INSTITUTIONEN FÖR PEDAGOGIK OCH SPECIALPEDAGOGIK ROLLBESKRIVNINGAR för Ledningsfunktioner vid IPS Fastställda 2013-05-03, reviderad 2015-02-20 och 2017-01-10
PREFEKT Prefekten är institutionens chef och företräder institutionen internt och externt. Prefekten leder det dagliga övergripande arbetet och ansvarar för att verksamheten vid institutionen främjar institutionens utveckling. Prefekten ansvarar därtill för personal, arbetsmiljö och miljö samt företräder universitetet som arbetsgivare. Prefekten har ansvar för att universitets- och fakultetsgemensamma beslut och regelverk följs inom institutionen. Prefekten är underställd och rapporterar till dekanen. Prefektens beslutsmandat anges i universitetets arbets- och delegationsordning. Prefekten kan samråda med ledningsgruppen, institutionsrådet och andra berörda parter inför större beslut. Vissa beslutsärenden ska behandlas i institutionsrådet före beslut. Studenter ska beredas möjlighet att närvara vid utbildningsrelaterade beslut. Vissa av prefektens kan kortsiktigt eller långsiktigt delegeras till proprefekt eller viceprefekt. Vid prefektens frånvaro övertar proprefekten prefektens uppdrag och ansvar. Organisation och ledning: - medverka i fakultetens prefektråd och rektors chefsmöten samt återkoppla information - fastställa institutionens organisationsstruktur, mötesstruktur och ledningsfunktioner - leda och fördela arbetet på en övergripande nivå och utfärda delegationer och uppdragsbeskrivningar på institutionsnivå - vara ordförande vid ledningsgruppsmöten och i institutionsrådet - på begäran inlämna rapporter, yttranden och remissvar till andra instanser - utse institutionens representanter i fakultets- och universitetsövergripande organ - besluta om lokaldisposition och övrig infrastruktur Ekonomi och budget: - ansvara för och besluta om institutionens budget och bokslut - föra dialog med UFS och LUN om utbildningsuppdragens storlek och finansiering - vid behov fatta strategiska beslut om omfördelning av institutionens medel - godkänna offerter och ingå avtal, t.ex. om forskningsbidrag och uppdragsutbildningar - besluta om medfinansiering av forskningsprojekt, om ramarna för rese- och konferensbidrag, samt attestera betalningsärenden Personalärenden: - genomföra medarbetarsamtal, samt lönesamtal och lönesättande samtal - godkänna och underteckna tillsvidareanställdas tjänstgöringsplaner - ansvara för medarbetarnas kompetensutveckling planeras och följs upp - upprätta och genomföra rekryteringsplan, dvs utlysning och tillsättning av anställningar - besluta om längre tjänstledigheter, rehabiliteringsplaner mm - godkänna och underteckna validering av högskolepedagogiska meriter Kärnverksamheten: - upprätta treårig handlingsplan samt ettårig verksamhetsplan för forskning, utbildning, samverkan och arbetsmiljö, samt ansvara för att årlig uppföljning genomförs - sammanställa årlig verksamhetsberättelse - besluta om inrättande och avveckling av specifika verksamheter - besluta om examinatorer för examensarbeten på kandidat-, magister- och mastersnivå - fastställa kursplaner och litteraturlistor - inrätta programråd för institutionens programutbildningar - besluta om antagning av doktorander samt utse huvudhandledare och biträdande handledare Kommunikation och arbetsmiljö: - hålla personalen informerad om institutionens, fakultetens och universitetets strategier, styrdokument och regelverk, samt om utvecklingsplaner och förändringar - regelbundet kalla till personalmöten - ansvara för att de mål som formulerats i fakultetens handlingsplan för miljö och hållbar utveckling, handlingsplan för likabehandling, samt i handlingsplan för arbetsmiljö, uppnås - sträva efter att skapa en god fysisk och psykosocial arbetsmiljö vid institutionen - främja institutionens arbete för likabehandling och jämställdhet - leda och fördela institutionens arbete med miljöfrågor och hållbar utveckling Övrigt: - kunna arbeta med Agresso, Agresso EFH, Palasso, E-rek, E-inköp, Gubas, Gudok, GUP, GUL, Datalagret, Ladok, NyA, bemanningsplanen (BP), Retendo. 1
PROPREFEKT Proprefekten är institutionens ställföreträdande chef och företräder institutionen internt och externt vid prefektens frånvaro. Delegerat ansvar från prefekten och rapportering till prefekten. Organisation och ledning: - vid prefektens frånvaro överta dennes uppdrag och ansvar - vara prefektens backup i olika ärenden - delta i ledningsgruppsmöten, personalmöten och institutionsråd - delta i arbetet med strategisk verksamhetsplanering och bemanning - delta i anställningsintervjuer Delegerade : - genomföra ett antal medarbetarsamtal - ansvara för institutionens miljöarbete och hållbar utveckling - ansvara för att årliga arbetsmiljöronder genomförs och att åtgärder verkställs Övrigt: - vara väl förtrogen med bemanningsplanen (BP) - kunna arbeta med Excel, Agresso, Agresso EFH, Palasso, E-rek, E-inköp, Gubas, Gudok, GUP, GUL, Datalagret, Ladok, NyA, 2
VICEPREFEKT FÖR FORSKNING Ledningsfunktion med ansvar för institutionens forskning. Delegerat ansvar från prefekten och rapportering till prefekten. Lednings- och personalansvar: - ingå i prefektens ledningsgrupp och delta i möten enligt institutionens mötesplan - vara ordförande i DOP-gruppen och där vid behov ta upp frågor från ledningsgruppen - samverka med vicedekan för forskning och med övriga viceprefekter för forskning - genomföra medarbetarsamtal enligt särskild delegation från prefekten - bevaka att forskningsaktiviteter läggs in i bemanningsplanen (BP) terminsvis enligt upprättad tidsplan - bistå prefekten med underlag för remisser, skrivelser och rapporter som rör institutionens forskning - samverka med studierektor för forskarutbildning vid rekrytering och antagning av nya doktorander - verka för att institutionens samlade resurser för forskning och forskarutbildning nyttjas optimalt och på bästa sätt - verka för att de mål som formulerats i fakultetens handlingsplan för miljö och hållbar utveckling, handlingsplan för likabehandling, samt i handlingsplan för arbetsmiljö, uppnås Verksamhetsutveckling och kvalitetssäkring: - verka för att de mål som formulerats i institutionens handlings- och verksamhetsplan för forskning uppnås - verka för att fakultetens och universitetets policy- och styrdokument, handlingsplaner och regelverk för forskning blir kända - vid behov medverka till att ta fram och presentera statistik och nyckeltal kring institutionens forskning - stimulera till samverkan mellan de olika forskningskollegierna - aktivt verka för en god koppling mellan utbildning, forskning och samhället och för att kompletta akademiska miljöer skapas och beskrivs - stimulera och ge råd till forskare vid ansökan om forskningsmedel - verka för att inrapportering av publikationer och övriga forskningsaktiviteter sker Forskarutbildning: - i samråd med studierektor för forskarutbildningen bevaka att handledare upprättar och årligen uppdaterar individuella studieplaner för samtliga doktorander vid institutionen - i samråd med studierektor för forskarutbildningen medverka till att samordning av forskarutbildningskurser underlättas på institutions- och fakultetsnivå - i samråd med studierektor för forskarutbildning bereda förslag vad gäller nya kurser inom forskarutbildningen - medverka till att institutionens informations- och kommunikationskanaler enligt mötesplan fungerar - vara prefektens kontaktperson när det gäller forskningsfrågor på fakultets-, och universitetsnivå, nationellt och internationellt - lämna information och nyheter om forskning till webbsidan och nyhetsbladet Professors- eller docentkompetens, handledarutbildning, samt högskolepedagogisk utbildning eller motsvarande. God kunskap om institutionens utbildnings- och forskningsområden samt gedigen erfarenhet av forskning och forskarutbildning vid institutionen, fakulteten och universitetet Vara väl förtrogen med de policy- och styrdokument, strategier och regelverk som gäller för forskningsverksamhet vid Göteborgs universitet, fakulteten och institutionen. Kunna arbeta med: GUL, GUP, och bemanningsplan (BP) 3
VICEPREFEKT FÖR UTBILDNING Ledningsfunktion med ansvar för institutionens utbildning på grundnivå och avancerad nivå. Delegerat ansvar från prefekten och rapportering till prefekten. Ledningsuppgifter: - ingå i prefektens ledningsgrupp och delta i ledningsmöten enligt institutionens mötesplan - bistå prefekten med underlag för remisser, skrivelser, rapporter mm som rör utbildning genomföra medarbetarsamtal enligt särskild delegation från prefekten - ansvara för att de mål som formulerats i institutionens handlings- och verksamhetsplan för området utbildning uppnås - vara närmaste arbetsledare för studierektorerna och vara ordförande vid institutionens studierektorsmöten - strategisk planera utbildningsverksamheten i samråd med prefekt och studierektorer - ansvara för att alla uppgifter läggs in i bemanningsplanen (BP) enligt anvisningar och tidsplan för varje termin - bevaka att de ekonomiska ramarna för institutionens utbildningsverksamheter hålls - lägga fram beslutsförslag om antagningstal, eventuellt inställande av utannonserad kurs, revideringar av kursplaner samt uppdatering av litteraturlistor - ansvara för att institutionens samlade resurser vad gäller lärarkompetens, ekonomi, och lokaler används optimalt och på bästa sätt - verka för att samordning av kurser underlättas på institutions- och fakultetsnivå - vara ordförande i utbildningsutskottet - i samråd med studierektorer och programsamordnare bereda mer genomgripande förslag vad gäller institutionens kursutbud, kursplaner och utbildningsplaner och framlägga dessa förslag till beslutande organ Verksamhetsutveckling och kvalitetssäkring: - vara institutionens utbildningsansvariga person och samverka med vicedekan för utbildning, BUGA och med övriga viceprefekter för utbildning vid fakulteten - ansvara för att kontinuerligt pedagogiskt utvecklingsarbete bedrivs på institutionsnivå, samt medverka till att stärka fakultetsgemensamma pedagogiska fora - ha övergripande ansvar för att kursutvärderingar genomförs, analyseras, dokumenteras och återkopplas till studenter och lärare samt att eventuella åtgärder genomförs och resultatet följs upp - verka för att institutionens, fakultetens och universitetets policy- och styrdokument samt övriga regelverk gällande utbildning blir kända av studenter och lärare - verka för att målen i gällande handlingsplaner för miljö och hållbar utveckling, för likabehandling, samt för arbetsmiljö ska uppnås - medverka till att institutionens informations- och kommunikationskanaler enligt mötesplan fungerar - tillsammans med fakultetens kommunikatör planera utbildningarnas marknadsföring - vara institutionens kontaktperson när det gäller utbildningsfrågor på fakultets-, och universitetsnivå, nationellt och internationellt - lämna information och nyheter till institutionens och fakultetens nyhetsblad och hemsidor Doktorsexamen, handledarutbildning, samt högskolepedagogisk utbildning eller motsvarande. God kunskap om institutionens och fakultetens utbildnings- och forskningsområden samt fördjupad kunskap om utbildningarna på grund- och avancerad nivå vid institutionen Vara väl förtrogen med de policy- och styrdokument, strategier och regelverk som gäller för utbildningsverksamhet vid Göteborgs universitet, fakulteten och institutionen Kunna arbeta med: Excel, Datalagret, NyA, Gubas, Ladok, GUL, bemanningsplanen (BP), Retendo, Qlikview, Retendo 4
VICEPREFEKT FÖR SAMVERKAN Ledningsfunktion med ansvar för institutionens utbildning på grundnivå och avancerad nivå. Delegerat ansvar från prefekten och rapportering till prefekten. Ledningsuppgifter: - ingå i prefektens ledningsgrupp och delta i ledningsmöten enligt institutionens mötesplan - bistå prefekten med underlag för remisser, skrivelser, rapporter mm som rör utbildning genomföra medarbetarsamtal enligt särskild delegation från prefekten - ansvara för att de mål som formulerats i institutionens handlings- och verksamhetsplan för området utbildning uppnås - vara närmaste arbetsledare för studierektorerna och vara ordförande vid institutionens studierektorsmöten - strategisk planera utbildningsverksamheten i samråd med studierektorerna - ansvara för att alla uppgifter läggs in i bemanningsplanen (BP) enligt anvisningar och tidsplan för varje termin - bevaka att de ekonomiska ramarna för institutionens utbildningsverksamheter hålls - besluta om antagningstal, eventuellt inställande av utannonserad kurs, revideringar av kursplaner samt uppdatering av litteraturlistor - verka för att institutionens samlade resurser vad gäller lärarkompetens, ekonomi, och lokaler används optimalt och på bästa sätt - verka för att samordning av kurser underlättas på institutions- och fakultetsnivå - vara ordförande i utbildningsutskottet - i samråd med studierektorer och programsamordnare bereda mer genomgripande förslag vad gäller institutionens kursutbud, kursplaner och utbildningsplaner och framlägga dessa förslag till beslutande organ Verksamhetsutveckling och kvalitetssäkring: - vara institutionens utbildningsansvariga person och samverka med vicedekan för utbildning, BUGA och med övriga viceprefekter för utbildning vid fakulteten - ansvara för att kontinuerligt pedagogiskt utvecklingsarbete bedrivs på institutionsnivå, samt medverka till att stärka fakultetsgemensamma pedagogiska fora - ha övergripande ansvar för att kursutvärderingar genomförs, analyseras, dokumenteras och återkopplas till studenter och lärare samt att eventuella åtgärder genomförs och resultatet följs upp - verka för att institutionens, fakultetens och universitetets policy- och styrdokument samt övriga regelverk gällande utbildning blir kända av studenter och lärare - verka för att målen i gällande handlingsplaner för miljö och hållbar utveckling, för likabehandling, samt för arbetsmiljö ska uppnås - medverka till att institutionens informations- och kommunikationskanaler enligt mötesplan fungerar - tillsammans med fakultetens kommunikatör planera utbildningarnas marknadsföring - vara institutionens kontaktperson när det gäller utbildningsfrågor på fakultets-, och universitetsnivå, nationellt och internationellt - lämna information och nyheter till institutionens och fakultetens nyhetsblad och hemsidor Doktorsexamen, handledarutbildning, samt högskolepedagogisk utbildning eller motsvarande. God kunskap om institutionens och fakultetens utbildnings- och forskningsområden samt fördjupad kunskap om utbildningarna på grund- och avancerad nivå vid institutionen Vara väl förtrogen med de policy- och styrdokument, strategier och regelverk som gäller för utbildningsverksamhet vid Göteborgs universitet, LUN, fakulteten och institutionen Kunna arbeta med: Excel, Datalagret, NyA, Gubas, Ladok, GUL, bemanningswebben (BW), bemanningsplanen (BP), Retendo, Qlikview 2015-02-20 5
ADMINISTRATIV CHEF Ledningsfunktion med övergripande ansvar för institutionens administrativa stöd samt för övergripande budgetfrågor Delegerat ansvar från prefekten. Rapportering till prefekt. - leda och fördela arbetet inom institutionens administration, PA/HR, ekonomi och studievägledning - genomföra medarbetarsamtal med administratörer, personalhandläggare, ekonomer och studievägledare - ansvara för planering och uppföljning av administratörernas behov och genomförande av kompetensutveckling - medverka i institutionens möten enligt mötesplan - kalla till och vara ordförande vid regelbundna möten med administratörerna - vara institutionens kontaktperson när det gäller administrations- och budgetfrågor - regelbundet ta fram och presentera statistik och nyckeltal kring institutionens budget samt vid behov bistå prefekten med underlag för remisser och rapporter som rör administration och budget - verka för att de mål som formulerats i institutionens handlings- och verksamhetsplan uppnås - verka för att institutionens, fakultetens och universitetets övriga policy- och styrdokument, regler och riktlinjer blir kända - inventera datorbehov och handlägga inköp av datorer Chefsutbildning för administrativa chefer, samt andra specifika chefsutbildningar God kunskap om institutionens och fakultetens utbildnings- och forskningsområden Vara väl förtrogen med de policy- och styrdokument, handlingsplaner och regelverk som gäller för verksamheten vid Göteborgs universitet, LUN, fakulteten och institutionen. Kunna arbeta med: E-rek, Datalagret och bemanningsplan (BP) INSTITUTIONSCONTROLLER - genomföra ekonomisk planering och uppföljning av helhet och delar - vara delaktig i institutionens verksamhetsplanering - ta fram arbetsrutiner för institutionens ekonomiadministratörer - bistå ledningen med specifika verksamhetskalkyler och ekonomiska utredningar - lägga in i Perspektiv för hela institutionen - analysera prognoser, periodiska rapporter och ta fram underlag för bokslut - vidareförmedla ekonomisk information till och från olika nivåer - vara föredragande i ekonomifrågor i institutionsrådet - ansvara för att följa upp den interna ekonomikontrollen och hålla prefekten informerad - utföra ekonomiarbete, såsom omföringar, lönekontering, personalekonomi, lönestatistik Ekonomutbildning God kunskap om institutionens utbildnings- och forskningsområden Vara väl förtrogen med de policy- och styrdokument, handlingsplaner och regelverk som gäller för verksamheten vid Göteborgs universitet, fakulteten och institutionen Kunna arbeta med: Perspektiv, Agresso, Agresso EFH, E-inköp, EKO, Datalagret, bemanningswebben (BW) och bemanningsplan (BP) 6
STUDIEREKTOR Planering, utveckling, administration och uppföljning av fristående kurser, program- och uppdragsutbildning på grund- och avancerad nivå, samt forskarutbildning. Delegerat ansvar från viceprefekt och rapportering till viceprefekt. Terminsplanering: - i nära samarbete med viceprefekter, övriga studierektorer, utbildningschef för rektorsprogrammet, programledare, kursledare och lärare i god tid inför varje ny termin ta fram bemanningsunderlag för utbildningen inom ansvarsområdet samt lägga in dessa uppgifter i planeringsverktyget - vid all utbildningsplanering sträva efter att institutionens samlade resurser vad gäller lärarkompetens, ekonomi, och lokaler används optimalt och på bästa sätt - samråda med viceprefekten om planerings- och antagningstal samt eventuellt inställande av kurs - delta i schemaplanering för stora föreläsningslokaler - följa upp registreringar och närvaro efter kursstart och eventuell reservantagning, annonsera om lediga studieplatser respektive stänga för sen anmälan - i tveksamma fall besluta om behörighet till kurs eller program samt i samtliga fall besluta om tillgodoräknande av kurs eller del av kurs - i samråd med viceprefekt sammanställa nästa års kursutbud och ta fram underlag till Gubas och den tryckta kurskatalogen - lämna underlag för fakturering av uppdragsutbildningar och externa medverkande till berörd ekonomiadministratör - ansvara för att kursutvärderingar genomförs, analyseras, dokumenteras och återkopplas till studenter och lärare samt att beslutade åtgärder genomförs och resultatet följs upp - handlägga disciplinärenden Långsiktig planering: - aktivt medverka till att de strategier för utbildning som formulerats i institutionens handlings- och verksamhetsplan genomförs - bereda förslag till revidering av utbildningsplaner (i samråd med programledare) och kursplaner (i samråd med kursledare) samt lägga fram dessa förslag för behandling i programråd respektive utbildningsutskott - vid behov initiera vidareutveckling av befintliga kurser, program- och uppdragsutbildningar - medverka i samverkansaktiviteter och utbildningsnätverk på fakultets- och universitetsnivå, nationellt och internationellt - verka för ökad samordning av kurser på institutions-, fakultets- och universitetsnivå - verka för att stärka forskningsperspektivet i utbildningarna, t.ex. genom att involvera professorer och docenter i utbildningen och genom att stimulera till ökat lärardeltagande i kollegier och öppna forskningsseminarier - stimulera till och leda institutionens pedagogiska utvecklingsarbete samt medverka i fakultetsoch universitetsgemensamma pedagogiska fora och studierektorsmöten - på begäran ta fram underlag för strategiska ledningsbeslut, särskilt vad gäller kortsiktigt och långsiktigt rekryteringsbehov - aktivt delta i samråds- och planeringsmöten med viceprefekt, övriga studierektorer vid institutionen och fakulteten, programledare, studievägledare och administratörer enligt mötesschema - aktivt delta i rekryteringsarbetet och vara ansvarig för mottagandet av nyanställda - vara institutionens kontaktperson för uppdragsutbildning, samt verka för hög kvalitet i institutionens uppdragsutbildningar (studierektor för uppdragsutbildning) - vara kontaktperson för såväl doktorander som handledare samt medverka till att individuella studieplaner upprättas och uppdateras årligen (studierektor för forskarutbildning) - lämna information och nyheter till institutionens och fakultetens nyhetsblad och hemsidor - på begäran lämna underlag till remisser, skrivelser och årsberättelser - verka för att institutionens, fakultetens och universitetets policy- och styrdokument och övriga regelverk gällande utbildning och forskarutbildning blir kända av studenter och lärare - verka för att målen i gällande handlingsplaner för miljö och hållbar utveckling, för likabehandling, samt för arbetsmiljö ska uppnås Högskolepedagogisk utbildning och fakultetens och/eller gemensamma förvaltningens studierektorsutbildning. Doktorsexamen är en merit. Gedigen kunskap om institutionens utbildningsområde för att kunna bistå viceprefekter, studievägledare och studieadministratör med underlag, råd och stöd. Vara väl förtrogen med de policy- och styrdokument, strategier och regelverk som gäller för utbildningsverksamhet vid Göteborgs universitet, fakulteten och institutionen, samt ha övergripande arbetsrättsliga kunskaper. Kunna arbeta med: Egenrapportering, Datalagret, NyA, Gubas, Ladok, GUL, Excel, bemanningsplan (BP), Retendo 7
PROGRAMLEDARE Planering av programutbildning på grund- och avancerad nivå. Delegerat ansvar från viceprefekt. Rapportering till viceprefekt, studierektor, programordförande och programråd. Terminsplanering: - i samråd med programordförande planera terminens programrådsmöten - informera om terminsplanering och bemanning i programrådet och inhämta synpunkter - medverka till att skapa programkänsla bland studenter, programmets lärare och stödteam - bevaka att kursutvärderingar genomförs med programmets studenter och lärare Långsiktig programplanering: - aktivt medverka till att de strategier för utbildning som formulerats i institutionens handlings- och verksamhetsplan genomförs - i nära samarbete med programråd och studierektor verka för progression och kvalitetsutveckling i programutbildningen - i förekommande fall framlägga förslag till revidering av utbildningsplan och kursplaner till programråd respektive studierektor - verka för nära samverkan med omvärlden, t.ex. genom att externa ledamöter inbjuds till programrådet och genom gästföreläsare från fältet - verka för att underlätta samordning och samläsning av kurser inom program på institutions-, fakultets- och universitetsnivå - verka för att stärka forskningsperspektivet i programutbildningen, t.ex. genom att involvera professorer och docenter i utbildningen och genom att stimulera till ökat lärardeltagande i kollegier och forskningsseminarier - aktivt delta i institutionens pedagogiska utvecklingsarbete för lärare och lärarlag - aktivt delta i programrådsmöten och andra planeringsmöten enligt mötesschema - vid behov kalla programmets kursledare och lärare till planeringsmöten i samråd med studierektor - sammanställa årlig programrapport - kommunicera och samverka med andra interna och externa aktörer inom programområdet - lämna information och nyheter till institutionens och fakultetens nyhetsblad och hemsidor - verka för att institutionens, fakultetens och universitetets policy- och styrdokument och övriga regelverk för utbildning blir kända av studenter och lärare - verka för att målen i gällande handlingsplaner för miljö och hållbar utveckling, för likabehandling, samt för arbetsmiljö ska uppnås Högskolepedagogisk utbildning. Doktorsexamen en merit. Gedigen kunskap om institutionens och fakultetens utbildningar inom programområdet Vara väl förtrogen med de policy- och styrdokument, strategier och regelverk som gäller för utbildningsverksamhet vid Göteborgs universitet, fakulteten och institutionen Kunna arbeta med: Datalagret, NyA, Gubas, GUL, Excel, bemanningsplanen (BP) 8