Foto: Trons. Valberedd! En handbok till lokala valberedare

Transkript

1 Foto: Trons Valberedd! En handbok till lokala valberedare

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Vad gör en valberedning?... 3 Årshjulet... 3 Lär känna lokalavdelningen... 4 Granska styrelsen... 4 Hitta nya kandidater... 5 Ta fram och presentera förslaget... 7 Ordlista... 8 Egna anteckningar... 9 Ditt uppdrag som valberedare är både roligt och spännande. Ni i valberedningen är lika viktiga som styrelsen - kanske viktigare! I valberedningen får du möjlighet att påverka valet av styrelse och inriktning. Du får också lära dig massor: Förutom att lära känna fler medlemmar och förtroendevalda, ökar du dina kunsaper om t ex styrelsearbete och ledarskap. Med det kan vara svårt att veta var man ska börja och hur ett effektivt valberedningsarbete kan gå till. Därför har vi tagit fram det här materialet för lokala valberedningar i LRF. Tanken är att materialet ska vara ett enkelt och grundläggande stöd i ert arbete under året. 2

3 VAD GÖR EN VALBEREDNING? En lokal valberedning ska ta fram ett förslag på personer till lokalavdelningens styrelse och presentera detta förslag under årsmötet. Valberedningens fyra uppgifter: 1) Lära känna lokalavdelningen: Vad gör avdelningen och styrelsen? 2) Granska styrelsen: Hur fungerar styrelsearbetet idag? 3) Hitta nya ledamöter: OM det behövs, finna nya personer som kan ta plats i styrelsen 4) Ta fram och presentera förslaget: Hur ska den nya styrelsen se ut, hur ska förslaget presenteras? ÅRSHJULET Ert arbete som valberedning kan beskrivas i ett årshjul. Se de fyra uppgifterna i hjulet här nedan: 4. Ta fram och presentera förslaget - Ta fram ett slutligt förslag - Förbered presentation ÅRSMÖTET - Valberedningen utses - Datum för valberedningens första möte spikas 1. Lär känna lokalavdelningen - Starta valberedningsarbetet - Vad gör avdelningen och styrelsen? _ 3. Hitta nya kandidater? - OM det behövs. Inleda sökning av ny(a) kandidat(er) 2. Granska styrelsen - Hur fungerar styrelsearbetet idag? 3

4 1. LÄR KÄNNA LOKALAVDELNINGEN Det första steget handlar helt enkelt om att ni sätter er in i hur avdelningen ser ut och vad styrelsen gör. Information om det hittar ni t ex i: Stadgar Styrelseprotokoll Medlemsregister Verksamhetsplan och verksamhetsberättelse Eventuell hemsida Kontakt med förtroendevalda, medlemmar och tjänstemän 2. GRANSKA STYRELSEN Foto: Trons I nästa steg är det dags att titta på hur bra styrelsen funkar i praktiken. Förslag på viktiga frågor när ni granskar styrelsen Egna anteckningar: Hur ser närvaron ut på styrelsemötena? Fungerar det formella såsom kallelse, dagordning och protokoll? Finns det en klar rollfördelning i styrelsen? Hur är stämningen och arbetsklimatet i styrelsen? Kommer alla till tals, är alla ledamöter aktiva och delaktiga? Förutom att intervjua styrelsen hittar ni information genom exempelvis: Deltagande på styrelsemöten (observera styrelsen in action ) Samtal med medlemmar Kontakt/intervju med enskilda styrelseledamöter 4

5 3. HITTA NYA KANDIDATER När ni granskat styrelsen har ni nog upptäckt saker som fungerar såväl bra som mindre bra. Det kan vara så att ni då anser att det behövs nya personer i styrelsen, t ex om: Det saknas en viss kompetens i styrelsen i någon viktig fråga Det behövs en större mångfald: t ex ålder, kön eller olika näringsgrenar Stämning eller samarbetet i styrelsen behöver förbättras Ny motivation eller energi behöver tillföras Tips för att hitta nya kandidater: Gå igenom medlemsförteckningen - vilka som är valbara Se potentiella medlemmar - personer som idag inte är med men är lämpliga till styrelsen Fråga ert eget nätverk Fråga ert nätverks nätverk (vänners vänner, bekantas bekanta) Fråga styrelsen (många ledamöter kan ha bra tips och idéer) Fråga tjänstemän, förtroendevalda och medlemmar med stort kontaktnät Tala om att ni söker intresserade Annonsera och informera skriftligt Delta på medlemsaktiviteter och ha ögon och öron öppna. Våga fråga! Egna anteckningar: Foto: Ester Sorri EN BRA BLANDNING ÄR VIKTIGT När ni tar fram förslag på styrelse, är det viktigt att inte bara hitta bra personer. Tänk också på att få till en bra blandling av ledamöter, som är insatta och duktiga inom flera områden såsom föreningsarbete, ekonomi, politik med mera. Det är värdefullt att styrelsen speglar olika medlemsgrupper och deras behov. Titta gärna på bifogad statistik och fundera på hur er lokalavdelning ser ut vad gäller kön, ålder och personer från olika näringsgrenar. 5

6 ATT TILLFRÅGA EN PÅTÄNKT KANDIDAT När ni fått tips eller funnit en lämplig kandidat till styrelsen är det dags att kontakta personen ifråga. Den första kontakten har tre syften: 1. Berätta om styrelsen och vad det innebär att vara styrelseledamot 2. Lyfta fram fördelen/nyttan med att sitta i styrelsen 3. Ställa frågan om personen är intresserad Foto: Patrick Degerman OBS! Här är det viktigt att ni är ärliga med vad uppdraget kräver. Men glöm inte att också lyfta fram fördelarna med att vara med i styrelsen, t ex: Påverkansmöjligheter och inflytande över frågor som rör personen Nya kontakter och utökat nätverk Gemenskap och sociala aktiviteter Kompetensutveckling och ny kunskap En god merit för framtida uppdrag eller jobb Om personen är osäker på att anta ett styrelseuppdrag, fråga om personen kan tänka sig att anta enskilda och tidsavgrändade uppdrag Bidra till utveckling och gemenskap i bygden Egna anteckningar: 6

7 4. TA FRAM OCH PRESENTERA FÖRSLAGET PRESENTATION AV FÖRSLAGET PÅ ÅRSMÖTET Nedan följer en tänkbar mall för er presentation av förslaget på årsmötet: 1. Inled med att presentera vilka personer som ingått i valberedningen 2. Visa förslaget på personer till styrelsen och låt dem sedan presentera sig själva, gärna utifrån några punkter, t ex: Bakgrund, meriter, drivkrafter Öppna slutligen för synpunkter, invändningar och frågor. Var inte rädd för att försvara förslaget! 4. Avsluta med att tacka för förtroendet och samarbetet samt lyckönska den nya styrelsen (oavsett om årsmötet väljer ert förslag eller inte) Foto: Jan Peterson...SÅ BÖRJAR VALBEREDNINGSARBETET OM IGEN... När årsmötet har hållits är det dags också för den nya valberedningen att påbörja sitt uppdrag. Ett tips är att den nyvalda valberedningen, direkt efter årsmötet, sätter ett datum för första möte. Sedan är det bara att påbörja steg 1 igen i årshjulet (se sidan 4). Foto: Jan Peterson LYCKA TILL MED ERT VALBEREDNINGSARBETE! 7

8 ORDLISTA Absolut majoritet - mer än hälften av rösterna (även Enkel majoritet) Acklamation - beslut med ja/nej-rop Adjungerad - tillfällig ledamot, tillfälligt invald att medverka på mötet Ajournering - avbrott i sammanträde, paus på mötet Ansvarsfrihet - godkännande i efterhand av styrelsen. Årsmötet befriar styrelsen från vidare ansvar AU, Arbetsutskott - liten del av styrelsen som beslutar i mindre frågor och förbereder förslag Attestera, intyga - skriva under förhandsgodkänna betalning (vanligen chef eller firmatecknare attesterar) Avslagsyrkande - krav på att förslag ska avslås Beslutsmässig - när man uppfyller stadgarnas krav för att kunna fatta beslut ( på årsmöte eller i styrelse) Beslutsprotokoll - protokoll som endast innehåller fattade beslut och inga diskussioner eller yttranden Bordlägga - skjuta upp till senare möte eller tidpunkt Dagordning - förteckningar av frågor att ta upp på ett möte och i vilken ordning. Lista på mötespunkter Delegat - ombud, representant på möte. Vanligtvis på årsmöte/kongress Firmatecknare - behörig att skriva under för sammanslutningens räkning (Firma = namn) Föredragningslista - se Dagordning Förtroendevald - person som är utsedd av sammanslutningens kongress, väljare, medlem Handlingar - samlad benämning på de papper som används/delas ut för ett möte Interimsstyrelse - tillfällig styrelse. Vanligt för nybildad förening där man inte hunnit välja styrelse Juridisk person - sammanslutning med lagliga rättigheter och skyldigheter Justera - godkänna (protokoll) Jävig - person som är personligen berörd, t ex släkt, nära vän eller har egna intressen i frågan Kompletteringsval - utse efterträdare till den som avgått under mandatperioden Konstituera - fördela posterna inom styrelsen (stifta, grunda) Kvalificerad majoritet - stor röstövervikt (vanligen två tredjedelar av rösterna) Mandat - befogenhet, plats Motion - skriftligt förslag (från enskilda som inte representerar styrelsen) Paragraf - del av lag, stadga, avtal eller protokoll Plenum - plats för möte dit alla kallas (mötes- och beslutslokalen) Praxis - sed, tradition, som man vanligen gör Presidium - ordförande med flera på kongress/årsmöte, högsta ledningen inom styrelsen Proposition - förslag från styrelsen, regeringen Protokoll - skriftlig sammanställning från möte om beslut och/eller överenskommelse Relativ majoritet - flest röster men mindre än hälften (vid omröstning av minst tre förslag) Remiss - att skicka ut en fråga eller ett förslag till andra för yttrande innan beslut Reservation - förbehåll, att protokollföra vilka som röstade emot ett beslut Röstlängd - förteckning över vilka/hur många som har rätt att rösta Solidariskt ansvar - gemensamt (betalnings)ansvar Stadgar - föreningens lagar, de grundläggande regler som gäller för organisationen Suppleant - ersättare, reserv (vanligtvis för en styrelse) Talarlista - förteckning över de som begärt ordet Utslagsröst - den som kan fälla utslaget med sin röst om röstantalet är lika (vanligen ordförande) Valberedning - personer vars uppdrag är att ge förslag på vilka som ska väljas till styrelse m m Vetorätt - möjlighet att stoppa förslag även om en majoritet är för Vidimera - intyga Votering - Öppen/Sluten omröstning (Öppen = alla ser hur man röstar, Sluten = hemlig, anonym) 8

9 EGNA ANTECKNINGAR 9

10 Foto: Trons PRODUCERAD AV LRF JUNI 2015 LAYOUT: LRF ORGANISATIONSSERVICE