FLEXIBELT fordonsutnyttjande» smartare användning av fordonen kan spara 2 miljoner om året Flexibelt fordonsutnyttjande 1
Sammanfattning 3 Förutsättningar 4 Bakgrund 4 Problemformulering 4 Syfte 4 Avgränsningar 5 Potential 5 Processkarta 6 Kartläggning 7 Nuläge 7 Förbättringspotential 7 Analys 9 Anpassade fordon 9 Gå- och bil-scheman 9 Servicekontoret mandat 10 Median 4 mil om dagen 10 Implementering 11 Säkerställa den nya processen 11 Fortsatt arbete 11 Diskussion 11 Projektledare Andréa Andersson Johan Olovson Förvaltning Stadskansliet 2 Flexibelt fordonsutnyttjande
Flexibelt fordonsutnyttjande Sammanfattning Projektet Flexibelt fordonsutnyttjande visar hur Borås Stad smartare kan utnyttja fordonen inom äldreomsorgen och hejda ökningen av antal bilar. Besparingen kan bli upp till 2 miljoner kr årligen. Projektet Hela bilen 2012 visade att vissa enheter kanske inte hade behov av alla sina fordon. Det väckte frågan om Borås Stad genom att smartare och flexiblare utnyttja fordonen kunde minska antalet och därmed kostnaderna, utan att det påverkade verksamheternas kvalitet. Inom äldreomsorgen varierade brukarnas vårdbehov över tid. Periodvis behövdes extra fordon. Tidsperioden berodde på aktuella antalet brukare, deras vårdbehov och geografiska plats. Problemformulering Enheternas fordonsbehov varierade över den treåriga leasingperioden vilket kunde innebära en onödig kostnad för Borås Stad. Det saknas rutiner som kan bemöta denna variation för att skapa en flexibel hantering som möjliggör en så hög användningsgrad som möjligt. Syfte Syftet med projektet blev att anpassa antalet fordon efter behov och skapa högsta möjliga användningsgrad av dessa. Potential Äldreomsorgen stod för en hög andel av Borås Stads fordon. Övriga förvaltningar och bolag valde att inte delta. De två områden som gav mest ekonomisk potential och valdes i projektet var: Minskning av antalet fordon Vända den årliga trendökningen på 4 procent Det nya tillvägagångssättet förhindrar den årliga ökningen och ger ett smartare utnyttjande av fordon i Borås Stad. Den möjliga kostnadsminskningen för projektet blev 2 miljoner kr årligen. Flexibelt fordonsutnyttjande 3
Förutsättningar Bakgrund Eftersom antalet fordon i tjänsten och skadorna på dessa ökat under åren lyfte Borås Stad frågan om kommunen hade orimligt mycket skador, och därmed onödiga kostnader. För att svara på det inleddes ett projekt för att minska frekvensen och effektivisera hanteringen av fordonsskadorna. Projektet Hela bilen sträckte sig över hela 2012. Det var ett första steg för att minska kostnaderna kring fordonen. Projektet visade att vissa enheter kanske inte behövde alla sina fordon. Det väckte frågan om Borås Stad genom att smartare eller flexiblare utnyttja fordonen kunde minska antalet och därmed kostnaderna, utan att det påverkade verksamheternas kvalitet. Borås Stads riktlinjer för resor var att anställda skulle sträva efter att minska antalet körda mil i tjänsten. Detta projekt ställde frågan om våra fordon verkligen användes optimalt. Problemformulering Inom äldreomsorgen varierade brukarnas vårdbehov över tid. Periodvis behövdes extra fordon vid enheterna. Vilken tidsperiod som fordonet behövdes berodde på aktuella antalet brukare, deras bedömda vårdbehov och geografiska placering. Problemformuleringen blev följande: Enheternas fordonsbehov varierade över den treåriga leasingperioden vilket kunde innebära en onödig kostnad för Borås Stad. Det saknas rutiner som kan bemöta denna variation för att skapa en flexibel hantering som möjliggör en så hög användningsgrad som möjligt. Syfte Fordonsbehovet styrdes av antalet brukare, deras geografiska placering och deras vårdbehov. Dessa faktorer varierade över tid och påverkade enheternas utnyttjande och antal fordon. Syftet med projektet blev därmed: Anpassa antalet fordon efter behov och skapa högsta möjliga användningsgrad av dessa. 4 Flexibelt fordonsutnyttjande
Avgränsningar Äldreomsorgen stod för en stor del av Borås Stads fordonsinnehav. Under 2012 drevs där ett förbättringsprojekt för att minska antalet fordonsskador. Projektet Flexibelt fordonsutnyttjande tillkom som en naturlig fortsättning. Övriga förvaltningar och bolag valde att inte delta. Avgränsningen för projektet blev följande: Projektet rör leasade personfordon inom hemsjukvården, hemtjänsten och larm i Borås Stads äldreomsorg. Potential Borås Stads enheter bestämde själva över sina fordon och styrde därmed det totala antalet fordon i stadsdelarna. Antalet fordon hade ökat konstant sedan 2004. De två målområden som gav ekonomisk potential för projektet var: Minskning av antalet fordon Vända den årliga trendökningen på 4 procent Minskning av antalet fordon Äldreomsorgen hade 180 fordon i februari 2013. Dessa hade en uppskattad omkostnad på 75 000 kr styck. Målet blev att minska antalet fordon med 11 procent (20 fordon), en årlig kostnadsminskning på 1,5 miljoner kr. Vända trendökningen Borås Stads fordonspark ökade under åren 2004-2012 i genomsnitt med 4 procent per år. Under 2013 skulle detta inneburit en ökning med ytterligare 7 fordon inom äldreomsorgen. Målet blev att stoppa och på sikt vända denna ökning, och därmed hindra en årlig kostnadsökning på 525 000 kronor. De två förbättringsområden genererade tillsammans en potential på 2 miljoner. Flexibelt fordonsutnyttjande 5
Processkarta Servicekontoret ansvarade för fordonens leasingavtal. Utifrån upphandlingsavtalet och aktuellt behov hjälpte deras handläggare kunden med kostnadsförslag och val av fordonsmodell. Processen såg ut på följande sätt: Leverantörer Indata Process Utdata Kunder Leasingbolag Servicekontoret Äldreomsorgen Behov av leasat fordon hos äldreomsorgen Enhetschef tar kontakt med Servicekontoret Information inför val av fordon Beslut om vilket fordon och dess kostnader Servicekontoret beställer ett fordon till förvaltningen Leverans av fordonet Förvaltningarna Ett leasingavtal skapas och skrivs under 6 Flexibelt fordonsutnyttjande
Kartläggning Nuläget Undersökningen utnyttjade nätverket med fordonsansvariga från projektet Hela bilen. Studiebesök kartlade upplevelsen av leasingen, antal fordon och nyttjandegrad. Servicekontoret besöktes för att tydliggöra de olika momenten vid leasing av fordon. Kartläggningen vid äldreomsorgens enheter gällde: Användningsfrekvens av fordonen (del av dag) Milantalen för enhetens fordon Aktuellt behov av fordon (utvalda enheter/stickprov) Enheten, bolaget eller förvaltningen leasade fordon via Servicekontoret. Leasingfordonen upphandlades utifrån Borås Stads säkerhets- och miljökrav. Avtalen hade en löptid på 36 månader. Åren 2004-2012 ökade antalet leasade fordon från 505 till 702 (197 nya fordon á 75 000 kr gör 15 miljoner kr), en ökning på 4 procent per år. Detta berodde delvis på omorganisationer i kommunen, och att privata fordon i tjänsten ersatts av leasingfordon. Det saknades historiska fakta om kontinuiteten eller längden på besöken i äldreomsorgen. Det är därför oklart om dessa förändrats, och om det påverkat antalet fordon. I äldreomsorgen fanns 180 fordon fördelade på 42 enheter i februari 2013. Varje enhet bestämde utifrån sina behov hur många fordon som skulle leasas och kostnadsnivån. Enheterna uppskattade att fordonen 2012 i genomsnitt var budgeterade till 75 000 kronor. På grund av övermil och skador på fordonen blev denna kostnad högre för flertalet enheter. Vissa leasingfordon kördes längre än tecknat avtal. Dessa övermil kunde innebära planeringssvårigheter och ökade kostnader. Förbättringspotential För att fånga goda idéer, exempel och tänkbara förbättringar studerades olika kommuner och bolag. Följande faktorer bidrar till att nyttja fordonen mer och hålla nere kostnaderna. Verksamheter med någon som arbetade övergripande lyckades hålla nere kostnaderna. Det behövs en funktion även för kommunövergripande kontroll. Samutnyttjande kan minska antalet bilar på enheten. Information till personalen kan minska antalet skador. Flexibelt fordonsutnyttjande 7
Studiebesök hos kommunens enheter visade att: Enheterna ville ha exempel på verkliga kostnader på de fordon som finns att leasa Planerarens arbete med logistiken i brukarnas scheman var avgörande för antalet fordon Få enheter samutnyttjade sina fordon De var öppna för att överta fordon från annan enhet Enheterna korttidshyrde fordon vid hög arbetsbelastning. Vid ihållande arbetsbelastning valde de att leasa fordon. Alternativa färdmedel som cyklar fanns, och intresset ökade för de alternativen. För att systematiskt följa upp förbättringarna har följande mätetal valts: Antalet fordon inom äldreomsorgen Antalet fordon som flyttas över till annan enhet. Frågeformuläret (Stickprov) 8 Flexibelt fordonsutnyttjande
Analys Under 2012 samutnyttjades fordonen endast i begränsad utsträckning. Generellt hade enheterna dålig erfarenhet av att samutnyttja, och upplevde att ingen tog ansvar för skötseln eller skador. Detta gjorde att många motsatte sig att samutnyttja fordonen. De rutiner som arbetades fram i projektet Hela bilen hade ännu inte fått tillräckligt fäste bland användarna, främst på grund av bristande tid och engagemang. Det påverkade den kontroll av fordonen som behövdes för ett samutnyttjande. Servicekontoret ansvarade för leasingavtalen och att hjälpa kunderna välja fordon. Hit vände kunderna sig för underhåll, service och vid skador. Under 2013 tecknades leasingavtalen på 36 månader, och enheten som använde fordonet stod för samtliga kostnader. Enhetscheferna hade önskemål om att få olika fordonsalternativ och deras respektive totalkostnader vid nytecknande av leasingavtalet. Anpassade fordon Det var av yttersta vikt att fordonen var anpassade efter vad de skulle användas till för att kunna nyttjas optimalt. Enheternas önskemål om drivmedel, lastutrymme, motor, däck med mera blev dock inte alltid tillgodosedda. Det berodde delvis på att den aktuella upphandlingen inte alltid var förenlig med kundens behov, men också att månadskostnaden blev för dyr. Det hände att antalet körda mil översteg leasingavtalet. Att höja milantalen i efterhand medförde en omräkning ifrån leverantören av restvärdet, service och reparationsavtalet. Då blev månadskostnaden betydligt dyrare för enheten. Enheter med liknande områden och brukare skiljde sig i antalet fordon, och valet av fordon. Ett fåtal enheter arbetade med att hålla ner antalet fordon. De försökte skapa möjligheter för in- och utlåning av fordon mellan enheterna och samåkning, utan att det påverkade brukartiden negativt. Gå- och bil-scheman Det fanns både gå- och bilscheman, då personalen gick respektive körde bil till brukarna. Enheterna i tätortsområdena planerar mestadels gåscheman. På landsbygden finns ett större behov av fordon, och de har högre andel bilscheman. Personalen valde att köra bil fastän de var schemalagda på gåschema, både i tätort och på landsbygd. Detta påverkade antalet mil, och medförde extra kostnader för enheten. Flexibelt fordonsutnyttjande 9
Planerarna var nyckelpersoner för att hålla ner antalet fordon på enheten. De bestämde om samåkning och ansvarade för logistiken. Planerarna påpekade att planeringen blev svårare desto färre fordon enheten hade. Deras egen arbetssituation påverkades direkt om enheten minskade antalet fordon. Servicekontorets mandat För att kunna hålla ner antalet fordon behövde Servicekontorets fordonshandläggare ha översikt och möjlighet att omdistribuera fordon vid behov. Detta innebar att de måste få styra över enheternas fordonsbeställningar, enheterna skulle inte själva kunna bestämma om de ville ha nytt eller begagnat fordon. Det krävde att områdescheferna lämnade detta mandat till handläggarna. Median 4 mil om dagen Enheterna hade svårt att förutse sitt behov av fordon. Detta påverkades bland annat av antalet vårdtimmar och deras geografiska läge. För en utförlig nulägesanalys efterfrågades varje fordons körda mil. Av äldreomsorgens 180 fordon inrapporterades milantalen för 141 med följande statistik: 8 procent av fordonen körs mindre än 2 mil om dagen 38 procent av fordonen körs mindre än 3 mil om dagen 61 procent av fordonen körs mindre än 5 mil om dagen Fordonen körs i genomsnitt 6 mil/dag (170 mil/mån) Medianen är 4 mil/dag (121 mil/mån) De 20 procent som kör mest står för 45 procent av milen En liten del av fordonen står för en stor del av de körda milen. I den inrapporterade statistiken saknades flertalet av de fordon som hade höga milavtal. Denna mindre andel fordon stod troligtvis för en ännu större del av de totala milen. 10 Flexibelt fordonsutnyttjande
Implementering När kunden behöver nytt fordon fyller enhetschefen i en blankett som finns på Servicekontorets webbsidor. Frågorna till chefen är om behovet är ett nytt fordon, och om det går att samutnyttja eller omplanera scheman. Genom nya rutiner kan enheterna återlämna fordon innan avtalet löpt ut. Fordonsenheten har av områdescheferna i äldreomsorgen fått mandat att omplacera redan använda fordon. När enheterna behöver byta fordon följs rutinen att i första hand ta över ett redan inleasat och tillgängligt fordon, om det täcker deras behov. Om det nya tillvägagångssättet följs förhindrar det den årliga ökningen, och fordonen blir bättre utnyttjade. Detta ger mellan oktober 2013 och oktober 2014 en minskning med 20 fordon, det vill säga 11 procent av de 179 fordonen inom äldreomsorgen. Den möjliga kostnadsminskningen i detta projekt är då 2 miljoner kr årligen. Säkerställa den nya processen För att säkerställa processen för framtiden utsågs en processägare. Denne tog från och med november 2013 över ansvaret för kontinuerligt följa upp och kontrollera resultatet. I uppdraget ingick att följa målen, utveckla och ständigt förbättra processen, och sprida resultatet till berörda. För ett helhetstänk kring fordonsleasingen informerade processägaren fordonsansvariga och planerare om rutinerna vid respektive avstämningsmöte. Fortsatt arbete Då projektet visat en tydlig potential ligger det i Borås Stads intresse att fortsätta att sprida och tillämpa dessa rutiner i alla förvaltningar och bolag. Att arbeta för samutnyttjande och försöka minska antalet fordon i hela Borås Stad vore ett naturligt nästa steg. Enheterna uttalade ett behov av anpassade specialfordon, till exempel tvätt- och inköpsfordon. Att se över samtliga fordon och anpassa dem efter verksamhets- och personalbehov kan både minska tidsslöseri och höja kvaliteten. Det kan även vara av intresse att se över inköpen av matvaror i äldreomsorgen. Diskussion Flertalet enheter var positiva till att ta över ett begagnat, leasat fordon. Att samutnyttja fordon var dock många tveksamma till. Det berodde i första hand på att rutinen för att se över fordonet och våga stå för en skada som orsakats i tjänsten inte fullt har förankrats bland all personal. Även bolag och övriga förvaltningar behöver se en helhet i sin fordonshantering utifrån ett Borås Stad-perspektiv. De behöver ta del av förbättringarna och bidra till att mer flexibelt använda redan leasade bilar eller hitta andra sätt att samutnyttja över gränserna. Flexibelt fordonsutnyttjande 11
12 Flexibelt fordonsutnyttjande