläggningsuppgifter Handläggningsuppgifter är sådana uppgifter som handläggaren tillför ärendet. Det kan till exempel vara beslutsmotiveringar, sammanfattande beskrivningar till Projektbanken eller olika klassificeringar. Uppgifterna registreras i textfält om maximalt 4000 tecken, som svar på ja/nej-frågor, datumfält eller genom val i olika listor. Projektets faktiska avslutsdatum kan vara tidigare än beslutat slutdatum. Exempelvis om handläggaren vet att ett investeringsprojekt i praktiken är slutfört tidigare än beräknat. 45(107)
Noteringar kontroll på plats/revision Under handläggningsuppgifter kan du även lägga till notering kontroll på plats/revision. För att skapa en notering, klicka på Lägg till notering. Noteringar kontroll på plats/revision kan endast läggas till efter att ett bifallsbeslut expedierats. Fyll sedan i alla uppgifter och klicka på Skapa notering för att lägga till notering till ärendet. 46(107)
Uppföljning Uppgiftsgrupperingen Uppföljning är uppdelad på fyra sidor: Hantera indikatororganisationer, Aktivitetsindikatorer för investeringsprioriteringen, Horisontella kriterier samt Resultatindikatorer i linje med specifika mål. Hantera indikatororganisationer Här har du möjlighet att lägga till eller ta bort organisationer, som sedan ska användas vid registrering av indikatorer. Exempelvis kan en indikator mäta hur många företag som tagit del av en viss insats och då registreras vilka organisationer det rör sig om här. Normalt sett tas uppgifterna till denna uppgiftsgruppering in via Min ansökan. För att lägga till eller ta bort organisationer klickar du på Hantera valbara organisationer. 47(107)
Klicka på Lägg till organisation för att mata in organisationerna en och en. Det går också att läsa in organisationer från fil. Denna ska då vara kommaseparerad (.csv) och endast innehålla uppgifter om land och organisationsnummer.. När alla uppgifter fyllts i klickar du på Verkställ. 48(107)
Organisationen är nu registrerad och möjlig att använda vid redovisning av indikatorer. Lägg till indikatororganisationer från fil främst svenska organisationer Om de organisationsnummer du vill registrera främst kommer från svenska organisationer, skapar du först ett Excel-ark, där organisationsnumren är uppradade i första kolumnen. Formatet för svenska organisationsnummer ska vara XXXXXX-XXXX. För utländska organisationsnummer görs ingen formatkontroll. 49(107)
Gå sedan till Arkiv. Klicka på Exportera. Klicka sedan på Ändra filtyp. 50(107)
Välj CSV (kommaavgränsad) som filtyp och klicka sedan på Spara som. Gå sedan till Nyps och rubriken Uppföljning. Klicka på Hantera indikatororganisationer. Observera att ärendet måste vara under beredning eller ändring av uppgift. Klicka sedan på Hantera valbara organisationer. 51(107)
I dialogen som öppnas klickar du på Lägg till från fil. I nästa dialog klickar du på Lägg till. Markera den fil du vill använda och klicka på Öppna. 52(107)
Upprepa proceduren om du vill lägga dit flera filer. När du lagt dit de filer du vill ladda upp, klickar du på OK. Ibland skapas en tom rad, utan org. nummer. Ta bort den raden genom att klicka på den röda papperskorgen. Land sätts alltid till Sverige av systemet, men detta kan redigeras. Klicka på angivet land och välj det korrekta ur den lista som öppnas. När Sverige är satt som land görs en kontroll så att organisationsnumret är korrekt. Denna kontroll görs inte då landet är satt till något annat än Sverige. 53(107)
När allt är klart klickar du på Verkställ. När du vill lägga till flera organisationer, eller redigera de som redan finns upplagda, klickar du på Hantera valbara organisationer. Om du försöker lägga till ett organisationsnummer som redan finns registrerat, får du ett meddelande om detta. 54(107)
Lägg till indikatororganisationer från fil organisationer från flera länder Om de organisationsnummer du vill registrera kommer från både svenska och utländska företag, skapar du ett Excel-ark, där landskoderna är uppradade i den första kolumnen och organisationsnumren är uppradade i den andra kolumnen. Följ sedan instruktionerna på sidan 49ff. Formatet för svenska organisationsnummer ska vara XXXXXX-XXXX. För utländska organisationsnummer görs ingen formatkontroll. Observera att landskod för Sverige är SV. 55(107)
Indikatorer Indikatorerna är olika för olika stödformer och för olika investeringsprioriteringar eller specifika mål. Om dessa uppgifter ändras kommer du därför att få en varning om att till exempel indikatorerna också kan komma att ändras och att data som tidigare registrerats därför går förlorad. Aktivitetsindikatorer Aktivitetsindikatorerna registreras som tal eller text i angiven sort. Observera att i de fall indikatorerna avser antal organisationer, måste organisationerna göras valbara först. Se Hantera indikatororganisationer ovan. För att registrera ett utfall klickar du på Ändra. 56(107)
Flytta tillgängliga organisationer genom att markera och sedan klicka på Lägg till eller Ta bort. När allt är klart klickar du på Verkställ. Resultatet för aktivitetsindikatorn är nu registrerat. 57(107)
Horisontella kriterier De horisontella kriterierna registreras via vallistor. Det finns möjlighet att skriva dit en kommentar, om så önskas. Resultatindikatorer Resultatindikatorerna registreras som tal eller text i angiven sort. Det finns möjlighet att skriva dit en kommentar, om så önskas. 58(107)
Hjälpmedel Uppgiftsgrupperingen Hjälpmedel är uppdelad på två sidor, Kontakter och Beslut och transaktioner. Under Kontakter finns möjlighet att registrera olika kontaktpersoner för ärendet. Om ärendet skickats in via Min ansökan finns de kontakter som angivits här. 59(107)
Under Beslut och transaktioner listas de beslut som fattas och de transaktioner som skapats i ärendet. I detta fall har inga beslut fattats och därför är listan tom. Här visas även en summering av alla ekonomiska händelser i ärendet: Totalt i ärendet 60(107)
Uppdatera ärende Ibland sker uppdateringar i organisationsregistret, vilka påverkar ärendet. Det kan också ske ändringar och uppdateringar i systemet Nyps, som även de påverkar ärendet. I båda fallet får du ett meddelande om att ärendet behöver uppdateras. Klicka på Uppdatera ärendet för att komma vidare. Uppdatering av ärendet måste ske när ärendet ligger under beredning eller i väntan. Om ärendet ligger under beslut eller under expediering, måste det återsändas till beredning för att kunna uppdateras. Om en utbetalning är under beredning tillåts beslutsrundan avslutas innan den nya konfigurationen måste uppdateras. Mindre signifikanta förändringar indikeras av en notifiering i övre högre hörnet. Detta kan t.ex. vara en ny betaladress för den sökande. Klicka på knappen Uppdatera ärendet för att ladda de nya uppgifterna 61(107)
Avsluta ärende innan beslut Om ett ärende ska avslutas innan beslut är fattat, klickar du på Avsluta ärende. I dialogen som öppnas får du välja orsak till att ärendet ska avslutas. Du kan välja mellan att ansökan är återtagen eller att den ska makuleras. Du får sedan bekräfta att ärendet verkligen ska avslutas. 62(107)
När detta är gjort är ärendet avslutat och kan inte återöppnas. OBSERVERA att ett ärende som avslutats inte kan återöppnas. Ett ärende som avslutas av misstag måste därför registreras om. 63(107)
Gå till Föreslå Beslut När alla uppgifter i ärendet är kompletta är det dags att låta en beslutsfattare titta på ärendet. Du fyller först i ett Beslutsförslag. Längst ner till vänster på skärmen finns sedan två val, Gå till föreslå beslut och Validera ärende inför beslut. 64(107)
Om det fattas obligatoriska uppgifter i ärendet får du ett meddelande om detta. Ärendet måste då kompletteras innan ett beslutsförslag kan skapas. När alla brister är åtgärdade kan ett beslutsförslag skapas enligt ovanstående. Om allt är ifyllt öppnas en dialog där du får bekräfta att du vill skapa ett beslutsförslag. 65(107)
Ärendet lägger sig sedan i ärendelistan. Status har ändrats till Under beslut 66(107)
Fatta beslut i ett ärende Via knappen Gå till fatta beslut kan du godkänna eller underkänna beslutsförslaget Observera att beslut inte kan fattas om beslutsfattaren är densamme som ansvarig handläggare på ärendet. All information i ärendet är låst för beslutsfattaren. Du kan dock läsa all information som finns i ärendet. Om du försöker ändra något får du ett felmeddelande. 67(107)
När du klickat på Gå till fatta beslut har du möjlighet att bekräfta att du vill fatta beslut eller att avbryta. Du kan också ändra beslutsdatumet. Om du klickar på Godkänn beslutsförslag öppnas en dialog där du får bekräfta att beslut ska fattas. 68(107)
Ärendet lägger sig sedan i ärendelistan. Status på ärendet är nu Under expediering. Som beslutsfattare kan även ärendet skickas tillbaka till beredning utan att beslutet fattas. Detta kan ske t.ex. om ärendet behöver kompletteras eller om beslutsfattaren hittar felaktigheter i underlaget. 69(107)
Expediera beslut När du öppnar ett ärende som ska expedieras finner du knappen Gå till expediera beslut längst ner i vänstra marginalen. När du klickar på Gå till expediera beslut får du välja mellan att expediera beslutet eller att sända ärendet åter till beredning. Om du upptäcker att något blivit fel i ärendet, går det att backa ärendet till beredning så länge det inte är expedierat. 70(107)
Om du klickar på Expediera beslut öppnas en dialog där du får bekräfta att beslutet ska expedieras. Ärendet lägger sig sedan i ärendelistan. Status på ärendet är nu I väntan. Nästa steg är nu normalt att bereda ansökan om utbetalning, men det kan också vara frågan om att ta ett nytt beslut i ärendet. Innan beredningen av nästa beslut startats, anges att Ingen beslutsomgång pågår i ärendelistan. 71(107)
Beslut Avslag Gången för beslutsfattande är densamma, oavsett om beslutet är ett Bifall eller Avslag. När beslut Avslag expedieras kommer ärendet att avslutas. Efter expediering är ärendet avslutat. OBSERVERA att ett ärende som avslutats inte kan återöppnas. Ett ärende som avslutas av misstag måste därför registreras om. 72(107)
Beredning av ansökan om utbetalning Beredning av ansökan om utbetalning kan endast göras av en handläggare med behörighet för detta. Arbetet sker i samma arbetsyta som den sökande tidigare använt i Min ansökan för att registrera uppgifterna. Handläggaren har dock tillgång till fler funktioner samt möjlighet att göra korrigeringar i underlaget, innan ärendet går till beslut. För att påbörja beredningen av ett utbetalningsbeslut klickar du på Utbetalning. Ekonomirapporten före justeringar Du kommer då till ekonomirapporten. Där visas de uppgifter den sökande registrerat i sin ansökan om utbetalning. Du kan inte redigera något direkt i ekonomirapporten. 73(107)
Längst upp i fönstret kan du välja mellan att arbeta med Utgifter, Medfinansiering, Förskott och Dokument. Om ett återkrav finns på ärendet kommer även ett alternativ visas för att kvitta återkravet. Checksummor används för att stämma av arbetet gentemot till exempel ekonomi och FLC. Där finns inga uppgifter som går att redigera. Utgifter Beroende på vilka ikoner som är valda visas mer eller mindre information på varje utgiftsrad. När du väljer att arbeta med utgifter, öppnas de utgiftsrader den sökande matat in. 74(107)
Till höger finner du kolumnen Justering. Klicka på symbolen för att justera summan på raden. Klicka på symbolen för att ta bort raden helt och hållet. Klicka på Ange anmärkning för att lägga till en justering. Du får då möjlighet att skriva Motivering, Ej godkänt/justerat belopp samt koppla justeringen till en Felkategori. 75(107)
Klicka på Spara när allt är ifyllt. Justeringen visas nu på den utgiftsrad den tillhör. Medfinansiering Under rubriken Rapporterad medfinansiering finns den medfinansiering som den sökande registrerat för denna utbetalning. 76(107)
Under rubriken Granskningsanmärkningar finns möjlighet att göra justeringar i medfinansieringen. Klicka på symbolen för att justera summan på raden. Klicka på symbolen för att ta bort raden helt och hållet. När du väljer att redigera medfinansieringen öppnas en dialog där du kan göra de ändringar som önskas. Klicka på Ange anmärkning för att justera medfinansieringen 77(107)
Du kan sedan fylla i Motivering och Ej godkänt/justerat belopp. Klicka på Spara när allt ser bra ut. Justeringen syns nu i listan över Granskningsanmärkningar. Justera medfinansiering Om den tidigare registrerade medfinansieringen behöver justeras, klickar du på Justera medfinansiering. Observera att detta förfarande i första hand ska användas i de fall där sökande lades upp som finansiär, för att få igenom första utbetalningen. 78(107)
En dialog öppnas, där justeringen kan göras. Välj först vilken typ av medfinansiering justeringen avser. Mata sedan in vilket belopp som ska justeras och välj vilken sökande/medsökande finansieringen avser. Klicka sedan på OK. Justeringen visas sedan i listan över medfinansiering, men har ett negativt belopp. 79(107)
Förskott Under Förskott finns möjlighet att avräkna eventuella förskottsutbetalningar som skett tidigare. Det belopp som ska avräknas fylls i under Avgår förskott denna period. 80(107)
Dokument Under Dokument finns de dokument som den sökande bifogat ansökan om utbetalning. Där finns också en PDF-fil som visar hur ansökan såg ut när den skickades in (originalansökan.) När ett dokument läggs till i en utbetalning kan beredaren välja om dokument ska vara synligt eller inte för den sökande 81(107)
Ekonomirapporten efter justeringar De justeringar du gör på utgiftsrader och i medfinansieringen visas i ekonomirapporten allt eftersom de registreras. Längst ner i Ekonomirapporten visas beräkningar av stöd, stödandelar och ackumulerade belopp. 82(107)
Lägesrapporter Beredning av Lägesrapporten kan endast göras av en handläggare med behörighet för detta. Lägesrapporter rapporteras av den sökande via Min ansökan och är tänkta som en rapportering av projektets måluppfyllnad hittills. Beredning av Lägesrapporten kan endast göras av en handläggare med behörighet för detta. Om du behöver korrigera inrapporterade indikatorvärden, se avsnittet Uppföljning, sidan 47. För att läsa eller redigera en lägesrapport klickar du på Öppna. För att redigera ett indikatorsutfall klickar du på Ändra. När lägesrapporten är genomgången och klar, visar du detta genom att markera Lägesrapport godkänd. Detta måste göras för att det ska vara möjligt att fatta beslut om ansökan om utbetalning. 83(107)
Validera ärende och gå till föreslå beslut När allt ser bra ut, är det dags att sända ärendet till beslut. Dessförinnan finns möjlighet att validera ärendet. 84(107)
Om valideringen visar att ärendet inte är komplett, får du ett meddelande om detta. Beslutsförslaget för ansökan om utbetalning sätts på samma ställe som tidigare. Endast beslutsförslaget Bifall finns tillgängligt för ansökan om utbetalning. 85(107)
När du sedan klickar på Gå till föreslå beslut öppnas en dialog där du kan bekräfta att ärendet ska gå till beslut eller avbryta. Ärendet finns sedan i ärendelistan. Status på ärendet är Under beslut och beslutstypen är Utbetalningsbeslut. 86(107)
Fatta beslut om ansökan om utbetalning Processen att fatta beslut om utbetalning påminner om processen vid ansökan om stöd. Beslutsfattarens vägval är att Gå till fatta beslut och att sända ärendet Åter till beredning. All information, inklusive den ekonomiska rapporten, är låst för redigering. Beslutsfattaren kan alltså inte ändra något. Genom att klicka på symbolen kan beslutsfattaren se detaljerad information om de justeringar som gjorts. 87(107)
När beslutsfattaren väljer att Gå till fatta beslut öppnas en dialog där beslutsfattandet kan bekräftas eller avbrytas. Ärendet återfinns sedan i ärendelistan. Status är Under expediering och expedieringen går till på samma sätt som beskrivits tidigare för ärendebeslut Efter expediering övergår ärendet till status I väntan. Det vanligaste är att det ligger där tills det är dags för nästa utbetalning. 88(107)
Beredning av Ändring av uppgift Kan endast startas efter att en utbetalning har expedierats. Välj Ändring av uppgift i meny och klicka på Starta beredning för att starta beslutsrundan Klicka på Uppföljning och uppdatera målvärden, utfall och lägg till indikatororganisationer. När du är klar spara ärendet och klicka på Godkänn för att expediera de nya ärendeuppgifterna. 89(107)
Återkravshantering Uppgiftsgrupperingen Återkravshantering innehåller Utredningar, Återkrav och Inbetalningar. Återkrav För att ett återkrav ska kunna skapas, måste ärendet ha gått igenom minst ett utbetalningsbeslut. 90(107)
Klicka på Utredningar för att starta en utredning om belopp som eventuellt ska krävas tillbaka. Utredningar kan startas av granskningshandläggaren. Alla utgiftsrader från alla utbetalningsbeslut listas. Använd filtren i överkant av bilden för att söka fram de utgifter som är aktuella. Markera den utgiftsrad som är föremål för granskning. Klicka sedan på Lägg till en utredning. 91(107)
Du ska nu registrera det belopp som är aktuellt att granska vidare. Genom att klicka på Kommentar får du möjlighet att skriva in en kommentar om utredningen. Genom att klicka på Återkravsstatus får du välja om utredningen ska leda till Återkrav, Ej återkrav eller Regleras ej. Utgifter som gått till återkrav kommer att kunna användas i ett återkravsbeslut. 92(107)
När en utgift gjorts möjlig att återkräva, måste du fylla i: återkravsmotivering, Orsak till återkrav och myndighet som hittade orsak till återkrav När alla utredningar är klara, kan granskningshandläggaren välja att starta beredning av Återkravsbeslut. Du får då bekräfta att beredningen ska påbörjas. 93(107)
Klicka sedan på Återkrav och öppna sedan återkravsbeslutet. Klicka sedan på Lägg till återkravsposter. Markera den eller de poster som ska behandlas i återkravsbeslutet 94(107)
Klassificeringen kan endast ändras av en beslutsfattare. I Återkravssummeringen visas det totala beloppet och hur stor del av detta som utgörs av EU stöd. När alla återkravsposter lagts till, fyller du i Beslutsförslag (endast bifall kan väljas) och Motivering. Återkravsbeslutet fattas och expedieras på vanligt sätt. Hantering av kvittning (Återkrav) Det vanligaste är att ett återkrav kvittas i samband med nästa ansökan om utbetalning. I ekonomirapporten finns rubriken Kvittning för detta ändamål. 95(107)
Om du klickar på Kvittning får du möjlighet att fylla i hur mycket av återkravet som ska kvittas vid denna utbetalning. Om du försöker kvitta ett större belopp än de redovisade utgifterna täcker, kommer ärendet att fastna i valideringen av beslutet I ekonomirapportens beräkning av stöd visas de kvittade återkraven denna period. Beslut om utbetalning fattas sedan på vanligt sätt. 96(107)
Genom att klicka på Beslut och övriga händelser under Hjälpmedel, kan du följa upp de olika balanserna på ärendet. I vyn som öppnas visas beviljade, utbetalda och reglerade belopp på ackumulerad nivå. 97(107)
Hantering av kvittning (Förskott) Det vanligaste är att ett förskott kvittas i samband med nästa ansökan om utbetalning. I ekonomirapporten finns rubriken Förskott för detta ändamål. Om du klickar på Förskott får du möjlighet att fylla i hur mycket av återkravet som ska kvittas vid denna utbetalning. I övrigt är hanteringen densamma som vid kvittning av återkrav, se ovan. 98(107)
Registrering av inbetalning (Registrering av förlust eller inbetald faktura) I de fall en inbetalning ska göras på ärendet, kan den som har rollen inbetalningsregistrator välja att Registrera inbetalning. Detta kan till exempel ske då det inte finns tillräckligt belopp kvar att utbetala, för att det ska gå att kvitta ett återkrav eller ett förskott. Du får sedan bekräfta att du vill registrera en inbetalning. 99(107)
Klicka sedan på Inbetalningar under Återkravshantering. Klicka sedan på Efterregistrera inbetalning. Du kan då fylla i de uppgifter som behövs. 100(107)
Under Inbetalningstyp kan du välja om du registrerar en inbetalning eller en förlust. När alla uppgifter fyllts i, klickar du på Godkänn. Du får sedan bekräfta inbetalningen. Registrering av inbetalning hanteras i en förenklad ordning och går inte förbi en beslutsfattare. 101(107)
Den registrerade inbetalningen syns under Återkravshantering/Inbetalningar. I vyn Beslut och övriga händelser (under Hjälpmedel) visas beviljade, utbetalda och reglerade belopp på ackumulerad nivå. Här visas nu också ett inbetalt belopp. 102(107)
Avsluta ärende Klicka på Avsluta ärende när du vill avsluta ett ärende. Ett ärende kan avslutas när som helst i livscykeln. I och med att ärendet avslutas görs en återföring av återstående, ej utbetalade, medel. Än så länge saknas funktionalitet för att återöppna ett avslutat ärende. Avsluta därför inte ett ärende om du är det minsta osäker att det verkligen ska avslutas. Du får sedan bekräfta att ärendet ska avslutas. 103(107)
Om det fattas obligatoriska uppgifter vid avslut av ärendet, får du meddelande om detta. Under Beslut och övriga händelser, syns det att en återföring skapats i ärendet och att återstående belopp att utbetala satts till noll. När ärendet avslutats, har det status Avslutad. Än så länge saknas funktionalitet för att återöppna ett avslutat ärende. Avsluta därför inte ett ärende om du är det minsta osäker att det verkligen ska avslutas. 104(107)
EU rapporter Endast användare med rätt behörighet kan öppna sidan för EU-rapporter För att arbeta med EU-rapporter klicka på alternativet EU-rapporter under menyn Rapportering Användare kan välja att visa Pågående räkenskapsår eller Alla räkenskapsår per program Endast program som användare har behörighet till visas 105(107)
Skapa utgiftsdeklaration Klicka på program för att visa mera information Klicka på Skapa ny utgiftsdeklaration Det måste finnas en växelkurs för att en ny utgiftsdeklaration ska kunna skapas Välj och fyll i UD periodslut och klicka sedan på Spara Datum får inte vara efter räkenskapsårets slutdatum! En notifiering visas som meddelar hur många utbetalningar och justeringar som ingår i utgiftsdeklarationen 106(107)
Granska utgiftsdeklaration För att granska det ekonomiska underlaget till utgiftsdeklarationen klicka på någon av rapporterna En ny sida öppnas, i browsern, och en rapport visas Efter granskning kan följande åtgärder utföras: - Redigera, ändra slutdatum för utgiftsdeklarationen - Uppdatera, uppdatera utgiftsdeklarationen med eventuella nya utbetalningar eller justeringar - Attestera, attestera utgiftsdeklarationen - Ta bort, radera utgiftsdeklarationen 107(107)