Alströmerhemmet Stockholm 2013-10-16 Tillhanda Inspektionen för vård och omsorg Dnr 8.5-8249/2013 Svar på IVOs beslut daterat 16 september 2013 Inledning Inspektionen för Vård och Omsorg (IVO) genomförde natten mellan den 22 och 23 maj 2013 en oanmäld inspektion på Alströmerhemmet. Underlaget för beslutet är social dokumentation i genomförande för sju personer, fem individuella intervjuer med nattpersonal som arbetade den aktuella natten samt inspektion av lokalerna. IVO fattade ett beslut att verksamheten skall vidta följande åtgärder: Säkerställa att personalen nattetid snabbt kan uppmärksamma om en person med demenssjukdom är i behov av hjälp och utan dröjsmål kan ge honom eller henne sådant stöd och sådan hjälp som är till skydd för liv, personlig säkerhet och hälsa Säkerställa att genomförande och beslut dokumenteras i enlighet med socialstyrelsens förskrifter Säkerställa att skydds-och begränsningsåtgärder endast används i syfte att vara en hjälp för den enskilde och efter att den enskilde samtyckt till åtgärden, samt att det finns dokumenterat enligt socialstyrelsens föreskrifter Säkerställa att personalen känner till och tillämpar skyldigheten att rapportera missförhållanden och risker för missförhållanden Nedan följer verksamhetens svar på IVOs beslut. Till underlaget bifogas: Checklista vid introduktion Förslag blankett skyddsåtgärder Blankett för informationsöverföring mellan natt- och dagpersonal
Beskrivning av verksamhet Alströmerhemmet Alströmerhemmet drivs sedan 1 januari 2011 av Temabo AB på uppdrag av Kungsholmens stadsdelsförvaltning. Verksamheten är beläget vid Fridhemsplan och rymmer 113 lägenheter. 54 av lägenheterna tillhör gruppboenden för personer med demenssjukdom och 59 lägenheter är riktade till personer med stora vård- och omsorgsbehov. Huset består av sju våningsplan. På Alströmerhemmet arbetar en verksamhetschef, en biträdande verksamhetschef, två enhetschefer, sjuksköterskor, sjukgymnaster, arbetsterapeuter, temacoacher, undersköterskor, vårdbiträden och vaktmästare. Verksamheten har sjuksköterskor och vårdoch omsorgspersonal dygnet runt. Nattetid tjänstgör minst fem omvårdnadspersonal och en sjuksköterska som ingår i omvårdnadsarbetet. Inom verksamheten finns lokala rutiner upprättade av verksamhetsledningen för att fortlöpande se till att det finns den bemanning som krävs. Under vardagar (dagtid) har vi en assistent som administrerar bemanningen och övriga tider ligger ansvaret på tjänstgörande sjuksköterska. Vid förändrade behov är enhetschefen eller sjuksköterskan ansvarig för att fatta beslut om att förstärka bemanningen. Alla boendeenheter har regelbundna teamforum där samtliga yrkeskategorier samlas och går igenom samtliga boendes individuella behov. Om en boendes behov väsentligt förändras skriver sjuksköterskan en omvårdnadsrapport till biståndshandläggaren för att initiera en ny vårdbehovsmätning. Riskbedömning, egenkontroll och uppföljning Verksamheten har ett kvalitetsledningssystem som följer socialstyrelsens riktlinjer för ledningssystem utifrån SOSFS 2011:9. Kontinuerligt och fortlöpande genomförs riskbedömningar, förebyggande insatser, egenkontroll och uppföljningar för att säkerställa att de boende får vård och omsorg av god kvalitet. De boende på Alströmerhemmet får varje år besvara en brukarundersökning som tillhandahålls av Stockholms stad. Resultatet från brukarundersökningen är ett viktigt underlag för vårt fortsatta kvalitetsarbete som också lyfter frågor som trygghet och självbestämmande. Kungsholmen stadsdelsförvaltning följer kontinuerligt upp att verksamheten uppfyller ställda krav när det gäller såväl kvalitet som bemanning. Biståndshandläggarna inom Kungsholmens stadsdelsförvaltning genomför minst en gång per år individuella uppföljningar för personer som bor i vård- och omsorgsboende. Detta är ett led i att säkerhetsställa att boende får sina behov tillgodosedda. De genomför även kontinuerligt anmälda och oanmälda inspektioner både dag och nattetid där både bemanning och kvalitet kontrolleras. Trygghet och personlig säkerhet I beslutet från IVO framgår att verksamheten ska säkerställa att personalen nattetid snabbt kan uppmärksamma om en person med demenssjukdom är i behov av hjälp och utan 2
dröjsmål kan ge honom eller henne sådant stöd och sådan hjälp som är till skydd för liv, personlig säkerhet och hälsa. Vi ser allvarligt på det som IVO lyfter fram i sin rapport. Med anledning av detta kommer vi att genomföra en genomlysning för att säkerställa att vi tillgodoser de boendes individuella behov nattetid utifrån biståndsbeslut och genomförandeplan. Genomlysningen syftar till att kartlägga nattinsatserna och hur vi tillgodoser dessa på ett så ett effektivt och så optimalt sätt som möjligt. Viktiga parametrar som kommer att användas är uppföljning av de boendes genomförandeplaner i samråd med den enskilde, granskning och säkerställande av social dokumentation, utfall av vårdbehovsmätningar, antalet besök nattetid (syns på larmlistor via närvaromarkering) antalet larm (syns på larmlistor), inställelsetiden från att larm gått till boende får hjälp (syns på larmlistor) samt dialog med omvårdnadspersonal, sjuksköterskor, sjukgymnaster och arbetsterapeuter. VI kommer även att analysera resultatet från Stockholms Stads brukarundersökning 2013 där de boende ges möjlighet att svara på frågor som berör exempelvis trygghet och självbestämmande. Genomlysningen kommer att följas upp vid inbokade avstämningsmöten med verksamhetsledning och medarbetare. Resultatet kommer ligga till grund för kvalitetssäkrande åtgärder. Under en period av tre månader kommer ytterligare en medarbetare tillsättas per natt. Han/hon kommer ingå i omvårdnadsteamet samt ha i uppdrag att vara behjälplig med att ta fram underlag för förbättringsåtgärder. Denna rekryteringsprocess är påbörjad. För att öka tryggheten för de boende ser vi nu över möjligheten att installera s.k. hotellås (den äldre kan alltid gå ut ur sin lägenhet men för att komma in krävs bricka eller chip på armband eller trygghetslarm) på våra demensenheter. Detta för att trygga att man inte går in i varandras bostäder. Vi har påbörjat dialog med Kungsholmens stadsdelsförvaltning och fastighetsägare för att undersöka denna möjlighet. Vi har åtgärdat de dörrar på demensenheterna där IVO uppmärksammat att dörrvreden var ur funktion och att det endast gick att använda kod. Vi har nu satt dit plastkåpor som går att ta bort. I rapporten framgår att verksamheten ska säkerställa att genomförande och beslut dokumenteras i enlighet med socialstyrelsens förskrifter. Genomförandeplan Den boende ansöker om särskilt boende i sin hemkommun. I samband beslut om insats väljer den enskilde vilket vård- och omsorgsboende hon/han vill flytta till. När den enskilde väljer att flytta till Alströmerhemmet skickar kommunens biståndshandläggare en beställning där det finns beskrivet vilket stöd den enskilde har behov av och målsättning för insatserna. I samband med att den enskilde flyttar in upprättar vi tillsammans en genomförandeplan som beskriver hur insatserna praktiskt ska genomföras. Utgångspunkten 3
är individens individuella behov och önskemål under hela dygnet. Uppföljning av genomförandeplanen sker minst var sjätte månad och därutöver vid förändringar/behov. För att ytterligare förbättra den sociala dokumentationen har vi tagit fram en handlingsplan, se nedan. av skyddsåtgärder I IVOs rapport framgår att verksamheten ska säkerställa att skydds-och begränsningsåtgärder endast används i syfte att vara en hjälp för den enskilde och efter att den enskilde samtyckt till åtgärden, samt att det finns dokumenterat enligt socialstyrelsens föreskrifter. Enligt nuvarande instruktion dokumenterar hälso- och sjukvårdspersonal ordinerade skyddsoch begränsningsåtgärder i HSL dokumentationen/journalen, här dokumenteras också samtycke och uppföljning. I SoL dokumentationen dokumenterar den HSL personal som ordinerat begränsningsåtgärden vad de har ordinerat eller tagit bort. Vid alla skyddsåtgärder som används ska samtycke föreligga och den enskildes ställningstagande ska antecknas i social dokumentation. Den enskilde har när som helst rätt att återkalla sitt samtycke. För personer som på grund av demenssjukdom eller annan funktionsnedsättning inte kan uttrycka sitt samtycke gäller att personalen observerar hur den enskilde upplever och reagerar på skyddsåtgärderna. Detta är sedan vägledande för ställningstagandet om samtycke föreligger eller inte. Om den enskilde reagerar med motstånd eller ogillande mot personalens agerande ses detta som att samtycke inte föreligger. Enligt tidigare rutin är samtycket dokumenterat i HSL dokumentationen. Vi kommer att ändra våra rutiner enligt nedanstående handlingsplan och även dokumentera samtycket i den sociala dokumentationen. Medarbetarna är medvetna om att det aldrig är de själva som beslutar om skyddsåtgärder utan att det är HSL personal som ordinerar detta efter samtycke från den enskilde. Vid introduktion av nyanställda (bilaga 1) får medarbetarna kunskaper om vikten av samtycke vid skyddsåtgärder. Vid nyanställning ges information om vårt system för social dokumentation och hur man tar del av den enskildes genomförandeplan. Under kontaktmannaskapsutbildningen får medarbetarna utbildning i social dokumentation samt upprättande av genomförandeplaner. Utifrån handlingsplan, se nedan, kommer kontaktmannaskapsutbildningen även att innehålla avsnitt om innebörden av samtycke och vad det innebär i praktiken. Information om skyddsåtgärder och samtycke har kommunicerats och diskuterats på arbetsplatsträffar (september/oktober 2013). Det framgick vid arbetsplatsträffen att medarbetarna har god kunskap om sina skyldigheter kring samtycke och skyddsåtgärder. Vi kommer fortlöpande under året och systematiskt framöver att behandla frågeställningarna på arbetsplatsträffar. Vi har även etikforum för reflektion och diskussion kring de etiska dilemman som medarbetarna ställs inför i vardagen. Etikforum syftar till att öka den etiska kompetensen och medvetenheten hos såväl ledning som medarbetare. Våra tvärprofessionella teamforum syftar till att vidareutveckla våra arbetssätt för att möta den 4
enskildes individuella behov och önskemål. På teamforum genomförs även uppföljning och utvärdering av vidtagna skyddsåtgärder. Säkerställande av informationsöverföring Vid driftsstörning i datoriserade system samt om medarbetare tillfälligt inte kommer in i datasystemet har vi rutiner och säkerhetsåtgärder. På varje enhet finns ett låst dokumentationsskåp som medarbetarna har nyckel till där vi förvarar boendepärmar. För varje boende finns en pärm innehållande biståndsbeställning, genomförandeplan, närståendeuppgifter, välkomstsamtal, levnadsberättelse, kopia på munvårdsbedömning samt tillstånd för fotografering. Väsentliga händelser informeras vid överrapportering mellan dag-, kväll- och nattpersonal. Här finns även journalblad i pappersform för att säkerställa dokumentation vid eventuell driftsstörning. Här förvaras även individuella signeringslistor. Information om ovanstående rutiner ges vid introduktion, se bilaga 1. Handlingsplan - dokumentation Utvecklingsområde Vad ska göras? När ska det vara klart? nattinsatser skyddsåtgärder skyddsåtgärder nattinsatser Inloggningar till datasystem Nattinsatserna skall förtydligas i genomförandeplanen Skyddsåtgärder skall finnas med i genomförandeplan Behov av separat blankett för skyddsåtgärder i Boendepärmarna ses över (förslag bilaga 2) Blankett som komplement till muntlig för information från natt till kontaktperson (bilaga 3) Genomgång av behörighetslistor för att säkerställa att alla fått inloggningar Vem ska göra det? Ansvarig 30/11 Kontaktpersoner och nattpersonal med stöd av bitr VC 30/11 Kontaktpersoner och HSL-personal med stöd av bitr VC 31/12 Biträdande VC 31/10 Biträdande VC och dokumentationshandledare 31/10 Enhetschefer 5
Systematiskt kvalitetsarbete IVO beskriver i rapporten att verksamheten ska säkerställa att personalen känner till och tillämpar skyldigheten att rapportera missförhållanden och risker för missförhållanden. Alla våra medarbetare har ett ansvar för att de boende får en god omvårdnad och lever under trygga förhållanden. Om de uppmärksammar eller får kännedom om missförhållanden och påtagliga risker som rör en enskild boende ska de genast rapportera detta till sin närmsta chef enligt våra rutiner för Lex Sarah. Rapporteringsskyldigheten är ett stöd för att i det dagliga arbetet bidra till att: utveckla och säkra kvaliteten i de insatser som utförs bedriva ett effektivt och systematiskt förbättringsarbete förhindra att liknande missförhållande inträffar igen Vi som verksamhetsledning uppmuntrar alla medarbetare att delta i kvalitetsarbetet genom ett öppet klimat. Det handlar om att inte se klagomål, synpunkter och lex Sarah rapporter som något negativt utan i stället som en möjlighet att utveckla verksamhetens kvalitet. Vid nyanställning får medarbetaren information om avvikelserapportering och skyldigheten att rapportera enligt Lex Sarah/Lex Maria. Vid introduktionen som genomförs både enskilt och i grupp går vi igenom intranätets uppbyggnad och hur man söker information i vårt ledningssystem. På intranätet finns skriftliga rutiner och blanketter för avvikelsehantering HSL och för avvikelsehantering SoL, samt information om Lex Sarah och Lex Maria. Samtlig omvårdnadspersonal genomgår en kontaktmannaskapsutbildning i tre delar och under del 2 går vi igenom dokumentation enligt socialtjänstlagen samt rapportering av avvikelser. Av de fem medarbetare som IVO pratat med hade de fyra ordinarie medarbetarna genomgått kontaktmanaskapsutbildningen del 1 och 2, en medarbetare hade även gått del 3. Kvalitetsforum hålls en gång per månaden där alla yrkeskategorier är representerade. Forumet syftar till att vidareutveckla och säkerställa det systematiska kvalitetsarbetet där varje kvalitetshandledare har ett betydelsefullt uppdrag att medverka till systematiskt förbättringsarbete. Vi går igenom alla avvikelser och klagomål för att hitta samband och åtgärder. Dessa forum protokollförs och alla medarbetare ska ta del av dessa. Muntlig återkoppling sker sedan till enheterna via kvalitetshandledare och på APT. Protokoll finns att tillgå för alla medarbetare för både kvalitetsforum och APT. Avvikelser och klagomål sammanställs i ett dokument för att kunna analyseras och utifrån analysen fatta beslut som säkerställer kvaliteten för de boende, undanröjer eventuella missförhållanden eller risker för missförhållanden och förbättrar och säkerställer rutiner på verksamheten. Individuell återkoppling till berörda ska ske men ibland sker det via dokumentation t.ex. vid åtgärder vid fall. Ett exempel på återkoppling kan vara utbildningsinsatser. Alla nattmedarbetare genomgick en utbildning i hantering av sänglarm efter att vi haft avvikelser angående hantering av sänglarm. 6
En brist vi ser är att ingen nattmedarbetare deltagit på kvalitetsforum vilket kan vara en orsak till att natten inte känner att de får den återkoppling de önskar. I IVOs rapport framgår att en av personalen uppgav att hon trots sin rapportskyldighet inte skulle rapportera eventuella missförhållanden, av rädsla för dåligt klimat. Det är ytterst beklagligt att en medarbetare är rädd för att rapportera missförhållanden. Vi arbetar systematiskt med att utbilda och påtala vikten av avvikelser för ett lyckat kvalitetsarbete. Vi kommer även att genomföra en medarbetarundersökning och utifrån denna se vad vi behöver åtgärda beträffande arbetsklimatet på natten. För att säkerställa att alla vikarier nattetid har den kunskap de behöver för att göra ett fullgott arbete kommer vi nu kalla alla vikarier på gruppmöten minst två gånger per år för att gå igenom nyheter och säkerställa att de har den kunskap som behövs. Till dessa möten kommer vi också kalla tillsvidareanställda medarbetare som behöver upprepad information i aktuella ämnen. För att ytterligare säkerställa att alla medarbetare känner till skyldigheten att rapportera in missförhållanden och risker för missförhållande och tillämpar detta har vi gjort en handlingsplan. Handlingsplan systematiskt förbättringsarbete Utvecklingsområde Vad ska göras? När ska det vara klart? Information Lex Sarah Reviderad blankett för information till medarbetare med Muntlig information om Lex Sarah Visa vart skriftlig information om Lex Sarah finns Information om avvikelsehantering signatur skapas Muntlig information om Lex Sarah sker minst 1 ggr år på APT och protokollförs För att förstärka går vi nu ut på nattmöte och APT och upprepar informationen 7 Vem ska göra det? Ansvarig 10/10 Utvecklingschef 4/10 Verksamhetschef På APT 4/10 Verksamhetschef Muntlig information om Lex Sarah sker minst 1 ggr år på APT och protokollförs För att förstärka går vi nu ut på nattmöte och APT 4/10 Verksamhetschef
Visa vart skriftlig information om Avvikelsehantering finns Kvalitetsforum Återkoppling till natten Arbetsklimat och närmaste ledning och upprepar informationen På APT 4/10 Verksamhetschef Utse nattmedarbetare som deltar i kvalitetsforum Se över nattens deltagande i möten och mötesstruktur Medarbetarenkät v.45 resultat v.50 därefter handlingsplan 31/10 Enhetschef natt 31/12 VC och EC 31/12 HR-chef och verksamhetens ledningsgrupp 8