KOMMUNSTYRELSENS PERSONAL- OCH EKONOMIUTSKOTT

Transkript

1 KOMMUNSTYRELSENS PERSONAL- OCH EKONOMIUTSKOTT Tid: 8:30-12:30 Plats: Skeppet Beslutande Bo Pettersson (S), ordförande Sofia Westergren (M), vice ordförande Lisbeth Svensson (L) Janette Olsson (S) Lena Hedlund (KD) Ersättare Gunnar Lidén (M) Olof Lundberg (S) Roger Andersson (S) Ann-Marie Andersson Farkas (MP) Linda-Maria Hermansson (C) Övriga närvarande Kicki Nordberg, kommunchef Anette Oscarsson, sektorchef sektor stödfunktioner Erica Bjärsved, ekonomichef Christer Larsson, personalchef Doris Eliasson, kanslichef Ted Lärnhem, vd Stenungsundshem AB Per Persson, bredbandssamordnare Jenny Disfelt, personalkonsult 92 Jonas Bolin, personalkonsult 92 Björn Wikman, integrationssamordnare 94, 98 Aron Larsson, utredare 101 Agneta Dejenfelt, planeringsledare Justeringsdag: Justerare: Lena Hedlund (KD) Richard Brown Bo Pettersson (S) Lena Hedlund (KD) sekreterare ordförande justerare Justerar 1

2 ANSLAGSBEVIS Protokollet har justerats. Justeringen har gjorts offentlig genom anslagsbevis på kommunens anslagstavla. Kommunstyrelsens personal- och ekonomiutskott : Paragrafer: Datum då anslaget sätts upp: Datum då anslaget tas ner: Förvaringsplats för protokoll: Kommunkansliet Richard Brown Sekreterare Justerar 2

3 Fastställande av föredragningslistan... 4 Information om lokalprojekt... 5 Information från Sektorchef... 6 Information från personalchef... 7 Information från ekonomichef... 8 Information från Kommunchef... 9 Uppföljning intern kontroll per augusti Intern kontrollplan Kompetensförsörjningsplan Kartläggning av chefers arbetsuppgifter och administration Program för uppföljning av privata utförare Finansiering av inventarier i Nösnäsgymnasiets aula Placering och finansiering av tillfällig förskola Finansiering av ökat personalomkostnadspålägg för Alkolås på kommunens verksamhetsbilar Justerar 3

4 89 Fastställande av föredragningslistan s beslut beslutar att fastställa föredragningslistan enligt förslag. Justerar 4

5 90 Diarienummer 0010/16 Information om lokalprojekt noterar informationen. Projektchef informerar om större pågående lokalprojekt: Brudhammar förskola Stenungsund Arena simhall LSS-boende Svenshögen Jörlanda matsal Justerar 5

6 91 Diarienummer 0008/16 Information från Sektorchef noterar informationen samt beslutar att uppdra till förvaltningen att redogöra för fiberanslutning till kommunens verksamheter och boenden. Redogörelsen ska beskriva status i dag och hur tillgång till fiberanslutning ska säkras, samt innehålla kostnad och tidsplan. Bredbandstäckningen i kommunen Kommunens försäkringsskydd Driftskostnadskalkyl simhall Yrkande på sammanträdet Sofia Westergren (M) yrkar på att beslutar att uppdra till förvaltningen att redogöra för fiberanslutning till kommunens verksamheter och boenden. Redogörelsen ska beskriva status i dag och hur tillgång till fiberanslutning ska säkras, samt innehålla kostnad och tidsplan. Beslutsgång Ordförande finner att ett enigt personal- och ekonomiutskott bifaller Sofia Westergrens (M) yrkande. Justerar 6

7 92 Information från personalchef noterar informationen. Personalchefen informerar: Procentuellt löneutfall 2017, kommunen jämfört med övriga GR Löneöversyn 2018, yrkeslönemässiga prioriteringar Målsättningar för heltid, utifrån HÖK 16 med Kommunal Justerar 7

8 93 Information från ekonomichef Ekonomichefen hade ingen information att delge. Justerar 8

9 94 Diarienummer 0009/16 Information från Kommunchef noterar informationen. Kommunchefen informerar: Sammanfattning av aktiviteter för att uppnå inriktningsmål nr. 10 Kommunens arbete med integration Justerar 9

10 95 Diarienummer 0603/16 Uppföljning intern kontroll per augusti 2017 föreslår kommunstyrelsen godkänna Uppföljning av intern kontroll per augusti Kommunstyrelsen antog en intern kontrollplan för Planen följs upp två gånger per år, en uppföljning januari augusti och en uppföljning januari - december. Uppföljningen i augusti påverkar nästkommande års internkontrollplan. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Sammanställning intern kontroll 2017 Vidare Kommunstyrelsen Justerar 10

11 96 Diarienummer 0544/17 Intern kontrollplan 2018 föreslår kommunstyrelsen besluta att anta intern kontrollplan för Förslag till Intern kontrollplan för 2018 föreligger. Förslaget innehåller fem identifierade riskområden med plan för uppföljning. Riskområdena är graderade i risk och väsentlighet. Fem av riskområdena bedöms ha en hög risknivå och ett av riskområden bedöms ha en medelhög risknivå. Dessa områden kommer under 2018 att ha förhöjd beredskap vilket innebär att området bevakas särskilt, insatser kommer att göras för att mäta förekomsten av den beskrivna risken och åtgärder kommer att skapas för att undvika att den blir verklighet. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Förslag till Intern kontrollplan 2018 Vidare Kommunstyrelsen Justerar 11

12 97 Diarienummer 0678/17 Kompetensförsörjningsplan föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att anta kompetensförsörjningsplan Kompetensförsörjning handlar om att attrahera kompetenta medarbetare, skapa möjligheter för intern karriärutveckling på kort och lång sikt, behålla värdefulla medarbetare samt att utveckla medarbetare på ett professionellt sätt. Att vi som arbetsgivare har medarbetare med rätt kompetens på rätt plats och i rätt tid är avgörande för hur väl organisationen fungerar och når uppsatta mål. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, BILAGA 1. Kompetensförsörjningsplan Vidare Kommunfullmäktige Justerar 12

13 98 Diarienummer 0658/17 Kartläggning av chefers arbetsuppgifter och administration föreslår kommunstyrelsen besluta anse uppdraget om att kartlägga chefers uppgifter och administration slutfört och att sända utredningen till kommunstyrelsen utan ställningstagande till förvaltningens följande förslag till beslut: föreslår kommunstyrelsen besluta att genomföra åtgärder enligt förvaltningens förslag. Införande av en central bemanningsenhet samt centralt administrativt stöd för rekrytering till en sammanlagd kostnad 1,5 Mkr under 2018 finansieras av kommunstyrelsens oförutsedda kostnader. Övriga kostnader finansieras inom ram På kommunstyrelsens sammanträde den 29 maj 2017 beslutades att uppdra förvaltningen kartlägga chefers uppgifter och administration (Diarienr 0430/17). Syftet med kartläggningen var att beskriva nuvarande förhållanden samt föreslå förbättringsåtgärder för att minska administrativ tid och effektivisera mötestid. Kartläggningen gällande möten visar att en majoritet av cheferna nyttjar någon typ av mötesmall och samma andel menar att mötena har ett tydligt syfte. Det går också att utläsa att det är sällan chefer sitter på möten de inte är berörda av även om det finns en förbättringspotential för cheferna genom att bara medverka under vissa punkter under möten. Den tydligaste effektiviseringsinsatsen är att kunna förkorta mötestiden då fler än 35 procent upplever att möten är längre än nödvändigt. Förslag på förbättringsåtgärder är utbildningar i mötes och presentationsteknik, ta fram standardmallar för möten samt att utveckla möjligheten till distansmöten via Skype. Resultatet av kartläggningen gällande administration påvisar att cirka 20 procent av cheferna upplever att administration är ett hinder för att utöva sitt chefskap. Omkring 35 procent av chefer meddelar samtidigt att de inte kan få stöd med lättare administrativa uppgifter. Samma andel anser också att de har tillräcklig kunskap för att hantera de IT-system de arbetar i på ett effektivt sätt. Förslag på förbättringsåtgärder är att tillsätta en resurs för rekryteringsprocesser, fortsätta arbetet med en bemanningsenhet, se över samverkan med SOLTAK och webbutbildningar i IT-systemen. Därtill föreslås att elektronisk kalender blir obligatorisk, standardisera mötesdagar för chefsmöten och i anslutning till kompetensförsörjningsplanen se över hur behovet av mer administrativt stöd lokalt kan utformas. Justerar 13

14 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Bilaga 1 Enkätsvar Yrkande på sammanträdet Bo Pettersson (S) yrkar på att föreslår kommunstyrelsen besluta anse uppdraget om att kartlägga chefers uppgifter och administration slutfört och att sända utredningen till kommunstyrelsen utan ställningstagande till förvaltningens förslag till beslut. Beslutsgång Ordföranden finner att ett enigt personal- och ekonomiutskott bifaller Bo Petterssons (S) yrkande. Vidare Kommunstyrelsen Justerar 14

15 99 Diarienummer 0668/17 Program för uppföljning av privata utförare föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att anta Program för uppföljning av privata utförare och ge kommunstyrelsen i uppdrag att årligen utarbeta en uppföljningsplan för när och på vilket sätt avtal och verksamhet ska följas upp. Kommunfullmäktige ska varje mandatperiod, enligt 3 kap 19 b kommunallagen (5 kap 3 from 1 januari 2018) anta ett program med övergripande mål och riktlinjer för de kommunala angelägenheter som utförs av privata utförare. Programmet ska ange hur uppföljning ska ske och hur allmänhetens insyn ska tillgodoses. Syftet med kommunallagens bestämmelse är att förbättra uppföljning och kontroll av privata utförare samt att öka allmänhetens insyn i den privata utförarens verksamhet, vilket redan följer av gällande rätt, men nu blir området strategiskt och hanteras av kommunfullmäktige. Programmet ska omfatta all verksamhet som utförs av privata utförare där kommunen är huvudman. Programmet omfattar inte fristående förskolor och skolor, då sådan verksamhet inte upphandlas utan är reglerad genom tillståndsgivning. De avtal som redan är ingångna mellan kommunen och privata utförare gäller. Programmet ska gälla för avtal i upphandlingar som ligger framåt i tiden. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse av Förslag till program för uppföljning av privata utförare Vidare Kommunfullmäktige Justerar 15

16 100 Diarienummer 0673/17 Finansiering av inventarier i Nösnäsgymnasiets aula föreslår kommunstyrelsen besluta att ianspråktaga tkr ur 2017 års investeringsreserv för inventarier i Nösnäsgymnasiets aula. Nösnäsgymnasiet byggdes 1977 och sedan dess har inga inventarier bytts ut i aulan. Underhåll och investering av inventarier på tkr finns med i investeringsbudgeten för Sedan 2014, då kalkylen gjordes, har det skett både en teknik- och prisutveckling. Avsatta medel för investeringen har inte räknats upp under denna period, vilket medför att avsatta medel inte täcker de förväntade kostnaderna. För att finansiera ändamålet föreslås att tkr tas i anspråk från 2017 års investeringsreserv. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Vidare Kommunstyrelsen Justerar 16

17 101 Diarienummer 0666/17 Placering och finansiering av tillfällig förskola föreslår kommunstyrelsen besluta att tillfällig förskola för Brudhammar placeras på Kristinedals grusplan och att merkostnaden om tkr för 2018 finansieras av kommunstyrelsens budget för oförutsedda utgifter. Kommunfullmäktige beslutade att Brudhammars förskola ska rivas och en ny byggas på samma plats. Under byggnationen behöver verksamheten fortsätta i tillfälliga lokaler. Grusplanen vid Kristinedal föreslås bli den tillfälliga platsen då Stenungsundshem tidigast behöver ta platsen i anspråk Platsen bedöms vara den bästa platsen utifrån utomhusmiljö, logistik och ekonomi. Merkostnaden för 2018 uppskattas till tkr, vilket föreslås finansieras av kommunstyrelsens budget för oförutsedda utgifter. För 2019 arbetas kostnaden in i ordinarie budget. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Vidare Kommunstyrelsen Justerar 17

18 102 Diarienummer 0704/17 Finansiering av ökat personalomkostnadspålägg för 2018 föreslår kommunstyrelsen besluta att finansiera de ökade kostnaderna för PO-pålägg på 7,8 Mkr genom omfördelning från posten räntekostnader, 3,8 Mkr, välfärdsmiljarderna 3,0 Mkr samt 1,0 Mkr från kommunstyrelsens oförutsedda. En höjning av personalomkostnadspålägget (PO-pålägg) är föreslagen från SKL för Höjningen uppgår till 0,87 procentenheter. Orsakerna till höjningen är att kostnaderna för avtalspensioner ökar. För Stenungsunds kommun innebär höjningen en ökning av kostnaderna med 7,8 Mkr för Höjningen har inte beaktats i budgeten för Förvaltningen föreslår att den ökade kostnaden finansieras dels genom en omfördelning från posten räntekostnader med 3,8 Mkr, dels genom ianspråktagande av den del av välfärdsmiljarderna som fördelas utifrån flyktingvariabler, 3,0 Mkr samt dels genom att ianspråkta 1,0 Mkr från posten kommunstyrelsens oförutsedda. Om inte fördelning sker enligt förslag ovan innebär det en besparing på sektor utbildning med ca 3,8 Mkr, sektor socialtjänst med ca 2,7 Mkr samt ca 0,5 Mkr vardera för sektor samhällsbyggnad och sektor stödfunktioner. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Vidare Kommunstyrelsen Justerar 18

19 103 Diarienummer 0721/17 Alkolås på kommunens verksamhetsbilar föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att kravet på alkolås i kommunens verksamhetsbilar avskaffas. Sedan 2015 har alkolås kontinuerligt installerats i Stenungsunds kommuns verksamhetsbilar. Alkolåsen har upplevts kostsamma och ineffektiva. Förvaltningen föreslår därför kommunfullmäktige besluta att kravet på alkolås avskaffas. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Vidare Kommunfullmäktige Justerar 19