Södertälle U kommun 2009-03-31 Tjänsteskrivelse Dnr KS09/71 Dr;. \Rrlf Kontor Kommunstyrelsens kontor Handläggare Magnus Aminoff, Bjarne Linder 08-550 2 1516 magnus.aminoff@sodertalje.se Kommunstyrelsen Konferensprislista 2009 Dm KS09/71 Sammanfattning av ärendet I samband med inflyttningen till Södertäljes nya stadshus togs en prislista fram beträffande konferenslokalerna i huset. Vid tillämpningen av denna har det efter hand framkommit vissa oklarheter kring tillämpningen. Av detta skäl har Estrad, Inre service och Husintendenten, tillsammans, arbetat fram ett nytt förslag avseende priser för konferenser. Det som förändrats i förhållande till den ursprungliga prislistan är att procentsatsen för rabatt för kommunala verksamheter ökats från 20 0/O till 30 % och att föreningar får 30 0/0 rabatt på ordinarie pris och ej som tidigare, gratis upplåtelse. Dessutom får föreningarna ytterligare 20 % rabatt, d v s totalt 50 %, om de bokar upp lokaler 14 dagar före uthyrningstilltailet. eller senare. Kommunstyrelsens kontor föreslår också att det endast är de föreningar som är registrerade hos Skatteverket som har rätt att boka lokal. Upplåtelser sker i övrigt enligt likställighetsprincipen förutsatt att upplåtelsen inte kan antas medföra ordningsstörning eller innehålla olaglig verksamhet. I sådant fall skall en säkerhetsbedömning göras av gruppchefen för Inre service i samråd med kommunens säkerhetsavdelning. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2009-03-31 Konferensprislista 2009 Campusgatan 26 Tfn 08-550 210 00 www.sodertalje.se Bankgiro 5052-6854 151 89 SödertäIje soderta Ile. kom mun@jsodertalle.se Org-nr 212 000-0159 Postgiro 865800-7
2 (3) Ärendet I samband med inflyttningen till det nya stadshuset antogs en prislista beträffande uthyrning av konferensrummen. Vid höstens uthyrningar och praktiska tillämpning av prislistan har vissa problem framkommit. Enligt den nu gällande prislistan skall föreningarna få disponera lokaler utan avgift. Frågan uppkommer då om vad som är en förening? Vilka får bilda en förening? Om formalia kring detta inte regleras finns det en risk att föreningar bildas bara för att få tillgång till gratis lokal. Det kan i så fall också innebära att lokalen/lokalerna genererar mycket mindre intäkter. Det kan dessutom finnas anledning att ta ställning till hur vi hanterar upplåtelserna säkerhetsmässigt. Enligt bilagt förslag får kommunala verksamheter (utanför stadshuset) och föreningar 30 % rabatt på hyran men kommunala bolag och andra externa intressenter får betala full hyra. Avsikten med att föreningarna föreslås få betala en rabatterad hyra är inte huvudsakligen av ekonomisk natur utan snarare för att inte föreningarna helt skall komma att dominera upplåtelserna på bekostnad av övriga intressenters möjligheter. Att inte ta ut någon hyra alls befaras, om det blir allmänt känt, kunna leda till att föreningarna kan komma att ta i anspråk en mycket stor andel av lokalerna, kanske inte minst kvällstid. Förslaget innebär också att uthyrningsrabatten endast omfattar de föreningar som finns registrerade hos Skatteverket (med organisationsnummer). Dessutom får föreningarna ytterligare 20 % rabatt, totalt 50 %, om de bokar upp en lokal 14 dagar före uthyrningstillfållet eller senare. I förteckningen har även priserna för Farsta konferens skrivits in. Det bör observeras att Farsta konferensanläggning endast upplåts internt inom kommunen. Upplåtelser sker i övrigt enligt likställighetsprincipen förutsatt att upplåtelsen inte kan antas medföra ordningsstörning eller innehålla olaglig verksamhet. I sådant fall skall en säkerhetsbedömning göras av gruppchefen för Inre service i samråd med kommunens säkerhetsavdelning. Alkoholförtäring i samband med upplåtelse av lokal är endast tillåtet i enlighet med det serveringstillstånd som gäller för stadshusets restauratör.
3 (3) Ekonomiska konsekvenser och finansiering Hyresintäkterna har hittills varit relativt låga samtidigt som uthyrningsverksamheten är under uppbyggnad och detta imlebär att det är oerhört svårt att förutspå några ekonomiska konsekvenser kring förslaget. Att det i förslaget tas ut en avgift av föreningarna bör dock kuill1a höja intäkterna något även om det fortsatt är svårt att bedöma helheten. Kontorets/förvaltningens förslag till Kommunstyrelsen: att anta bilagt förslag till konferensprislista för 2009.mW'f~(~;;;'/Lc., o" Ull'0\1arie Hellen g Margaretha Sandberg Kc6nmundirektö Personaldirektör Beslutet expedieras till: Lena Eriksson. Inre service Peter Taberman. Estrad Bjarne Linder. husintendent Magnus Aminoff, Inre service
Konferensprislista 2009 Konferens och Mötesrum i nya stadshuset samt på Farsta konferens. (Trådlös anslutning till nätverk finns i huset) Beteckning: plan, hus, konf lokal. (OA:B27 = Plan OA hus konf lokal B27) Prissättning rabatteras närkommunala verksamheter bokarmed30 %, kommunala bolag betalarhela kostnaden. föreningar 30% rabatt. Föreningarna far dessutom ytterligare 20 % rabatt, d v s totalt50 % om de bokarlokaler 14 dagar före uthyrningstillfället, ellersenare. Priserna avser veckans alla dagar. Verksamheter inom stadshuset betalaringet för konferenser i lokalerna pa plan 1 förutom pa Estrad och Trombon. Estrad ID 12 I I 18000 I 08.00 17.00 I Estrad D 2 9500 I Exkl personal Minst 2 tekniker samt ytterligare 1 pers. Brand och utrym End Farsta 360/delt Heldag Internet OH-kanoner, TV Fm o em-kaffe internt Konferens samt lunch. 260/delt Halvdag Fm el emkaffe samt 160/delt I Kvartsdag I lunch. I Endast kaffe. (OBS! Pris inkl lokal, katfe och ev lunch) Trombon ID 1 1 1250 116000 I I
Trombon D 1 250 8000 Halv dag eller kväll. OA:A15 Fifong A O 6 x Skrivtavla OA:D15 Oxnö A O 6 x Skrivtavla OA:B27 Korpen A O 4 x Elsanerat 1A:A1 Symfonin A 1 40 5500 Tr dlöst mikrofonsystem, Skrivtavlor, Nämndsal lhdag 3500 filmduk, Videoprojektor, Dokumentkamera, TV mottagare, DVD spelare, Ljudanläggning, teleslinga, anslutning bärbar dator, 1A:A10 Dirigenten A 1 40 5500 Tr dlöst mikrofonsystem, Skrivtavlor, Nämndsal lhdag 3500 filmduk, Videoprojektor, Dokumentkamera, TV mottagare, DVD spelare, Ljudanläggning, teleslinga anslutning bärbar dator, 1A:A30 Demokratin A 1 104 11 000 Mikrofon och voteringssystem, Sessionssal lhdag 7000 Ljudanläggning, Videoprojektorer (2) Filmduk, Dokumentkamera, TV mottagare, DVD spelare, teleslinga 1C:A17 Fuga C 1 12 1 700 Filmduk, skrivtavla, blädderblockssk p, lhdag 1000 Interaktiv skrivtavla, Videoprojektor, anslutninq för bärbar dator, Ljudanläggning. 1C:A13 Opus C 1 12 1 700 Filmduk, Skrivtavla, Blädderblockssk p, lhdag 1000 1C:D5 Hornet C 1 10 1 700 Filmduk, Skrivtavla, Blädderblockssk p, lhdag 1000 1C:A5 Menuett C 1 10 1 700 Filmduk, Skrivtavla, Blädderblockssk p, lhdag 1000 liudanläqqninq 1C:A1 Harmoni C 1 24 2 700 Filmduk, Skrivtavla, Blädderblockssk p, lhdag 1 700 Bildväxel, TV tuner, DVD spelare, Dokumentkamera liudanläqqning. 1C:A9 Sordin C 1 10 1 700 Filmduk, Skrivtavla, Blädderblockssk p, lhdag 1000
2B:D9 Doftskär B 2 12 Xx Filmduk, skrivtavla, blädderblockssk~p, Interaktiv skrivtavla, Videoprojektor, anslutnincj för bärbar dator, LjudanläCjCjninCj. 2C:C21 Äspskär B 2 6 Xx Skrivtavla, Blädderblockssk~p,LCD skärm, anslutning bärbar dator 3B:F17 Brunskär B 3 6 Xx Filmduk, Skrivtavla, Blädderblockssk~p, Videoprojektor, anslutning bärbar dator 3B:011 Björnö B 3 16 Xx Filmduk, Skrivtavla, Blädderblockssk~p, Bildväxel, TV tuner, OVO spelare, Dokumentkamera, liudanlägcjnincj. 4B:F17 Fridö B 4 6 Xx Filmduk, Skrivtavla, Blädderblockssk~p, Videoproiektor, anslutnincj bärbar dator 4B:F15 Oaxen B 4 6 Xx Skrivtavla, Blädderblockssk~p, LCD skärm, anslutning bärbar dator 4B:011 Vargholmen B 4 12 Xx Filmduk, Skrivtavla, Blädderblockssk~p, 5B:F17 Ledarön B 5 6 Xx Filmduk, Skrivtavla, Blädderblockssk~p, Videoprojektor, anslutnincj bärbar dator 5B:F15 Skorvan B 5 6 Xx Skrivtavla, Blädderblockssk~p, LCD skärm, anslutning bärbar dator 5B:011 Koholmarna B 5 12 Xx Filmduk, Skrivtavla, Blädderblockssk~p, 6B:F17 Fläsket B 6 6 Xx Filmduk, Skrivtavla, Blädderblockssk~p, Videoprojektor, anslutning bärbar dator, 6B:F15 Limpan B 6 6 Xx Skrivtavla, Blädderblockssk~p, LCD skärm, anslutning bärbar dator 6B:D11 Älgön B 6 12 Xx Filmduk, Skrivtavla, Blädderblockssk~p, 7B:F17 Slandön B 7 6 Xx Filmduk, Skrivtavla, Blädderblockssk~p, Videoprojektor anslutning bärbar dator, 7B:F15 Gullskär B 7 6 Xx Skrivtavla, Blädderblockssk~p,LCD skärm,
anslutning bärbar dator 7B:D11 Högholmen B 7 12 Xx Filmduk, Skrivtavla, Blädderblocksskäp, 8B:D9 Telgehus B 8 14 Xx Filmduk, Skrivtavla, Blädderblocksskäp, Interaktiv skrivtavla, Videoprojektor, anslutning för bärbar dator, Bildväxel, TV tuner, DVD spelare, dokumentkamera, Ljudanläggning. 8B:F17 Havsbadet B 8 16 xx Filmduk, Skrivtavla, Blädderblocksskäp, Bildväxel, TV tuner, DVD spelare, Dokumentkamera,.