Socialnämnden kallas till sammanträde

KALLELSE/UNDERRÄTTELSE 2014-10-23 Socialnämnden kallas till sammanträde Tid Torsdagen den 30 oktober 2014, kl 08.30 Plats Rum 225, vån 2, Kommunhuset, Sundsgatan 29, Vänersborg Tove af Geijerstam Ordförande Sylvia Forsström Sekreterare Förhinder för ordinarie ledamot att delta vid sammanträdet anmäls till Helene Bolinder, 72 14 64 Sylvia Forsström, 72 13 14 helene.bolinder@vanersborg.se sylvia.forsstrom@vanersborg.se Ledamöter Tove af Geijerstam (FP), ordf Lennart Niklasson (S), 1:e v ordf Marie-Louise Bäckman (KD), 2:e v ordf Kerstin Andersson-Carlsson (M) Henrik Harlitz (M) Irma Fredriksson (M) Johanna Olsson (S) Kenneth Persson (S) Ann-Britth Fröjd (C) Lutz Rininsland (V) Marianne Ramm (V) Anna-Karin Sandberg (MP) Morgan Larsson (VFP) Ersättare Hans-J Ackermann (FP) Reidar Eriksson (S) Jarl Helgegren (KD) Jeanette Dahlbom (M) Anna R Svedung (M) Helge Kneese (FP) Maj-Britt Robertsson (S) Leif Höglund (S) Sven-Erik Arvidsson (C) Ann-Christine Wollny (V) Kent Karlsson (V) Tore Söderberg (MP) Magdalena Hansson (VFP) Personalföreträdare Veronica Fredriksson, vårdförbundet Gunilla Nilsson, kommunal Anna-Maria Gustafsson, kommunal Vision Övriga Karin Hallberg, tf socialchef Christer Sundsmyr, avdelningschef, Adm Kristina Wallstedt, tf avdelningschef, VoO Sten Nilsson, avdelningschef, OoF Maria Tapper Andersson, avdelningschef, IFO Ewa Ferm Björklund, avdelningschef, AMA Sylvia Forsström, förvaltningssekreterare

Sammanträdesdag 2014-10-30 Föredragningslista Sid 1 Mötets öppnande val av protokollsjusterare --- 2 Information om vårdplanering i hemmet 3 3 Månadsuppföljning per september 2014, Dnr SN 2014/48 4 4 Internrevisor för socialnämndens verksamhetsområde, Dnr SN 2014/205 25 5 Arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplaner för socialnämnden, Dnr SN 2014/206 27 6 Yttrande över motion om att införa en äldreombudsman i Vänersborgs kommun, 88 Dnr SN 2014/106 7 Rapportering av ej verkställda gynnande beslut enligt SoL och LSS, avseende 94 kvartal 3, år 2014, Dnr SN 2014/98 8 Anmälan till tingsrätten om behov av särskilt förordnad vårdnadshavare, enligt 97 6 kap 8 a föräldrabalken, Fb, Sekretess 9 Ordförandeinformation 98 10 Socialchefsinformation 98 11 Anmälan av delegationsbeslut 99 12 Anmälan av protokoll 100 13 Anmälan av beslut/underrättelser, rapporter/skrivelser, meddelanden 101

3 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 2014-10-30 6 (xx) Information om vårdplanering i hemmet Information av Kristina Wallstedt, tf avdelningschef VoO, om vårdplanering i hemmet. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

4 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 2014-10-30 7 (xx) Dnr SN 2014/48 Månadsuppföljning per september 2014 Månadsuppföljning lämnas över statistik i enlighet med socialnämndens beslut. Redovisas: nyckeltal från avdelningarna individ- och familjeomsorg, omsorg om funktionshindrade, vård och omsorg samt arbetsmarknadsavdelningen. Utskrivningsklara, betalningsdagar samt orsaker till betalningsdagar. Ekonomiskt bistånd, kostnad och antal hushåll, färdtjänst, kostnad och antal resor samt hemvård, utförd tid och antal vårdtagare. Redovisas också sjukfrånvaro, mertid och övertid. Anmälan av förteckning över inkomna domar under 2014. Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att lägga informationen till handlingarna. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

5 2014-10-15 Dnr: SN 2014/48 Socialnämnden Månadsuppföljning per september 2014 Månadsuppföljning Månadsuppföljning redovisas över statistik i enlighet med socialnämndens beslut. Följande redovisas i handlingarna: - Nyckeltal individ- och familjeomsorg, omsorg om funktionshindrade, vård och omsorg samt arbetsmarknadsavdelningen - Utskrivningsklara och betalningsdagar - Orsaker till betalningsdagar - Ekonomiskt bistånd, kostnad och antal hushåll - Färdtjänst, kostnad och antal resor - Hemvård, procentuellt utförd tid och antal vårdtagare - Sjukfrånvaro - Mertid och övertid Socialförvaltningen Christer Sundsmyr Administrativ chef Bilagor: Statistik enligt ovan

Redovisning av nyckeltal till Socialnämnden från IFO 6 Typ av nyckeltal Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Totalt Medelvärde Barn och unga - Vård utom hemmet - barn under 13 år 2012 2013 2014 Antal nyplaceringar i närstående/familjehem 0 2 1 0 2 0 2 1 2 10 1,42 1,08 1,11 Antal nyplaceringar i HVB 0 0 0 1 1 0 2 0 0 4 0,17 0,08 0,44 Totala antalet vårddygn i närstående/familjehem 1023 878 970 945 980 981 1051 1023 943 8 794 829 929 977 Totala antalet vårddygn i HVB 0 0 0 16 46 32 35 31 30 190 5,50 5,50 21,1 Barn och unga - Vård utom hemmet - ungdomar 13-20 år Antal nyplaceringar i närstående/familjehem 2 2 0 0 2 1 2 3 4 16 2,42 1,25 1,78 Antal nyplaceringar i HVB 0 1 1 2 0 3 0 0 4 11 1,58 0,83 1,22 Totala antalet vårddygn i närstående/familjehem 701 629 779 690 717 714 738 824 785 6 577 772 625 731 Totala antalet vårddygn i HVB 124 134 176 162 173 183 186 155 192 1 485 252 152 165 Barn och unga - Insatser på hemmaplan Antal familjer i familjebehandling 50 52 51 30 48 43 43 41 35 58,2 54,4 43,7 Antal ungdomar med individuellt stöd från Plantaget 19 19 19 15 24 16 16 20 23 14,0 17,4 19,0 Antal grupper med stöd från Plantaget 2 3 4 3 3 2 2 3 4 2,5 2,9 2,9 Barn och unga - Anmälningar och utredningar 0-18* år (*födda t o m 1995) Antal inkomna anmälningar 103 79 91 73 99 105 57 68 91 766 51,2 59,8 85,1 Antal barn av ovan inkomna anmälningar 77 63 66 65 90 73 48 55 79 43,9 52,0 68,4 Antal inledda utredningar enligt 11 Kap 1 SoL 25 28 38 24 38 24 31 19 31 258 27,3 30,2 28,7 Antal barn av ovan inledda utredningar 25 28 38 24 37 24 31 19 31 26,4 28,8 28,6 Antal utsatta flickor/pojkar 13-20 år i hederskulturer 1 0 1 0,50 0,83 0,13 Ekonomiskt bistånd Antal hushåll 440 421 450 455 447 416 441 377 407 456 432 428 Nya hushåll under 25 år 15 16 18 11 15 21 14 10 13 133 15,2 16,9 14,8 Totalt utbetalt försörjningsstöd (i tusental kronor) 2 869 2 815 3 161 2 982 3 021 2 674 3 110 2 286 2 849 25 767 3 120 2 998 2 863 Vuxna - Våldsutsatta kvinnor/män Antal våldsutsatta kvinnor/män som erhållit stöd och/eller bistånd 26 11 37 3,92 3,25 3,25 Vuxna - Missbruk Antal nya placeringar i vård på HVB 0 3 3 4 1 2 2 3 2 20 1,50 1,08 2,22 Totala antalet vårddygn i HVB 176 200 274 331 379 336 314 363 353 2 726 225 162 303 Vuxna - Boende Antal nätter på Kyrkängens akutboende 4 21 5 20 5 13 39 23 2 132 58,6 23,8 14,7 Antal boende i träningsboende (Marierovägen) 8 8 8 8 7 7 7 6 6 6,25 5,92 7,22 Vuxna - Insatser på hemmaplan Antal vuxna i behandling på Språngbrädan 43 51 50 54 46 44 45 50 50 Nytt fr 2014 48,1 Med reservation för ev fel, p g a ej korrekt lämnade och/eller uteblivna uppgifter, vilka dock rättas till i den månad nyckeltalet hör hemma vid nästkommande redovisning./a Larsson 2014 Uppdaterad senast 2014-10-15 kl 13:16 Diagram och tabeller till nämnden.xlsx

7 Omsorg om funktionshindrade 2014 jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec Snitt Snitt Snitt 2014 2013 2012 Antal boendebeslut SoL/LSS 26/142 26/143 26/143 26/144 26/144 26/144 26/144 26/144 26/144 26/144 25/138 25/136 - varav ej verkställda 3/10 3/11 3/11 3/12 3/12 3/12 3/12 3/12 3/12 3/12 0/6 0/10 Antal personer med boendestöd 86 82 76 77 79 73 72 72 73 77 86 78 Ant brukare inom dagl verks LSS med verkst beslut 125 125 125 128 129 128 127 133 140 129 128 125 Antal beslut, personer med pers assistans 72 73 73 74 73 76 77 78 77 75 72 74 - därav pers ass FK (SFB)/LSS (Kommunen) 56/16 57/16 57/16 57/17 56/17 58/18 59/18 60/18 58/19 58/17 58/14 61/13 - därav som valt Privat/Kommunen som leverantör 39/33 41/32 41/32 41/33 43/30 43/33 44/33 45/33 45/32 42/32 37/35 38/36 Antal utförda timmar pers ass (Kommunal regi ) 9 455 8 798 9 642 9 400 9 330 9 324 10 130 9 923 9 222 0 0 0 9 469 10 094 11 166 Utförda timmar pers ass är faktiskt utförda timmar i egen regi Pers ass enl statl ers. 8 463 7 744 8 463 8 296 8 160 8 029 8 779 8 640 7 811 LSS 992 1 054 1 179 1 104 1 170 1 295 1 351 1 283 1 411

8 Vård och omsorg Snitt Snitt Snitt 2014 jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec 2014 2013 2012 Antal tillgängliga platser utan specifik inriktning ( allvårdsb. )201 201 201 201 201 201 201 201 201 201 200 198 Antal nyttjade platser 30:e resp månad 201 201 201 201 201 201 201 201 201 201 199 196 Antal tillgängliga platser servicehus 114 114 114 114 114 114 114 114 114 114 115 121 Antal nyttjade platser 30:e resp månad 110 113 112 113 112 110 109 112 110 111 110 112 Antal tillgängliga platser demens 177 177 177 177 177 177 177 177 177 177 200 188 Antal nyttjade platser 30:e resp månad 177 177 177 177 177 177 177 177 177 177 200 187 0 Antal inskrivna i HSL (ssk) i eget boende 406 407 409 421 431 436 474 440 434 429 390 407 Antal inskrivna i HSL (at/sg) i eget boende 0 Antal tillgängliga platser totalt 492 492 492 492 492 492 492 492 492 0 0 0 492 515 507 Totalt antal nyttjade platser 488 491 490 491 490 488 487 490 488 0 0 0 489 509 495 Beläggning totalt (%) 99,2% 99,8% 99,6% 99,8% 99,6% 99,2% 99,0% 99,6% 99,2% #### #### #### ###### 98,8 98 Behov av annan boendetyp (internflytt)* 12 10 10 8 12 12 18 12 5 10 0 Antal personer med hemvårdsbeslut (exkl. entreprenad) 496 493 493 504 504 501 498 508 501 500 496 491 Antal personer med hemvårdsbeslut, entreprenad 57 54 55 57 57 54 57 59 58 56 57 61 Totalt antal personer med hemvårdsbeslut 553 547 548 561 561 555 555 567 559 0 0 0 556 553 553 Antal möjliga timmar, hemvård (exkl entreprenad) 18 027 16 638 18 314 18 837 18 734 18 168 18 445 18 940 17 904 18 223 16 937 15 475 Antal möjliga timmar i hemvård, entreprenad 3077 2607 3060 3137 3353 3002 3307 3513 3657 3 190 2 738 2 819 Totalt antal möjliga hemvård 21 104 19 245 21 374 21 974 22 087 21 170 21 752 22 453 21 561 0 0 0 21 413 19 676 18 294 0 Antal vårddagar, korttidsvård/växelvård (inkl Regnbågen) 898 781 735 814 918 779 942 990 921 864 820 832 Väntetid särskilt boende, dagar 17 17 Väntetid korttidsboende, dagar 4 4 20140930 Behov av annan boendetyp visar både internflytt och oplacerade som ansökt och fått bifall

9 Arbetsmarknadsavdelningen Snitt Snitt 2014 jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec 2014 2013 OSA, Trygghetsanställningar, Utvecklingsanställningar 52 53 53 53 54 55 56 55 54 62 Lönebidrag, Särskilt anställningsstöd, Nystart 7 6 5 5 6 6 6 6 6 7 Jobb och utvecklingsgarantin FAS 2, sysselsättningsfas 74 41 62 83 105 89 89 100 80 82 Etablering/Samhällsorientering 63 112 92 12 75 60 87 123 78 38 Samverkan och arbetprövning 8 6 11 20 3 1 10 16 9 1 Projekt Hitta ditt vill (avslutas juni 2014) 21 22 21 19 19 0 0 0 20 17 Jobbtorg 29 48 57 61 106 102 90 84 72 -anvisade 6 6 16 7 11 4 3 1 7 8 -avslutade 2 1 3 14 10 5 12 7 11 varav till af 1 0 1 1 0 2 2 1 4 varav till egen försörjning 1 1 1 5 2 1 4 2 Praktikplatser inom kommunen, totalt -anmälda 138 100 100 100 100 100 100 100 100 104 121 -varav från socialförvaltningen 49 49 49 49 49 49 49 49 49 49 43 -tillsatta 44 50 57 45 33 30 30 28 27 38 38 -varav inom socialförvaltningen 16 16 21 20 12 11 11 10 10 14 17 Ungdomsanställningar, totalt 9 16 19 21 23 27 25 26 21 21 31

10 180 Utskrivningsklara och betaldagar 2014 Jämförelse med 2013 160 156 140 120 100 133 130 100 120 120 104 130 113 110 110 104 123 98 110 121 122 105 125 133 117 108 80 60 40 20 0 61 55 46 42 33 25 17 13 12 13 11 8 9 6 8 3 5 2 4 4 jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec Utskrivningsklara 2013 Betalningsansvar 2013 Utskrivningsklara 2014 Betalningsansvar 2014

11 Anledning till betalningsdagar under 2014 Sept. 4 dagar Kvinna inom Nu-sjukvården.Ansöker om korttidsplats. Ingen plats tillgänglig. Kom till Nyhaga. 2 dagar Man inom Nu-sjukvården. Ansöker om korttidsplats. Ingen plats tillgänglig. Kom till Nyhaga. 2 dagar Kvinna inom Nu-sjukvården.Ansöker om korttidsplats. Ingen plats tillgänglig.kom till Nyhaga.

12 Tkr 4000 3750 3500 3250 3000 2750 2500 2250 2000 1750 1500 1250 1000 Ekonomiskt bistånd 2011-2014, utbetalt Tkr 3161 3110 2982 2869 3021 2674 2815 2849 2286 jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec 2011 2012 2013 2014

13 Ekonomiskt bistånd 2011-2014, antal hushåll 600 500 400 440 421 450 455 447 416 441 377 407 Antal 300 200 100 0 jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec 2011 2012 2013 2014

14 700 Färdtjänst, kostnad (Tkr) 600 500 400 472 500 465 463 541 536 558 520 544 539 551 575 553 531 516 512 511 501 507 511 616 Budget 479 Tkr/mån Tkr 300 200 100 0 jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec 2012 2013 2014

15 Färdtjänst, kostnad per resa 250 200 188 187 199 160 162 181 180 211 204 207 208 211 196 189 188 186 179 185 179 181 219 Kr/resa 150 100 50 0 jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec 2012 2013 2014

16 Färdtjänst, antal resor 3600 3200 2800 2400 3 039 2 945 2 869 2 989 2 883 2 747 2 742 2662 2474 2700 2649 2649 2 806 2779 2645 2 557 2427 2988 2 830 2 818 2 817 Antal resor 2000 1600 1200 800 400 0 jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec 2012 2013 2014

17 100 Procentuellt utförd tid hemvården 2012-2014 (i relation till de möjliga timmarna, resterande tid är resor, planering och APT) 90 procent 80 70 60 50 40 67,467,3 66,0 62,0 66,4 66,3 67,9 68,6 64,5 66,2 68,3 68,3 68,869,2 69,2 66,7 68,6 71,0 68,6 69,8 64,5 30 20 10 0 0,0 0,0 0,0 jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec 2012 2013 2014 Perioden feb-sep är rapporterad utförd tid osäker p.g.a.nytt tidregistreringssystem.

18 Vårdtagare hemvården 2012-2014 600 575 550 525 579 553 597 564 547 548 557 561 562 561 539 555 555 530 567 534 528 559 548 556 545 Antal 500 475 450 425 400 jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec 2012 2013 2014

19 Sjukfrånvarostatistik 2014 Socialförvaltningen Sjukfrånvaro i procent Ansvar Jan Febr Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec Förvaltningsledning 301 Ledningsgrupp 0,0 0,8 0,0 0,0 0,4 2,3 0,0 0,0 302 Adm avdelningen 1,1 1,1 0,4 0,0 0,0 0,3 0,5 3,1 Vård och Omsorg 310 Chef avd Vård och Omsorg 1,4 0,0 1,8 0,4 0,0 1,1 0,8 1,4 314 Bistånd, vård och omsorg 12,4 13,8 12,0 10,9 15,2 11,1 13,0 11,2 320 Ringhem 9,4 15,2 10,5 8,0 5,7 3,5 2,4 5,9 321 Demensteam och hemv Mariedal 14,7 13,2 12,9 8,0 9,3 7,3 5,8 7,6 323 Hemsjukv, Vargön och Frändefors 18,1 16,7 16,4 8,1 3,0 0,0 1,6 1,0 324 Ekeliden, Runnarebo och poolen 1,0 3,8 3,7 7,3 7,5 4,6 4,0 4,6 325 Tomtev hemv och Lindbackens gruppb 12,6 12,1 11,8 15,0 12,4 11,9 8,8 12,2 327 Konvaljens gruppboende 0,0 0,0 0,0 1,8 0,0 1,2 0,7 2,9 328 Nyhaga och Regnbågen 17,8 16,2 20,5 15,1 12,1 11,7 9,9 16,1 329 Hemvård centrum grp 1,2 och 5 12,7 9,6 16,6 10,8 8,4 6,8 7,0 9,6 330 Hemvård centrum (F-fors, Blåsut, grp 4) 0,0 13,1 15,2 12,6 11,5 12,0 10,0 14,4 331 Solängen 13,5 12,3 12,6 9,4 10,7 7,8 7,0 10,7 332 Larmmott, Dagv, Anhörigsstöd, nattpatr usk 5,4 5,0 3,2 2,7 6,8 3,4 0,0 0,9 333 Solbacken 3,9 2,8 11,0 7,6 7,6 1,8 2,0 7,5 334 Gläntan och poolen 11,4 14,5 9,5 9,7 13,4 8,5 4,2 7,5 335 Björken 4,3 5,2 7,5 9,1 7,6 4,2 3,1 4,8 336 Linden 8,1 10,9 14,0 9,9 9,0 4,6 3,2 6,5 337 Kommunrehab 5,3 4,2 12,1 11,1 6,3 4,5 3,6 2,9 338 Hemsjukvård centrum 3,4 5,5 7,7 7,4 7,5 4,2 3,8 7,7 339 Hemvård södra 11,2 12,8 15,9 17,1 16,2 13,9 11,4 15,8 340 Kastanjens och Pionens servicehus 16,3 13,0 12,2 11,7 7,5 7,5 6,3 6,8 341 Tärnans och Lunddalas gruppb 9,2 10,2 12,2 18,7 18,7 16,2 15,0 11,6 342 Eken 8,5 7,3 9,4 9,3 8,8 9,0 4,2 3,1 Arbetsmarknadsavdelning 350 Chef avd Arbetsmarknadsavdelning 4,7 1,7 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 351 Knutpunkten 4,3 7,2 7,4 4,6 5,2 6,7 4,7 7,6 352 Jobbtorg 3,9 8,5 3,2 1,9 2,0 0,5 0,5 1,5

20 Ansvar Jan Febr Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec Omsorg om funktionshindrade 360 Chef avd omsorg o funktionshindrade 0,9 1,2 0,9 1,0 0,3 0,3 0,0 0,3 362 Chef utvecklingsenheten 0,0 1,5 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 363 LSS b. Tagelgatan, Tegelbruksv, Edsg 14,2 13,7 13,7 11,5 12,8 14,9 7,3 9,8 364 Bistånd 6,0 2,5 3,3 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 365 LSS b. Karlslsg, Flanaden, Kastanjev. Bang. 2,7 2,0 4,4 3,1 0,5 0,6 0,7 2,0 366 LSS b. Brinkebo. Ankarg 1,2 8,0 6,3 10,7 7,8 8,8 14,3 9,8 9,3 367 LSS b. Snödroppsv, Bladv, Nordkroksv 18,2 19,4 15,4 15,0 12,2 10,1 7,6 10,1 368 LSS b. Forbondeg, Flottng, Enebacksg 8,9 6,1 7,9 10,9 11,8 2,2 2,1 2,5 371 Stöd LSS Barn och ungd, ledsagarserv 3,6 4,4 6,1 2,6 4,1 5,5 4,5 5,9 374 Stöd LSS Vuxna 3,0 11,4 8,0 8,1 10,4 6,4 9,1 13,4 375 Stöd LSS Vuxna 13,0 13,4 9,5 12,0 9,4 8,8 8,2 13,5 376 Stöd LSS Vuxna 12,0 7,8 7,0 4,9 11,7 8,0 5,7 3,4 380 Daglig verksamhet 11,5 14,0 7,3 7,6 7,9 5,2 5,0 1,3 381 Daglig verksamhet 4,9 6,2 5,6 3,3 5,6 5,4 3,2 6,5 384 Psykiatri (boende, stödteam) 14,3 13,7 13,0 9,3 11,3 8,3 4,0 4,3 385 Bemanningspool och adm 6,2 8,7 7,5 6,9 7,1 3,3 2,3 2,4 IFO 390 Chef avd IFO 12,5 12,5 15,4 9,1 8,1 3,0 0,0 0,0 392 Sektionen för familjestöd 4,3 1,6 0,6 0,0 1,0 0,5 0,6 0,2 393 Sektionen för råd och stöd 1,6 0,0 2,8 0,9 0,4 2,7 1,4 0,7 394 Sektionen för missbruksstöd 8,5 12,0 11,3 11,9 9,6 9,9 7,5 10,6 395 Sektionen för försörjningsstöd 2,9 5,0 4,9 3,1 2,2 3,6 3,6 3,1

21 Mertid 2014 Socialförvaltningen Ansvar Jan Febr Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec Summa Ant anst Tim/anst Förvaltningsledning 302 Adm avdelningen 0 0 0 0 0 0 0 0 0 20 0 Vård och Omsorg 310 Chef avd Vård och Omsorg 0 0 0 0 0 0 0 0 0 23 0,0 314 Bistånd, vård och omsorg 0 0 0 0 0 0 0 0 0 11 0,0 320 Ringhem 85 139 171 121 82 78 127 76 879 43 20,4 321 Demensteam och hemv Mariedal 6 70 84 62 44 5 0 9 280 26 10,8 323 Hemsjukv, Vargön och Frändefors 52 50 87 21 14 9 110 20 363 14 25,9 324 Ekeliden, Runnarebo och poolen 61 55 30 95 63 75 29 55 463 58 8,0 325 Tomtev hemv och Lindbackens gruppb 27 57 46 62 36 75 91 19 413 56 7,4 327 Konvaljens gruppboende 0 0 0 7 12 49 28 12 108 14 7,7 328 Nyhaga och Regnbågen 34 39 57 71 108 44 25 7 385 35 11,0 329 Hemvård centrum grp 1,2 och 5 141 97 123 57 32 69 19 50 588 61 9,6 330 Hemvård centrum (F-fors, Blåsut, grp 4) 0 79 34 29 33 35 51 51 312 42 7,4 331 Solängen 62 263 190 112 96 62 26 61 872 86 10,1 332 Larmmott, Dagv, Anhörigsstöd, nattpatr usk37 42 34 72 25 54 91 53 408 46 8,9 333 Solbacken 19 11 33 20 13 11 0 2 109 30 3,6 334 Gläntan och poolen 26 34 21 2 4 0 0 0 87 12 7,3 335 Björken 59 12 139 133 164 133 71 155 866 51 17,0 336 Linden 72 57 145 61 56 42 21 48 502 42 12,0 337 Kommunrehab 0 0 0 0 0 0 0 0 0 22 0,0 338 Hemsjukvård centrum 57 30 20 4 42 33 96 42 324 49 6,6 339 Hemvård södra 13 33 21 55 23 63 41 3 252 27 9,3 340 Kastanjens och Pionens servicehus 132 122 87 87 53 74 45 60 660 45 14,7 341 Tärnans och Lunddalas gruppb 40 14 38 67 43 32 19 43 296 50 5,9 342 Eken 22 16 8 22 12 48 68 6 202 38 5,3 Arbetsmarknadsavdelning 350 Chef avd Arbetsmarknadsavdelning 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 0,0 351 Knutpunkten 0 0 0 0 0 0 0 0 0 38 0,0 352 Jobbtorg 0 0 0 0 0 0 0 0 0 13 0,0

22 Ansvar Jan Febr Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec Summa Ant anst Tim/anst Omsorg om funktionshindrade 360 Chef avd omsorg o funktionshindrade 0 0 0 0 0 0 0 0 0 17 0,0 362 Chef utvecklingsenheten 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 0,0 363 LSS b. Tagelg, Tegelbruksv, Edsg 190 112 135 46 59 39 66 12 659 45 14,6 364 Bistånd 0 0 0 0 0 0 0 0 0 4 0,0 365 LSS b. Ö.vägen Flan. Kastanjev. Bang. 96 58 103 29 77 48 187 21 619 28 22,1 366 LSS b. Brinkebo. Ankarg. Flottningsg. 13 24 16 12 5 24 5 2 101 16 6,3 367 LSS b Snödroppsv, Bladv, Nordkroksv 63 68 151 174 155 76 102 97 886 55 16,1 368 LSS b. Ankargatan 5 24 10 7 33 15 48 53 195 29 6,7 371 Stöd LSS Barn och ungd, ledsagarserv 2 0 4 11 16 0 4 65 102 32 3,2 374 Stöd LSS Vuxna 57 16 25 26 45 8 0 10 187 10 18,7 375 Stöd LSS Vuxna 124 86 45 85 150 83 38 76 687 22 31,2 376 Stöd LSS Vuxna 49 130 129 20 55 20 1 36 440 16 27,5 380 Daglig verksamhet 0 0 5 2 0 0 0 0 7 33 0,2 381 Daglig verksamhet 0 0 0 0 0 0 0 0 0 23 0,0 384 Psykiatri (boende, stödteam) 74 77 56 60 85 18 0 43 413 52 7,9 385 Bemanningspool och adm 0 0 0 0 0 0 0 0 0 21 0,0 IFO 390 Chef avd IFO 0 0 0 0 0 0 0 0 0 4 0,0 392 Sektionen för familjestöd 0 0 0 0 0 0 0 0 0 23 0,0 393 Sektionen för råd och stöd 0 0 0 0 41 0 0 26 67 28 2,4 394 Sektionen för missbruksstöd 6 0 8 18 7 0 0 25 64 22 2,9 395 Sektionen för försörjningsstöd 0 16 0 0 0 0 0 0 16 31 0,5 Snitt/mån Totalt 2014 1 624 1 831 2 055 1 650 1 683 1 322 1 409 1 238 0 0 0 0 12 812 1 602 Totalt 2013 2 168 1 889 2 077 1 906 2 058 1 413 1 170 1 174 1 817 2 466 2 001 1 610 21 749 1 812 Totalt 2012 1 936 1 866 1 967 1 669 2 332 1 415 1 331 1 747 2 485 2 591 2 313 1 851 23 503 1 959 Totalt 2011 2 604 1 654 1 950 1 998 2 682 1 540 1 344 1 624 2 000 2 240 2 324 2 203 24 163 1 874

23 Övertid 2014 Socialförvaltningen Ansvar Jan Febr Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec Summa Ant anst Tim/anst Förvaltningsledning 302 Adm avdelningen 0 0 0 0 23 0 0 0 23 20 1,2 Vård och Omsorg 310 Chef avd vård och omsorg 0 0 8 5 10 0 0 0 23 23 1,0 314 Bistånd, vård och omsorg 0 0 0 0 0 0 0 0 0 11 0,0 320 Ringhem 6 18 13 0 6 16 34 7 100 43 2,3 321 Demensteam och hemv Mariedal 19 4 3 4 0 4 0 0 34 26 1,3 323 Hemsjukvård Vargön och Frändefors 26 32 26 39 41 21 37 10 232 14 16,6 324 Ekeliden, Runnarebo och poolen 1 8 2 0 10 32 72 66 191 58 3,3 325 Tomtev hemv och Lindbackens gruppb 0 0 0 0 4 6 6 0 16 56 0,3 327 Konvaljens gruppboende 0 0 0 0 0 0 0 0 0 14 0,0 328 Nyhaga och Regnbågen 6 6 23 2 1 6 28 2 74 35 2,1 329 Hemvård centrum grp 1,2 och 5 104 115 116 43 38 70 74 96 656 61 10,8 330 Hemvård centrum (F-fors, Blåsut, grp 4) 0 85 66 52 46 88 35 54 426 42 10,1 331 Solängen 42 18 14 2 12 18 40 2 148 86 1,7 332 Larmmott, Dagv, Anhörigstöd, nattpatr usk 3 1 24 2 12 1 34 7 84 46 1,8 333 Solbacken 0 0 2 1 0 0 1 8 12 30 0,4 334 Gläntan och poolen 5 8 0 1 0 6 7 40 67 12 5,6 335 Björken 0 2 0 4 0 32 23 8 69 51 1,4 336 Linden 3 6 10 8 25 8 42 38 140 42 3,3 337 Kommunrehab 0 0 0 0 0 0 0 0 0 22 0,0 338 Hemsjukvård centrum 71 49 61 32 70 81 115 79 558 49 11,4 339 Hemvård södra 2 3 12 1 10 0 2 11 41 27 1,5 340 Kastanjens och Pionens servicehus 6 4 8 5 1 0 10 3 37 45 0,8 341 Tärnans och Lunddalas gruppboende 0 1 11 44 16 24 30 8 134 50 2,7 342 Eken 20 0 7 0 0 0 4 5 36 38 0,9 Arbetsmarknadsavdelning 350 Chef avd Arbetsmarknadsavdelning 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 0,0 351 Knutpunkten 0 0 0 0 0 8 0 0 8 38 0,2 352 Jobbtorg 0 0 0 0 0 0 0 0 0 13 0,0

24 Ansvar Jan Febr Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec Summa Ant anst Tim/anst Omsorg om funktionshindrade 360 Chef avd omsorg o funktionshindrade 0 0 0 0 0 0 0 0 0 17 0,0 362 Chef utvecklingsenheten 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 0,0 363 LSS b. Tagelgatan, Tegelbruksv, Edsg 45 15 15 27 16 22 28 54 222 45 4,9 364 Bistånd 0 0 0 0 0 0 0 0 0 4 0,0 365 LSS b. Karlslsg, Flanaden, Kastanjev. Bang. 24 4 5 68 3 2 90 2 198 28 7,1 366 LSS b. Brinkebo. Ankarg 1,2 5 16 16 30 10 10 8 16 111 16 6,9 367 LSS b. Snödroppsv, Bladv, Nordkroksv 40 42 45 46 53 62 62 98 448 55 8,1 368 LSS b. Forbondeg, Flottng, Enebacksg 0 1 10 1 23 32 34 27 128 29 4,4 371 Stöd LSS Barn och ungd, ledsagarserv 2 8 41 6 0 0 0 18 75 32 2,3 374 Stöd LSS Vuxna 2 0 0 1 12 0 42 1 58 10 5,8 375 Stöd LSS Vuxna 28 17 32 8 2 13 0 14 114 22 5,2 376 Stöd LSS Vuxna 4 27 20 0 6 0 0 0 57 16 3,6 380 Daglig verksamhet 0 0 0 0 0 0 0 0 0 33 0,0 381 Daglig verksamhet 0 0 0 0 0 2 2 0 4 23 0,2 384 Psykiatri (boende, stödteam) 22 6 16 0 12 1 1 8 66 52 1,3 385 Bemanningspool och adm 25 63 42 40 0 36 101 18 325 21 15,5 IFO 390 Chef avd IFO 0 0 0 0 0 0 0 0 0 4 0,0 392 Sektionen för familjestöd 2 12 4 38 16 7 15 0 94 23 4,1 393 Sektionen för råd och stöd 0 9 17 0 3 40 19 0 88 28 3,1 394 Sektionen för missbruksstöd 0 20 20 78 60 24 4 8 214 22 9,7 395 Sektionen för försörjningsstöd 0 0 11 32 10 14 0 0 67 31 2,2 Snitt/mån: Totalt 2014 513 600 700 620 551 686 1 000 708 0 0 0 0 5 378 672 Totalt 2013 566 792 817 780 717 688 896 598 576 673 603 560 8 266 689 Totalt 2012 437 475 471 397 448 385 610 593 585 376 585 979 6 341 528 Totalt 2011 417 402 367 403 516 416 872 526 517 409 314 502 5 661 472

25 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 2014-10-30 8 (xx) Dnr SN 2014/205 Internrevisor för socialnämndens verksamhetsområde Efter att avdelningschef på administrativa avdelningen, tillika internrevisor för socialförvaltningen, avslutat sin tjänst behöver ny internrevisor utses. Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att utse Christer Sundsmyr, administrativ chef, till ny internrevisor för socialförvaltningen. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

26 Tjänsteutlåtande Dnr: SN 2014/205 1 (1) 2014-10-20 Socialnämnden Internrevisor för socialnämndens verksamhetsområde Efter att avdelningschef på administrativa avdelningen, tillika internrevisor för socialförvaltningen, avslutat sin tjänst behöver ny internrevisor utses. Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att utse Christer Sundsmyr, administrativ chef, till ny internrevisor för socialförvaltningen. Socialförvaltningen Karin Hallberg Tf socialchef

27 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 2014-10-30 9 (xx) Dnr SN 2014/206 Arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplaner för socialnämnden Enligt Arkivlagen 6 punkterna 2 och 4 åvilar det kommunala nämnder att upprätta arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplaner. Socialnämndens nuvarande arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplaner antogs 2012-02-23, 37. Socialförvaltningen har under ledning av kommunens arkivarie gjort ändringar. Förslag till beslut Socialnämnden beslutar anta bilagd arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplaner för nämndens samtliga avdelningar/enheter. Samtidigt upphör tidigare antagen arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplaner att gälla. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

28 Tjänsteutlåtande Dnr: SN 2014/206 1 (1) 2014-10-22 Socialnämnden Arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplaner för socialnämnden Förslag till beslut Socialnämnden beslutar anta bilagd arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplaner för nämndens samtliga avdelningar/enheter. Samtidigt upphör tidigare antagen arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplaner att gälla. Bakgrund Grunden till ovan nämnda handlingar är Arkivlagen (ArkivL 6 p 2 och 4) från 1991, vilken ålade arkivansvariga kommunala nämnder att senast 1995 upprätta arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplaner. Nuvarande arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplaner antogs 2012-02-23, 37. Socialförvaltningen har under ledning av kommunens arkivarie gjort förändringar. Socialförvaltningen Karin Hallberg Tf socialchef Christer Sundsmyr Administrativ chef Bilagor Arkivbeskrivning för socialnämnden Dokumenthanteringsplan för gemensamt alla avdelningar/enheter administrativ avdelning vård och omsorg omsorg om funktionshindrade hälso- och sjukvård individ- och familjeomsorg arbetsmarknadsavdelning

29 BESKRIVNING OCH DOKUMENTHANTERINGSPLANER FÖR SOCIALNÄMNDEN Antagna av Socialnämnden 2014-xx-xx

30 SOCIALNÄMNDEN Arkivbeskrivning 1-2 Dokumenthanteringsplaner för: Gemensamt alla avdelningar/enheter 10-18 Administrativ avdelning 20-26 Vård och omsorg 30-33 Omsorg om funktionshindrade 40-46 Hälso- och sjukvård 50-53 IFO, Individ- och familjeomsorg 60-79 AMA Arbetsmarknadsavdelningen 80-83

31 1 ARKIVBESKRIVNING FÖR SOCIALNÄMNDEN Besöksadress: Sundsgatan 29 Telefon: 0521-72 10 00 462 85 Vänersborg Organisation och arbetsuppgifter Nämnden består av 13 ledamöter och 13 ersättare. Nämnden ska inom sitt område ansvara för att verksamheten bedrivs enligt de mål och riktlinjer, som fullmäktige bestämt, samt de föreskrifter, som gäller för verksamheten. Nämnden ska också bereda och yttra sig i ärenden, som berör dess verksamhet. Den äger rätt att föra kommunens talan i mål och ärenden, som rör nämndens verksamhetsområden. Till sin hjälp har nämnden socialförvaltningen och dess olika avdelningar/enheter. Socialnämnd Socialchef Hälso- och sjukvård Administrativ avdelning Omsorg om funktionshindrade LSS: Personlig assistans Ledsagarservice Kontaktperson Avlösarservice Korttidsvistelse Korttidstillsyn Bostad med särskilt stöd för barn Bostad med särskilt stöd för vuxna Daglig verksamhet Omsorgspoolen/Adm. avd. SoL: Psykiskt funktionshindrade Boendestöd Särskilt boende Lagen om färdtjänst Lagen om riksfärdtjänst AMA Vård och omsorg Bemanningsenhet Boendesamordnare Brålanda entreprenad Dagverksamhet och anhörigstöd Handlägger ärenden om insatser enligt SoL; (t.ex. hemtjänst, särskilt boende, trygghetslarm, dagverksamhet, avlastning etc.) Hemsjukvård Hemvård Kommunrehabilitering Korttidsboende Larmmottagning Särskilt boende Individ- och familjeomsorg IFO Alkoholärenden Dödsboanmälningar Ekonomiskt bistånd Familjehem Familjerådgivning Familjerätt Familjeärenden Flyktingmottagning Förmedlingsmedel Uppdragstagare (kontaktperson, kontaktfamilj) Vuxenärenden Ensamkommande flyktingbarn SoL = Socialtjänstlagen LSS = Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade HSL = Hälso- och sjukvårdslagen Assistans enligt socialförsäkringsbalken SFB

32 2 Arkivorganisation De olika avdelningarna har närarkiv och mellanarkiv, vilka handhas av arkivredogörarna eller assistenter. I närarkiven finns handlingar, som används i det dagliga arbetet inom avdelningen. För verksamheten finns en dokumenthanteringsplan (arkivbeskrivning). Där redovisas de handlingar som förekommer, hur de hanteras, bevarande- och gallringsföreskrifter, samt leveranstid till kommunarkivet. Socialchef tf Karin Hallberg Avdelningar/Enheter Arkivansvarig Arkivredogörare Administrativ avdelning, socialförvaltning Christer Sundsmyr Elisabeth Andersson Maria Björnberg Hjert Carina Hultberg Vård och omsorg Kristina Wallstedt tf Ann Fredriksson / Eva Forsberg Omsorg om funktionshindrade Sten Nilsson Ann-Sofie Asplind-Johansson / Marica Bäckström Individ- och familjeomsorg Maria Tapper Andersson Gunilla Karlsson / Siv Darheden Hälso- och sjukvård Tommy Carlgren Resp. sjuksköterska / arbetsterapeut / sjukgymnast Personakter: Patientjournal, HSL, SoL- och LSS-akter, exkl. Individ- och familjeomsorg, skickas vid avslut till Ann Fredriksson Bevarande och gallringsansvarig för personakter i Procapita /Systemförvaltare Samordnare Agnetha Norén IFO: Delsystemförvaltare Annelie Larsson / Siv Darheden HSL: Sjuksköterskejournal: Delsystemförvaltare för HSL, Omvårdnadsjournal och Rehabjournal Kerstin Aderum SoL/Socialtjänstdokumentation, delsystemförvaltare Vård och omsorg Lena Gillberg LSS, delsystemförvaltare Ewa Peterson Taxor och avgifter Carina Hultberg AMA Arbetsmarknadsavdelningen Ewa Ferm Björklund Pia Hedberg Sökingångar och register Register över fattade beslut, diarier och innehålls- och arkivförteckningar finns på de olika avdelningarna. Utlämnande av handlingar ska ske enligt Tryckfrihetsförordningens och Offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser. Antagen av socialnämnden 2014-xx-xx

VÄNERSBORGS KOMMUN Arkivbildare: Socialnämnden 33 Arkivansvarig: Respektive avdelnings-/enhetschef Arkivredogörare: Resp. arkivredogörare 10 Avd (motsv): Gemensamt alla avdelningar/enheter DOKUMENTHANTERINGSPLAN (version 2) *= allt IT-material som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper varvid IT-materialet gallras Antagen av socialnämnden 2012-xx-xx Media Original PERSONALHANDLINGAR Ansökningar via webb-baserat rekryteringssystem* (från och med 2014) Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet Anteckningar om arkiv Anmärkning OSL = Offentlighets- och sekretesslag *Heroma är ett digitalt system för hantering av personaldokument, hanteras av KS-Personalkontor. Offentliga jobb hanteras av Barnoch ungdomsnämnden Ansökningshandlingar där vederbörande fått och antagit tjänsten, samt handlingar i samband med överklagande Sammanställning/register över alla sökande, intervjuade och erhållande av tjänst IT* O / K IT-system Dnr i Heroma Bevaras 4 år Vissa handlingar till kommunstyrelsens löneavdelning Ansökningshandlingar till utlysta befattningar/tjänster där vederbörande ej fått tjänsten Ansökningar (tidigare hantering till och med 2014) PapperIT* O / K IT-system Dnr i Heroma 3 år -------- Begärd handling återsänds Ansökningshandlingar där vederbörande fått och antagit tjänsten, samt handlingar i samband med överklagande. Sammanställning/register över alla sökande, intervjuade och erhållande av tjänst. PapperIT* O / K Närarkiv Dnr Bevaras 4 år Vissa handlingar till kommunstyrelsens personalkontor / löneavdelning

34 VÄNERSBORGS KOMMUN Arkivbildare: Socialnämnden Arkivansvarig: Respektive avdelnings-/enhetschef Arkivredogörare: Resp. arkivredogörare 11 Avd (motsv): Gemensamt alla avdelningar/enheter DOKUMENTHANTERINGSPLAN (version 2) *= allt IT-material som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper varvid IT-materialet gallras Antagen av socialnämnden 2012-xx-xx Media Original Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet Anteckningar om arkiv Anmärkning OSL = Offentlighets- och sekretesslag Ansökningshandlingar till utlysta befattningar/tjänster där vederbörande ej fått tjänsten PapperIT* O / K Handläggares rum Syst. ordn. 3 år -------- Begärd handling återsänds Ansökningshandlingar för ej ledigförklarad tjänst PapperIT* O / K Handläggares rum Syst. ordn. Vid inaktualitet -------- Begärd handling återsänds Personalhandlingar PapperIT* O / K Handläggares rum Anställningsbeslut och löneöverenskommelse PapperIT* O Chef / lönekontor Syst. ordn. pärm, IT Pers.akt. Vid inaktualitet -------- Originalen finns på kommunstyrelsens personalkontor / löneavdelning Syst. ordn. -------- Insändes till kommunstyrelsens lönekontoret Personalregister hela förvaltningen med personnummer och befattning ar rörande löneutbetalning, ledigheter etc. via självservice PapperIT* O / K Årsvis Bevaras Årligen Gemensam utskrift för alla förvaltningar från kommunstyrelsens personalkontor Se KS: F 8 PapperIT* O / K Olika rum Syst. ordn. Vid inaktualitet, se anm. -------- överförs till kommunstyrelsens lönekontor Sekretessbevis, tystnadspliktsförsäkring Papper O Handläggare Närarkiv / Dnr Utdrag ur belastningsregistret Papper O Närarkiv Pers-nr, Akt Vid inaktualitet Tidigast efter 1 år. -------- Sekretess ingår i automatik i tjänsten och uppdrag. OSL kap. 2 1. Diarieförs och bevaras för förtroendevalda --------- Hanteras av resp. förvaltning/avdelning/ enhet. återlämnas vid begäran, efter notering i akt e.d.

VÄNERSBORGS KOMMUN Arkivbildare: Socialnämnden 35 Arkivansvarig: Respektive avdelnings-/enhetschef Arkivredogörare: Resp. arkivredogörare 12 Avd (motsv): Gemensamt alla avdelningar/enheter DOKUMENTHANTERINGSPLAN (version 2) *= allt IT-material som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper varvid IT-materialet gallras Antagen av socialnämnden 2012-xx-xx Media Original Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet Anteckningar om arkiv Anmärkning OSL = Offentlighets- och sekretesslag ar rörande frånvaro, uppgifter om. Medarbetarsamtal, protokoll/anteckningar Avgångssamtal, protokoll/anteckningar PapperIT* O / K Chef / handläggare Syst. ordn. 2 år -------- ar rörande arbetsskada, rehabilitering, se dhp kommunstyrelsens personalkontor. Ev. läkarintyg återlämnas till individen. PapperIT* O Chef Syst. ordn. 2 år -------- OSL kap. 39 Lönesamtal anteckningar PapperIT* O Chef Syst. ordn. 2 år -------- Tjänstgöringsbetyg/intyg PapperIT* K Administrativ avdelning Rehabiliteringsutredningar, handlingar rörande, se Kommunstyrelsens personalkontor PapperIT* O / K Chef / handläggare Pers.nr.ordn. Bevaras Överförs till personakt kommunstyrelsens löneavdelning. Intyg under pågående anställning gallras vid inaktualitet. Utfärdas från 2014-05 av löneavdelning. Pers.nr.ordn. -------- Utskrift för arkivering sker från respektive förvaltning. Ärendet gallras i IT-systemet i samband med utskrift. Företagshälsovården, rekvisition Papper O / K Chef / personalsekr. Syst. ordn. Vid inaktualitet, --------- Se även: Kommunstyrelsen: Personalkontoret: Rehabilitering Incident- och skadeanmälan, med bilagor PapperIT* O / K Handläggare Syst. ordn. Vid inaktualitet Originalet översänds till kommunstyrelsens säkerhetssamordnare LAS-varsel, handlingar som resulterar i avslut Tidsbegränsad anställning PapperIT* O Handläggare Pers.nr.ordn. 1 år -------- Uppsägningar och avsked PapperIT* O Handläggare Pers.nr.ordn. Bevaras Överförs snarast till personakt löneavdelningen.

36 VÄNERSBORGS KOMMUN Arkivbildare: Socialnämnden Arkivansvarig: Respektive avdelnings-/enhetschef Arkivredogörare: Resp. arkivredogörare 13 Avd (motsv): Gemensamt alla avdelningar/enheter DOKUMENTHANTERINGSPLAN (version 2) *= allt IT-material som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper varvid IT-materialet gallras Antagen av socialnämnden 2012-xx-xx Media Original Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet Anteckningar om arkiv Anmärkning OSL = Offentlighets- och sekretesslag LAS-varsel, handlingar som ej resulterar i avslut PapperIT* O Handläggare Pers.nr.ordn. Vid inaktualitet -------- Disciplinåtgärder, skriftlig varning Papper O / K Personalsekr. se lönekontor Pers.nr.ordn. Bevaras Överförs snarast till personakt löneavdelningen. Disciplinåtgärder, bakgrundsmaterial PapperIT* O / K Personalsekr. Syst. ordn. Tidigast efter 4 -------- inklusive kopia av skriftlig varning / chef år, senast vid pensionering. Kravspecifikation: Arbetsmiljöarbetsuppgiftsfördelning (för politiker, chefer m.fl.) Papper O Handläggare Dnr Bevaras 4 år Protokoll, rörande arbetsmiljö, skyddsronder PapperIT* O Närarkiv Dnr Bevaras 4 år ÖVRIGT Protokoll eller mötesanteckningar från avdelningsmöten, personalmöten, informationsmöten o.d., interna verksamhetsmöten PapperIT* O / K Handläggare Kron. ordn Vid inaktualitet (4 år) se anm. Bevaras om de innehåller beslut eller unik information av direkt betydelse för verksamheten. Nätverksträffar i olika former, protokoll, minnesanteckningar, bilagor e.d. PapperIT* O Handläggare Syst. ordn. Vid inaktualitet, -------- Väsentlig information bevaras Projektgruppshandlingar, av större art PapperIT* O Handläggare Dnr. Bevaras 4 år Underlag kan gallras vid inaktualitet Syst. ordn Projektgruppshandlingar, av mindre art PapperIT* O Handläggare Syst. ordn Vid inaktualitet -------- Underlag kan gallras vid inaktualitet

VÄNERSBORGS KOMMUN Arkivbildare: Socialnämnden 37 Arkivansvarig: Respektive avdelnings-/enhetschef Arkivredogörare: Resp. arkivredogörare 14 Avd (motsv): Gemensamt alla avdelningar/enheter DOKUMENTHANTERINGSPLAN (version 2) *= allt IT-material som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper varvid IT-materialet gallras Antagen av socialnämnden 2012-xx-xx Media Original Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet Anteckningar om arkiv Anmärkning OSL = Offentlighets- och sekretesslag Postlistor PapperIT* O Handläggare Syst. ordn. Vid inaktualitet -------- Hanteras från kommunstyrelsens kommunkansli Rekvisitioner, kvittenser o.d. PapperIT* O / K Div. rum Syst. ordn. Vid inaktualitet -------- Om ej annat anges Närarkiv e.d. E-post, Sms, bloggar, cockiefiler e.d. Digitalt O Handläggare Syst. ordn. Vid inaktualitet, se anm. -------- Information av betydelse se: Diarieförda handlingar eller där informationen hör Röstbrevlåda, e.d. Ljudfil O Handläggare Syst. ordn. Vid inaktualitet, se anm. -------- Information av betydelse se: Diarieförda handlingar eller där informationen hör Fotografier från miljöerna, ett urval PapperIT* e.d. O / K Närarkiv Handläggare Kron. ordn., IT e.d. Bevaras 4 år Dokumenteras, dateras. Övriga gallras vid inaktualitet Ljudupptagningar/filmmaterial av betydelse Magnetband, IT, O / K Närarkiv Diariet Syst. ordn. Dnr Bevaras 4 år Kan ingå i diarieförda handlingar/personakt. Ljudupptagningar/filmmaterial av ringa eller tillfällig betydelse etc. Magnetband, IT, etc. O / K Handläggare Handläggare Olika rum Närarkiv Egenproducerat informationsmaterial e.d. PapperIT* O Närarkiv Alla rum Dokumentation av kurser, utbildningar PapperIT* O / K Närarkiv och seminarier hållna i egen regi Handläggare Personakt Syst. ordn. Dnr Personakt OSL Vid inaktualitet -------- Kan ingå i diarieförda handlingar, personakt. OSL Ett urval bevaras. Jfr Fotografier från miljöerna Syst. ordn. Bevaras Omedelbart Dateras Syst. ordn. Bevaras 4 år Dateras Skrifter, kataloger, broschyrer, info, utredningar, författningar, cirkulär m.m. från andra myndigheter, företag, föreningar och förbund PapperIT* K Olika rum Syst. ordn. Vid inaktualitet --------

VÄNERSBORGS KOMMUN Arkivbildare: Socialnämnden 38 Arkivansvarig: Respektive avdelnings-/enhetschef Arkivredogörare: Resp. arkivredogörare 15 Avd (motsv): Gemensamt alla avdelningar/enheter DOKUMENTHANTERINGSPLAN (version 2) *= allt IT-material som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper varvid IT-materialet gallras Antagen av socialnämnden 2012-xx-xx Media Original Inventarieförteckningar över specialmaterial för verksamheterna Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans PapperIT* O Handläggare Objektsvis Bevaras Dokumentation rörande brandsyn, e.d. PapperIT* O Diariet Dnr Akt Ritningar och handlingar angående PapperIT* O / K Olika rum Objektsvis byggnader samt fastighetsskötsel och Kron. ordn. uthyrning m.m. kommunarkivet Körrapporter PapperIT* O Handläggare Syst. ordn. 2 år -------- ar rörande fordon, servicebok m.m. Dokumenthanteringsplaner PapperIT* O / K Arkivredogörare/ ansvarig HANDLINGAR AV TILLFÄLLIG ELLER RINGA BETYDELSE A) ar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av tillfällig eller ringa betydelse Anteckningar om arkiv Anmärkning OSL = Offentlighets- och sekretesslag 10 år 1:a förteckningen och sedan vart 10:e jämna år bevaras. Samlas hos administrativa avdelningen. 4 år Samlas på administrativa avdelningen Bevaras Vid inaktualitet -------- Original finns hos fastighetsenheten PapperIT* O Handläggare Syst. ordn. -------- Hanteras på samma sätt som för kommunens övriga fordon, se kommande dhp för samhällsbyggnadsnämnden. Dnr. Olika rum Vid inaktualitet -------- Original bevaras i diarieförda handlingar. Revideras årligen tillsammans med kommunarkivarie. Kopior och dubbletter som inte har någon funktion då arkivexemplar med samma innehåll finns. PapperIT* O / K Handläggare Syst. ordn. Vid inaktualitet -------- Om ej annat anges. Kontrollera först var originalhandling finns

VÄNERSBORGS KOMMUN Arkivbildare: Socialnämnden 39 Arkivansvarig: Respektive avdelnings-/enhetschef Arkivredogörare: Resp. arkivredogörare 16 Avd (motsv): Gemensamt alla avdelningar/enheter DOKUMENTHANTERINGSPLAN (version 2) *= allt IT-material som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper varvid IT-materialet gallras Antagen av socialnämnden 2012-xx-xx Media Original Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet Anteckningar om arkiv Anmärkning OSL = Offentlighets- och sekretesslag Inkomna, upprättade eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär. ar som har inkommit för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd, om de även i övrigt är av ringa betydelse. Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, eller som är meningslösa eller obegripliga, om handlingarna inte kräver vidarebefordran till annan myndighet eller enskild för åtgärd. Register, liggare, listor och andra tillfälliga förteckningar som har tillkommit för att underlätta myndighetens verksamhet, att återsöka handlingar eller att upprätthålla samband inom arkivet. Mottagnings- och delgivningsbevis under förutsättning att de inte har påförts anteckning som tillfört ärende sakuppgift. PapperIT* O / K Handläggare Syst. ordn. PapperIT* O / K Handläggare Syst. ordn. PapperIT* O / K Handläggare Syst. ordn. PapperIT* O / K Handläggare Syst. ordn. PapperIT* O / K Handläggare Syst. ordn. Vid inaktualitet -------- Om ej annat anges. Jfr diarieförda handlingar Vid inaktualitet -------- Om ej annat anges Vid inaktualitet -------- Om ej annat anges Vid inaktualitet -------- Om ej annat anges Vid inaktualitet -------- Om ej annat anges

VÄNERSBORGS KOMMUN Arkivbildare: Socialnämnden 40 Arkivansvarig: Respektive avdelnings-/enhetschef Arkivredogörare: Resp. arkivredogörare 17 Avd (motsv): Gemensamt alla avdelningar/enheter DOKUMENTHANTERINGSPLAN (version 2) *= allt IT-material som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper varvid IT-materialet gallras Antagen av socialnämnden 2012-xx-xx Media Original Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet Anteckningar om arkiv Anmärkning OSL = Offentlighets- och sekretesslag ar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran, under förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit eller utgått från myndigheten. Här avses till exempel inlämningskvitton och kvittoböcker för avgående post. Loggar för e-post och fax och vid kopiering under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll av överföringen och att de inte heller behövs för återsökning av de handlingar som inkommit eller utgått från myndigheten och som skall bevaras. ar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning har gjorts, under förutsättning att handlingarna inte heller i övrigt har någon funktion. (exempelvis IT-systemen Stratsys* och Netigate*) PapperIT* O / K Handläggare Syst. ordn. PapperIT* O / K Handläggare Syst. ordn. PapperIT* O / K Handläggare Syst. ordn., Vid inaktualitet -------- Om ej annat anges Vid inaktualitet -------- Om ej annat anges Vid inaktualitet -------- Om ej annat anges. Väsentliga sammanställningar diarieförs och bevaras. *Används av flera förvaltningar inom kommunen.

VÄNERSBORGS KOMMUN Arkivbildare: Socialnämnden 41 Arkivansvarig: Respektive avdelnings-/enhetschef Arkivredogörare: Resp. arkivredogörare 18 Avd (motsv): Gemensamt alla avdelningar/enheter DOKUMENTHANTERINGSPLAN (version 2) *= allt IT-material som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper varvid IT-materialet gallras Antagen av socialnämnden 2012-xx-xx Media Original Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet Anteckningar om arkiv Anmärkning OSL = Offentlighets- och sekretesslag B) ar som är av tillfällig betydelse genom att innehållet har överförts till nya databärare eller genom att handlingar på annat sätt ersatts av nya handlingar. (se nedan) IT, m.m. O / K Handläggare Syst. ordn. Vid inaktualitet -------- Om ej annat anges 1. ar som har inkommit till myndigheten eller expedierats från myndigheten i elektronisk form, till exempel e-post, om handlingarna har överförts till annat format eller annan databärare, till exempel genom utskrift på papper. En förutsättning är att överföringen endast har medfört ringa förlust. För att förlusten ska anses ringa, krävs att handlingarna inte är autentiserade (äkthetsgaranterade) genom elektroniska signaturer eller motsvarande. De får inte heller vara strukturerade på ett sådant sätt att betydande bearbetningsmöjligheter går förlorade. 2. arna som upprättats och sprids elektroniskt i informationssyfte, till exempel webbsidor, under förutsättning att handlingarna överförts till annat lagningsformat eller annan databärare för bevarande. Om överföringen innebär förlust av samband med andra handlingar inom eller utom myndigheten, till exempel genom elektroniska länkar, får en bedömning göras i varje enskilt fall av länkarnas värde. Sådana handlingar som avses i första stycket och som är felaktiga eller inaktuella, under förutsättning att de ersätts av rättade/uppdaterade handlingar. En förutsättning är att de uppgifter som rättats/uppdaterats endast är av tillfälligt intresse ( till exempel adress, telefonnummer, öppettider). 3. ar som inkommit till myndigheten i icke autentiserad (äkthetsgaranterad) form, till exempel fax eller e-post, om en autentiserad handling med samma innehåll har inkommit i ett senare skede. En förutsättning är att handlingen inte har påförts några anteckningar av betydelse för myndighetens beslut eller för handläggningens gång. Om den först inkomna handlingen påförts ankomststämpel bör den bevaras till dess att ärendet har avslutats, om inte ankomsttiden dokumenterats på annat sätt, till exempel i diarium eller lätt tillgänglig logglista. I de fall ärendet rör myndighetsutövning mot enskild bör handlingen bevaras till dess att överklagandetiden har löpt ut. 4. som har inkommit till myndigheten i form av meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare och motsvarande, och som tillfört ett ärende sakuppgift, under förutsättning att innehållet dokumenterats i en tjänsteanteckning som tillförts övriga handlingar i ärendet. 5. Felaktiga uppgifter i ADB-upptagningar av registerkaraktär, vilka tillkommit genom skrivfel, räknefel eller motsvarande förbiseende fel, under förutsättning att rättning har skett. 6. ar som har överförts till annan databärare inom samma medium, under förutsättning att de inte längre behövs för sitt ändamål, till exempel arkivexemplar av ADB-upptagningar och mikrofilm (säkerhets-, mellan- och bruksexemplar) som har ersatts av nya exemplar, samt ADB-upptagningar som endast framställts för överföring, utlämnande, utlån eller spridning av handlingar.

VÄNERSBORGS KOMMUN 42 20 Arkivbildare: SOCIALNÄMNDEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN Arkivansvarig: Christer Sundsmyr Avd (motsv): Administrativa avdelning *= allt IT-material som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper varvid IT-materialet gallras Antagen av socialnämnden 2014-xx-xx Media Original ADMINISTRATION Nämnd, protokoll, ärendelista PapperIT* O Närarkiv Kron. ordn. Utskott, protokoll PapperIT* O Närarkiv Kron. ordn. Presidium, protokoll, mötesanteckningar PapperIT* O Närarkiv Kron. ordn. 3-nämndsmöte, protokoll, PapperIT* K Närarkiv Kron. ordn. mötesanteckningar (socialnämnd, barn- och ungdomsnämnd, gymnasienämnd 1) ) Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans Arkivredogörare: Elisabeth Andersson / Maria Björnberg Hjert / Carina Hultberg kommunarkivet Anteckningar om arkiv Anmärkning OSL = Offentlighets- och sekretesslag Bevaras 4 år Bilagor ingår i diarieförda handlingar Bevaras Bevaras 4 år 4 år 4 år ------- Originalhandlingarna återfinns hos barnoch ungdomsnämnden. 1) Gymnasienämnden upphörde 2012-12- 31 Samverkan, protokoll, e.d. LSG, FSG, ledningsgrupp, MBL Protokoll från andra förvaltningar och nämnder PapperIT* O Närarkiv Kron. ordn. PapperIT* K Närarkiv Olika rum Bevaras 4 år Samlas på administrativa avdelningen. APT-protokoll samlas hos resp. enhetschef för arkivering, se dhp Gemensamt alla avdelningar. Dnr 4 år ------- Gallras i samband med arkivering Stiftelsen för Vänersborgs skollovskolonier, protokoll Kommunala pensionärsrådet, KPR, protokoll PapperIT* O Närarkiv Kron. ordn. PapperIT* O Närarkiv Kron. ordn. Bevaras 4 år Bilagor, såsom ansökningar, ingår i diarieförda handlingar Bevaras 4 år Bilagor ingår i protokollet