MOTIV FÖR BEVARANDE ELLER GALLRING

Robertsfors kommun Kommunstyrelsens Barn och utbildningsverksamhet Fastställd 2011-10-25 Ks 167 2011-08-22 Maj-Britt Malmén

2 Allmänna handlingar som förekommer hos kommunen utgör vårt arkiv. Gallringsplanen är avsedd att vara till hjälp vid beslut om vad som ska gallras d v s förstöras. Varje myndighet ansvarar för sina allmänna handlingar och varje enskild myndighet (utskottet) beslutar om gallring av de egna handlingarna. Beslut om bevarande och gallring gäller till vidare, d v s till dess att ett nytt beslut fattas. MOTIV FÖR BEVARANDE ELLER GALLRING Skolan har en central roll i den kommunala. Därför ses dokumentationen av utbildningsväsendet som en viktig uppgift och de handlingar som bör bevaras är framför allt sådana som är specifika för utbildningsområdet. De allmänna handlingarna är en del av vårt nationella kulturarv och informationen tillgodoser förvaltningens behov, rätten till insyn, den enskildes rättsäkerhet och forskningens behov av källmaterial. RENSNING Senast i samband med att ett ärende avslutas, ska man ta ställning till om minnesanteckningar, utkast och andra motsvarande handlingar ska arkiveras och därmed bli allmänna handlingar enligt bestämmelserna i 2 kap 9 tryckfrihetsförordningen. Att förstöra sådana handlingar, som inte ska arkiveras, kallas rensning och är en åtgärd som vidtas oberoende av gallringsregler. Normalt utförs rensning av berörd handläggare. GALLRING Gallring innebär att man förstör allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar eller vidtar andra åtgärder med handlingar som medför förlust av data. Uttrycket vid inaktualitet används för att beteckna en gallringsfrist som är kort och som kan bestämmas av förvaltningen själv utifrån dess behov av informationen. NÄR SKA GALLRING SKE? När det anges att en allmän handling ska gallras efter tio år, så betyder det att gallring utförs på det elfte året d v s tio kalenderår utöver det år handlingen tillkom eller inkom till myndigheten.

Innehållsförteckning 1 BARN- OCH UTBILDNINGSUTSKOTTET/ FÖRVALTNINGEN 1 1.1 Styrning och ledning... 1-2 1.2 Ekonomi.. 2 1.3 Personal... 2-3 3 Sid 2 FÖRSKOLEVERKSAMHET 3-4 3 GRUNDSKOLAN 4 3.1 Övergripande planering..... 4-5 3.2 Elevregistrering, betygsdokumentation.. 5-6 3.3 Studieorganisation.. 6 3.4 Undervisningsplanering. 6-7 3.5 Elevutveckling och lärande... 7-8 4 SÄRSKOLAN 9 Grundsär- och gymnasiesärskola samt särvux.. 9-10 5 GYMNASIESKOLAN 11 5.1 Övergripande planering.. 11-12 5.2 Elevregistrering, betygsdokumentation.. 12 5.3 Studieorganisation.. 12-13 5.4 Undervisningsplanering. 13-14 5.5 Elevutveckling och lärande... 14-15 6 GYMNASIAL LÄRLINGSUTBILDNING 15-16 7 DET KOMMUNALA ANSVARET FÖR UPPFÖLJANDE STUDIE- OCH YRKESORIENTERING 16 8 UTBILDNING FÖR VUXNA 17 8.1 Övergripande planering.. 17 8.2 Elevregistrering, betygsdokumentation.. 17-18 8.3 Studieorganisation.. 18 8.4 Undervisningsplanering. 18 8.5 Elevutveckling och lärande 19 9 ELEVHÄLSA 20-21 10 ÖVRIGA SKOLRELATERADE VERKSAMHETER 21 10.1 Skolskjutsar.. 21-22 10.2 Skolbibliotek 22 10.3 Skolmåltid 22 10.4 Intagning. 23 11 BIBLIOTEK 23 12 KOMMUNALA MUSIKSKOLAN 24 12.1 Övergripande planering.. 24 12.2 Elevregistrering,.. 24 12.3 Undervisningsplanering. 24

1 GALLRINGSPLAN 2011-04-28 BARN- OCH UTBILDNINGSUTSKOTTETS VERKSAMHETSOMRÅDE 1 BARN- OCH UTBILDNINGSUTSKOTTET/ FÖRVALTNINGEN Allmänna handlingar som förekommer i är dess arkiv. Det är tillåtet att gallra allmänna handlingar men det finns förebehåll. Man ska beakta att de allmänna handlingarna är en del av vårt nationella kulturarv och att informationen tillgodoser förvaltningens behov, rätten till insyn, den enskildes rättssäkerhet och forskningens behov av källmaterial. /Gallras 1.1 STYRNING OCH LEDNING För att man ska kunna få en bild av utbildnings krävs att organisationen är väl dokumenterad. Information om beslutsprocessen, beredning av ärenden och beslut återfinns i protokoll, viktigt hjälpmedel för att få tillgång till denna information är diarierna. Beslut om upptagningsområden 2 år Finns i protokoll/pärm Diar Organisationsplaner 2 år Återfinns bland diarieförda handlingar Protokoll, styrelse/nämnd/utskott, kommittéer m m Se kommungemensam gallringsplan Protokoll från avdelningsmöten 2 år I pärm på förvaltningen innan överföring till centralarkiv Avtal Enkäter (egenupprättade) Resultat, analys och sammanfattning, rensas 2 år efter avtalstidens utgång eller när de ersatts av nytt avtal 2 år Förvaras i arkivskåp på förvaltningen 2 år Vid omfattande enkäter bevaras sammanställningar av svar. Sammanfattning återfinns finns bland diarieförde handlingar Enkäter(inkommande) samt svar på dessa 2 år Årliga planer för att förebygga och förhindra diskriminering och kränkningar samt utredningar och uppgifter om vidtagna åtgärder 2 år Likabehandlingsplan t ex Handlingar rörande entreprenader respektive uppdragsutbildning Handling rörande kommunens tillsyn över enskilda som bedriver förskoleverksamhet och skolbarnsomsorg Informationsskrift, broschyr eller liknande som framställts inom den egna 2 år Finns normalt bland diarieförde handlingar Bör ingå bland diarieförda handlingar 2 år Handläggare på centrala förvaltningen ansvarar för arkivering Kvalitetsredovisning, samtliga skolformer 2 år Finns i protokoll/pärm Diar Års- och verksamhetsberättelser 2 år Handlingar i överklagningsärenden 2 år Arkivbeskrivning 2 år Se kommungemensam plan Gallringsplan 2 år Se kommungemensam plan

Föredragningslistor, dagordningar och kallelser till sammanträden 2 /Gallras 1 år Se kommungemensam gallringsplan Korrespondens av tillfällig betydelse Cirkulär, rutinkorrespondens, kursinbjudningar, interna meddelande m m Handlingar rörande förtroendevalda och sammanträden 2 år Se kommungemensam plan Statistik till andra myndigheter Återkommande beställningar från SCB och Skolverket m fl 1.2 EKONOMI Dokumentation av de ekonomiska förutsättningarna återfinns idag vanligen i kommunens centrala ekonomisystem. Den kommungemensamma gallringsplanen gäller för dessa handlingar. Nedanstående handlingar avser de som vanligen återfinns hos utbildnings. Budgetförslag till fullmäktige 2 år Finns i protokoll/pärm Diar Ansökningar och beslut (stadsbidrag) från Skolverket eller Myndigheten för Yrkeshögskolan Yttrande/beslut över elevs önskemål om utbildningsplats i annan kommun/från annan kommun Yttrande/beslut över elevs önskemål om utbildningsplats i annat skolupptagningsområde inom kommunen Förteckning över elever som går skola i annan kommun resp. kommer från annan kommun och går skola i vår 2 år T ex ansökningar om bidrag till lärarfortbildning, eftergymnasial yrkesutbildning m m Efter Efter Efter kommun Överenskommelser om interkommunal ersättning Efter Handlingar rörande bidragsbelopp till enskilda och fristående skolor (förskola, skolbarnomsorg,grund- och gymnasieskola) Glasögonförsäkring för elever Budget7bokslutsunderlag I pärm på förvaltningen innan överföring till centralarkiv I pärm på förvaltningen innan överföring till centralarkiv Redovisas läsårsvis tills. med klasslistor I pärm på förvaltningen innan överföring till centralarkiv 2 år Finns i protokoll/pärm Diar samt specifika beslut för resp skola i pärm på förvaltn. Fastställandet om bidrag upphävt 08-09-11 BoU 93 2 år Ansökningar och beslut om inackorderingstillägg 3 år Under förutsättning att kontroll och redovisning skett Fakturor rörande interkommunal ersättning, skolskjuts m m 10 år Se kommungemensam gallringsplan Statsbidragsansökningar och rekvisitioner 10 år Bilagor till fakturor, för kontroll 10 år Gäller om fakturan är ofullständig (t ex fraktsedlar, följesedlar m m om det inte framgår av fakturan vad som köpts in) bilagorna sätts tillsammans med fakturan Räkenskapshandlingar som tjänar som kontroll 2 år Övriga handlingar rörande debitering och kontroll av interkommunal ersättning 2 år T ex Fakturaunderlag. Handlingar i tvisteärenden gallras 2 år efter det att ärendet avgjorts. 1.3 PERSONAL Kommunen bör fullfölja sitt ansvar som arbetsgivare och bevara information om sin personal, dessa handlingar återfinns i den kommungemensamma gallringsplanen. Här redogörs för personalhandlingar som är specifika för utbildnings. Personalscheman eller motsvarande som redovisar personaltäthet, öppettider m m När det inte längre behövs för verksamh.

3 /Gallras Utdrag ur polisens belastningsregister 1 år Under förutsättning att dokumentation finns som visar att arbetsgivaren tagit del av registerutdraget 2 FÖRSKOLEVERKSAMHET Förskoleverksamhet vänder sig till barn från ett år till dess de börjar förskoleklassen. Verksamheten bedrivs i form av förskola, pedagogisk omsorg och öppen förskola. Förskolan är en egen skolform och styrs av skollagen (SFS 2010:800 och läroplanen Lpfö98). För handlingar inom ekonomi- och personaladministration hänvisas till den kommungemensamma gallringsplanen samt kap 1 i gallringsplanen, Barn- och utbildningsutskottet/förvaltning /Gallras FÖRSKOLEVERKSAMHET Ansökan och beslut om reducerad avgift 2 år Bör ingå bland diarieförda handlingar Ansökan/utredningar och beslut om att få bedriva verksamhet inom pedagogisk omsorg 2 år Bör ingå bland diarieförda handlingar Avtal med enskilda/föräldrakooperativ som bedriver förskoleverksamhet 2 år Bör ingå bland diarieförda handlingar Förteckningar över barn i respektive förskola, pedagogisk omsorg 2 år Upprättas 15 mars och 15 okt varje år, arkiveras årsvis Förteckning över förskolor, fritidshem etc. 2 år Arkiveras tillsammans med förteckningar över barnen Handlingar och beslut i förtursärendet etc. 2 år Bör ingå bland diarieförda handlingar Köstatistik och statistik över beläggning 2 år Arkiveras tillsammans med förteckningar över barn. Kan ingå i årsberättelsen Protokoll/minnesanteckningar från grupper inom 2 år förskolan eller annan avgränsning t ex skola-fritid, skola-näringsliv m bilagor Protokoll, verksamhetsmöten med bilagor eller mots. 2 år Dagböcker och planeringskalendrar bör besvaras i de 2 år fall de har förts löpande och dokumenterar Dokumentation om pedagogisk inriktning och 2 år verksamhet Fotografier som belyser 2 år Handlingar ang avstängning från förskoleverksamhet 2 år Bör ingå bland diarieförda handlingar Handlingar och beslut rörande barn med särskilda behov 2 år Se gallringsplan elevhälsa Handlingar rörande skador och /eller tillbud 2 år Korrespondens med elev/vårdnadshavare/annan med 2 år uppgifter väsentlig för elev eller skolan Arbetsplaner, lokala 2 år Ordningsregler vid enheterna samt tillsyn och vård av lokaler, inventarier och material. 2 år Återfinns vanligen i protokoll och ger en bild av resurser och skolmiljö 2 år Verksamhetsberättelser, årsberättelser från de olika omsorgsformerna Kvalitetsredovisning 2 år Redovisas för utskottet och bevaras i protokoll

4 /Gallras Ansökan om plats eller ändring av plats inom förskola/pedagogisk omsorg/skolbarnsomsorg Palceringsmeddelanden När svar inkommit Svar på placeringsmeddelanden När barnet registrerats Kölistor Köstatistik bör bevaras Närvarolistor 3 år Uppgifter om vistelsetid/scheman 3 år Planerad vistelse Uppsägning av plats 2 år Tidrapporter från dagbarnvårdare 2 år Under förutsättning att uppgifter om arbetad tid finns någon annanstans Krav/delgivning vid obetalda barnomsorgsräkningar 3 år Beslut om avstängning 2 år Föräldraenkäter 2 år Minnesanteckningar från föräldrasamtal samt anteckningar om barns hälsotillstånd etc Dock senast när barnet slutat 3 GRUNDSKOLAN Förskoleklassen är en frivillig skolform. Alla barn ska erbjudas plats i förskoleklass fr o m höstterminen de år de fyller 6 år. Skolbarnsomsorg vänder sig till barn t o m 12 år. (Se även tillämpliga delar i gallringsplan för förskolan) Grundskolan är en nioårig obligatorisk skolform. Grundskolan är tillgänglig för alla barn mellan 6 och 16 år och bedrivs av både kommunala och fristående skolor. För handlingar inom ekonomi- och personaladministration hänvisas till den kommungemensamma gallringsplanen /Gallras 3.1 ÖVERGRIPANDE PLANERING För att kunna göra utvärderingar och uppföljning behövs information om undervisningens uppläggning och innehåll t ex lokala kursplaner, organisationsplaner, scheman, läromedelsförteckningar och protokoll. Protokoll elevvårdskonferens och klasskonferenser, ämnes- och arbetslagskonferenser Protokoll och minnesanteckningar från lokala samverkansgrupper t ex skola-fritid, skola-näringsliv Protokoll eller minnesanteckningar från lokala styrelsen/föräldraråd/klassråd 2 år eller när den inte längre behövs för 2 år eller när den inte längre behövs för 2 år eller när den inte längre behövs för Protokoll, skolkonferenser 2 år eller när den inte längre behövs för Organisationsplaner När ny plan upprättats t ex föräldrastyrelser

5 /Gallras Planer, lokalt utarbetade När revidering skett eller ny plan upprättats Statistik, egen upprättad enhetsspecifik 2 år T ex arbetsplan, jämställdhetsplan, mobbning kränkande särbehandling, mot våld och hot, brand. Informationsmaterial, egenproducerat 2 år 1 ex till arkivet Korrespondens med elev/vårdnadshavare/annan med uppgifter väsentliga för elev eller skolan på skolan När den inte längre är viktig för Om korrespondensen ej bevaras centralt Ordningsregler vid skolenheterna samt tillsyn och vård av lokaler, inventarier och utb. 2 år Ger en bild av skolenheternas resurser Kvalitetsredovisning, årligen upprättad 2 år Innehåller bedömning i vilken mån målen för utb. uppnåtts, dels vilka åtg. som behöver vidtas. Finns vanligtvis i protokoll. Fotografier 2 år Samlade för att belysa verksamh. Meddelanden och information av tillfällig betydelse från rektorsområde eller skola Statistik till andra myndigheter (SCB, Skolverket) Rapporter ur verksamhetssystem av tillfällig betydelse (skolsoft, busskortsrapporter t ex.) Scheman över barns planerade vistelse i skolbarnomsorg Dock senast när barnet slutat 3.2 ELEVREGISTRERING, BETYGSDOKUMENTATION Skolan bör bevara information om sina elever. Förutom att dessa uppgifter behövs vid skolans utvärdering och planering kan det vara av vikt för eleven att uppgifter om bevaras, till exempel då denne behöver en betygskopia eller ett intyg om fullgjord skolplikt. Anmälan om inskrivning i grundskolan Efter Elevkort med gruppförteckning, elevmatriklar Efter Klasslistor elever i förskoleklass/skola Ev uppgifter till elevvården sparas i elevakt på skolan Innehåller även elevens val Se gallringsplan styrelse/nämnd Skolkataloger När ny (fotokataloger) färdigställts Handlingar rörande val av skola 1 år Skolvalsblanketter Anhörigblanketter Ansökan om att får gå om årskurs eller uppflyttning till högre årskurs Underlag för elevregistrering Meddelanden om skol- eller klassbyten, in- och avflyttning frånvaro m m som lämnats för registrering i skoladm. Program Skydd av personuppgift i verksamhetssystem, blankett eller annan handling Bör förvaras så länge personen är aktuell i skolan och så länge som person bär skydd runt personuppgift

Handlingar rörande samtycke enligt PUL 3.3 STUDIEORGANISATION Förteckning över elever som fått 6 /Gallras Efter 2 år För t ex bilder på hemsida. Samtycken bör vara tidsbegränsade och gallras tidigast efter det att eleven avslutat sin. modersmålsundervisning och studiehandledning Förteckning över elevers placeringar under praktisk 2 år arbetslivsorientering (PRAO) Handlingar som presenterar de ämnen eleverna kan 2 år välja som tillval Disciplinära åtgärder, handlingar rörande Efter avsl Elevakt avstängning/förvisning av elev, varning etc. Anmälan/avanmälan om modersmålsundervisning När eleven slutat skolan Anmälan och beslut om svenska som andraspråk Ansökan och beslut om studiehandledning på modersmål Handlingar rörande praktik och praktikplatser T.ex arbetsplatskontakter, praktikbesked, omdömen. Under förutsättning att uppgifter om genomförd praktik dokumenteras i elevmatrikel eller förteckning över placeringar bevarats Ledighet för elev, ansökan Då elev slutat skolan Tidigast vid läsårets slut Närvaro- och frånvarouppgifter Rapport om närvaro kan finnas i elevakt Se åtgärdsprogram. Rutinkorrespondens Handlingar med innehåll av kortvarig betydelse som tillfällig befrielse från gymnastik m m Språkval Överenskomelser om t ex datoranvändning Då eleven slutat skolan 3.4 UNDERVISNINGSPLANERING För att man skall kunna göra utvärderingar och uppföljningar behövs information om undervisningens uppläggning och innehåll. Denna information dokumenteras olika från skola till skola men kan finnas i t ex organisationsplaner, scheman, läromedelsförteckningar och protokoll. Speciellt intressant för uppföljning och utvärdering av är dokumentation av försöksverksamhet och särskilda insatser. Läsårdata 2 år Finns på förvaltningen Protokoll från klassråd och andra sammankomster om 2 år pedagogiska frågor eller elevhälsa t ex arbetsenhetsämnes-, klass- och studiekonferenser Lokala arbetsplaner, kurs- eller timplaner När ny plan upprättats Planer som visar tillämpningen av läroplanen.

Egenproducerade läromedel 7 /Gallras (Enskild lärares val) När det inte längre nyttjas för undervisning I den mån kompendier, foton, diabilder, ljudband, video- inspelningar eller multimedie-presentationer produceras på skolan bör ett ex av varje bevaras. Arkiveras med angivande om under vilket/vilka läsår det använts Läromedel, förteckningar 2 år Schema, klass 2 år Arkiveras för varje läsår och skolenhet Handlingar ang studieresor, skolresor och lägerskolor 2 år Handlingar som presenterar de ämnen som eleverna kan välja som elevens val Ansökan och beslut m fl handlingar om särskilda utbildningsinsatser, t ex särskild undervisningsgrupp och anpassad studiegång Ansökan och beslut m fl handlingar rörande särskild undervisning t ex på sjukhus, specialpedagog m m Handlingar rörande undervisningsprojekt av särskild och /eller lokal betydelse Redovisning av lärartimmar vid spec.undervisning när det gäller särskilda stödinsatser Föräldraenkäter 2 år 2 år Efter studiegång Efter studiegång 2 år Om stödet upphör eller eleven slutar skolan i elevakt I elevakt eller läsårsvis avgångsklass Om förteckning över lärare som haft spec.undervisning förs så bevaras den Beställningar av läromedel 2 år Handlingar ang friluftsdagar, bad och utflykter T ex yttrande från vårdnadshavare kring deltagande Handlingar rörande konsert- eller teaterbesök eller andra kulturella aktiviteter Handlingar rörande elev eller undervisnignsprojekt av ringa betydelse När eleven slutat skolan För projekt av särskild betydelse, se ovan Lärarschema 2 år Klasschema bör dock bevaras, se ovan 3.5 ELEVUTVECKLING OCH LÄRANDE Särskilda stödinsatser, ev elevakter där information samlats om enskilda elever, skriftliga individuella utvecklingsplaner med omdömen och portfolio ( ett utval av elevernas arbeten som sparats efter hand i särskilda individuella mappar under elevens ) För Nationella prov (uppgiftshäften) gäller Offentlighets- och sekretesslagen kap 17 4 Sekretess gäller för uppgift som ingår i eller utgör underlag för kunskapsprov eller psykologiskt prov under en myndighets överinseende, om det kan antas att syftet med provet motverkas om uppgiften röjs, s k provsekretess. Elevvårdskonferenser, protokoll Efter Särskilt stöd, särskild undervisning (med ev underlag Efter t ex läkarintyg), ansökan och beslut Anpassad studiegång, ansökan och beslut Efter Betygskatalog, betygssammanställningar. Det ska medföljas av förklaringar på eventuella förkortningar och sifferkoder Se även elevhälsans gallringsplan. i elevakt i elevakt i elevakt 1 år Tas fram årsvis efter klass och ska vara ett pappersdokument enligt SKOLFS 2007:27 Intyg om anpassad studiegång 1 år Ska utfördas för elev med ofullständigt slutbetyg och åtföljer detta betyg. Arkiveras tillsammans med betygskatalog

8 /Gallras Resultat av prövning med anteckning om betyg 1 år Har samma betydelse som betygskatalog och bör arkiveras tillsammans med denna. Individuella utvecklingsplaner (IUP) med omdömen 2 år Sorteras efter elevs personnr och arkiveras efter läsårsvis Diarieförda korrespondens med elev/vårdnadshavare/annan med uppgifter väsentliga för elev eller skolan. Åtgärdsprogram/elevakter Efter 2 år Sorteras efter elevs personnr och arkiveras efter läsårsvis i elevakt, se även elevhälsans gallringsplan Nationella prov i svenska och svenska som andra språk, 2 år elevlösningar, samtliga delar Sammanställningar över resultat i nationella prov i 2 år svenska Överklaganden (gäller beslut om placering i särskild 2 år undervisningsgrupp) Omprövning av betyg, beslut och handlingar 2 år Se Grundskoleförordning 1994:1194 ang prövning Omdöme om ej uppnådda mål 1 år Arkiveras tillsammans med betygskatalog Kopior av utfärdade terminsbetyg och avgångsbetyg Utvecklingssamtal eller motsvarande (anteckningar) Under förutsättning att uppgifter för uppföljning m m dokumenterats i t ex åtgärdsprogram Minnesanteckningar från familjesamtal, spec.undervisn. När sammanfattning gjorts Nationella prov, elevlösningar i samtliga ämnen utom svenska Sammanställningar av resultat från nationella prov utom svenska och placerats i resp. elevakt. 5 år Gallras 5 år efter provtillfället. Elevlösningar i svenska bevaras, se ovan 5 år Sammanställningar av resultat Från nationella prov i svenska bevaras, se ovan Kunskapsprofiler (I samband med Nationella prov) Gäller samtliga ämnen Diagnostiska prov (elevlösningar) Anmälningar till prövning, med bilagda handlingar När rövning är slutförd Skriftliga tester och prov, elevlösningar, ITPA-test Då betyg är satt och då tiden för ev omprövning löpt ut

9 4 SÄRSKOLAN Utbildningen i särskolan syftar till att ge barn och ungdomar en anpassad utbildning som så långt det är möjligt motsvarar den som ges i grund- och gymnasieskolan. Särskolan omfattar grundsärskola samt gymnasiesärskola (nationella, specialutformade och individuella program). Härutöver finns särskild vuxenutbildning (särvux).handlingar som inte återfinns nedan kan sökas i gallringsplan för Utskott/förvaltning, Elevhälsa, Grund- och Gymnasieskola samt Utbildning för vuxna. För handlingar inom ekonomi- och personaladministration hänvisas till den kommungemensamma gallringsplanen /Gallras till slutarkiv GRUNDSÄRSKOLA, GYMNASIESÄRSKOLA SAMT SÄRVUX I grundsärskolan får man intyg om genomgången utbildning, på begäran kan betyg lämnas. Inom grundsärskolan finns en särskild inriktning som benämns träningsskola. I träningsskolan sätts inte betyg. Gymnasiesärskolan är en frivillig skolform med 4-åriga program. Gymnasiesärskolan har samma läroplan (Lpf94) som gymnasieskolan. Särskild utbildning för vuxna är en skolform som vänder sig till vuxna med begåvningsmässig funktionsnedsättning. Den består av två former: grundläggande nivå och gymnasial nivå. Ansökningar och beslut om inskrivning och i elevakt utskrivning (Kopior) Efter i kommunen Överklaganden i elevakt Efter i kommunen Arbetsplaner 2 år Fotografier, samlade för att belysa den egna Ordningsregler, handlingar rörande ordningen vid skolenheterna samt tillsyn och vård av lokaler, inventarier och utbildningsmaterial Protokoll eller minnesanteckningar från lokala samverkansgrupper inom skolan eller annan avgränsning t ex skola-fritid, skola-näringsliv Protokoll, lokala styrelser, skolråd/föräldraråd/klassråd 2 år Återfinns i protokoll/pärm diar, se gallringsplan styrelse/nämnd. Aktuella inskrivningar finns i arkivskåp på förvaltningen. Därefter i elevakt i centralarkiv Återfinns i protokoll/pärm diar, se gallringsplan styrelse/nämnd. Aktuella överklagningar finns i arkivskåp på förvaltningen. Därefter i elevakt i centralarkiv 2 år Återfinns vanligen i handlingarna till protokoll. Det ger en god bild av skolenheternas resurser och skolmiljön och bör bevaras centralt 2 år Kursplaner 2 år Timplaner 2 år Handlingar rörande elevens val 2 år 2 år Handlingar rörande särskild undervisning t ex på sjukhus Protokoll från elevvårdskonferenser, klassråd och andra sammankomster om pedagogiska frågor eller elevvård Korrespondens med elev/vårdnadshavare / annan med uppgifter väsentliga för elev eller skolan 2 år i elevakt 2 år t.ex. arbetsenhetskonferenser, klasskonferenser (motsv.) Efter i elevakt

Psykologiska utredningar, pedagogiska utredningar, medicinska utredningar med bilagor 10 /Gallras till slutarkiv Efter Individuella utvecklingsplaner med omdömen Efter Original bevaras för aktuella ärenden i pärm i aktskåp på förvaltningen. Vid överföring till centralarkiv bevaras handlingarna i elevakt. i elevakt Pedagogiska journaler med bilagor, övriga journaler med sammanfattande anteckningar i elevakt Efter Vid överföring till centralarkiv bevaras handlingarna i elevakt. Åtgärdsprogram Se Elevhälsans gallringsplan Övriga utredningar i elevakt Efter Scheman, individuella Efter Studieomdömen 2 år Jämförs med betyg och bör därför bevaras Intyg om genomgången utbildning i elevakt Efter Betygskataloger, betygssammanställningar 2 år Tas fram årsvis efter klass. (förkortningar och sifferkoder bör förklaras) Samlat betygsdokument 2 år I de fall det getts ut i stället för slutbetyg Slutbetyg, kopia (avgångsbetyg) 2 år Gäller främst gymnasiet Individuella studieplaner Då eleven slutat skolan Gymnasiesärskolan. Uppgifter om studieväg, kursval, fullständigt eller utökat program Rutinkorrespondens Handlingar med innehåll av kortvarig betydelse som tillfällig befrielse från gymnastik m m Tester, elevlösningar 2 år Yrkesvalshandlingar Under förutsättning att anteckningar gjorts i pedagogisk journal, (motsv.) som bevaras. T.ex. handlingar om prao, provlönebidrags- eller samhällsanställningar, dagcenterplaceringar, inskolningsplatser, rapporter från arbetsplatser.

11 5 GYMNASIESKOLAN Utbildning på gymnasienivå är en avgiftsfri, frivillig skolform. Det finns ett antal nationella program men även specialutformade program och individuella program. Varje program pågår under tre år och består av kärnämnen, karaktärsämnen, valbara kurser och projektarbete. /Gallras Till slutarkiv 5.1 ÖVERGRIPANDE PLANERING För att få en bild av hur gymnasieskolan fungerar är det viktigt att bevara protokoll, redovisningar och redogörelser för. Uppgifter om undervisning, innehåll och utformning samt dokumentation om elever ger en bild av vilka elever som gått i skola, när de gått och vilken studieväg de valt och vilka betyg de fått.. Särskilt viktigt för skolans uppföljning och utvärdering är det att handlingar rörande försöksverksamhet och speciella insatser bevaras. Protokoll, elevrådsmöten, klassråd, skolkonferenser och andra sammankomster om pedagogiska frågor och övergripande elevhälsa 3 år T ex. arbetsenhetskonferenser, ämneskonferenser, klasskonferenser, (motsv) Protokoll och handlingar från lokala samverkansgrupper Lokala styrelser, skolråd/föräldraråd/klassråd. Protokoll, stipendiekommittéer eller motsvarande 3 år 3 år t ex föräldrastyrelser, kan gälla annan avgränsning, t ex skolafritid, skola-näringsliv. Planer, lokalt utarbetade När den är inaktuell för verksamhet en T ex Arbets-, arbetsmiljö-, jämställdhets- och hälsoplaner Betygskriterier, lokalt utarbetade 3 år Antas av den nämnd som ansvarar för skol Vid arkivering anges under vilka år kriterierna använts. Fotografier, samlade 3 år För att belysa den egna Förteckningar över fördelning av premier och 3 år stipendier Handlingar rörande utbytesstipendiater 3 år Informationsmaterial 3 år Presentation av kurser och ämnen som kan väljas som tillval, fria aktiviteter etc. Korrespondens med elev/vårdnadshavare/annan med uppgifter väsentliga för elev eller skolan. Kvalitetsredovisning, årligen upprättad Egenproducerade läromedel som bilaga till nämndsprot. (1 ex av varje) 3 år 1 år Innehåller bedömning i vilken mån målen för utb. uppnåtts, och åtgärder som behöver vidtas. När de inte längre nyttjas för undervisning I den mån kompendier, foton, diabilder, ljudband, videoinspelningar eller multimediepresentationer produceras på skolan för undervisningen Arkiveras med angivande om under vilket/vilka läsår de använts. Ordningsregler vid skolenheterna samt tillsyn och 3 år Ger en bild av skolenheternas vård av lokaler, inventarier och utb. resurser Statistik, enhetsspecifik och egenupprättad 3 år

12 /Gallras Till slutarkiv Meddelande och information av tillfällig betydelse Från myndigheter, andra Rapporter ur verksamhetssystem av tillfällig betydelse rektorsområden, skolor m fl T ex ekonomiska rapporter Statistik/rapporter till andra myndigheter T ex SCB, Skolverket Kursutvärderingar 5.2 ELEVREGISTRERING För forskning omkring studiestöd hänvisas till de handlingar som bevaras hos CSN. Klasslistor/klassförteckningar centralt Se gallringsplan Elevhistorik (Elevkort). Uppgifter om elevs studieplan, tillval, eventuellt studieavbrott och (klasstillhörighet, skola etc) styrelse/nämnd 3 år Förteckningar som utgör hjälpmedel i löpande arbete gallras vid inaktualitet. Skol- (elev-) kataloger, 3 år T ex fotokataloger eller motsvarande. Grupplistor, kurs- Av tillfällig betydelse Skydd av personuppgift i elevregister, blankett Bör förvaras så länge personen bär skydd runt personuppgift och finns kvar i skolan Övriga handlingar rörande elever och elevregistrering Under förutsättning at anteckning gjorts på elevkort eller klaslista, T ex notering av tillval, studieavbrott, flytt. Handlingar rörande samtycken enligt PuL Gäller t ex bilder på hemsida. Samtycken bör vara tidsbegränsade och gallras tidigast efter att eleven avslutat sin. Handlingar rörande Studiestöd 3 år, eller när eleven slutat skolan För forskning omkring studiestöd hänvisas till de handlingar som bevaras hos CSN. 5.3 STUDIEORGANISATION Individuellt val 3 år Broschyr om utbud Befrielse från undervisning Efter Överenskommelse om studiegång Efter Intyg om avgång och reducerat program Efter Praktik, placering Efter Disciplinära åtgärder Efter Handlingar som visar detta Särskild överenskommelse för enskild elev Handlingar rörande avstängning/ förvisningar av elev, varning etc. Elevens val Inlämnad blankett Språkval Efter

Ansökan om studieavbrott, ändrat tillval, flyttning etc 13 /Gallras Till slutarkiv Kan gallras då anteckning gjorts i elevregister på elevkort eller motsvarande Byte av kurs, anhållan om Byte av program, ansökan Får ske senast 1 okt det avslutande året. Anmälan/avanmälan modersmålsundervisning Efter Anmälan till prövning Avtal/överenskommelse o t ex datoranvändning Efter Ledighet för elev, ansökan Efter Närvaro- och frånvarouppgifter T. ex. vid sjukdom Rutinkorrespondens Handlingar med innehåll av kortvarig betydelse t ex befrielse från gymnastik m.m. Individuella studieplaner Efter Uppgifter om studieväg, kursval, fullständigt eller utökat program. Utvecklingssamtal, anteckningar från Under förutsättning att uppgifter för uppföljning dokumenteras i t ex åtgärdsprogram. 5.4 UNDERVISNINGSPLANERING Läsårsdata 3 år Finns i protokoll/pärm Diar Läromedelsförteckning 3 år Protokoll, ämnes- och klasskonferenser 3 år Handlingar rörande undervisningsprojekt av särskild eller lokal betydelse 3 år eller efter avslutat projekt Schema, Klass 3 år tillsammans med klasslistor. Förvaltningens ansvar Egenproducerade läromedel (Enskild lärares val vilka läromedel som är värda att bevara) När det inte längre nyttjas för undervisning Kurs- och timplaner, lokala 3 år eller när den är inaktuel för verksamhet en. Handlingar rörande studieresor, skolresor och 3 år lägerskolor Ansökan och beslut m fl handlingar om särskilda utbildningsinsatser Ansökan och beslut m fl handlingar rörande särskild undervisning I den mån kompendier, foton, diabilder, ljudband, videoinspelningar eller multimediepresentationer produceras på skolan bör ett ex av varje bevaras. Arkiveras med angivande om under vilket/vilka läsår det använts 3 år T ex särskild undervisningsgrupp och anpassad studiegång 3 år T ex på sjukhus, specialpedagog m m Schema, lärar-, kurs 3 år Klasschema bevaras, se ovan

14 /Gallras Till slutarkiv Handlingar rörande friluftsdagar och utflykter T ex medgivande från vårdnadshavare kring deltagande 5.5 ELEVUTVECKLING OCH LÄRANDE En elev i gymnasieskolan har rätt till stödundervisning om inte kunskapsmål som anges i kursplanerna nås eller det finns andra skäl till särskilt stöd. För gymnasieskolan finns regler och skolverkets allmänna råd för arbetet med åtgärdsprogram. Rektor har ansvaret att utredning görs och rektor fattar beslut om särskilt stöd. För Nationella prov (uppgiftshäften) gäller Offentlighets- och sekretesslagen kap 17 4 Sekretess gäller för uppgift som ingår i eller utgör underlag för kunskapsprov eller psykologiskt prov under en myndighets överinseende, om det kan antas att syftet med provet motverkas om uppgiften röjs, s k provsekretess. Stödundervisning, ansökan och beslut 3 år Åtgärdsprogram/elevakter 3 år Särskilt stöd, särskild undervisning (med ev 3 år underlag, t ex läkarintyg), ansökan och beslut Elevvårdskonferenser, protokoll 3 år Specialarbeten/projektarbeten, handlingar rörande 3 år Nationella prov i svenska och svenska som andra 3 år språk, elevlösningar, samtliga delar Sammanställningar över resultat i nationella prov i svenska 3 år tillsammans med resultaten av proven, läsårsvis Betygskatalog. 2 år Årsvis efter klass. Pappersdokument enl SKOLFS 2007:42 Ev förkortningar och sifferkoder ska förklaras. Kodplaner och övriga förklaringar rörande betygsuppgifter Individuella studieplaner När eleven slutat skolan 2 år Ev förkortningar och sifferkoder ska förklaras. tillsammans med Betygskatalog Arkivering sker läsårsvis efter avgångsår Slutbetyg, (avgångsbetyg) 2 år Arkiveras läsårsvis Ev förkortningar och sifferkoder ska förklaras. Samlat betygsdokument 2 år För elever som ej får slutbetyg Arkiveras tillsammans med slutbetyg läsårsvis Skriftliga bedömningar/intyg 2 år Om skriftlig bedömning/intyg ges istället för slutbetyg. Arkiveras tillsammans med slutbetyg läsårsvis Resultat av prövning med anteckning om givet betyg, har samma betydelse som betygskatalog. 2 år Arkiveras tillsammans med betygskatalog/ slutbetyg läsårsvis Omprövning av betyg, beslut och handlingar 2 år Se gymnasieförordningen 1992:394 ang prövning Arkiveras tillsammans med slutbetyg läsårsvis Nationella prov, elevlösningar i samliga ämnen utom svenska 5 år Gallras 5 år efter provtillfället. Elevlösningar i Svenska bevaras, se ovan

Sammanställningar av resultat från nationella prov utom svenska 15 /Gallras Till slutarkiv 5 år Sammanställningar av resultat från nationella prov i svenska bevaras, se ovan Kunskapsprofiler Gäller samtliga ämnen Diagnostiska prov, elevlösningar Skriftliga tester och prov, elevlösningar Då betyg är satt och då tiden för omprövning av betyg löpt ut Handlingar rörande avgifter för prövning Kopior av utfärdade slutbetyg och avgångsbetyg När prövningen är slutförd Under förutsättning att revision eller bearbetning slutförts 6 GYMNASIAL LÄRLINGSUTBILDNING Den gymnasiala lärlingsutbildningen knyts organisatoriskt till gymnasieskolan. Mellan skolhuvudmannen och de arbetsplatser där elever utbildas ska upprättas avtal. Likaså ska ett utbildningskontrakt upprättas mellan eleven, skolhuvudmannen och företrädaren för den arbetsplats där delar av utbildningen är förlagd. Gymnasial lärlingsutbildning styrs av Förordningen om försöksverksamhet med gymnasial lärlingsutbildning, SFS 2007:1349. /Gallras Bevarande av material behövs vid uppföljning och utvärdering av undervisningen, dels för att eleven vid ett senare tillfälle kan vilja fortsätta utbildningen eller begära ett intyg över fullgjorda delmoment. Ansökningar om att anordna gymnasial lärlingsutbildning 3 år Avtal mellan skolhuvudmannen och mottagande arbetsplatser Protokoll/minnesanteckningar ang lärlingsutbildning Dokumentation av lärlingsarbetet 3 år 3 år 3 år Utbildningskontrakt/avtal 3 år Intyg från arbets-/praktikplatser 3 år Om elev avbryter den arbetsplatsförlagda delen av utbildningen ska rektor utfärda intyg med uppgifter om hur stor del av utb. som eleven har genomgått och innehållet i den genomgångna delen av utbildningen Klasslistor centralt Se gallringsplan styrelse/nämnd Elevhistorik (Elevkort). Uppgifter om elevs studieplan, tillval, eventuellt studieavbrott och (klasstillhörighet, skola etc) Betyg med bilagor (beskrivning av de utbildningsavsnitt som genomförts på en arbetsplats). 3 år Se gallringsplan gymnasieskolan Förteckningar som utgör hjälpmedel i löpande arbete gallras vid inaktualitet. 2 år Se gallringsplan gymnasieskolan

16 /Gallras Betygskatalog 2 år Se gallringsplan gymnasieskolan 7 DET KOMMUNALA ANSVARET FÖR UPPFÖLJANDE STUDIE- OCH YRKESORIENTERING Kommuner har enligt skollagen (SFS 2010:800) 29 kap 9 särskilt ansvar för ungdomar mellan 16 och 20 år. Hemkommunen ska löpande hålla sig informerad om sysselsättningen för de ungdomar under 20 år som avslutat grundskolan men som inte fullföljt gymnasieskolan och inte bedriver studier eller har annan sysselsättning. Detta i syfte att erbjuda lämpliga individuella åtgärder. /Gallras till centralarkiv Anmärkn. Kommunens planering och genomförandet av den uppföljande med ungdomsplatser finns dokumenterade i protokoll genom årsrapport samt i minnesanteckningar från planering. De handlingar som bör bevaras är få. Individuella elevplaner När eleven är 20 år och kommunens ansvar upphör Akter/register över ungdomar i den uppföljande Protokoll från möten där undervisning eller elevhälsa behandlats. Arkiveras läsårsvis Se ovan Kan bl a innehålla: avtal/överenskommelser, handlingsplaner, intyg/betyg, (Om de inte finns i original går det bra med kopior eller förteckningar över de handlingar som utfärdats ) 3 år läsårsvis Statistik/årsrapport till utskottet Typ av åtgärder, antal deltagare etc Årsrapport delges utskottet läsårsvis, finns i protokoll Anvisningar och beslut från AF angående ungdomsplats Efter upphörd placering Under förutsättning att en förteckning över elever och arbetsplatser bevarats Elevregister, förteckningar eller sammanställningar Samtliga elever som omfattas av uppföljningsansvaret Närvarorapporter 1 år Kan ligga till grund för utbetalningar genom t ex socialtjänsten Rapporter/redovisning från arbetsgivare Övriga handlingar som tjänat som underlag för registrering och redovisning av den uppföljande Statistik över ungdomsplatser m m som lämnas till SCB 2 år Under förutsättning att redovisning eller kontroll skett och att handlingar na inte längre behövs för förvaltningen 2 år

17 8 UTBILDNING FÖR VUXNA Utbildning för vuxna omfattas av tre frivilliga skolformer, kommunal vuxenutbildning (komvux), särvux och svenskundervisning för invandrare (SFI). Komvux består av grundläggande vuxenutbildning och gymnasial vuxenutbildning. Kommunerna är huvudmän för särvux och svenskundervisning för invandrare medan både kommuner och landsting kan vara huvudmän för komvux. /Gallras till centralarkiv Anmärkn. 8.1 ÖVERGRIPANDE PLANERING Handlingar rörande mål och riktlinjer för utbildningen samt beslut av större betydelse för bör vara diarieförda och återfinnas bland i nämndens/utskottets handlingar och bevaras där. Protokoll eller andra beslutshandlingar med bilagor 3 år Från styrelse/nämnd eller motsvarande organ för utbildning Protokoll från sammanstäden och möten, personalkonferenser, samarbetsnämnd, studie- och yrkesorienteringskonferenser Protokoll eller mötesanteckningar från lokala samverkansgrupper Redovisning av statsbidrag 3 år 3 år Avser undervisning eller elevhälsa 3 år T ex skola-statliga myndigheter, skolakommunala myndigheter, skola-fritid, skola-näringsliv Fotografier 3 år Samlade för att belysa den egna Läromedel, egenproducerat Se 8.4 undervisningsplanering Ordningsregler, handlingar rörande ordningen vid skolenheterna samt tillsyn och vård av lokaler inventarier och utbildningsmaterial 3 år Återfinns vanligen i handl. till protokoll. Ger en god bild av skolenheternas resurser och skolmiljön och bör bevaras. Informationsmaterial, 1 ex av varje 3 år T ex handlingar som presenterar kurser och ämnen Statistik, enhetsspecifik och egenupprättad 3 år Kvalitetsredovisning, årligen upprättad 8.2 ELEVREGISTRERING som bilaga till nämndsprot. 1 år Innehåller bedömning i vilken mån målen för utb. uppnåtts, och åtgärder som behöver vidtas. Antagningslistor 3 år Klasslistor centralt Se gallringsplan styrelse/nämnd Elevhistorik (Elevkort). Uppgifter om elevs genomförda kurser och studieavbrott 3 år Förteckningar som utgör hjälpmedel i löpande arbete gallras vid inaktualitet. Skol- (elev-) kataloger, 3 år T ex fotokataloger eller motsvarande. Anmälningar/ansökningshandlingar Gallras tidigast efter det att eleven avslutat si n utbildning Övriga register över elever som upprättats i syfte att underlätta internkontroll och redovisning 2 år T ex för debitering av interkommunala avgifter, avgift för prövning Handlingar av rutinkaraktär rörande elever Underlag för plantering, redovisning och kontroll

18 /Gallras till centralarkiv Anmärkn. Grupplistor, kurslistor Av tillfällig betydelse Skydd av personuppgift i elevregister Förvaras så länge personen är aktuell i registret och så länge som personen bär skydd runt personuppgift Handlingar rörande samtycken enligt PuL Gäller t ex bilder på hemsida. Samtycken bör vara tidsbegränsade och gallras tidigast efter att eleven avslutat sin. 8.3 STUDIEORGANISATION Disciplinära åtgärder, handlingar rörande detta 3 år T ex varning, avstängning/förvisning av elev Prövning, resultat med anteckning om givet betyg. 3 år Förvaras tillsammans med betygskatalog eller individuella betyget. Överenskommelse om studiegång 3 år Särskild överenskommelse för enskild elev. Ansökningar, kursbyten Då eleven slutat skolan Ansökningar, studieavbrott. Ändrat tillval, flyttning, prövning etc. Kan gallras då anteckning gjorts på elevkort eller motsvarande Anmälningar till prövning När prövning är genomförd Meddelande om genomförd prövning När uppgiften är dokumenterad Avtal/överenskommelse om t ex datoranvändning Då elev slutat skolan Individuella studieplaner Då eleven slutat skolan Ledighetsansökningar Närvaro- och frånvarouppgifter 8.4 UNDERVISNINGSPLANERING Uppgifter om studieväg, kursval, fullständigt eller utökat program, ändringar av studieplan Läsårsdata 3 år Finns i protokoll/pärm Diar Arbetsplaner, lokala 3 år Timplaner, lokala 3 år Kursplaner, lokala 3 år Läromedel, egenproducerat (1 ex av varje) När de inte längre nyttjas för undervisning Orienteringskurser, lokala 3 år Protokoll från ämneskonferenser etc. 3 år Handlingar rörande uppdragsutbildning När utbildn. avslutas Schema, lärar-, kurs I den mån kompendier, foton, diabilder, ljudband, videoinspelningar eller multimediepresentationer produceras på skolan för undervisningen Arkiveras med angivande om under vilket/vilka läsår de använts.

19 /Gallras till centralarkiv Anmärkn. 8.5 ELEVUTVECKLING OCH LÄRANDE Det kan finnas svårigheter att sammanställa ett korrekt fullständigt avgångsbetyg i efterhand enbart utifrån betygskatalogen som enligt lagstiftningen ska vara ett pappersdokument. Därför rekommenderas att kopia på det fullständiga avgångsbetyget bevaras på papper, som fil, ex son en PDF-fil, eller som ett elektroniskt uttag för långtidsbevarande Betygsdokument samlat. Utbildningsbevis 3 år Den som vill ha ett samlat betygsdokument får själv bestämma vilka kurser eller delkurser som ska ingå i dokumentet. Betygskatalog 3 år Betyg och intyg ska kunna sammanställas för varje enskild deltagare. Betygskopior av slutbetyg 3 år Betygskriterier, lokalt utarbetade 3 år Vid arkivering anges under vilka läsår betygskriteriet använts Har samma betydelse som betygskatalog Resultat av prövning med anteckning om betyg Se betygskatalog Handlingar rörande lokala, individuella kurser och 3 år projektarbeten. Intyg, kopior ( i stället för betyg) 3 år Från genomförda individuella kurser och orienteringskurser Korrespondens med elev /vårdnadshavare 3 år Uppgifter väsentliga för elev eller skolan Nationella slutprov (SFI)/ämnesprov i svenska 3 år Elevlösningar, samtliga delar. Sammanställningar över resultat i nationella prov i svenska 3 år Arkiveras tillsammans med elevlösningarna. Specialarbeten/projektarbeten 3 år Originalet behålls av författaren. En kopia bevaras. Nationella prov, elevlösningar i samtliga ämnen utom svenska 5 år När de inte längre behövs för 5 år När de inte längre behövs för Gallras 5 år efter provtillfället Svenska bevaras, se ovan Sammanställningar av resultat från nationella prov utom svenska Gallras 5 år efter provtillfället. under tiden i arkiv tillsammans med elevlösningarna. Svenska bevaras, se ovan Kunskapsprofiler Gäller samtliga ämnen Diagnostiska prov, elevlösningar Skriftliga tester och prov, elevlösningar Då betyg är satt och då tiden för omprövning av betyg löpt ut

20 9 ELEVHÄLSA Till elevhälsan hör skolhälsovården, skolpsykologens och kuratorns verksamheter samt övriga elevvårdande verksamheter som sköts av övriga funktioner inom skolan. /Gallras till centralarkiv Det kan vara av stort värde för eleven att information rörande skolans hälso- och sjukvård samt annan förebyggande elevvård bevaras, t ex vid epidemier, behandling av andra sjukdomar eller samhällsvård. Informationen i dessa handlingar har också stort forskningsvärde. Journaler inom skolhälsovården är unika och utgör en värdefull källa för vård och forskning. Information om gallring av handlingar som hör till patientjournaler hänvisar till råd om regionernas, landstingens och kommunernas patientjournaler och annan medicins information (Bevara och gallra nr 6) Anmälningar och utredningar om kränkande behandling eller diskriminering När eleven slutat skolan Förvaras i elevakt Åtgärdsprogram/elevakter När eleven slutat skolan Protokoll/elevvårdskonferens När det inte längre behövs för Olycksfalls-/incidentrapporter När eleven slutat skolan Arbetsskada (elev) När eleven slutat skolan Barnhälsovårdsjournaler Ev. gallring se anm. När eleven slutat skolan Skolhälsovårdsjournaler/hälsokort När eleven slutat skolan Register/förteckningar över journaler som överlämnats till annan huvudman Förvaras i elevakt Elevvårdskonferensen fattar beslut i elevvårdsfrågor, bl a om upprättande av åtgärdsprogram. Förvaras hos rektor på skolan tills överföring sker till centralarkiv Förvaras i elevakt Handlingar rörande t ex vid PRAO Förvaras i elevakt Dessa tillhör landstingen, men har efter beslut av fullmäktige i landstinget i vissa fall förts över till skolhälsovården. OBS. ev gallring av barnhälsovårdsjournaler måste beslutas av respektive landsting. Förvaras i elevakt I journalen ingår bl a remisser, kostintyg, läkarintyg, vaccinationstillstånd Förvaras i elevakt Se bevara gallra nr 6 Råd om regionernas, landstingens och kommunernas patientjournaler och annan medicinsk information. 2 år Om original överlämnats ska beslut om avhändande( arkivlagen, SFS 1990:782, 15) fattas av fullmäktige. Se vidare Sveriges Kommuner och Landstings cirkulär 2009:44

21 /Gallras till centralarkiv Handlingar som rör skolkurators verksamhet När eleven slutat skolan Skolpsykiaters journaler med underlag När eleven slutat skolan Övrig utrednings-/kartläggningsdokumentation, se anm. När eleven avseende enskilda elever slutat skolan Intyg om att elev besökt rektor, skolläkare, läkare, kurator m fl Ifyllda blanketter som lämnas vid inskrivning angående önskat samtal med skolpsykolog T ex korrespondens med elever och föräldrar. Förvaras i elevakt T ex testmaterial Förvaras i elevakt T ex pedagogiska-, sensmotoriska-, talutredningar eller basutredningar kring psykisk ohälsa. Förvaras i elevakt Dock senast vid läsårets slut Dock senast vid läsårets slut 10 ÖVRIGA SKOLRELATERADE VERKSAMHETER Hemkommunen är skyldig att sörja för att det anordnas kostnadsfri skolskjuts för eleverna i grundskolan och den obligatoriska särskolan. Skolbiblioteken fyller en pedagogisk funktion som resurs för elevernas språk- läs- och skrivutveckling. Skolmåltider administreras av annan förvaltning än barn- och utbildning, handlingar rörande skolmåltider hänvisas till gallringsplan för denna verksamhet. /Gallras 10.1 SKOLSKJUTSAR Skolskjuts anordnas till elever i grundskola och obligatoriska särskolan om sådan behövs med hänsyn till färdvägens längd, trafikförhållanden, funktionshinder hos elev eller någon annan särskild omständighet. Skolskjuts anordnas också för gymnasieelever i egen gymnasieskola enligt fastställa regler. Avtal/upphandling skolskjuts Orig. förvaras i pärm diar Beslutas av kf Ansökan och beslut om skolskjuts vid växelvis 2 år Förvaras på förvaltningen boende före arkivering Ansökan och beslut om skolskjuts som blivit överklagade Återfinnas i protokoll/pärm diar Beslut om skolskjuts i enskilt fall Återfinnas i protokoll/pärm diar Skolskjutsplaner/regler Återfinnas i protokoll/pärm diar Kostnadsredovisningar avseende skolskjutsning Återfinnas i protokoll/pärm diar, årsbokslut Årsstatistik över skolskjuts Återfinnas i protokoll/pärm diar, årsbokslut Ansökan och beslut om skolskjuts/bussbiljett, avser samtliga skolformer Ansökan om resetillägg för gymnasieelever 3 år eller när eleven slutat skolan 3 år eller när eleven slutat skolan Om ansökan ej gäller vid växelvis boende (se ovan) eller om ärendet överklagats, se ovan

Underlag för utbetalningar Avtal, dubbletter För skolskjuts inkomna uppgifter, elevförteckningar, scheman m m 22 /Gallras 3 år Efter det att avtalet upphört eller ersatts Avtal med utförare Uppgifter om utbetalade belopp och ev vad som är återbetalningspliktigt Buss-/skolkort, handlingar 2 år Under förutsättning att vederbörlig kontroll och redovisning skett. Skolskjutsregister Övriga handlingar rörande skolskjuts 3 år efter senaste anteckningen T ex med uppgifter om antagna entreprenörer, antal elever per skjuts, färdtid, tilldelade skolkort m m. Kan gallras under förutsättning att ev statistik bevaras. Med undantag av räkenskapsinformation, se kapitel styrelse/nämnd 10.2 SKOLBIBLIOTEK Handlingar rörande samverkan, projekt och utvecklingsarbete mellan biblioteket och andra enheter inom skolan är värdefullt att bevara. Likaså handlingar som ger en bild av bibliotekets egen verksamhet såsom beståndsregister, statistik rörande in- och utlåning m m Beståndsregister 3 år Tas ut med viss periodicitet, t ex vart 3:e år. Handlingar rörande samverkan, projekt m m 3 år Informationsbroschyrer, egenupprättade 3 år Inköp/prenumerationer 3 år Förteckning över nyinköpta böcker, pernumerationer på tidskrifter etc Statistik 3 år Antal låntagare, in- och utlån, antal lånade böcker, lån per bok etc. Uppgifter om lån per elev Vid återlämnande av lån Register över låntagare Avtal/förbindelse med låntagare om lånekort 2 år Efter upphörd giltighet 10.3 SKOLMÅLTID Tillhör allmänna utskottets verksamhetsområde 10.4 INTAGNING Intagning till gymnasieskolan sker i samarbete med Intagningskansliet i Vindeln fr o med 2008-01-01. Handlingar från intagnings är uppgifter om sökande persondata, vilken utbildning de sökt, vid vilken skola och studieväg eleverna kommit in på. Statistiska uppgifter samt beslut av betydelse för bevaras. Intagning till särskola kräver särskilt beslut, se kapitel om särskolan Originalhandlingar rörande intagning såsom, protokoll, yttrande/beslut, överklaganden, informationsmaterial och intagningsstatistik Delegationslista yttrande/beslut om mottagande i vår gy.skola eller om ansökan att få gå i annan kommuns gymnasieskola av intagningskansliet i Vindeln Finns i protokoll /pärm diar delgivningar