Sida 1 av 8 Plats och tid Församlingsexpeditionen, Grödingevägen 4 Torsdagen 2 februari kl. 17.00 Beslutande Carola Norén (s) ordförande Isa Aybar (Ba) vice ordförande Ewonne Ekmyr Göransson (kr) Ann-Mari Lindmark (s) Ersättare Lars-Göran Liljedahl (s) Adjungerade Lennart Blixth Daniel Claesson Ann-Christine Blixth Senior Advisor/valsamordnare Kommunikatör Sekreterare Justerare Isa Aybar Justeringens plats och tid Församlingsexpeditionen, Grödingevägen 4, Onsdag den 9 februari 2017 kl. 16.00 Paragrafer 10-16 Underskrifter Ordförande... Justerare... ANSLAG / BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Sammanträde Onsdag den 9 februari 2017 Datum då anslaget sattes upp 2017-02-09 Datum då anslaget tas ned 2017-02- 23 Förvaringsplats för protokollet Församlingsexpeditionen, Grödingevägen 4, Tumba Sekreterare... Ann-Christine Blixth
Sida 2 av 8 Fastställande av föredragningslista Vn 10 Föreligger förslag till föredragningslista för valnämndens sammanträde. beslutar att godkänna föreslagen föredragningslista
Sida 3 av 8 Val av protokollsjusterare Vn 2 Justering av detta sammanträdesprotokoll äger rum på församlingsexpeditionen, Grödingevägen 4, Tumba, torsdagen den 9 februari 2017 kl.16.00. beslutar att utse Isa Aybar att jämte ordföranden justera protokollet på ovan nämnda plats och tid.
Sida 4 av 8 Information Vn 12 Följande information föreligger för valnämndens kännedom. a) Allmän information b) Budgetuppföljning beslutar att notera till protokollet att valnämnden tagit del av ovanstående delgivningar.
Sida 5 av 8 Röstningslokaler och öppettider Vn 13 Det hör till valnämndens uppgifter att besluta om anordnande av röstningslokal samt öppettider. Beslutet ska ske efter samråd med kyrkoherde i pastoratet Beslutet ska vara registrerat i valsystemet senast den 1 april 2017. Endast de röstberättigade inom valnämndens ansvarområde får rösta i en röstningslokal. Lämpliga röstningslokaler kan vara vårdinrättningar, gymnasieskolor, eller i samband med visst evenemang eller i förtid planerad verksamhetsrelaterad händelse. En röstningslokal skall hållas öppet minst två timmar vid varje tillfälle som röstning äger rum. Under valdagen skall röstningen avslutas i sådan tid att valsedlarna kan lämnas i rätt vallokal före kl 20.00 dvs före röstningen avslutas i vallokalen och den preliminära rösträkningen påbörjas. Beredningen är ense med kyrkoherden om följande förslag avseende röstningslokaler och öppettider: Röstningslokal under valdagen Klockargården kl 12.00-14.00 Fittja medborgarkontor kl 12.00-14.00 Särskilda röstningslokaler söndagen före valdagen Ljusets kyrka kl 12.00 14.00 Klockargården kl 12.00 14.00 Tumba kyrka kl 12.00 14.00 Ängskyrkan kl 12.00 14.00 Tullinge gård kl 12.00 14.00 Beredningen föreslår valnämnden besluta att fastställa föreliggande förslag till röstningslokal och öppettider för dessa. beslutar enligt beredningens förslag.
Sida 6 av 8 Expeditioner för förtidsröstning och öppettider Vn 14 Det hör till valnämndens uppgifter att besluta om expeditioner för förtidsröstning samt öppettider. Beslutet ska ske efter samråd med kyrkoherde i pastoratet. Beslutet skall vara registrerat i valsystemet senast 1 april 2017. Det skall vara möjligt att förtidsrösta under minst tre timmar varje vardag 4 17 september, därutöver minst en dag vardera veckan mellan kl 17.00 och 20.00. Röstmottagare utses av valnämnden i samråd med kyrkoherden. Rekrytering av personal som tjänstgör i valet, t ex som röstmottagare på expedition för förtidsröstning sker via den som har chefs- och arbetsledaransvar. Minst två röstmottagare skall tjänstgöra samtidigt. Röstmottagare utses i så god tid att valnämnden hinner utbilda dem för sin uppgift. Beredningen är ense med kyrkoherden om följande förslag avseende expedition för förtidsröstning och öppethållandetider för denna: Församlingsexpeditionen 1 2017 09 04 08 10.00-15.00 2017 09 06 17.00-20.00 2017 09 09 10.00 15.00 2017 09 11 15 10.00 15.00 2017 09 13 17.00 20.00 2017 09 16 10.00 15.00 2017 09 17 09.00 11.00, 12.00 20.00 Församlingsexpeditionen 2 2017 09 17 09.00 11.00, 12.00 16.00 Föreligger förslag avseende expeditioner för förtidsröstning och öppettider för dessa. Beredningen föreslår valnämnden besluta att fastställa föreliggande förslag. beslutar enligt beredningens förslag.
Sida 7 av 8 Bidrag till valsedelskostnad Vn 15 Botkyrka församling har vid tidigare kyrkoval bidragit till tryckningskostnaden av valsedlar till nomineringsgrupperna som är representerade i kyrkofullmäktige. Bidrag skall utgå efter en enhetlig grund till varje nomineringsgrupp som är eller genom valet blir representerad i det organ valet avser. Ersättning ska dock begränsas till högst kostnaden för det antal valsedlar som motsvarar de röstberättigades antal i församlingen. En nomineringsgrupp som har rätt att få ekonomiskt bidrag till valsedlar ska med intyg styrka detta. Intyget ska undertecknas av en behörig företrädare för den församling vars beslutande organ har beslutats att bidrag ska utgå. Beredningen föreslår valnämnden besluta att kyrkorådet fastställer beslut om att församlingen står för valsedelskostnaden inom ramen för beslutad valnämndsbudget beslutar enligt beredningens förslag.
Sida 8 av 8 Kommunikationsplan Vn 16 En kommunikationsplan för kyrkovalet har upprättats av Daniel Claesson, kommunikatör i församlingen. Beredningen föreslår att kommunikationsplanen godkänns enligt bilaga. Beredningen föreslår valnämnden besluta enligt bilaga beslutar enligt ordförandens förslag