Inbjudan till kartläggning av processen "Från utskrivning till återgång till hemmet/boendet 2017-02-21 Uppdraget Beställaren, Robert Brandt, biträdande förvaltningschef vård- och, tillika processägare, ger Sofia Langefors, processutvecklare i Östersunds kommun i uppdrag att tillsammans med Bodil Evertsson, processledare, medicinskt ansvarig för rehabilitering och Susanne Hoflin, projektledare för Trygg hemgång Trygg tiden efter, vård- och att tillsammans med processteam ta fram och säkerställa en kostnadseffektiv process för arbetet avseende utskrivningen från sluten hälsooch sjukvård till hemmet/boendet. Uppdraget att göra denna processkartläggning är ett beslut som tagits i samverkan mellan Region Jämtland Härjedalen och Östersunds kommun. Om vi ska kunna effektivisera flöden i systemet behöver vi en gemensam överblick där vi ser vart de starka respektive svaga länkarna finns. Uppdragets genomförande ska utgå från Vård- och s ledningssystem för kvalitet. I uppdraget ingår även att identifiera och initiera kartläggning av de processer som ännu inte är kartlagda men som har tydlig koppling till trygg hemgång- trygg tiden efter. Bakgrund och syfte Nya lagkrav: Mot bakgrund av att, Lagen om samverkan vid utskrivning från sluten hälsooch sjukvård, införs behöver berörda se över rådande arbetssätt i syfte att säkerställa lagefterlevnaden. Lagen (1990:1404) om kommunernas betalningsansvar för viss hälso- och sjukvård kommer att upphävas i samband med att den nya lagen träder i kraft 1 januari 2018. Syftet med den nya lagen är att främja en god vård och en socialtjänst av god kvalitet för enskilda som efter sjukskrivning från slutenvård behöver insatser från socialtjänsten, den kommunalt finansierade hälso- och sjukvården eller den landstingsfinansierade öppna vården. Lagen innehåller även bestämmelser om samverkan mellan landsting och kommun. Huvudmännen ska i samråd utarbeta gemensamma riktlinjer om samverkan enligt den nya lagen och förväntas ingå överenskommelser med varandra om tidpunkt för kommunen betalningsansvar samt vilka belopp som ska betalas. Nya arbetssätt behöver fastställas vilka säkerställer överenskommelse med kommande ny lag om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård. Både Regionen och kommunen har ett ansvar att förbereda inför den. Regionens syfte med att delta i kartläggningen är att förbereda för den nya lagen och anpassa arbetssätt efter den. Ökad kostnadseffektivitet: Östersunds kommun har under 2016 haft personer som blivit kvar på sjukhuset trots att sjukvården bedömt dessa personer som utskrivningsklara. Det handlar om personer som efter utskrivning från sjukhuset haft behov av någon form av insatser från kommunen men som inte kunnat verkställas i samband med utskrivningen. Personen blir då
kvar på sjukhuset i väntan på verkställighet. Vanligtvis handlar det om behov av korttidsplats enligt socialtjänstlagen. Det innebär att personen blivit kvar på sjukhuset utan att behöva akutsjukvård och utan att få sitt behov av socialtjänst eller kommunal hälso- och sjukvård tillgodosedda. Betalningsansvaret för utskrivningsklara personer som blivit kvar på sjukhuset uppgick i november 2016 till åtta miljoner kronor. Vid Kommunfullmäktiges sammanträde i november 2016 ställdes en interpellation från Lise Hjelmgaard Svensson (M) till Mona Modin Tjulin (S). Frågan som ställdes var hur Vård- och omsorgsnämnden ska lösa kostnaden för betalningsansvar och hur den fortsatta planeringen ser ut. Vård- och har beslutat att som en av flera åtgärder tillsätta en projektledare, Susanne Hoflin, som får i uppdrag att under 2017 stödja verksamheterna i deras uppföljning och förbättringsarbete av den egna verksamheten gällande de processer som innefattas i trygg hemgång trygg tiden efter. Varje chef har ett ansvar för att leda och följa upp sin verksamhet i enlighet med kommunens styrsystem och förvaltningens ledningssystem för kvalitet. Projektledaren ska i sitt uppdrag i det här arbetet fungera som en stödjande funktion för respektive processägare (chef) och verksamhet. Omfattning och avgränsning Uppdraget omfattar processkartläggning av vård- och s, specialistsjukvårdens och primärvårdens arbete med utskrivningsklara patienter till hemmet/boendet. Det vill säga att planera, förbereda, genomföra och dokumentera processen samt analysera och rapportera resultat. Processutvecklaren, Sofia Langefors, överlämnar kartläggningen inklusive rapport och förslag till handlingsplan åt biträdande förvaltningschef Robert Brandt samt till förvaltningsledning för det vidare ansvaret att vidta korrigerande åtgärder för att processen ska bli framgångsrik. Dessa åtgärder skall följas upp, analyseras så att de förbättrar processens förmåga att åstadkomma planerade resultat utifrån identifierade behov och fastställda mål. Processteam Ni som deltar i processteamet och förbättringsarbetet av processen är handplockade utifrån att ni representerar särskilt viktig kunskap från processens olika delar. Beslut Vid sista seminarietillfället, när vi ser aktiviteter och förbättringsåtgärder, diskuterar vi hur vi går vidare tillsammans med processägare och processteam för att säkerställa ständiga processförbättringar. Efter analysfasen skrivs en rapport avseende processen, vilken överlämnas till Processägaren för beslut. Upplägg Målet med processkartläggningen är att få en bild av hur processen ser ut idag och identifiera hur den skulle behöva utvecklas för att uppfylla önskade effekter.
Målet med den förbättrade processen är att värdet för den enskilde skall stå i fokus. Mottot för arbetet är att den enskilde i Östersunds kommun ska kunna säga Jag får den vård och omsorg jag behöver, när jag behöver det och där jag behöver det. Målet är att den enskilde ska uppleva trygghet, delaktighet och inflytande i sin livssituation vid utskrivning från sjuhuset och tiden efter. Processen ska ha hög kvalitet samt vara effektiv och rättssäker. Mot bakgrund av att det finns evidens för att rehabilitering i hemmet är den mest ändamålsenliga och effektiva vägen till återhämtning och/eller bibehållande av förmågor som är ytterligare ett mål att fler medborgare ska kunna skrivas ut från sjukhuset till hemmet jämfört med idag. Effekter på längre sikt med en förbättrad process är: effektiviseringar i verksamheten så att felaktigheter och risken för merarbete försvinner förbättrad service genom att tydliggöra vilken aktör som skall göra vad i processen. arbetsklimatet blir gynnsammare för de involverade tjänstemännen från de olika områdena inom Vård- och genom bättre dialog och kommunicering. tydligare fördelning av resurser och bättre styrning av processen redan från start. kvalitetsförbättringar genom ett bra bemötande, dialog och känsla för den enskildes behov. risker är att kartläggning och förslag inte ger några förbättringar vilket kan leda till att berörda tjänstemän i processen känner sig ha blivit utsatta och missförstådda, det blir misstag i processen och att arbetet blir ineffektivt. Riskerna kan minimeras med väl genomarbetade förslag till utvecklingsarbete för processen som sedan följs upp kontinuerligt av processägare och förvaltningsledning. Lagar och andra krav Allt arbete inom uppdraget ska genomföras och utgå från de grundläggande perspektiv och principer som finns i de lagar, föreskrifter och övriga regelverk som reglerar socialtjänsten respektive hälso- och sjukvården. Här inkluderas Barnkonventionen och Konventionen om rättigheter för personer med funktionsnedsättning. Arbetet ska särskilt beakta och utgå från: den enskildes rätt till tidig och ändamålsenlig rehabilitering den enskildes rätt till samordning av insatser från olika aktörer den enskildes delaktighet, inflytande och medbestämmande helhetssyn och kontinuitet sekretess och personlig integritet rättssäkerhet professionellt bemötande god och säker vård trygghet och patientsäkerhet
Metod Allt arbete inom uppdraget ska genomföras och utgå från det av nämnden beslutade ledningssystemet för kvalitet. Ledande i arbetet är dokumenten Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete enligt SOSFS 2011:9 samt Styrning i praktiken Planering, löpande styrning, uppföljning och förbättring av Vård- och s olika verksamheter. Arbetet med processkartläggningar ska ske i enlighet med Östersunds kommuns processledningsmodell och den ansvarsfördelning som är fastställd. När vi förbättrar en process handlar det inte om att hitta syndabockar. Det handlar om att ni som är specialister avseende olika delar i den här processen samlas och tillsammans ser på flödet i sin helhet. Vi kommer att utifrån nuläget gå igenom hur processen ser ut och utifrån denna bild göra en problem- och idéinventering, en orsaksanalys och därefter tillsammans utforma en ny process. För att sjösätta den nya framtagna processen kommer det sannolikt behövas en del arbete, detta ska identifieras och prioriteras. Förberedelser För att dagarna ska bli så effektiva som möjligt är det önskvärt att ni förbereder er genom att en och var fundera igenom vad ni kan identifiera som ett önskvärt förbättringsområde utifrån den enskildes perspektiv. Återkoppling av resultat efter analysfas Återkoppling av resultatet görs till verksamhetsansvariga samt biträdande förvaltningschef löpande under processen, den 30/4 2017 skall det slutgiltiga förslaget presenteras för förvaltningsledningen. Dokumentation ska göras i form av processkarta och en sammanställning med analys av problem och frågor samt förslag och rekommendationer för att utveckla processen så att önskade mål och effekter uppnås, detta underlag lämnas till processägaren för beslut. Dagar Arbetet beräknas ta fem heldagar, det är viktigt att processteamet hålls intakt och att alla teammedlemmar är med på varje träff. Vänligen boka följande tider i era almanackor: 2 mars, 9.00-16.00, lokal: Scandic Östersund Syd 9 mars, 9.00-16.00, lokal: Scandic Östersund Syd 22 mars, 9.00-16.00, lokal: Scandic Östersund Syd 6 april, 9.00-16.00, lokal: Scandic Östersund Syd 26 april, 9.00-16.00, lokal: Scandic Östersund Syd Vi använder de dagar som behövs, om arbetet blir klart tidigare stryks de sistnämnda dagarna. Fika Vård- och bjuder på för- och eftermiddagsfika. Lunch Vård- och bjuder på lunch. Processteam: 1. Sandra Stålfors, vårdplaneringssjuksköterska, medicin, Region Jämtland Härjedalen 2. Vårdplaneringssjuksköterska, ortopeden, Region Jämtland Härjedalen
3. Karin Grönvik, tf enhetschef, kirurgen, Region Jämtland Härjedalen 4. Primärvården, enhetschef, Region Jämtland Härjedalen 5. Helena Forsgren, distriktssköterska, vårdplaneringsteamet, Vård- och 6. Gunilla Thisell, biståndshandläggare, vårdplaneringsteamet, Vård- och 7. Per-Erik Backlund, enhetschef, sektor hemtjänst, Vård- och, Östersunds kommun 8. Maria Taraldsson, distriktssköterska hemsjukvård, sektor hemtjänst, Vård- och 9. Annika Bakken, arbetsterapeut, Förenade care 10. Ann-Gerd Emanuelsson, undersköterska, sektor hemtjänst, Vård- och 11. Ann-Britt Trapp, biståndshandläggare, biståndsenheten, Vård- och 12. Susanne Hoflin, projektledare Trygg hemgång Trygg tiden efter, Vård- och 13. Bengt Marsh, externt konsultstöd till projektledare Trygg hemgång Trygg tiden efter 14. Anette Lindberg Region Jämtland Härjedalen, Projektledare "Trygg och effektiv utskrivning från sjukhus" Processägare: Robert Brandt, biträdande förvaltningschef, vård- och Processledare: Bodil Evertsson, medicinskt ansvarig för rehabilitering, vård- och Processutvecklare: Sofia Langefors, kommunledningsförvaltningen --- Angränsande processer Process: Från korttidsboende (SoL) till hemmet, särskilt boende eller LSS-bostad Process: Från hemmet till korttidsboende (SoL). Här ingår inte planerad vistelse på korttidsboende (SoL) Process: Från hemmet, särskilt boende eller LSS-bostad till sjukhuset Bästa hälsningar Lars Liljedahl, förvaltningschef, Vård- och Robert Brandt, biträdande förvaltningschef, Vård- och Susanne Hoflin, projektledare, uppdragsenheten, Vård- och Sofia Langefors, processutvecklare, team styrning, Kommunledningsförvaltningen