Protokoll Sammanträde Antal sidor Scoutstyrelsen 6 oktober 2013 3 Sammanträdesplats Antal bilagor Telefonmöte 5 Närvarande med rösträtt Förhinder Ulf Klingnäs ( 108 111) Hanna Nilsson Sandra Dauksz Anna-Karin Stensson Henric Axeheim Albin Askman Junhede Carin Stegen 108. Mötets öppnande Hanna Nilsson hälsar alla välkomna och förklarar därefter sammanträdet för öppnat. 109. Mötesformalia a) Val av sekreterare Scoutstyrelsen beslutar: att välja Albin Askman Junhede till sekreterare. b) Godkännande av dagordningen Scoutstyrelsen beslutar: att godkänna dagordningen enligt förslag. 110. Godkännande av föregående protokoll Scoutstyrelsen beslutar: att godkänna protokollet från mötet 31 augusti-1 september. 111. Uppföljning av tidigare beslut Styrelsen gick igenom beslutsuppföljningen, se bilaga 1. Punkten kring Ekerö stugan flyttades över till Hanna och Albin att uppdra åt Ingrid att slutföra. Uppdateringen av verksamhetsberättelsen är klar.. Att göra en kalkyl på försäljningsstöd skrevs av då den inte var aktuell längre. Uppdra ROKO att närvara på LSU är klar. Likviditetsbudgeten med ett sämre scenario är klar. Att delegera arbetet med att avsluta Regina-databasen är klart. Att sammanställa godkända kårstadgor är klart. Att kontakta köparen av Sjöbo för försäljning av inventarier är klart. Att skicka uppdrag till Svea Inkasso är klart. Att sammanställa en arbetsbeskrivning för almanacksprojektledaren är klart. Sida 1 (3)
Protokoll Sammanträde Antal sidor Scoutstyrelsen 6 oktober 2013 3 Sammanträdesplats Antal bilagor Telefonmöte 5 Att undersöka möjligheten att beställa fler presentförpackningar och kostnaden för detta till ALMA 2014 är klart. Att ordna kort & present till Maria Fayez och Patrik Schröder är klart. 112. Återkommande rapporter Inga återkommande rapporter på telefonmöten. 113. Tillfälliga rapporter a) Hannas möte med Ingrid och arbetsdag på kansliet Hanna rapporterade från sitt möte och arbetsgivarsamtal med Ingrid på kansliet. Hon hade även möte med Patrik Schröder (avgående generalsekreterare KFUM Sverige) och Mattias Wihlgaard (t f generalsekreterare KFUM Sverige). Se bifogad rapport i bilaga 2. b) Strukturprocessen KFUM Henric rapporterade från processen de senaste veckorna. Propositionen om organisationsförändringen ligger från KFUM Sverige och det har varit mycket detaljarbete på slutet. Det finns delade meningar om organisationsförändringen mellan olika parter. c) ALMA Henric rapporterade från arbetet med ALMA 2014. Det har varit problem med leverans av 1-stycks almanackorna då förpackningarna har skadats i distributionen. Leveranserna av 1-styck stoppades under denna helg. Att genomföra fraktkostnadsuppföljning är svårt då det är många olika tillägg. Ser dock generellt bra ut. FSG-rapport bifogas, se bilaga 3. Siffrorna i rapporten är inte 100% korrekta då vissa siffror inte stämmer i avstämningarna. Men som en överblick är de korrekta. 114. Beslutsärenden c) Kårutträde Kävlinge Scoutkår har begärt utträde. Scoutstyrelsen beslutar: Att bekräfta Kävlinges utträde. 115. Diskussionsärenden a) Ersättning för förlorad arbetsinkomst När Hanna var på mötesdag på kansliet den 25:e september tog hon tjänstledigt för att ha möjlighet att närvara. I enlighet med förbundets Policy gällande förlorad arbetsinkomst för ideellt engagerande bedömer styrelsen att detta är ett speciellt tillfälle då det är särskilt viktigt att just Hanna (i rollen som ordförande) genomförde denna kanslidag, där det hölls arbetsgivarsamtal som förbundet enligt lag är tvunget att genomföra. Med anledning av detta togs denna fråga upp av Henric. I denna diskussion och detta beslut deltog inte Hanna och Henric ledde denna punkt. Scoutstyrelsen beslutar: Att betala ut ersättning för förlorad inkomst till Hanna för den 25:e september (inkluderat skatter och pensioner). Att uppdra åt Albin att i samråd med Maria administrera detta. Sida 2 (3)
Protokoll Sammanträde Antal sidor Scoutstyrelsen 6 oktober 2013 3 Sammanträdesplats Antal bilagor Telefonmöte 5 116. Representation a) NSF:s årsstämma 9-10 Nov 2013, Örebro Att närvara på denna stämma anser styrelsen inte vara prioriterat och att om Anna-Karin eller Sandra (som bor i Örebro) har möjlighet att närvara så är det bra. Anna-Karin har möjlighet att närvara. Scoutstyrelsen beslutar Att uppdra åt Anna-Karin att representera förbundet på NSF:s årsstämma 2013. b) ROKO:s höstkurs ROKO:s höstkurs hålls i Lund samma helg som nästa styrelsemöte i Veberöd. Styrelsen har tidigare informellt uttryckt ett intresse att delta till Helén i ROKO som ansvarar för höstkursen. ROKO tycker det är roligt att vi kommer på eget initiativ. Scoutstyrelsen beslutar Att uppdra åt Albin att föra en dialog med Helén om när det kan tänkas passa under helgen. 117. Övriga Frågor Inga övriga frågor. c) Kommande möten Fysiskt möte 25-27 okt i Veberöd, Skåne. Fysiskt möte 25-26 januari 2014. d) Mötets avslutande Hanna tackar alla för visat intresse och förklarar mötet för avslutat. Hanna Nilsson Mötesordförande Albin Askman Junhede Mötessekreterare Sida 3 (3)
Bilaga 1
Styrelsemöte Punkt Ämne Beslut Ansvarig Slutdatum Status Nytt slutdatum Notering 2012-05-06 23a Alma Avtal m Graphera, gällande ersättningsnivåer Almagruppen Avskriven 2012-08-18 75e Anläggningar att uppdra åt Carin och Albin att besöka fastigheten och undersöka dess Hanna/Albin Pågående Uppdra åt Kansliet att 2012-08-18 75e Anläggningar skick att uppdra samt åt tar KoGu bilder att som förmedla han sedan informationen vidarebefordrar om den till tillgängliga KoGu Kansliet Pågående slutföra denna punkt. 2012-08-18 77a Kansliet att fastigheten beställa ett till geografiskt kreditkort åt närliggande Ingrid Greiby kårer på kansliet för att undersöka för förbundets om intresse räkning. Presidiet/Albin 2012-08-18 77c Djurhajkerna att uppdra åt Djurhajksteamet att fortsätta diskussionen med Gustaf+Richard 2012-10-14 Personal Arrangemangsgruppen upprätta tydligare struktur för kring en framtida backup överenskommelse etc kring Henric 2012-10-29 123 Anläggningar Teckna avtal med David ang Sjöbo Henric 2012-12-03 132 ALMA Ta fram excel-ark med kalkyl på försäljningsstöd Henric Avskriven 2012-12-03 133 Sjöbo Upprätta en skogsbrukplan Henric 2012-12-03 134 FM protokoll Originalprotokolluppföljning från FM med Anna Åkesson Ulf Avskriven 2012-12-03 134 Lånelöfte Ordna ett lånelöfte åt förbundet. Albin 2012-12-03 134 Tackblomma Ordna avtackning till Lena Pålsson. Albin & Hanna. 2013-02-02 15d ALMA Skicka ut påminnelser obetalda almanackor Kansliet 2013-02-02 15e Sjöbo Begära in ev. dokumentation från Ulf Fransson rörande Sjöbo Gustaf 2013-02-02 15e Sjöbo Avtal med Enigma Richard 2013-02-02 17d varumärke Komminicera ut rapport gällande återremiss av proposition Kommunikationsgr. 2013-02-02 17e Revisor ta in kostnadsförslag på revisionsbyråer Richard 2013-02-02 18a FM 2013 Förhandlingsordning Ulf 2013-02-02 18a FM 2013 Verksamhetsberättelse Hanna 2013-02-02 18a FM 2013 Resultat- och balansräkning Richard 2013-02-02 18a FM 2013 Verksamhetsplan Gustaf 2013-02-02 18b Fastigheter Svara frågeställaren ang. fastigheter som eventuellt kan tillfalla förbundet Ulf Avskriven 2013-02-02 18c Distrikt Midälva, Svara frågeställaren och involvera Scouternas disktikt i frågan Jörgen 2013-02-02 18d Strukturprocessen Kontakta Triangelförbundet ang. medlemskap inför telefonmöte 2013-02-12 Henric 2013-02-02 18d Strukturprocessen Kontakta Ungdomsstyrelsen kring konflikter i förfarandet att ansluta Gustaf 2013-03-05 29a FM 2013 medlemmar Kontakta förbundsmötets till Triangelförbundet enda motionär inför telefonmöte för följdfrågor. 2013-02-12 Gustaf 2013-03-05 29b FM 2013 Undersöka möjligheter till underhållning under FM-middagen tillsammans Albin/Carin 2013-03-05 29b FM 2013 Upprätta med ROKO en budget för FM 2013 Albin 2013-04-06 32 Huvudföreskrift att uppdra åt Carin att uppdatera huvudföreskriften enligt ovanstående Carin 2013-04-06 34c Södra smålands distrikt att uppdra åt Hanna att fortsätta dialogen med Scouterna Hanna 2013-04-06 34c Södra smålands distrikt att uppdra Henric att återkoppla till Södra Smålands Scoutdistrikt. Henric 2013-04-06 36b KFUM festival att uppdra åt Henric att undersöka hur det ser ut med biljetterna och Henric 2013-04-28 43 återkoppling uppdra festivalen åt Ulf för vidare att kontakta arbete Jörgen i frågan. för återkoppling av tidigare fattade beslut. Ulf 2013-04-28 46b Avtal allegretto uppdra åt Albin att ta fram ett avtal tillsammans med Allegretto gällande Albin 2013-04-28 46c Avtal Regina uppdra revisions åt uppdrag. Albin att avsluta avtalet med Club on Web gällande vårt tidigare Albin 2013-04-28 47a Avtackning revisorer uppdra medlemsregister åt Ulf att publicera Regina. ett tack till revisorerna på hemsidan. Ulf 2013-04-28 47a Avtackning revisorer uppdra åt Carin att kontakta kansliet för att ombesörja avtackningspresenter Carin 2013-04-28 47b ROKO & LUFT till uppdra de tidigare åt Albin revisorerna. att återkoppla till LUFT med Styrelsens svar. Albin 2013-04-28 47b ROKO & LUFT uppdra åt Carin att återkoppla och föra diskussion under kommande möte Carin 2013-05-19 57 Kommunikation Försök med ROKOs sälja tillbaka kontaktperson. pragbiljetter till festivalorganisationen Ulf 2013-05-19 58b FM-protokoll Se till att FM-protokollet flyter på Carin 2013-06-01 67 ROKO & LUFT Uppdra åt Carin att återkoppla med ROKOs kontaktperson ang möte Carin Avskriven 2013-06-01 70 a FM efterarbete Uppdatera verk plan, verk ber, stadgar etc med avseende på beslut fattade Ulf Påbörjad 2013-06-01 69 c KFUM Sverige stadgar Renskriva på FM styrelsens kommentarer på KFUM Sveriges stadgar och skicka Carin 2013-06-01 69 b Påminna Fosie & Wä dem Påminna till organisationsgruppen Fosie och Wä om att de skall inkomma med ansökan om utträde Hanna 2013-06-01 70 a Revisorkontakt ur Etablera scoutförbundet och ha fortlöpande kontakt med de nya revisorerna Hanna 2013-06-01 69 a Back up Hämta in kompletterande uppgifter och presentera ett beslutsunderlag till Henric 2013-06-01 70 b FM 2014 nästa Sondera möte terrängen gällande gällande back up gemensamt system på kansliet FM inklusive seminarium etc nästa Carin & Henric Pågående 2013-06-01 70 d Getting Together Återkoppla år. vår ståndpunkt till KFUM Sverige gällande Getting Together Hanna 2013-06-01 70 d Getting Together boken Kontrollera eventuella kvarstående åtagaden gällande avrapportering av Carin 2013-06-01 70 a FM Ta projektet fram en Getting rapportmall Together. för styrelseledmöter att använda för att kontinuerligt Ulf Pågående 2013-07-17 89 a Sjöbo rapportera Upprätta grundlig pågående inventarieförteckning och avslutad verksamhet i relation till Anna-Karin 2013-07-17 89 d FM-protokoll Tillse att FM-protokollet når Ulf Carin
2013-07-17 89 d FM-protokoll Tillse att FM-protokollet når våra medlemmar Ulf 2013-07-17 91 a Fondplaceringar Sälja fonder i Swedbank. Robur Humanfond och Robur Albin 2013-07-17 91 a Fondplaceringar Penningmarknadsfond Ta fram grundligt diskusionsunderlag inför mötet i Hult Albin och Henric 2013-07-17 92 c KFUM Norrköping Tacka för inbjudan, gratulera 100åringen och avböja deltagande Hanna 2013-07-17 92 d LSU 16-17 nov Kontakta ROKO för att undersöka om de har möjlighet att representera Carin 2013-09-01 100 b Ekonomi Ta scoutförbundet fram en likviditetsbudget med scenariot för en nedgång i ALMAförsäljningen. Albin/Ulf 2013-09-01 100 d Alma de obetalda ordrarna för Alma 2013 som ligger kvar till Svea Inkasso Albin Skicka 2013-09-01 101 d Regina Delegera för indrivning, arbetet med Regina-databasen till kansliet. Hanna 2013-09-01 102 a Ekonomi Teckna avtal med investeringsrådgivare Albin Pågående 2013-09-01 102 a Ekonomi Genomföra fondplaceringen genom en fondkommissionär och Albin Pågående 2013-09-01 102 b ALMA investeringsrådgivare. Skriva avtal med Johanna på Graphera kring ägande rätt av boken och Henric Pågående 2013-09-01 102 b ALMA fördelning Marknadsföringsplan av investeringskostnad för ALMA & vinst av almanackspaket med sagobok. Henric/Ulf Pågående 2013-09-01 102 c Medlemsservice Göra en sammanställning av godkända kårstadgor Hanna 2013-09-01 102 e Ekonomi Teckna nytt försäkringsavtal med Försäkringskompetens. Albin Pågående 2013-09-01 102 f Sjöbo Kontakta köparen av Sjöbo för försäljning av inventarier till dem. Henric 2013-09-01 103 b ALMA Sammanställa arbetsbeskrivning för almanacksprojektledaren. Henric 2013-09-01 103 b ALMA Beslutsunderlag för avtalsupphandling av almanacksprojektledare. Henric Pågående 2013-09-01 103 c ALMA Undersöka möjligheten att beställa fler presentförpackningar och kostnaden Henric 2013-09-01 105 a Övrigt Kort för detta. & Present till Patrik Schröder Hanna 2013-09-01 105 b Övrigt Kort & Present till Maria Carin
Bilaga 2
Titel Skapat datum Rapport från möte med Ingrid och Patrik & Mattias på KFUM Sverige 2013-10-06 Författare Giltighetstid Hanna Nilsson Ss Tills Vidare Rapport från möten och arbetsdag på kansliet Möte kansliet 25 september 2013 Ingrid - Ingrid åtar sig att ordna skriva en kanslirapport inför styrelsehelgerna. Hon är även beredd att vara med på vissa möten, dels för att få en tätare kontakt med styrelsen, men även ha en bättre inblick i styrelsearbetet. Ser dock att kostnaden skulle blir för stor, så är medveten om att det inte är lämpligt med alla möten. - Ingrid tycker det går bra att utföra vissa uppdrag för KFUM Sveriges räkning, under förutsättning att hon hinner med scoutförbundets uppgifter. Bl.a. kommer hon att hjälpa till i konferensbyrån under ROM, och samtidigt göra reklam för Alma - Ingrid vill poängtera att styelsen behöver vara tydliga i kommunikationen, för att visa att KFUM Scouter kommer att fortsätta finnas. - Ingrid önskar ledigt 17-21 okt (tor-mån). Efter diskussion gällande framför allt telefontider och mail för Alma godkände Hanna denna ledighet. - Ingrid påpekade vikten av att spara viss mailkorrespondens. Mycket diskussioner inför beslut förs idag på mail. Möte med Mattias och Patrik, KFUM Sverige - KFUM Sverige erbjuder hjälp med tryck och utskick av information. - Föreslår att vi undersöker vilket mervärde KFUM ger de kårer som väljer att stanna kvar i rörelsen, och sedan kan vi bygga ett långsiktigt arbete på det som ev kommer fram där. Sida 1 (1)
Bilaga 3
Titel Skapat datum Försäljningsrapport ALMA 2014: September 2013-09-05 Författare Giltighetstid Albin Askman Junhede Tills Vidare Försäljning September (Inkl. 1 okt) Alla summor är i SEK. Övergripande siffror Diagram över FSG-summa & Antal Ordrar 70 000 250 FSG- summa 60 000 50 000 40 000 30 000 20 000 10 000 200 150 100 50 Antal Ordrar 0 0 Datum Antal Ordrar FSG- summa Total försäljning 25 aug 01 okt: 514 215 kr Sida 1 (3)
Titel Skapat datum Försäljningsrapport ALMA 2014: September 2013-09-05 Författare Giltighetstid Albin Askman Junhede Tills Vidare Frekvenstabell över försäljningen (tillhör ovanstående diagram) Statistik över betalningssätt Betalningssätt Antal Ordrar FSG- summa Faktura 496 471 720 Kortbetalning och Bank 164 42 495 Totalsumma 660 514 215 Sida 2 (3)
Titel Skapat datum Försäljningsrapport ALMA 2014: September 2013-09-05 Författare Giltighetstid Albin Askman Junhede Tills Vidare Statistik över ordrarna Största order: 22 000 kr Minsta order: 130 kr Snittordersumma: 779 kr Fördelning av olika produkter Förpackningsmodell Totalt Antal Almanackor FÃ rpackning: 1- pack m presentfã rpackning 933 933 FÃ rpackning: 15- pack m presentfã rpackning 212 3 180 FÃ rpackning: 25- pack halvmonterad 147 3 675 (tom) Totalsumma 1 292 7 788 FSG fram till 4 okt FSG-summa: 691 610 SEK. Sida 3 (3)