QuickTime and a Torbjörn Wiberg, it-chef Verksamhetsplan v1.0 BMP decompressor are needed to see this picture. 2009-02-25 IT-enheten Verksamhetsplan och budget 2009 IT-enhetens uppdrag lyder som följer: IT-enheten har det strategiska ansvaret för utvecklingen och användningen av IT inom universitetet, med mål att tillhandahålla en funktionell IT-miljö för studenter och personal. IT-enheten ska: Initiera och utveckla genom att i tid identifiera och förutse behov i verksamheten Stödja universitetets verksamhetsprocesser och stödprocesser Samordna tillgängliga IT-resurser för att skapa en effektiv och enhetlig IT-miljö Styra IT-säkerhetsarbetet så att en väl avvägd tillgänglighets- och säkerhetsnivå uppnås Vårt uppdrag är dels att utveckla IT-miljöns tjänster och system, men kanske framför allt att utveckla verksamheten vid universitetet genom att förändra användningen av IT i en riktning som bidrar till effektiviseringen av våra verksamhetsprocesser. Företrädesvis genom att vinna studenter och personal för nya användningsmönster genom att visa på de möjligheter dessa erbjuder, men emellanåt med föreskrivande beslut. Under ett antal år, när vi har fokuiserat på att utveckla IT-ingfrastrukturen har den primära målgruppen för IT-enheten varit systemägarna. De är nornalt inte experter på IT men har ansvaret för utvecklingen av användningen av IT inom sitt område. Där är vår uppgift att stödja och styra dem i detta ansvar med policies, förvaltningsmodell och andra styrmekanismer. Under 2008 har dock vårt fokus skiftat tilll att alltmer inriktas på utveckling av IT-miljön för kärnverksamheten. Vi har ägnat en stor del av vår tid åt fyra stora projekt: Nytt epost-system, Personlig portal, Nya webben och Ny lär- och samarbetsplattform. Mycket av det IT-enheten gör handlar om utveckling men långt ifrån allt. Vi ska enligt uppdraget tillhandahålla en funktionell IT-miljö och IT-chefen är systemägare för generella och infrastrukturella tjänster och system i denna miljö. Övergripande verksamheter IT-enheten har följande övergripande verksamheter: styrning av IT-verksamheten med bl.a policydokument och IT-handbok utveckling av IT-användningen drift och förvaltning av gemensamma IT-system och IT-infrastruktur. Den sista verksamheten är den största ekonomiskt utförare är ofta UMDAC. De första två dominerar arbetsmässigt inom IT-enheten.
Vision Vi har en vision av hur en IT-miljö som bäst stödjer verksamhetsprocesserna ska se ut. Vår vision av effektivt IT-stöd för våra verksamhetsprocesser är att alla studenter och all personal är potentiella självbetjänings- och självrapporteringsanvändare av våra IT-system att IT-miljön erbjuder virtuella motsvarigheter till våra fysiska kontor som ger ett gott stöd till studenter och personal i det dagliga arbetet och som inrättas, bemannas, används och läggs ner i takt med att vår verksamhet förändras. Övergripande mål Övergripande mål är att erbjuda studenter och personal en effekttiv IT-miljö som stöd i verksamheten att erbjuda en teknisk IT-miljö som undderlättar införande av IT-stöd för såväl egovernmentprocesser som interna processer Strategier Vi arbetar med antal strategier för att närma oss visionen så snabbt som möjligt. Strategierna revideras återkommande och de viktigaste strategierna idag är, utan inbördes ordning: Den införda förvaltningsmodellen ska användas av alla gemensamma system. Ge stöd till systemägare i arbetet med att ta fram förvaltningsplaner. Delta i verksamhetsutvecklingsarbete Ta fram policies på områden där vi har artikulerade uppfattningar om hur utvecklingen ska styras. Inför centrala användarkonton för alla personer som är verksamma vid Umeå universitet. Anpassa existerande system och tjänster till att autentisera användare med hjälp av en fristående gemensam autentiseringstjänst. Federationsanpassa tjänster och system så att de kan autentisera personer från SWAMID 1, Kalmar eidentity Union 2 och Edugain-konfederationen 3. Vid val av system ställ som krav att systemet ska vara federationsanpassat. Vid val av system ställ som krav att systemet bör vara anpassat för att använda en fristående gemensam auktorisationstjänst. 1 SWAMID den svenska akademiska e-identitesfederationen. 2 Kalmar eidentity Union den akademiska e-identitetsunionen som utvecklas för Norden av SWAMI i Sverige, Uninett i Norge, CSC i Finland och DK-AAI i Danmark. 3 Edugain confederationen en e-identitetskonfederation för akademiskaa europa som gör det möjligt att erbjuda en användare med en eidentitet från ett universitet som är medlem i en nationell federation som är medlem i Edugain tillgång till våra IT-system (t.ex Umuportal om personen är student och vill läsa en kurs i Umeå).
När det gäller egenrapportering och självbetjäning begränsa kostnaderna för behörighetsadmimistration genom att sträva efter att basera besluten om behörighet till våra system på allmän identitetsinformation och/eller på position och funktion i organisationen. Den takt vi kan genomföra våra strategier påverkas av vilka resurser vi kan avsätta inom ramen för vår budget. Under de två sista åren har vi överskridit utvecklingsbudgeten och måste nu kraftigt dra ner på utvecklingstakten och kommer att fokusera på aktiviteter som leder till besparingar på IT-enhetens budget. Analys - Uppföljning och analys av föregående period På grund av den utvecklingsinriktning som mycket av IT-enhetens verksamhet har, varierar enhetens fokus över tid mellan olika delar av uppdraget och olika aspekter av utvecklingen mot visionen. Under en längre tid har vi fokuserat på att utveckla den infrastruktur som våra IT-system verkar i, med fokus på att skapa en grund för att effektivt kunna anpassa våra system för egenrapportering och självbetjäning. En viktig drivkraft för detta arbete har varit univeritetets ambition och arbete med att eefektivisera sina verksamhetsprocesser. Inledningsvis gjordes i det administrativa utvecklingsprojektet en översyn av några av universitetets interna stödprocesser. När vi går vidare till egovernmentområdet som handlar om processer som involverar studenter så kommer det att bli uppenbart att studenterna är så involverade i dessa processer att deras relation till universitetet inte nämnvärt skiljer sig från personalens. Kunderna är så djupt involverade i våra verksammhetsprocesser att det IT-stöd som införs för arbetsflödet i dessa processer kommer att användas även av dem. I flera av systemen för verksamhetsstöd finns embryon till styrning av arbetsflöden. I vårt arbete med att ge stöd till systemägare till system för verksamhetsstöd kommer diakuaaioner omarbetsflöden upp. Det är vår uppfattning att workflow-stöd som är oberoende av specifika applikationer bör läggas till som ett nytt fokusområde. Kärnan i den IT-miljö som ska stödja egovernmentprocesserna är en koncernkatalog som innehåller sådan information om studenter och personal som behövs för att kunna ge auktorisation att agera i våra system. Under 2008 har vi fortsatt utvecklingen av koncernkatalogen för att ge bättre stöd för auktorisation. Förändringen mot en mer effektiv behörighetsadnministration har påbörjats i de stora projekt som nämnts ovan, där framför allt behörigheten för breda användargrupper stys från koncernkatalogen. Vi har därmed skiftat fokus från att införa de grundläggande komponenterna i identitetsarkitekturen till projekt som utnyttjar denna grund och som direkt påverkar den enskildes IT-miljö. Det är bland annat webbkomplexets tre projekt En ny webb som stöds av ett webbpubliceringssystem, personlig portal, och VO-plattform (som erbjuder virtuella kontor för virtuella organisationer grupper). Vi fortsätter samtidigt med att finslipa Identitetsarkitekturens komponenter i enlighet med den arkitektur som utvecklats i SWAMI 4. 4 SWAMI Swedish Alliance for Middleware Infrastructure, ett nationellt samarbete som syftar till att gemensamt utveckla en Identitetsarkitektur med tillhörande nationella IT-
Under 2008 har vi nått så långt i detta arbete att vi är väl förberedda för att delta i utvecklingen av egovernment-området. Under 2008 har införandet av förvaltnngsmodellen fortsatt genom att förvaltningsplaner utveckklas även för it-enhetens system. Både för plattformssystemen och för de mer grundläggande infrastrukturella systemen. Dessa planer kommer att underlätta styrningen av IT-utvecklingen och ligga till grund för våra driftsavtal med UMDAC. Sammanfattningsvis har året kännetecknats av en ztor del oplanrerad verksamhet som en följd av besparingar och tillkommande projekt, samtidigt som vi fortsatt med att bygga ut identitetsarkitekturen och bidra till verksamhetsutvecklingen genom att delta i styrgrupper och utredningar. Det ekonomiska läget Som beskrivits ovan har fokuserar vi från 2008 på att skörda frukterna av det arbete som bedrivits för att införa en IT-infrastruktur som ger förutsättningar för att införa kostnadsbesparande IT-stöd för eförvaltningspocesserna. Med det besparingskrav på en miljon kronor som lades på IT-enheten 2008 kunde vi dock endast göra begränsade insatser på det området och fick i stället fokusera på att minska ITenhetens kostnader. Vi påbörjade en minskning av resurserna för råd och stöd med hänvining till det utvecklingsarbetet sim gjorts för att efektivisera det arbetet inom UMDAC och för upphandlingstekniskt stöd genom en ökad satsning på standardpaket. Vi inför också ett nytt epostsystem som ska ge en besparing. Vi har dock inte kommt ner i nivå med besparingen ännu utan behöve göra en ivåbesparing med 300tkr 2009. Vi kommer i epostprojektet att söka samverkan med andra universitet för att pröva om vi kan samverka i en gemensam lösning. Vi har idag fått intresseanmälningar från 7 andra universitet och högskolor. Vi räknar med att epostprojektet leder till en besparing. I år kommer projektet som sådant dock att ge ökade kostnader för eposten. Med dessa åtgärder bedömer vi att vi år 2009 kommer att ha en budget som för den anslagsfinansierade verksamheten är i balans. Nya fokusområden Det återstår mycket arbete i och i kölvattnet av de projekt vi är engagerade i såvi behöver fästa stort foku på att klara av detta och får därför vara försiktiga med nya områden-. Vi ser en kraftigt ökat inrese för att använda IT ich Digitala medier i utbildningen och vi tar in detta som ett nyttt fokusområde för IT-enheten, tillsammans Processbaserad erksamhertsutveckling, som ska stödja såväl arbetet nmed interna processer som med egovernment-processer. tjänster. SUNET har givit Torbjörn Wiberg i uppdrag att utforma och tillhandahålla denna Identitetsarkiteektur för svenska högskolan.
Projekt Aktuella projekt med universitets- eller förvaltningsledningen som uppdragsgivare/projektägare är HemPC-projektet det kommer att avslutas i maj 2009 och beräknas ge ett totalt resuultat (underskot) på cirka x00tkr. Projektet startade 1999 och har i sin helhet omslutit cirka 55mkr. Trådlöst nätverk pågår 2008-2010 och syftar till att bygga ut det trådlösa nätet där signalen är svag. Projektet prioriterar områden där studenter finns. Antalet accesspunkter fördubblas. Pga den höga dollarkursen och en generationsväxling för accspunkter kommer vi inte att med beiljade resurser kunna nå målet för projektet. Nya webben Startade våren 2007 och på studenter. Informationsenheten är projektägare och vi ansvarar för tekniska lösningar. Projektet är på väg in i driftfas. Det bör betonas att projektets huvudmål är en IT-miljö för webbproduktion. Där ingår inte de applikationer som utnyttjar webbläsaren som sin gränsyta mot användarna, t.ex utbildningskatalogen. Umuportal Startar våren 2008 från ett läge där vi har en studentportal med framför allt ladok-tjänster och genomförs i etapper med fokus på teknisk miljö i början och efterhand allt mer på innehåll och användning. Den första etapppen genomfördes 2008. VO-plattform (Cambro) (virtuellt kontorsstöd för arbete i grupper) Projektet var planerat att starta våren 2009 men tidigarelades 6 månader och togs i drift i en första version i december 2008. Ska ersätta Ping-pong den 30e september 2009. Nytt epostsystem startade i juni 2008 och beräknas vara genomfört i juni 2009. I februari 2009 flyttas de första användarna över till det nya systemet. När det gäller projekt som utvecklarar den tekniska IT-miljön så finansieras normalt drift och förvaltning av systemen inom ramen för projekten, I ett beslut om att gå över i drift ska därför ingå beslut om finansiering av drift och förvaltning. Uppdrag och Samverkan IT-enheten har följande uppdrag/samverkar inom följande områden: e-irg einfrastructure Reflection Group. Torbjörn Wiberg är utsedd av regeringen att vara en av 2 officiella svenska delegater i e-irg. The main objective of the einfrastructure initiative is to support the creation of a framework (political, technological and administrative) for the easy and cost-effective shared use of distributed electronic resources across Europe - particularly for grid computing, storage and networking. Se www.e-irg.org GEANT2 Inom GEANT2-projektet utvecklas nästa europeiska forskningsnätverk. Torbjörn Wiberg har lett aktiviteten: Integration av ny teknik inom delprojektet Autentiserings- och Auktorisationsinfrastruktur. Se www.geant2.net IT-handboken Susek driver med stöd av Sunet ett projekt som tar fram och förvaltar en handbok i IT-säkerhet. Karoline Westerlund ingår i styrgruppen för projektet. IT Västerbotten Torbjörn Wiberg är ledamot av IT Västerbotten. Se www.itvasterbotten.org Kalmar eidentity Union Torbjörn Wiberg har i uppdrag av Nordforsk att införa Kalmar eidentity Union en identitetsfederation för Nordens högskolor.
Ladokstyrelsen Karoline Westerlund är ledamot av Ladokstyrelsen. SWAMI Swedish Alliance for Middleware infrastructure. Torbjörn Wiberg leder arbetet inom SWAMI som har en interoperabel ientitetsarkitektur inom den svenska högskolan som mål. Verksamheten genomförs som en kombination av ett uppdrag från SUNET och en medlemsfinansierad verksamhet. Se www.swami.se Södertörns högskolas IT-råd Torbjörn Wiberg är ordförande i Södertörns högskolas IT-råd. UNITCF Universitetens IT-chefsforum. Karoline Westerlund och Torbjörn Wiberg ingåt i UNITCF.