Handledning för presskommunikation
INLEDNING Du har säkert hört den gamla klyschan syns du inte så finns du inte. Det är givetvis ett lite tillspetsat budskap, men faktum är att det ligger ganska mycket sanning i det. Vårt arbete är viktigt och förtjänar uppmärksamhet. Genom en planerad och väl genomtänkt kommunikation med våra lokala medier så ökar chansen till utrymme i tidningar, radio och TV. I den här handledningen finns några enkla tips som kan vara bra att tänka på. Lycka till!
VAD HAMNAR I TIDNINGEN? För att lyckas med din presskommunikation är det viktigt att du förstår vad en nyhet är. Då är chansen mycket större att dina pressmeddelanden når sitt mål, dvs bli till en artikel i tidningen/inslag på radio eller TV. 1. Det ska vara intressant för tidningens målgrupp Är det ni vill förmedla bara intressant för medlemmar i Rotary? Ja, då är chansen väldigt liten att tidningen väljer att skriva om det. 2. Det ska vara aktuellt Det ligger i sakens natur att en en nyhet ska vara aktuell, och idag går tiden fortare än någonsin. Vänta inte med att skicka ut din pressinformation! 3. Det ska finnas en lokal koppling Om du vänder dig till lokala medier är det viktigt att din nyhet har en tydlig lokal förankring. Om du vänder dig till riksmedia är den lokala kopplingen inte lika viktig. 4. Den ska vara oväntad Oväntade och udda händelser är alltid tidningarna mer benägna att skriva om. 6. Konkurrens I slutändan handlar det även om konkurrens. Råder det nyhetstorka den aktuella dagen så är givetvis chansen större att ditt budskap får utrymme i medierna än om det inträffar flera stora händelser samma dag.
HUR NÅR JAG FRAM? För att kunna författa ett bra pressmeddelande är det viktigt att fundera lite extra kring följande frågor. Vad vill du berätta? Vad har hänt/kommer att hända - vad är det vi vill berätta. Detta kan låta självklart, men det är mycket viktigt att det framgår tydligt. Om du inte själv är helt klar över vad du vill förmedla, ja då är sannlikheten stor att det är oklart även för dem som du skickar ut din information till. Är din nyhet intressant? Om svaret på frågan är nej - då behöver du göra något åt det. Det finns mycket du själv kan göra för att göra din nyhet intressant. Försök att spetsa till ditt pressmeddelande och försök att hitta en vinkel som gör den intressant. Är det tydligt och begripligt? Tänk på att formulera dig enkelt och tydligt. Du har ofta förkunskaper som den som ska lästa din text inte har. Undvik branschtermer, fackspråk och engelska termer. Risken är att ditt pressmeddelande hamnar direkt i papperskorgen om mottagaren inte fullt ut förstår vad du menar. TIPS! Låt gärna någon utomstående läsa ditt pressmeddelande innan du skickar ut det. Då får du direkt ett kvitto på om det är begripligt eller om det genast ger upphov till frågor. Tänk lokalt! Rotary i Eksjö hjälper till att utrota polio har så klart högre nyhetsvärde i lokalpressen än Rotary är nära att utrota polio. Försök alltid att hitta en lokal vinkel när ni vänder er till lokalmedier. Chansen att de skriver om er klubb är mycket större då....och tänk brett! Ofta är det lokaltidningen man först tänker på när man vill nå ut i lokala medier. Men tänk även på att höra av er till lokalradion, regionens gratistidningar och kanske även lokal-tv.
PRESSMEDDELANDE - KONKRETA TIPS Skicka i rätt tid Tiden kan ha stor betydelse. De flesta redaktioner har morgonmöten där de planerar dagens arbete. Därför kan det vara bra att skicka ut det ganska tidigt på morgonen. Det finns givetvis inget facit, utan man får prova sig fram lite. Digitala medier är mindre känsliga för tidpunkten än tryckta medier. Om du vill att media ska bevaka ett arrangemang som ni genomför så är det bra att höra av sig någon eller några dagar i förväg. Tydlig rubrik Du har inte lång tid på dig att vinna journalistens uppmärksamhet. Rubriken är det absolut viktigaste blickfånget, så se till att den är tydlig och att man förstår sammanhanget bara genom att läsa den. Börja med det viktigaste Här är gäller samma prinicip som i föregående punkt. Om journalisten bara tar sig tid att läsa inledningen, så ska det räcka för att hen ska förstå vad det är ni vill nå ut med. Börja helt enkelt med det viktigaste för att inte riskera att det missas. Använd citat Att använda sig av citat i ett pressmedelande är alltid att rekommendera. Det gör texten trevligare att läsa och det ger mer tyngd om man låter en anvarig person uttala sig direkt i pressmeddelandet. Skicka med bilder Allt du kan göra för att underlätta för journalisterna är bra. Bifoga därför gärna bilder när ni skickar ut pressmeddelandet. Skicka inte för ofta Överdriv inte presskommunikationen. Skicka bara pressmeddelande när du verkligen har något att berätta. För mindre händelser kan det räcka att slå en signal till tidningens lokalredaktion. Glöm inte kontaktpersoner En mycket viktigt detalj i ett pressmeddelande (som faktiskt ofta glöms bort) är att tydligt ange kontaktpersoner som kan svara på ytterligare frågor. Se till att personen som ska ta emot frågor från pressen är väl förbered och att hen finns tillgänglig på telefon när pressmeddelandet skickas ut.