EFS Västerbotten Protokoll ST Styrelse 2014-02-15 Bureå Närvarande: Marianne Berglund, v ordf Rune Hedman Hans Jakobsson Eva Lundeborg-Karlsson Anita Lundqvist Peter Marksén Karin Paulsson Astrid Sjöström, ordf Gunilla Stenberg Frånvarande: Cathrine Eiderhäll Åke Hägglund Roger Lidman Adjungerade: Eva S Bäckström, ek Kristoffer Hedman, df Inledning Val av protokollsekreterare Val av protokolljusterare Godkännande av dagordningen 1 Rune Hedman hälsar alla välkomna till Bureå och delar några tankar. Vi ber tillsammans för dagens sammanträde. Astrid Sjöström förklarar sammanträdet för öppnat. 2 Att välja Eva S Bäckström till dagens sekreterare. 3 att välja Marianne Berglund och Karin Paulsson att tillsammans med ordförande justera protokollet. 4 Föredragningslistan godkänns med följande tillägg: Årsmöte EFS Västerbotten 2015 Konferens Nära Jesus EFS Västerbotten 2015 Styrelsens interna valberednings uppdrag Information om pågående arbete i EFS Västerbottens valberedning Föregående protokoll 131116 5 att lägga protokollet från 131116 till handlingarna.
Ideologisk fråga Älskad-rustad-sänd Verksamhetsplaner 2014, 2015 AU 6/2014 Bilagor 6 Df delar ut text från 2 Tim 1:6-14 som styrelseledamöterna reflekterar över i mindre grupper. 7 Df redogör för arbetsgruppens utkast till verksamhetsplaner för år 2014 och 2015 inom ramen för den av årsmötet antagna programförklaringen för 2012-2015. Verksamhetsplanen inleds med EFS vision och övergripande inriktning, därefter beskrivs EFS Västerbottens uppdragspunkter samt de fyra ledorden. Verksamhetsplanen för året förtydligas genom tre rubriker: lokala verksamhetssatsningar, regionala verksamhetssatsningar och samordning. Dokumentet kan under 2015 fungera som ett arbetsdokument som styrelsen sen kan utgå ifrån när en ny verksamhetsplan från och med 2016 ska presenteras för årsmötet. Styrelsen ger synpunkter på de konkreta målen för 2015. att uppdra till df att färdigställa dokumentet inför fastställande till styrelsens sammanträde 140322. EFS framtida organisation AU 7/2014 8 EFS styrelse tog under hösten 2012 initiativ till att göra en genomlysning av EFS struktur. Under hösten 2013 genomfördes ett rådslag i Uppsala med representanter från EFS och de sju distrikten. Målet är att hitta en framtida organisation som, med den gemensamma missionsuppgiften i fokus, säkrar grundläggande funktioner i EFS och på ett effektivt sätt använda de gemensamma resurser distrikt och riks fått förtroende av föreningar och medlemmar att förvalta. Det fortsatta arbetet med EFS framtida organisation är att distrikten inbjuder till distriktsrådslag kring frågan om EFS organisation. att presentera det fortsatta arbetet med EFS framtida organisation vid distriktets årsmöte den 26/4 att välkomna EFS utsedda projektgrupp till ett rådslag med föreningarna i Västerbotten att rådslaget genomförs lördag 17/5 i Ånäset att välkomna EFS ledning till ett möte med EFS Västerbottens styrelse under hösten 2014 Föreningskontakter vt 2014 9 En av styrelseledamöternas uppgifter i EFS Västerbottens styrelse är att ha en kontinuerlig kontakt med missionsföreningarna i Västerbotten. Målet är att skapa en större närhet mellan missionsföreningarna och
AU 8/2014 AU bilaga EFS Västerbotten när det gäller det gemensamma arbetet, att lokala behov är med och vägleder styrelsen i prioriteringar av inriktning och verksamhet. Inför vårterminens kontakt har df färdigställt ett förslag på en rundringningsmall. att arbeta enligt föreslagen rundringningsmall att styrelseledamöternas telefonsamtal ska redovisas till df före årsmötet 26/4. EFS rikskonferens 2015 AU 9/2014 10 EFS Västerbotten har mottagit en förfrågan om att vara värd för EFS rikskonferens 14-17/5 2015. att tacka ja till förfrågan att förlägga konferensen i Umeå att uppdra till df att utse projektgrupp och projektledare tillsammans med representanter från EFS Styrelsen framför önskemålet att konferensen i Umeå kan få präglas av den EFS kultur och verksamhet som finns i regionen. EFS Västerbottens årsmöte 2015 EFS Västerbottens konferens Nära Jesus 2015 Val av två ombud till EFS årsmöte 2014 i Hässleholm AU 10/2014 EFS riks valberedning 2015 AU 11/2014 11 att årsmötet genomförs den 25/4 2015 12 att EFS Västerbottens konferens Nära Jesus utgår för 2015 eftersom EFS rikskonferens förläggs till Västerbotten 13 Styrelsen har ett ärende från EFS Västerbottens årsmöte 2013 att utse två ombud till EFS årsmöte i Hässleholm. att som ombud för EFS Västerbotten till EFS årsmöte 2014 i Hässleholm välja Eva Lundeborg-Karlsson att ordförande får i uppdrag att utse ytterligare ett ombud 14 EFS Västerbottens styrelse har att nominera en ordinarie ledamot och en suppleant till EFS riks valberedning 2015. att välja Karin Paulsson till ordinarie ledamot i EFS valberedning 2015 att välja Lars-Martin Lund till suppleant i EFS valberedning 2015
Verksamhetsberättelse EFS Västerbotten 2013 AU 13/2014 15 Df redogör för arbetet med EFS Västerbottens verksamhetsberättelse 2013. Ansvariga personer på kansliet har rapporterat utifrån sina arbetsområden med utgångspunkt i de fem uppdragspunkterna. För att i konferensdelen i Vårt Budskap ge utrymme även för verksamhetsplan 2015 och styrelsens proposition, beräknas verksamhetsberättelsen bli något kortare än föregående år. Styrelsen mottar rapporten och konstaterar att den definitiva verksamhetsberättelsen fastställs vid styrelsens nästa sammanträde. Utvärdering av Storsamlingar 2013 AU 14/2014 16 En sammanställning har gjorts av de utvärderingar som inkommit från missionsföreningarna. Frågorna har varit om kansliet ska fortsätta kalla till Storsamlingar, hur ofta samt om föreningarna prioriterat att vara med vid samlingarna. Svarsfrekvensen har varit ca 34% och är inte ett tillfredsställande underlag att analysera korrekt. Av dem som svarat kan man dra slutsatsen att de flesta vill behålla storsamlingarna i någon form, och att det ska vara årligen återkommande. Df menar att i distriktet har vi andra mötesplatser för ledning och missionsföreningar att mötas, tex distriktskonferensen Nära Jesus, årsmötet, Växtkraftsdagar och rådslag. Samtal förs med synpunkter om och summeringar av de samlingar som varit. Styrelsen konstaterar att Storsamlingarna i nuvarande form kan upphöra, men ställer sig frågan vad de föreningar som vill fortsätta med samlingarna vill ha kvar? att Storsamlingarna upphör i sin nuvarande form och att distriktet istället satsar tid och resurser på de Växtkraftsamlingar som just påbörjats i ett antal föreningar i norra- och södra länsdelen att uppdra till verksamhetsrådet (VR) att hitta nya former/mötesplatser utifrån de behov som beskrivits i enkäten att verksamhetsrådet lämnar en rapport senast våren 2015 SAM-Systematiskt arbetsmiljöarbete AU 14/2014 17 Df redogör för reviderat SAM-dokument där justeringar gjorts med anpassning till den nya distriktsorganisationen. att fastställa det reviderade dokumentet SAM- systematiskt arbetsmiljöarbete. Arvodering inom EFS Västerbotten 18 Distriktskonsulenterna har föreslagit justeringar i PM för arvodering inom EFS Västerbotten och Salt Västerbotten. Den märkbara
och Salt Västerbotten AU 18/2014 Luleå Stifts samarbetsråd Prioriterade områden AU 20/2014 Ekonomirapporter: Gåvor 2013 Gåvor januari 2014 Preliminärt resultat för EFS Västerbotten och Bibelfjäll AU 21/2014 Bilagor förändringen föreslås bli att ledare på läger istället benämns volontärer som ersätts genom att få mat, logi och ett tack för sin insats. I övrigt har texten i PM:et förtydligats och hänvisning gällande biträdande- och pensionerade medarbetare skrivits in. att PM för arvodering inom EFS Västerbotten och Salt Västerbotten fastställs att PM för biträdande- och pensionerade medarbetare ändras så att nya antagna medarbetare från och med 2014 inte får något arvode att uppdra till df att ändra PM för biträdande- och pensionerade medarbetare enligt ovan. 19 Samarbetsrådet EFS/Svenska kyrkan i Luleå Stift har vid sitt senaste sammanträde 131108 mottagit ett förslag på nya prioriterade områden för regionala samarbetsrådet under perioden 2014-2016. Df redogör för de prioriterade områdena och samarbetsrådets uppgift att verka för att utveckla och stärka samverkan mellan Stiftet och EFS Västerbotten och EFS Norrbotten. att anta dokumentet Prioriterade områden 2014-2016 från samarbetsrådet EFS/Svenska kyrkan i Luleå Stift. 20 Ek meddelar att gåvomedelsresultatet för år 2013 blev glädjande 8 175 000 kr. Från föreningar har inkommit 7 591 000 kr och från enskilda 584 000 kr. Budgetmålet för år 2013 var 8 100 000 kr. Kopplar man utfallet till styrelsens antagna insamlingdokument så ser man att under rubriken föreningsgåvor blir utfallet bättre än förväntat på alla rubriker utom årsmötes- och konferensgåvorna. Under rubriken enskilda gåvor når vi målen för autogiro och månadsgåvorna men inte när det gäller den sk 1000-lappen. Ek meddelar att gåvomedelsresultatet för januari 2014 har utfallit med 416 000 kr varav 47 000 avser enskilda gåvor, budget 430 000 kr. Ek meddelar att det preliminära resultatet för EFS Västerbotten ser bra ut. Tack vare ett gott utfall på testamentsmedel och lägre verksamhetsoch personalkostnader kommer ett uttag från kassakistan antagligen inte bli aktuellt. Ek meddelar att det preliminära resultatet för Bibelfjäll visar på ett litet överskott för år 2013. Styrelsen mottar rapporterna.
Begreppen gemenskaputbildningutveckling AU 25/2014 21 Utifrån den organisationsgenomlysning som genomfördes under 2011 i EFS Västerbotten fick en arbetsgrupp i uppgift att jobba med uttryck som beskriver vad EFS Västerbotten har som huvuduppgifter. Den 120611 föreslog arbetsgruppen att EFS Västerbotten ska använda begreppen gemenskap-utbildning-utveckling för att förtydliga EFS Västerbottens huvuduppgifter. Df fick i uppdrag att arbeta in begreppen i EFS Västerbottens organisation och redogjorde för dessa vid styrelsens sammanträde 130920-22. Ärendet återremitterades till AU. Df har återigen arbetat med begreppen men kommit fram till att EFS Västerbotten och EFS nationellt har tillräckligt med uttryck idag som beskriver EFS arbete både regionalt och nationellt. att ärendet är avslutat. EFS och folkhögskolorna AU 28/2014 22 Detta dokument, som funnits sedan 20 år tillbaka, har av EFS omarbetats. EFS relation till folkhögskolorna kan inte längre uttryckas som EFS mål för sina folkhögskolor. Den korrekta beskrivningen idag är att folkhögskolorna har direkt eller indirekt anknytning till EFS och kan därför endast uttrycka önskemål och förväntningar med folkhögskolornas verksamheter. Det nya dokumentet kommer att rubriceras Förhållningssätt mellan EFS och dess anknutna folkhögskolor. att årligen uppmärksamma förhållningssättet mellan EFS och dess anknutna folkhögskolor vid styrelsens septembersammanträde. Bidrag till Alphakurs EFS AU 39/2014 Rapporter EFS Västerbotten 23 Df återger ett upprop som kommit från utvecklingskonsulent Ingrid Lundström på EFS, om bidrag till ett fortsatt arbete med Alphakurs på Försvarets högkvarter i Stockholm. att bevilja ett bidrag på 15 000 kr till EFS Alpha-satsning på Försvarets högkvarter i Stockholm att medlen tas ur Offensiva fondens microdel och belastar bokslutet för 2013 att uppdra till df att arbeta för att EFS Västerbotten i någon form kan få inspiration och uppmuntran av EFS Alpha-arbete på Försvarets högkvarter i Stockholm. 24 Nära Jesus Anita rapporterar om konferenskommitténs arbete och om tanken att notera parallella samlingar i ett dokument så att samlingarna täcker många områden under ett antal år. Alla ansvariga rapporterar till distriktskonsulent Anna-Maria Niemann-Björk. Kommittén har också
kontrollerat att konferensen inte krockar med aktiviteter som sker under Kulturhuvudsstadsåret eller med den sk VIP-galan. Avtal sjukhuskyrkan Skellefteå Df rapporterar om det avtal som skrivits med Skellefteå pastorat och som börjar gälla från och med 1/1 2014. Mats Holmqvist kommer att gå in i den 50% tjänsten och lämnar då 50% av sin nuvarande tjänst. EFS Västerbotten är arbetsgivare för tjänsten i sjukhuskyrkan. Bibelfjäll Föreståndaren har efter ett provår lovat fortsätta även kommande verksamhetsår men troligen med fortsatt veckopendling från Lycksele. Referensgruppen arbetar för närvarande på att koppla ytterligare en mindre lärartjänst till Bibelfjäll där tjänsteinnehavaren även bor på orten. Nya avtal med Stiftet kan via Tärna församling trygga det ekonomiska stödet till Bibelfjäll. Enligt Bibelfjälls projektbeskrivning ska utbildningen utvärderas efter 4 år, dvs 2013. Klas Johansson Equmeniakyrkan och hans styrelse håller på att sammanställa utvärderingen. Växtkraftsdag i Umeå Växtkraftsdagen i Vasakyrkan samlade representanter från åtta föreningar totalt 70 personer som var mycket positiva inför fortsättningen. Planer finns för ett uppsamlingsheat för de som inte kunde komma. Rapporter EFS riks 25 Df informerar om vad LG riks hade på sin agenda vid senaste mötet och uppmanar styrelsen att läsa mail från EFS angående EFS synpunkter på den nya kyrkohandboken. Utsända protokoll 26 Datum Kommentar Färdigställt dokument AU 140128 Konferenskommittén 131126, 140120 IR 140115 Ordföranden kontaktar Åke Hägglund om förtydligande av 4. VR VR 131217 140204 Styrelsen uppdrar till VR att ge förslag på en pryl som ska påminna oss om böneåret. KR anteckningar 131209 LG- 131217 personalprotokoll Klippenkamraterna 140121 140121 att lägga protokollen (ej anteckningarna) till handlingarna.
Övriga frågor: EFS Västerbottens valberedning Fråga intern valberedning 27 Ordförande ger en rapport från valberedningen för EFS Västerbotten. Fem styrelseledamöter avgår vid kommande årsmöte varav ett är ett fyllnadsval på två år. Valberedningen har för närvarande förslag på namn på alla platser utom fyllnadsvalet. Marianne Berglund väcker frågan om när interna valberedningens arbete är att anse som avslutat? Det saknas information om detta i nuvarande PM. att interna valberedningen kan göra kompletteringar till och med styrelsens första sammanträde efter sommaren, därefter upphör interna valberedningens uppdrag. Avslutning 28 Ett tack framförs till Rune Hedman, Peter Marksén och Astrid Sjöström, därefter avslutas sammanträdet med bön. Dag som ovan Eva S Bäckström sekreterare Astrid Sjöström ordförande Karin Paulsson justerare Marianne Berglund justerare