Information om samhällsstöd på 1177.se Stockholms läns delprojekt i projektet Socialtjänsten på 1177 Vårdguiden Projektplan Stockholm, 2014-05-06
Innehåll 1. Godkännande av projektplan...4 2. Grundläggande information...6 2.1. Bakgrund...6 2.2. Omfattning...6 2.3. Framgångsfaktorer...6 2.4. Samband med andra organisationer och projekt...6 3. Syfte och mål...7 3.1. Syfte...7 3.2. Effektmål...7 3.3. Projektmål...7 4. Krav på projektet...8 4.1. Förutsättningar...8 4.2. Beroenden...8 4.3. Avgränsningar...8 4.4. Milstolpeplan...9 4.5. Aktivitetsplan...9 4.6. Resursplan...9 5. Projektkalkyl...10 6. Projektorganisation...10 6.1. Organisationsstruktur och bemanning (roll och eller namn)...10 6.2. Kontaktlista projektet...10 6.3. Organisationsschema...11 6.4. Externa kontakter...11 7. Kommunikation...12 7.1. Intressentanalys...12 Arbetsformer...12 7.2. Dokumenthantering...12 7.3. Informationsspridning i projektet...12 8. Kvalitetssäkring...12 8.1. Projektet...12 Tfn vx 08-123 132 00 www.1177.se Organisationsnr 232100-0016 sid 2 (13)
8.2. Resultatet...12 8.3. Sekretess, säkerhet...13 8.4. Ändrings- och avvikelsehantering...13 9. Risker...13 10. Leverans och överlämningsprocedur...13 Projektavslut...13 Tfn vx 08-123 132 00 www.1177.se Organisationsnr 232100-0016 sid 3 (13)
Checklista: är följande hanterat inför beslut? Ja Nej Gäller ej här Målen för projektet är tydliga och definierade, med tydliga milstolpar (beslutspunkter) för att nå dit Effektmålen (nyttan) har identifierats samt förslag framtaget på hur de ska följas upp och av vem Det finns en uppskattning för projektets kostnad, tid och kvalitet Mottagaren av projektets leverans är identifierad Förväntat resultat (leverans) från projektet är tydligt definierat Hittills identifierade risker och osäkerheter i projektet är tydligt dokumenterade i riskanalys, inklusive en handlingsplan för att hantera dem Projektmedlemmar och referensgrupper är utsedda Samtliga hittills identifierade resurser är säkrade och införstådda med åtagandet Projektets avgränsningar är tydligt definierade och dokumenterade Tidpunkt för leverans är förankrad hos mottagaren Följdkostnader för projektet är identifierade och dokumenterade Juridiska och finansiella aspekter har beaktats 1. Godkännande av projektplan Projektplanen godkänd av: Beställare/Projektägare: Projektledare: Tfn vx 08-123 132 00 www.1177.se Organisationsnr 232100-0016 sid 4 (13)
Revisionshistorik Version Datum Författare Kommentar 01 20140423 M Torberger Första utkast till projektplan 02 20140506 M Torberger Efter revideringar från första remissrundan Bilagor/Referenser Nr Dokument ID Författare Dokument Definitioner och förkortningar Begrepp/förkortning LSS SoL Förklaring Lagen om stöd och service för vissa funktioshindrade Socialtjänstlagen Tfn vx 08-123 132 00 www.1177.se Organisationsnr 232100-0016 sid 5 (13)
2. Grundläggande information 2.1. Bakgrund I Överenskommelse 2014 mellan regeringen och SKL, avseende stöd till en evidensbaserad praktik för god kvalitet inom socialtjänsten, slås fast att under 2014 ska en pilotstudie genomföras i några län. Målet med studien är att ta reda på hur socialtjänsten kan finnas på 1177.se. Det övergripande syftet med att integrera socialtjänsten på 1177.se är att öka tillgängligheten och förutsättningarna för delaktighet och insyn för invånarna. Stockholms län är ett av de deltagande länen, Kronobergs län och Region Västerbotten är de andra två. I varje län deltar någon eller några kommuner, vilka för Stockholms läns del är Stockholms stad, Österåkers och Järfälla kommuner. Arbetet sker i samarbete med 1177vårdguiden nationellt och regionalt. Målgruppen för projektet är föräldrar till barn och ungdomar med neuropsykiatriska funktionsnedsättningar. Projektet har tre delprojekt som vardera har varsitt fokusområde: Stockholms län ansvarar för information om socialtjänstens stöd till målgruppen på 1177.se Region Västerbotten utreder möjligheterna till interaktion mellan socialtjänsten och målgruppen, det vill säga vilka kontaktvägar som kan finnas, som målgruppen har behov av och som kan hanteras digitalt. Kronobergs län arbetar med information till målgruppen inför att barnet eller ungdomen ska få en samordnad individuell plan (SIP) 2.2. Omfattning Delprojektet genomförs under perioden 1 februari-30 november 2014 med en projektledare anställd på 50%. I de deltagande kommunerna finns kontaktpersoner för projektet som arbetar några timmar per vecka med projektet. Projektet omfattas av innehållsproduktion gällande samhällsinformation. 2.3. Framgångsfaktorer Framgångsfaktorer bedöms vara ett fungerande samarbete mellan länet och de deltagande kommunerna samt länet och 1177Vårdguiden. Vidare är det viktigt att deltagare till fokusgrupper som representerar målgruppen kan rekryteras för att möjliggöra informationsinhämtning avseende målgruppens behov av information och andra tjänster på 1177.se. Att identifiera intressenter och förankra delprojektet hos dem är också viktigt. 2.4. Samband med andra organisationer och projekt Det delprojekt som Stockholms län ansvarar för är tätt knutet till övriga delprojekt samt till 1177vårdguiden. Det finns även andra projekt med liknande innehåll som pågår och som de kan Tfn vx 08-123 132 00 www.1177.se Organisationsnr 232100-0016 sid 6 (13)
vara bra att samråda med där det behövs för att dra nytta av erfarenheter och lärdomar som har uppkommit där. Exempel på sådana projekt som har beröringspunkter med Stockholms läns delprojekt är dels ett projekt som drivs av Socialstyrelsen som handlar om att ha information om socialtjänsten på UMO (Ungdomsmottagningen på nätet), dels det s k PRIO-projektet som bland annat handlar om information om psykisk ohälsa på kommunernas hemsidor. 3. Syfte och mål 3.1. Syfte Syftet med delprojektet är dels att öka kunskapen om hur socialtjänsten kan finnas på 1177.se, det vill säga kunskap om målgruppens behov av information och andra tjänster och hur man kan och önskar tillgodogöra sig dessa tjänster. Dels är syftet att utreda förutsättningar, möjligheter och utmaningar gällande processer och organisation för att producera och uppdatera information och tjänster på 1177.se, exempelvis avseende faktaproduktion, granskning, publicering mm. I detta arbete är det också viktigt att identifiera var i processen kostnaderna ligger. Ytterligare ett syfte är att utreda var gränserna mellan lokalt-regionalt-nationellt ska gå, det vill säga: exempelvis hur mycket information, och vilken typ av innehåll, ska finnas på 1177.se och när ska hänvisning ske till kommunens hemsida? 3.2. Effektmål Detta delprojekt kan inte anses ha några effektmål då det handlar om ett pilotprojekt av undersökande karaktär, under en begränsad tidsperiod. Effektmål brukar ses som mer långsiktiga mål. Om beslut längre fram fattas om att information om hela socialtjänsten ska integreras på 1177.se, kan man dock tänka sig ett antal effektmål. Exempel på sådana kan vara: att invånare som söker information om socialtjänsten ska uppleva att relevant och korrekt information finns samlad på ett ställe att informationsansvaret till större del ligger hos ansvariga myndigheter än, som målgruppsanalysen för detta delprojekt visar, är ett ansvar som invånarna upplever sig ha att hitta rätt information effektivitetsvinster när inte alla enskilda kommuner måste ha all information på sina egna hemsidor utan kan hänvisa till 1177.se i vissa fall 3.3. Projektmål Målet med delprojektet är att till den 30 november 2014 producera ett beslutsunderlag avseende följande: Vilken typ av innehåll målgruppen har behov av att hitta på Hur processen för informationsproduktion kan vidareutvecklas och utformas för att även innehålla information om socialtjänsten, framförallt vem som producerar fakta, vem granskar innehåll innan publicering och hur säkerställs att innehållet hålls uppdaterat Tfn vx 08-123 132 00 www.1177.se Organisationsnr 232100-0016 sid 7 (13)
Hur en förvaltningsorganisation föreslås se ut på ett lokalt plan som svarar upp mot de processer som föreslås Vad det är för typ av kostnader och var i ovanstående process de ligger Var gränserna mellan lokalt, regionalt och nationellt ska dras 4. Krav på projektet 4.1. Förutsättningar Ett antal förutsättningar behöver vara uppfyllda för att projektet ska nå sina mål. En viktig förutsättning är att de kommuner som deltar från länet har möjlighet att lägga de resurser i form av tid som krävs. Vidare är det en förutsättning att de andra aktörer som eventuellt blir aktuella att ha med i testningen av olika processer har vilja och möjlighet att delta. Ett nära och fungerande samarbete med 1177Vårdguiden är ytterligaren en förutsättning. För att vidmakthålla användarcentreringen på 1177.se är förutsättningen att nära kommunicera med målgruppen avgörande för resultatet. Andra förutsättningar är nära relation med den verksamhet som berörs av informationen. 4.2. Beroenden Nr. Beskrivning av beroendet/leverans Deltagare fördjupad målgruppsanalys Kommunrepresentanter arbetsgrupp Regional redaktion 1177Vårdguiden Filmproduktion? Faktaproduktion Var/Vem kommer det från Deltagande kommuner, brukarorganisationer? Deltagande kommuner 1177Vårdguiden Filmproduktionsföretag SKL, SoS, kommunala tjänstemän? Kommentar Datum om leverans viss tid 4.3. Avgränsningar Projektet är avgränsat både vad gäller målgrupp och fokusområde. Målgruppen är föräldrar till barn med neuropsykiatrisk funktionsnedsättning, vilket innebär att barnen Tfn vx 08-123 132 00 www.1177.se Organisationsnr 232100-0016 sid 8 (13)
själva inte ingår, liksom föräldrar till barn med andra funktionsnedsättningar. Gällande fokusområde är det information om samhällsstöd som är i fokus för detta projekt. Andra frågor som är viktiga i ett vidare perspektiv, så som kontaktvägar mellan kommun respektive landsting och invånaren, ingår inte i detta delprojekt. Ytterligare en avgränsning är att den innehållsproduktion som har publicerats på 1177.se under pilotprojektet ska kunna leva vidare även efter pilotprojektets avslut, i den befintliga organsation som finns idag. 4.4. Milstolpeplan Datum BP MS Beskrivning Vem godkänner 2014-03-01 1 Projektledare utsedd och Projektägare resurser klara 2014-05-16 1 Beslut projektplan Styrgrupp 2014-06-17 2 Modell(er) för faktaproduktion Styrgrupp skapad(e) och redo för testning 2014-06-17 3 Modell för Styrgrupp förvaltningsorganisation på lokalt plan klar för testning 2014-10-xx 4 Identifiering av kostnadstyper och var de ligger klart 2014-10-xx 5 Identifiera gränser nationellt, regionalt, lokalt klart 2014-11-xx 2 Piloten avslutas Styrgrupp 2014-12-xx 6 Slutrapport klar Styrgrupp 4.5. Aktivitetsplan Aktivitetsplanen ligger i ett separat dokument då det ska vara ett levande dokument som kommer att ändras under projektets gång, vilket inte är tanken med projektplanen i stort. 4.6. Resursplan Personal Roll/kompetens beskrivning av uppgift Antal Period timmar Projektledare 80h/mån 1 feb 31 dec Ja, skriftligt Arbetsgrupp, 3 personer 1 feb 31 dec Ja Resurssäkrat Ja/Nej Tfn vx 08-123 132 00 www.1177.se Organisationsnr 232100-0016 sid 9 (13)
5. Projektkalkyl Kostnads- Uppskattad Uppskattad Totalsumma poster tid i h kostnad Intern personal 800 700 560 000 Externa konsulter 0 Inköp material 40 000 40 000 Resor förtäring 15 000 15 000 Summa 615 000 6. Projektorganisation 6.1. Organisationsstruktur och bemanning (roll och eller namn) Projektägare/beställare: SKL Styrgrupp: samma som för hela projektet, med representanter för bl a SKL och 1177Vårdguiden Referensgrupp: Referensgrupper kommer utgöras av Kommunförbundet Stockholms läns (KSL) regionala e-hälsostyrgrupp och nätverk för e-hälsosamordnare. Projektgrupp: Representanter för Österåkers och Järfälla kommun och Stockholms stad 6.2. Kontaktlista projektet Projektledare: Malin Torberger 08-.615 94 14, malin.torberger@ksl.se Österåkers kommun: Sara Eriksson 08-540 814 56, sara.eriksson@osteraker.se Järfälla kommun: Elisabeth Helgöstam 08-580 281 69, elisabeth.helgostam@jarfalla.se Tfn vx 08-123 132 00 www.1177.se Organisationsnr 232100-0016 sid 10 (13)
Stockholms stad: Pia Ehnhage 08-508 25 911, pia.ehnhage@stockholm.se 6.3. Organisationsschema 6.4. Externa kontakter 1177 Vårdguiden Desirée Söderberg SKL Möjliga partners under arbetets gång: Socialstyrelsen Bosse råd, stöd och kunskapscenter Marita Säther Filminspelningsföretag Tfn vx 08-123 132 00 www.1177.se Organisationsnr 232100-0016 sid 11 (13)
Brukarorganisationer/intresseföreningar 7. Kommunikation 7.1. Intressentanalys Sveriges kommuner Målgruppen föräldrar till barn med neuropsykiatrisk funktionsnedsättning Sveriges landsting 1177Vårdguiden nationellt och regionalt Brukarorganisationer och intresseföreningar Eventuellt Försäkringskassan, BUP, skolan m.fl. Arbetsformer 7.2. Dokumenthantering Dokument ska finnas hos projektledare samt då det är relevant på projektplatsen.se som är det övergripande projektets samlingsplats. Projektplan mm kommer även att diarieföras hos Kommunförbundet Stockholms Län, KSL. 7.3. Informationsspridning i projektet Rapportering sker via veckovisa avstämningar med hela det övergripande projektet. Den 17 juni 2014 sker en större avstämning då hela projektet träffas under en heldag. I slutet av projektet kommer delprojektet att rapporteras i en slutrapport. 8. Kvalitetssäkring 8.1. Projektet Ingen separat projektgranskning planeras. 8.2. Resultatet Delprojektet kvalitetssäkras genom fördjupade målgruppsanalyser samt referensgruppsmöten med representanter för målgruppen. Kunskap om målgruppens behov och önskemål inhämtas också från relevant litteratur. Projektet ska också utvärderas utifrån kriterier som sätts upp i förberedelsefasen för att kvalitetssäkra resultatet. Tfn vx 08-123 132 00 www.1177.se Organisationsnr 232100-0016 sid 12 (13)
8.3. Sekretess, säkerhet Det material som inhämtas via fördjupad målgruppsanalys och referensgruppsmöten med målgruppen ska vara avidentifierat i all vidare hantering. All information om representanter för målgruppen ska hanteras enligt gällande regler och med stor varsamhet. 8.4. Ändrings- och avvikelsehantering I samband med att någon inom ramen för projektet identifierar någon form av avvikelse, ska denna dokumenteras med beskrivning, förväntad förändring, lösningsförslag/behov samt förslag till beslut. Underlaget ska hanteras på ett gemensamt projektmöte för att där diskutera om det går at hantera inom ramen för projektets gränser eller om det bör lyftas till styrgruppen. 9. Risker Nr Identifierad risk S P SxP Åtgärd Ansvarig 1 Att förväntningarna på resultatet skiljer sig åt mellan involverade parter 2 Att resursbehovet för att hantera alla frågeställningar som identifieras inte kan täckas 10. Leverans och överlämningsprocedur Delprojektets resultat kommer att avrapporteras i en skriftlig rapport till projektägare och styrgrupp i december. Projektavslut Projektet anses som avslutat när styrgruppen godkänt avslutsrapporten och kan då monteras ned. Tfn vx 08-123 132 00 www.1177.se Organisationsnr 232100-0016 sid 13 (13)