Postadress Box 45093 104 30 Stockholm Besöksadress Wallingatan 2 111 60 Stockholm Telefon 010-470 03 00 Org nr 202100-6487 www.uhr.se Projekthandbok Leonardo da Vinci praktik och utbyten 2013 Sida 1 (22)
INNEHÅLL Projekt och praktik/utbyte 3 Typ av projekt 3 Projektändringar.3 Avsluta projektet i förtid 4 Mobiliteten.4 - Roll och ansvar 5 - Deltagaren.5 Kvalitetskriterier.6 - Resultat - Spridning UHR:s monitoring..6 UHR:s uppföljning.7 Mobility Tool - verktyget för projekthantering 7 Ekonomi..7 Fördjupad ekonomisk granskning.9 Ogiltiga kostnader 9 Slutrapportering 10 - Slutrapporten - avsnitt för avsnitt..14 Frågor och svar 19 Sida 2 (22)
Denna information riktar sig till dig som är projektkoordinator och/eller kontaktperson för ett projekt inom programmet Leonardo da Vinci praktik och utbyten. Projekt och praktik/utbyte Notera skillnaden mellan å ena sidan projekt och å andra sidan praktik/utbyte. Benämningen projekt syftar på projektet i sin helhet; inklusive aktiviteter som förberedelser, administration och organisation, monitoring, utvärdering, resultatspridning och praktikinnehåll. Projektet kan inledas tidigast 1 juni 2013 avslutas senast den 31 maj 2015. Aktiviteter som genomförs innan eller efter dessa datum kommer att betraktas som ogiltiga. Slutrapport ska lämnas till UHR senast 60 dagar efter att sista deltagaren har kommit hem, men absolut senast 31 juli 2015. Praktik/utbyte även kallad mobilitet syftar endast på den tidsperiod deltagaren tillbringar i ett annat europeiskt land. Vistelsetidernas minimitider måste respekteras; 1 vecka för VETPRO, 2 veckor för PLM och 2 veckor för IVT. Bidrag utgår endast för hela veckor. Om en deltagare inte fullföljer praktiken/utbytet återkrävs bidragsposten uppehälle. Bidragsposterna administration och föreberedelser påverkas vanligtvis inte av avhopp. Typ av projekt Praktik/Utbyte Praktik för elever (IVT) Praktik för arbetstagare/arbetssökande (PLM) Utbytesprojekt (VETPRO) Vistelsetid 2-39 veckor 2-26 veckor 1-6 veckor Minimitid 2 veckor = 10 arbetsdagar + 2 resdagar + 2 mellanliggande helgdagar 2 veckor = 10 arbetsdagar + 2 resdagar + 2 mellanliggande helgdagar 1 vecka = 5 arbetsdagar + 2 resdagar Projektändringar Det är viktigt att du löpande kommunicerar med handläggarna som arbetar med Leonardo da Vinci praktik och utbyten men särskilt viktigt är det att du meddelar oss via leonardo@uhr.se följande projektändringar: Byte av firmatecknare, kontaktperson, adress Ändring av bankuppgifter Byte av partner (bifoga även nytt Letter of Intent) Annat, t ex färre antal deltagare än beviljat Sida 3 (22)
Avsluta projektet i förtid UHR erbjuder mycket stöd och vägledning eftersom vi i möjligaste mån vill förhindra att projekten avbryts. Om beslutet ändå inte kan förhindras ber vi dig att skicka ett brev undertecknat av firmatecknaren i organisationen där du förklarar bakgrunden till beslutet samt försäkrar att de partners som din organisation har samarbete med är underrättade. Slutrapporten måste skickas inom två månader från brevets datum. Skulle projektet avslutas utan att de beviljade medlen använts behöver inte slutrapporten skickas in. Mobiliteten Partnerskap skapas och ska bygga på gemensamt förtroende från alla parter. Men det är viktigt att före mobiliteten formalisera samarbetet genom en skriftlig avsiktsförklaring (generella förhållanden). Det är viktigt att identifiera läranderesultat i mobiliteten, diskutera bedömning av läranderesultat, klargöra hur läranderesultat valideras och signera ett lärandeavtal (specifikt) med partners och deltagare i projektet. Bilagorna till kontraktet ger stöd i projekthanteringen och finns för nedladdning på webbplatsen: Beviljade och pågående projekt - utbyten.se Trepartsavtal Ansvarsfördelning Learning agreement Work programme VETPRO Under mobiliteten ska projektets partners arbeta aktivt för att kunna erbjuda relevanta aktiviteter definierade i avtalet: bedöma vilka läranderesultat deltagaren uppnått och dokumentera uppnådda resultat med hjälp av standardiserade bedömningsformulär, skriftligt omdöme, betyg m m. Sida 4 (22)
Roll och ansvar Sändande organisation Gemensamt Mottagande organisation *Goda förberedelser *Försäkringar *Strukturerad utbildnings- /praktikplan *Handledning och stöd till deltagare i projektet *Kontinuerlig projektuppföljning * Administrering av projektet via Mobility Tool *Väl planerad och genomförd utvärdering *Framgångsrik resultatspridning/förankring *Väl motiverat och förankrat partnerskap med tydlig arbetsfördelning (avtal) * Genomarbetat, skräddarsytt praktikinnehåll för varje deltagare * Monitoring *Validering * Välfungerande kommunikation med alla parter, inklusive deltagarna. *Löpande utvärderingar att åtgärda eventuella problem * Förmedling av förståelse av det mottagande landets kultur * Praktikinnehåll som svarar mot deltagarens kunskaper och färdigheter *Handledare som stöd och mentor för varje deltagare *Försäkring för deltagaren på arbetsplatsen Notera att dessa projekt inte måste bygga på gemensamma utbyten, den mottagande organisationen ska inte skicka sina elever till Sverige om de inte har ett beviljat projekt i sitt land. De medel din organisation beviljats ska användas till att genomföra det projekt som ni har ansökt om. Deltagaren Varje deltagare ska skriva på ett avtal innan avresan. Avtalet bör noggrant gås igenom särskilt med tanke på att mobiliten anses som avslutat först när deltagaren slutrapporterat. Betona även att deltagaren ska: Uppfylla alla punkter i överenskommelsen Följa den mottagande organisationens regler vad gäller arbetstid, uppförandekod m m Meddela handledare vid problem eller ändringar under praktiktiden Efter mobiliteten ska din organisation, i enlighet med avsiktsförklaringen (Letter of Intent) och avtalet, validera de resultat som deltagaren fått Sida 5 (22)
utomlands och tillgodoräkna resultat som en del i utbildningen. Alla projekt ska utfärda praktikintyg för samtliga deltagare. Intygen används som underlag vid en fördjupad granskning som Universitets och högskolerådet utför på 10 procent av alla projekt med en totalbudget under 60 000 euro, och på 20 procent för projekt med totalbudget över 60 000. Projektägare som ska ta fram praktikintyg för deltagarnas praktikperioder gör det genom att fylla i ett dokument i t ex det europeiska Europassverktyget. Det finns andra exempel på intyg som beskriver praktikperioden. Mer information om Europass liksom instruktioner hur du går tillväga finner du på sidan Europass mobilitet. Europass mobilitet är ett dokument som beskriver deltagarens aktivitet i ett annat europeiskt land i utbildningssyfte. Mer information finns på webbplatsen: Europass mobilitet - utbyten.se Kvalitetskriterier resultat och spridning Hårda resultat: Europass, intyg, certifikat, nya samarbetspartners/vidareutveckling av befintligt partnerskap m m Mjuka resultat: Förbättrade yrkeskunskaper, förbättrad språklig och kulturell förståelse, ökad motivation, personutveckling, ökad status i program/organisation, främjande av internationalisering i verksamheten, påverkan på bred basis inom branschen m m Produkter: Presentation, videofilm, blogg, instruktionsmaterial, undervisningsmaterial online, metoder Spridning av projektets resultat Presentation av erfarenheter för personal, referensgrupper, praktikhandledare på företag i kommunen, branschråd, regionala nätverk Workshops och öppet hus Hemsida och sociala medier: blogg, vlogg, internetforum Mässor, utställningar Konferenser och seminarier Press, tv UHR:s monitoring I enlighet med föreskrifterna för EU:s utbildningsprogram gör Universitets- och högskolerådet platsbesök hos ett slumpvis urval av projektanordnare. Syftet Sida 6 (22)
med dessa besök är att granska projektverksamheten. Granskningen görs för att säkerställa att aktiviteterna inom det beviljade projektet genomförs i enlighet med ansökan, kontrakt samt gällande riktlinjer för Leonardo da Vinci praktik och utbyten. De punkter som är föremål för granskning skickas i förväg till den kontrakterade organisationen. Projektkoordinatorn får alltid möjlighet att ge respons på den rapport som UHR kommer att skicka efter besöket. Monitoring genomförs vanligtvis i projektets halvtid. UHR:s uppföljning Uppföljningen sker i form av telefonsamtal, enkät och granskning av den införda projektinformationen i Mobility Tool. Mobility Tool - verktyget för projekthantering online I och med att kontrakt tecknas skapas ett konto för ditt beviljade projekt i Mobility Tool (MT). Du som kontaktperson får ett automatgenererat mejl med information om hur du går till väga för att kunna logga in och börja administrera projektet. Det är viktigt att du följer den instruktionen samt använder den e-postadress som uppges. Du får tillgång till verktyget via en identifieringsdomän, ECAS. När du har loggat in flyttas du automatiskt till webbplatsen. För åtkomst till MT använder du enklast länken som finns publicerad på webbplatsen. MT använder du som kontaktperson och projektägare för att registrera partners, deltagare och praktik-/utbytesperioder (mobiliteter). Vidare använder du MT för att hantera budget, deltagarraporter och slutligen för att skapa och lämna in slutrapporten. Notera att projektdeltagarna inte får direkt tillgång till MT. Deltagarna får via dig länkar till deltagarrapporter som de ska fylla i och skicka tillbaka elektroniskt till verktyget. Deltagarrporterna ska även skrivas ut, undertecknas av deltagaren och lämnas till din organisation, inte till UHR. Mer information finns i användarhandboken till MT som finns för nedladdning på webbplatsen: Beviljade och pågående projekt - utbyten.se Ekonomi De beviljade medlen bör betraktas som ett bidrag och är inte menade som heltäckande finansiering. Organisationen kan även lägga till egna medel för att skicka fler deltagare. Vid byte av partnerland måste schablonen för det nya landet användas men det är inte möjligt att ansöka om mer medel. Projektets uppställda mål beskrivna i ansökan bör uppfyllas trots ändringen. De beviljade medlen utbetalas i euro som förskottsbetalning på 80 procent inom 30 dagar från UHR:s signatur på kontraktet. Resterande 20 procenten utbetalas inom 60 dagar från inlämnad slutrapport under förutsättning att slutrapporten inte behöver kompletteras. Utbetalning sker endast i euro till organisationens IBAN-konto. Sida 7 (22)
Beviljade medel redovisas i Mobility Tool på tre bidragsposter: språklig och kulturell föreberedelse, administration och uppehälle. Språklig och kulturell förberedelse (Preparation): Enhetsbelopp/deltagare som fått förberedelse Förberedelser ska göras innan avresan och får inte vara en del av den vanliga språkundervisningen. Språkstudierna måste vara kopplade till praktikinnehållet. Om språkliga förberedelser fortsätter under praktiktiden kan bidraget (Preparation) användas för detta ändamål, bidragsposten uppehälle får inte användas för språkstudier. Förutom språk är kulturella förberedelser viktigt för att vistelsen ska bli optimal. Att diskutera eller på annat sätt skaffa information om kulturella olikheter, landets struktur, statsskick, historia, religion, ekonomi hälsostatus med mera är exempel på förberedelse som kan underlätta vistelsen. Språkundervisning, användbara fraser, facktermer Diskussion om kulturmöten Information och diskussion om landets kultur och traditioner, matvanor, familjeliv, yrkeskultur etc. Att träna på att presentera sig själv och sin utbildning/organisation på ett annat språk Tid att läsa in sig på mottagande organisationers verksamheter Uppehälle (Subsistence): antal praktik-/utbytesveckor per deltagare Enhetsbeloppet ska användas för deltagares kostnader i samband med mobiliteten. Notera att i Sverige inkluderas resan till och från mobiliteten i bidragsposten uppehälle. Detta skiljer sig mellan de länder som deltar i programmet Leonardo da Vinci och därför finns fältet för ifyllning i både ansökan och i verktyget Mobility Tool. Bidraget bör täcka: tur-och returresa till praktikorten, kost och logi, försäkring, kulturella aktiviteter, fickpengar och resor till och från arbetsplatsen. Notera att hela bidraget ska komma deltagaren till godo. Du bör vara medveten om att UHR kan komma att kräva underlag som styrker detta. Det gäller också de utbetalningar som du gör till deltagarna. Medföljande personer bör stanna lika lång tid som de deltagare som behöver stöd. De beviljade medlen får inte användas för att utföra projektbesök av typen monitoring. Administrativt bidrag (Management): Antal faktiska deltagare x enhetsbelopp Dessa medel är ett bidrag till projektledning: organisation, administration, monitoring och utvärdering. Du bestämmer själv hur mycket av detta bidrag du kommer att dela med de organsationer som utför arbete åt dig. Exempel på arbetsuppgifter: Boka resor Informationsmöten med deltagare Urval av deltagare Rapportskrivning Sida 8 (22)
Kontakter med partners Resa (Travel) Notera att denna kostnad ingår i bidragsposten uppehälle och får inte redovisas i Mobility Tool. Om du gör det får du röda siffor i kolumnen total budget eftersom denna kolumns siffor aldrig får överstiga den beviljade budgeten. Däremot ska du spara boardingkort för deltagarnas resor för att visa att resorna genomfördes för den aktuella mobiliteten. Fördjupad ekonomisk granskning Enligt Europeiska kommissionens regler för Leonardo da Vinci praktik och utbyten är UHR ålagda att göra en fördjupad granskning av ett antal slutrapporterade ärenden. Om ert ärende blir bland de slumpvis utvalda ber vi er att komplettera med ett underlag som styrker språkliga och kulturella föreberedelser samt underlag som styrker samtliga deltagares medverkan i projektet. Efter avslutad ekonomisk granskning meddelas resultatet via e-post till kontaktperson och firmatecknare. En lista (mall på webbplatsen) med information gällande språkliga och kulturella förberedelser: datum för när aktiviteten/erna skett, koncis redogörelse av innehåll, namn på samtliga deltagare som deltagit och samtliga deltagares signaturer. Underlag som styrker samtliga deltagares medverkan i projektet. I dessa underlag signerade av mottagande organisation ska det tydligt framgå mottagande organisation, start- och slutdatum för samtliga deltagares vistelsetid/utbytes/praktikperiod och samtliga deltagares namn (deltagarintyg/europass). Du måste spara originalverifikationer och bokföring i tre år (beviljade medel under 60 000 euro) och fem år (beviljade medel över 60 000 euro) för eventuell revision från EU-kommissionen. Om du skulle vilja göra avdrag för moms måste du bevisa att du inte kan göra det genom din organisation. Ogiltiga kostnader Aktiviteter utanför kontraktperioden Mobiliteter till länder som inte ingår i programmet Växlingsavgifter eller bankräntor Sida 9 (22)
Slutrapportering Dokument för slutrapporteringen finns på: Rapportering och utvärdering - utbyten.se o ECAS User Manual; används för registrering av användarkonto o Mobility Tool Guide for Beneficiaries - handbok för projekthantering i verktyget o Mall för rapportering av förberedelser o Bidragsnivåer Leonardo praktik och utbyten 2013 o Lista över koder (landskoder, koder över utbildningsnivåer med mera) o Rapportexempel finns för varje delaktivitet - VT, PLM och VETPRO - för projektägare (beneficiary) respektive deltagare (participant). Slutrapport Slutrapporten ska skickas till Universitets- och högskolerådet senast 60 dagar efter att sista projektaktiviteten ägt rum. För projekt beviljade 2013 löper kontraktet ut 2015-05-31 och slutrapporten ska skickas in senast 2015-07-31. Observera att en utebliven slutrapport innebär krav på återbetalning av hela det beviljade beloppet. Slutrapporten är en viktig del av ert projekt. Den är inte bara en förutsättning för slututbetalningen, det är en skyldighet och en möjlighet att sammanfatta, beskriva och lyfta fram projektets resultat för vidare spridning. När bedömningen av slutrapporten är klar kommer slutomdömet att skickas till projektets kontakperson och firmatecknaren i organisationen. Omdömet består av bedömarens kommentarer samt besked om slututbetalning respektive återkrav. Återkopplingen ska fungera som en vägledning vid framtida ansökningar. Rapporteringen görs i Europeiska Kommissionens digitala projektverktyg - Mobility Tool (MT) kontinuerligt under pågående projekt. Slutrapporteringsformuläret laddas hem från MT efter att samtliga uppgifter är registrerade i MT. Efter att slutrapporten fyllts i och skickats in elektroniskt ska den också skrivas ut, undertecknas av firmatecknare och skickas per post till Universitets- och högskolerådet i ett original. Användarandboken för MT beskriver steg för steg hur man hanterar verktyget. Observera att handboken är på engelska. Kontakta någon av handläggarna om något är oklart. På vår webbplats finns all nödvändig information och dokumentation. Vid slutrapportering ska följande underlag skickas in: 1. Den narrativa delen av rapporten där projektet och dess resultat redovisas. Praktiken/erfarenhetsutbytet och eventuella Sida 10 (22)
förberedelseaktiviteter ska vara väl beskrivna från ax till limpa. Bedömaren/läsaren kan inte förväntas ha någon kunskap om projektet. Följ uppmaningarna i instruktionstexten och hoppa inte över någon del. Bedömaren som granskar rapporten ska få förståelse för kontexten som projektet finns i (Bakgrund) och varför projektet är intressant? Vad var det ni ville uppnå med projektet (Syftet)? Hur genomförde ni projektet (Metod)? Vilket Resultat kom ni fram till? 2. Fullständig ekonomisk redovisning i MT vilket innebär att alla deltagare har en registrerad praktikperiod i MT (praktikperioden är registrerad inom kontraktstiden 1, inom minimitiden 2 och maxtiden 3 ), att enhetsbelopp (INTE faktiska kostnader) redovisas på de olika bidragsposterna (uppehälle och förberedelse) på varje deltagare samt att bidraget för administration, Organisation of Mobility, redovisas totalt för antalet deltagare som erhållit praktik/utbyte. Inget bidrag redovisas på bidragsposten Travel, d.v.s. TRAVEL = 0. Röda siffor i budgetdelen i MT måste korrigeras. Det går att skapa en slutrapport trots detta fel men en sådan slutrapport kommer inte att bedömas. Redovisa aldrig ett högre belopp än beviljat för respektive bidragspost! 3. Samtliga deltagare ska ha fyllt i sina deltagarrapporter i MT. 4. Sanningsdeklarationen (H. Beneficiary Declaration and Signature), på näst sista sidan i slutrapporten, är undertecknad och daterad av firmatecknare (i original). På begäran i samband med en fördjupad ekonomisk granskning 4 ska slutrapporten kompletteras med följande underlag: 1. Vistelseintyg för praktik/erfarenhetsutbyte för samtliga deltagare (namngivna) som styrker vistelsetid (praktiktidens start- och 1 Från datum för signerat kontrakt t.o.m. 201X-05-31 2 Minimitid: för praktik (IVT & PLM): 2 veckor räknas som 2 resdagar + 10 arbetsdagar + 2 mellanliggande helgdagar, för utbyten (VETPRO): 1 vecka räknas som 2 resdagar + 5 arbetsdagar 3 Maxtid: för praktik (IVT): 39 veckor, för praktik (PLM): 26 veckor och för utbyten (VETPRO): 6 veckor 4 Fördjupad ekonomisk granskning: Enligt Europeiska kommissionens regler ska fördjupad granskning göras på en viss andel av projekten. Universitets- och högskolerådet tar slumpmässigt fram dessa projekt och kontaktar dem efter inkommen slutrapport med begäran om kompletterande underlag. Sida 11 (22)
slutdatum). Exempelvis en förteckning innehållande vistelsetid för deltagarna (om flera deltagare har praktiserat/haft erfarenhetsutbyte hos samma mottagande organisation) som är undertecknad av mottagande organisation, ett praktikintyg signerat av mottagande organisation för varje deltagare alternativt ett Europass-dokument. 2. Underlag som intygar förberedelseaktivitet där innehållet i aktiviteten tydligt framgår samt namn på deltagarna (som det också finns vistelseintyg för) t.ex. närvarolista från förberedelseaktiviteter signerade av deltagarna, se mall rapportering av förberedelser. Vid en eventuell revision ska projektägaren kunna verifiera att pengarna kommit deltagarna i projektet till del. Underlag som styrker kostnader kan begäras in av Europeiska kommissionen vid en eventuell framtida revision. Underlagen ska därför sparas i 3 (beviljat belopp under 60 000) respektive 5 år efter det att projektet har avslutats. Förklaring till bidragsnivåer Nedan följer en förklaring till bidragsnivåerna inom programmet Leonardo praktik och utbyten. Bidragsnivåer för uppehälle, Subsistence, är ett enhetsbelopp (i euro) som baseras på land och vistelsetid för varje deltagare. Bidrag för resa ingår i enhetsbeloppet för uppehälle och ska inte redovisas separat. För praktik (IVT & PLM): 2 veckor räknas som 2 resdagar + 10 arbetsdagar + 2 mellanliggande helgdagar. För utbyten (VETPRO): 1 vecka räknas som 2 resdagar + 5 arbetsdagar. Tabellerna för respektive år finns på vår webbplats. Bidraget för administration, Organisation of Mobility, är ett enhetsbelopp per deltagare (300 euro/deltagare för 1-100 deltagare, 180 euro/deltagare för 101 och fler) och baseras på antalet deltagare som erhållit praktik/utbyte. Bidraget för förberedelser, Preparation, är ett enhetsbelopp per deltagare (150 euro/deltagare upp till 12 veckor och 250 euro/deltagare från 13 veckor och längre). Bidraget är baserat på antal deltagare som tagit del av förberedelser inför praktiken/utbytet. Sida 12 (22)
Slutrapportering: Tips och råd Praktiska råd 1. Se till att den version av programmet Adobe Reader som du har på din dator är uppdaterad. Om inte, kan du ladda ner den gratis på: www.adobe.com 2. Ladda ner slutrapporten från MT och spara den på datorns hårddisk. Handboken för projekthantering beskriver steg för steg hur man hanterar MT och den hämtas på: Klicka på följande länk: Leonardo da Vinci praktik och utbyten - Rapportering 3. Du fyller i e-formuläret i den version som är sparad på din dator. Internetuppkoppling krävs endast då du ska skicka in (submit) den ifyllda slutrapporten. E-formuläret Fälten i formuläret: Slutrapporten innehåller olika typer av fält, se nedan. De flesta fält har en begränsning på 2500 tecken inklusive blanksteg (ca 2/3 av en A4). Du får gärna skicka in kompletterande information om du tycker att det krävs för att ge en uttömande och lärande bild av ditt projekt. Gråfärgade fält är förifyllda med den information som är infört i MT gällande ditt projekt. Därför är det extra viktigt att du kontrollerar alla uppgifter i MT innan du skapar rapporten, se kapitel 9 i handboken för MT. Rödkantade fält är obligatoriska. Saknas information i dessa fält kan inte rapporten skickas in elektroniskt. För att se alla obligatoriska fält klickar man på Highlight Fields. Fält med rullningslist har färdiga svar som du väljer mellan. Validera rapporten: Längst ner på varje sida finns Validate-knappen. Vi rekommenderar att fylla i rapporten från början, sida för sida. Genom att klicka på knappen Validate startar man en sökning efter missad information i de obligatoriska fälten i hela rapporten. Om det saknas information eller om informationen är felaktig får man ett felmeddelande. E-formuläret kan sparas när som helst utan att validera om man vill avbryta arbetet med slutrapportering. Skicka in rapporten: Den dator från vilken du ska skicka in rapporten elektroniskt måste ha en internetsuppkoppling. Innan du klickar på Submit online-knappen behöver du validera rapporten i sektion I.1 Data Validation. Sida 13 (22)
Rapporten som inte är validerad kan inte skickas in. När rapporten skickas på ett korrekt sätt (sektion I.3 Standard Submission Procedure) får du ett meddelande med följande fält ifyllda: Submission Status, Submission ID, Submission Local Date, Submission Hash Code. Utskrift av rapport: Får du OK i Submission status är rapporten klar att skrivas ut. Den undertecknade slutrapporten (sektion Declaration of Conformity) postas till: Universitets- och högskolerådet Box 45093 104 30 Stockholm Märk kuvertet med projektets unika diarienummer som brukar skrivas enligt följande mall: 2013:XXX. Slutrapporten - avsnitt för avsnitt Avsnitt A till C Dessa avsnitt innehåller främst förifylld information gällande själva projektet, partners och deltagare. Skulle informationen vara felaktig, kontaktar ni handläggarna för Leonardo da Vinci praktik och utbyten. I avsnittet B.1 ska ni fylla i projektets start- och slutdatum enligt följande: DD-MM-YYYY, alltså dag, månad och år. I avsnitt C.1.3 Background/Experience väljer ni NO om ert projekt inte är certifierat. Därefter klickar ni på knappen Validate längst ner på sidan. Avsnitt D Project Description D.1 Summary Sammanfatta kort projektets innehåll och resultat. Beskriv särskilt på vilket sätt projektet gynnat deltagarna. Har projektet uppnått målen beskrivna i ansökan? Ge gärna exempel på hur de uppnåddes under projektets gång alternativt beskriv varför målen inte kunde nås. Ni kanske uppnådde något icke förväntat? Tips: Undvik att vara vag ditt projekt har påverkat deltagarna och du får gärna visa oss på vilket sätt. Till exempel: Vilka erfarenheter har deltagarna skaffat sig genom det transnationella utbytet? Finns det några oväntade fördelar? Vad har de lärt sig konkret? D.2 Estimated Results, Outcomes Denna sektion fokuserar på uppnådda resultat för alla involverade i projektet. Ge gärna exempel. Sida 14 (22)
D.2.1 Project Partners Projektets deltagare kommer inte att vara de enda som har lärt av projektet även era partnerorganisationer har förmodligen gynnats av att delta i projektet. Beskriv om och på vilket sätt det internationella partnerskapet har inverkat på era partnerorganisationers arbetssätt eller om eventuellt nya arbetssätt har tillkommit som ett resultat av projektet. Tips: Ni får gärna återge några citat från den utvärdering ni och projektets partners har gjort av det gemensamma projektet. I er beskrivning kan ni ta med alla typer av läranderesultat de behöver inte enbart handla om yrkesutbildning. D.2.2 Individual Participants Projektets deltagare är den främsta anledningen till att ni har valt att genomföra det här projektet. Detta avsnitt ger er möjlighet att visa upp alla de lärande resultat som deltagarna har skaffat sig tack vare projektet. Tips: Underskatta inte de sociala färdigheter som dina deltagare kan ha skaffat sig under praktikperioden, personlig utveckling kan vara lika viktig som den professionella utvecklingen inom yrkesutbildning. Var inte rädd att vara för detaljerad - detta är er chans att beskriva resultaten av ert hårda projektarbete! D.2.3 Professionals in VET Beskriv hur de yrkesverksamma har utvecklats av detta projekt, t ex om de har fått nya kunskaper, färdigheter och kompetenser genom organisationens deltagande i projektet. D.2.4 Other Results I detta avsnitt kan ni förmedla annan intressant information om projektet. Observera: Denna fråga är inte obligatorisk. Tips: Här kan ni använda er av deltagarrapporter och utvärderingar från/av projektets partners som en viktig källa för att lyfta fram alla projektresultat. D.3 Impacts I det här avsnittet beskriver ni påverkan/effekter på kort och lång sikt som ert projekt har haft på alla berörda aktörer. D.3.1 Sectorial Development Sida 15 (22)
Beskriv hur projektet utvecklar och samverkar med branschen inom yrkesområdet. D.3.2 Regional Development Beskriv hur projektet skapar utveckling och samverkan regionalt. Tips: Det kan handla om att införa nya processer, metoder och rutiner, kulturutveckling, nya strategier för internationalisering eller samverkan med andra t ex näringsliv. D.3.3 Other Estimated Impacts Beskriv om projektet har haft någon annan effekt, t ex på nationell eller europeisk nivå. Observera: Denna fråga är inte obligatorisk. Avsnitt E Project Main Focuses E.1 Horizontal Issues Om projektet har fokuserat på någon av de övergripande frågorna, vänligen välj lämplig kryssruta (or). Om det finns några andra övergripande frågor som projektet har upp, vänligen beskriv den nedan. Observera: Denna fråga är inte obligatorisk. Avsnitt F Project Implementation F.1 Criteria used for Selection and Recruitment of Participants Beskriv hur urvalet genomfördes och vilka urvalskriterier som användes för deltagare i projektet. Beskriv också deltagarnas bakgrund. Tips: I stället för att i detalj beskriva rekryterings- och urvalsprocessen kan ni förklara på vilket sätt urvalet var relevant för er målgrupp. Nämn det ni skulle vilja ändra i framtida projekt gällande urval? F. 2 Setting up of the Partnership Beskriv hur ni valde värdorganisationer och hur ni etablerade roller och överenskommelser. Om ni tillämpat delar av ECVET, ta med information om samförståndsavatal eller andra relevanta handlingar. Tips: Om ni upplevt problem inom ert partnerskap, beskriv hur/om ni löste dem. F. 3 Management of Practical and Logistical Aspects Beskriv hur resor, boende och andra praktiska detaljer administrerades. Sida 16 (22)
Beskriv hur ni hanterade frågan om försäkring, t ex sjukdom, olycksfall, överfall och annat. Beskriv hur administrativa formaliteter hanterades t ex visum, resehandlingar och arbetstillstånd. Tips: Om ni har stött på några svårigheter, ge exempel och beskriv hur de övervanns. Vad ni skulle göra annorlunda i framtiden? F.4 Preparation Beskriv hur ni hanterat pedagogiska, kulturella och språkiga förberedelser före och/eller under vistelsen. Tips: Förklara gärna varför ni valde just dessa för målgruppen i ert projekt. F.5 Participant s involvement Beskriv hur överenskommelsen om praktikinnehåll utarbetades. T ex vilka involverades i arbetet. Förklara hur ni såg till att innehållet i utbildningen var relevant för deltagarnas yrkesmässiga och personliga utveckling. Tips: Kom ihåg att inkludera tillräckligt med information för att bedömaren ska kunna bilda sig en uppfattning om praktikaktiviteterna och dess relevants för målgruppen. F.6 Management Beskriv hur ni förberedde deltagarna för resan/praktiken utomlands och hur ni planerade placeringarna hos värdorganisationerna samt hur man kom överens om innehåll i arbetet. Om föreberedande besök gjordes hos värdorganisationen, om man byggde nätverk, diskuterade kulturskillnader eller annat. Beskriv hur ni kontrollerade att deltagarna och värdorganisationen/-erna genomförde praktiken som ni kom överrens om innan och hur ni gjorde uppföljningen. Beskriv mentorernas arbetsinsats. Tips: Beskriv på vilket sätt denna arbetsmetod var lämplig för just er målgrupp. F.7 Validation and recognition Beskriv hur ni validerat deltagarnas kunskaper och hur man vet att ett lärande åstadkommits. Fick deltagarna Europass? I så fall vika fördelar och erfarenheter har ni av passen? Om projektet gäller delar av ECVET, hur genomfördes bedömning, validering och erkännande av lärandet. Beskriv alla former av validering. Sida 17 (22)
Tips: Detta kan inkludera formell och informell validering och erkännande av kunskaper och kompetens. F.8 Dissemination of Outcomes and Good Practices Beskriv kommunikationsstrategin för att kommunicera resultat och goda exempel. Om ni har genomfört ett VETPRO-projekt bör ni visa hur projektet har påverkat er organisation. Tips: Se till att ni inkluderar alla spridningsaktiviteter i er slutrapport. F.9 Sustainability Measures Beskriv vilka åtgärder ni gjort för att säkerställa projektets hållbarhet långsiktigt och utvärdering av projektet. Om ni har använt ECVET i ert projekt, beskriv vilka effekter det haft på den långsiktiga hållbarheten i projektet och i alla deltagande partnerorganisationer. Tips: Kom ihåg att inkludera de viktigaste resultaten från processen: vad som fungerade bra och vad som bör förbättras i framtida projekt? Avsnitt G Mobilities Information Detta avsnitt är förifyllt med information från MT. Ni bör läsa igenom den här informationen för att kontrollera att allt är korrekt innan ni skickar in er slutrapport. Antalet inlämnade deltagarrapporter kommer också att redovisas. Om det saknas rapporter för någon deltagare, bör ni förklara detta i G.4. Avsnitt H Lessons Learned H.1 Problem Handling Beskriv eventuella problem som ni har stött på under ert projekt och hur dessa problem kunde övervinnas. Det ger oss möjlighet att ge hjälp och vägledning till framtida projekt. Det kommer också att hjälpa oss identifiera eventuella gemensamma problem som våra projekt upplever. Tips: Reflektera över de problem ni har stött på och använd dessa erfarenheter för framtida projektansökningar. H.2 Comments and Suggestions Kommentera gärna eller kom med förslag på förbättring. Avsnitt I Funding En fullständig ekonomisk redovisning innebär att alla deltagare har en registrerad praktikperiod i MT, att enhetsbelopp (INTE faktiska kostnader) Sida 18 (22)
redovisas på de olika bidragsposterna (uppehälle och förberedelse) på varje deltagare samt att bidraget för administration redovisas totalt för antalet deltagare som erhållit praktik/utbyte. Inget bidrag redovisas på bidragsposten TRAVEL, det ska vara 0. Tänk på att aldrig redovisa ett högre belopp än beviljat för respektive bidragspost! Röda siffor i budgetdelen i MT måste korrigeras. Det går att skapa en slutrapport trots detta fel men en sådan slutrapport kommer inte att bedömas. Vi rekommenderar att du sparar den inskickade slutrapporten på datorns hårddisk tills du fått slutomdömet från oss. På det sättet undviker du att behöva göra om hela slutrapporten om något i slutrapporten skulle behövas rättas. Frågor och svar Fråga: Jag kan inte komma in i Mobility Tool, vad gör jag för fel? Svar: Om du är upplagd som kontaktperson i Mobility Tool loggar du in via länken som du finner på vår webbplats i högra spalten under relaterade länkar. Rapportering och utvärdering - utbyten.se Du använder den epostadress som du uppgav i ansökan och om du har glömt lösenordet klickar du på Lost your password? Sida 19 (22)
Fråga: Kan jag lägga upp en kollega som arbetar med projektet i Mobility Tool? Svar: Det går utmärkt. Följ instruktionen i kapitel 5 Partners. Du som administratör kan ändra uppgifter om partners, inklusive din organisation, mobiliteter, deltagare och budget. Däremot kan du inte ändra följande uppgifter: projektets titel, nummer och tid. Fråga: Kan jag hitta information från kontraktet i Mobility Tool? Svar: Ja, gå till fliken Updates and reports och Lägg muspekaren över texten i kolumnen Update Time och klicka på hyperlänken för att få information om projektet. Datum visar senaste uppdateringen från UHR. Fråga: Varför kan inte deltagaren öppna länken till rapporten? Svar: När man öppnar länken måste programmet Adobe Reader finnas installerat på datorn. Fråga: På deltagare står det Email Notified under Report status. Hon har dock en rapport Accepted om man tittar under Report requested. Är det ok då? Svar: Anledningen till att det står email notified beror av att ni skickat en ny länk med deltagarrapport till deltagaren efter att den första rapporten godkänts. Eventuellt kan det ha att göra med att detaljer kring deltagarens praktik ändrats i databasen så att statusen blev Inconsistent data. Är det så ska deltagaren besvara en ny rapport. Men har du av misstag råkat klicka och skickat en ny rapportbegäran kan det stå så. Fråga: Rätt enhetsbelopp ska ju uppges för respektive land, men om man använt pengarna till fler deltagare kan man skriva noll i deras budget, stämmer det? Svar: Ni rapporterar rätt schablon till de länder deltagarna varit, oavsett till vilka länder ni beviljades medel i beslutet. Ni rapporterar därför rätt schablon utifrån praktikland och längd på varje deltagare så långt ner i listan ni kommer, därefter kan det bli så att en deltagare får en slatt (dvs. ett udda belopp) för Sida 20 (22)
att ni ska komma upp i beviljad budget. Resterande deltagare i listan får noll i budget i Mobility Tool. Fråga: Man kan använda det administrativa bidraget till att besöka partners för att säkra upp kvaliteten. Hur registrerar jag dessa i Mobility Tool. Skall jag registrera dem som mobility experiences? Svar: Det administrativa bidraget rapporteras i fältet Mobility organisation and Management endast som administrativt bidrag, inte som Mobility Experiences. Du kommer att kunna rapportera 300 euro för varje deltagare som ni skickat iväg på praktik inom ramen för projektet. Fråga: Jag har hämtat slutrapporten i Mobility Tool men min senaste uppdatering i budgetdelen finns inte med. Varför? Svar: Du måste skapa en ny rapport genom att klicka på Prepare new raport Sida 21 (22)
BIDRAGS- OCH ERSÄTTNINGSBELOPP FÖR LEONARDO DA VINCI PRAKTIK- OCH UTBYTESPROJEKT 2013 Administration för alla projekt Bidrag för administration av projekt 300 per deltagare (1-100 deltagare) 180 per deltagare (från 101 deltagare och fler) Förberedelser för alla projekt Bidrag för pedagogiska, språkliga och kulturella förberedelser 150 per deltagare (upp till 12 veckor) 250 per deltagare (från 13 veckor och längre) Målgrupper: IVT/PLM/VETPRO Enhetsbelopp att använda för deltagares kostnader i samband med mobiliteten. (Resa, försäkringar, uppehälle och visum i samband med praktik-/utbytesperiod. OBS! Minimitiden för praktik-/utbytesperiod som måste respekteras är: 1 vecka för VETPRO, 2 veckor för PLM och 2 veckor för IVT. Bidrag utgår endast för hela veckor. Projektet kan söka upp till 100 % mer i bidrag för deltagare med funktionshinder. Motivering måste anges i ansökan. Enhetsbelopp för resa, uppehälle och försäkring 1 vecka 2 veckor 3 veckor 4 veckor 5 veckor För varje tillkommande vecka CH, DK, UK, LI, NO 1001 1600 1830 2060 2290 + 230 AT, BE, DE, ES, FI, FR, EL(GR), HR, IE, IS, IT, LU, NL, SI, CY, CZ, EE, HU, LT, LV, MT, PL, PT, SK, TR 903 1400 1570 1740 1910 + 170 805 1200 1340 1480 1620 + 140 BG, RO 700 1000 1110 1220 1330 + 110 Sida 22 (22)