KOMMUNSTYRELSENS PERSONAL- OCH EKONOMIUTSKOTT Tid: 8:30-12:00 (Ajournering 11:30 11.35 34) Plats: Skeppet Beslutande Bo Pettersson (S), ordförande Gunnar Lidén (M) ersätter Sofia Westergren (M) Lisbeth Svensson (L) Janette Olsson (S) Lena Hedlund (KD) Ersättare Olof Lundberg (S) Roger Andersson (S) Ann-Marie Andersson Farkas (MP) Linda-Maria Hermansson (C) Övriga närvarande Göder Bergermo (L) Birgit Lövkvist (V) Kicki Nordberg, kommunchef Anette Oscarsson, sektorchef sektor stödfunktioner Erica Bjärsved, ekonomichef Christer Larsson, personalchef Richard Brown, sekreterare Björn Wikman, integrationssamordnare 32-33 Jan Wennebrink, verksamhetschef Kompetens & Utveckling 32-33 Anna Skyland, Arbetsförmedlingen 32-33 Per Åkerman, Arbetsförmedlingen 32-33 Elise Olausson, Arbetsförmedlingen 32-33 Justeringsdag: Onsdag 29 mars 2017 Justerare: Lisbeth Svensson (L) Richard Brown Bo Pettersson (S) Lisbeth Svensson (L) sekreterare ordförande justerare Justerar 1
ANSLAGSBEVIS Protokollet har justerats. Justeringen har gjorts offentlig genom anslagsbevis på kommunens anslagstavla. Kommunstyrelsens personal- och ekonomiutskott : Paragrafer: 27-39 Datum då anslaget sätts upp: 2017-03-29 Datum då anslaget tas ner: 2017-04-20 Förvaringsplats för protokoll: Kommunkansliet Richard Brown Sekreterare Justerar 2
Fastställande av föredragningslistan... 4 Information om lokalprojekt... 5 Information från Sektorchef... 6 Information från Kommunchef... 7 Hantering av ensamkommande ungdomar mellan 18-21 år... 8 Information och handlingsplan kring arbetet med nyanlända och asylsökande... 9 Återrapportering av uppdrag i budget 2015 angående heltider inom socialtjänsten... 10 Återremiss, strategisk plan 2016-2018 för extern drift av hamnen... 11 Försäljning av Gårdsjöstugan... 13 Ombyggnation LSS boende, Tveten alternativt Svenshögen... 14 Finansiering av byte av vikvägg i Stenungesalen... 15 Utbildning i krishantering... 16 Undertecknande av värdehandling, uppdatering av tjänsteförteckning... 17 Extrainsatt sammanträde kommunstyrelsen... 18 Justerar 3
27 Fastställande av föredragningslistan s beslut beslutar att fastställa föredragningslistan med följande justeringar: Nya ärenden Paragraf 40 Extrainsatt sammanträde kommunstyrelsen Utgående ärenden Punkt 5 Dnr 0009/16 Information från kommunchef Punkt 13 Utbildning i krishantering Justerar 4
28 Diarienummer 0010/16 Information om lokalprojekt noterar informationen. Sammanfattning av ärendet Sektorchefen informerar om större pågående lokalprojekt: Aktuell status Stenungsunds arena med skriftlig protokollsbilaga Justerar 5
29 Diarienummer 0008/16 Information från Sektorchef noterar informationen. Sammanfattning av ärendet Personalchefen informerar om: Aktuell information angående bemanning Vikarier EU-projekt Hälsogreppet Utlokaliserade från kommunhuset Justerar 6
30 Diarienummer 0009/16 Information från Kommunchef Ärendet utgår Justerar 7
31 Diarienummer 0710/16 Hantering av ensamkommande ungdomar mellan 18-21 år beslutar notera informationen samt att uppdra förvaltningen att komplettera ärendet med en ekonomisk kalkyl till nästa kommunstyrelse. Justerar 8
32 Diarienummer 0454/16 Information och handlingsplan kring arbetet med nyanlända och asylsökande beslutar notera informationen. Justerar 9
33 Diarienummer 0463/15 Återrapportering av uppdrag i budget 2015 angående heltider inom socialtjänsten föreslår kommunstyrelsen besluta att heltidsprojektet kvarstår för Höjdpunkten, Västra Ekgården samt hemtjänsten distrikt Centrum öst under 2017. Heltider ska verkställas genom full implementering av det nya bemanningssystemet i kommunen, Time care. Kostnader ska följas upp under 2017. Samt att personal- och ekonomiutskottet föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige notera informationen och besluta om att utredningsuppdraget är fullgjort. Protokollsanteckning Lisbeth Svensson (L) avstår från ställningstagande. Sammanfattning av ärendet Sektor Socialtjänst fick i uppdrag i budget 2015 att öka andel heltidstjänster inom vård och omsorg inom ram. Arbetet har bedrivits i projektform gällande ett mindre antal arbetsplatser inom sektorn, med målsättning att öka andelen heltidstjänstgörande inom befintlig ram. Förvaltningen fick i uppdrag av personal och ekonomiutskottet att föreslå ett nytt sätt att arbeta med heltidsprojektet inom ram. Berörda enheter inom heltidsprojektet kommer utifrån det nya bemanningssystemet Time care arbeta med optimerad bemanning och på så vis erbjuda utökad tjänstgöringsgrad för de som önskar och med arbete som utförs på annan enhet. Ekonomin följs kontinuerligt och utvärderas 2017-12-31. Metoden som används är ett nytt bemanningssystem, som ger bättre möjligheter till schemaplanering, bemanningshantering och uppföljning än tidigare äldre bemanningssystem kunde bidra till. På sikt ska alla enheter som arbetar utifrån bemanningssystemet kunna optimera sin bemanning. Sektorn följer kontinuerligt och detaljerat hur det påverkar sysselsättningsgrad samt kostnader. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2017-03-13 Vidare Kommunstyrelsen Justerar 10
34 Diarienummer 0256/16 Återremiss, strategisk plan 2016-2018 för extern drift av hamnen föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige notera informationen och besluta att utredningsuppdraget fullgjort samt att personal- och ekonomiutskottet föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att upphandling av hamnen sker enligt alternativ 1, tjänstekoncession av hamndriften. Reservation Bo Pettersson (S) och Janette Olsson (S) reserverar sig till förmån för förvaltningens förslag till beslut. Sammanfattning av ärendet Kommunfullmäktige har i Strategisk plan 2016-2018 gett kommunstyrelsen i uppdrag att utreda möjligheten till extern drift av hamnverksamheten. Kommunstyrelsen föreslog vid sammanträde 2016-05-09, 107, kommunfullmäktige besluta att ge kommunstyrelsen i uppdrag att förbereda och ta fram ett upphandlingsunderlag samt att upphandlingsunderlaget rapporteras och godkänns i personal- och ekonomiutskottet. Kommunfullmäktige beslutade därefter vid sammanträde 2016-05-30, 124, att återremittera ärendet till kommunstyrelsen för framtagande av ett mer genomarbetat beslutsunderlag som bland annat inkluderar att upphandlingsunderlaget ska presenteras för kommunfullmäktige för ställningstagande. Utredningen redovisades i Personal och ekonomiutskottet 2017-01-16, vid sammanträdet beslutades det att notera informationen samt att förvaltningen ges i uppdrag att komplettera ärendet med underlag som beskriver alternativet att behålla hamnen i egen regi. Förvaltningen har utrett förutsättningarna kring intern och extern drift. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2017-03-01 Bilaga 1: Förklaring till tjänstekoncession. Yrkanden på sammanträdet Bo Pettersson (S) och Janette Olsson (S): föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige notera informationen och besluta att utredningsuppdraget fullgjort. Justerar 11
Lisbeth Svensson (L), Lena Hedlund (KD) och Gunnar Lidén (M) yrkar på följande beslutstillägg: föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att upphandling av hamnen sker enligt alternativ 1, tjänstekoncession av hamndriften med motiveringen att varje båtturist som kommer till Stenungsund och alla som har båtplatser i hamnen borde få se kommunen ur det bästa perspektivet och uppleva god service till en rimlig kostnad. Känslan som båtlivet ger gör att människor får respekt för naturen och intresse för en hållbar samhällsutveckling. Därför är det viktigt att hamnen i Stenungsund förbättras. Beslutsgång Ordföranden ställer förslagen mot varandra och finner att personal- och ekonomiutskottet bifaller Lisbeth Svenssons (L), Lena Hedlunds (KD) och Gunnar Lidéns (M) förslag. Vidare Kommunstyrelsen Justerar 12
35 Diarienummer 0022/16 Försäljning av Gårdsjöstugan Personal och ekonomiutskottet föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att godkänna försäljningen av Gårdsjöstugan till Gårdsjöstiftelsen. Kostnaden för Gårdsjöstugan fastställs till 1 krona. Sammanfattning av ärendet Gårdsjöstiftelsen har hemställt i ett brev (bilaga) till kommunen om att överta ägandet av Gårdsjöstugan. Förvaltningens bedömning är att det inte finns några hinder för en försäljning. Därtill bedömer förvaltningen att kommunen kan sälja huset till ett pris inte anpassat till rådanade marknadsnivå. Denna bedömning gör förvaltningen då huset i fråga står på ofri grund samt att stiftelsen ombesörjt kommunens ansvar gällande underhållet och skötseln av Gårdsjöstugan under lång tid. Den främsta anledningen till ett övertagande av Gårdsjöstugan är stiftelsen kan skapa större förutsägbarhet och hållbarhet i nuvarande och framtida projekt. Ur ett kommunalt perspektiv är anledningen till den föreslagna försäljningen att kommunen inte kan nyttja lokalen men ska stå för försäkring liksom underhållet av den. Förvaltningen föreslår en försäljning av byggnaderna till en symbolisk summa satt till 1 krona. Beslutsunderlag Avtal om arrende Bilaga 1 Tjänsteskrivelse 1991-11-06 Bilaga 2 Budget- anteckningar Bilaga 3 Avtal Stenungsunds kommun och Gårdsjöstiftelsen Bilaga 4 Avtal IVL och Gårdsjöstiftelse Bilaga 5 Konsortialavtal intressenter Bilaga 6 Översiktlig värdering av fastigheten Stenungsund Komperöd 3:1 Brev till kommunen 2016-11-16 Stiftelseurkund och stadgar Vidare Kommunstyrelsen Justerar 13
36 Diarienummer 0467/16 Ombyggnation LSS boende, Tveten alternativt Svenshögen föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att ett LSS-boende med inkluderad daglig verksamhet byggs på fastigheterna Svenshögen 1:144 och Svenshögen 1:145 till en kostnad av 20 650 tkr. Finansiering sker dels genom att utöka investeringsramen med 10 650 tkr och att dels ombudgetera 10 000 tkr från investeringspost LSS-boende Tveten. Den totala investeringen uppgår till 20 650 tkr Sammanfattning av ärendet Enligt budget 2016 skulle Tvetenskolan byggas om till ett LSS-boende för fyra till sex personer med multifunktionsnedsättningar till en kostnad av tio miljoner kronor. Efter flera vidare utredning föreslår nu förvaltningen att inte gå vidare med ombyggnationen av Tvetenskolan. Förvaltningens förslag för att möta det behov som finns av LSS-plaster för personer med multifunktionshinder i kommunen är att ett LSS-boende byggs på fastigheterna Svenshögen 1:144 och Svenshögen 1:145. Förvaltningens förslag är att LSS-boendet med den inkluderade daglig verksamheten byggs med totalt sju lägenheter till en kostnad av 20 650 tkr. Förvaltningens förslag grundas i att en ombyggnation av Svenshögenskolan anses vara för dyr i relation till hur lokalen kan användas som LSS-boende med inkluderad daglig verksamhet. I likhet med Svenshögenskolan så anses en ombyggnation Tvetenskolan inte kunna skapa samma individanapassning och flexibilitet som en nybyggnation kan göra samtidigt som Tvetenskolans placering försvårar personalrekrytering på lång sikt liksom möjligheten för anhöriga att komma på besök utan bil. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2017-03-02 Vidare Kommunstyrelsen Justerar 14
37 Diarienummer 0205/17 Finansiering av byte av vikvägg i Stenungesalen föreslår kommunstyrelsen besluta att ianspråktaga 1 000 tkr ur investeringsreserven för att byta ut vikväggarna i Stenungesalen. Sammanfattning av ärendet Vikväggen har efter 25 år i tjänst upphört att fungera tillfredställande. Under hösten 2016 bedömde leverantören att väggen inte längre gick att reparare, bland annat då reservdelar inte längre finns att tillgå. Vikväggar är en nödvändighet för att kunna dela in Stenungesalen i mindre rum vilket i sin tur är en förutsättning för uthyrning. Stenungesalen är Kulturhusets mest frekventerade lokal och verksamheten är beroende av vikväggarna. Förslaget innebär att 1 000 tkr av investeringsreserven för 2017 tas i anspråk för ändamålet. Investeringen skrivs av på 20 år vilket medför en årlig driftskostnad på cirka 65 tkr vilket finansieras inom Kultur och Fritids ram. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2017-03-03 Vidare Kommunstyrelsen Justerar 15
38 Utbildning i krishantering Ärendet utgår. Justerar 16
39 Diarienummer 0777/16 Undertecknande av värdehandling, uppdatering av tjänsteförteckning föreslår kommunstyrelsen besluta att godkänna dokumentet Undertecknande av värdehandlingar med bifogad tjänsteförteckning daterad 2017-04-24. Sammanfattning av ärendet Dokumentet Undertecknande av värdehandlingar har uppdaterats utifrån nya tjänstebeteckningar och namn. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 2017-03-22 Undertecknande av värdehandlingar Tjänsteförteckning Vidare Kommunstyrelsen Justerar 17
40 Extrainsatt sammanträde kommunstyrelsen föreslår att kalla till extrainsatt sammanträde för kommunstyrelsen 6 april 2017 kl.08.30-09.30 där följande ärenden behandlas: Dnr 0218/16 Nyttjanderättsavtal parkeringsplatser, del av Nösnäs 1:284 Dnr 0777/16 Undertecknande av värdehandling, uppdatering av tjänsteförteckning Dnr 0280/17 Avgångsersättning för förtroendevald Justerar 18
Aktuell status Stenungsunds arena Först vill jag säga att utifrån var vi är i projektet så följer kostnaderna tanken bakom lagd budget, då vi har 2,2 miljoner kvar av budgeterade 7,2, eller 30%. Jag förstår att frågorna runt rörkvaliten i vattenreningsanläggningen oroar, jag kommer tillbaka till det i slutet. Det finns idag av oss godkända tillkommande kostnader på ca 3,5 miljoner. Utöver detta finns aviseringar och diskussioner, både prissatta och utan angivet pris som i min bedömning/prognos gör att den sammanlagda kostnaden i dag uppgår till 5 miljoner. Vi har idag knapp 80 aviseringar/ ÄTOR om tilläggskostnader. I de fem miljonerna har jag tagit med kostnader som uppstod i samband med att vi iordningställde tillfälliga lokaler för Närhälsan vilka valdes att göras permanenta och rimligen då bör betalas genom hyresavtalet. Detta arbete i huvudsak och några andra kostnader i samband med omflyttningen bör inte vara projektkostnader och motsvara 500-700. Tillkommande kostnader för projektet är då ca 4,5 miljoner Vi har fyra större tillägg/avvikelser -Ändrad etapp ordning (iordningställande av tillfälliga lokaler i huvudsak) -Ökade kostnader genom sprängning och pålning -Befintlig grundläggning som skulle använts höll inte måttet och måste ersättas -Ändrad teknik för rännor runt de två mindre bassängerna (ny teknisk lösning som ger en tystare miljö kom sent) Dessa fyra punkter är ungefär hälften av tilläggskostnaderna. I det som återstår finns även där några som är lite större -Kvalitet för sprinkler rör (föreskrivet gav kort livslängd) -Lås i omklädningsskåp (bristande hänvisning i handlingar) -Larm och lås dörrar (inte ovanligt att det tillkommer vid detaljprojektering) -Åtgärder för utrymning (olika tolkningar av byggregler vid olika skeden) Dessa är inte riktigt hälften av de dryga två miljonerna som återstår Som exempel på övriga tillägg kan nämnas -Beröringsfria kranar i handfat -Byte av takbeläggning då den föreskrivna inte fungerar med underlaget -Kraftigare innerväggar på grund av nya ljudkrav i byggregler -Ändrad lösning av belysning i Foaljegata då före skriven lösning inte fungerade med tillgänglig takhöjd När det gäller rörkvalitén så har några nyare anläggningar fått problem med att rören inte klara vatten miljön, utan att det uppstår avlagringar invändigt i rören. Det är viktigt att komma ihåg att inte alla har problem. Det lär nu finnas en färdig rapport som jag ännu inte kunnat få tag i. Entreprenören har i detta tidiga skede aviserat ökade kostnader vid ett ev byte på en halv till en miljon. Frågan är långt ifrån färdig utredd. Utgår vi ifrån att all osäkerhet faller ut och att allt hamnar i projektet, vilket som prognos vore fel med berättigat som riskbedömning, innebär det att vi har 1,2 miljoner kvar vilket i nu läget inte heller det skulle medföra en höjning av budgeten. Kenneth Funeskog