Revisionsrapport Granskning av utbetalningar Trelleborgs kommun Bengt-Åke Hägg Godkänd revisor
Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning... 1 2.1. Bakgrund... 1 2.2. Revisionsfråga... 1 2.3. Kontrollmål/granskningsmål... 1 2.4. Metod och avgränsning...2 3. Tidigare granskning...2 3.1. Översiktlig rutinbeskrivning...3 4. Granskningsresultat...4 4.1. Finns det kontroller som säkerställer att utbetalningsunderlaget är korrekt och att utbetalning sker till rätt mottagare?...4 4.1.1. Bedömning...4 4.2. Görs uppföljning och utvärdering av utbetalningsverksamheten med avseende på riskanalyser och gjorda erfarenheter?...4 4.2.1. Bedömning...5 4.3. Registeranalys...5 4.3.1. Bedömning...5 Trelleborgs kommun
1. Sammanfattning Sammantaget kan konstateras att det finns tillräckliga kontroller för säkerställning av utbetalningsunderlaget och att utbetalning sker till rätt mottagare framförallt genom det system med extern kontroll som införts. Den riskanalys som genomförts är av äldre datum och är inte uppdaterad, däremot har det igångsatts ett förändringsarbete av rutiner och organisation. Tillsammans med tidigare gjord granskning av den interna kontrollen avseende sammanhängande rutiner, är bedömningen att den interna kontrollen som helhet är god. Rapporten har varit föremål för sakgranskning av ekonomikontoret. 2. Inledning 2.1. Bakgrund Av kommunallagen framgår att kommunens nämnder skall ha kontroll över sin verksamhet. Det innebär att nämnderna själva ansvarar för att ha en ändamålsenlig styrning så att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt och att det finns säkra rutiner som förhindrar förlust för kommunen och säkerställer att redovisningen är rättvisande. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att den interna kontrollen fungerar på avsett sätt. Kommunen betalar ut stora belopp som baseras på lönerapporter, erhållna fakturor mm, vilket ställer krav på att underlaget är korrekt avseende levererad vara eller tjänst, utförd prestation eller annan överenskommelse. Kommunens externa kostnader 2013 uppgick till cirka 2,3 mdr, eller 6,3 mnkr varje dag under året. 2.2. Revisionsfråga Granskningen skall besvara följande revisionsfråga: Bedriver kommunstyrelsen, genom kommunledningsförvaltningen, en ändamålsenlig utbetalningsverksamhet och är den interna kontrollen tillräcklig? 2.3. Kontrollmål/granskningsmål Finns det kontroller som säkerställer att utbetalningsunderlaget är korrekt och att utbetalning sker till rätt mottagare? Görs uppföljning och utvärdering av utbetalningsverksamheten med avseende på riskanalyser och gjorda erfarenheter? Trelleborgs kommun 1 av 5
2.4. Metod och avgränsning Granskningen avgränsas till kommunstyrelsen och avser externa utbetalningar. Granskningen genomförs genom intervjuer med ekonomichef, redovisningschef samt ekonomer på kommunledningskontoret. Vidare genom dokumentgranskning av styrdokument och beslut. För att verifiera att utbetalningar sker korrekt kommer en registeranalys att tillämpas på ett urval av transaktioner. 3. Tidigare granskning I juni 2013 gjordes en granskning av fakturahanteringen med följande revisionsfråga: Är styrelsens och nämndernas interna kontroll avseende fakturahantering ändamålsenlig? Den revisionella bedömningen blev följande: Utifrån granskning som gjordes av samtliga revisionskriterier bedömdes att den interna kontrollen avseende styrelse och nämnders fakturahantering var ändamålsenlig. Bedömningen grundades på att genomförd granskning påvisade att det fanns goda tillämpningsanvisningar och reglemente men att dessa borde uppdateras utifrån att de hänvisade till exempelvis inaktuellt fakturahanteringssystem samt att kommunens hantering av fakturor hade gått över till scanning. Vid uppdateringen av reglementet och dess tillämpningsanvisningar borde kommunstyrelsen ta i beaktande att upprätta en rutin som anger hur och när kontroller av att behörigheterna i ekonomisystemet var anpassade till respektive medarbetares arbetsuppgifter. Granskningen har kunnat identifiera att samtliga nämnder och styrelse har antagit och fastställt en formell attestförteckning för dess medarbetare. I maj 2014 gjordes en granskning av avtalshanteringen i kommunen vilken bl a tangerade: Reglemente för kontroll av verifikationer (attestreglemente). Av intervjuer hade det framkommit att även om de flesta beskriver hur attestsystemet fungerar och följder detta så är det få som känner till och hänvisar till själva attestreglementet. Raindance ekonomisystem för hantering av leverantörsfakturor. Den revisionella bedömningen som gjordes då var att det fanns interna riktlinjer men att de inte är kända för alla användare. Det har inte ingått i denna granskning att göra någon uppföljning av dessa tidigare granskningar. Trelleborgs kommun 2 av 5
3.1.Översiktlig rutinbeskrivning Trelleborgs kommun har ett gemensamt ekonomisystem för hantering av leverantörsfakturor. I praktiken sker kontroll av fakturor i två steg. När en faktura erhålls skannas den in centralt och skickas sedan till den som administrerar fakturor på kommunstyrelsens eller nämndens kansli. Denne skickar i sin tur vidare fakturan till ansvarig handläggare som kontrollerar att fakturan överensstämmer med avtal och att den tjänst eller vara som fakturan avser har erhållits. Om allt är korrekt, godkänner den ansvarige handläggaren fakturan som sedan skickas vidare elektroniskt till beslutsattestanten, vanligen närmaste chef (i vissa fall är den ansvarige handläggaren en chef och fakturan skickas då till dennes chef för beslutsattest). Beslutsattestanten förlitar sig vanligen på att kontroll av fakturans korrekthet har skett och godkänner i sin tur fakturan som därefter skickas vidare för utbetalning. På kommunledningskontoret samlas dagens attesterade utbetalningsverifikationer i en särskild fil för vidare hantering. Dagligen sammanställs sedan en utbetalningsfil till antingen bankgirot eller plusgirot. Här sker ingen ytterligare kontroll av verifikationerna mer än översiktlig genomgång, där bl a stora belopp lokaliseras. När utbetalningsfilen sammanställts skickas den dels till bankgirot/plusgirot dels till företaget Inyett som gör en maskinell genomgång med bl a fokus på: bolag som inte är registrerade för F-skatt eller har skulder registrerade hos Kronofogden, samma faktura betalats tidigare, större betalningar som avviker från tidigare betalningsmönster Rapport från den maskinella genomgången erhålls inom så pass kort tid att det finns möjligheter att stoppa betalningar som ligger längre fram än en bankdag. Någon efterkontroll av gjorda utbetalningar görs inte, dock skrivs utbetalningslistan ut och lämnas till kassan för deras likviditetsplanering och bokföring. Återredovisningen kan dock ses som ett elektroniskt kvitto. Ingen extra kontroll görs av att betalningarna effektuerats, mer än att återredovisning sker av bank- respektive plusgirocentralen per betalningsdag till kassan. Någon form av kvitto på inlämnade betalningsuppdrag erhålls inte. Trelleborgs kommun 3 av 5
4. Granskningsresultat 4.1.Finns det kontroller som säkerställer att utbetalningsunderlaget är korrekt och att utbetalning sker till rätt mottagare? I tidigare granskningar inom området attester mm bedömdes att rutinerna som ligger före i utbetalningskedjan var ändamålsenliga, men att vissa tillämpningsföreskrifter inte var uppdaterade. Samma bedömning gjordes i princip av ekonomisystemet. I föreliggande granskning bedömer vi att kontrollfunktionerna före själva utbetalningen är ändamålsenliga och att det före själva utbetalningen görs tillräckliga kontroller, främst genom att det sker en extern kontrollfunktion där resultatet meddelas kommunledningskontoret, och att det finns möjligheter att på detta sätt stoppa utbetalningar, eller i vart fall ge möjlighet till ytterligare kontroll, innan faktisk utbetalning sker. Ändamålsenligheten i rutinen är också beroende på dels de tillämpningsanvisningar som finns, dels de uppföljningsmöjligheter som finns. Vi kan konstatera att rutinen som sådan är till stor del maskinell och att det därför inte innehåller stora manuella delar, vilket gör att möjligheterna för felaktigheter minskar. Uppföljningsmöjligheter finns i den beskrivna rutinen, dels via den logg som ligger inbyggt i systemet, dels via uppföljning av kassatransaktioner. Granskningen visar att uppföljning av loggen inte sker med regelbundenhet utan endast när anledning finns till uppföljning. Uppföljning via kassatransaktioner har utelämnats i denna granskning då dessa bedöms ligga för långt framåt i tiden jämfört med utbetalningstillfället för att ha effekt. 4.1.1. Bedömning Sammantaget bedömer vi att det finns tillräckliga kontroller för säkerställning av utbetalningsunderlaget och att utbetalning sker till rätt mottagare. 4.2. Görs uppföljning och utvärdering av utbetalningsverksamheten med avseende på riskanalyser och gjorda erfarenheter? Som det konstateras ovan görs det inte särskilda uppföljningar av utbetalningsfunktionen förutom via det elektroniska kvittot på gjorda utbetalningar. Det finns emellertid möjlighet att via logg göra uppföljningar av, i detta fall, utbetalningsfunktionen. Uppföljningen kan även härledas till att det sker en extern kontroll, vilken skulle kunna delvis ersätta eller komplettera kommunens egen uppföljning. Kommunledningsförvaltningen har 2012-08-28 upprättat en riskanalys. I denna finns bl a identifierat risker med prioritet, vilka åtgärder som finns för att minska eller eliminera risken samt åtgärder om risken är en realitet. Ansvariga personer för kontroll och åtgärder är angivna. Trelleborgs kommun 4 av 5
Någon uppdatering av riskanalysen har inte gjorts, vilket bl a innebär att ansvarig personal inte är helt aktuellt angiven. Däremot görs en årlig uppdatering av interna kontrollmål. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 2013-01-24 ( 3) att uppdra till ekonomichefen att genomföra en kommunövergripande översyn av rutiner och organisation för både ramavtal och hantering av leverantörsfakturor. Rapport har upprättats av PS Provider och innehåller bl a 44 förslag till förbättringar. Kommunstyrelsen beslutade den 4 februari 2015, 44, att uppdra åt ekonomichefen att genomföra dem förändringar som föreslås i rapporten, att detta ska ske i samråd med förvaltningscheferna och att beslut om förändringar sker i samråd med kommunstyrelsens arbetsutskott. 4.2.1. Bedömning Närmare uppföljning av den dagliga verksamheten sker inte löpande, dock sker det en extern uppföljning av själva utbetalningarna i närtid, vilket skulle kunna ses som ett komplement till utbetalningsrutinen. Den riskanalys som är upprättad är inte uppdaterad med dels personal, dels eventuella åtgärder till följd av inträffade händelser eller analyser, däremot har det igångsatts ett förbättringsarbete där det framöver finns möjligheter till förändrade rutiner. 4.3. Registeranalys För verifiering har utbetalningsjournal för 2014-12-11 stickprovsvis avstämts mot externa uppgifter om betalningsmottagare mm. Stickprovet motsvarar en hel dags utbetalningar och omfattade 183 poster, varav 56 (31 %) har avstämts mot externa uppgifter. Inga avvikelser kunde noteras. 4.3.1. Bedömning Med ledning av den analys som gjorts har inga avvikelser noterats. 2015-03-10 Bengt-Åke Hägg Projektledare Alf Wahlgren Uppdragsledare Trelleborgs kommun 5 av 5
Tjänsteskrivelse 1 (1) Datum 2015-03-17 Ekonomichef Agneta Sjölund 0410-73 31 38, 0708-817 138 agneta.sjolund@trelleborg.se Kommunstyrelsen Revisorernas granskning av utbetalningar Revisorerna har granskat delar av kommunledningsförvaltningens rutiner avseende utbetalningar. Detta för att bedöma om förvaltningen har en ändamålsenlig utbetalningsverksamhet och om den interna kontrollen är tillräcklig. Revisorerna konstaterar i rapporten att det finns tillräckliga kontroller för säkerställning av utbetalningsunderlaget och att utbetalning sker till rätt mottagare framförallt genom det system med extern kontroll som införts. Den riskanalys som genomförts är av äldre datum och är inte uppdaterad, däremot har det igångsatts ett förändringsarbete av rutiner och organisation. Tillsammans med tidigare gjord granskning av den interna kontrollen avseende sammanhängande rutiner, är bedömningen att den interna kontrollen som helhet är god. Kommunledningsförvaltningen håller med revisorernas bedömningar. Den riskanalys som revisorerna refererar till har gjorts separat inom ekonomiavdelningen. Erfarenheter från denna har därefter ingått i förvaltningens arbete med intern kontroll, där riskanalyser görs inför varje nytt år. Utbetalningsverksamheten kan ständigt förbättras och effektiviseras. Det är glädjande att se att revisorerna håller med om behovet av de förbättringar som kommunstyrelsen nyligen beslutat om. Kommunstyrelsen föreslås besluta Att översända ovanstående yttrande till revisorerna. Trelleborg2000, v 1.0, 2008-09-16 Ekonomiavdelningen Postadress: 231 83 Trelleborg Telefon: 0410-73 30 00 www.trelleborg.se Besöksadress: Algatan 13 Fax: 0410-143 10 E-post: ekonomiavdelningen@trelleborg.se Fakturaadress: Box 173, 231 23 Trelleborg Org.nr: 212000-1199