Kvalitetsmanual arkitektur+ development ab Org nr 556587-7668 2011-08-26
Innehållsförteckning INLEDNING KAPITEL 1, AFFÄRSIDÉ, KVALITETSPOLICY, MILJÖPOLICY KAPITEL 2, LEDNINGENS ANSVAR KAPITEL 3, KVALITETS- OCH MILJÖLEDNINGSSYSTEM KAPITEL 4, DOKUMENT OCH DATA KAPITEL 5, PERSONAL KAPITEL 6, INKÖP OCH FÖRSÄLJNING KAPITEL 7, ANBUDSHANTERING OCH KONTRAKTSGENOMGÅNG KAPITEL 8, ARKITEKTUR, PROJEKT OCH BYGGLEDNING KAPITEL 9, ADMINISTRATION KAPITEL 10, EKONOMI OCH IT KAPITEL 11, EGENKONTROLPLAN A arkitektur+ development ab Stockholm 26.08.2011
INLEDNING arkitektur+ development ab:s kvalitets- och miljöledningssystem, som beskrivs i denna manual, ansluter till SS-EN ISO 9001 och SS-EN ISO 14001. Dessutom har manualen anpassats till de krav som ställs på ett kvalitetsledningssystem enligt ISO /CD1 9001:2000. arkitektur+ development ab benämns i samtliga kvalitetsdokument som a+d ab. Manualen är uppbyggd med 10 kapitel. Kopplingen mellan manualen och de rutiner och checklistor benämnda kvalitetssäkring som ingår i kvalitets- och miljöledningssystemet sker genom referenser i manualen. Samtliga krav i standarden som är relevanta för a+d ab:s verksamhet är angivna i manualen. Verksamhetsområden a+d ab bedriver verksamhet inom områdena: arkitektur, stadsbyggnad och programutveckling för arkitektur anpassad IT Övriga stödverksamheters åtagande i kvalitets- och miljöhänseende behandlas i kapitel 10 av Manualen där deras uppgifter definieras. KAPITEL 1 AFFÄRSIDÉ, KVALITETSPOLICY, MILJÖPOLICY Affärsidé a+ d ab fokuserar på den innovativa sidan av planering och design hur arkitektur skapar nya värden. Vår idé är inte att växa för att upprepa samma saker i större skala. Vi vill begränsa vår storlek så att vi inte behöver skapa skärskilda strukturer och byråkrati enbart för administration. I större projekt vill vi medverka i nätverk där kompetenta partners kan agera självständigt och bära ansvar. Vi kan arkitektur, stadsbyggnad och tänka annorlunda och innovativt. Vi kan och vill designa byggnader, skapa platser och formulera koncept som genererar stadsutveckling. Vi känner till och kan tillämpa basreglerna i fastighetsutvecklingsprocesser. Vi känner till arkitektur- och stadsbyggnadshistorien och dess tillämpning i förnyelsearbete. Vi kan ordna kongresser, kurser och förmedla mellan samt föra ihop olika professioner. Vi kan forska och leda forskning samt förmedla teoretisk kunskap för praktisk tillämpning i olika situationer som uppstår i den snabba samhällsutvecklingen. Vi vill leda bygg-, stadsbyggnads- och fastighetsprojekt på rätt spår. Vi vill öppna nya vägar och ställa nya frågor för att inte har gamla svar på nya problem. Vi vill samarbeta med många kompetenser i komplexa frågeställningar för lösningar med flera dimensioner som kan uppskattas av alla intressenter. Vi vill bejaka modernitet utan att acceptera dess tråkiga standardlösningar. Vi vill vara där det uppstår nya saker och viljan att reagera på det.
Kvalitetspolicy Vi är innovativt arkitektföretag och vill förnya oss ständigt. Framför allt vi vill stödja våra kunder och samarbetspartners med miljöer och produkter för att lyckas med sina affärer i det nya samhället som håller på att växa fram. Strukturen i kvalitetssystemet, stor erfarenhet av olika typer av projekt och inledande analyser säkerställer uppbyggnaden av en kontrollerad huvudprocess i rätt riktning. Ständigt pågående förbättringsarbete, kompetens och vilja att utveckla nya konceptuella och digitala verktyg effektiviserar verksamheten samt ger relevans i slutprodukten. Konkret innebär policyn: - att ansvar för kvaliteten i våra produkter och tjänster tydligt tas i vår organisation och ligger i nivå med det som kunden efterfrågar. - att samtliga leveranser och kundkontakter ska utföras på ett sätt som gör att varje uppdrag kan tjäna som referens. - att vårt kvalitetsledningssystem omfattar alla affärsområden, stödfunktioner och ledning. - att systematisk egenkontroll och förbättring sker. Miljöpolicy I varje projekt gör vi inledande analyser om de mest relevanta aspekter för hållbar utveckling och försöker hitta lösningar som är attraktiva för kunden. Vi håller oss informerade om gällande lagstiftning och övriga krav som ska uppfyllas i vår verksamhet. Vi ska ha och utveckla kompetens för att alltid kunna föreslå de mest miljöanpassade lösningarna. Vi skall vara exemplariska och minimera de negativa miljöeffekterna även i vårt eget arbete. Konkret innebär policyn: - att producera produkter och tjänster som är resurssnåla och påverkar miljön positivt - att vi följer tillämplig miljölagstiftning och övriga krav. - att vi miljöanpassar verksamheten i alla led. - att vi strävar efter att våra kunders och samhällets förväntningar och krav på kretslopp och miljöanpassning uppfylles. - att vi förser våra kunder med produkter och tjänster mot ett hållbart samhälle.
KAPITEL 2 LEDNINGENS ANSVAR VD ansvarar för utformning av och innehållet i kvalitets- och miljöpolicyn. VD säkerställer att den är förstådd och tillämpad hos alla medarbetare inom a+d ab. VD är ansvarig för kvalitets- och miljöledningssystemet samt för att tillräckliga resurser finns för dess effektiva upprätthållande. VD är kvalitets- och miljöchef. VD granskar fortlöpande kvalitets- och miljöledningssystemet för att säkerställa systemets fortsatta lämplighet och effektivitet samt fastställer mål för verksamheten. Underlag för granskning är synpunkter från kunder, interna och externa revisioner mm. Pågående och avslutade aktiviteter, som kan ha viss miljöpåverkan (internt och externt) rapporteras. Vid dessa genomgångar behandlas minst - Policyn och ev. behov av förändring. - Uppföljning av miljömål. - Resultat av korrigerande och förebyggande åtgärder. - Tänkbara förbättringsområden och dess insatser. - Systemets överensstämmelse med styrande standarder. Genomgången, som fastställs i årsplan, protokollförs och protokollet hanteras i enlighet med gällande rutiner. Övervakning och mätning a+d ab har valt ut miljöaspekter som är betydande och mätbara. Utfallet av vår hantering av dessa mäts regelbundet och rapporteras i form av en miljörapport till VD vid företagets genomgångar. Härigenom klargörs även a+d ab:s miljöprestanda i förhållande till uppsatta mål. Dessutom görs vid dessa tillfällen en översyn över att tillämpliga miljölagar efterlevs. Organisation/funktionsplan Affärsplan Inom a+d ab finns en affärsplan som utarbetas för en treårsperiod. Denna uppdateras inför varje kalenderår. I affärsplanen fastställs viktiga mål och aktiviteter med ansvarsfördelning för att nå dessa. Målen är minst: - Ekonomiska mål - Kvalitetsmål - Miljömål - Miljöledningsprogram VD är ansvarig för att mål upprättas, detaljeras för olika verksamheter och följs upp. Samtliga mål är dels övergripande och dels detaljerade. Härvid sker alltid en kontroll av målens överensstämmelse med a+d ab:s policy. Miljömålen väljs bland samtliga miljöaspekter med hänsyn till gällande och förväntade myndighetskrav, våra möjligheter (tekniskt och ekonomiskt) och med hänsyn till våra
intressenter. Kvalitetschef VD är företagets kvalitetschef och representerar företaget i alla kvalitets- och miljöfrågor. I detta uppdrag ingår att: - Ansvara för att s+d ab:s kvalitets- och miljöledningssystem uppfyller kraven i SS-EN ISO 9001 och 14001 och att Manualen underhålls. - Ansvara för att interna kvalitetsrevisioner genomföres. - Vara a+d ab:s kontaktperson gentemot certifieringsorgan vid externa revisioner. - Ansvara för dokumentstyrning och arkivering av styrande och redovisande dokument. - Ansvara för identifiering av avvikelser och förbättringsbehov i förhållande till kvalitets-eller miljöledningssystemet. Roller, ansvar och befogenheter har definierats för all personal som utför arbeten som har, eller kan ha, en betydande kvalitets- eller miljöpåverkan. Resurser För varje uppdrag externt tillsätter VD en handläggare som innehar kundansvaret. VD avgör kompetensbehovet. Ställföreträdande personal Vid sjukdom eller annan kortvarig frånvaro utser VD ställföreträdande personal. Kommunikation Informationssystemet inom ett bestämt projekt klargörs i samband med upprättande av uppdragsplanen. Kommunikationen med våra externa intressenter handläggs av VD som i specifika projekt kan delegera ansvaret till handläggare. Alla kommunikationer internt såväl som externt dokumenteras och redovisas via redovisande dokument där även spårbarheten framgår.
KAPITEL 3 KVALITETS- OCH MILJÖLEDNINGSSYSTEM Kvalitets- och miljöledningssystemet beskrivs i Manualen och består av kvalitets- och miljöpolicy, erforderliga rutinbeskrivningar och checklistor. Manualen beskriver huvuddragen hur vi, inom ramen för vår policys, uppfyller kundernas behov och förväntningar. Objektsanpassad kvalitets- och miljöledningsplan Objektsanpassad kvalitets- och miljöledningsplan framtages och tillhandahålls enligt överenskommelse vid projektstart/kontraktsgenomgång. Rutinbeskrivningar och checklistor Rutinbeskrivningar och checklistor säkerställer att a+d ab inom ramen för vår policys uppfyller kundernas behov och förväntningar. Ändring i kvalitetssystemet Förslag till ändring av kvalitets- och miljöledningssystemet lämnas till VD för beredning. VD - Avgör om ärendet berör kvalitets- och miljöledningssystemet - om inte, avförs ärendet och förslagsställaren informeras om beslutet. - Om ärendet berör kvalitets- och miljöledningssystemet, utformas tillsammans med förslagsställaren förslag till förändring och VD fattar beslut. - om VD beslutar att ändring ej ska ske meddelas förslagsställaren om beslutet. - Distribuerar vid ändring nya uppdaterade dokument till innehavare av kvalitetsoch miljöledningssystemet. Kvalitets- och miljöledningssystemet kan ändras på förslag av medarbetare och efter beslut av VD eller direkt av VD. Manual Denna manual med tillhörande rutiner och checklistor finns i ett exemplar hos samtliga medarbetare. Interna kvalitets- och miljörevisioner VD bedömer och utser interna eller externa revisorer och säkerställer deras kompetens och lämplighet. Revisorerna rapporterar till VD. Interna revisioner utförs i enlighet med av a+d ab upprättad årsplan. Revisionsplanen utformas så att alla kapitel i manualen blir berörda av revision minst en gång per år samt att hela kvalitets- och miljöledningssystemet genomlyses under en treårsperiod. Projektrevision utförs enligt kundkrav. Behandling av avvikande produkter Det är alla medarbetares ansvar att fel och brister, identifierade såväl före som efter
leverans, dokumenteras på avvikelserapport och lämnas till handläggare. Kommunikation med kund Alla synpunkter från kund, såväl positiva som negativa, hanteras på samma sätt som avvikelser inom det egna systemet. Synpunkter dokumenteras och behandlas vid VD:s genomgångar. Synpunkter insamlas alltid i form av en enkät efter genomfört uppdrag. Enkäter i övrigt genomförs efter beslut av VD. Korrigerande och förebyggande åtgärder Handläggare tar emot alla avvikelserapporter och förbättringsförslag och ansvarar för att åtgärder vidtas och samordnas. Handläggare rapportera fortlöpande till VD. Samtliga medarbetare har skyldighet att rapportera avvikelser som upptäcks i rutiner eller leveranser. Detta för att incidenten inte ska uppstå igen. Resultatet kommuniceras till samtliga via det interna informationsbladet. Miljöledningssystem Varje år sker en genomgång av a+d ab:s miljöaspekter. Dessa aspekter utgör underlag för de mål som upprättas. Miljöledningsprogram VD fastställer med hänsyn till resurserna för vilka övergripande mål som program ska upprättas. För såväl de utvalda övergripande som de detaljerade målen utformas en konkret handlingsplan av VD. Denna fastställs på årsbasis. Detaljerade miljömål fastställs för enskilda projekt av handläggare. VD ansvarar för att sammanställa hur miljöarbetet fortskrider och om målen ser ut att kunna innehållas. VD ansvarar tillsammans med handläggare för det eller de program som erforderliga för att uppnå målen. Verksamhetsstyrning Rutiner har upprättats där avsaknad kan leda till avvikelser mot policy, mål och program. Inarbetade rutiner finns för att bevaka att lagar och andra krav efterlevs. Vårt eget arbete styrs av rutiner som väl överensstämmer med de program som upprättats för att nå miljömålen där hänsyn tagits till miljöaspekterna. I arbetet ingår att analysera vilka konsekvenser val av olika material och ingående arbetsprocesser får för våra uppdragsgivare. Val kommuniceras inom organisationen i samband med utformning av produkten eller tjänsten. I vår slutkontroll verifieras produktens överensstämmande med leveranskrav. Dessutom görs en avstämning mot våra miljömål och vårt miljöaspektsregister. Kommunikationen med kund sker dels i samband med kontraktets tecknande, dels under produktionen och vid leverans. Nödlägesberedskap INTERNT Vid vårt kontor utförs vid större förändring av utrustning en analys som sammanfattar vilka olika riskmoment som kan finnas. Analysen ligger sedan till grund för eventuella
åtgärder i form av: - Översyn av försäkringar - Förnyad brandsyn - Översyn av inbrottsrisker - Översyn av arbetarskyddet EXTERNT I våra uppdrag utförs en analys över möjliga riskmoment i förhållande till rekommenderade material i vald konstruktion eller i förhållande till valt arbetssätt. Denna analys utförs inom ramen för uppdraget och redovisas för uppdragsgivaren. I analyserna ingår att värdera eventuell miljöpåverkan och modeller att mildra miljöpåverkan liksom att internt informera om inträffade nödsituationer. Dessa hanteras via våra förbättringsrutiner. Ansvaret för att bevaka interna riskmoment åvilar VD. Ansvaret för extern information till uppdragsgivare åvilar handläggare. KAPITEL 4 DOKUMENT OCH DATA Kvalitetssystemets dokument Rutiner finns för att: - Säkerställa att kvalitets- och miljöledningssystemets dokument är aktuella, kontrollerade och godkända. - Hantera redovisande dokument. Kvalitets- och miljöledningssystemets dokument finns samlade i en originalpärm hos kvalitetschef. Kvalitetschef ansvarar för att innehållet i medarbetarnas kvalitetsmanualer överensstämmer med original manualen och ansvarar för distribution av ny och uppdaterad dokumentation. Ansvarig för underhåll av manualen är respektive innehavare. Lagar och andra krav De lagar och andra krav som verksamheten berörs av har förtecknats. VD ansvarar för att tillämplig lagstiftning och andra krav uppdateras, hålls tillgängliga och sprids till berörda. Ny lagstiftning och nya förordningar följs upp av VD genom kontroll av Notisum på Internet. Nya myndighetsregler bevakas genom - Abonnemang från AB Svensk Byggtjänst. - Prenumeration på Miljöledaren från SIS.
KAPITEL 5 PERSONAL Utbildning Personalens kompetensbehov definieras i respektive befattningsbeskrivning. VD ansvarar för upprätthållande av ett kompetensregister för alla anställda. Den anställde ansvarar själv för att lämna uppgifter för uppdatering av kompetensregistret. VD ansvarar för att medarbetarna har tillräcklig kunskap och erfarenhet för uppdraget och att vid behov initiera utbildning. Utbildningsplan finns som uppdateras årligen. Vidareutbildning av personalen sker inom projekten, vid externa kurser samt även kontinuerlig vid interna utbildningar. I kompetensregistret skall finnas uppgifter om grundutbildning, påbyggnadsutbildning, personlig yrkeskompetens och yrkeskompetenshöjande vidareutbildning. Befattningsbeskrivningar Beslut om förändringar i befattningsbeskrivningarna fattas av VD. VD har systemansvar för befattningsbeskrivningarna. All ekonomisk attesträtt finns hos VD. Arbetsmiljö För upprätthållande av en god fysisk och psykisk arbetsmiljö tillämpas anvisningarna enligt Internkontroll av arbetsmiljön, AFS 2001:1 KAPITEL 6 INKÖP Upphandling av leverantörer Vid upphandling och uppföljning av underleverantörer till a+d ab - Bedöms personens eller företagets lämplighet för uppgiften så att kraven i detta kvalitetssystem följs alt att leverantörens kvalitetssystem kan accepteras - Utvärderas arbetet och dess resultat. Denna process dokumenteras och dokumenten sparas i syfte att underlätta framtida val av externa leverantörer. Ansvarig för definition av tjänst/produkt, bedömning av tilltänkt persons eller företags lämplighet, styrning och utvärdering av levererad tjänst/produkt är handläggare.
KAPITEL 7 ANBUDSHANTERING OCH KONTRAKTSGENOMGÅNG Anbudsgivning Med anbudsgivning avses processen från förfrågan till och med beställning. Anbudsarbetet bedrivs enl. denna beskrivning. Alla inkomna uppdragsförfrågningar och angivna anbud hanteras på ett enhetligt och korrekt sätt. Anbud undertecknas av VD. Anbud ska i princip innehålla: - Företagspresentation som innehåller vår företagsfilosofi - Varför man ska välja a+d ab. - Beskrivning av a+d ab:s angreppssätt. - Beskrivning av organisation och genomförande. - Ekonomi och andra villkor och reservationer. - Nödvändiga bilagor. Kontraktsgenomgång Rutinbeskrivning för kontraktsgenomgång: - Definition och klarläggande av uppdrag göres - Skillnader i anbud-beställning definieras. - Avstämning av resurser göres. - Handläggning av kontraktsändring göres. - Muntlig överenskommelse bekräftas skriftligt. - Miljökrav i projektet definieras - Avstämning mot miljöaspektregister görs. Intern kontraktsinformation Kontraktsinformation efter kontraktets tecknande och vid ändringar i kontrakt sker med personal berörda av projektet snarast efter kontraktstecknandet. Dokumentation Dokumentation från kontraktsgenomgång förvaras tillsammans med kontrakt/uppdragsbekräftelse.
KAPITEL 8 ARKITEKTUR, PROJEKTLEDNING ARKITEKTUR Vår arkitektverksamhet innebär att till beställaren tillhandahålla idéförslag, bygglovshandlingar, fullständiga förfrågningshandlingar och kompletta arbetshandlingar. Detta gäller både ombyggnader och nybyggnader. arkitektur+ development ab bildades 1999 under namnet ajö tristess AB och har omstrukturerats och fått nuvarande namn 2010. Firman ägs av arkitekt Ingrid Reppen och arkitekt professor Kai Wartiainen. I utvecklingsplanen ingår tanken att ägandet skall utbredas att omfatta centrala medarbetare. Antalet anställda är 4. Vår verksamhet omfattar alla typer av projektering inom hus- och stadsbyggnad samt programmering av arkitekturrelaterade IT-verktyg. I referenserna ingår också ägarnas tidigare projekt från företag som de har ägd. Referenslistan omfattar stadsplaner, forskning inredningar, bostäder, skolor och förskolor, kontor, idrottshallar, hotell, industrier och äldrevård etc. Vi arbetar: - nära våra uppdragsgivare - med attraktiva och effektiva planlösningar - hållbart, funktionellt och ekonomiskt - med bra arbets- och inre miljö - med kvalité och miljötänkande - med arkitektonisk kvalité - innovativt, engagerat och flexibelt. Vi kan utföra uppdragen enbart som arkitekter, eller som investerare med egen risk. Produktidentifikation och spårbarhet Varje uppdrag/handling identifieras och är spårbar genom särskilt arbetsnummer. Kontroll och verksamhetsstyrning Verksamheten styrs genom rutiner och checklistor som utgör kontroll under produktion och verifikation på slutkontroll. Mätinstrument De instrument som används av a+d ab för att mäta med motivet att styra verksamheten eller att verifiera en utförd tjänst eller levererad produkt finns noterade på lista. Kalibrering sker enligt fabrikantens anvisningar. Resultatet av utförda kalibreringar förvaras tillsammans med användningsinstruktionerna. VD är ansvarig för detta. Kvalitetsslinga I syfte att rationellt och effektivt styra verksamheten och tillvarata erfarenheter och synpunkter från kunderna tillämpar a+d ab nedanstående kvalitetsslinga.
KAPITEL 9 ADMINISTRATION Administration är den centrala funktionen för framställning och distribution av intern/extern kommunikation och dokument, och utgör en väsentlig del av företagets ansikte utåt. Verksamheten ansvarar för: Förmedling av telefonsamtal och vidarebefordran av meddelanden o d. Utskrifter av protokoll, beskrivningar, utredningar, brev etc. Kopiering, distribution och arkivering av förekommande handlingar/dokument. Behandling av produkter tillhandahållna av kund Produkter (handlingar, ritningar, underlag mm) tillhandahållna av kund hanteras på samma sätt som våra egna. Om produkterna ska förvaras på särskilt sätt görs separat överenskommelse med kunden. Ev. skada eller obrukbarhet rapporteras till kund omgående. KAPITEL 10 EKONOMI OCH IT Ekonomi Ekonomifunktionen ansvarar för a+d ab:s fakturering och löneadministration samt verkställer ekonomiska transaktioner och redovisning. Funktionen biträder övriga verksamhetsområden med underlag för ekonomisk redovisning. Informationsteknik IT Verksamheten är en stödprocess som riktar sig internt. Syftet är att: - Säkerställa att alla dokument arkiverade på elektroniskt media bevaras oförstörda. - Back-up funktionen garanteras - Informera alla medarbetare om nyheter i programvaror. Rev. 2013-12- 03