Landstingsfullmäktige PROTOKOLLSUTDRAG SID 1(2) D A T U M D I A R I E N R 2013-04-23 LS-LED13-122-4 45/13 Sammanhållen personalpolitik Diarienummer: LS-LED13-122 Behandlat av Mötesdatum Ärendenr 1 Landstingsstyrelsens personalutskott 2013-02-06 4/13 2 Landstingsstyrelsen 2013-03-12 49/13 3 Landstingsfullmäktige 2013-04-23 45/13 Landstingfullmäktiges beslut 1. Gemensam värdegrund för personalfrågor antas som det övergripande styrande dokumentet för landstingets personalpolitik. 2. Nuvarande personalpolicy, chefspolicy och arbetsmiljöpolicy upphör att gälla. Yrkanden Jonas Hultberg (MP), Ulf Westerberg (M), Pia Bernthling (C), Maud Ekman (V), Marie-Louise Forslund Mustaniemi (KD), Marie Steneskog (S) och Catrin Cedvén (FP) yrkar bifall till landstingsstyrelsens förslag. Proposition Ordförande Christer Kax Sundberg (FP) ställer landstingsstyrelsens förslag under proposition och finner att det bifalls. Sammanfattning För att sätta personalfrågorna i ett sammanhang kopplat till landstingets vision och uppdrag ska en Sammanhållen personalpolitik utgöra ramen för strategiskt personalpolitiska ställningstagande och åtgärder. Med en Sammanhållen personalpolitik stärks landstingets varumärke som arbetsgivare. I syfte att tydliggöra och i en uppdaterad form presentera den personalpolitiska viljeinriktningen har en Gemensam värdegrund för personalfrågor arbetats fram under ledning av personalutskottet. Avsikten är att ersätta nuvarande personalpolicy, chefspolicy och arbetsmiljöpolicy med Gemensam värdegrund för personalfrågor och ge det framför andra styrande dokument inom personalområdet en övergripande ställning. Värdegrunden innehåller sex olika fokusområden som berör Medarbetarskap (inkl. chefer och ledare), Lärande och utveckling, Hälsa- Landstinget Sörmland Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping Fax 0155-28 91 15 Tfn 0155-24 50 00 E-post landstinget.sormland@dll.se SID 1(2)
Landstingsfullmäktige PROTOKOLLSUTDRAG SID 2(2) D A T U M D I A R I E N R 2013-04-23 LS-LED13-122-4 och arbetsglädje, Öppen dialog, Mångfald och jämställdhet samt Anställningsvillkor och lön. Värdegrunden är inledning och grundstomme för den webbaserade personalhandbok som sammanställs och publiceras på Insidan i samband med framtagandet av ledningssystemet för landstinget. I personalhandboken struktureras styrdokument inom personalområdet utifrån de fastslagna processområdena i ledningssystemet. För att levandegöra Gemensam värdegrund för personalfrågor behöver den kommuniceras och vara underlag för fördjupad diskussion om innebörd i många olika sammanhang. Den specifika viljeinriktningen Rätt till heltid som presenteras under fokusområdet Anställning och lön, har behov av särskilt införandeprojekt, vilket är beskrivet i separat rapport och PM. Plan för uppföljning har som syfte att se till att intentionerna blir mer och mer samstämmiga med hur landstingets medarbetare uppfattar landstinget som arbetsgivare samt ska ge underlag för aktiv styrning av specifika områden över tid. Beslutsunderlag Protokollsutdrag från landstingsstyrelsen 2013-03-12 49 Protokollsutdrag från landstingsstyrelsens personalutskott 2013-02-06 4 Tjänsteutlåtande 2013-01-24 Folder: Gemensam värdegrund för personalfrågor Personalpolicy, Chefspolicy och Arbetsmiljöpolicy PM - Gemensamvärdegrund för personalfrågor Rätten till heltid Rapport Rätten till heltid förutsättningar och konsekvenser för Landstinget Sörmland PM Nyckeltal PM - Gemensam värdegrund för personalfrågor - Plan för uppföljning Handlingsplan för implementering av Sammanhållen personalpolitik Landstingsstyrelsens protokoll 2011-10-11, 192 Personalutskottets protokollsutdrag från 2012 2, 21a), 31, 42 och 54 Beslutet expedieras till Landstingsstyrelsens personalutskott Landstingsdirektören Personaldirektören Akten Landstinget Sörmland Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping Fax 0155-28 91 15 Tfn 0155-24 50 00 E-post landstinget.sormland@dll.se SID 2(2)
Gemensam värdegrund för personalfrågor
Det öppna landstinget för jämlik hälsa och levande kultur i en hållbar, livskraftig region Landstingets vision
Värdegrunden utgår från Landstinget Sörmlands vision - Det öppna landstinget för jämlik hälsa och levande kultur i en hållbar, livskraftig region Strategiska mål inom personalperspektivet Landstinget är en attraktiv arbetsgivare med kompetenta och engagerade medarbetare. Landstingets personal upplever en god arbetsmiljö som bidrar till personlig utveckling, delaktighet och arbetsglädje. Landstingets personal deltar aktivt i utvecklingen av verksamheten och ser sin roll i helheten. Tre värderingsprinciper enligt Etik i Landstinget Sörmland människovärdesprincipen, som utgår ifrån att alla människor har lika värde och lika rätt. den gyllene regeln, som talar om för oss hur vi ska förhålla oss till varandra. respekt, som handlar om att ha respekt för varandra och varandras kunskaper och arbetsuppgifter. 3
Medarbetarskap Medarbetare hos oss - känner ett engagemang för och ser sin del i helheten - arbetar för att uppnå verksamhetens mål - har alltid medborgarna/patienterna/kunderna/brukarna i fokus - tar eget ansvar och medverkar aktivt såväl till sin egen kompetensutveckling som till utveckling av verksamheten - förstår värdet av och har förmåga att arbeta tillsammans - ser att förändring är något ständigt pågående som vi tillsammans kan påverka - vet vilka krav som kan ställas på arbetsgivaren - ser att lojalitet för verksamheten är självklar - ser det naturligt att rapportera avvikelser Chefer och ledare hos oss - har lust, vilja och förmåga att leda och utveckla medarbetare och verksamhet - skapar hälsosamma arbetsplatser genom prestigelöshet, delaktighet och dialog - har modet att vara ledare - formulerar och kommunicerar mål och resultat tillsammans med medarbetarna - skapar förutsättningar för medarbetarna att utvecklas och växa inom ramen för uppdraget - skapar förutsättningar för att uppnå mål och resultat för verksamheten - eftersträvar balans mellan ansvar och befogenhet - har fokus på ständiga förbättringar 4
Lärande och utveckling Utvecklande arbetsplats innebär hos oss att - vi har en arbetskultur som främjar lärande och utveckling - varje medarbetares resurser och kompetens tas tillvara och utvecklas utifrån verksamhetens uppdrag och mål - som ett led i kompetensutveckling främjas den interna rörligheten - att misstag ses som grund för lärande - olika karriärvägar finns som kan handla om yrkesrollsfördjupning såväl som exempelvis chef- och ledarskap Hälsa och arbetsglädje I våra verksamheter finns förutsättningar för ett hållbart arbetsliv genom - en säker och trygg arbetsplats - ett öppet och tillåtande arbetsklimat - möjligheter att påverka arbetskrav - tid för reflektion och återhämtning - möjligheter att påverka sin egen hälsa - hälsofrämjande och attraktiva arbetsplatser 5
Öppen dialog En öppen och respektfull dialog hos oss - är grunden för delaktighet och samverkan - skapar goda relationer och engagerade medarbetare - bidrar till givande samarbete och goda resultat - gynnas av mötesplatser där medarbetare kan utbyta erfarenheter och samverka Mångfald och jämställdhet Alla medarbetares lika värde innebär hos oss att - vi uppmuntrar och tar tillvara den blandning av kompetenser, egenskaper, erfarenheter och kvalitéer som varje människa har. - ingen blir diskriminerad eller trakasserad utifrån kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnicitet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder. 6
Anställningsvillkor och lön Innebär hos oss att - vi erbjuder anställningsvillkor som stimulerar till ökat engagemang och förbättringar av verksamhetens innehåll, produktivitet, effektivitet och kvalitet - alla medarbetare har rätt till heltidstjänst men möjlighet att välja annan sysselsättningsgrad - lönen är individuell och differentierad utifrån kända kriterier och avspeglar medarbetarens ansvar och kompetens samt uppnådda mål och resultat - lön och anställningsformer stödjer verksamhetens kompetensförsörjning - lönekartläggning och arbetsvärdering finns som grund för strategiska satsningar i den lokala lönepolitiken 7
Gemensam värdegrund för personalfrågor är beslutad som det övergripande styrande dokumentet för landstingets personalpolitik i landstingsfullmäktige 23 april 2013.
Bilaga 2 LS 95/97 Rehabilitering av medarbetare inom Landstinget Sörmland policy
Inledning Landstinget har som arbetsgivare ansvaret för att behovet av arbetsinriktad rehabilitering och anpassningar klarläggs och för att rehabilitering kommer igång när det behövs. Rehabiliteringsarbetet är en viktig del i vårt arbetsmiljöarbete och syftar även till att attrahera och behålla medarbetare. Till denna policy hör riktlinjer avseende roller och förväntningar på olika aktörer samt tydliga rutiner för den praktiska hanteringen av rehabiliteringsprocessen. Dessa har fokus på arbetsinriktade åtgärder hos arbetsgivaren och arbetsgivarens rehabiliteringsutredning. Arbetsgivarens rehabiliteringsutredning ska inte förväxlas med Försäkringskassans allmänna åliggande att samordna rehabiliteringsinsatser för sjukskrivna medborgare. Samtliga aktörer i en rehabiliteringsprocess ska bli väl förtrogna med landstingets policy, riktlinjer och rutiner för rehabiliteringsarbetet. På så vis vet alla vad som gäller och vad som kan förväntas av såväl arbetsgivare som medarbetare. Värdegrund I rehabiliteringsarbetet utgår vi från en humanistisk människosyn. Det betyder att varje medarbetare ska bemötas med respekt och utifrån sina individuella förutsättningar. att all kommunikation mellan människor i våra verksamheter ska kännetecknas av öppenhet, ödmjukhet och omtanke. att alla åtgärder ska genomföras professionellt och syfta till att finna lösningar.
Rehabiliteringspolicy Rehabiliteringsarbetet ska kännetecknas av tidiga insatser, ett tydligt och strukturerat arbetssätt samt en väl känd rehabiliteringsprocess. Rehabiliteringsarbetet ska utövas med respekt för den enskilde medarbetarens integritet. För alla aktörer i rehabiliteringsprocessen gäller sekretess. Medarbetare ska kunna känna en trygghet i vetskapen att arbetsgivaren och dess aktörer har god kunskap om rehabilitering och gör sitt yttersta för att finna en lösning för varje enskild individ. Ambitionen ska vara att finna lösningar som bygger på medarbetarens individuella förutsättningar samt de möjligheter arbetsmarknaden erbjuder inom landstinget. Arbetsgivaren får inte förändra arbetssituationen för en medarbetare på bekostnad av väsentligt förändrade villkor för andra medarbetare. Alla möjligheter till rehabilitering, anpassning, och omplacering inom Landstinget Sörmland måste prövas innan processen får gå till ett avslut av en anställning. Arbetsgivaren är inte skyldig att skapa nya arbetsuppgifter eller befattningar men ska ha väl fungerande rutiner för samverkan mellan olika verksamheter för att kartlägga aktuella och lediga befattningar. När alla rimliga möjligheter till rehabilitering och omplaceringsalternativ är uttömda förklaras arbetsgivarens rehabiliteringsansvar fullgjort. Mål Målet med ett aktivt rehabiliterings- och anpassningsarbete är att motivera och ge stöd till medarbetare att återfå sin arbetsförmåga helt eller delvis och möjliggöra tidig återgång i arbete. Det ska i första hand vara till ordinarie arbetsuppgifter utifrån anställningsavtalet och i andra hand till arbetsuppgifter inom den egna basenheten. Om ingen lösning kan finnas avslutas rehabiliteringsprocessen och en omplaceringsutredning inleds. Målsättningen då är att finna andra arbetsuppgifter i första hand inom den egna förvaltningen och i sista hand andra arbetsuppgifter inom landstinget. De övergripande målen är att ur såväl arbetsgivarens som medarbetarens perspektiv, hålla inflödet av nya sjukfall samt sjukfrånvaron totalt på en låg nivå.
Uppföljning Grafisk form, foto: Magdalena Lindelöw De övergripande målen ska följas upp regelbundet i landstingets system för uppföljning. Graden av måluppfyllnad ska mätas genom att följa utvecklingen av ett antal mått som på olika sätt speglar sjukfrånvarosituationen inom landstinget. Resultatet av uppföljningen ska rapporteras tertialvis. Resultatet ska analyseras och ligga till grund för förbättringsinriktade åtgärder. Personalutvecklingsenheten 0155-24 50 00 vx 2007
Rehabilitering av medarbetare inom Landstinget Sörmland riktlinjer och rutiner
Innehåll Inledning... 4 RIKTLINJER... 5 Arbetsgivarens uppgift och ansvar... 6 Identifiera och förebygg sjukfrånvaro... 7 Arbetsinriktad rehabilitering... 8 Stöd till finansiering av arbetsinriktad rehabilitering... 8 Medarbetarens uppgift och ansvar... 9 Personalfunktionens uppgift och ansvar...10 Företagshälsovårdens uppgift och ansvar...10 Fackligt ombuds uppgift och ansvar...11 Försäkringskassans uppgift och ansvar...11 Övriga medarbetares roll...12 Arbetsförmedlingen...12 RUTINER...13 Rutin för tystnadsplikt, sekretess och dokumentation...14 Allmänt...14 Sekretess...14 Dokumentation...15 Landstingts rehabiliteringsarbete...16 Inledning...16 Rutinbeskrivning: tidig återgång...17 1. Samtal för utredning av rehabiliteringsbehov senast dag 21...18 1.1. Behov av arbetsinriktad rehabilitering föreligger inte...19 1.1.1 Behov av arbetsinriktad rehabilitering föreligger...19
2. Rehabiliteringsmötet...19 3. Handlingsplan för rehabiliteringsarbetet...20 4. Arbetsförmågeutredning...21 5. Försäkringskassans arbetsförmågebedömning...22 6. Lag om rätt till ledighet för att på grund av sjukdom prova. annat arbete...22 7. Resultat...23 8. Formellt avslut på rehabiliteringsprocessen...23 Rutin för omplaceringsutredning...24 Rutin för omplaceringsutredning...25 Rutin för avslut...27
Inledning Detta dokument innehåller riktlinjer och rutiner för Landstinget Sörmlands arbete med rehabilitering av medarbetare. Dokumentet ska ses som en praktisk vägledning till landstingets rehabiliteringspolicy. För att uppfylla arbetsgivaransvaret vad gäller rehabilitering och arbetsanpassning ska Landstinget Sörmland ha en fastlagd process med tydlig struktur för tidig återgång till arbete efter sjukskrivning. Landstinget ska också ha en fastlagd process för längre sjukskrivningar. Det är på arbetsplatsen som de bästa förutsättningarna finns för att en rehabilitering ska lyckas. Medarbetare känner redan till verksamheten och kan få stöd av chefer, arbetskamrater och de fackliga ombuden. Efter ett metodiskt rehabiliteringsarbete är målet att medarbetaren ska kunna återgå i arbete inom Landstinget Sörmland. När alla rimliga möjligheter till återgång i arbete har uttömts har arbetsgivaren fullgjort sitt rehabiliteringsansvar. Rehabiliteringsprocessen avslutas och en omplaceringsutredning blir aktuell. Landstinget har därför även en fastlagd rutin för omplaceringsprocessen.
riktlinjer
Riktlinjer Riktlinjerna ger vägledning i rehabiliteringsarbetet och visar olika aktörers ansvar och roller i rehabiliteringsarbetet. Arbetsgivarens uppgift och ansvar Arbetsgivaren har ett lagstadgat ansvar för att medarbetare som drabbats av sjukdom eller skada ska få del av de rehabiliterings- och anpassningsåtgärder som behövs. Arbetsgivarens lagstadgade ansvar finns främst reglerat i: Arbetsmiljölagen (1977:1 160, 3 kap 2 ) (aml) Lag (1982:80) om anställningsskydd (las) Lag (1962:381) om allmän försäkring (afl) Lag (1976:380) om arbetsskadeförsäkring (laf) Lag (1991:1 047) om sjuklön Lag (2008:7) om förbud mot diskriminering i arbetslivet på grund av funktionshinder Lag (1974:13) om vissa anställningsfrämjande åtgärder Arbetsmiljöverkets föreskrifter afs 1994:1 samt afs 2001:1 Den eller de som ansvarar för rehabiliterings- och anpassningsarbetet ska ha goda kunskaper inom området samt ha befogenhet att agera. Varje chef inom Landstinget Sörmland får en grundlig genomgång av rehabiliteringspolicyn med dess riktlinjer och rutiner. Genomgången är obligatorisk och sker i samband med introduktionen.
Ansvaret för rehabilitering följer de fastställda rutiner för fördelning av arbetsmiljöarbetsuppgifter som finns inom Landstinget Sörmland. Det är varje medarbetares närmaste chef som svarar för det praktiska rehabiliteringsarbetet på arbetsplatsen. Detta ansvar kan inte överlämnas till stödfunktioner såsom personalfunktionen, fackligt ombud, företagshälsovården eller Försäkringskassan. Chefens ansvar upphör först när ärendet nått en slutlig lösning. Identifiera och förebygg sjukfrånvaro Att medarbetare ibland blir sjuka är en naturlig del av livet och inget som går att undvika. Däremot kan det vara möjligt att förhindra och förkorta många sjukskrivningar med hjälp av tidiga insatser. Ofta kan en relativt begränsad insats i ett tidigt skede fungera förebyggande och minska förekomsten av onödigt långa sjukskrivningar. Framgångsfaktorer: Nedan följer tips på verktyg för att tidigt uppmärksamma medarbetare som riskerar att hamna i långtidssjukskrivning: Regelbunden uppföljning av sjukfrånvaron, minst en gång i månaden med påföljande tidiga samtal mellan chef och medarbetare utifrån behov Vardagskontakt mellan chef och medarbetare Hälsofrågor i medarbetarsamtal Kontinuerlig dialog kring hälsa och arbetsmiljö på arbetsplatsträffar. Dessa möten är också ett bra tillfälle att känna av hur stämningen är i gruppen Gör arbetsmiljökartläggning, vidta åtgärder och följ upp resultat 7
Arbetsinriktad rehabilitering Med arbetsinriktad rehabilitering brukar menas sådana åtgärder som kan genomföras inom, eller i anslutning till den egna verksamheten. Exempel på sådana åtgärder kan vara: Viss omfördelning av arbetsuppgifter, arbetsinnehåll och arbetstider Översyn av ansvar och befogenheter Handledning och kompetensutveckling Arbetsresor som alternativ till sjuklön eller sjukpenning Arbetsträning och arbetsprövning Oftast behövs anpassningar och åtgärder bara en kortare tid, men kom ihåg att alltid tydliggöra syfte, mål och tidsplan med åtgärden. Innan en åtgärd eller anpassning genomförs bör en bedömning av hur förändringen kan komma att påverka andra medarbetare göras (se blankett konsekvensbedömning). Riktlinjen är att inte väsentligt försämra arbetsmiljön för övriga medarbetare. Åtgärden bör också föregås av en dialog med sjukskrivande läkare och Försäkringskassa. Stöd till finansiering av arbetsinriktad rehabilitering Det finns en möjlighet att ansöka om bidrag till individuella arbetsinriktade åtgärder hos afa Försäkring. Sveriges Kommuner och Landsting, Svenska kyrkans Församlingsförbund, kfs (kommunala företagens samorganisation) och de fackliga organisationerna står bakom satsningen på individuell arbetsinriktad rehabilitering. afa Försäkring kan betala upp till 50 procent av rehabiliteringskostnaden för en anställd som omfattas av sjukförsäkringen ags-kl. Resterade del av kostnaden förutsätts arbetsgivaren eller Försäkringskassan stå för. En förutsättning är att åtgärden är arbetslivsinriktad och ingår i en rehabiliteringsplan som Försäkringskassan upprättat. Rehabiliteringsbehovet ska också vara styrkt av läkare 8
vid företagshälsovård eller Försäkringskassa. Det är viktigt att ansökan sänds till afa Försäkring och beviljas innan åtgärden påbörjas. Sedan görs en bedömning i varje enskilt ärende utifrån aktuella omständigheter. Exempel på åtgärder som kan ge rätt till ersättning: Missbruk eller beroendebehandling Behandlingssamtal hos psykolog eller leg. psykoterapeut Rehabilitering hos producent där Försäkringskassan betalar rehabiliteringspenning under tiden för åtgärden Medarbetarens uppgift och ansvar Medarbetaren är huvudpersonen i rehabiliteringsprocessen och alla åtgärder ska planeras i samråd med honom eller henne. Medarbetaren behöver vara aktiv, ta ett stort eget ansvar och medverka efter bästa förmåga för att en rehabilitering ska lyckas. Detta finns bl.a. reglerat i lagen om allmän försäkring (afl). Det innebär bland annat att medarbetaren behöver: Aktivt delta och medverka vid de sammankomster och aktiviteter som planeras kring rehabiliteringen Lämna uppgifter om ersättning eller förmån utges i samband med sjukdom Lämna alla upplysningar som behövs för att klarlägga behov av rehabilitering och bedöma arbetsförmåga Att aktivt medverka med egna tankar och idéer samt ge förslag på åtgärder Rehabiliteringsåtgärder som landstinget som arbetsgivare finansierar förutsätter att den anställde skriftligt intygar att arbetsgivaren har rätt att ta del av relevant information från utredningar och dess resultat. När medarbetaren utan godtagbara skäl inte medverkar i sin rehabilitering eller avbryter rehabiliteringen i förtid anses arbetsgivarens rehabiliteringsskyldighet vara fullgjord och rehabiliteringsutredningen kan avslutas. Detta kan bl.a. uppstå om medarbetaren inte kommer till möten, inte går till företagshälsovården eller avbryter en aktivitet utan att lämna godtagbara skäl. Arbetsgivaren ska då överväga om ett uppsägningsförfarande ska påbörjas. 9
Personalfunktionens uppgift och ansvar Personalfunktionen har en konsultativ och stödjande roll till arbetsledning i rehabiliteringsarbetet. Personalfunktionen arbetar på uppdrag av ansvarig chef och är behjälplig med: Tolkning av lagar och avtal Att ge chefer en introduktionsutbildning inom rehabiliteringsområdet Rådgivning och bollplank Förmedla kontakter inom och utanför landstinget Vid behov delta i de sammankomster som blir aktuella Företagshälsovårdens uppgift och ansvar Företagshälsovården är arbetsgivarens oberoende expertresurs inom områdena medicin, teknik, beteendevetenskap och ergonomi. Företagshälsovården kan ge stöd i det hälsofrämjande och förebyggande arbetet, men även i rehabiliteringsarbetet. Landstinget Sörmland har ingått ramavtal med ab Previa, avtalet gäller till 2009-06-30. I rehabiliteringsarbetet är företagshälsovårdens roll bl.a. att stötta arbetsgivaren med bedömning av medicinska underlag, men de ska också bidra med arbetsförmågeutredningar. 10
Fackligt ombuds uppgift och ansvar Det är naturligt att den fackliga organisationen finns med i rehabiliteringsprocessen. Det fackliga ombudet ska vara ett värdefullt stöd och en kunskapskälla för medarbetaren när det gäller den arbetsrättsliga processen. Arbetsgivaren ska inför det inledande rehabiliteringssamtalet informera sig om medarbetarens inställning till facklig organisations medverkan. Det är medarbetaren som ansvarar för att det fackliga ombudet kallas till möten och det är positivt att det fackliga ombudet medverkar från och med det första rehabiliteringssamtalet och under hela processen. Vill medarbetaren avstå från facklig medverkan noteras ställningstagandet i landstingets handlingsplan. Försäkringskassans uppgift och ansvar Försäkringskassan bedömer om rätt till sjukpenning föreligger från dag 14 när en medarbetare är sjukskriven. Precis som vid bedömning av rätt till sjuklön gäller att arbetsförmågan ska vara nedsatt på grund av sjukdom för att rätt till sjukpenning ska föreligga. Försäkringskassan har också ansvar för att uppmärksamma att en person behöver rehabilitering för att kunna återgå i arbete. De ska ta initiativ till, samordna och ha tillsyn över de åtgärder som behövs. Landstinget Sörmland och Försäkringskassan har en särskild överenskommelse om samverkan vid arbetsanpassning och rehabilitering, där syftet är att underlätta samarbetet i enskilda individärenden. 11
Övriga medarbetares roll När en medarbetare blir sjuk och har behov av rehabilitering är det viktigt att komma ihåg övriga medarbetare på arbetsplatsen. Chefen bör ta reda på och vara överens med den som är sjukskriven om vilken information som kan lämnas till kollegor på arbetsplatsen. Faktorer som verkar positivt för återgång efter sjukskrivning är en god förståelse och ett gott mottagande ifrån kollegor. Samma sak gäller om en arbetsplats ska ta emot medarbetare från en annan enhet, exempelvis vid arbetsträning eller omplacering. Arbetsförmedlingen När en medarbetare inte bedöms kunna återgå i arbete inom landstinget ska han eller hon ges möjlighet att etablera kontakt med Arbetsförmedlingen, som ska stödja medarbetaren i att söka arbete hos annan arbetsgivare. Insatserna kan bl.a. vara vägledning, klargörande av arbetsförutsättningar eller arbetsprövning. Denna möjlighet finns fr.o.m. dag 91 till dag 180 i en sjukperiod utan att sjukpenningrätten ifrågasätts. Det är Försäkringskassan som vid behov ska initiera och förmedla kontakten med Arbetsförmedlingen, genom att kalla till ett avstämningsmöte. 12
rutiner
Rutin för tystnadsplikt,.... sekretess och dokumentation Allmänt För alla som medverkar i handläggningen av ett rehabiliteringsärende gäller tystnadsplikt. Uppgifter som lämnas av den anställde eller som framkommer i externa utredningar får inte överlämnas till arbetsgivaren utan den anställdes medgivande. Överlämning av sådana uppgifter eller information kan istället ske på följande sätt: Muntligt när den anställde är närvarande. Skriftligt direkt till arbetsgivaren om skriftligt medgivande finns. Sekretess Sekretess gäller i princip för alla uppgifter i landstingets personalsociala verksamhet. Exempel på uppgifter som omfattas av sekretess är uppgift som hänför sig till psykologisk undersökning eller behandling, uppgift om enskilds personliga förhållanden som finns hos psykolog, personalkonsulent eller annan befattningshavare som har till uppgift att bistå med råd och hjälp i personliga angelägenheter. Vidare kan det gälla uppgift om enskilds hälsotillstånd eller personliga förhållanden som hänför sig till ärende om omplacering eller pensionering av anställd. Sekretessen gäller under förutsättning att den enskilde kan skadas om uppgiften röjs. 14
Dokumentation Ur arbetsrättslig synpunkt krävs att arbetsgivaren löpande dokumenterar vad som sker i rehabiliteringsarbetet. Det innebär att alla samtal och möten ska dokumenteras och det kan med fördel göras i Landstingets Rehabiliteringsutredning/handlingsplan, som är central under hela rehabiliteringsprocessen. Det är närmsta chef som ansvar för denna dokumentation. Rehabutredningen/handlingsplanen är också ett verktyg för strukturerad dialog och utredning när någon är sjuk, har upprepad korttidssjukfrånvaro (tre gånger eller fler under en sexmånadersperiod), eller när rehabilitering åter är aktuell efter en tids sjuk eller aktivitetsersättning. Aktuella åtgärder ska vara tydligt angivna med klart syfte och mål. I handlingsplanen anges även tider för uppföljningsmöten (Se blankett rehabiliteringsutredning/handlingsplan). Här hittar du även tips på frågeställningar inför samtalet. Arbetsgivaren, medarbetaren och Försäkringskassan får varsitt exemplar av den upprättade rehabiliteringsutredningen/handlingsplanen. När Försäkringskassan inte är med vid mötet ska den omgående skickas till handläggaren för kännedom, vilket görs i samråd med medarbetaren. Övergripande gäller att all dokumentation kring rehabilitering ska finnas samlat och förvaras i ett låst utrymme så att obehöriga inte kan läsa dem. Under tiden ett rehabiliteringsärende pågår anses det vara under beredning och är inte allmän handling. I samband med att ärendet avslutas blir dokumentationen allmänna handlingar och ska arkiveras hos berörd personalfunktion. Minnesanteckningar och liknande som inte innehåller uppgifter av betydelse för ärendet ska gallras och förstöras. Begär någon ut handlingarna behöver en sekretessprövning göras och landstingets jurist rådfrågas. 15
Landstingets....... rehabiliteringsarbete Inledning Landstingets rehabiliteringsarbete är uppdelat i följande olika rutiner: rutin för tidig återgång, rutin för arbetsgivarens rehabiliteringsarbete och rutin för omplaceringsutredning. Syftet med dessa rutiner är att underlätta för chef och medarbetare i arbetet med den individuella rehabiliteringsprocessen. De strävar också efter att ge struktur och åskådliggöra rehabiliteringsprocessen steg för steg ur ett arbetsrättsligt perspektiv. Anställningsavtalet mellan medarbetaren och arbetsgivaren är alltid utgångspunkten. Samtal för utredning av rehabiliteringsbehov Behov av arbetsiniktad rehabilitering föreligger inte Gör planering för hur återgång ska ske Avsluta rehabutredning Tidiga signaler Chef ta kontakt Behov av arbetsiniktad rehabilitering föreligger Uppföljning Dag 1 Dag 3 Dag 8 Dag 21 Dag 30 Dag 180 Dag 365 Tidiga samtal och åtgärder Sjukanmälan Läkarintyg Rehabiliteringsmöte Handlingsplan för rehabiliteringsarbetet Arbetsförmågeutredning vid behov Åtgärder Resultat: 1. Återgång i ordinarie arbete 2. Återgång i ordinarie arbete efter anpassning 3. Återgång i annat ledigt arbete inom basenhet 4. Ej återgång i arbete Omplaceringsutredning = arbetsgivarens rehabiliteringsutredning 1. Omplacering till annat ledigt arbete inom landstinget 2. Uppsägning på grund av personliga skäl Processbild: LT s rehabiliteringsarbete 16
Rutinbeskrivning:. tidig återgång Dag 1 Medarbetaren gör sjukanmälan första sjukdagen till närmaste chef eller annan utsedd medarbetare. När annan än närmaste chef tagit emot sjukanmälan kontaktar chefen sin medarbetare så snart det är möjligt, men senast dag 3 i sjukskrivningen. Dag 1 är karensdag och dag 2 14 utges sjuklön vid sjukdom som nedsätter arbetsförmågan. Chefen gör denna bedömning. Dag 3 Senast dag 3 ska närmaste chef kontakta medarbetaren för att höra hur han eller hon mår. Exempel på andra frågor kan vara: Skulle medarbetaren kunna arbeta hel eller del av dag trots sjukdom? Finns samband mellan sjukfrånvaro och arbetsplats? När tror medarbetaren att det kan vara möjligt att komma tillbaka till arbetet? Kan du som chef göra något för att underlätta en återgång i arbete? Vad kan medarbetaren själv göra? Skulle medarbetaren kunna arbeta efter en tillfällig anpassning? När och hur ska nästa kontakt ske? Informera om fr.o.m. när läkarintyg behövs. Dag 8 Medarbetaren lämnar in ett läkarintyg som ligger till grund för chefens bedömning av rätten till sjuklön under sjuklöneperioden. Fundera och diskutera åter utifrån frågor under dag 3. (För mer tips och information kring arbetsinriktad rehabilitering, se under rubrik arbetsinriktad rehabilitering) Stäm också av hur aktiv medarbetaren kan vara under sin sjukskrivning. Det är bra att komma överens om att medarbetaren kommer och hälsar på samt deltar i möten utifrån förmåga. 17
Dag 9 20 Chef och medarbetare har regelbunden kontakt och eventuella åtgärder startar eller pågår i de fall medarbetaren inte redan har kommit åter i arbete. Chef och medarbetare har ett gemensamt ansvar för detta. Så snart det står klart att frånvaron inte blir helt kort ska chefen kalla medarbetaren till ett personligt samtal. Syftet med samtalet är att utreda behov av arbetslivsinriktad rehabilitering och detta ska ske senast dag 21 i en sjukskrivningsperiod. Rutinbeskrivning: Arbetsgivarens rehabiliteringsutredning 1. Samtal för utredning av rehabiliteringsbehov senast dag 21 Arbetsgivarens rehabiliteringsansvar uppstår så snart en medarbetare blir sjuk. Det finns evidens som visar att tiden är en avgörande faktor när det gäller att komma åter i arbete igen. Ju längre tid en medarbetare är borta ifrån arbete desto sämre blir prognosen för återgång. Därför behöver chefen så snart det står klart att frånvaron inte blir helt kort, kalla medarbetaren till ett personligt samtal. Syftet med samtalet är att utreda behov av arbetslivsinriktad rehabilitering och detta ska ske senast dag 21 i en sjukskrivningsperiod. Detta samtal utgör också startskottet för arbetsgivarens rehabiliteringsutredning. När chefen kallar medarbetaren behöver han eller hon samtidigt informera medarbetaren om syfte och mål med samtalet, samt möjligheten att ta med fackligt ombud för råd och stöd. Det är medarbetaren själv som väljer om man vill ha fackligt stöd, och ansvarar i så fall också för att kalla aktuellt ombud. Väljer medarbetaren att avstå ifrån ett fackligt ombud ska detta noteras i rehabiliteringsutredning/handlingsplan tillsammans med övrig dokumentation. Det kan också finnas andra situationer när chefen behöver kalla till ett sådant samtal. Exempel på detta kan vara när 18
en medarbetare har upprepad korttidssjukfrånvaro (sex gånger eller fler under en 12-månaders period) eller när rehabilitering åter är aktuellt efter en tid med sjuk- eller aktivitetsersättning. En riktlinje i dessa fall är att starta utredning minst sex månader innan aktuellt beslut går ut. Medarbetaren kan också själv ta initiativ till samtal och utredning. 1.1. Behov av arbetsinriktad rehabilitering föreligger inte Om chef och medarbetare i samtalet kommer fram till att det inte föreligger behov av arbetsinriktad rehabilitering kan medarbetaren återgå i ordinarie arbete inom kort. Notera ställningstagandet i rehabiliteringsutredning/handlingsplan och gör tillsammans en planering för hur återgången ska ske. Rehabiliteringsutredningen avslutas. Eventuellt kan sjukskrivningen pågå ytterligare en period för konvalescens eller medicinsk behandling, men följ kontinuerligt upp att planeringen håller. 1.1.1 Behov av arbetsiriktad rehabiliering föreligger När det finns behov av arbetsinriktade rehabiliteringsåtgärder, eller om chef och medarbetare känner sig osäkra på när- och om en återgång kan ske, bör de tillsammans gå igenom medarbetarens arbetsuppgifter och lista dessa med hjälp av blanketten listning av arbetsuppgifter. Listningen är ett verktyg för att tydliggöra vilka arbetsmoment medarbetaren kan utföra, respektive inte utföra. Resonera även kring varför vissa arbetsmoment inte kan utföras och om de möjligen skulle kunna utföras med hjälp av tillfällig anpassning. Listningen utgör också ett delmoment i en senare arbetsförmågeutredning. Vid behov kan chefen ta hjälp av personalfunktion eller företagshälsovård. Kvarstår bedömningen att behov av arbetsinriktad rehabilitering finns efter den s.k. listningen, ska chefen kalla samtliga berörda parter till ett rehabiliteringsmöte. Chefen behöver också informera medarbetaren kring landstingets riktlinjer och rutiner för rehabilitering, samt om medarbetarens skyldigheter att medverka till sin rehabilitering. Han eller hon behöver också få veta vad som kommer att hända härnäst. 2. Rehabiliteringsmötet Rehabiliteringsmötet är arbetsgivarens möte med berörda aktörer kring en sjukskriven medarbetare. Chefen ansvarar för att kalla till detta möte senast dag 30. Till detta möte kallas förutom medarbetaren även Försäkringskassan och personalfunktionen. Ofta behöver även sjukskrivande läkare eller vid behov företagshälsovård delta. Medarbetaren kallar sitt fackliga ombud om han eller hon vill ha sådant stöd. Rehabiliteringsmötet kan ibland sammanfalla med Försäkringskassans avstämningsmöte som de kallar till då de anser 19
att det finns behov av arbetsinriktad rehabilitering. Ett mål med detta första möte bör bl.a. vara att fastställa var i rehabiliteringskedjan medarbetaren befinner sig och om arbetsinriktad rehabilitering kan påbörjas. Denna bedömning görs utifrån medicinska underlag och bedömning samt de närvarandes olika kompetenser. Under mötet behöver också ställningstagande göras till om tillräckliga underlag finns för att kunna göra denna bedömning, eller om vidare utredning av arbetsförmåga och rehabiliteringspotential behövs, exempelvis med hjälp av en arbetsförmågeutredning via företagshälsovård. Kommer man istället gemensamt fram till att arbetsgivaren behöver pausa med den arbetsinriktade rehabiliteringen och vidare utredning i avvaktan på exempelvis medicinsk rehabilitering, så noteras detta i handlingsplanen tillsammans med lämplig tid för uppföljning. Chefen ansvarar för dokumentation av mötet. 3. Handlingsplan för rehabiliteringsarbetet Huvudsyftet med rehabiliteringsmötet är alltid att upprätta en handlingsplan för återgång i arbete där samtliga åtgärder ska vara tydligt angivna och tidsbestämda. I första hand ska dessa åtgärder vara inriktade på återgång i det ordinarie arbetet, men om stöd finns för att återgång med eller utan anpassning sannolikt inte är möjlig, ska handlingsplanens inriktning vara åtgärder för återgång i arbete hos hela arbetsgivaren. Stäm också av medarbetarens egna förslag på rehabiliteringsåtgärder och anteckna och analysera dessa utifrån verksamhetens behov och medarbetarens förmåga samt kompetens. Ett verktyg för denna analys är att göra en konsekvensbedömning av hur anpassningen eller åtgärden kommer att påverka övriga medarbetare. Huvudregeln är att åtgärden bara får genomföras utan att väsentligen försämra för andra medarbetare (se blankett: konsekvensbedömning). Går det inte att komma överens så har arbetsgivaren beslutanderätt. En riktlinje inom landstinget Sörmland är att ett första rehabiliteringsmöte och upprättande av handlingsplan ska ske inom 90 dagar i en medarbetares sjukskrivningsperiod. Vidare bör handlingsplanen tydligt ange: Mål för rehabiliteringsarbetet (kan även innehålla delmål) Vilka rehabiliteringsåtgärder som kan komma ifråga En tidplan för när de olika åtgärderna kan sättas in Ansvar, det vill säga vem som gör vad i processen Uppföljningstillfällen Beräknat slutdatum för rehabiliteringsprocessen som om möjligt bör ligga inom 180 dagar ifrån insjuknandedagen. 20
4. Arbetsförmågeutredning Enbart läkarintyg räcker sällan som underlag för att bedöma vilken arbetsförmåga medarbetaren har eller vilken arbetsinriktad rehabilitering som krävs för att möjliggöra en återgång i arbete. Då kan en arbetsförmågeutredning behövas för att komplettera den information som redan finns. Exempel på när en arbetsförmågeutredning kan behövas är: När arbetsgivaren behöver en bättre bild av medarbetarens arbetsförmåga När arbetsgivaren behöver utreda behov av arbetsinriktad rehabilitering När arbetsgivaren har skäl att tro att medarbetaren inte kan återgå i ordinarie arbete När arbetsgivaren behöver ett underlag inför en omplaceringsutredning Om eller när en arbetsförmågeutredning behövs kan variera ifrån fall till fall men beslutet bör fattas på ett rehabiliteringsmöte. Bedömningen av behovet ska göras utifrån vad som redan är gjort i respektive ärende, samt att åtgärden är lämplig utifrån medarbetarens hälsotillstånd och i förhållande till andra pågående rehabiliteringsinsatser. Arbetsförmågeutredningen görs exempelvis av företagshälsovården efter beställning ifrån berörd chef. Till beställningen bifogas också listningen av medarbetarens arbetsuppgifter, som också utgör ett underlag inför den senare samlade bedömningen. Arbetsförmågeutredningen ska i ett första steg ge svar på om medarbetaren kan utföra ordinarie arbetsuppgifter samt i vilken omfattning. Ställningstagande ska också göras till arbetsförmåga i ordinarie arbete efter en anpassning. Om medarbetaren inte kan, eller bara delvis kan utföra någon arbetsuppgift bör det framgå varför och på vilket sätt medarbetaren är förhindrad. Finns behov av arbetsinriktade rehabiliteringsåtgärder bör dessa specificeras tillsammans med en prognos om förväntat resultat av åtgärd. Det kan också bli aktuellt att utreda medarbetarens arbetsförmåga gentemot andra arbeten. I en arbetsförmågeutredning är det också bra att klarlägga medarbetarens egen uppfattning av sin arbetsförmåga. 21
5. Försäkringskassans arbetsförmågebedömning Från 1 juli 2008 gäller att Försäkringskassan bedömer arbetsförmåga och rätten till ersättning utifrån den så kallade rehabiliteringskedjan, vilket innebär att Försäkringskassan har fasta tidpunkter för prövning av arbetsförmågan. Denna bedömning görs oavsett arbetsgivarens ställningstagande. I detta sammanhang är det viktigt att vi som arbetsgivare fortsatt bevakar och agerar utifrån våra arbetsrättsliga skyldigheter precis som tidigare. Redan från och med den tidpunkt då medarbetaren haft nedsatt arbetsförmåga under 90 dagar ska Försäkringskassan ta reda på om arbetsgivaren har möjlighet att erbjuda den anställde annat arbete som han eller hon klarar trots sjukdom. Från 1 januari 2009 ska därför medarbetaren på begäran av Försäkringskassan kunna lämna ett s.k. särskilt utlåtande från sin arbetsgivare. Av utlåtandet ska framgå vilka möjligheter som kan finnas för att tillvarata medarbetarens arbetsförmåga inom arbetsgivarens verksamhet efter rehabilitering. För att underlätta och tydliggöra denna hantering behöver vi som arbetsgivare då redan ha upprättat en rehabiliteringsutredning/handlingsplan och en kompletterande arbetsförmågeutredning i de fall behov finns. Från dag 90 kan medarbetaren också via Försäkringskassan ges möjlighet att få hjälp av Arbetsförmedlingen att söka andra arbeten om en återgång i ordinarie arbete inte bedöms som rimlig (dock längst t.o.m. dag 180 med sjukpenningrätt) Dag 181 365 utreder Försäkringskassan om medarbetaren kan klara något annat arbete på arbetsmarknaden. Om de bedömer att man trots sin sjukdom/skada skulle kunna klara ett annat arbete på den reguljära arbetsmarknaden kan sjukpenningen komma att dras in. Detta gäller dock inte om man med stor sannolikhet kommer att kunna gå tillbaka till arbete hos arbetsgivaren före dag 366 i sjukskrivningsperioden. Då bedöms arbetsförmågan fortsatt i förhållande till ett arbete hos arbetsgivaren. Från dag 366 bedöms den anställdas arbetsförmåga alltid i förhållande till alla arbeten på den reguljära arbetsmarknaden. 6. Lag om rätt till ledighet för att på grund av sjukdom prova annat arbete Från 1 oktober 2008 kan medarbetaren enligt ny lag begära tjänstledighet för att prova annat arbete. Syftet är att underlätta för en sjukskriven medarbetare att återgå i arbete. Tjänstledighetsansökan kan göras mellan dag 91 och 365 i sjukskrivningsperioden och arbetsgivaren har inte rätt att neka till denna ledighet. Däremot kan arbetsgivaren avsluta sin rehabiliteringsprocess när ansökan inkommit. Om medarbetaren väljer att avbryta sin tjänstledighet och komma tillbaka till landstinget är arbetsgivaren skyldig att återuppta rehabiliteringsprocessen igen. 22
7. Resultat Bedöms medarbetaren ha en arbetsförmåga relaterat till ordinarie arbete med eller utan anpassningar ska detta vara målet med arbetsgivarens rehabiliteringsåtgärder. Bedöms det att medarbetaren inte klarar av att återgå till ordinarie arbetsuppgifter ska arbetsgivaren ta ställning till möjlig förflyttning, dvs. förändring av anställningen inom anställningsavtalets ram (ab kap.3 6 mom.1). Vid osäkerhet om medarbetaren har arbetsförmåga för ett visst arbete är arbetsgivaren enligt las (lagen om anställningsskydd) skyldig att låta medarbetaren pröva sådant arbete. Senats inom 6 månader bör ställningstagande kunna göras kring vilken arbetsförmåga som medarbetaren har. Först görs denna bedömning relaterat till ordinarie arbete och anställningsavtal för att sedan bedömas relaterat till andra arbeten inom landstinget. Efter dag 180 bedömer Försäkringskassan arbetsförmågan gentemot hela arbetsmarknaden om inte särskilda skäl finns och följande scenarier kan bli aktuella: Medarbetaren har arbetsförmåga och kan/har redan återgått i ordinarie arbete Medarbetaren har arbetsförmåga och kan/har redan återgått i ordinarie arbete efter anpassning eller viss omfördelning av arbetsuppgifter Medarbetaren har arbetsförmåga och kan återgå/har redan återgått till annat ledigt arbete hos arbetsgivaren som han/hon har kompetens för Medarbetaren har inte arbetsförmåga av någon betydelse för arbetsgivaren och kan därför inte återgå till något arbete hos denna 8. Formellt avslut på rehabiliteringsprocessen Arbetsgivarens rehabiliteringsprocess ska alltid avslutas på ett formellt sätt. Detta görs lämpligen genom att chefen kallar samtliga berörda parter till ett möte med syfte att avsluta rehabiliteringsprocessen. Vid detta möte går man igenom de olika åtgärder som vidtagits under rehabiliteringsprocessen och redogör för resultat av dessa samt medarbetarens arbetsförmåga. Här tar man också ställning till om en omplaceringsutredning ska göras. Chefen ansvarar precis som tidigare även för dokumentation av detta möte. 23
Rutin för omplaceringsutredning Innan en uppsägning av personliga skäl kan bli aktuell måste arbetsgivaren enligt 7 andra stycket LAS först undersöka om det finns någon omplaceringsmöjlighet i arbetsgivarens verksamhet i första hand inom den egna förvaltningen och, om detta inte är möjligt, inom hela landstinget. Omplaceringsutredning och resultatet av den ska dokumenteras. Vid analys av medarbetarens förutsättningar i förhållande till eventuella vakanser kan resultatet av handlingsplanen användas. Om ingen omplaceringsutredning görs föreligger heller ingen saklig grund för uppsägning. Vakansprövning sker genom att förvaltningarnas personalfunktioner ansvarar för att undersöka om det finns vakanta befattningar. Med vakant befattning avses såväl ledigförklarad befattning som befattning där återbesättning av vakant tjänst är beslutad i båda fallen gäller det tillsvidareanställning. Skulle tillsvidareanställning saknas kan det bli aktuellt att undersöka om det finns lämplig tidsbegränsad anställning inom den egna förvaltningen. Det är viktigt att medarbetaren är involverad i hela processen. Vid omplaceringsutredning gäller att den omplaceringsaktuelles kompetens eventuellt kan behöva kompletteras genom kortare insatser. Den vakanta tjänsten kommer dock inte att anpassas. Identifierade befattningar som bedöms lämpliga utifrån den anställdes kompetensbild får inte tillsättas med annan sökande fram till dess att utredningen har avslutats. Personalchefen vid den förvaltning där den eventuella uppsägningssituationen har uppkommit ansvarar för processen men kan använda en bevakningsanvarig personalfunktion i utredningsarbetet. En ersättare bör alltid utses vid dennes frånvaro. Bevakningsanvarigs uppgift är att samordna och bevaka koncernomplaceringsbehov för sin förvaltning. Denne ska också fungera som kontaktperson och samordna förfrågningar från andra förvaltningar och ansvarar för att en korrekt inventering genomförs. Ärendeansvarig personalfunktion är den som har huvudansvaret för omplaceringsutredningen. Under sommarperioden 15/6 15/8 samt under jul- och nyårshelgen görs normalt inga omplaceringsutredningar. Aktuell facklig organisation skall informeras om att omplaceringsutredning påbörjas. 24
Rutin för omplaceringsutredning Medarbetarens kvalifikationer kartläggs. Ärendeansvarig personalfunktion börjar upprätta ett protokoll för omplaceringsutredningen. Protokollet fungerar som dokumentation av omplaceringsprocessen. (Se Blankett Protokoll Omplaceringsutredning). Ärendeansvarig personalfunktion överlämnar ärendet till bevakningsansvarig för inventering av vakanta tjänster. I de fall omplacering inom den egna förvaltningen inte är möjlig översänder bevakningaansvarig en förfrågan om inventering av vakanta befattningar till övriga förvaltningar. Vid denna anmodan lämnas ingen beskrivning om vad för slags befattning som skulle kunna vara lämplig för omplaceringen. Dock anges krav om behörighet och liknande. (Se blankett Inventering av vakanta befattningar). Tillfrågad förvaltning skall skriftligt redovisa samtliga tillsvidareanställningar inom förvaltningen som är vakanta eller blir vakanta och där beslut om återbesättning finns. Senast 10 arbetsdagar efter förfrågan lämnas skriftlig uppgift om vakanta tjänster finns eller ej. Svaret återsänds till bevakningsansvarig som gör en sammanställning av resultatet och överlämnar det till ärendeansvarig. Meddelande om tjänster som inte är aktuella för omplacering lämnas snarast till tillfrågad förvaltning för att tillsättningsprocessen där inte onödigt ska fördröjas. Berörd medarbetare ska ta del av handläggningens innehåll och resultat. Medarbetaren undertecknar att han/hon har tagit del. Vid förekomst av vakant tjänst ska ärendeansvarig inom den förvaltning som initierat utredningen inom 5 arbetsdagar pröva om befattningen kan vara tänkbar för omplacering. Inom 5 arbetsdagar efter denna prövning skall det med mottagande förvaltning klaras ut om befattningen kommer att tas i anspråk eller ej. Berörd medarbetare ska involveras i dessa diskussioner. I de fall den vakanta tjänsten är lämplig ska kontakt tas med bevakningsansvarig hos den aktuella förvaltningen för fortsatt handläggning. Under tiden får den aktuella befattningen inte tillsättas med annan sökande. Som villkor gäller att medarbetaren har tillräckliga kvalifikationer för arbetet i fråga. Så långt möjligt ska arbetet vara likvärdigt med det tidigare arbetet, annars väljs det som anses mest lämpligt med hänsyn till medarbetarens förutsättningar, personliga förhållanden, önskemål mm. Erbjudande och svar ska dokumenteras. (Se blankett Erbjudande om ny eller förändrad befattning). 25
Om omplacering inte kan ske till annan tillsvidareanställning ska den förvaltning som har omplaceringsbehovet undersöka om det finns någon lämplig tidsbegränsad anställning inom den egna förvaltningen. Den tidsbegränsade anställningen bör dock ha längre varaktighet än eventuell uppsägningstid. Det är viktigt att mottagande enhetens chef och medarbetare förbereder sig för att på bästa sätt ta emot och välkomna den medarbetare som efter omplacering börjar arbeta på enheten. Om utredningen inte leder fram till erbjudande om ny befattning eller att arbetstagaren tackar nej till skäligt erbjudande om ny befattning ska ärendeansvarig personalfunktion alltid samråda med landstingets förhandlingschef. Ärendeansvarig ska inför diskussionen sammanställa dokumentationen från rehabiliteringsutredningen och omplaceringsutredningen. Använd checklistan Sammanställning av rehabiliteringsåtgärder. Omplaceringsutredning 10 arbetsdagar Matchning Förfrågan Lediga tjänster? Tjänst aktuell? 5 arbetsdagar NEJ Personalfunktionen Rapportering Alla lediga tjänster Tjänst i retur till aktuell förvaltning Samtliga förvaltningar NEJ Omplacering möjlig Avstämning Mottagande förvaltning JA Passar tjänsten? 5 arbetsdagar 26
Rutin för avslut Målsättningen är alltid att medarbetaren efter ett metodiskt rehabiliteringsarbete ska kunna återgå i arbete inom Landstinget Sörmland. De flesta återgår till sitt ordinarie arbete. Avslutet av rehabiliteringsprocessen ska alltid ske formellt vid ett särskilt möte och dokumenteras. Förutom alla under processen medverkande aktörers närvaro är Försäkringskassans närvaro en förutsättning. Då arbetsgivaren initierar och kallar till mötet måste syftet med mötet tydliggöras för Försäkringskassan som i vissa fall även kan kalla arbetsförmedlingen till mötet. Olika former för avslut är: 1. Återgång i ordinarie arbete på arbetsstället 2. Återgång i ordinarie arbete inom basenheten 3. Omplacering inom egen förvaltning 4. Omplacering inom Landstinget Sörmland 5. Då arbetsgivarens rehabiliteringsmöjligheter och möjligheterna till omplacering är uttömda förklaras arbetsgivarens rehabiliteringsansvar fullgjort: Uppsägning p.g.a. personliga skäl övervägs 6. Medarbetaren vägrar att medverka i rehabiliteringsprocessen eller avbryter rehabiliteringsinsatser utan giltiga skäl: Uppsägning p.g.a. personliga skäl övervägs 7. Annan åtgärd, t ex annat arbete hos ny arbetsgivare 27