Gävle kommun Medarbetarundersökning 2011
Innehållsförteckning BEGREPPSFÖRKLARING 3 TOLKNINGSMALL FÖR STAPLAR 4 ELVA FÖRBÄTTRINGSOMRÅDEN OCH PRESTATIONSNIVÅ 4 BESKRIVNING AV FÖRBÄTTRINGSOMRÅDEN 5 ARBETSRELATERAD UTMATTNING 5 ARBETSTAKT 5 MEDARBETARKRAFT 5 EFFEKTIVITET 6 DELAKTIGHET 6 SOCIALT KLIMAT 6 LÄRANDE I ARBETET 7 ÅTERKOPPLING 7 LEDARSKAP 7 MEDARBETARSKAP 8 MÅLKVALITET 8 SAMMANFATTNING ÖVER FÖRBÄTTRINGSOMRÅDEN OCH RIKTVÄRDEN 8 GÄVLE KOMMUN FRAMTIDSPROGNOS AV PRESTATIONSNIVÅ 9 NULÄGESANALYSEN 10 LEDARSKAPSPROFIL 10 MEDARBETARPROFIL 10 STRESSPROFIL 11 PRIORITERING 12 SUMMERING 12
Begreppsförklaring Springlifes Medarbetarundersökning Forskningen har fokuserat på att finna samband mellan förutsättningar på arbetsplatsen, medarbetarnas stress- och utmattningsnivå samt prestation över tid kopplat till resultatutveckling. Nulägesanalys Nulägesanalysen består av elva förbättringsområden. Dessa beskriver förutsättningarna inom de viktigaste områdena på arbetsplatsen. Validerade riktvärden För varje område i nulägesanalysen har forskningen tagit fram ett validerat riktvärde. Målet är att vara i nivå med riktvärdet eller bättre. Prestationsnivå De elva förbättringsområdenas värden summeras till en framtidsprognos över hur Prestationsnivån kommer utvecklas ett år framåt i tiden. Zonen för förändringskraft Prestationsnivån är hög och har ett värde på minst 70. Förutsättningarna att utföra sitt arbete är mycket goda. Komfortzonen Prestationsnivån är medelhög och har ett värde mellan 60-70. Förutsättningarna att utföra sitt arbete är inte tillräckligt bra vilket påverkar stress- och utmattningsnivån negativt. Kritiska zonen Prestationsnivån är låg och har ett värde under 60. Kritiskt läge som indikerar att förutsättningarna att utföra sitt arbete är dåliga vilket påverkar stress- och utmattningsnivån mycket negativt. Det finns ett mycket stort förbättringsbehov gällande förutsättningarna på arbetsplatsen. Ledarskapsprofil Varje område i undersökningen har en viss vikt i beräkningen av framtidsprognosen av det totala dynamiska fokustalet. Forskningen har visat att förutsättningarna inom målkvalitet, ledarskap, effektivitet har störst påverka på Prestationsnivå. Dessa, tillsammans med återkoppling, utgör ledarskapsprofilen. Medarbetarprofil Medarbetarskap, lärande i arbetet, delaktighet och socialt klimat utgör områden inom medarbetarprofilen. Stressprofil Stressprofilen består av arbetsrelaterad utmattning, arbetstakt och medarbetarkraft. Värdena inom dessa områden beskriver stress- och utmattningsnivån.
Tolkningsmall för staplar Elva förbättringsområden och Prestationsnivån Teoretiskt kan resultaten på de olika förbättringsområdena sträcka sig från 0 till 100. Inom alla områden, förutom arbetsrelaterad utmattning och arbetstakt, är målet att nå en så hög nivå som möjligt. För arbetsrelaterad utmattning är målet att nå ett så lågt resultat som möjligt. Arbetstakt har ett optimalt intervall mellan 25-30. Figuren nedan redovisar hur resultatbilden ser ut: n= (X) Står för hur många medarbetare som svarat på samtliga 44 frågor i enkäten Förbättringspotential Riktvärde Förbättringsbehov Optimalt intervall mellan 25-30 Förbättringsområden
Beskrivning av förbättringsområden Springlifes metod består i sitt grundutförande av elva förbättringsområden. Varje förbättringsområde definieras av de frågor som ingår i förbättringsområdet. Nedan följer en beskrivning av ingående förbättringsområdena och deras frågor. Medarbetarkraft Medarbetarkraft mäter frånvaro av symptom som t ex irritation, ängslan och koncentrationssvårigheter under den senaste månaden. Medarbetarkraft är ett viktigt mått för organisationen eftersom det visar vilken energi som finns tillgänglig för att driva verksamheten. Har du upplevt nedanstående besvär under den senaste månaden? Rastlöshet Irritation Ängslan/oro Uppgivenhet Koncentrationssvårigheter Arbetsrelaterad utmattning Arbetsrelaterad utmattning kan liknas vid utbrändhet. Medan utbrändhet antyder att man har nått ett slutstadium kan utmattning ses som en skala där man kan visa olika grader av utmattning. Förbättringsområdet kallas för arbetsrelaterad eftersom det speglar känslor som uppstår på grund av arbetet, inte på grund av fritiden. Stigande värden på arbetsrelaterad utmattning hör ofta ihop med minskad medarbetarkraft och tillsammans utgör detta en tidig varningssignal för organisationen. Jag känner mig Känslomässigt tom efter arbetet Utsliten efter arbetet Trött när jag tänker på arbetet Arbetstakt Förbättringsområdet arbetstakt är ett mått på hur stressade medarbetare är när det gäller tid i relation till arbetsuppgifter. Enligt stressteorin bör man varken ha för låg eller för hög arbetstakt. Riktvärdet för hållbar arbetstakt är 25-30, enligt forskningsstudier. Om ditt arbete: Jag har tid att planera mina arbetsuppgifter i förväg. Jag har tillräckligt med tid för att genomföra mina arbetsuppgifter. Jag har tid att reflektera/tänka igenom hur jag utfört arbetet. Jag har tid att fundera på hur jag ev. kan förbättra olika arbetsrutiner på min enhet.
Effektivitet Tillsammans med ledarskap är upplevelsen av effektivitet en av de viktigaste faktorerna för en bra psykosocial arbetsmiljö. Dessutom brukar det finnas ett starkt samband mellan de två. Effektivitet handlar om hur det flyter på arbetsplatsen: om man planerar arbetet, om man arbetar mot gemensamma mål och om resurserna används på bästa sätt. Hur upplever du följande på din arbetsplats? På min arbetsplats planerar vi arbetet. Alla arbetar mot ett gemensamt mål. Resurserna på min arbetsplats används på bästa sätt. Beslutsprocessen fungerar bra. Delaktighet Delaktighet handlar om hur mycket påverkan och inflytande på arbetet man upplever att man har. Ett flertal studier av den psykosociala arbetsmiljön har visat att just denna faktor, tillsammans med tillräckliga befogenheter, är viktig för både arbetstillfredsställelse och hälsa hos medarbetarna. Det vill säga att ju högre delaktighet medarbetare upplever desto bättre trivs och mår man på arbetet. Hög delaktighet leder ofta till högre effektivitet och mer optimal arbetstakt. Om ditt arbete: Jag har möjlighet att påverka beslut som tas på min arbetsplats. Jag upplever att jag har inflytande över mitt arbete och min arbetssituation. Jag har frihet att bestämma hur mitt arbete skall utföras. Jag har frihet att bestämma vad som skall utföras i mitt arbete. Jag har tillräckliga befogenheter i förhållande till mina arbetsuppgifter. Jag har möjligheter att kommentera/ha synpunkter på den information som jag får från min närmaste chef. Socialt klimat Socialt klimat beskriver hur det fungerar mellan människorna i organisationen. Detta förbättringsområde påverkar ofta hur man mår generellt. Om ditt arbetsklimat Det är bra stämning på min arbetsplats. Det är god sammanhållning. Mina arbetskamrater ställer upp för mig.
Lärande i arbetet Lärande i arbetet består av frågor om möjligheten att utvecklas i arbetet. Ibland finns det ett samband mellan lärande i arbetet och arbetstakt eftersom man ofta försöker täcka lärandet under arbetstiden. Detta upplevs oftast som positiv stress. Lärande i arbetet bidrar till hur man mår på jobbet. Om ditt arbete: Mina kunskaper/kompetens tas tillvara i mitt nuvarande arbete. Jag utvecklas yrkesmässigt i mitt arbete. Jag tycker att mitt nuvarande arbete är utvecklande. Min närmaste chef ger mig möjlighet att utveckla min kompetens. Återkoppling Återkoppling handlar om vad man får veta av sin närmaste chef. Det finns ofta ett samband mellan hur man svarar på dessa frågor och frågor om ledarskap. Återkoppling är viktig för att medarbetarna ska veta att de gör rätt sak på rätt sätt samt att de fokuserar sin energi på de viktigaste arbetsuppgifterna ur organisationens synvinkel. Hur bedömer du följande påståenden? Jag får klara besked från min närmaste chef om vad som förväntas av mig i arbetet. Förutsatt att jag gjort ett bra jobb så får jag reda på det av min närmaste chef. Förutsatt att jag gjort ett dåligt jobb så får jag reda på det av min närmaste chef. Ledarskap Förbättringsområdet ledarskap är ett område som de flesta organisationer kan förbättra och utveckla. Prestationsanalysen fokuserar på väldigt specifika ledarskapsfrågor som rör den närmaste chefen, detta för att kunna ge så mycket konkret vägledning som möjligt till den berörda chefen och maximera effekterna av förbättringsinsatserna på den aktuella nivån, t.ex. den berörda arbetsplatsen. Hur bedömer du följande påståenden? Min närmaste chef är tydlig i sin kommunikation. Min närmaste chef är konsekvent i sitt agerande. Min närmaste chef har tydliggjort hur vi ska nå arbetsplatsens mål. Min närmaste chef ger mig möjlighet att utveckla min kompetens. Min närmaste chef är beredd att förändra arbetsplatsens organisation och arbetssätt.
Medarbetarskap Medarbetarskap kan ses som den andra sidan av ledarskap. Bägge är kritiska för att skapa framgångsrik verksamhet av hög kvalitet. Det handlar om i vilken utsträckning den enskilda individen tar ansvar för att det fungerar på arbetsplatsen. Om ditt arbete: Jag är öppen för förändringar och utveckling av vårt sätt att arbeta. Jag tar ansvar för min kompetens-/yrkesmässiga utveckling. Jag tar ansvar för att hålla mig informerad. Jag tar initiativ till förändring och utveckling på arbetet. Målkvalitet Tydliga, realistiska, påverkningsbara och utvärderingsbara mål är viktiga för att en organisation ska kunna fungera optimalt. Det är också viktigt att medarbetare känner till organisationens mål. Medarbetarna behöver veta vart organisationen är på väg för att kunna jobba effektivt och för att trivas samt kunna prioritera bland olika arbetsuppgifter. Hur upplever du målen för din arbetsplats? Målen är tydliga. Målen är realistiska. Målen är påverkningsbara. Målen är utvärderingsbara. Sammanfattning över förbättringsområden och riktvärden Arbetsrelaterad utmattning 30 Arbetstakt 25-30 Medarbetarkraft 70 Effektivitet 65 Delaktighet 80 Socialt klimat 70 Lärande i arbetet 70 Återkoppling 65 Ledarskap 70 Medarbetarskap 85 Målkvalitet 70
Gävle kommun Framtidsprognos av Prestationsnivån Gävle kommun uppnår en Prestationsnivå på 72 och befinner sig därmed i zonen för förändringskraft. Ett värde över 70 är en hög Prestationsnivå. Fokus bör läggas på prioriterade områden för största positiva utväxling. Förändringar inom organisationen (till exempel personalomsättning, personalnedskärningar eller omorganisationer) blir lättare att hantera om förbättring sker. Om förbättringar sker ökar även medarbetarnas arbetsglädje, ork och motivation varpå de kan utföra ett mer produktivt och kvalitativt arbete då prestationsnivån och organisationskraften (dynamiska fokustalet) ökar. Med en mer positiv upplevelse av arbetssituationen (målkvaliteten, ledarskapet, medarbetarskapet, delaktigheten m.m.) kommer Gävle kommun vara mer attraktivt som arbetsplats för medarbetarna vilket ökar stoltheten och engagemanget. Detta innebär i sin tur att även verksamhetsresultatet kommer att påverkas positivt över tid.
Nulägesanalysen Ledarskapsprofil Ledarskap har ett värde över riktvärdet. Relationen till den närmsta chefen är ett av de viktigaste områdena. Ledarskapet påverkar övriga områden i stor utsträckning. Cheferna är tydliga i sin kommunikation, konsekventa i sitt agerande och bra på att tydliggöra hur målen ska uppnås. Målkvalitet uppvisar en förbättringspotential. Mål är ett avgörande område för att uppnå ett högt Prestationsnivå. Målen behöver bli tydligare för den enskilde medarbetaren. Med tydligare mål kan målen även utvärderas bättre. Målen på lägsta nivå upplevs inte som realistiska vilket skapar stor frustration och prestationstapp över tid. Målen behöver också bli påverkningsbara i en högre utsträckning. Effektiviteten har ett bra värde över riktvärdet. Det innebär att arbetet planeras på ett bra sätt, att alla i stor utsträckning arbetar mot gemensamma mål, att resurserna används på bästa sätt och att beslutprocessen fungerar bra. Återkoppling ligger på en bra nivå. Cheferna är bra på att ge medarbetarna klara besked om vad som förväntas av dem i sitt arbete. Vidare får medarbetarna i tillräckligt stor utsträckning både positiv och negativ feedback från sin närmaste chef.
Medarbetarprofil Delaktighet har ett värde under riktvärdet. Medarbetarna upplever att de inte har tillräckligt inflytande på sin arbetsplats och en förståelse för vad de kan och inte kan påverka. Möjligheten att påverkat beslut som tas på arbetsplatsen och befogenheterna i förhållande till arbetsuppgifter behöver bli bättre. Medarbetarna behöver få större möjligheter att ha synpunkter på information som medarbetarna får från sin närmaste chef. Sociala klimatet ligger på en bra nivå över riktvärdet vilket skapar goda förutsättningar i ett förbättringsarbete. Det är en bra stämning och god sammanhållning på arbetsplatsen. Medarbetarna upplever att arbetskamraterna ställer upp för varandra på ett bra sätt. Lärandet i arbetet har ett värde över riktvärdet. Kunskapen används och tas tillvara på ett bra sätt. Den yrkesmässiga utvecklingen är god. Arbetet är utvecklande och att det finns möjlighet till kompetensutveckling. Medarbetarskapet har ett värde just under riktvärdet. Detta innebär att medarbetarna i större utsträckning behöver bli bättre på eller få förutsättning att vara öppna för förändringar och utveckling av sätt att arbeta, ta initiativ till förändring och utveckling på arbetet, ta ansvar för sin kompetensutveckling och ta större ansvar för att hålla sig informerade. Stressprofil Arbetsrelaterad utmattning ligger på en för hög nivå i förhållande till riktvärdet. Medarbetare känner sig ofta fysiskt och psykiskt utmattade i samband med arbetet. Arbetstakten har ett värde inom det optimala intervallet. Medarbetarnas sammantagna bild är att tiden räcker till för planering och genomförande av arbetsuppgifterna, reflektion om hur arbetet utförts samt tid för förbättring av arbetsrutiner. Medarbetarkraften har ett värde över riktvärdet. Det är en tillräckligt hög frånvaro av de negativa stressymptomen rastlöshet, irritation, oro, uppgivenhet och koncentrationssvårigheter. Energin att genomföra sina arbetsuppgifter på kort sikt är hög.
Prioritering Resultatet från nulägesanalysen ger ett kraftfullt underlag för prioritering av områden och åtgärder. Prioriteringen utgör grunden i ett systematiskt förbättringsarbete. Prioriterade område är: Målkvalitet och delaktighet En förbättrad målkvalitet och delaktigheten är av stor vikt för framtida utveckling av Prestationsnivå och resultatutveckling. Målen behöver bli tydligare, mer realistiska, påverkningsbara och utvärderingsbara än i dagsläget. För att öka delaktigheten behöver medarbetarna först få en större förståelse för vad de kan och inte kan påverka. Utifrån dessa ramar kan inflytandet förbättras på den egna arbetsplatsen. En förutsättning för att öka målkvaliteten är att medarbetarna känner sig delaktiga. Det är viktigt att målen för arbetsplatsen är kopplade till det dagliga arbetet. Målen måste översättas ända ner till arbetsplats- och medarbetarnivå. På så sätt ökar tydligheten för den enskilde medarbetaren vilket ger förutsättningar för utvärdering av målen. En diskussion om vilka mål som är och bör vara prioriterade för varje medarbetare ökar påverkningsgraden. Målen måste vara realistiska, inte för många eller för höga. Summering Gävle kommun har en Prestationsnivå på 72 och befinner sig i zonen för förändringskraft. Nulägesanalysen visar att de starka områdena är medarbetarkraft, arbetstakt, effektivitet, socialt klimat, lärande i arbetet, återkoppling samt ledarskap. Områden med förbättringsbehov är arbetsrelaterad utmattning, delaktighet, medarbetarskap och målkvalitet. En förbättrad upplevelse av målen för arbetsplatsen och de enskilda medarbetarna samt högre delaktighet skulle påverka Prestationsnivå positivt. En positiv förändring i Prestationsnivå påverkar i sin tur Gävle kommuns framtida resultatutveckling i positiv riktning.