Revisionsrapport Rättssäker handläggning inom socialtjänsten Christina Karlsson Haparanda Stad
Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Bakgrund...3 2.1. Revisionsfråga...3 2.2. Revisionskriterier...3 2.3. Metod...3 2.4. Avgränsning...4 2.5. Utgångspunkter...4 3. Resultat av granskningen...5 3.1. Organisation...5 3.2. Nämndens styrning...5 3.3. Förhandsbedömning...6 3.4. Barn och familjegruppen...7 3.4.1. Kontrollmål...7 3.4.2. Granskningsiakttagelser...7 3.4.2.1. Det som bedöms fungera bra...7 3.4.2.2. Utvecklingsområden... 8 3.5. Vuxengruppen...9 3.5.1. Kontrollmål för aktgranskningen...9 3.5.2. Granskningsiakttagelser...9 3.5.2.1. Det som bedöms fungera bra...9 3.5.3. Utvecklingsområden...10 3.6. Övergripande utvecklingsområden...10 3.7. Avstämning mot kontrollmålen... 12 3.8. Svar på revisionsfrågan... 13 3.9. Rekommendationer... 14 Haparanda stad
1. Sammanfattning Revisorerna i Haparanda Stad har gett i uppdrag att genomföra en granskning av rättsäkerheten i socialnämndens handläggning av barn- och ungdomsärenden samt ärenden som rör vuxna missbrukare. För granskningen är följande revisionsfråga fastställd: Säkerställer nämnden att det finns en ändamålsenlig organisation och tillräcklig intern kontroll för handläggning, dokumentation och hantering av personakter? Granskningen visar att socialförvaltningens organisation är ändamålsenligt utformad. Dock är det bekymmer med rekryteringen av handläggare till barn- och familjegruppen och detta kan påverka den interna kontrollen negativt. Den interna kontrollen behöver samtidigt i vissa delar utvecklas. Det handlar om att resultat från verksamhetsmässiga kontroller och uppföljningar behöver redovisas till nämnden och för handläggargrupperna. Överlag visar granskningen att det råder en god ordning och reda i såväl i de granskade personakternas dokumentation som i handläggningsprocessen. Samtidigt finns det i vissa delar behov av utvecklingsinsatser inom de enheter som har berörts i denna granskning. Efter genomförd granskning lämnas följande rekommendationer: Säkerställ att genomförandeplaner finns i samtliga ärenden med pågående insats oavsett vem som är insatsutförare. Revidera/uppdatera nuvarande rutiner och riktlinjer för handläggning. Dessa används både som styrande och stödjande dokument i respektive enhet och bör därför vara aktuella. Den dominerande andelen beslutade insatser sker med stöd av SoL och i intern regi, alltså insatser som genomförs på frivillig grund. Mot den bakgrunden behöver det tydligare i ärendedokumentation framgå på vilket sätt som den enskilde har medverkat i såväl utrednings- och biståndsbedömningsprocessen som i beslutsfattandet och i genomförandet av biståndsinsatsen. Dokumentera uppföljningar och kontroller som bör göras av handläggningsprocessen inom socialförvaltningen. Återkoppla och redovisa sedan resultatet av dessa till både nämnden och berörda handläggargrupper. I samband med att en insats avslutas behöver den följas upp och utvärderas. Uppnådda effekter och nytta behöver dokumenteras och sammanställas och som en naturlig del både ingå i det ledningssystem för systematiskt kvali- Haparanda stad 1 av 15
tetsarbete som ska utvecklas. Sammanställningarna behöver också redovisas för att nämnden, i förhållande till fastställda mål, ska få ett underlag och kunna värdera grad av måluppfyllelse. Samverkan och samarbetet med Sunderby sjukhus är bristfällig. Särskilda insatser behöver göras för att komma tillrätta med detta bekymmer, detta för att säkra att enskilda får det stöd och hjälp de har rätt till. Rekryteringen av socialsekreterare behöver intensifieras. För att få en stabil verksamhet bör ordinarie socialsekreterare finnas i organisationen även om bristen på handläggare i dagsläget inte påverkar handläggningstiden negativt. Haparanda stad 2 av 15
2. Bakgrund De uppgifter och förhållanden som aktualiseras inom individ- och familjeomsorgen rör ofta människors mest privata sfär. En stor del av verksamheten är myndighetsutövning och i vissa situationer har också verksamheten en skyldighet att vidta åtgärder och genomföra insatser som är emot den enskildes vilja. Det är därför angeläget att nämnden säkerställer att verksamheten bedrivs enligt gällande lagstiftning och med respekt för den enskilde. Utgångspunkten för denna granskning är verksamhetens styrbarhet och om verksamheten har en ändamålsenlig organisation som säkerställer en rättssäker handläggning. 2.1. Revisionsfråga Säkerställer nämnden att det finns en ändamålsenlig organisation och tillräcklig intern kontroll för handläggning, dokumentation och hantering av personakter? 2.2. Revisionskriterier Det finns mål och riktlinjer för verksamheterna som påverkar handläggning och dokumentation i enskilda ärenden. Nämnden säkerställer att det finns en tillräcklig intern kontroll så att såväl lagstiftning som lokala regler och riktlinjer efterlevs samt att lagstiftarens krav på rättssäker och enhetlig handläggning och hantering av enskilda ärenden efterlevs. Hanteringen av dokumentation som berör enskildas personliga angelägenheter är ändamålsenlig. Handläggning och dokumentation visar tillräckligt god kvalitet och tillgodoser både lagstiftarens krav och fastställda riktlinjer av nämnden. 2.3. Metod Denna granskning baseras på: Genomgång av styrande dokument för handläggningsprocessen, exempelvis - Fastställd delegationsordning - Fastställda rutiner och riktlinjer Intervjuer med biträdande förvaltningschef samt med chefen för individoch familjeomsorgen och handläggare inom berörda enheter i förvaltningen. Genomgång av ett urval av enskilda ärenden inom respektive verksamhetsområde. Haparanda stad 3 av 15
2.4. Avgränsning Denna granskning är avgränsad till socialnämnden och den handläggningsprocess som genomförs i enskilda ärenden som berör barn och ungdomar samt vuxna med missbruksproblematik. 2.5. Utgångspunkter Bestämmelser om handläggning och dokumentation inom socialtjänsten finns i Socialtjänstlagen (SoL) och i Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd. SoL betonar den kommunala socialtjänstens uppgift att främja den enskildes ekonomiska och sociala trygghet, jämlikhet i levnadsvillkor och aktiva deltagande i samhällslivet. När det gäller dokumentationsskyldigheten framgår av SoL att handläggningen av ärenden som rör enskilda samt genomförande av beslut om stödinsats, vård och behandling skall dokumenteras. Dokumentationen skall utvisa beslut och åtgärder som vidtas i ett enskilt ärende samt faktiska omständigheter och händelser av betydelse för handläggningen och beslutsfattande. Handlingar som rör enskilda personliga förhållanden skall förvaras så att obehöriga inte får tillgång till dem. Dokumentationen ska vara utformad med respekt för den enskildes integritet. Den enskilde bör hållas underrättad om de journalanteckningar och andra anteckningar som förs. Om den enskilde anser att någon uppgift i dokumentationen är oriktig skall detta antecknas. Förvaltningslagen innehåller bestämmelser om parts rätt att få del av uppgifter, motivering till beslut, underrättelse av beslut samt rättelse av skrivfel vilka ska tilllämpas vid handläggning av ärenden. I Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2006:5) om dokumentation vid handläggning av ärenden och genomförande av insatser enligt SoL, LVM, LVU och LSS 1 framgår bland annat hur förhandsbedömning, dokumentation vid handläggning av ärenden och genomförande av insatser ska hanteras. Vidare framgår av Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för kvalitet i verksamhet enligt SoL, LVM, LVU och LSS att det bland annat att inom verksamheten ska finnas ett ledningssystem som säkerställer att det finns rutiner för handläggning och dokumentation av ett ärende. dokumentation av genomförande av en beslutad insats. hur uppgifter ska lämnas mellan den som fattar beslut om en insats och den som ansvarar för det praktiska genomförandet av en insats, samt uppföljning och utvärdering av en beslutad insats. 1 LVM = Lagen om vård av missbrukare i vissa fall LVU = Lagen om vård av unga LSS = Lagen om särskilt stöd och service till funktionshindrade Haparanda stad 4 av 15
3. Resultat av granskningen 3.1. Organisation Socialnämnden (Sn) har det övergripande ansvaret för att handläggningsprocessen inom kommunens individ- och familjeomsorg genomförs på ett rättssäkert sätt. Nämnden har inrättat ett arbetsutskott med ansvar för ärenden i de situationer då det handlar om myndighetsutövning mot enskilda. Utskottet fattar beslut i ärenden som ej omfattas av fastställd delegationsordning. Förvaltningschefen leder socialförvaltningens verksamhet samt ger underlag för nämndens beslut. Förvaltningschefen har ansvaret för både socialförvaltningen och utbildning och förskola i kommunen. Det finns en biträdande förvaltningschef för socialförvaltningen som ansvarar för specifika socialtjänstfrågor. Handläggningen av ärenden som rör barn och ungdomar respektive vuxna med missbruksproblematik sker inom socialförvaltningens individ- och familjeenhet och är indelad i vuxengruppen och barn- och familj. Individ- och familjeomsorgen leds av en enhetschef. Enhetschefen ansvarar för ledning, fördelning och säkerställande av att enskilda ärenden hanteras på ett sätt som lever upp till det nationella regelverkets krav och fastställda anvisningar av nämnden. Det pågår rekrytering av en så kallad 1:e socialsekreterare för barn- och familjegruppen för att bland annat avlasta enhetschefen. Barn- och familjegruppen har enligt budget 4,0 socialsekreterare som handläggarresurs. I dagsläget finns 2,0 handläggarresurser, det vill säga 2,0 handläggare är vakanta. Vuxengruppen har 1,5 socialsekreterare/handläggare riktade mot målgruppen vuxna som har en missbruksproblematik. Inom både barn- och familjegruppen och vuxengruppen har ärendeinflödet ökat under det senaste året. Trots detta bedömer de intervjuade att arbetssituationen som rimlig även om det i vissa perioder kan uppstå akuta situationer som kräver ett intensivt arbete. Problematiskt är dock bristen på socialsekreterare och trots flertal försök att rekrytera fler har detta inte gett några resultat. Vid arbetsanhopning köper förvaltningen tjänster av utomstående handläggare. 3.2. Nämndens styrning Enligt socialnämndens mål ska individ- och familjeomsorgen: Aktivt samverka för ökad upplevd trygghet för medborgarna Hög kundnöjdhet gällande kvalitet, bemötande, tillgänglighet, delaktighet och kunnig personal jämfört med genomsnittet i Sverige. Haparanda stad 5 av 15
Skapa och tillgängliggöra attraktiva miljöer för barn och unga (gemensamt mål Sn och Barn- och utbildningsnämnden(bun) Inrätta en social investeringsfond Minska antalet försörjningsstödstagare Kartlägga den psykiska ohälsan bland barn och unga och samordna de gemensamma resurserna inom SF, BUF, NLL och Torneå stad. (Gemensamt mål SN och BUN) Strukturera insatserna för att minska bruk/missbruk av tobak, alkohol och droger bland barn och unga (gemensamt mål SN och BUN) Vidta åtgärder som minskar utanförskapet bland unga (gemensamt mål SN och BUN) Öka tillgängligheten och användningen av digitalinformation/teknik i verksamheterna. Inom socialförvaltningen finns ett flertal fastställda rutiner, arbetsbeskrivningar och riktlinjer för handläggningsprocessens olika delar samlade i rutinpärmar. Dessa fungerar som både stödjande och styrande dokument och är väl kända av handläggare. Dessa dokument är antagna av Sn 2008 och riktlinjerna för familjestöd 2013. Nämnden har gett uppdrag till förvaltningen att påbörja arbetet med kvalitetsledningssystem och då framförallt inriktat på handläggningsprocessen. Denna grundas på aktuella föreskrifter från Socialstyrelsen. Vidare har socialnämnden en planering för att få rapporter från verksamheterna under året. Dessa rapporter ska innehålla en allmän beskrivning av verksamheten, budget och det ekonomiska läget, beskrivning av årets verksamhetsplan, förändringar under de senaste åren samt framtida utveckling. 3.3. Förhandsbedömning Socialtjänstlagen anger en utredningsskyldighet för kommunens socialtjänst. Utredningsskyldigheten är en myndighetsuppgift. Enligt SoL 11 kap 1 ska socialnämnden utan dröjsmål inleda utredning av vad som genom ansökan eller på annat sätt kommit till nämndens kännedom och som kan föranleda någon åtgärd av nämnden. Syftet med utredningen är att få fram underlag för att kunna bevilja eller avslå exempelvis en ansökan, det vill säga uppgifter för att vidta lämpliga åtgärder. En förhandsbedömning kan visa att det inte finns anledning att påbörja en utredning om det står klart att nämnden inte kan eller är skyldig att vidta någon åtgärd. Huvudprincipen är att det ska finnas ett samtycke från den enskilde om att en utredning enligt SoL ska genomföras och att den enskilde informeras om att utredningen har inletts. Om det är klart att den enskilde inte är motiverad till eller på annat sätt inte är i behov av frivilliga insatser från kommunen och att tvångslag- Haparanda stad 6 av 15
stiftning inte är tillämpbar, ska socialtjänsten avsluta ärendet och avstå vidare handläggning. I denna granskning har en översiktlig genomgång av genomförda förhandsbedömningar inom barn- och familjegruppen gjorts. Granskningen visar att det överlag finns en god dokumentation i de aktualiseringar där bedömning gjorts att utredning inte behöver inledas. Dokumentationen använder BBIC-modellens utredningsmall anmälan/information på annat sätt. 3.4. Barn och familjegruppen 3.4.1. Kontrollmål Det finns beslut om att inleda utredning respektive avsluta utredning. Utredningar har genomförts inom 4 månader som är maximalt stipulerad utredningstid. Om utredningstiden överstiger 4 månader finns särskilt beslut om förlängd utredningstid. Genomförd utredning finns sammanställd i särskilt dokument. Barnets förhållande och behov är belysta i utredningen. Familjens sociala situation, med fokus på konsekvenser för barnet, är belyst i utredningen. Föräldrarnas syn på barnets situation är belysta. Föräldrarnas förmåga/oförmåga är belysta. Bedömning av barnets behov framgår av utredningen. Aktmaterialet och utredningen visar hur handläggaren kommit fram till sina slutsatser. Barnets uppfattning har vägts in i bedömningen. Inför beslut om vård utom det egna hemmet har överväganden gjorts av om barnet kan tas emot av någon anhörig eller annan närstående. Dokumentationen och utredningen har granskats av annan inom förvaltningen 3.4.2. Granskningsiakttagelser 3.4.2.1. Det som bedöms fungera bra BBIC-modellen har tillämpats i samtliga granskade ärenden. Beslut om att inleda utredning, datum för detta samt när utredning avslutas framgår av granskade personakter. Överlag har det genomförts grundliga utredningar som beskriver barnets/ungdomens situation och behov. Barnperspektivet bedöms därför som tillfredsställande belyst. Haparanda stad 7 av 15
Ärendets utveckling och handläggningsprocess går att följa bland annat genom journalanteckningarna. Inga utredningar överstiger 4 månader. Nämndens fastställda rutiner och riktlinjer för hur handläggningsprocessen ska genomföras är aktuella och relevanta utifrån gällande lagstiftning. Handläggningen i de granskade ärendena visar följsamhet till de rutiner och riktlinjer som är fastställda. I ärenden där det handlar om vård utom det egna hemmet med stöd av LVU finns en väl genomarbetad struktur samt tydlighet i utredningarna som ligger till grund för beslutet om vården. Aktgranskningen visar i övrigt att: - barnets sociala situation, förhållande och behov är överlag väl belysta. - familjens sociala situation och förhållanden är belysta. - utredning finns dokumenterad i särskilt dokument. - utredningarna följer en gemensam struktur. 3.4.2.2.Utvecklingsområden Genomförandeplaner behöver finnas i alla ärenden där det finns en pågående insats Genomgående saknades genomförandeplaner i de granskade personakterna. Genomförandeplanens syfte är att tydliggöra och konkretisera hur den beslutade insatsen ska genomföras för att tillgodose de behov som är identifierade i utredningen och som ligger till grund för den beslutade insatsen. Genomförandeplanen har också en särskild betydelse för att senare kunna följa upp och värdera vilka effekter och vilken nytta som har uppnåtts genom insatsen. På motsvarande sätt som det nationella regelverket betonar den enskildes möjlighet till påverkan och delaktighet i myndighetens handläggningsprocess gäller det även utformningen och genomförandet av den beslutade biståndsinsatsen. En klar majoritet av alla insatser som myndighetsfunktionen fastställer genomförs med stöd av SoL. Att det finns en upprättad och ändamålsenligt utformad genomförandeplan har också en särskild betydelse ur en rättssäkerhetsaspekt för den enskilde. Formerna för uppföljning och utvärdering behöver utvecklas Det finns variationer i de granskade personakterna när det gäller uppföljningen av pågående biståndsinsatser samt på vilket sätt som de utvärderas i samband med att de avslutas. Framför allt handlar det om att uppnådda effekter inte på ett tydligt eller strukturerat sätt går att utläsa av dokumentationen i personakterna. Det innebär att det är svårt att se vilken nytta som uppnåtts i det enskilda ärendet. Haparanda stad 8 av 15
I förlängningen också en svårighet för socialförvaltningen att på övergripande nivå kunna redovisa grad av måluppfyllelse i förhållande till de mål som socialnämnden har fastställt. Exempelvis i förhållande till målet att stödet och vården generellt ska vara av hög kvalitet och att insatserna ska stärka den enskilda individens förmåga till egenansvar. 3.5. Vuxengruppen 3.5.1. Kontrollmål för aktgranskningen Det finns beslut om att inleda utredning respektive avsluta utredning. Genomförd utredning finns sammanställd i särskilt dokument. Den enskildes förhållande och behov är tillräckligt belysta för att behovsoch biståndsbedömningar ska kunna genomföras. Om det i ärendet finns barn är barnens behov och situation belysta. Aktmaterialet och utredningen visar hur handläggaren kommit fram till sina slutsatser. Det finns beslut om insats och notering om när verkställighet påbörjas respektive avslutas. Det finns uppdrag till insatsutförare samt en upprättad genomförandeplan för insatsen. I de fall det handlar om vård i familjehem eller institution finns upprättade avtal mellan kommun och uppdragstagare. 3.5.2. Granskningsiakttagelser 3.5.2.1. Det som bedöms fungera bra Fastställda stödjande dokument och metoder som exempelvis ASI och AU- DIT och DUDIT 2 har använts i några akter. Samtliga granskade akter visar att det finns en stor homogenitet i handläggningen när det gäller personakternas struktur och innehåll Personakterna är förda med god ordning varför det är lätt att följa ett ärende från dess aktualisering och genomförande av insatser. Utredningar finns dokumenterade som särskilda dokument. 2 ASI = Addictions Serverty Index (instrument i utvärderingsstudier och som bedömningsoch uppföljningsmetod i missbruks- och beroendevård) AUDIT=Alcohol Use Disorders Identification Test (identifiering av personer som har alkoholrelaterade problem) DUDIT=Drug Use Disorders Identification Test (identifiering av personer som har drogrelaterade problem) Haparanda stad 9 av 15
Överlag finns en god följsamhet gentemot de nationella anvisningar som finns gällande handläggning och dokumentation samt de riktlinjer som är fastställda av nämnden. Handläggningsprocessen lever i allt väsentligt upp till de krav som hänger samman med rättssäkerhet. 3.5.3. Utvecklingsområden Personakterna I några beslut framgår inte beslutsdatum helt tydligt. Det är av yttersta vikt att datumet framgår bland annat för att den enskilda ska ges en möjlighet att överklaga beslutet inom gällande överklagningstid. Det fanns även dokument på finska i någon akt. För att andra handläggare ska kunna följa händelserna i ärendet bör dessa översättas till svenska. Utredningarna I ett flertal utredningar saknades uppgifter om den enskilde var eller har varit utsatt för våld i nära relationer. I en akt framgick att den enskilde varit våldsutsatt och trots det saknades uppgifter om på vilket sätt handläggaren tagit fasta på frågan. Genomförandeplaner Personaktgranskningen visar att det generellt saknades genomförandeplaner i personakterna. Verkställighet av beslutade insatser Generellt behöver det av ärendedokumentationen tydligare framgå när en beslutad insats påbörjas, när den avslutas eller när det sker avbrott i vården. I ärenden där det handlar om köpta insatser av extern utförare är detta särskilt viktigt med koppling till underlag för utbetalning av ersättning. 3.6. Övergripande utvecklingsområden Förutom de iakttagelser och utvecklingsområden som redovisats ovan finns det ytterligare några områden som behöver uppmärksammas. Nämndens uppföljning och kontroll i enskilda ärenden Fastställd och gällande delegationsordning för de ärendetyper som denna granskning omfattar är vid och långtgående. I princip är samtliga ärendeoch beslutstyper som det nationella regelverket tillåter delegerade till förvaltningsorganisationen. Åtgärder som rör insatser mot den enskildes vilja, exempelvis ansökan om tvångsvård, är beslutstyper som inte går att delegera till tjänstemannanivå liksom att det är arbetsutskottet som halvårsvis ska överväga om ett barns behov av fortsatt vård utom det egna hemmet. Det är nämndens arbetsutskott som behandlar och fattar beslut i dessa ärenden liksom i de ärenden som är av särskild eller principiell beskaffenhet och som förvaltningen väljer att lyfta till utskottet för avgörande. Haparanda stad 10 av 15
Samtliga beslut i enskilda ärenden som fastställs inom verksamheterna anmäls månadsvis till nämndens utskott på särskild förteckning. Den dominerande andelen beslutade insatser sker med stöd av SoL och i intern regi, alltså insatser som genomförs på frivillig grund. Mot den bakgrunden behöver det tydligare i ärendedokumentation framgå på vilket sätt som den enskilde har medverkat i såväl utrednings- och biståndsbedömningsprocessen som i beslutsfattandet och i genomförandet av biståndsinsatsen. Då delegationsordningen är långtgående är antalet ärenden som arbetsutskottet har att behandla och ta ställning till begränsat. Det innebär också att dessa ärenden inte utgör ett representativt urval för de behovstyper och biståndsbedömningar som i övrigt handläggs inom verksamheten. Nämnden behöver värdera om den nuvarande slumpmässiga uppföljningen och kontrollen som utskottet gör till sin form och innehåll är tillräcklig och ändamålsenlig i förhållande till det övergripande och yttersta ansvar som regelverket anger åvilar nämnden. Inom socialförvaltningen genomförs inga genomgångar av olika ärenden och kontroller av handläggningsprocessen, både vad gäller biståndsbedömningar, beslutsfattande och övrig ärendedokumentation. Ur nämndens perspektiv handlar det om att få återkopplingar som dels beskriver ärendeutvecklingen, dels beskriver hur fastställda riktlinjer för handläggningen och delegationsordning tillämpas inom förvaltningen. Alltså en uppföljning och kontroll som beskriver hur praxis tillämpas och utvecklas inom verksamheten. Resultatet av ovan nämnda kontroller bör återkopplas och diskuteras inom enheternas handläggargrupper. Detta för att säkerställa enhetlighet i handläggningsprocessen samt följsamhet i förhållande till fastställda riktlinjer. Resultatet av de genomförda kontrollerna är även en viktig utgångspunkt för ett ökat lärande inom förvaltningen varför kontrollerna också behöver ingå i det ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete som nämnden arbetar med att ta fram och så småningom fastställa. Genomförandeplanerna Som framgår av den genomförda personaktsgranskningen ovan är detta också ett område som behöver uppmärksammas. Ansvarsfördelningen är tydliggjord men det saknades genomförandeplaner i samtliga granskade akter. Det är myndigheten som ansvarar för att bedöma behov, fattar beslut om en insats och som sedan ska följa upp och utvärdera insatsen. Målsättningen för insatsen överlämnas därefter i en uppdragsbeskrivning till den som får i uppdrag att genomföra insatsen. Rent principiellt bör det därför vara så att det är insatsutföraren som i dialog med den enskilde som berörs av insatsen också har ansvaret för att det upprättas en plan som beskriver hur insatsen ska utföras. Denna genomförandeplan kommuniceras senare med myndighetens handläggare. Tillsammans med målet för insatsen ligger genomförandeplanen till grund för den uppföljning Haparanda stad 11 av 15
som senare ska göras av vilka effekter och nytta som uppnås. I detta sammanhang behöver det också påpekas att i de avtal som myndigheten ingår med externa utförare också markeras att denne ska redovisa en plan för hur insatsen ska genomföras. Samverkan med Sunderby sjukhus I granskningen framkom att det råder stora problem med samverkan med Sunderby sjukhus avd. 32. Bland annat framkom att personer med missbruksproblematik skrivs ut från avdelningen utan Sn:s kännedom. Vidare har det skett missar med vårdplaneringar och viss gränsdragningsproblematik finns även. Gränsdragningsproblematiken tar sig i uttryck genom att ansvaret för en individ diskuteras och det har hänt att personer fallit mellan stolarna. Ytterst har detta lett till att Sn tagit ett för stort ansvar som överskrider både kompetens och verksamhetsområden. 3.7. Avstämning mot kontrollmålen Kontrollmål 1: Det finns mål och riktlinjer som påverkar handläggning och dokumentation av enskilda ärenden. Granskningen visar att de lokalt i kommunen fastställda rutinerna och riktlinjerna är väl utvecklade. Dessa används både som styrande och stödjande dokument i respektive enhet. Dock är dessa dokument i behov av översyn/revidering då dessa har upprättats för ett antal år sedan. Handläggningsprocessen inom barn och ungdomsvården styrs också av BBICmodellen 3. Inom vuxenenheten finns motsvarande metodstöd i ASI och AUDIT och DUDUIT 4. Kontrollmål 2: Nämnden säkerställer att det finns en tillräcklig intern kontroll. Det pågår ett arbete inom socialförvaltningen med att utveckla den interna kontrollen och målsättningen är att arbetet i denna del ska vävas samman och ingå i det ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete som nämnden har fastställt ska finnas. 3 BBIC = Barns Behov I Centrum 4 ASI = Addictions Serverty Index (instrument i utvärderingsstudier och som bedömningsoch uppföljningsmetod i missbruks- och beroendevård) AUDIT=Alcohol Use Disorders Identification Test (identifiering av personer som har alkoholrelaterade problem) DUDIT=Drug Use Disorders Identification Test (identifiering av personer som har drogrelaterade problem) Haparanda stad 12 av 15
Den interna kontrollen behöver samtidigt i vissa delar utvecklas. Det handlar om att resultat från verksamhetsmässiga kontroller och uppföljningar behöver redovisas till nämnden och för handläggargrupperna. Nämnden behöver få denna återkoppling utifrån sitt övergripande ansvar samt för att få en bild och kunna värdera verksamhetens följsamhet till fastställda rutiner och riktlinjer i handläggningsprocessen. För handläggargrupperna handlar det om att ta tillvara möjligheten till ökat lärande och förbättring av verksamheten. Kontrollmål 3: Hanteringen av dokumentation som berör enskildas personliga angelägenheter är ändamålsenlig. Hanteringen av personakter och uppgifter som rör enskilda personer uppfyller de krav som regelverket anger. Dokumentationen i de granskade ärendena uppvisar i huvudsak en god ordning. Förvaringen av personakter och uppgifter rörande enskilda sköts på ett tillfredsställande sätt. Kontrollmål 4: Handläggning och dokumentation visar tillräckligt god kvalitet och tillgodoser både lagstiftarens krav och fastställda riktlinjer av nämnden Granskningen visar att handläggning och dokumentation inom granskade enheter överlag har en god följsamhet gentemot gällande nationellt och lokalt regelverk. Dock saknades genomförandeplaner i personakterna. 3.8. Svar på revisionsfrågan Fastställd revisionsfråga för denna granskning: Säkerställer nämnden att det finns en ändamålsenlig organisation och tillräcklig intern kontroll för handläggning, dokumentation och hantering av personakter? Granskningen visar att socialförvaltningens organisation är ändamålsenligt utformad. Dock är det bekymmer med rekryteringen av handläggare till barn- och familjegruppen och förvaltningen försöker lösa detta. Samtidigt som granskningen visar att det i stora delar finns god ordning och reda i dokumentationen i de granskade personakterna och i handläggningsprocessen så finns det behov av utvecklingsinsatser vilket framgår av de rekommendationer som lämnas nedan. Haparanda stad 13 av 15
3.9. Rekommendationer Efter genomförd granskning lämnas följande rekommendationer: Säkerställ att genomförandeplaner finns i samtliga ärenden med pågående insats oavsett vem som är insatsutförare. Revidera/uppdatera nuvarande rutiner och riktlinjer för handläggning. Dessa används både som styrande och stödjande dokument i respektive enhet och bör därför vara aktuella. Den dominerande andelen beslutade insatser sker med stöd av SoL och i intern regi, alltså insatser som genomförs på frivillig grund. Mot den bakgrunden behöver det tydligare i ärendedokumentation framgå på vilket sätt som den enskilde har medverkat i såväl utrednings- och biståndsbedömningsprocessen som i beslutsfattandet och i genomförandet av biståndsinsatsen. Dokumentera uppföljningar och kontroller som bör göras av handläggningsprocessen inom socialförvaltningen. Återkoppla och redovisa sedan resultatet av dessa till både nämnden och berörda handläggargrupper. I samband med att en insats avslutas behöver den följas upp och utvärderas. Uppnådda effekter och nytta behöver dokumenteras och sammanställas och som en naturlig del både ingå i det ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete som ska utvecklas. Sammanställningarna behöver också redovisas för att nämnden, i förhållande till fastställda mål, ska få ett underlag och kunna värdera grad av måluppfyllelse. Samverkan och samarbetet med Sunderby sjukhus är bristfällig. Särskilda insatser behöver göras för att komma tillrätta med detta bekymmer, detta för att säkra att enskilda får det stöd och hjälp de har rätt till. Rekryteringen av socialsekreterare behöver intensifieras. För att få en stabil verksamhet bör ordinarie socialsekreterare finnas i organisationen även om bristen på handläggare i dagsläget inte påverkar handläggningstiden negativt. Haparanda stad 14 av 15
2013-06-17 Christina Karlsson Projektledare PerÅke Brunström Uppdragsledare Haparanda stad 15 av 15