Regelverk och kontraktshantering

Transkript

1 Jari Rusanen, Rebecka Herdevall Regelverk och kontraktshantering inom- och utomeuropeisk mobilitet

2 Kontraktshantering

3 Kontrakt för KA103 och KA107 De olika delarna av kontraktet: Huvuddokument: Grant Agreement (regler, bidragssumman och kontaktadresser. Signeras av båda parter) Annex: I. General conditions (allmänna regler i bilaga) II. - Description of the project (endast KA107) - Estimated budget III. Financial and Contractual rules IV. Applicable rates V. Templates for Agreements (mellan lärosätet och enskilda deltagare)

4 Stöddokument Till kontraktet tillkommer följande dokument: Inter-institutional agreement (bilateralt avtal) Ansökningsblankett för extramedel för särskilda behov Omvandlingstabell för beräkning av OS-medel ( räknesnurra ) Ansökningsblankett för Force majeure Administrativ handbok för Erasmus+ (olika för inomeuropeisk och utomeuropeisk mobilitet )

5 Kontraktsperioden Det är möjligt att ansöka varje år och få ett nytt projekt beviljat Kontraktet för KA103 gäller i 24 månader och för KA107 i 26 månader UHR beviljar ej 16-månadersprojekt Kontraktet för började gälla 1 juni 2016 och - slutar 31 maj 2018 för KA103 - slutar 31 juli 2018 för KA107 Alla aktiviter som rapportas måste äga rum inom kontraktsperioden Ny kontraktsperiod för nästa ansökningsomgång börjar 1 juni 2017 Medel kan inte överföras mellan de olika kontrakten (varken mellan olika kontraktsperioder eller mellan KA103 och KA107)

6 Kontraktets budget Den totala maxsumman för tilldelade medel finns i kontraktets huvuddokument 65 % av dessa medel betalades ut i första utbetalningen Resterande 35 % betalas ut efter interimsrapportering under förutsättning att minst 70 % av första utbetalningen rapporterats Bidraget består av schablonsummor. De faktiska kostnaderna redovisas inte till UHR (med undantag för extramedel för särskilda behov) Bevis för genomförd resa (tex. boardingcard) behöver endast sparas om resan sker från/till en annan plats än där sändande/mottagande lärosäte ligger (dvs. då resan hamnar inom ett annat distance band än den normalt hade gjort)

7 Tilläggskontrakt (Amendments) KA103 Tilläggskontrakt krävs enbart vid beviljande av medel för särskilda behov KA107 Viss flexibilitet för överföring och ändring i kontraktet finns Kontraktsändringen får inte ändra projektets innehåll avsevärt eller försämra kvaliteten Kontraktsändringen kan inte öka den totala budgeten Följande ändringar kräver inte godkännande från UHR: Ändring av en mobilitets längd (så länge reglerna för lägsta/högsta möjliga antalet dagar/månader respekteras) Ändring av antalet mobiliteter inom ramen för tilldelade medel Ändring av studienivåer för inkommande och utresande studenter* (Obs! Nyhet! gäller ej 2015 års kontrakt) * under förutsättning att särskilda regler för vissa budget envelopes respekteras

8 KA107 Tilläggskontrakt (Amendments) forts. Ändring som kräver godkännande av UHR genom amendment Byte av partnerlärosäte Överföringar av mobilitetsmedel: mellan studenter och personal* mellan lärare och personalfortbildning byte mellan inresande och utresande mobilitet Observera att det inte är tillåtet att överföra medel mellan partnerländer * under förutsättning att särskilda regler för vissa budget envelopes respekteras

9 Learning Agreements Alla studenter (både inkommande och utresande) ska få sina studier utomlands tillgodoräknade Det är hemlärosätets ansvar att se till att de egna studenterna har Learning Agreement, men partnerlärosätena kan behöva informeras om detta Learning Agreement-mallen består av minimikrav. Inga delar får tas bort, men nya får läggas till Mallen måste inte användas, men det rekommenderas. Innehållet i mallen måste dock finnas med Lägga till egen logga är OK

10 Regelverket

11 Regelverket Programguiden för Erasmus+ innehåller viktiga regler FAQ (endast KA107) ger tolkningar och detaljer när regelverket inte är tydligt nog Administrativa handböckerna förklarar nationella regler och tillämpningar Om det uppstår konflikt mellan dokumenten så gäller kontraktet i första hand, därefter Programguiden, FAQ och sist administrativa handboken Om något är oklart eller om ni inte hittar svaret på det ni söker, kontakta någon av oss på UHR. Fråga hellre en gång för mycket än en för lite!

12 Bilateralt avtal ( inter-institutional agreement ) Innan mobilitet kan påbörjas måste ett avtal tecknas mellan sändande och mottagande lärosäte Ett bilateralt avtal kan ha olika giltighetslängd och kan gälla alltifrån ett akademiskt år till hela programperioden Till kontraktet finns en mall med minimikrav på bilateralt avtal mellan partnerlärosätet och det egna lärosätet. Inga delar får tas bort, men nya får läggas till Mallen är olika för KA103 och KA107, så använd rätt mall Att lägga till egen logga är OK

13 Zero-grant-studenter En zero grant-student är en student som åker på mobilitet inom ramen för Erasmus+ men som inte får något stipendium Svenska lärosäten kan skicka eller ta emot studenter som zero grant-studenter om stipendiemedlen tagit slut på lärosätet och försörjning garanteras på något annat sätt. Inom KA107 kan man bara skicka/ta emot zero-grant-studenter med lärosäten som man blivit beviljad medel för. Även zero grant-studenter ligger som grund för uträkning av lärosätets OS-medel Zero grant-dagar Om en mobilitetsperiod för studenter med stipendium blir längre än planerat kan s.k. zero-grant-dagar läggas till. Dessa dagar får studenten inte stipendium för, men de ska ändå rapporteras i MT+

14 Bidrag till beviljade ansökningar

15 Bidrag till studenter - Resebidrag : - KA103: inget resebidrag till studenter (nytt för 2017: resebidrag för outermost regions ) - KA107: per student beroende på avstånd mellan boendeort och värdland (både in- och utresande) - Stipendium - KA103: Studier: 315 eller KA103: Praktik: 465 eller KA107: Inkommande studenter: 850 per månad (i Sverige) - KA107: Utresande studenter: 650 per månad (alla parterländer) - Extramedel för studenter med särskilda behov kan sökas separat från UHR

16 Bidrag till personal - Resebidrag: - KA103 och KA107: per person beroende på avstånd mellan boendeort och värdland - Bidrag för uppehälle - KA103: för både STA och STT per dag i upp till 14 dagar, därefter 70% av detta belopp per dag - KA107: 160 för in- och utresande STA och STT per dag i upp till 14 dagar, därefter 70% av detta belopp per dag - Extramedel för personal med särskilda behov kan sökas separat från UHR

17 Beräkning av belopp per dag/månad Studenter En hel kalendermånad räknas till exakt 30 dagar (= ett helt månadsbelopp) Dagar på ofullständiga månader för studenter ger ett dagsbelopp per kalenderdag (månadsbeloppet dividerat med 30). I handbokens bilaga 1 förklaras detta med exempel Personal Resdagar för personal kan rapporteras ekonomiskt som om de vore arbetsdagar Helgdagar mellan arbetsdagar räknas också som arbetsdagar Resdagar måste inte ligga i direkt anslutning till arbetsdagar Mobility Tool+ räknar ut de rätta summorna

18 OS-medel Organisational Support Grant används för att täcka kostnader i anslutning till mobilitetsaktiviteter. Tilldelningen av OS-medel baseras på det totala antalet beviljade mobiliteter Belopp: euro/mob för mobilitet (inom resp. kontrakt) euro/mob för alla mobiliteter därutöver Slutgiltig summa för OS-medel räknas fram automatiskt i MT+ OS-medel kan användas av både sändande och mottagande lärosäte (endast KA107). Projektet kan göra budgetöverföringar upp till 50% från OSmedel till mobilitet

19 OS-medel forts. Aktiviteter som kan bekostas av OS-medel kan t.ex. vara: - Planeringsresor för att träffa partners - Språkförberedelser för både inkommande och utresande deltagare - Förbättrad integration av de inkommande deltagarna - Utfärdande av examina, transcript of records, diploma supplements - Informationsmaterial - Deltagande i konferenser som handlar om Erasmus+ mobilitet - Täcka eventuella valutaförluster eller bankavgifter

20 Rapportering

21 Rapportering under och efter projektperioden Första interimsrapport senast: - 1 april 2017 (KA103) - 1 juni 2017 (KA107) Andra interimsrapport senast: - 15 oktober 2017 (KA103) - 15 november 2017 (KA107) Om lärosätet inte har använt minst 70 % av första utbetalningen senast vid andra interimsrapporteringen görs ingen andra utbetalning. Slutrapport senast 60 dagar efter att kontraktperioden är slut. Senast: - 30 juli 2017 (KA103) - 29 september 2017 (KA107) All rapportering sker via Mobility Tool+.

22 Slutrapportering/kontraktsavslut Slutrapporten bedöms och poängsätts Dåligt resultat -> neddragning av budgeten Ej utnyttjade medel eller fel använda medel återkrävs

23 Innehåll och upplägg slutrapportering 1. Context och Project Identification (basinformation om projektet) 2. Project Summary 3. Summary of Beneficiary and Partner Organisations 4. Description of the Project 5. Implementation of the Project 6. Activities 7. Participants Profile 8. Participant Feedback on Erasmus Charter Provision and General Issues 9. Compliance with the Erasmus Charter for Higher Education (ECHE) 10. Learning Outcomes and Impact 11. Dissemination of Project Results 12. Future Plans and Suggestions 13. Participant Reports 14. Budget

24 Att tänka på Pengarna mellan de olika kontrakten ska hållas isär Varje mobilitet får endast finansieras av medel från ett kontrakt Medel får inte användas efter kontraktsperiodens slut (med undantag för eventuellt överblivna OS-medel) Det kan finnas olika regler kopplade till olika kontraktsperioder. Var uppmärksam på vad som gäller! Rapportera löpande i MT+ Börja slutrapportera (även fritextdelarna) i god tid innan deadline

25 Kontakt: