Protokoll från SKYREVs informationskommitté Plats: Sammanträde hos Ernst & Young, Stockholm Tid: 2006-05-18. 10.00 15.30 Ledamöter:, ordförande, (medverkande till kl.12.00), Micaela Hedin, och. 69 Sammanträdet öppnande och val av sekreterare Ordföranden hälsade välkommen och öppnade dagens sammanträde. Valdes till sekreterare vid dagens sammanträde. En kort presentation gjordes då är ny ledamot i informationskommittén. Samtidigt avtackades -Johan Olsson för mycket fina insatser i informationskommittén. 70 Fastställande av dagordning Beslutades att fastställa utsänt förslag till dagordning. 71 Protokoll från föregående sammanträde Godkändes justerat protokoll från informationskommitténs sammanträde 2006-01-25 godkändes och lades till handlingarna för arkivering. 72 Information från styrelsen informerade att - styrelsen godkänt de annonser som kommer att publiceras i Dagens Samhälle och i Kommunal Ekonomi. - styrelsen anser att vad gäller den föreslagna normsamlingen bör den innehålla centrala dokument. - styrelsen ger i uppdrag till informationskommittén att göra en policy för hemsidan. - informationskommittén får även i uppgift att lösa arkivhanteringsfrågan. - ytterligare en ny roll-up har anskaffats. informerade vidare att han tagit upp frågan i styrelsen om att diplomera medarbetare i revisionsbyråer och revisionskontor som inte uppfyller certifieringsreglerna. Frågan diskuterades i informationskommittén och samtliga ledamöter var överens om att det är en bra idé att arbeta vidare på. 73 Kommunikationsstrategi Beslutades att ärendet bordlägges. får i uppdrag att ta kontakt med -Johan Olson som gjort ett utkast till kommunikationsstrategi och presentera utkastet till nästa telefonmöte.
2 74 Medlemsförteckning och normsamling En medlemsförteckning på hemsidan för Skyrevs medlemmar diskuterades. Beslutades att den skall innehålla namn och arbetsgivare. får i uppdrag att göra länkar till revisionsbyråer och Starev. Skyrevs normsamling för kommunal revision diskuterades. skickar ett förslag till innehållsförteckning till medlemmarna i informationskommittén. Normsamlingen bör inte innehålla mer än cirka 200 sidor. Föreslogs att respektive representant i styrelsens lägger en beställning av normsamlingen sedan får varje revisionsbyrå eller revisionskontor själva ge eller fakturera sina kunder. När normsamlingen är upptryckt och klar kommer leverens ske till varje huvudkontor. Priset för normsamlingen bör beslutas av styrelsen. 75 Aktualitet hemsidan Beslutades att skickar ut ett förslag på en policy för hemsidan till nästa telefonmöte. 76 Aktivitetsplan 2005/2006 Aktivitetsplanen uppdateras och bilägges anteckningarna. 77 Övriga frågor Beslutades att skickar ut ett utkast till nyhetsbrev från informationskommittén till kommitténs medlemmar för kommentarer. Beslutades att gör en verksamhetsberättelse för 2005/2006 och en verksamhetsplan för 2006/2007 för informationskommittén före den 20/8. På Kommekmässan i augusti bör varje revisionsbyrå och Starev ha en roll-up från Skyrev i sin monter. Skyrevs broschyr, om många exemplar finns kvar, används vid Kommekmässan. föreslår att ta fram en pin-nål till Kommekmässan med Skyrevs logotyp. Beslutades att får i uppdrag att fråga styrelsen om detta är möjligt. informerade om att Norrköpings stadsarkiv mot en mindre avgift kan ta emot Skyrevs handlingar för arkivering. återkommer med ett förslag till dokumenthantering till nästa möte. tog upp frågan om varumärkesskydd för Skyrev. Beslutades att får i uppdrag att ta upp frågan på styrelsens nästa möte. Beslutades att undersöker regler kring personuppgiftslagen till nästa möte.
3 tog upp frågan om att undersöka möjligheten att söka EU-medel, växtkraft 3, för Skyrev. Beslutades att tar upp frågan i styrelsen. 78 Nästa möte och mötets avslutande Följande möten planerades för informationskommittén: 18/8 09.00-11.00 telefonmöte 24/10 09.00-15.30 möte i Stockholms Läns Landstings revisionskontors nya lokaler på Hantverkargatan. 29/11 09.00-11.00 telefonmöte Ordföranden tackade ledamöterna för ett mycket givande sammanträde och förklarade sammanträdet avslutat. Sekreterare: Sekreterare Justeras: Ordförande
1 INFORMATIONSKOMMITTÉN Aktivitetsplan 2005/2006 (Uppdaterad 2006-06-01)
2 Aktivitet/projekt Ansvarig Förslag/status Process/behandling Aktivitetsplan Uppdateras kontinuerligt 2005/2006: och förankras i Kommunikationsstrategi: Strategin och planen kommer att konkretiseras ytterligare och diskuteras inom informationskommittén. Konferensmedverkan: SKYREV bör profileras ytterligare genom konferensmedverkan. Informationsbroschyr: Uppdateras främst som en följd av förändringarna i SKYREVs stadga. Den engelska versionen justeras på motsvarande sätt. Både versionerna kommer att finnas tillgängliga på hemsidan. styrelsen. Slutligt förslag tas fram till IK:s telemöte i aug Viktiga kommande konferenser: - Kommek - 27e :Nordiska Chefsrevisorskonferensen Befintlig broschyr används om det finns ex att använda.. Beslut om informationsstrategin och kommunikationsplanen bör fattas av styrelsen efter beredning av informationskommittén. Bevakas efter hand för infoinsatser undersöker hur många ex som finns kvar till telemötet i aug. Hemsida: Hemsidan förvaltas och utvecklas löpande av vår webbmaster. Policy för hemsidan kommer att utarbetas i nära samverkan med övriga föreningsorgan. Overheadbilder: OHbilder om Sveriges kommunala yrkesrevisorer finns på www.skyrev.se. OHbilderna måste hela tiden förvaltas för att möjliggöra en anpassning till beslutade förändringar. Förslag till policy och rutiner för hemsidan skall utarbetas och föreläggas styrelsen. Skall uppdateras enligt den förstärkta kommittéorganisationen m.m. Konferensmaterial: Roll-up om SKYREV. att användas vid konfe- Inköpta och placerade i Stockholm, Östersund och Hudiksvall Klara att använda efter kontakt med informationskommittén
3 Aktivitet/projekt Ansvarig Förslag/status Process/behandling renser och mässor. Annat material som kan användas vid konferenser är broschyrer och bildspel. Standardformulering vid upphandling: Underlaget att bifoga till lämnade anbud kommer att följas upp. Se vidare www.skyrev.se. Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) kommer att utforma ett stödmaterial för förtroendevalda revisorer. tar även upp en diskussion med SKL. Klart Halvårsbrev: Medlemsinformation om föreningsarbetet m.m. Medlemsenkät: Informationskommittén bör tillsammans med utbildningskommittén och revisionskommittén genomföra en webbenkät till medlemmarna. Jämtlands läns landsting har en lämplig programvara som kan användas. Underlag till halvårsbrevet bör föreslås av de olika kommittéerna och styrelsen. Det är styrelsen som har det primära ansvaret för halvårsbrevet Kontaktlista: Kontaktlistan för samtliga föreningsorgan utvecklas och förvaltas av informationskommittén. Informationskommittén underhåller även en sändlista för e-post till samtliga föreningsorgan. Administrationen underhåller och förvaltar kontaktlistan till medlemmarna. Statistik: Statistik om SKYREVs hemsida (antal träffar)
4 Aktivitet/projekt Ansvarig Förslag/status Process/behandling och SKYREV på Internet (antal Googleträffar) kommer att följas. En stegrad användning kan ses som ett konkret resultat av en bra informationsverksamhet. Sammanträden: Informationskommittén genomför årligen minst fyra (4). Sammanträdena genomförs normalt som telefonkonferenser underledning av ordföranden. Sekreterare utses vid varje sammanträde enligt stafettmetoden. Planerade sammanträden: 18/8 09.00-11.00 telefonmöte 24/10 09.00-15.30 möte i Stockholms Läns Landstings revisionskontors nya lokaler på Hantverkargatan. 29/11 09.00-11.00 telefonmöte Protokollen justeras av ordföranden och publiceras därefter på hemsidan. Fackartiklar: Medlemmar i informationskommittén kommer att fortsätta arbetet med fackartiklar inom området kommunal revision. Dessa artiklar skrivs under eget namn och på eget ansvar. Det är en fördel om SKYREV framhålls för att stärka varumärket. Normsamling med föreningsinformation Ny trycksak Skall vara klar till årsmötet