Ett resultat av projektet Lean & Green Production Navigator, VINNOVA Dr 2011-01107 En guide till Workstation Design Toolkit Christian Bergman, Högskolan i Skövde Mer att läsa på www.ngps.se
Översikt För att kunna ta fram effektiva och ergonomiska arbetsplatser som redan från början med stor sannolikhet uppfyller de krav som ställs, används Workstation Design Toolkit. Systemet består av tre komponenter. 1. Workstation Design Navigator Detta är en MS Excel-fil som guidar användaren genom en designprocess. Den hjälper arbetsplatsdesignern att bl.a identifiera användare till en arbetsplats och deras behov, ställa upp krav och utvärdera olika designlösningar. 2. Programvara för bildhantering: Med programvaror som exempelvis Google Picasa eller Adobe Bridge kan bilder som innehåller nyckelord sökas fram. Navigatorn talar om vilka nyckel ord som motsvarar de kravnivåer som har ställts på arbetsplatsen som utvecklas, och en sökning i programvaran visar de befintliga arbetsstationer som uppfyller dessa krav. Dessa lösningar kan tjäna som inspiration eller i bästa fall implementeras rakt av. 3. xps Tagger Denna Android-app för smartphones används för att dokumentera befintliga arbetsstationer och används troligen av auditörer snarare än arbetsplatsutformaren. Arbetsstationerna fotograferas och nyckelord eller taggar som motsvarar de xps-nivåer som uppnåtts i arbetsstationen skrivs till bildfilerna. Detta gör bilderna sökbara via dator program för att organisera digitalfoton. Bilderna förs sedan över till en mapp på en dator eller server och utgör då en sökbar databas av goda (och mindre bra) exempel på arbetsstationer.
Del I: Workstation Design Navigator Workstation Design Navigator, eller Navigatorn är en Excel-arbetsbok som steg för steg guidar arbetsplatsutformaren genom en strukturerad process. Tillsammans med xps Tagger och programvara för att söka bland foton får användaren hjälp att hitta goda exempel som uppfyller de krav som ställts upp. Den som vill fördjupa sig i tankarna bakom Navigatorn kan läsa Bergman mfl (2013) - se referenslistan på slutet av dokumentet. Navigatorn hjälper till att definiera syftet med arbetsplatsen identifiera olika användare av arbetsplatsen och deras behov, identifiera arbetsmoment och utrustning ställa upp krav på arbetsplatsen med hjälp av xps Assessment system söka fram befintliga lösningar som uppfyller de ställda kraven - (här kommer de två andra komponenterna in) jämföra och utvärdera olika lösningsförslag
Steg 1: Bakgrund, syfte Här upprättas ett kortfattat Mission statement för att reda ut begreppen. Vad ska göras på arbetsplatsen? Varför? Vilket syfte ska uppnås? Hur mäts framgång i detta projekt? Vad förväntas, vad är viktigt att uppnå? Vilka befintliga lösningar är kända? Steg 1b: Vilka berörs av arbetsplatsens utformning och vilka är deras krav? Vilka påverkas av den här arbetsplatsen? Montörer, reparatörer, de som står bredvid osv..? Vilka behov har de under olika faser av arbetsstationens livscykel? Här används fyra huvudtyper av användare (efter Janhager, 2005) som ledning. Exempel fås i verktyget. Det viktiga är inte att sätta rätt namn på rätt plats, utan att identifiera fler användare än bara operatören. Primary user: Den som använder arbetsplatsen för sitt huvudsakliga syfte (operatören?) Secondary user: Någon som arbetar vid arbetsplatsen men inte för dess huvudsakliga syfte, t.ex. service, städning. Steg 1: Definiera syfte och grundläggande information för projektet. Side-user: Någon som berörs av arbetsplatsen utan att använda den. Co-user: Någon som samarbetar med arbetsplatsen, t.ex. materialförsörjning? Diskutera med de identifierade användarna för att förstå deras behov och önskemål. Du kan också fylla i vilka som är bra att prata med för att hitta lösningar - experter inom olika områden, t.ex. ergonomer, framstående operatörer...? Projektledningsverktyg: Baserat på hur stor inflytande över projektet och hur stort personligt intresse som finns kan användare vara nyttiga att involvera i det fortsatta arbetet. De kan vara opinionsbildare som skapar intresse för projektet eller sitter på nödvändiga resurser. Matrisen identifierar fyra grupper: Steg 2: Identifiera användare och deras behov Högt inflytande och stort intresse - nyckelpersoner som bör involveras! Låg auktoritet och intresse: Minsta möjliga insats. Övriga: Håll uppdaterade.
Steg 2a: Identifiera utrustning Tabellen hjälper till att lista den utrustning som behövs för arbetsplatsen. Vilka arbetsmoment utförs? Värdeskapande moment går att välja ur en färdig lista. Tabellen hjälper också till att identifiera behov av tillbehör, exempelvis balansblock för tunga verktyg, tillgång till exempelvis elluttag och tryckluft, eller datorskärmar för presentation av instruktioner. Färgskalan visar var den största variationen finns; är det väldigt många olika typer av förpackningar eller verktyg kanske variationen kan minskas för ett enklare arbete och minskat platsbehov vid arbetsplatsen. Anpassning av verktyget Nedanför tabellen som visas i figuren finns en annan matris där man kan fylla i de verktyg som finns att tillgå för olika typer av arbetsmoment. Dessa kommer sedan upp i förslagsrutan.
Koppla användarnas behov mot xps Workstation Design Toolkit bygger mycket på xps-systemet. För att inte missa användarnas behov vid kravställningen av arbetsplatsen, så får du här försöka hitta kopplingar mellan de identifierade användarbehoven till xps-systemet. Den som är bekant med QFD eller House of Quality känner igen metodiken. De användare och behov som identifierades i steg 1 fylls automatiskt i kolumnera till vänster. Verkar de motsvara någon xps-kategori? Exempelvis, om någon uttrycker att Jag tycker inte om när det bullrar så överensstämmer detta väl med xps-kategorin Noise level within the area. Då får du ha lite extra koll när nivåerna i de kategorierna sätts, men du kan också söka fram färdiga exempel som förhoppningsvis svarar mot användarnas behov.
Steg 2b: Sätt kravnivåer med xps Assessment System xps Assessment System används vid bedömning av arbetsplatser utifrån både ett ergonomi- och effektivitetsperspektiv. Systemet i sin helhet består av 57 punkter och c:a 20 av dessa har i studier (Bäckstrand mfl 2013) bedömts kunna påverkas i någon utsträckning genom utformningen av arbetsplatsen. Genom att gå igenom dessa punkter som är förklarade i Navigatorn och sätta upp kravnivåer kan dessa krav med större sannolikhet mötas utan att arbetsplatsen behöver justeras i efterhand. Ibland krävs investeringar eller organisatoriska förutsättningar för att nå upp till de högsta nivåerna, men högre kravnivåer behöver inte alltid vara svårare att möta än lägre, med en genomtänkt design. Tillsammans med appen xps Tagger och programvara för bildsökning kan goda exempel sökas fram som visar hur kraven har mötts i tidigare arbetsplatser. I de fall en station byggs om kan nuvarande nivå fyllas i för jämförelse. I de fall nivån kan beräknas, hjälper Navigatorn till med detta.
Steg 3-4: Generera och utvärdera lösningar På denna sida sammanställs de xps-nivåer som har definierats till en kravspecifikation. Nu är det dags att börja jobba fram lösningar som uppfyller kraven. Om befintliga arbetsstationer har utvärderats med hjälp av xps Tagger och uppfyller de önskvärda nivåerna, kan bilder på dessa arbetsstationer nu sökas fram. Varje kategori och nivå har en kod som kan matas in i det program som söker i bilddatabasen för att visa ett urval arbetsstationer som kan tjäna som inspiration. Se Del II: Programvara för bildsökning för närmre beskrivning av hur denna process fungerar. Av bilderna som hittats, väljs de mest relevanta träffarna ut. Dessa kan exempelvis klistras in i Navigatorn och bedömas där. Försök kombinera de bästa lösningarna till en fungerande helhet. Om arbetsplatsen byggs av existerande, utvärderade lösningar, ökar sannolikheten att den nya arbetsplatsen blir godkänd. Glöm inte bort eventuella användarbehov som inte kopplats mot xps-systemet. Steg 5: Bygg och dokumentera Förhoppningsvis finns nu tillräckliga underlag för att ta fram en riktigt bra arbetsplats. Se över lösningen mot xps-kraven igen och utvärdera så gott det går. Bygg ev. enkla prototyper för att utvärdera. När arbetsplatsen med största sannolikhet uppfyller alla krav, bygg den och utvärdera för att få ännu ett inspirerande exempel till nästa bygge.
Del II: Programvara för bildsökning När bilder på arbetsplatser har taggats i xps Tagger och överförts till dator, används ett program för att söka fram bilder på arbetsplatser som uppfyller de kravnivåer som definierats i Navigatorn. Det finns en uppsjö av program för detta, några exempel är: Google Picasa (gratis) www.picasa.com Adobe Bridge (ingår i Adobe CS-paketet) Här används Google Picasa. Vid installationen eller via inställningarna definieras om det ska söka igenom hela datorn eller bara de mappar du definierar. Det går även att få det att leta på en server. Se till att programmet letar i den mapp som bilderna från xps Tagger kopierats till. Läggs den i mappen Mina bilder är den automatiskt inkluderad. Exempel: Antag att du vill bygga en arbetsplats som är flexibel och snabbt kan byggas om. Detta motsvarar xps-kategori nr. 24, Station layout flexibility. Du vill hitta exempel på arbetsstationer som uppnått nivå L4. I sökrutan i programmet skriver du in koden XPS24L4. Skriver du bara XPS24 så hittar du alla bilder som är taggade i denna kategori, oavsett nivå. Hur du väljer att arbeta vidare med bilderna kan variera. De kan kopieras in i Navigatorn och utvärderas där, flyttas till en separat mapp för senare bearbetning, en grupp med projektnamnet kan skapas i Picasa för att lätt hittas senare...? Sökruta: Här skriver du in den tagg du söker efter, t.ex. XPS24L4 Verktyg>Mapphanterare: Du behöver inte leta efter rätt mapp när du söker i picasa. Se bara till att mappen med dina bilder är inkluderad i de mappar programmet söker i. Söktips: Om du skriver XPS2 kommer programmet att visa alla nivåer av kategorierna XPS2, XPS20, 21 osv. För att enbart visa alla nivåer i kategori 2, skriv XPS2L Var är bilden sparad? Markera en bild och använd Ctrl+Enter för att visa bilden i Windows utforskare / Finder i Mac. Visa existerande taggar i en bild, eller lägg till fler Beroende på inställningar i enheten som tog bilden, kan GPS-koordinater finnas som visar var bilden är tagen. Det går också att lägga till via karta här.
Del III: xps Tagger xps Tagger är en app för Android som dokumenterar arbetsplatser vid audit. Det är denna app som förser databasen med sökbara bilder som är till stöd när nya arbetsplatser ska utvecklas. Den används i huvudsak av auditörer, inte konstruktörer. Fotografera arbetsplatsen, märk upp foton med nivåer i xps-systemet. När bilderna överförs till datorn kommer de att vara sökbara med hjälp av programvaror som exempelvis Google Picasa eller Adobe Bridge. Detta hjälper arbetsplatsutformare att hitta goda exempel genom att söka upp bilder på arbetsplatser som uppnått den önskade nivån på exempelvis källsortering, fasaddesign eller ergonomi. Översikt - Så fungerar det i korthet: 1. Ta bilder av en arbetsplats.* 2. Markera de bilder som ska taggas med samma xps-nivåer. Namnge gruppen enligt var bilderna är tagna. 3. Tagga med relevanta xps-kategorier. Informationen lagras i bilden vilket gör den sökbar. 4. För över bilderna till datorn via delningsfunktionen eller med USB-kabel. Installation: Beskrivningen gäller Android v. 4. På din Android-enhet, gå in i Inställningar > Säkerhet. (I tidigare versioner av Android kan det finnas under Appar ) Leta upp Okända källor - tillåt installation av appar från okända källor. Ladda ner appen till din Android-enhet. Se länk i slutet av dokumentet. När filen laddats ner, klicka på Öppna, därefter på Verifiera och installera. *(Om foton i jpg-format redan finns att tillgå kan de via dator och USB-kabel manuellt överföras till mappen xps Tagger i rotkatalogen på din mobiltelefon/surfplatta för att tagga dem med xps Tagger.) Vad är en tag? Engelskans tag kan översättas med märke, etikett. I detta fall är det en kod motsvarande en viss xps-nivå som skrivs som filinformation i en jpg-bild så att den blir sökbar. Steg för steg-instruktioner: 1. Börja med att klicka på New Photo uppe till vänster för att aktivera kameran. 2. Ta tydliga bilder på en eller flera arbetsplatser. 3. Tryck tillbakaknappen på telefonen för att avsluta kameraläget och gå tillbaka till xps Tagger. 1 2 3
4. Markera de bilder som hör till en och samma arbetsstation. 5. Knappen Add tags tänds. Klicka för att skapa en grupp bilder som alla taggas med samma nivåer. 6. Skriv in ett beskrivande namn på gruppen av bilder. Detta grupperar bilderna i appen och skapar ett filnamn som blir sökbart senare. 5 4 7. Nu kommer du in i xps-läget. Välj de kategorier som har utvärderats. Siffrorna till höger visar hur många kategorier som har taggats i bilden och hur många kategorier som finns under varje rubrik. För varje tag som läggs till, visas texten Tags added. Använd tillbakaknappen på telefonen för att gå tillbaka i menysystemet och lägga till fler kategorier. Klicka här för att titta på bilderna
När du är färdig, klicka på knappen Review Tags. här ligger alla grupper sparade och du kan fortsätta att lägga till eller byta ut taggar. Klicka på dela-ikonen för att maila bilderna eller ladda upp dem till en dropbox-mapp. Det går också att överföra dem manuellt till en dator via USB-kabel - leta i mappen xps Tagger i enhetens rotkatalog. När bilderna väl är i datorn kan t.ex. gratisprogrammet Picasa från Google användas för att söka efter bilder taggade med en viss nivå inom en viss kategori. Det underlättar att ha Navigatorn eller en översättningsnyckel för att veta taggarna, men systemet är uppbyggt så här: XPS18L4 XPS, Nummer på xps-kategorin, Nivå L0-L6 Referenser Länkar Bergman, C., Bäckstrand, G., Högberg, D. & Moestam, L. (2013). A tool to assist and evalute workstation design. In: Proceedings of NES 2013, 45th Nordic Ergonomics & Human Factors Society conference, Iceland, August 2013. http://www.ngps.se/project.aspx?pid=1 Bäckstrand, G., Bergman, C., Högberg, D. & Moestam, L. (2013). Lean and its impact on workplace design. In: Proceedings of NES 2013, 45th Nordic Ergonomics & Human Factors Society conference, Iceland, August 2013. http://www.ngps.se/project.aspx?pid=1 Janhager, J. (2005) User Consideration in Early Stages of Product Development Theories and Methods. Doktorsavhandling, KTH. Tillgänglig på http://kth.diva-portal.org/smash/ get/diva2:7712/fulltext01 Workstation Design Toolkit Hela paketet kan laddas ner från http://www.ngps.se/tool.aspx?tid=6 RULA - Rapid Upper Limb Assessment En metod för att snabbt utvärdera ergonomi i överkroppen. Steg för steg-förklaring och utvärderingsformulär: www.ergo-plus.com/healthandsafetyblog/ergonomics/rula-assessment-tool-guide/ Online-verktyg för utvärdering: www.rula.co.uk/ NIOSH - Beräkna ergonomi vid lyft Steg för steg-förklaring och utvärderingsformulär: www.ergo-plus.com/healthandsafetyblog/ergonomics/niosh-lifting-equation-single-task/
Denna manual är ett delresultat inom Vinnovaprojektet Lean & Green Production Navigator Kontaktperson: christian.bergman@his.se Mer att läsa finns på www.ngps.se För referens ange: Bergman, C. (2014). Manual till Workstation Design Toolkit. VINNOVAs Dr 2011-01107. Mer att läsa på www.ngps.se