DNR: 241-1099-09 1.0 1.1 PARTER Mellan nedanstående parter, köparen och säljaren har följande avtal träffats. 1.2 KÖPAREN Upphandlingsenheten 901 87 UMEÅ 202100-2874 INKÖPARE: Namn Lorentz Karlsson e-post lorentz.karlsson@adm.umu.se Telefon 090-786 55 10 SAKFRÅGOR: Namn -Ulrika Bergfors Kriström e-post Telefon - 1.3 SÄLJAREN Fotograf NN Gatuadress Postnummer Ort KONTAKTPERSON Namn NN e-post Telefon - -Ulrika.Bergfors@adm.umu.se nn@xmail.com 2.0 PARTERNAS FÖRHÅLLNINGSSÄTT Uppdragstagaren skall utföra uppdraget utan otillbörlig påverkan av leverantörer eller andra som kan påverka hans objektivitet samt i övrigt iaktta god yrkessed. Uppdragstagaren får inte i samband med uppdraget ta emot ersättning i någon form från annan än utan dennes medgivande. skall på uppdragstagarens begäran lämna uppdragstagaren den information, de uppgifter och de handlingar som förfogar över och som uppdragstagaren behöver för att genomföra uppdraget., kommer från och med nu benämnas som universitetet i detta dokument. Med bilder i detta avtal avses sådana arbetsresultat som uppkommit som en följd av uppdrag enligt detta avtal. Avtalstid 2009-10-01 2011-09-30 med möjlighet till 12 månaders förlängning. Tel: 090-786 55 10 Org.nr: 202100-2874 Upphandlingsenheten Fax: 090-786 72 55 Dnr: 241-1099-09 901 87 Epost: Lorentz.Karlsson@adm.umu.se UMEÅ 1(9)
3.0 UPPDRAGETS ART OCH OMFATTNING Uppdraget avser någon av kategorierna: 3.1 KATEGORI 1 I FÖRSTA HAND ANDREAS NILSSON Produktfotografering. Pris enligt angivet anbud, 1.050 kr/tim 3.2 KATEGORI 2 I FÖRSTA HAND MIKAEL LUNDGREN Nyhets- och reportagefotografering. Pris enligt angivet anbud, 1.150 kr/tim 3.3 KATEGORI 3 I FÖRSTA HAND ELIN BERGE Konceptbilder. Porträttbilder. Människor i miljö. Pris, enligt angivet anbud,1 140 kr/tim, om minst 3 timmar. * 1 425 kr/tim om uppdraget avser mindre än 3 timmar Innan uppdraget i övrigt påbörjas skall uppdragstagaren i samråd med universitetet så långt som möjligt precisera uppdraget till omfattning och kvalitetsnivå föreslå form och detaljeringsgrad för dess redovisning samt vid rörligt arvode upprätta budget för uppdraget Budgeten skall ange den uppskattade ersättningen för uppdraget. Kan inte parterna enas vid samrådet om uppdraget har endera parten rätt att avbryta uppdraget med omedelbar verkan utan annan ersättningsskyldighet för universitetet än ersättning till uppdragstagaren för utfört arbete. För uppdrag preciserat vid anbudskonkurrens gäller följande. Uppdragets omfattning bestäms av kontraktshandlingarna. Kontraktshandlingarna kompletterar varandra om inte omständigheterna föranleder annat. Om kontraktshandlingarna innehåller uppgifter som strider mot varandra skall handlingarna gälla i följande ordning om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat: 1. Tillägg och ändringar till avtalet 2. Uppdragskontrakt 3. Detta dokument 4. Anbud 5. Förfrågningsunderlag I uppdraget ingår att inhämta de yttranden, godkännanden och tillstånd som krävs för att uppdraget skall kunna genomföras enligt gällande författningar, om inte annat av talats. 4.0 ORGANISATION Part skall redovisa den projektorganisation som har betydelse för uppdraget. En överenskommen projektorganisation får ändras först efter samråd mellan parterna. Universitetet skall svara för att Universitetets egna och uppdragstagarens och universitetets eventuella övriga avtalsparters arbeten, samordnas med varandra, om inte annat avtalats. Universitetets samordningsansvar inskränker inte uppdragstagarens skyldighet att inhämta erforderliga uppgifter för sitt eget arbete. 2(9)
Uppdragstagaren skall, om så avtalats, upprätta en kvalitetsplan för uppdraget och ombesörja vad han har åtagit sig enligt planen. Om uppdragstagaren trots uppmaningen inte fullgör sina skyldigheter i fråga om kvalitetsplan, får Universitetet vidta rimliga åtgärder på uppdragstagarens bekostnad. Uppdragstagaren skall om så avtalats vid uppdragets genomförande samarbeta med andra som universitetet anlitat. Sidouppdragstagare skall utses efter samråd. Uppdragstagaren får inte anlita underuppdragstagare utan universitetets medgivande såvida det inte är fråga om arbetsuppgifter av rutinmässig art eller av mindre betydelse. En part har inte rätt att utan den andra partens medgivande överlåta avtalet på någon annan. Vardera parten skall utse ett ombud för uppdraget. Ombudet har behörighet att företräda sin huvudman med bindande verkan i ekonomiska och andra frågor som rör uppdraget. Uppdragstagaren får ta emot eller inhämta direktiv för uppdraget endast av sådana personer som universitetet har angett. Möten skall hållas och protokoll föras och justeras i den omfattning som parterna kommit överens om. Parterna är skyldiga att delta i sådana möten. Mellan parterna är kraven på skriftlighet uppfyllda genom anteckning i protokollet. 5.0 GENOMFÖRANDE Uppdragstagaren skall genomföra uppdraget fackmässigt och med omsorg Uppdragstagaren förbinder sig att vid genomförandet av uppdrag använda personal med för ändamålet tillräcklig kompetens. Uppdragstagaren är skyldig att utan oskäligt dröjsmål byta ut personal vilken beställaren anser sakna erforderlig kompetens eller med vilken beställaren anser sig ha samarbetssvårigheter. Parterna skall hålla varandra underrättade om förhållanden som kan antas ha betydelse för uppdraget. Uppdragstagaren skall inhämta universitetets medgivande innan handlingar lämnas till någon annan för utförande av det objekt uppdraget avser. Universitetets godkännande eller besked i samband med granskning befriar inte uppdragstagaren från ansvar. Uppdragstagaren skall utan dröjsmål skriftligen till universitetets anmäla behov av arbete som inte ingår i uppdraget eller behov av nya eller ändrade direktiv. Uppdragstagaren har endast rätt till ersättning för arbete som anmälts på sådant sätt och skriftligt godkänts av universitetets ombud. 6.0 LEVERANS Arbetsresultatet/bilderna ska levereras i digital form, och annan form som särskilt vid varje tillfälle överenskoms, och märkas enligt universitetets riktlinjer för sökord och bildnamn. Parterna får överenskomma om format och upplösning. Parterna får överenskomma om tidpunkt för eventuell delleverans samt slutleverans. 7.0 UTRUSTNING Uppdragstagaren tillhandahåller all utrustning som krävs för uppdragets genomförande. 3(9)
8.0 GRAFISK PROFIL OCH BILDSPRÅK Uppdragstagaren ska följa de regler som universitetet tillämpar för grafisk profil och bildspråk. Uppdragsgivarens grafiska profil finns i handboken på www.profil.umu.se/. I handboken, under avsnitt Bilder och bildspråk, finns de regler som gäller för bildspråk samt exempelbilder för olika genrer. För bildspråket gäller: 1. Bilderna ska ha centralperspektiv och en vågrät horisont. 2. Färgerna i bilderna ska vara verklighetsnära och inte övermättade. 3. Bilderna ska vara av en verklighetsnära, dokumentär karaktär med människor i fokus. 4. Bilderna ska ha långt skärpedjup. 5. Personer på bilder ska ha anknytning till universitetet (detta kriterium behöver ej uppfyllas i anbudsproverna). Alla kriterier kan och behöver inte uppfyllas vid alla tillfällen. De kriterier som är särskilt viktiga att eftersträva är dock centralperspektivet och verklighetsnära färger. Bildspråket kan komma att ändras över tid. 9.0 TIDER Uppdragstagaren skall på universitetets begäran upprätta förslag till den tidplan som efter överenskommelse skall gälla för uppdraget. Universitetet skall lämna uppdragstagaren underlag till förslaget. Tidplanen skall innehålla uppgifter om bl. a. underrättelser till universitetet och granskningstider. Universitetet skall lämna underlag, granska mottagna handlingar och lämna besked så att avtalad tidplan kan följas. Uppdragstagaren skall följa tidplanen. Han har dock rätt till tidsförlängning om han försenas på grund av förhållanden som inte orsakat och vars effekt han inte rimligen kunnat undanröja. Part skall utan dröjsmål skriftligen underrätta den andra parten sedan han fått kännedom om förhållanden som kan medföra en ändring av tidplanen. Om en part inte lämnar någon sådan underrättelse, får parten inte åberopa förhållandet annat än om den andra parten insett eller borde ha insett detta och att det inverkat på tidplanen. Därutöver skall part, efter det att han kunnat bedöma vilken ändring av tidplanen som krävs, skriftligen underrätta den andra parten om ändringen. Underrättelsen skall ske utan dröjsmål. Om universitetet begär att tidsplanen skall ändras eller att arbetet skall avbrytas eller forceras, har uppdragstagaren rätt till skälig ersättning för den merkostnad som kan uppkomma. Uppdraget är, om inte annat avtalats, slutfört när uppdragsresultatet redovisats på det sätt parterna kommit överens om. Om uppdraget har försenats och uppdragstagaren inte har rätt till tidsförlängning skall han betala vite med 4 % av kontraktsvärdet per vecka, dock högst 10 % av det totala kontraktsvärdet. 4(9)
Universitetets rätt till vite enligt denna paragraf är förverkad om anspråk på ersättning inte framställs skriftligt senast tre månader efter det att uppdraget slutförts eller annars upphört. 10.0 ANSVAR Uppdragstagaren ansvarar, med nedan angivna begränsningar, för skada han orsakat universitetet genom vårdslöshet eller försummelse. Uppdragstagarens sammanlagda skadeståndsskyldighet för uppdraget är begränsad till 120 basbelopp, om inte annat avtalats. I detta belopp skall inte vite eller skadestånd för försening räknas in. Uppdragstagaren ansvarar gentemot universitetet för såväl underuppdragstagares arbete som för eget arbete. Detsamma gäller det arbete som utförts av andra personer som uppdragstagaren anlitat eller samarbetar med. 11.0 SÄRSKILDA ÅTAGANDEN Personuppgiftslagen ska följas. Uppdragstagaren skall inför varje uppdrag tillse att för uppdraget erforderliga tillstånd från de avbildade erhållits i skriftlig form. Fotografen ser till att universitetets särskilda blankett för detta fylls i. Detta skriftliga tillstånd tillhör universitetet och skall levereras till universitetet tillsammans med bilderna. 12.0 NYTTJANDERÄTT OCH UPPHOVSRÄTT NYTTJANDERÄTT Uppdragstagaren upplåter till universitet en nyttjanderätt som innebär att universitetet under obegränsad tid äger rätt att använda bilder i tryckt och digitalt - och med dessa jämförbara framställningsformer - informations- och marknadsföringsmaterial samt för webbpublicering. Universitetet äger i sin tur rätt att till universitetet anknutna studentkårer upplåta nyttjanderätt till bilder för användning i sådana syften som universitetet äger rätt att nyttja bilderna. Universitetet äger vidare rätt att till Umeå kommun upplåta nyttjanderätt till bilder som ingår i av universitetet producerat material, för användning i med universitetet gemensamma satsningar. Universitetet får, utan extra kostnad, använda bilderna som pressbilder samt med pressreleaser för vidare bruk av annan i redaktionell publicering i det sammanhang som pressreleasen avhandlar. När beställaren avser att använda bilderna som pressbilder ska detta uppges vid överenskommelsen om uppdraget. Utöver vad som sagts ovan äger universitetet inte rätt att vidareförsälja eller överlåta bilderna till tredje part. Universitetet har rätt att beskära och bearbeta bilderna för normal redigering, till exempel för anpassning till universitetets bildformat på webben. Bilderna får lagras i universitetets interna bilddatabas/arkiv. 5(9)
Vid nyttjandet av bilderna ska alltid upphovsmannen namnges i anslutning till bilden. UPPHOVSRÄTT Upphovsrätten till bilderna kvarstår hos uppdragstagaren. Under fem år från och med att avtalet träffas, avstår dock uppdragstagaren från rätten att överlåta eller upplåta nyttjanderätt till bilder som omfattas av detta avtal till annan, utan att särskilt medgivande i varje enskilt fall erhållits från universitetet. Under samma tid avstår uppdragstagaren från att förevisa/erbjuda bilderna i kataloger, databaser eller liknande forum där bilder erbjuds till försäljning, utan att särskilt medgivande i varje enskilt fall erhållits från universitetet. Uppdragstagaren har dock rätt att visa upp bilder i sin egen portfolio eller som referens, dock tidigast efter det att universitetet publicerat eller offentliggjort bilden. Enkätsvar, tillstånd från avbildade och annat utredningsmaterial som överlämnas till uppdragstagaren i samband med uppdrag är universitetets egendom när uppdraget har slutförts om inte annat har överenskommits. SEKRETESS Bestämmelser om tystnadsplikt i det allmännas och om förbud att lämna ut allmänna handlingar återfinns i sekretesslagen (SFS 1980:100). Att lagen inte gäller enbart för statligt anställda framgår av dess 1 kap 6 enligt vilken sekretessen gäller även för person som i egenskap av uppdragstagare eller "på annan liknande grund" för det allmännas räkning deltar eller har deltagit i myndighetens verksamhet och därvid har fått kännedom om sekretessbelagd uppgift. Genom denna regel omfattas inte endast uppdragstagaren själv av sekretessen utan även person som uppdragstagaren ställer till universitetets förfogande för uppdragets fullgörande och som deltar i själv. Sekretessen gäller även efter det att uppdraget i fråga upphört. Uppdragstagaren förbinder sig att göra de medarbetare som sysselsätts med uppdraget uppmärksamma på gällande bestämmelser om sekretess. 13.0 ERSÄTTNING Ersättningen innefattar all ersättning som uppdragstagare är skyldig att på sina uppdragsinkomster betala, såsom exempelvis socialförsäkringsavgifter till sjukförsäkring, folkpensioneringen mm, om inte annat avtalats. Den som har F-skattesedel betalar själv sin preliminära skatt i form av debiterad F-skatt. Uppdragstagarens ersättning består av timersättning. Fast arvode avser uppdraget såsom det preciserats enligt uppdragskontraktet. Om uppdragets omfattning förändras, skall ersättningen jämkas i följande fall: Tilläggsuppdrag eller ändringar av uppdraget som anmälts i enlighet med upprättat uppdragskontrakt. Ändring av tidplan som beror på en omständighet som beställaren svarar för. Oförutsedda beslut eller åtgärder av en myndighet som i mer ringa mån påverkar uppdragets omfattning. Vid jämkning av fast arvode skall i första hand en överenskommelse om nytt fast arvode träffas. Kan en sådan överenskommelse inte träffas skall arvodet jämkas utifrån avtalat eller skäligt timarvode. 6(9)
Ersättningen lämnas inte för uppdragstagarens avhjälpande av fel i handlingar som upprättas eller tillhandahållits av uppdragstagaren. Om felet föranletts av oriktig uppgift från myndighet, och eller någon som universitetet anlitat, skall dock avhjälpandet ersättas med avtalat eller annars skäligt belopp, såvida inte uppdragstagaren insåg eller bort inse att uppgiften var oriktig BETALNING Betalning erläggs mot faktura. Av fakturan skall arten och omfattningen av utfört arbete framgå, om inte annat avtalats. Fakturan skall betalas 30 dagar efter mottagen och godkänd faktura om inte annat avtalats. Är parterna oense om någon del av fakturabeloppet skall ostridigt belopp betalas inom angiven tid, om detta inte hör samman med uppdraget i sin helhet. Vid försenad betalning utgår ränta enligt räntelagen. Universitetet skall utöver ersättning betala den mervärdesskatt som belöper på beloppet. Fakturering och betalning av ändrings- och tilläggsarbeten skall ske fortlöpande. Om det finns starka skäl för en part att anta att den andra parten inte kommer att uppfylla en väsentlig del av sina skyldigheter, får parten innehålla sin egen prestation. I sådant fall skall den andra parten genast underrättas. Om denne ställer godtagbar säkerhet för att skyldigheterna kommer att fullgöras har parten inte längre rätt att innehålla sin prestation. För uppdragstagarens fordringar avseende uppdraget gäller en preskriptionstid om fyra månader räknat från det att uppdraget slutförts. Detta gäller dock inte uppdragstagarens fordringar till den del de avser överenskommet fast arvode och mervärdesskatten på arvodet. Om uppdragstagaren kan visa att han inte känt till eller bort känna till sin fordran, räknas preskriptionstiden om fyra månader från den tidpunkt då han först bort ha sådan vetskap. Preskriptionstiden skall dock aldrig vara längre än tio år räknat från uppdragets slutförande. 14.0 AVBESTÄLLNING, HÄVNING Universitetet har rätt att avbeställa sådana delar av uppdraget som inte genomförts. Om avbeställningen beror på myndighetsbeslut som universitetet inte kunnat råda över, eller om förutsättningarna för fullföljandet av uppdraget, utanför universitetets rådighet, har ändrats i väsentlig omfattning och det med hänsyn till detta inte är rimligt att fullfölja uppdraget, har uppdragstagaren rätt till ersättning för utfört arbete, nedlagd kostnad och skälig kostnad för avveckling som inte ersätts på annat sätt. Vid annan avbeställning som beror på myndighetsbeslut som universitetet inte kunnat råda över, eller om förutsättningarna för fullföljandet av uppdraget, utanför universitetets rådighet, har ändrats i väsentlig omfattning och det med hänsyn till detta inte är rimligt att fullfölja uppdraget, har uppdragstagaren rätt till ersättning för utfört arbete, nedlagd kostnad och skälig kostnad för avveckling som inte ersätts på annat sätt. Vid annan avbeställning har uppdragstagaren därutöver, med hänsyn till uppdragets art och omfattning, rätt till ersättning för utfört arbete, nedlagd kostnad och skälig kostnad för avveckling som inte ersätts på annat sätt. Vid annan avbeställning har uppdragstagaren därutöver, med hänsyn till uppdragets art och omfattning, rätt till ersättning för utebliven skälig vinst på sådan del av uppdraget som inte skall genomföras till följd av beställningen. 7(9)
Universitetet har rätt att häva avtalet och ersättning för skada om uppdragstagaren väsentligt misskött uppdraget i väsentligt hänseende brutit mot avtalet kommer på obestånd och inte ofördröjligen efter begäran ställer betryggande säkerhet för sitt åtagande utan medgivande från universitetet överlåter avtalet på annan och detta av beaktansvärd betydelse för universitetet Vid universitets hävning äger ej uppdragstagarens rätt till någon form av ersättning. Uppdragstagaren skall genast överlämna resultat av utfört arbete. Uppdragstagaren har rätt att häva avtalet om universitetet i väsentligt hänseende brutit mot avtalet vidhåller begäran som innebär att uppdragstagaren skall efterge kravet på god yrkessed kommer på obestånd och inte ofördröjligen efter begäran ställer betryggande säkerhet för sitt åtagande utan medgivande från uppdragstagaren överlåter avtalet på någon annan och detta är av beaktansvärd betydelse för uppdragstagaren. Uppdragstagaren är i dessa fall berättigad till ersättning för utförd del av uppdraget, skälig kostnad för avveckling samt utebliven skälig vinst på den del av uppdraget som inte blivit utförd. Vid avbeställning skall resultatet av utfört arbete redovisas och överlämnas till universitetet senast när universitetet fullgjort sin betalningsskyldighet. Vid hävning skall överlämnande ske senast när universitetet fullgjort sin betalningsskyldighet. Efter överlämnande får resultatet av uppdraget användas på samma sätt som om uppdraget fullföljts. 15.0 FÖRSÄKRINGAR Uppdragstagaren skall ha handlingar och datamedia som förvaras hos honom försäkrade till betryggande belopp. Om inte annat avtalats skall uppdragstagaren teckna och under ansvarstiden ha en uppdragstagaransvarsförsäkring med ett försäkringsbelopp som motsvarar avtalat skadeståndsansvar. Självrisken skall vara högst ett basbelopp, om inte annat avtalats. Med basbelopp enligt denna paragraf avses basbelopp vid tiden för skadans upptäckt. Uppdragstagaren skall på begäran lämna universitetets bevis om att sådan uppdragstagarförsäkring finns. Om universitetet har framställt krav på skadestånd skall utan dröjsmål lämna in en skadeanmälan till sin försäkringsgivare. 16.0 DISKRIMINERING Uppdragstagaren eller underentreprenör som denna anlitar, får inte i sin näringsverksamhet diskriminera någon på grund av kön, etnicitet, funktionshinder eller sexuell läggning eller av sådana skäl otillbörligt särbehandla arbetstagare eller arbetssökande. Beställaren skall ha rätt att häva avtal/beställning om uppdragstagaren bryter mot detta. 8(9)
17.0 ÖVERLÅTELSE AV AVTAL/BESTÄLLNING Uppdragstagaren får ej överlåta detta avtal/beställning på annan, eller sätta annan i sitt ställe, utan universitetets medgivande. 18.0 TVIST Om parterna inte kommit överens om annat, skall tvist avgöras av allmän domstol på universitetets hemort. Detta avtal är upprättat i två (2) likalydande exemplar, varav parterna erhållit var sitt. den 2009-09-16 För Köparen För Leverantören Lorentz Karlsson Upphandlingschef Elin Berge 9(9)