Skapa ett dreamteam! Tips för ett bra och roligt valberedningsarbete
Text: Ola Österlund, Sören Eriksson och Eva Blomqvist
Inledning Att vara valberedare är ett viktigt uppdrag i en organisation. Med ett bra valberedningsarbete läggs grunden till en bra och fungerande styrelse i förening eller distrikt. Det går lätt slentrian i valberedandet. Det är här nya personer kan komma in i IOGT-NTO och få konkreta uppgifter och uppdrag. Men det förutsätter att någon frågar dem. Valberedningsarbetet är inte bara viktigt det är roligt också, om man lägger upp det på rätt sätt! I det här häftet får du råd och tips. Lycka till!
Vad har valberedningen för mandat? En valberedning är på ett sätt jämställd med styrelsen eftersom båda är underställda årsmötet. Det innebär också att valberedandet prioriteras. Det betyder att de som är med i valberedningen avsätter tid och att det finns ekonomiska resurser för att genomföra uppdraget. Det handlar om en pott till förfogande för fika, resor, telefonsamtal och eventuella ytterligare kostnader. Uppdraget ska inte vara en ekonomisk belastning för ledamöterna i valberedningen. Börja i tid En bra riktlinje är att starta valberedningsarbetet minst sex månader före årsmötet. Det brukar ändå bli bråttom på slutet. Se till att boka möten för ert valberedande och låt det ta tid. Ha trevligt när ni jobbar fikat är viktigt!
Gör en lista med ert dreamteam Skriv ner namn på personer ni skulle vilja se i styrelsen. Undvik att tänka på eventuella hinder att personen inte har tid, inte vill eller sa nej förra gången. Årsmötet har gett valberedningen i uppdrag att föreslå den styrelse som ni tror är bäst för att leda och utveckla verksamheten. Det handlar alltså inte bara om att ersätta dem som eventuellt vill avgå. Ibland kan man behöva lyfta bort personer som inte passar in i laget eller som helt enkelt inte levt upp till förväntningarna. Detta är lätt att glömma bort av bekväma skäl, men kanske är det en av de viktigaste uppgifterna för valberedningen. Ibland gör vi det kanske svårare än det i själva verket är och om man tar man upp frågan på rätt sätt är det sällan några problem. Visst kan någon bli besviken eller känna sig sårad om man upplever sig bortplockad, men då gäller det att komma ihåg att valberedningens uppgift inte i första hand är att göra enskilda personer glada utan att få fram den bästa tänkbara styrelsen.
Olika perspektiv behövs Eftersträva att få med personer med olika erfarenheter i styrelsen. Det kan exempelvis handla om ålder, kön, geografisk hemvist, intresse, speciella kompetenser, social bakgrund m.m. En styrelse där alla tänker lika och är överens blir sällan särskilt dynamisk. Risken är att det då blir en verksamhet för bara en typ av människor. Men det är också viktigt att tänka på att personerna ska kunna arbeta tillsammans och inte fastna i diskussioner som inte leder någon vart. Finns det någon eller några personer som valberedningen av något skäl är särskilt mån om att få med i styrelsen, kan de ges möjlighet att önska vilka de tror sig kunna göra ett bra arbete tillsammans med. Det viktiga är att styrelsen kan göra ett bra arbete, men en del av det är också att man trivs tillsammans. Trivs man och har kul brukar det bli mycket gjort! Sakkunskap och personliga egenskaper bör vara urvalet i valberedandet. Kunskaper från sitt yrke, sin hobby, sin familjesituation eller livserfarenhet i kombination med de personliga egenskaper man har bör vara vägledande för de olika uppdragen i styrelsen. Kanske driver föreningen flera olika verksamhetsinriktningar, t.ex. kamratstöd, kafé, alkoholpolitik, föreningsträffar osv. Då kan det vara bra att få med personer som är engagerade i de olika delarna. Har styrelsemedlemmarna dessutom lite olika bakgrund och sociala nätverk så breddar det basen för styrelsens gemensamma arbete.
Tänk komplementärt Ichak Adizes har skrivit flera böcker om ledarskap och organisationsutveckling. Han skriver bland annat om att en organisation behöver flera personer som kompletterar varandra för att få det bästa ledarskapet. 1 Kortfattat kan man säga att han beskriver fyra roller som behövs: Produceraren är en den som får saker gjorda, den som driver på, som vill få jobbet klart och nå resultat. Hon/han är oftast otålig och på hugget. Administratören är den som ser till att allt går rätt till, som håller ordning och reda, utvecklar rutiner och system. Är som regel välorganiserad, noggrann och lojal. Entreprenören är nyskaparen/visionären, den som driver fram förändring och får nya idéer, som vågar ta risker och bryta upp gamla mönster. Är för det mesta entusiastisk och kreativ. Integreraren skapar samförstånd, samarbete och lagkänsla. Sätter människor främst, förstår andra och är lyhörd. Adizes hävdar att ingen människa kan besitta alla dessa egenskaper ensam. En person kanske besitter en eller två av dessa egenskaper, alltså behöver man komplettera varandra. Adizes har utvecklat ett enkelt självtest för att kunna se sina egna styrkor. 1 Adizes, Ichak: Ledarskapets fallgropar, Liber Förlag 1997
Vilka kompetenser behövs för de olika styrelseuppdragen? Här har vi listat några egenskaper som vi tror är bra för de olika styrelseuppdragen: Ordförande Hålla ihop styrelsearbetet, ha överblick, leda möten, organisera, förbereda, våga fatta beslut, god lyssnare och talare, social, kunna prata med alla, demokratisk ledare, lojal mot beslut som fattas. Studieledare Intresse och helst erfarenhet från folkbildning (studiecirklar och kulturarrangemang), kontakt med NBV. Ledamöter och eventuellt suppleanter Komplettera och förstärka kunskaper och egenskaper i styrelsen. Kassör Kunna ekonomi/bokföring/budget, kunna förklara ekonomin, ordningssam, ansvarstagande. Sekreterare Kunna skriva protokoll, hålla reda på papper, ordningssam.
Låt den ovalda styrelsen mötas Har ni varit ute i god tid och lyckats med ert arbete så är ni färdiga i god tid före årsmötet. Då kan det ibland vara bra att samla den tänkta, ännu ej valda, styrelsen för ett informellt samtal om hur de ser på det framtida gemensamma uppdraget. Om alla redan innan de är valda får chansen att ge sin syn på styrelsearbetet och vilka förväntningar man har på sig själv och andra i styrelsen kan man undvika en del missförstånd och tappade sugar i framtiden. Det är viktigt att alla i styrelsen har samma bild av vad det är som gemensamt ska göras. Till sist Det här är våra tips och idéer för hur man som valberedning kan arbeta. Det betyder inte att man måste göra exakt så här. En del är kanske självklart, men fundera gärna lite extra i stället för att ringa runt till den gamla styrelsen en vecka före årsmötet. Lägg tid på valberedningsarbetet. Sätt er in i verksamheten själva i stället för att fråga styrelsen hur det går. Kanske upptäcker ni saker utifrån som styrelsen inte ser.
Checklista 1. Starta arbetet i god tid, helst sex månader före årsmötet. Planera även in kommande möten. 2. Hur ser styrelsen ut? Hur bör den se ut? 3. Sätt samman ert dreamteam. 4. Möt den sittande styrelsen och diskutera med dem om hur de ser på framtiden. Vilka planerar att avgå, vilka vill fortsätta och i så fall varför? 5. Tala med era kandidater. Ring, men det går också bra att träffas och kanske bjuda på fika på stans bästa kafé. 6. Kräv inte besked omedelbart. Fundera på det, så ringer jag om ett par dagar. Passa på att fråga vem eller vilka personen skulle vilja arbeta med i styrelsen. 7. Håll hela valberedningen informerad om hur arbetet fortlöper alla är ansvariga för arbetet. 8. Finns tid och om de vill, låt den ännu inte valda styrelsen mötas för samtal om framtiden. 9. Spela med öppna kort om sådant ni vet, mörka aldrig eventuella framtida problem som styrelsen har att ta tag i. 10. Presentera varje kandidat i samband med årsmötet.