Visma Anläggningsregister Ekonomilösningar som du vill ha det
Välkommen till Visma Anläggningsregister För att ge dig en överblick av programmets funktioner presenterar vi på följande sidor hur det är uppbyggt och fungerar. Tips och råd om ditt program hittar du på vismaspcs.se/support, där du kan få svar på dina frågor dygnet runt. Som kund hos Visma Spcs har du även en egen sida Min sida som du når direkt från programmet. Där hämtar du senaste versionen av programmet, får tillgång till internettjänster, nyheter med mera. För att dra nytta av alla fördelar med Min sida och för att börja arbeta med internettjänsterna måste du skapa ett konto. Det gör du enkelt på www.vismaspcs.se/minsida-reg Min sida Logga in För att ladda ner senaste versionen av ditt program och få personligt anpassad information om den eller de produkter du använder måste du vara inloggad. Min sida innehåller även: Meddelanden Som inloggad får du personligt anpassad information som rör de program och tjänster du har från Visma Spcs. Visma Infoline Dagliga nyheter om företagande, redovisning, skatter och ekonomi. Nyhetsarkiv Sök efter tidigare publicerade nyhetsartiklar. Menyn Via huvudmenyn tar du dig enkelt vidare till exempelvis webbutiken och supportsidorna. Tips och aktuellt Råd och tips om hur du använder dina program och tjänster på bästa sätt. Vi påminner också om viktiga händelser som rör ditt ekonomiarbete. Ekonomifakta/Skattekalender Viktiga belopp och procentsatser samt snabb överblick över alla viktiga datum för skatte- och momsdeklarationer under året. Vismas internettjänster Härifrån når du direkt de internettjänster du är ansluten till och kan enkelt ansluta dig till övriga tjänster. Inspireras av andra Här kan du bland annat ta del av andra företagares tips och idéer. 2
Arbeta med Visma Anläggningsregister Arbeta med Visma Anläggningsregister I nedanstående illustration får du en översiktlig bild över arbetsflödet i Visma Anläggningsregister, från det förberedande arbetet med inställningar och register till utskrift av rapporter. Använd gärna den här schematiska bilden som referens när du läser innehållet i häftet. Integration med Visma Administration och Visma Bokslut Förberedande arbete Inställningar/ Register Lägg upp en trädstruktur och tillgångar Löpande arbete Avskrivningar och underhåll av tillgångar Rapportering Börja så här Installera programmet 1. Starta installationen genom att dubbelklicka på filen som du har hämtat från Visma Spcs hemsida. 2. Välj Installera. En guide leder dig genom installationen. 3. Slutför installationen. En programikon läggs till på ditt skrivbord. 4. Starta programmet och aktivera ditt program. 3
Förberedande arbete Inställningar/Register För att du ska få ut mesta möjliga av ditt program behöver du göra några grundläggande inställningar och ange vissa grunduppgifter. Du kan bland annat ställa in hur många månader varje avskrivningsperiod ska vara och styra när på året en tillgångs avskrivningar ska föreslås starta. Du behöver inte göra alla inställningar eller fylla i alla register innan du börjar arbeta med programmet, men det blir smidigare ju fler uppgifter du fyller i. Programmet har olika register där du hämtar rätt uppgifter om dina tillgångar. Från registret Tillgångstyper hämtas dessutom de obligatoriska uppgifterna för hur konteringar ska ske vid exempelvis avskrivningar och försäljning av tillgångar. Avskrivningsinställningar Avskrivningarna börjar: Anskaffningsmånaden Månaden efter anskaffningsdatumet Anskaffningsårets första månad Konton till Tillgångstyp 1220 Inventarier Tillgångskonto: 1220 Inventarier och verktyg Värdeminskningskonto: Avskrivningskonto: Reavinst försäljning: Reaförlust försäljning: 1229 Ack avskrivn inv/verktyg 7832 Avskrivn inventarier 3973 Vinst avyttr maskiner/inv 7973 Förlust avyttr maskiner/inv Ack överavskrivningar: Överavskrivning resultaträkning: 2153 Ack överavskr maskiner/inv 8853 Överavskrivningar maskiner/inv De inställningar du gör under Företagsinställningar gäller det företag du arbetar i, medan de inställningar du gör under Programinställningar gäller alla företag. Uppskrivningsfond: Ack nedskrivningar: Nedskrivningskonto: 2085 Uppskrivningsfond 1228 Ack nedskrivn inv/verktyg 7730 Nedskrivn av maskiner och inv Återföring nedskrivning: 7780 Återföring av nedskrivn maskiner/inv Företagsinställningar Här kan du ställa in hur många månader varje avskrivningsperiod ska vara, lägga in en nummerserie för tillgångarna och styra när på året en nyupplagd tillgångs avskrivningar ska starta. Tillgångstyper I registret Tillgångstyper finns förupplagda tillgångstyper med kopplade konton från den kontoplan du valde när du skapade ditt företag. Nästa steg: Lägga upp en trädstruktur och tillgångar 4
Förberedande arbete Lägga upp en trädstruktur och tillgångar Värden för gruppen Övningsbolaget AB Totalt antal tillgångar: 27 Avskrivningsunderlag: 9 757 525:- För att få bästa möjliga kontroll över dina tillgångar, är det lämpligt att lägga upp en bra trädstruktur, i vilken du sedan grupperar dina tillgångar. Du kan skapa egna grupper i strukturen och exempelvis lägga upp dem per konto, per resultatenhet eller kanske efter tillgångarnas fysiska placering. Summeringar för tillgångarnas värden och antal visas direkt i trädstrukturen för den grupp du markerar. Du kan välja mellan att lägga upp tillgångar via arbetsbilden för tillgångar, snabbinmatningen eller i varje grupps redigeringsläge. I arbetsbilden kan du bara lägga upp enstaka tillgångar, medan du i snabbinmatningen och redigeringsläget kan lägga upp flera tillgångar samtidigt. Ack avskrivning: 3 105 467:- Redovisat värde: 6 652 058:- Lista med tillgångar Terminalbord Micro Tillgångsnummer: 0004 Tillgångstyp: 1220 Inventarier Anskaffningsvärde: 2 980:- Anskaffningsdatum: 20X2-10-15 Avskrivningsstart: 20X2-10-01 Nyttjandeperiod: 10 år IB ack avskrivning: 2 161:- Redovisat värde: 819:- Tillgångar som är inköpta under tidigare räkenskapsår måste läggas upp i det första olåsta året i programmet. Gruppera i trädstruktur En bra trädstruktur ger tydliga grupperingar där värden och antal summeras överskådligt per grupp. Klicka på knappen Ny tillgång för att skapa en ny tillgång i den grupp du har markerad. Snabbinmatning Ny tillgång I snabbinmatningen kan många tillgångar läggas upp samtidigt. Då visas summeringar av tillgångarnas värden längst ned, vilket ger dig ökad kontroll. Du kan även kopiera in uppgifter från externa program, som Excel, i snabbinmatningen. Nästa steg: Avskrivningar och underhåll av tillgångar 5
Löpande arbete Avskrivningar och underhåll av tillgångar Periodavskrivningar Tillgång nr OVN0001 Benämning: Kontorsfastigheten, Bengtsfors Programmet hjälper dig att sköta dina avskrivningar, vilket ger ett rättvisande resultat. Om du glömt göra förra månadens avskrivningar öppnas ett fönster med en påminnelse. Du väljer vilka månader och tillgångar du vill göra avskrivningar för och du kan också få ut en utskrift av periodavskrivningarna och bokföringsordern. Behöver du exportera verifikationen kan du välja att göra det till en SIE-fil eller direkt till Visma Administrations verifikationsregister. Det finns flera underhållsfunktioner i programmet. Du kan exempelvis sälja, utrangera, justera avskrivningar eller ändra andra värden för den specifika tillgången. Avskr underlag: 3 200 000:- Avskr per månad: 5 210:- Avskr att bokföra: 5 210:- Plan avsk året: 15 629:- Nyttj period: 600:- Plan avsk ack: 647 325:- Redovisat värde: 2 552 675:- Tillgång nr OVN0002 Benämning: Kontorsfastigheten, Säffle Avskr underlag: 1 800 000:- Avskr per månad: 2 635:- Avskr att bokföra: 2 635:- Alla avskrivningar och värdeförändringar som görs för tillgångarna kan enkelt tas tillbaka med funktionen Ångra, som finns i Kommando-menyn. Plan avsk året: 7 904:- Nyttj period: 600:- Plan avsk ack: 314 132:- Redovisat värde: 1 485 868:- Underhåll och skötsel av tillgångar Om du ligger efter med dina avskrivningar får du en påminnelse när du startar programmet. Du kan själv välja för vilka månader du vill göra avskrivningar och hur du vill exportera din verifikation för bokföringsunderlaget. Här kan du till exempel ändra resultatenhet eller projekt för tillgången. Om du behöver dela en sammanslagen tillgång, kan du också göra det här. Vid försäljning av en tillgång ser du direkt eventuell reavinst/förlust för tillgången. Nästa steg: Integration med Visma Administration 6
Löpande arbete Integration med Visma Administration Importerad tillgång Tillgångsnummer: OVN0034 Benämning: Levfakturanr 500 När integrationen är påkopplad mellan Visma Anläggningsregister och Visma Administration, synkroniseras registren automatiskt. Anskaffningsvärde: 1 156:- Anskaffningsdatum: 20X1-06-10 Integrationen gör att leverantörsfakturor och manuella verifikationer på inventarieinköp förs över till en importmapp i Visma Anläggningsregister. I importmappen gör du sedan några inställningar för att tillgångarna ska bli aktiva i programmet. Integrationen innebär också att verifikationer för periodavskrivningar och bokföringsorder förs över via automatisk export direkt till Visma Administration. Du får också en upplysning i båda programmen om det finns periodavskrivningar som inte är utförda. Avskrivningsstart: Avskrivningsmetod: Tillgångsinformation: 20X1-06-01 Rak Inventarier och verktyg Nyttjandeperiod: År Mån % Exportera verifikation Automatisk export Manuell export (SIE 4) För att integrationen ska fungera mellan Visma Administration och Visma Anläggningsregister måste båda programmen vara installerade på samma dator. Ingen export Importerade tillgångar Komplettera en importerad tillgång med Nyttjandeperiod (obligatorisk uppgift) och andra valfria uppgifter, innan du sparar in den i den ordinarie trädstrukturen. Automatisk verifikation Vid avskrivningar skapas automatiskt bokföringsunderlagets verifikation i Visma Administrations verifikationsregister, om man har Automatisk export inställd. Nästa steg: Integration med Visma Bokslut 7
Löpande arbete Integration med Visma Bokslut Visma Anläggningsregister kan även integreras med Visma Bokslut. Det finns två möjligheter att importera från Visma Anläggningsregister till Visma Bokslut. Du kan välja att exportera uppgifter från anläggningsregistret till en fil och därefter importera den till Visma Bokslut. Din andra möjlighet är att importera uppgifterna direkt till Visma Bokslut. Vid import markerar du vilka bilagor som ska skapas i Visma Bokslut. Bilagor som skapas i Visma Bokslut Avskrivningar enligt plan Konto 1250 Datorer Avskrivningar enligt plan Konto 1240 Bilar och andra transportmedel Avskrivningar enligt plan Konto 1220 Inventarier Avskrivningar enligt plan Konto 1110 Byggnader Avskrivningar enligt plan Konto 1030 Patent Årets utrangeringar och försäljning Konto 1250 Datorer Skattemässiga avskrivningar maskiner & inventarier Skattemässiga avskrivningar patent För att importera uppgifter från Visma Anläggningsregister direkt till Visma Bokslut måste båda programmen vara installerade på samma dator. Export från Visma Anläggningsregister En fil med alla anläggningsregistrets uppgifter skapas när du utför Export till Visma Bokslut. Import i Visma Bokslut Välj mellan att importera en fil eller direktimportera anläggningsuppgifter till Visma Bokslut. Du kan avmarkera de bilagor som du inte vill importera. Bilaga med korrekta anläggningsuppgifter efter importen till Visma Bokslut. Nästa steg: Rapportering 8
Rapportering Rapportering Rapporter i utskriftslistan Månadsrapporter Tillgångslista Avskrivningar summerade per resultatenhet I Utskriftscentralen hittar du programmets alla bifogade rapporter. Här finns också färdiga etikettmallar som du kan använda till dina inventarier. Du kan också skapa och spara en egen utskriftslista med dina favoritutskrifter för regelbunden rapportering. I programmet finns också en rapportgenerator där du till exempel kan kopiera en befintlig rapport och sedan skapa en ny genom att redigera kopian. När du sparat den nya rapporten kommer den att visas i mappen Egna tillgångsrapporter i Utskriftscentralen. Avskrivningar per konto Månadsrapport Avskrivning enligt plan per konto Förändringsrapport Budget Alla rapporter i programmet går, förutom att skriva ut på papper, även att exportera som Excel- eller PDF-filer. Utskriftscentral Spara en egen utskriftslista i Utskriftscentralen med de rapporter du själv vill ha med, för att snabbt kunna få fram månadens totala rapportering. Modifiera en kopierad rapport efter egna önskemål i Rapportgeneratorns redigeringsläge. Rapportgenerator Nästa steg: Utskrifter 9
Tack för att du har valt att vara avtalskund hos Visma Spcs. Det är för din skull vi målmedvetet arbetar vidare med att förenkla företagandet. Rolf Dahlberg, vd Visma Spcs AB Avtalet som ger dig mer! Nya versioner alltid uppdaterad Tjänster för dig med avtal Supporten till din tjänst Rabatt på program och utbildningar Lagar och regler ändras ständigt, vilket påverkar ditt program. Med Visma Spcs serviceavtal får du tillgång till nya programversioner så snart en förändring har gjorts, funktioner lagts till eller förfinats. Uppdateringarna hämtas direkt via vår hemsida. Du kan förenkla ditt företagande ytterligare genom att använda ett antal smarta internettjänster. Det gör du direkt via internet eller ännu hellre som en integrerad funktion i ditt program. på vad du kan göra är: kreditupplysningar, sköta dina backuper, skicka sms och rapportera reseräkningar och arbetstider. Läs mer på vismaspcs.se/ produkter. Ibland kör man fast och behöver hjälp. Det får du direkt av vår support, som nås på telefon eller e-post under kontorstid och dygnet runt via vår hemsida. För supporten är ingen fråga för enkel och våra medarbetare har gedigen programkunskap att dela med sig av. Med Visma Spcs serviceavtal får du köpa följande program till reducerat pris: Visma Analys Visma Anläggningsregister Visma Bokslut Visma Koncern Visma Revision Visma Skatt Visma Skatt Proffs Du får också 20 procent rabatt på våra lärarledda utbildningar som omfattar allt från teoriutbildningar till fördjupningskurser i specifika funktioner. Så här når du oss Supportavdelningen Avtalsavdelningen Försäljningsavdelningen Utbildningsavdelningen Telefon 0470-70 62 00 E-post support@vismaspcs.se Hemsida www.vismaspcs.se/support Telefon 0470-70 62 50 E-post avtal@vismaspcs.se Telefon 0470-70 61 00 E-post sales@vismaspcs.se Hemsida www.vismaspcs.se/ produkter Telefon 0470-70 61 50 E-post utbildning@vismaspcs.se Hemsida www.vismaspcs.se/utbildning Visma Spcs butiker Göteborg Malmö Stockholm Växjö Första Långgatan 7, 413 27 Göteborg Neptuniplan 9, 211 18 Malmö Kungsbron 18, 111 22 Stockholm Sambandsvägen 5, 352 36 Växjö Telefon 031-10 29 90 Telefon 040-693 13 10 Telefon 08-23 31 10 Telefon 0470-70 61 00 E-post butiken.gbg@vismaspcs.se E-post butiken.malmo@vismaspcs.se E-post butiken.sthlm@vismaspcs.se E-post butiken.vxo@vismaspcs.se Sommaröppettider juni augusti se www.vismaspcs.se www.vismaspcs.se Systemkrav Internetanslutning Operativsystem: Windows 8, 7, Vista eller XP För fullständiga systemkrav se vismaspcs.se