Kulturnämndens handlingar 2012-06-27
HALMSTADS KOMMUN KALLELSE Sida Kulturnämnden 2012-06-15 1(2) Box 316 301 08 Halmstad Tfn: 035 13 70 09 E-post: kulturnamnden@halmstad.se OBS! 13:15 Samling vid Harplinge Väderkvarn, Kvarnliden 8 Plats: Stadsbiblioteket, Klarasalen Sammanträdesdatum 2012-06-27 Tid: 15:00 Ordförande: Lena Ekman Sekreterare: Yvonne Ringbom Program 13.15 Studiebesök på Harplinge Väderkvarn, Kvarnliden 8 14.00 Studiebesök på Harplinge bibliotek, Lyngåkravägen 2 15.00 KN sammanträde i Stadsbiblioteket, Klarasalen
HALMSTADS KOMMUN FÖREDRAGNINGSLISTA Sida Kulturnämnden 2012-06-15 2(2) ÄRENDEN Sida 1 Val av justerare 2 Godkännande av dagordning 3 Information 1-6 4 KN 2012/0020 Ekonomisk rapport 2012 5 KN 2012/0159 Verksamhetsredovisning 2012 6 KN 2012/0198 Riktlinjer för Halmstads kommuns tjänstefordon 7 KN 2012/0019 Lars Johanssons Minnesfond 2012 7-14 15-18 19-34 35-42 8 Kurser och konferenser 43-44 9 Anmälningar 45-58 10 KN 2012/0001 Redovisning av delegationsbeslut 59-63 11 Ev. tillkommande frågor Fackliga företrädare har rätt att delta vid sammanträdespunkter utmärkta med 2
3 1(1) Information 2012-06-08 Diarienummer: KN 2012/0015 Version:1,0 Beslutsorgan: KN Staben Marie Järnliden E-post: marie.jarnliden@halmstad.se Telefon: 035-13 70 04 Informationsärenden 2012-06-27 Ärendet 1. Rapport från Asti projektet Synnöve Christiansson och 2 deltagare 2. Information om konstinventering Karolina Peterson 3. Information - Uppdrag drama och teater för unga Lena Engström 4. Information om fritidsavdelningens sommarverksamhet Lars Nordvall www.halmstad.se/upplevagora/motesplatser/fritidsgardar.346.html 1 1
3 I N F O R M A T I O N - kulturnämnden juni 2012 Konstinventering Inventering hösten 2011 Med anledning av den konstrevision som genomfördes hösten 2010 antog kulturnämnden ett ett förslag om att inventera konstsamlingen vartannat år. Sedan konstrevisionen genomfördes har en ny konstdatabas tagits i bruk och idag finns 4 342 konstverk registrerade. Under hösten genomfördes en inventering av kommunens konstsamling, dvs av de verk som är utplacerade på kommunens förvaltningar och som finns i våra förråd. Inventeringen visade att av de 4 342 verken som finns registrerade i databasen går 545 inte att lokalisera, dvs de finns inte på den plats (det rum) som det är uppgivet i databasen att de ska finnas på. I många fall beror det på att man har flyttat verket utan att informera om det (till en annan arbetsplats på förvaltningen t.ex.). Listan över de verk som inte finns där det är angivet att de ska finnas, visar också att flertalet av dem består av grafiska blad el likn utan större värde. Anmärkning) Inventering innebär att en person identifierar verket på sin arbetsplats och skickar in ett ifyllt underlag till konstintendenten. I och med detta blir verket markerat som inventerat. Åtgärder kopplade till inventeringen Av totalt 269 placeringsenheter var det hela 64 enheter som valde att inte delta i inventeringen. Tydligt är att ansvarsfrågan är extremt otydlig. Ingen på arbetsplatserna äger frågan. Frågan måste alltså upp på chefsnivå och förankras. Villkor för placering: För att kulturförvaltningen ska placera ut konst ska mottagande förvaltning inventera konsten vartannat år utifrån de inventeringslistor som skickas ut. Förslagsvis blir förvaltningschef ansvarig (eller den han/hon delegerar till). Inventeringen är obligatorisk. Om inte man inte deltar kräver vi en skriftlig motivering. Om den uteblir hämtas konsten in. Om ett konstverk saknas, skadas eller om en verksamhet flyttas/stänger vid inventering ska detta omedelbart rapporteras till konstenheten.. Åtgärder 2012/2013 2
3 Viktigt att koppla konstverket till platsen och inte personen (så att det inte följer med en flyttande person). Här kan också klisterlappar bakom konstverken vara en hjälp. Ta fram mottagarbevis vid leverans, dvs att personen som beställt verket får skriva under en kvittens att konstverket levererats. Samma sak måste gälla när konstverk återlämnas. Detta blir också ett viktigt underlag om ett verk rapporteras saknat. När ett nytt konstverk placeras ut får också förvaltningschefen ett meddelande om att ett nytt konstverk adderats på förvaltningens inventeringslista. Konstenheten måste också ta ställning till hur vi dokumenterar saknade verk i databasen. Kanske ska man fundera på att ha en preskiberingstid på exempelvis 5 år, därefter makuleras konstverket i databasen och läggs i ett arkiv. Som det är nu dras vi med verk som har varit försvunna i 10 kanske 20 år. Det blir en snedvriden statistik. Upprätta en handläggarmanual för konstdatabasen. 3
3 INFORMATION Uppdrag drama och teater för unga 1. Bakgrund Kulturnämnden beslutade vid sitt sammanträde 2011-06-15 att avsätta 500 000 kr från år 2012 för att ge en extern aktör i uppdrag att bedriva drama- och teaterverksamhet för åldrarna 15-25 år. Kulturförvaltningen tog fram ett förfrågningsunderlag som nämnden fattade beslut om och uppdraget annonserades ut. Kontraktet tilldelades Halmstads Kvartersteater (Kvt) med förvaltningschefen som avtalstecknare. Avtalet är på 1 år. Kommunen har rätt, men är inte skyldig, att förlänga avtalet med oförändrade villkor under högst 1 år. Avser kommunen att förlänga avtalet skall kommunen skriftligen meddela leverantören senast 6 månader före det datum som avtalet upphör gälla. Det skulle innebära att Halmstads Kvartersteater behöver ett besked om ev förlängning senast 1 juli. 2. Uppföljning av verksamheten Enligt avtalet ska leverantören och kommunen träffas minst två gånger per år för uppföljningsmöten. Mitt första längre möte med verksamhetsledaren Ulf Häägg skedde den 9 maj. Vi gick igenom hur arbetet fortlöper med utgångspunkt från den projektbeskrivning och aktivitetsplan som ingår i förfrågningsunderlaget.. 2a Möte med Ulf Häägg 23 maj Teatergruppen Ulf Häägg (projektledaren) uppger att man har 28 personer i kursen, varav fem killar. I gruppen ingår sex teaterledare, dvs de håller i grupperna ibland och har gått teaterkurser hos Kvt tidigare. Cirka 5 uppges vara nyrekryterade. Ulf säger att man skulle vilja ha med fler killar i gruppen. Man har träffats 9 ggr fram till 9 maj. Man repeterar cirka 2 ggr i veckan. Gruppens storlek varierar ganska kraftigt från gång till gång berättar Ulf. I förfrågningsunderlaget skriver man att: KVT:s bedömning är att vi totalt kan erbjuda deltagande för upp till 40 personer. Rekrytering av medverkande ungdomar Som marknadsföring för nyrekrytering har Kvt använt sina medlemmar för att sprida material på skolor. På fritidsgårdar har man inte gjort något och broschyren på biblioteket var gammal där uppdraget inte ens fanns nämnt. Man har också annonserat. I förfrågningsunderlaget skriver man: Kommunens mål kommer att uppfyllas genom en aktiv rekrytering av deltagare. Rekrytering kommer att ske genom annonser i lokalpressen och inbjudningar till elever vid gymnasieskolorna samt fritidsgårdarna. 4
3 Beskrivning av samarbeten och nätverk med andra aktörer För att deltagarna ska få kunskaper om olika tekniker inom teaterns värld samt insyn i de olika delarna i en teaterföreställnings tillkomst fick anbudsgivarna berätta om vilket upplägg de hade tänkt. Vid förfrågan under mitt möte angav Ulf Häägg att Kvt planerar helgkurser i höst med tema ljud, ljus, scenografi samt PR. Den senare kursen leds av Anton Häägg och de övriga av Kulturskolan samt Ljus & Dekor. En mer noggrann beskrivning av denna planering kommer Kvt att få lämna in vid höststarten. Övrigt som framkom under vårt samtal: Ulf Häägg räknar med att han jobbar med uppdraget f n 65-70% och att Jörgen Karlsson jobbar 10-15 % med uppdraget. Ulf räknar med att mer tid går åt efter sommaren. När skolan börjar i höst ska man repetera 2-3 dar/veckan. Man har tillgång till Kulturhusets stora scen 12-25 november. Uppspel är beräknade till 16-18 nov samt 23-25 nov. Målet är att göra en pjäs med tema: Ung i Halmstad. Det ska vara en tidsresa från 30-talet med sång, musik och dans. Deltagarna ska själva ta fram manus. 2 b. Möte med gruppen För att komplettera den information jag fick av Ulf Häägg har jag också träffat teatergruppen vid ett tillfälle hittills. Den 30 maj deltog jag vid en sammankomst med fem deltagare och Ulf Häägg. Gruppen jobbade tillsammans i tre timmar. Två av de fem fungerade som ledare. En av deltagarna hade inte varit med i Kvt:s verksamhet tidigare. Jag upplevde att det var ett roligt arbete med bra stämning. 3. Avtalets ev förlängning Om man ser strikt till uppdragets mål att få igång en teatergrupp med cirka 40 deltagare, där flera har nyrekryterats kan det tyckas tveksamt om resultatet uppnås. Ytterligare tveksamhet kan råda om man ska förlänga avtalet ett år. Om man däremot tar hänsyn till att det är första gången, för båda parter, som en verksamhet av denna typ genomförs i en upphandlad form så får man kanske ha överseende med att det känns svajigt i inledningen. Ytterligare en faktor som gör det svårt att göra en bedömning redan i maj/juni är att verksamheten kom igång sent eftersom avtalet skevs först vid årsskiftet. För att få en mer rättvis bild av hur den verksamhet som kvt har startat, kommer att utvecklas och vilket resultatet blir föreslår jag därför att kulturförvaltningen väntar till 1 okt med att ta beslut om ev förlängning. Eftersom kulturchefen var avtalstecknare är det förvaltningen som tecknar förlängt avtal. Enligt upphandlingsenheten går det bra att skjuta upp beslutet om ev förlängning och Kvt delar synpunkten på fördelen av att flytta fram beslutet. 5
3 Jag skulle också redan nu vilja flagga för att förvaltningen och nämnden, oavsett vilket beslut som tas i september/ oktober, bör tänka igenom om hur man bäst ska använda medlen som är riktade för barns och ungas skapande inom teaterns område. När uppdraget annonserades var intresset mycket ljummet bland möjliga aktörer inom teatervärlden. En trolig orsak är att den summa som upphandlingen gäller är för liten. Om man istället använder medlen i ett samarbete mellan förvaltning och befintlig/befintliga aktörer skulle verksamheten troligen kunna ge större genomslag. Förvaltningen kommer därför att samband med den slutliga utvärderingen av den upphandlade verksamheten att närmare utreda alternativ till upphandlad verksamhet. Lena Engström Lämnad information vid kn 2012 06 27 6
4 1(2) Tjänsteskrivelse 2012-06-05 Diarienummer: KN 2012/0020 Version: 1,0 Beslutsorgan: Kulturnämnden Enhet: Kulturförvaltningens stab Maria Gellert E-post: maria.gellert@halmstad.se Telefon: 035 13 71 78 Ekonomisk rapport, jan-maj 2012 Förslag till beslut 1. Kulturnämnden beslutar att godkänna ekonomisk rapport, jan-maj 2012. Sammanfattning Ekonomisk rapport har upprättats enligt anvisningar från Stadskontoret och kommunens riktlinjer för ekonomistyrning. Ärendet har beretts av förvaltningens ekonom tillsammans med cheferna. Prognosen visar på ett beräknat överskott av driftsmedel med 100 tkr och med 510 tkr avseende investeringsmedel. Förvaltningen föreslår att kulturnämnden beslutar att godkänna och lägga ekonomisk rapport till handlingarna. Ärendet Uppdrag Ekonomisk rapport upprättas enligt anvisningar från Stadskontoret och kommunens riktlinjer för ekonomistyrning. Rapporten informerar om periodutfallet och jämförelse görs med motsvarande period föregående år. Syftet är att ge information om prognosen per den 31 december 2012, samt om det förväntas några större budgetavvikelser. Kommentarer till utfall, prognos och avvikelser ges enligt fastställd mall. Bakgrund Ekonomisk rapport (KF.xls och KF.doc) lämnas in åtta gånger per år till Stadskontoret för vidare handläggning till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Övriga rapporter är delårsrapport 1, delårsbokslut och årsbokslut. 7 1
4 Analys, förslag och motivering Ekonomisk rapport, som baseras på januari maj utfall, redovisar positiv avvikelse avseende driftmedel med 100 tkr. Avvikelsen beror på att budget för kapitaltjänstkostnader är större än vad kostnader för avskrivningar och internränta kommer att bli. Prognosen försämras av att förvaltningen tagit rekryteringskostnader för ny förvaltningschef. Fritidsverksamheten redovisar positiv avvikelse avseende personalkostnader. Positiv avvikelse med 510 tkr redovisas för investeringar med anledning av att medlen för RFID inte kommer att användas. Samtliga medel för fritidsgård i Oskarström kommer inte att förbrukas i år. Inte heller samtliga medel för offentlig konst kommer att användas i år, utan en del sparas till kommande större verk. Konsekvenser Budget för kapitaltjänstkostnader fastställs i planeringsdirektiven och ska respekteras när internbudget läggs. Även nästa år kan kapitalkostnaderna bli för högt budgeterade, då förvaltningen inte har för avsikt att använda samtliga årets investeringsmedel i år. Ärendets beredning Inom kommunen Ärendet har beretts av förvaltningens ekonom tillsammans med cheferna. Andra grupper - Fackliga organisationer Ärendet faller inte inom ramen för MBL-förhandling. Lista över bilagor 1. Ekonomisk rapport, KF.xls 2. Ekonomisk rapport, KF.doc 3. Ekonomisk rapport jan-maj För Kulturförvaltningen Kristina Blomquist Tf Förvaltningschef Maria Gellert Ekonom 2 8
Kulturnämnd Uppdaterad: 2012-06-05 08:57:12 Verksamhet: 460 Kulturförvaltning 4 (kkr) Helårs-utfall 2011 Utfall 2011-05 Utfall 2012-05 Budget 2012 Prognos 2012 Budgetavvikelse 2012 Budgetavvikelse fg rapport Periodutfall jmf fg år Prognosförändring fg rapport Verksamhetens Intäkter 12 591 4 824 4 517 11 430 11 650 220 220-307 0 Därav realisationsvinster 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Lönekostnader -55 328-22 631-22 801-58 185-57 060 1 125 1 125-170 0 Lokalkostnader -25 940-10 745-10 425-25 135-25 075 60 60 320 0 Kapitalkostnader -4 114-1 721-1 610-4 027-3 863 164 164 111 0 Därav avskrivningar -3 272-1 370-1 283-3 243-3 079 164 164 87 0 Därav internränta -842-351 -327-784 -784 0 0 24 0 Övriga kostnader -40 693-15 527-15 603-39 894-41 363-1 469-1 469-76 0 Därav realisationsförluster 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Verksamhetens kostnader -126 075-50 624-50 439-127 241-127 361-120 -120 185 0 Periodens resultat / nettokostnad -113 484-45 800-45 922-115 811-115 711 100 100-122 0 Periodens resultat / nettokostnad exkl realisationsresultat -113 484-45 800-45 922-115 811-115 711 100 100-122 0 Kulturnämnd Verksamhet: 460 Kulturförvaltning (kkr) Helårs-utfall 2011 Utfall 2011-05 Utfall 2012-05 Budget 2012 Prognos 2012 Budgetavvikelse 2012 Budgetavvikelse fg rapport Periodutfall jmf fg år Prognosförändring fg rapport Investeringsinkomster 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Investeringsutgifter -1 112-587 -127-1 936-1 426 510 250 460 260 Investeringsnetto -1 112-587 -127-1 936-1 426 510 250 460 260 9
Kulturnämnd Verksamhet: 460 Kulturförvaltning 4 Budgetavvikelse för periodens resultat / nettokostnad (kkr) Kortfattade kommentarer i punktform Intäkter från det regionala uppdraget att utveckla Mjellby som ett surrealistcentrum, högre än budgeterat Minskade bidrag för verksamheten på Medborgarservice Intäkterna för kulturhuset blir högre pga ökad uthyrning bl a till kulturskolan, konstnärer mm enligt nämndsbeslut Lägre personalkostnader pga ledigheter, vakanta tjänster och frånvaro av ordinarie förvaltningschef Hyreskostnader blir lägre än budget bland annat på grund av att hyra för Puls budgeterats för helår Budget för avskrivningar är baserat på att samtliga 2011 års investeringsmedel skulle förbrukas, vilket inte blev fallet. Kostnader för Surrealistuppdraget, i enlighet med det som förvaltningen erhållit bidrag för. Ökade kostnader för e-böcker, köp av personaltjänster, samt övriga ökade verksamhetskostnader jämfört med budget Kostnader för rekrytering av ny förvaltningschef. Budgetavvikelse 2012 250-180 150 1 125 60 164-250 -1 019-200 Budgetavvikelse 100 10
Kulturnämnd Verksamhet 460 Kulturförvaltningen 4 Driftredovisning Periodresultatet ( Utfall -kolumnerna) Kommentera periodresultatet samt kommentera förändringen av periodens resultat jämfört med föregående års motsvarande periodresultat. Periodens utfall ligger på -45 922 tkr, att jämföra med -45 800 tkr motsvarande period föregående år. Skillnaden beror främst på lägre lokalkostnader på grund av att nedläggning av fritidsgård skedde sommaren 2011. Kommentera och analysera särskilt periodens personalkostnadsutveckling samt gör jämförelser med föregående års personalkostnader för motsvarande period. Personalkostnaderna ligger 170 tkr (0,7 %) högre än motsvarande period föregående år. Bortsett från 2011 års avtalsmässiga löneökning, så ligger lönerna relativt sett lägre än föregående år. PO (Personalomkostnader) sänktes från 39,56 % förra året till 39,13% innevarande år. Utfall ( Budget - respektive Utfall -kolumnerna) Kommentera prognostiserade avvikelser mot kommunfullmäktiges fastställda ram. Om det prognostiseras en negativ avvikelse, beskriv därutöver vilka åtgärder som vidtagits eller planeras att vidtagas för att nå ekonomisk balans gentemot ram. Den av kommunfullmäktige fastställda ram för år 2012, har justerats med ombudgetering på 605 tkr enligt bokslutsberedningens förslag. Överföring av medel motsvarande 733 tkr avseende drama- och teaterverksamhet har gjorts till anslagsområde 649, kulturskolan, enligt KF 11 KS 2011/0429. Förvaltningens nettoram uppgår därmed till 115 811 tkr. På nettonivå redovisas en avvikelse med 100 tkr gentemot budgetram. Intäkter avviker från budget med positiva 220 tkr. Summan består bland annat av 250 tkr från det regionala uppdraget att utveckla Mjellby som ett surrealistcentrum. Sänkning av bidrag för verksamheten på Medborgarservice med 180 tkr. Kulturhuset ser ökad användning av kulturhusets lokaler, vilket i sin tur ger ökade intäkter med 150 tkr. Personalkostnaderna prognostiseras avvika med positiva 1 125 tkr. Frånvaro i form av ledigheter, sjukdom och vakanta tjänster bidrar till avvikelsen, men också att verksamheterna blivit bättre på att planera ersättare vid frånvaro. Lokalkostnader avviker med positiva 60 tkr. Detta med anledning av att hyra för Puls har budgeterats för helår, medan kostnaden börjar belasta förvaltningen först senare i år. Ramavvikelse på 164 tkr genereras av att budget för kapitalkostnaden är för högt satt. Budget baserades på den förväntade investeringsvolymen år 2011, vilket var högre än de faktiska investeringskostnaderna blev enligt bokslut 2011. Övriga kostnader beräknas bli ca 1,5 mkr mer än budgeterat. Förvaltningen ser ökade kostnader för köp av tjänster för att klara av tillfälliga toppar och för att ersätta vid frånvaro. Förvaltningen har ökade kostnader på grund av rekrytering av ny förvaltningschef. 11 1
4 Biblioteken märker en stor efterfrågan på e-böcker, vilket gör att styrningen av e- boksutlåningen inte kan regleras i den omfattning som hänvisas till i budgeten. Verksamheterna ser också möjligheter med att disponera om resurser inom ram för att kunna ge mer verksamhet för medborgarna. Kommentera och analysera särskilt prognostiserade avvikelser för personalkostnader jämfört med föregående års helårsutfall. Med anledning av ledigheter, vakanta tjänster, vikariehantering och frånvaro av ordinarie förvaltningschef, beräknas lönekostnaderna att bli 1 125 tkr lägre än budgeterat. Jämfört med föregående års helårsutfall, kommer den prognostiserade avvikelsen främst från grundlönekostnader. Lägre grundlönekostnader kompenserar i sin tur de ökade kostnader som förvaltningen har för köp av tjänster för att klara av tillfälliga toppar och för att ersätta vid frånvaro. På Medborgarservice balanserar de lägre grundlönekostnader den bidragsminskning som uppstått för verksamheten. På biblioteken bidrar den till att klara av de ökade kostnader för köp av e-böcker. Prognosjämförelse ( Utfall -kolumnen + föregående rapport) Kommentera större förändringar av prognostiserade ramavvikelser jämfört med föregående ekonomiska rapport. Prognosen är samma som vid delårsrapport, d v s positiva 100 tkr. 12 2
4 Investeringsredovisning Periodens nettoinvesteringar ( Utfall -kolumnerna) Kommentera periodens investeringsnetto samt kommentera förändringen av periodens investeringsnetto jämfört med föregående års motsvarande periods investeringsnetto. Musikinventarier har inhandlats till fritidsverksamheten för 55 tkr. Konst och övriga inventarier har köpts för 72 tkr. Utfall ( Budget - respektive Utfall -kolumnerna) Kommentera prognostiserade avvikelser mot kommunfullmäktiges fastställda ram. Om det prognostiseras en avvikelse, beskriv vilka åtgärder som vidtagits eller planeras att vidtagas för att nå ekonomisk balans gentemot ram. De av kommunfullmäktige fastställda investeringsanslag, har justerats med ombudgetering på 776 tkr, enligt bokslutsberedningens förslag. 200 tkr avseende RFID kommer inte att användas under 2012. Budgetavvikelse redovisas med 50 tkr, med anledning av att fritidsgård i Oskarström förmodligen inte kommer att färdigställas under 2012. En del av dessa medel är tänkta att användas till köp av mobil PA anläggning och mindre investeringar till de nya lokalerna i Oskarström. Kulturavdelningen redovisar positiv avvikelse med 260 tkr avseende medel för offentlig konst. Medel sparas för kommande år för inköp av större verk. Prognosjämförelse ( Utfall -kolumnen + föregående rapport) Kommentera större förändringar av prognostiserade ramavvikelser jämfört med föregående ekonomiska rapport. Avvikelsen är 260 tkr mer jämfört med den vid delårsrapport. Skillnaden beror på avvikelse avseende den offentliga konsten. Total budgetavvikelse prognostiseras därmed till 510 tkr. 13 3
4 Kulturnämndens Ekonomiska rapport januari - maj 2012 DRIFTREDOVISNING jan-maj 2011 jan-maj 2012 Budget 2012 Jmf % (42%) Avvikelse i % Kulturnämnden 380 262 888 29,5% - 0,0% Ledning, stab, IT, gem. 4 441 4 444 12 493 35,6% - 25-0,2% Biblioteksavdelningen 20 950 20 648 50 156 41,2% - 0,0% Fritidsavdelningen 6 815 6 235 16 614 37,5% 125 0,8% Konsument Halmstad 2 063 2 206 5 964 37,0% - 0,0% Kulturavdelningen 11 151 12 127 29 696 40,8% - 0,0% SUMMA DRIFT: 45 800 45 922 115 811 100 0,1% Orsak till budgetavvikelse: Avvikelse gentemot budget redovisas med positiva 100 tkr. Ramavvikelse på 164 tkr avser kapitalkostnader, avskrivningar och internränta. Fritidsavdelningen visar positiv avvikelse 125 tkr avseende personalkostnader. Resterande avvikelser är förknippade med rekryteringskostnader för ny förvaltningschef. INVESTERINGAR jan-maj 2011 jan-maj 2012 Budget 2012 Avvikelse i % Ledning, stab, IT, gem. - - 85-0,0% Biblioteksavdelningen 173 34 593 200 33,7% Fritidsavdelningen - 55 443 50 11,3% Konsument Halmstad 11-45 - 0,0% Kulturavdelningen 403 38 770 260 33,8% SUMMA INVESTERINGAR 587 127 1 936 510 10,3% Orsak till budgetavvikelse: 200 tkr avseende RFID kommer inte att användas under 2012. 50 tkr avseende medel för fritidsgård i Oskarström. 260 tkr avseende medel för offentlig konst sparas till större verk, 14
5 1(2) Tjänsteskrivelse 2012-06-05 Diarienummer: KN 2012/0159 Version: 1,0 Beslutsorgan: Kulturnämnden Enhet: Kulturförvaltningen Maria Gellert E-post: maria.gellert@halmstad.se Telefon: 035 13 71 78 Verksamhetsredovisning övriga nyckeltal, jan-maj 2012 Förslag till beslut 1. Kulturnämnden beslutar att lägga verksamhetsredovisning januari maj 2012, övriga nyckeltal, till handlingarna. Sammanfattning Ärendet har initierats av förvaltningen, då det framkommit önskemål om mer detaljerade nyckeltal. Avdelningarna rapporterar in nyckeltal, som via länkning i Excel sammanställs till verksamhetsredovisning, övriga nyckeltal Förvaltningens förslag till beslut är att lägga redovisningen till handlingarna. Ärendet Uppdrag Ärendet har initierats av förvaltningen, då det framkommit önskemål från politiker inom femklövern om vissa förändringar och mer detaljerade nyckeltal avseende bibliotek och fritidsgårdar. I rapporten ingår även några av de nyckeltal som kommer att ingå i tertialrapporterna till nämnden. Bakgrund Kulturförvaltningen samlar som tidigare in verksamhetsmått, som redovisas i samband med tertialrapporterna. De underlag som sedan tidigare funnits för den samlade informationen, är nu det detaljerade materialet som lyfts fram i rapporten. 15 1
5 Analys, förslag och motivering Nyckeltalen som presenteras för nämnden görs i syfte för att nämnden utifrån dessa kan reagera på eventuella avvikelser och ställa frågor vid behov till avdelningscheferna. Redovisningen utgör en ögonblicksbild över inrapporterade nyckeltal runt den 10:e varje månad. Bokbussen saknar fungerande besöksräknare, men nyckeltalen som redovisas har tagits fram enligt kungliga bibliotekets direktiv om statistikveckor. Konsekvenser Rapporten ger möjlighet att i ett tidigt skede se och utreda eventuella avvikelser. Ärendets beredning Inom kommunen Avdelningarna ansvarar för inrapportering av nyckeltal, som via länkning i Excel sammanställs av förvaltningens ekonom till verksamhetsredovisning, övriga nyckeltal. Fler nyckeltal redovisas vid tertialrapporterna, då även övriga mål och aktiviteter redovisas. Andra grupper Fackliga organisationer Ärendet faller inte inom ramen för MBL-förhandling. Lista över bilagor 1. Övriga nyckeltal jan-maj 2012 För Kulturförvaltningen Kristina Blomquist Tf Förvaltningschef Maria Gellert Ekonom 16 2
5 Övriga Nyckeltal Verksamhetsrapport till kulturnämnden 2012 OBS! uppdaterad: 2012-06-07 kl 15:50 Utlån och omlån, biblioteken A-berg Fyllinge Getinge Buss SB Harplinge O-ström S-dalen Söndrum Vallås Summa Januari 2 197 2 210 1 901 15 184 36 769 2 045 3 051 1 239 7 530 6 427 78 553 Februari 2 191 2 051 1 804 11 931 34 748 2 121 2 637 942 7 379 5 625 71 429 Mars 2 258 2 822 2 130 15 862 35 576 2 811 3 168 1 462 7 915 6 400 80 404 April 1 767 1 806 1 897 11 091 31 996 1 891 2 813 1 062 6 960 5 316 66 599 Maj 2 275 2 117 1 885 14 070 29 892 2 066 2 461 1 356 6 808 5 752 68 682 Juni - - - - - - - - - - - Juli - - - - - - - - - - - Augusti - - - - - - - - - - - September - - - - - - - - - - - Oktober - - - - - - - - - - - November - - - - - - - - - - - December - - - - - - - - - - - Totalt (Libra) 10 688 11 006 9 617 68 138 168 981 10 934 14 130 6 061 36 592 29 520 365 667 Fjärrlån - - - - - - - - - - - Vuxna - - - - - - - - - - - Summa för perioden, år 2012 10 688 11 006 9 617 68 138 168 981 10 934 14 130 6 061 36 592 29 520 365 667 Summa helår 2011 22 513 20 590 22 184 131 316 418 845 23 770 32 506 12 919 89 911 60 333 834 887 Besök, biblioteken A-berg Fyllinge Getinge Buss SB Harplinge O-ström S-dalen Söndrum Vallås Summa Januari 1 385 2 601-3 964 50 797 1 683 4 731 1 663 5 347 7 034 79 205 Februari 2 364 2 790 1 747 3 964 53 586 1 729 4 562 1 336 6 079 7 788 85 945 Mars 3 657 2 550 2 393 3 964 56 955 1 974 5 113 1 556 5 989 8 377 92 528 April 2 772 845 1 898 3 964 44 449 1 197 3 807 1 337 5 341 6 700 72 310 Maj 2 407 2 152 1 778 3 964 44 321 1 571 3 891-5 236 6 812 72 132 Juni - - - - - - - - - - - Juli - - - - - - - - - - - Augusti - - - - - - - - - - - September - - - - - - - - - - - Oktober - - - - - - - - - - - November - - - - - - - - - - - December - - - - - - - - - - - Summa för perioden, år 2012 12 585 10 938 7 816 19 820 250 108 8 154 22 104 5 892 27 992 36 711 402 120 Summa helår 2011 34 542 24 233 19 059 47 568 595 833 18 938 46 480 15 656 68 494 72 226 943 029 Besök, fritidsgårdar Oskarström Vallås Fyllinge MB-hus PULS Pålsbo Summa Januari - 570 510 145 290 170 1 685 Februari - 436 458 212 321 157 1 584 Mars - 488 401 285 320 208 1 702 April - 327 328 205 190 132 1 182 Maj - 484 69-234 168 955 Juni - 40 - - - - 40 Juli - - - - - - - Augusti - - - - - - - September - - - - - - - Oktober - - - - - - - November - - - - - - - December - - - - - - - Summa för perioden, år 2012-2 345 1 766 847 1 355 835 7 148 Summa helår 2011 (Hyddan 1466) 3 723 8 211 2 692 3 594 2 547 1 776 24 009 margel2 Sida 1 2012-06-07 17
5 Övriga Nyckeltal Ärende Konsument Halmstad Konsument Energi/klimat Budget/skuld Januari 103 7 26 Februari 96 16 33 Mars 111 13 37 April 100 15 28 Maj 91 14 18 Juni - - - Juli - - - Augusti - - - September - - - Oktober - - - November - - - December - - - Summa för perioden, år 2012 501 65 142 Summa helår 2011 1 305 174 336 Besök kulturavdelningen Mjellby Konsthall Nolltrefem Januari 929 1 758 4 589 Februari 830 1 896 6 721 Mars 1 261 2 179 7 118 April 1 588 1 323 5 467 Maj 2 647 1 060 5 775 Juni 299-425 Juli - - - Augusti - - - September - - - Oktober - - - November - - - December - - - Summa för perioden, år 2012 7 554 8 216 30 095 Summa helår 2011 27 087 20 736 60 360 Antal arrangemang och aktiviteter Arrangemang Besök Bibliotek 167 2 808 Fritidsgårdar 21 398 Kulturavdelningen 164 19 842 Medborgarservice Andersberg 6 665 Summa för perioden, år 2012 358 23 713 Summa helår 2011 (egen regi, Källa: verksamhetsredovisning 2011) 1 227 53 958 margel2 Sida 2 2012-06-07 18
6 1(3) Tjänsteskrivelse 2012-06-07 Diarienummer: KN 2012/0198 Version: 1,0 Beslutsorgan: Kulturnämnden Enhet: Kulturförvaltningens stab Maria Gellert E-post: maria.gellert@halmstad.se Telefon: 035 13 71 78 Svar på remiss om riktlinjer för Halmstads kommuns tjänstefordon Förslag till beslut 1. Kulturnämnden beslutar att lämna svar på remiss till servicenämnden enligt bilaga 1, Svar på remiss - Riktlinje för Halmstads kommuns tjänstefordon Sammanfattning Halmstad kommuns tjänstefordonspolicy KF2001/0540 har setts över och reviderats av servicenämnden. Ny riktlinje för Halmstads kommuns tjänstefordon har tagits fram och det är denna riktlinje som kulturnämnden fått på remiss. Kulturförvaltningen hyr i dagsläget 5 fordon av servicenämndens verksamhet kommuntransport. Sammanfattningsvis går nämndens svar på remiss ut på att riktlinjen kan förbättras med att ge tydligare bild över rollfördelningen avseende hantering och ansvar för fordonen. Ärendet Uppdrag Enligt beslut SE 29 SE 2012/0116 ger servicenämnden servicekontoret i uppdrag att remittera förslaget till riktlinje för tjänstefordon till samtliga nämnder i Halmstads kommun Kulturnämnden har därför ombetts lämna svar på remiss om riktlinje för Halmstads kommuns tjänstefordon, senast 2012-07-31. 19 1
6 Bakgrund Sedan tidigare finns tjänstefordonspolicy KF 2001/0540, beslutad 2004-01-29, som nu setts över och reviderats av servicekontoret. Kulturförvaltningen hyr i dagsläget tre personbilar, en bokbuss och ett tranesläp av kommuntransport, som är den verksamhet inom servicenämnden som operativt hanterar fordonsuthyrning. Analys, förslag och motivering Kulturförvaltningen ser positivt på att riktlinjerna förnyats, även om dessa inte skiljer sig märkbart från nuvarande tjänstefordonspolicy. Riktlinjerna är fortfarande något för detaljrika och ger snarare bilden av att vara anvisningar än en riktlinje. Viss otydlighet råder kring rollerna avseende vem som ska göra vad, avseende både kommuntransports, verkstadens, kulturförvaltningen, fordonsansvariges, innehavarens och medarbetarens roll. Enligt riktlinjerna ska det alltid vara en chef med delegation som beslutar om den anställde är berättigad till tjänstefordon, vilket enligt förvaltningen försvårar flexibilitet. Förvaltningens och medarbetarens egenansvar lyfts fram på ett bra och tydligt sätt, men kunde ha samlats under ett stycke som berör körsäkerhet. Att det är Halmstad kommuns policy att aldrig betala självrisker eller andra kostnadsutlägg, om det framkommer att den anställde har framfört sitt fordon med mycket stor försumlighet, är viktigt att lyfta fram och informera tydligt om. Förvaltningen saknar tydligare riktlinjer kring avtal/överenskommelser. Slutligen kan sägas att språket kunde ha anpassats mer till kommunens skrivregler för att göra riktlinjerna lättare att ta till sig. Svar på remiss i sin helhet redovisas som bilaga 1, Svar på remiss - Riktlinje för Halmstads kommuns tjänstefordon. Konsekvenser Riktlinjen har få förändringar jämfört med den nuvarande tjänstefordonspolicyn. Däremot behöver förvaltningen tydligare informera om vilket ansvar som åligger förvaltningen och samtidigt tydliggöra den enskilde medarbetarens ansvar. Riktlinjerna markerar att det alltid är en chef med delegation som beslutar om den anställde är berättigad till tjänstefordon, vilket innebär att kulturförvaltningen behöver se över hanteringen och rutiner kring bilarnas nyttjande. Idag finns inga särskilda beslut om vilka som får köra våra bilar, både tillsvidare och tillfällig personal får nyttja dem. Förändring finns även kring bränslehanteringen, men däremot inte vilka konsekvenser denna hantering kommer att innebära för förvaltningarna. 20 2
6 Ärendets beredning Inom kommunen Handläggaren, som tidigare varit anställd på servicekontoret och arbetat med fordonsfrågor, har handlagt ärendet. Andra grupper - Fackliga organisationer Kulturförvaltningens samverkansgrupp har informerats om svar på remiss, samt vad de nya riktlinjerna innebär för den enskilde medarbetaren. Ärendet faller inte inom ramen för MBL-förhandling. Lista över bilagor 1. Svar på remiss - Riktlinje för Halmstads kommuns tjänstefordon För Kulturförvaltningen Kristina Blomquist Tf Förvaltningschef Maria Gellert Ekonom 21 3
6 1(2) Yttrande 2012-06-07 Diarienummer: KN 2012/0198 Version: 1,0 Beslutsorgan: Kulturnämnden Kulturförvaltningen Maria Gellert E-post: maria.gellert@halmstad.se Telefon: 035 13 71 78 SE 29 SE 2012/0116 Svar på remiss - Riktlinjer för Halmstads kommuns tjänstefordon Svar på remiss angående nya riktlinjer för Halmstads kommuns tjänstefordon, med anledning av beslut SE 29 SE 2012/0116 i servicenämnden där servicekontoret gavs i uppdrag att remittera förslaget till riktlinje för tjänstefordon till samtliga nämnder i Halmstads kommun. Remissvar ska vara inlämnad senast 2012-07-31. Kulturnämnden ser positivt på att tjänstefordonspolicyn förnyas, uppdateras och tydliggörs. En genomgång av den nu gällande tjänstefordonspolicyn och förslag på nya riktlinjer för Halmstads kommuns tjänstefordon, visar att mycket ändå är oförändrat. Riktlinjerna påminner mer av en blandning av avtal och anvisningar än övergripande riktlinjer. Med detta sagt finner vi dem något för detaljrika. I flera fall skulle man kunna hänvisa till andra dokument, som t ex upphandlingsriktlinjer, reseriktlinjer och anvisningar på skadeanmälningsblanketterna. Inga bilagor bör tilläggas en riktlinje. Stycke 3.1, som talar om att det alltid är en chef med delegation som beslutar om den anställde är berättigad till tjänstefordon försvårar flexibilitet. Som förvaltningen tolkat riktlinjen, innebär detta att kulturförvaltningen behöver se över hanteringen och rutiner kring bilarnas nyttjande. Idag finns inga särskilda beslut om vilka som får köra våra bilar, både tillsvidare och tillfällig personal får nyttja dem. Samma stycke finns med i den nuvarande tjänstefordonspolicyn. Förvaltningens och medarbetarens egenansvar lyfts fram på ett bra och tydligt sätt. Det hade dock varit enklare att hitta bland punkterna om dessa varit samlade under ett stycke som berör körsäkerhet. Att det är Halmstad kommuns policy att aldrig betala självrisker eller andra kostnadsutlägg, om det framkommer att den anställde har 22 1
6 framfört sitt fordon med mycket stor försumlighet, är viktigt att lyfta fram och informera tydligt om. Stycket om bilens användande berör främst bilförmån och bör därför tydligare kopplas till de skatteregler som finns för tjänstefordon. Verkstadens förvaltningstillhörighet är anonym. Läsaren kan lätt få intrycket att verkstaden tillhör kommuntransport och inte teknik- och fritidsförvaltningen. Viss otydlighet råder därmed kring rollerna avseende vem som ska göra vad, avseende både kommuntransports, verkstadens, kulturförvaltningen, fordonsansvariges, innehavarens och medarbetarens roll. De nya riktlinjerna nämner vagt om hur avtal/överenskommelser ska hanteras mellan kommuntransport och förvaltningen. Stycke 2.4 har rubriken avtal om förbindelse och ansvar, men har mest fokus på ansvaret och att bibehålla fordonets marknadsvärde. Frågan är egentligen om riktlinjen ska ses som ett avtal eller om det ska tecknas något utöver det. Omkostnader benämns i stycke 6.1, men det är fortfarande inte helt klart vilka fakturor som ska gå via kommuntransport och vilka som går direkt till förvaltningen. Bränsle har tillkommit, medan vår tolkning är att t ex rekonditionering av fordonets interiör eller exteriör bekostas direkt av förvaltningen. Finns det önskemål om att ändra något kring nuvarande rutiner, så framgår det inte tydligare än så. Vi hade gärna sett att språket i dessa nya riktlinjer var mer anpassat till kommunens skrivregler Varför skriver vi egentligen? för att göra riktlinjerna lättare att ta till sig. För Kulturnämnden Lena Ekman Ordförande Kristina Blomquist Tf Förvaltningschef 23 2
6 Riktlinje för Halmstads kommuns tjänstefordon. Remiss Fastställd av Kommunfullmäktige 2012-xx-xx 24
6 2 Innehållsförteckning 1. Allmänt 1.1 Syfte 1.2 Ansvarig 2. Regler för tjänstefordon 2.1 Översikt 2.2 Användande 2.3 Kostnader 2.4 Avtal om förbindelse och ansvar 2.5 Nuvarande skatteregler för tjänstefordon 3 Anskaffning av tjänstefordon 3.1 Vem beslutar 3.2 Val av tjänstefordon 3.2.1 Tillvägagångssätt 3.2.2 Val av bilmärke Remiss och leverantör 3.2.3 Miljökrav 3.2.4 Bränsle 3.2.5 Säkerhetskrav 3.2.6 Kompletterande utrustning 3.2.7 Färgval 3.2.8 Utrustning utöver standard 3.2.9 Icke godkända val 3.2.10 Godkända tillval 3.3 Bilbeställning 3.4 Hyrperiodens längd 3.5 Övermil 3.6 Leverans av nytt tjänstefordon 3.7 Tjänstebilen skall utrustas med dekal 3.8 Drivmedelskort 4 Anvisningar för användning av tjänstefordon 4.1 Vård och underhåll 4.1.1 Körsäkerhet 4.1.2 Vård och underhåll 4.2 Service och reparationer 4.3 Vid skada och stöld 4.3.1 Försäkringsbolag 4.3.2 Att komma ihåg vid skada 4.4 Skadebesiktning 5.3 Avbrott under hyrperioden 4.4.1 Glas och räddning 4.4.2 Parkeringsskada 4.4.3 Skada utan motpart 4.4.4 Smitningsskada 4.4.5 Fordonsinnehavarens ansvar 4.5 Hyrbil 4.6 Sommar- och vinterdäck 4.7 Komplettering - förbättring 4.8 Felparkeringsavgifter och böter 4.9 Svensk kontrollbesiktning 5 Vid avslut 5.1 Avslut vid hyrperiodens slut 5.2 Förlängning av hyrperioden 25
6 3 6 Omkostnadsuppföljning och rapportering 6.1 Bilomkostnader 6.2 Milrapport Remiss 26
6 4 Riktlinje för Halmstads kommuns tjänstefordon Allmänna regler för anskaffning och innehav av fordon för förvaltningar inom Halmstads kommun. 1 Allmänt 1.1 Syfte Syftet med denna riktlinje är att tillgodose behovet av tillgång till fordon, samt reglera fordonsinnehavet för förvaltningarna inom Halmstads kommun. Riktlinjen är anpassad för de som beräknas köra mer än 1000 mil/år under hela hyrperioden. För övriga finns tillgång till hyrbilar/poolbilar. Endast bilar som används i verksamhet omfattas av riktlinjen. Brandförsvarets utryckningsfordon samt fordon som används i utbildningssyfte och därmed ej är registrerade eller är avställda omfattas ej av denna riktlinje. Riktlinjen är anpassad till för tiden gällande skattregler. Halmstads kommun förbehåller sig rätten att från tid till annan ändra reglerna i riktlinjen. Dessa förändringar kan ha sin grund i såväl förändringar i skattregler som förändringar i andra förutsättningar. Frågor kring denna riktlinje besvaras företrädesvis av Kommuntransport telefon 137780. 1.2 Ansvarig Ansvarig för denna riktlinje är servicenämnden. Operativt ansvarig är Kommuntransport. 2 Regler för tjänstefordon 2.1 Översikt Grundreglerna för tjänstefordonsupplägget kan sammanfattas som följer. Kommuntransport köper in och hyr ut fordon till förvaltningen. Förvaltningen svarar för samtliga kostnader. Förvaltningen förbinder sig under hela hyr perioden. 2.2 Användande Halmstads Kommuns fordon får endast användas vid tjänstekörning, om föraren använder bilen privat, uppstår bilförmån. Det säkraste sättet att garantera så att så inte är fallet är att parkera bilen på arbetsplatsen efter arbetstidens slut och lämna nycklarna på arbetet. Om föraren har jourtjänstgörning några dagar i månaden och måste ha bilen lättillgänglig, är detta en situation där föraren kan använda sig av kommunens fordon mellan hemmet och arbetet utan att bilförmån uppstår. Ett annat fall är förare av servicebilar, som under begränsade perioder använder bilen för resor till och från arbetet. Om föraren av praktiska skäl sätter i system att påbörja eller avsluta dagens arbete med ett tjänsteärende med företagets bil, anser RSV att en bilförmån kan uppstå. Remiss 2.3 Kostnader Förvaltningen svarar utöver hyreskostnaden för samtliga kostnader för fordonets drift, försäkring, skatter, besiktningskostnader, drivmedel, olja, service, underhåll, reparationer, utbyten av defekta delar m.m. Hyreskostnaden beräknas som annuitet av kapitalkostnaden, avtalstid samt beräknat restvärde. Restvärdet sätts med hänsyn till avtalstid och årlig körsträcka. 2.4 Avtal om förbindelse och ansvar Förvaltningen förbinder sig till tjänstefordonet och ansvarar för det under hela hyrperioden. Om förvaltningen väljer att lämna tillbaka fordonet innan hyrperiodens slut förbinder han sig att betala den eventuella merkostnad som kan uppstå för Kommuntransport vid avyttring av fordonet. Förvaltningen ansvarar för att tjänstebilen sköts på ett sådant sätt att bilen under hela hyrperioden behåller sitt generella marknadsvärde. Förvaltningen är ansvarig att ersätta Kommuntransport för minskningar i marknadsvärdet av bilen under och vid hyrperiodens slut som kan hänvisas vara ett direkt led av den anställdes misskötsel av tjänstefordonet. 2.5 Nuvarande skatteregler för tjänstefordon. Halmstads Kommuns fordon får endast användas vid tjänstekörning, om föraren använder bilen privat, uppstår bilförmån. Se vidare punkt 2.2 Användande 27
6 5 3 Anskaffning av tjänstefordon Alla inköp och kontakter handhas av Kommuntransports ansvarig. Fordonet skall vara lämpligt, dels för förvaltningens transportbehov, dels för Halmstads kommuns behov och anseende på marknaden. Kommuntransport har för detta ändamål upphandlat och tecknat avtal med X återförsäljare. Bilval skall i första hand ske inom ramen för denna upphandling. Fordonet skall dessutom uppfylla av Halmstads kommun uppställda kriterier för miljö och säkerhet. Undantag från uppställda miljö och säkerhetskrav skall godkännas av beställande nämnd före fordonsbeställning. 3.1 Vem beslutar Det är alltid chef med delegation som beslutar om den anställde är berättigad till tjänstefordon eller inte. Den anställde bör alltid inhämta beslut om tjänstefordon innan denne går vidare i processen med anskaffande av fordon. När så erfordras bör även samverkan med berört skyddsombud ske. 3.2 Val av tjänstefordon 3.2.1 Tillvägagångssätt Fordonsbeställning med kravspecifikation skall alltid upprättas. Specifikationen överlämnas till Kommuntransport som ombesörjer beställningen av fordonet. 3.2.2 Val av bilmärke och leverantörer Val av bilmärke och leverantörer är beroende av Servicenämndens senaste upphandling. Aktuellt ramavtal med antagna leverantörer finns i bilaga. Fordon som ej omfattas av ramavtal skall vid behov upphandlas separat. 3.2.3 Miljökrav Halmstads Kommun har en miljöprofil på sin bilpark. Minst 90 procent av de fordon under 3,5 ton som kommunen anskaffar ska drivas med förnybara bränslen, i första hand biogas. 3.2.4 Bränsle Bränsleförbrukning. Personbilar Vi tillämpar Vägtrafikskattelagens miljöbilsdefinition Fordon som drivs med naturgas-biogas (metan). Miljöbilar som drivs med gas får maximalt förbruka 9,7 kubikmeter gas per 100 km och måste tillhöra miljöklass Euro 5. Remiss Fordon som drivs med etanol E85. Miljöbilar som drivs med E85 får maximalt förbruka motsvarande 9,2 liter bensin per 100 km och måste tillhöra miljöklass Euro 5. Fordon som drivs med el och som max drar 37 kilowattimmar per 100 kilometer samt tillhör Miljöklass El eller är klassificerad i utsläppsklassen El. För anskaffning av personbilar under denna rubrik krävs undantagsbeslut från beställande nämnd. Bensin- och dieseldrivna fordon inklusive elhybridmodeller som släpper ut max 120 g/km koldioxid per km (motsvarar c:a 5,0 lit bensin resp 4,5 lit diesel per 100 km) samt tillhör miljöklass Euro 5. Övriga fordon - transportfordon under 3,5 ton Transportfordon skall uppfylla de obligatoriska kraven, nivå baskrav, B2 samt B3, som uppställts av miljöstyrningsrådet, daterade 2011-11-14. Kraven finns redovisade på www.msr.se. För anskaffning av övriga fordon transportfordon under 3,5 ton under denna rubrik krävs undantagsbeslut från beställande nämnd. Bensin och dieseldrivna fordon inklusive elhybridmodeller. 28
6 6 Övriga fordon - transportfordon över 3,5 ton Vid upphandling av tunga fordon eller specialfordon skall utvärderingskrav för miljö ställas. 3.2.5 Säkerhetskrav För att kunna erbjuda sina anställda en säker arbetsmiljö och skydda dem vid en eventuell olycka, ställer Halmstads kommun följande krav på nya bilar som kommunen skaffar som pool, och tjänstebilar. Bilen ska erbjuda passagerarna ett bra skydd vid frontal- och sidokollisioner. Därför måste bilarna uppfylla kraven för Euro NCAP 5-stjärnor. Vid krockar mellan en stor och en liten bil löper passagerarna i den mindra bilen större risk att skadas och dödas. Därför är det bra för trafiksäkerheten om både de största och de allra minsta bilarna försvinner från vägarna. Med anledning av detta ska Halmstads kommuns pool och tjänstebilar ha en tjänstevikt på högst 1700 kg. Undantag kan göras om bilen skall frakta mer än fem passagerare eller om större lastkapacitet behövs. Halmstads Kommuns bilar måste också vara utrustade med följande säkerhetsutrustning. ABS (Anti-lock Brake System) Sidokrocksskydd Antisladd (ESP/DSTC/VSC/ASC) Antispinn (TRC-Traction Control/TCL) Bältespåminnare Yttertemperaturmätare Eftersom passagerare i bilar med dragkrok löper mycket större risk att drabbas av pisksnärtsskador bör inga av Halmstads kommuns bilar ha dragkrok. Om dragkroken är absolut nödvändig för att klara tjänstebehoven ska infällbar/avtagbar dragkrok användas. Bilar som de anställda använder i tjänsten mot milersättning måste vara försedda med nackskydd och trepunktsbälte på de sittplatser som används. Milersättningsbilar bör också vara utrustade med krockkudde på förarplatsen samt skall ha vinterdäck vid halka. Vid nyteckning av milersättningsbil skall kravet på krockkudde uppfyllas. 3.2.6 Kompletterande utrustning Halmstads kommun ställer krav på utrustning som är obligatorisk. Samtliga bilar som Kommuntransport förvärvar skall vara utrustade enligt följande. Nackstöd på samtliga platser CD-radio Sommardäck + vinterdäck, av premiumkvalitet Eluppvärmda framstolar Motorvärmare med kupéuttag AC eller motsvarande Brandsläckare Valfri lack Formgjutna golvmattor fram, back och i lastutrymme Bogserlina Första hjälpen kudde Reflexväst Remiss 3.2.7 Färgval Halmstads kommuns fordon skall vara vita. (undantag kan ske om tjänstebehovet kräver så eller vid inköp av begagnat fordon) 3.2.8 Utrustning utöver standard Utrustning utöver kommunens standard bekostas inte av Halmstads kommun. 3.2.9 Icke godkända val 29
6 7 (undantag kan ske om tjänstebehovet kräver så) Dragkrok som inte är infällbar/avtagbar Automatväxellåda Fyrhjulsdrift 3.2.10 Godkända tillval Utrustning nödvändig för verksamhetens utförande. 3.3 Bilbeställning För beställning av fordon används blankett Fordonsbeställning som finns i serviceportalen, http://service.halmstad.se. Av beställningen skall framgå beräknad årlig körsträcka och den person som är utsedd som ansvarig för fordonet. Vidare skall kostnadsställe som kostnaderna skall debiteras anges. 3.4 Hyrperiodens längd Hyreslängden för tjänstebilar baseras på körsträckan. Fem (5) år - upp till 1500 mil per år Tre (3) år - upp till 2000 mil per år Två (2) år upp till 5000 mil per år Övriga fordons hyreslängd bestäms utifrån investering och användande. 3.5 Övermil Överstigs bilens faktiska körsträcka, den vilken avgiften baseras på, debiteras hyresmannen eventuell restvärdesförsämring (marknadsvärde). Avräkningen sker vid avtalets utgång som en engångskostnad. 3.6 Leverans av nytt tjänstefordon Innan leverans av fordonet kan ske skall kommunens verkstad kontrollera och godkänna fordonet. Detta skall göras för att utröna att bilen inte är behäftad med några skador och att samtliga beställda tillbehör levererats. Vid skador eller brister efter leverans skall Kommuntransport omedelbart kontaktas. 3.7 Tjänstefordonet skall utrustas med dekal. Samtliga fordon skall utrustas med dekal, Halmstads kommuns logotyp. Denna monteras av kommunens verkstad. Undantag medges för fordon med sekretess. 3.8 Drivmedelskort Kommunen upphandlar bränsle för dels stationstankning och dels i bulk (till kommunens egen depå). Fordon skall tankas med det primära bränsle som bilen är avsedd för. Tankning skall ske på närmaste station där avtal finns. Drivmedelskorten administreras av kommuntransport och beställes via serviceportalen. För fordon som kan tankas på kommunens egen depå, Karl Ifvarssons gata, beställes drivmedelskort på förrådet. 4 Anvisningar för användning av tjänstefordon Remiss 4.1 Vård och underhåll 4.1.1 Körsäkerhet För att öka säkerheten, både för Halmstads kommuns förare och för alla andra trafikanter, har kommunen följande regler för bilkörning i tjänsten. Halmstads kommuns förare ska köra säkert, lagligt och med gott omdöme. Detta leder till ökad säkerhet både för kommunens anställda och för våra medtrafikanter. Dessutom visar vi genom gott trafikuppträdande att vårt kvalitetstänkande får genomslag på alla nivåer. Halmstads kommun kräver av sina förare att de ska följa gällande trafikregler vid körning i tjänsten. I synnerhet poängteras följande. Risken för allvarliga trafikolyckor ökar kraftigt när farten höjs. Därför är det viktigt att kommunens förare håller hastighetsgränserna. Säkerhetsbältet är en enkel och effektiv livförsäkring för alla bilister. Därför ska bilbälte alltid användas av både förare och samtliga passagerare. 30
6 8 Hälften av de invalidiserade trafikskadorna i Sverige är så kallade whiplashskador. Dessa uppkommer oftast vid påkörning bakifrån i relativt låg fart, t ex i kösituationer. För att minska risken för olyckor som leder till whiplashskador är det viktigt att kommunens förare håller ordentliga säkerhetsavstånd, inte minst vid körning i stadstrafik. Absolut trafiknykterhet är ett krav för alla förare inom kommunen. Han/hon får inte heller använda andra droger. Många mediciner kan försämra en förares trafiksäkerhet på samma sätt som alkohol. De förare som använder sådana mediciner har möjlighet att under en period slippa tjänstekörning, alternativt sjukskriva sig, förutsatt att den anställde diskuterat sina mediciner med företagsläkaren. Föraren skall vara utvilad vid körning av företagets fordon. Det är förbjudet för Halmstads kommuns tjänsteförare att tala i mobiltelefon utan hands-free medan de kör. Mobiltelefon med hands-free får användas under enklare landsvägskörning samt för att ta emot korta meddelanden. I andra fall ska föraren stanna bilen för att ta samtalen. 4.1.2 Vård och underhåll Innehavaren skall utse fordonsansvarig. Fordonsansvarig ansvarar för att bilen servas, besiktigas, hålls ren och proper samt att den är i trafiksäkert och miljömässigt gott skick. Fordonsansvarig ansvarar även för att säsongsbyten av däck sker inom avsedd tid samt att eventuella skador anmäls till kommunens verkstad. Repration av fel eller skador som uppkommer genom vårdslös skötsel eller försummelse från innehavaren skall bekostas av denne. Fordonet är att betrakta som kommunens egendom. Innehavaren skall tillse att fordonet befinner sig i ett sådant yttre och inre skick att någon negativ uppmärksamhet ej riktas mot Halmstads kommun. Detta gäller även framförandet av fordonet. 4.2 Service och reparationer Innehavaren är ansvarig för att fordonet servas och sköts i enlighet med Kommuntransports anvisningar samt att service utförs vid fastställda intervaller. Givna anvisningar beträffande reparationer skall alltid följas. Likaså skall alltid kommunens verkstad anlitas. Eventuella klagomål på utförda arbeten skall omedelbart riktas till verkstaden. Innehavaren är skyldig att visa upp bilen för kommunens verkstad en gång i halvåret. 4.3 Vid skada och stöld Alla kontakter med försäkringsbolag skall ske via Kommuntransport. Praktiska råd Remiss Packa aldrig bilen kvällen före avresa eller förvara egendom i fordon, som parkeras. Förvara aldrig stöldbegärlig egendom i fordon; t.ex. mobiltelefon, dator, instrument eller dylikt. Tänk även på att även en tom väska kan locka till inbrott. Lägg ingenting under plädar eller dylikt. Detta gäller både nattetid som dagtid vid kortare stopp. Vid parkering av fordon tillse att du väljer en plats med brottsförebyggande ögon dvs. Välj en upplyst plats som även har god insyn, under en gatlykta eller väl trafikerad gata. Förvara aldrig bilnycklar i eller i närheten av bilen. Halmstads kommun har ingen försäkring för den egendom som förvaras i fordon. Töm alltid bilen på kvällen. Beakta särskilt detta om du har dyrbar utrustning med dig dagtid. 4.3.1 Försäkringsbolag Samtliga tjänstefordon är försäkrade. Vid all kontakt med polis eller försäkringsbolag i samband med skada (skadeanmälan), skall innehavaren ange adress enligt följande: Halmstads Kommun, Kommuntransport Box 153 301 05 Halmstad 4.3.2 Att komma ihåg vid skada 31