Förslag på systemarkitektur för ett nationellt lånesystem December 2006 Robert Maliszewski robert@agero.se AGERO S:t Göransgatan 63i Box 491 58i SE-100 29 Stockholmi Swedeni phone +46 8 693 93 00i fax +46 8 693 93 99 info@agero.sei www.agero.se
2006-12-12 Systemarkitektur Nationellt lånesystem Sida 2 av 34
Innehållsförteckning 1 BAKGRUND...4 2 PROCESSER, ARBETSFLÖDEN OCH IT-ARKITEKTUR...5 2.1 SYSTEMARKITEKTUR...5 2.2 BUSINESS AGILITY...5 2.3 PROCESSER OCH ARBETSFLÖDEN...6 2.4 SOA SERVICE ORIENTED ARCHITECTURE...7 3 KRAV PÅ ETT NATIONELLT LÅNESYSTEM...9 3.1 VERKSAMHETSRELATERADE KRAV...9 3.2 FUNKTIONSRELATERADE KRAV...9 3.3 INFRASTRUKTURRELATERADE KRAV...10 3.4 PROJEKTRELATERADE KRAV...10 4 BEFINTLIG SYSTEMARKITEKTUR...11 5 MÖJLIGA LÖSNINGAR...13 5.1 SCENARIO 1: ÖKAD KOMMUNIKATION MELLAN LIBRIS OCH LOKALA SYSTEM...13 5.2 SCENARIO 2: EN GEMENSAM KATALOG MEN FORTSATT LOKALA LÅNESYSTEM OCH OPAC...16 5.3 SCENARIO 3: ETT CENTRALT SYSTEM MED MÖJLIGHET TILL LOKALA PARAMETRAR...17 6 JÄMFÖRELSE AV ALTERNATIVEN...20 7 REKOMMENDERAD LÖSNING...21 7.1 INFRASTRUKTURARKITEKTUR...21 7.2 SOA SOM ARKITEKTUR...23 7.3 NATIONELLT LÅNESYSTEM MED SOA...25 7.4 EXEMPEL PÅ ARKITEKTUR FÖR KATALOGISERINGSPROCESSEN...27 7.5 EXEMPEL PÅ ARKITEKTUR FÖR UTLÅNINGSPROCESSEN...30 8 RISKOMRÅDEN...33 9 FRÅN ARKITEKTUR TILL SYSTEMSPECIFIKATION...34 Systemarkitektur Nationellt lånesystem Sida 3 av 34
1. Bakgrund På uppdrag av Lisa Petersen på LIBRIS-avdelningen, Kungl. biblioteket, har Agero genomfört en kort kompletterande studie till Mats Lindquists rapport Libris som lokalt system 1 (i fortsättningen kallad Bibsamrapporten ) med uppgift att ta fram ett förslag till en systemarkitektur för ett nationellt lånesystem. För att fånga upp krav från biblioteken har ett antal intervjuer hållits med olika kategorier av personer. Under dessa intervjuer har det visat sig att tolkningen av begreppet nationellt lånesystem skiljer sig markant beroende på om fokus ligger på en gemensam katalog eller på ett gemensamt lånesystem. Studien utgår från hur dagens system fungerar och hur en framtida nationell lösning skulle kunna se ut. Studien har samma avgränsning som Bibsamrapporten periodika och förvärv ligger utanför studien, men om arkitekturen ger möjlighet för dylika moduler att kommunicera med systemet så ses det som en fördel dock inget krav. Följande ligger till grund för denna rapport: Bibsamrapporten med bilagor Intervjuer med fyra personer från LIBRIS o Martin Malmsten, Kristin Olofsson, Pär Ågren, Lisa Petersen Intervjuer med åtta personer från bibliotek runt om i Sverige o Helen Gravås, Urban Andersson, Bodil Gustafsson, Anna Swärd Bergström, Anders Fredriksson, Christian Zeising, Elisabeth Fornell, Stina Uppenberg Kontakt med tre systemleverantörer o Axiell, Mikromarc, Fuijitsu (Ex-Libris) Projektgrupp från LIBRIS och Agero o Martin Malmsten, Kristin Olofsson, Pär Ågren, Carl Thille Styrgrupp från Kungl. biblioteket och Agero o Lisa Petersen, Mats Lindquist, Patrik Frisk 1 Lindquist, Mats G., Libris som lokalt system en förstudie om möjligheterna till en central lösning för landets forskningsbibliotek, rapport (Dnr 68-211-2005), Kungl. biblioteket, BIBSAM, Stockholm, februari 2006. URL: http://www.kb.se/bibsam/bibsam.htm >> Utredningar och rapporter. Systemarkitektur Nationellt lånesystem Sida 4 av 34
2. Processer, arbetsflöden och IT-arkitektur I detta kapitel introduceras vissa generella begrepp och principer som används i efterföljande kapitel. 2.1 Systemarkitektur Syftet med denna rapport är att presentera ett förslag till en arkitektur för ett nationellt lånesystem. Definitionen av var gränsen går mellan arkitektur av ett IT-system och implementering av det samma är hämtad från boken The Mythical Man-Month 2 : Architecture is what can be experienced from an external position Sådant som kan ses av låntagare, bibliotekschefer, systembibliotekarier, tekniker och andra som ska arbeta med systemen beskrivs som en del av arkitekturen. Sådant som inte kan ses utifrån (databasstrukturer, hårdvara, programmeringsspråk, interna informationsflöden, mm) hör till implementering och är därför medvetet bortvalt. 2.2 Business agility En verksamhet som är stelbent och inte kan förändras när marknaden och efterfrågan förändras faller till slut. I samband med IT-krisen i början av 2000-talet blev begreppet business agility på nytt hett debatterat, inte enbart bland IT-företag men även av industrier som gjort sig beroende av IT och som nu stod med stelbenta IT-system som inte kunde förändras när verksamheten förändrades. En av många artiklar som beskriver business agility är The Essence Of Business Agility 3 som tar upp tre viktiga krav på företag och därmed även IT-system: Access to information in context: Åtkomst till information i rätt situation eller sammanhang är viktigare ju mer information vi har tillgång till. Samma information kan presenteras på olika sätt beroende på sammanhanget eller omständigheterna kring förfrågan. En förfrågan som Kan boken x lånas? kan ställas i olika sammanhang och svaret bör därmed även spegla i vilket sammanhang vi ställer frågan. Information om aktuell låntagarkategori är till exempel en del av sammanhanget som påverkar svaret. Capacity to create new knowledge and insights: För att delar av verksamheten ska kunna förbättras måste informationen presenteras på ett sätt som ger tydligt underlag för vad som kan förbättras. Det innebär att det t. ex. måste finnas goda möjligheter att ta fram statistik. Resource reconfiguration: Förändras verksamheten på grund av inre eller yttre omständigheter är det en förutsättning för en förändringsbar verksamhet att snabbt ta hänsyn till dessa omständigheter genom att förflytta resurser. E- resurser är ett sådant exempel på hur verksamheten fått nya krav på grund av yttre omständigheter och behöver förflytta resurser internt för att möta dessa nya krav. 2 Frederick P. Brooks Jr., The mythical man-month : essays on software engineering, Reading, Mass : Addison-Wesley Pub. Co, 1975. 3 C.K. Prahalad, M.S. Krishnan, Venkat Ramaswarmy, http://www.optimizemag.com/article/showarticle.jhtml?articleid=17700773 Systemarkitektur Nationellt lånesystem Sida 5 av 34
Med tanke på att IT-system är en central del av många verksamheter så räcker det inte att företaget är förändringsbart, om inte IT-systemen också är det. Till exempel har e-resurser vuxit i betydelse under de senaste åren. Många av de befintliga IT-systemen är dock inte tillräckligt förändringsbara för att klara de nya kraven. Lösningen blir att upphandla ett särskilt system för hantering av dessa resurser (Electronic Resource Management). Traditionellt har programleverantörer utvecklat specialiserade och integrerade system. Variationerna mellan olika kunder har endast kunnat styras med parametrar och inställningar däremot har kunderna inte kunnat påverka logiken och flödet i systemen på något annat sätt än vad parametrarna tillåtit. Nya krav och aktiviteter har därför inte gått att bygga in utan större förändringar från leverantörernas sida, vilket lett till stelbenta system. Att byta ut befintliga system mot nya som uppfyller alla gamla plus nya krav, eller upphandla ytterligare system som tillsammans med de gamla ger den funktionalitet som behövs, börjar ses som en dyr och tung strategi. De senaste åren har allt fler företag sökt nya strategier som går hand i hand med business agility. Begreppet dis-integrated systems 4 beskriver en sådan strategi som går ut på att stycka upp system till väl avgränsade moduler eller tjänster. Dessa tjänster kan därefter väljas ut från olika leverantörer och användas i sin helhet för att effektivisera verksamhetsrelaterade processer och flöden. Den nya generationen applikationer och IT-system som börjat byggas efter 2003 byggs ofta med en arkitektur som tillåter förändringar utan att påverka hela system. Funktionalitet kan läggas till eller förändras i form av tjänster så snabbt som verksamheten kräver, för att dra nytta av konkurrensfördelar före andra. Tjänstestrategin skulle kunna innebära att cirkulationstjänster och ERM-tjänster plockas samman till en helhet som ur låntagarens perspektiv upplevs som ett och samma system. 2.3 Processer och arbetsflöden För att kunna bygga system som tillåter business agility är det viktigt att det stödjer verksamhetens processer och arbetsflöden. En kartläggning 5 av arbetsflöden och processer är en förutsättning för att IT-systemet verkligen ger det stöd för verksamheten som förväntas. Denna strategi, att utgå från verksamhetens processer för att därefter bygga ett IT-system, kallas ofta för the top-down approach 6. 4 The Dis-Integrating World of Library Automation, Roland Dietz & Carl Grant, http://www.libraryjournal.com/article/ca606392.html 5 Se även artikeln A Service Framework for Libraries, D-Lib Magazine, ISSN 1082-9873, http://www.dlib.org/dlib/july06/lavoie/07lavoie.html 6 Se även artikeln Business analysis and SOA part 4 of 6: SOA delivery lifecycle and the top-down approach, http://searchwebservices.techtarget.com/tip/1,289483,sid26_gci1189469,00.html?track=nl- 451&ad=553467 Systemarkitektur Nationellt lånesystem Sida 6 av 34
Bild 1 Bild 1, framtagen i dialog med representanter för SUB, illustrerar en mycket förenklad bild av katalogiseringsprocessens arbetsflöde där komplexa aktivitetskedjor illustrativt slagits samman till en aktivitet för tydlighetens skull. I praktiken består t.ex. aktiviteten skapa beståndspost av ett flertal steg. De något tillrundade rektanglarna beskriver aktiviteter som antingen systemet eller utförande person behöver göra. De vridna fyrkanterna används för att beskriva alternativa vägar beroende på svaret. I praktiken besvaras flera av frågorna på en och samma gång (t.ex. jag håller i en svensk bok som inte finns i LIBRIS samkatalog som måste katalogiseras nu ), men för att implementera ett IT-system baserat på ett flöde behöver frågorna beskrivas sekventiellt. 2.4 SOA Service Oriented Architecture Ett begrepp som används flitigt är SOA 7 som i många fall förknippas med en teknik som kallas för Web services 8. SOA innebär i praktiken att IT-system utvecklas så att de speglar verksamhetsrelaterade krav såsom t. ex. processer och flöden. Förändras processerna eller flödena så är det lätt att identifiera vilka delar i systemet som också måste förändras. SOA kan användas till en systemarkitektur som tillåter business agility. I debatter som pågår på Internet om ILS-systemens framtid förekommer SOA allt oftare. En förutsättning för att bygga ILS-system med SOA är att biblioteken driver 7 Service Oriented Architecture, se även t.ex. Wikipedia, http://sv.wikipedia.org/wiki/soa 8 Se även t.ex. Wikipedia, http://sv.wikipedia.org/wiki/web_services Systemarkitektur Nationellt lånesystem Sida 7 av 34
fram kraven 9 på IT-systemen och inte att IT-systemen utvecklas baserade på vad man tror behövs. Om SOA används rätt ger arkitekturen stora fördelar. Amazon.com är ett av de större projekten som helt och hållet bygger på en SOA-arkitektur 10. I samband med att en person går in på Amazon.com så anropas över 100 tjänster (Web services) för att leverera den information som därefter visas för användaren. På SAP 11 sitter cirka 5000 personer och arbetar med att utveckla SAP enligt SOA. De stora mjukvaruföretagen såsom t. ex. Microsoft och Sun satsar stora resurser på utvecklingsverktyg som förenklar skapandet av interaktiva och tjänstebaserade lösningar för t. ex. Web 2.0. 9 Se även Eric Roch:s blog, http://blogs.ittoolbox.com/eai/business/archives/the-soa-trough-ofdisillusionment-11485 10 Artikeln Learning from the Amazon technology platform Growth innehåller delar av en intervju med Amazon:s CTO Wener Vogel om SOA, http://www.acmqueue.com/modules.php?name=content&pa=showpage&pid=388&page=1 11 SAP är en stor internationell leverantör av affärsdatasystem. Bolaget grundades 1972 som Systems Applications and Products in Data Processing. Systemarkitektur Nationellt lånesystem Sida 8 av 34
3. Krav på ett nationellt lånesystem Under intervjuerna har ett antal krav framkommit som på ett eller annat sätt påverkar valet av arkitektur. Endast krav som påverkar valet av lösning har tagits med i denna rapport. Dessa krav är inte heller de enda som ställs på ett nationellt lånesystem utan föregås av allmänna krav på ett lånesystem samt även sådana krav som finns beskrivna i Bibsamrapporten. Den primära målgruppen för denna studie är de 48 UH-biblioteken, som var de som ingick i Bibsamrapportens undersökning. Om ett nationellt lånesystem förverkligas är dock även andra Bibsambibliotek aktuella. De är tillsammans 73 stycken. På sikt kan även fler av de Librisregistrerande biblioteken, totalt inemot 300, vara intresserade av att ansluta sig till en gemensam lösning. 3.1 Verksamhetsrelaterade krav Komplettera systemet med nya behov som i dag inte är förutsägbara Verksamheter förändras och nya behov uppstår. Arkitekturen måste tillåta förändringar och nya krav, så att dessa kan implementeras utan risk för att påverka stabilitet och prestanda. Ett öppet och levande system som initialt är ett lånesystem skulle på så sätt i framtiden kunna utvecklas till t. ex. electronic resource management. Snabba förändringar om så behövs Nödvändiga förändringar ska gå att implementera snabbt. Dessa ska bara påverka den del av systemet som förändras så att driftsättningen av förändringarna kan göras så fort de är testade. Oändligt antal bibliotek ska kunna ansluta Arkitekturen ska tillåta ett oändligt antal bibliotek och ändå klara av de lokala varianter som biblioteken behöver i form av olika processer och parametrar. 3.2 Funktionsrelaterade krav En enda katalog Idag orsakar alla lokala kataloger merarbete för bland annat katalogisatörer som behöver katalogisera i LIBRIS samkatalog och därefter göra förändringar i den lokala katalogen. Gemensam och uppdaterad information En låntagares adressuppgifter förändras ibland. Med dagens system så behöver dessa uppgifter uppdateras i flera system, om låntagaren hör till flera bibliotek. Ett gemensamt register, med kopplingar till externa system såsom t.ex. LADOK, skulle öka kvalitén på den gemensamma informationen. Lokal integritet Information ska kunna vara lokal, dvs. andra bibliotek ska inte ha tillgång till den. Om t.ex. om en låntagare spärras på ett bibliotek, så ska inte det påverka låntagarens möjligheter på andra bibliotek. Systemarkitektur Nationellt lånesystem Sida 9 av 34
Lokalt ansvar för egen information (t.ex. låntagare, kategorier, avgifter) Systemparametrar som används av ett lokalt bibliotek för att t. ex. påverka cirkulationen ska kunna administreras av bibliotekets systembibliotekarie. Systemet ska även tillåta lokal kategorisering av låntagare. Access till datakällor för egna lösningar Lokala system har ofta kopplingar till andra lokala system såsom studentkåren, ekonomisystem, rapportsystem m. fl. Denna typ av kopplingar måste till viss del även tillåtas i framtiden för att informationen från lånesystemet ska kunna plockas ut för t. ex. vidare bearbetning. Självbetjäning måste fungera som idag Bokomater eller självbetjäningsautomater för utlån och återlämning används i allt större utsträckning. Dessa måste fungera minst lika bra med ett nationellt lånesystem. Katalogisera material som lokalt Lokala katalogposter ska tillåtas i en central katalog men endast vara synliga i lokala sammanhang. En av anledningarna till lokala katalogposter är att allt material inte bedöms vara av nationellt intresse. LIBRIS Webbsök måste vidareutvecklas I dagsläget finns det ett antal lokala OPAC som har utvecklats mer än LIBRIS Webbsök de senaste åren. Om LIBRIS Webbsök ska ersätta dessa lokala OPAC måste LIBRIS Webbsök ligga i framkanten när det gäller funktionalitet. LIBRIS Webbsök ska kunna visa låneinformation Låntagare efterfrågar funktionalitet som t. ex. att se lånestatus på ett tydligt sätt, hantera kö, beställa böcker och administrera egna uppgifter. För att tillhandahålla denna typ av funktionalitet måste LIBRIS Webbsök ha åtkomst till cirkulationsmodulen. Flexibelt utseende så att låntagare får känslan av en lokal OPAC Om t. ex. LIBRIS Webbsök ska ersätta lokala OPAC måste det fortfarande finnas möjlighet att påverka den lokala vyn av OPAC med t. ex. egna logotyper och färgsättningar. Likaså måste det gå att integrera en sökfunktion i en större portalsida. 3.3 Infrastrukturrelaterade krav Hög driftsäkerhet Centrala tjänster och register förutsätter en stabil lösning i form av redundans, prestanda och säkerhet. 3.4 Projektrelaterade krav Libris ska ha källkoden Oavsett vad som upphandlas ska LIBRIS ha tillgång till källkoden samt ha rätt att göra förändringar på egen hand. Systemarkitektur Nationellt lånesystem Sida 10 av 34
4. Befintlig systemarkitektur De bibliotekssystem som är anslutna till LIBRIS samkatalog har idag en svag koppling 12 från samkatalogen till de lokala systemen i form av import av poster. Den befintliga systemarkitekturen beskrivs i bild 2. Bild 2 Det finns cirka 300 anslutna bibliotek till LIBRIS samkatalog. Detta innebär i sin tur att det finns flera hundra lånesystem som på många sätt skiljer sig åt, flera hundra olika OPAC och ungefär lika många lokala kataloger. Alla dessa system har en delmängd av posterna från LIBRIS samkatalog, där det även förekommer poster som saknas i LIBRIS samkatalog så kallade lokala poster. Kopplingen mellan LIBRIS samkatalog och de lokala systemen bygger på automatiska och manuella rutiner för att exportera och importera poster. Samkatalogen uppdateras av katalogisatörer med hjälp av en katalogiseringsmodul som är gjord av Endeavor och tillhandahålls av LIBRIS. Poster registreras först i LIBRIS samkatalog för att därefter exporteras ut från LIBRIS samkatalog och importeras till den 12 Svag koppling innebär i detta fall att systemen inte är beroende av varandra, så om kopplingen bryts så fortsätter systemen att fungera. Systemarkitektur Nationellt lånesystem Sida 11 av 34
lokala katalogen. Vissa justeringar och kompletteringar görs därefter för att få LIBRISposten att se korrekt ut i det lokala systemet. Detta arbete utförs av lokala katalogisatörer. Exporten utförs med olika intervaller beroende på behov; allt från många gånger per dag (manuellt) till en gång per dygn (ofta automatiskt). Kopplingen mellan LIBRIS Webbsök och de lokala systemen bygger på att biblioteken kan ta emot en förfrågan, via HTTPXML, från LIBRIS Webbsök och besvara den med efterfrågad lånestatus. Endast ett visst antal bibliotek är anslutna till denna tjänst på grund av begränsningar i de lokala systemen att tillhandahålla den information som efterfrågas. Det finns i dagsläget ingen stark koppling mellan LIBRIS samkatalog och de lokala systemen. En anledning är att alla system inte följer vedertagna branschstandarder till 100%, samt att de befintliga protokollen inte har stöd för vissa typer av transaktioner. Systemarkitektur Nationellt lånesystem Sida 12 av 34
5. Möjliga lösningar Under intervjuerna framkom tre alternativ som kortfattat kan beskrivas så här: 1 Gemensam OPAC, lokala kataloger och lokala lånesystem 2 Gemensam OPAC, gemensam katalog och lokala lånesystem 3 Gemensam OPAC, gemensam katalog och gemensamt lånesystem 5.1 Scenario 1: Gemensam OPAC, övrigt lokalt Kommunikationen mellan lokala system och LIBRIS är i dag begränsad 13 till de förfrågningar som Webbsök gör till vissa system för att ta reda på lånestatus. De flesta lokala lånesystemen följer standardprotokoll som tillåter viss utväxling av information mellan olika system. De flesta större systemen; Voyager (Endeavor), Book-IT (Axiell), Aleph (Ex Libris), Virtua (VTLS) samt Millennium (Innovative Interfaces) har till stor del implementerat protokoll såsom SIP2, NCIP, SRU/W, Z39.50, Z39.70 och ISO-ILL. En förutsättning för att ha en gemensam OPAC med lånefunktioner är att samtliga lokala system till fullo har implementerat nödvändiga protokoll. En integrationsmodul tar emot förfrågningar från Webbsök och förmedlar dem vidare till rätt lånesystem med rätt protokoll. 13 Syftar på direkt kommunikation mellan system som sker vid behov, t.ex. förfrågan om lånestatus. Export/import av katalogposter sker nattetid med automatik. Det är dock inte systemen som kommunicerar direkt med varandra, utan katalogposter exporteras och läggs upp på en FTP-server för att därefter hämtas ner av de lokala systemen. Systemarkitektur Nationellt lånesystem Sida 13 av 34
Bild 3 En ökad kommunikation mellan LIBRIS och de lokala systemen skulle ge låntagarna möjligheter att utföra utvalda lånetransaktioner direkt från Webbsök och lösningen skulle därmed upplevas av låntagarna som ett nationellt lånesystem. Integrationsmotorn, den komponent som förmedlar förfrågningar till de lokala lånesystemen, behöver hantera samtliga standardprotokoll. Den förutsätter även en infrastruktur som tillåter snabb och direkt kommunikation med de lokala bibliotekens lånesystem. Funktionalitet hos LIBRIS Gemensam OPAC (Webbsök) Samkatalog (som idag) En integrationsmotor som förmedlar förfrågningar och information mellan Webbsök och de lokala lånesystemen. Lösningen bygger på samma koncept som används idag för att skicka förfrågan om lånestatus. Integrationsmotorn behöver utvecklas för att stödja fler typer av frågor, som t.ex. är denna person låntagare hos er?. Funktionalitet hos biblioteken Lokal katalog med en delmängd av katalogposterna från LIBRIS (som idag) Lokalt lånesystem som kan ta emot fler förfrågningar från LIBRIS Webbsök, för att besvara frågor som LIBRIS Webbsök behöver få svar på. Systemarkitektur Nationellt lånesystem Sida 14 av 34
Lokal databas med låntagare och exemplarposter (som idag) Lokal administration av låntagare och parametrar (som idag) Självbetjäningsautomater (som idag) Fördelar Ett gemensamt gränssnitt för låntagare att söka och låna De befintliga systemens stabilitet påverkas mycket lite De lokala systemen fortsätter att leva ett eget liv och fungerar oberoende av problem som kan uppstå utanför det lokala biblioteket Redundansen finns i och med många lokala system Biblioteken har även fortsättningsvis full kontroll över sina egna system Nackdelar Kostnader som finns i dag för servrar, drift, licenser, personal och supportavgifter förblir desamma för de lokala biblioteken Alla bibliotek måste fortsättningsvis utveckla lokala lösningar för sådan funktionalitet som övriga bibliotek också skulle ha nytta av och som dessa också utvecklar Det nationella lånesystemet existerar inte utan är endast en upplevelse för låntagarna när de använder en gemensam OPAC (Webbsök) Om alla system ska anslutas så att alla låntagare får samma funktionalitet, bestämmer den minsta gemensamma nämnaren vad som är möjligt att implementera Infrastrukturen sätts på prov och funktionaliteten i t.ex. Webbsök kan bete sig olika beroende på om förbindelserna fungerar eller ligger nere mot vissa specifika bibliotek Fortfarande många olika kataloger och många olika lånesystem Slutsats Lösningen (med en gemensam OPAC, lokala kataloger och lokala lånesystem) vore genomförbar men ställer krav på leverantörerna att till viss del förändra de lokala system som inte har stöd för de transaktioner som efterfrågas. Detta berör huvudsakligen leverantörer av mindre ILS-system som inte har implementerat de branschspecifika protokollen fullt ut. Denna lösning skulle inte ge några av de ekonomiska fördelar som nämns i Bibsamrapporten, i och med att infrastrukturen i princip förblir oförändrad och i vissa fall måste förbättras i form av snabbare förbindelser mellan biblioteken och LIBRIS. Integrationsmotorn blir en stor och central del i lösningen och ska kunna kommunicera med ett antal olika lånesystem. Detta kan kräva att leverantörerna av de lokala lånesystemen måste komplettera med den funktionalitet som behövs och som inte finns implementerad i standardprotokollen. Integrationsprojekt är komplexa med tanke på Systemarkitektur Nationellt lånesystem Sida 15 av 34
lokala variationer som ska hanteras. Risken är att leverantörer inte har möjlighet att anpassa lokala system för att uppfylla full funktionalitet. 5.2 Scenario 2: Gemensam OPAC, gemensam katalog, lokalt lånesystem I detta scenario har biblioteken endast kvar sina lokala lånesystem. Lokala OPAC och lokala kataloger har flyttats till LIBRIS och delas av alla anslutna bibliotek. På så sätt finns en gemensam katalog som innebär att katalogisering endast görs i en databas och dagens lokala justeringar därmed ej behövs. Detta scenario kan benämnas som LIBRIS som lokal katalog. Alternativ 2 1 gemensam katalog 1 OPAC Många lokala system LIBRIS OPAC (Webbsök) Katalog Bibliotek A Vid behov Vid behov Vid behov Bibliotek B Bibliotek... Lånesystem Lånesystem Lånesystem Bild 4 Denna lösning förutsätter att integrationen mellan LIBRIS och de lokala biblioteken blir ännu starkare. I scenario 1 förmedlades anropen från Webbsök till de lokala systemen som skickade tillbaka efterfrågad information. I detta scenario behöver integrationsmotorn även kunna hantera förfrågningar från de lokala lånesystemen ut mot den gemensamma katalogen. Kraven på infrastruktur är i detta scenario ännu större på grund av att de lokala lånesystemen inte kan fungera om de inte kommer åt den gemensamma katalogen. Även denna lösning upplevs av låntagaren som ett nationellt lånesystem i och med att en gemensam OPAC används, men är i praktiken ett lokalt sådant. Funktionalitet hos LIBRIS Gemensam OPAC (Webbsök) Gemensam katalog En integrationsmotor som förmedlar förfrågningar och information mellan Webbsök och katalogen på LIBRIS sida och de lokala lånesystemen. Systemarkitektur Nationellt lånesystem Sida 16 av 34
Funktionalitet hos biblioteken Lokalt lånesystem (som idag) Lokalt lånesystem som kan ta emot fler förfrågningar från LIBRIS Webbsök, för att besvara frågor som LIBRIS Webbsök behöver få svar på. Lokal databas med låntagare och exemplarposter (som idag) Lokal administration av låntagare och parametrar (som idag) Självbetjäningsautomater (som idag) Fördelar Ett gemensamt gränssnitt för låntagare att söka och låna Endast en katalog för alla bibliotek (de lokala katalogerna tas bort) Biblioteken har även fortsättningsvis full kontroll över sina egna lånesystem Nackdelar Kostnader som finns i dag för servrar, drift, licenser, personal och supportavgifter förblir desamma för de lokala biblioteken Det nationella lånesystemet existerar inte, men upplevs så av låntagarna när de använder en gemensam OPAC (Webbsök) De lokala systemen måste konstant kommunicera med databasen hos LIBRIS, vilket ställer mycket höga krav på bandbredd och tillgänglighet Om kommunikationen inte fungerar mot LIBRIS stannar de lokala systemen Slutsats Denna lösning (gemensam OPAC, gemensam katalog, lokala lånesysystem) bygger vidare på scenario 1 och ställer därmed ännu högre krav på infrastruktur och dubbelriktad kommunikation genom integrationsmotorn. Att flytta de lokala katalogerna till en gemensam katalog förenklar arbetsuppgifterna för speciellt katalogisatörer, men övriga kostnader i form av drift, licenser och servrar förblir oförändrade då lånesystemen förblir lokala. Integrationsmotorn får en ännu större roll i detta scenario, eftersom den måste kunna hantera förfrågningar från ett stort antal lokala lånesystem som i sin tur behöver få information från den gemensamma katalogen. En överhängande risk är att lösningen blir komplicerad och dyr samt att vinsten med uppdelningen att lokala system arbetar mot en central katalog blir liten. 5.3 Scenario 3: Ett centralt system med möjlighet till lokala parametrar Scenario 3 minimerar de risker som finns med att integrera många olika system och utgår från ett och samma gemensamt system för alla anslutna bibliotek. Enligt artikeln The Dis-Integrating World of Library Automation 14 anses det vara möjligt att nå en enighet kring 80% av funktionalitet i ett ILS, som i artikeln benämns 14 Roland Dietz & Carl Grant, http://www.libraryjournal.com/article/ca606392.html Systemarkitektur Nationellt lånesystem Sida 17 av 34
som ILS Spec Level 1. Resterande 20% är funktionella variationer mellan bibliotek, vilket talar emot att en full enighet är möjlig. Resonemanget ligger till grund för detta lösningsalternativ, som tillåter att vissa lokala anpassningar görs i det centrala systemet. Fördelarna 15 med ett gemensamt system som i sin helhet levererar det som förväntas av ett nationellt lånesystem, ställer å andra sidan mycket höga krav på tillgänglighet och stabilitet. Bild 5 Detta lösningsalternativ ger inte bara känslan att vara ett nationellt lånesystem såsom scenario 1 och 2, utan är i grunden ett och samma lånesystem som kan användas nationellt. Informationen som beståndsposter, exemplarposter, låntagare, kategorier ligger i en gemensam databas men är separerade så att de endast hör till specifika bibliotek. Denna information administreras av respektive bibliotek som har ansvaret för lokala uppgifter. Lånesystemet körs gemensamt för alla bibliotek med den gemensamma databasen. Lokala systembibliotekarier har ansvaret för hur de anpassningsbara delarna av lånesystemet fungerar för lokala låntagare. Varje bibliotek tillåts dessutom att göra vissa anpassningar av den gemensamma OPAC:en, dels i form av visuella anpassningar som integration i större hemsidor men även möjlighet att i första hand söka i det aktuella bibliotekets bestånd. 15 Bibsamrapporten, s.31, kap. 8.1 Systemarkitektur Nationellt lånesystem Sida 18 av 34
Funktionalitet hos LIBRIS Gemensam katalog Gemensam OPAC Gemensamt lånesystem som tillåter variationer mellan biblioteken, t.ex. olika avgifter, kategorier, inställningar, arbetsflöden och processer Funktionalitet hos biblioteken Lokal administration av låntagare Självbetjäningsautomater (som idag) Fördelar Ett centralt system förvaltas mycket lättare än många enskilda Fokuserad vidareutveckling ger funktionell utdelning till alla bibliotek samtidigt Många nya möjligheter med ett och samma lånesystem Endast en katalog för alla bibliotek Biblioteken har även fortsättningsvis stor kontroll över sina egna parametrar Nackdelar Alla databaser måste migreras till en gemensam databas (endast en gång per bibliotek) Sårbart med tanke på att alla bibliotek är beroende av ett system, vilket då ställer höga krav på t.ex. redundans Slutsats Den enskilt största ekonomiska fördelen med denna lösning (gemensam OPAC, gemensam katalog, gemensamt lånesystem) är att all vidareutvecklad funktionalitet kan användas av alla anslutna bibliotek. En förutsättning för en lösning där ett och samma system ska delas av många bibliotek är att alla bibliotek kan enas kring denna ILS Spec Level 1 som utgör den gemensamma grunden i lånesystemet. Resterande 20% är sådan funktionalitet som varje enskilt bibliotek kan påverka på egen hand för att anpassa systemen utifrån egna behov som illustreras i bild 5 som mindre cirklar i den stora cirkeln för det gemensamma lånesystemet. Systemarkitektur Nationellt lånesystem Sida 19 av 34
6. Jämförelse av alternativen De två första lösningsförslagen, alternativ 1 och 2, bygger uteslutande på en integrationsmotor som hanterar kommunikationen mellan de lokala lånesystemen och de centrala tjänsterna som tillhandahålls av LIBRIS. Dessa två lösningsförslag ger den funktionalitet som låntagaren efterfrågar av ett nationellt lånesystem under förutsättning att de lokala lånesystemen kan hantera dessa förfrågningar från Webbsök. Lösningarna ger låntagaren känslan av ett nationellt lånesystem fastän dessa inte på något sätt är nationella. I och med att lösningsförslag 3 helt ersätter gamla ILS och ersätts med ett gemensamt lånesystem så ger detta ett nationellt lånesystem. En viktig förutsättning för att alternativ 3 ska gå att genomföra är att en enlighet nås enligt föreslagen ILS Spec Level 1. Desto större enighet man kan uppnå desto större vinster finns det med ett gemensamt lånesystem. I efterföljande avsnitt beskrivs en föreslagen arkitektur för alternativ 3 mer utförligt. Systemarkitektur Nationellt lånesystem Sida 20 av 34