Dokument nr : Version: Status: Sida: 0.06 Utgåva (1)12 Dokumenttyp: Projekt: Projektnummer: Projektdirektiv Delprojektnamn 15/15 Dokumentbeskrivning: Projektdirektiv delprojekt Ortopedi Utfärdat av: Utf datum: Godkänt av : Godk datum: Projektledningsgrupp genomförandeprojekt 2008-09-23 Styrgrupp genomförandeprojekt Information till samverkansgrupp NU 2008-10-03 2008-09-23 Projektdirektiv Genomförandeprojektet Vård 2010 Delprojekt Ortopedi Direktivet godkännes: Projektbeställare: Delprojektledare: Ordf chefsgrupp Sten Axelsson, sjukhusdirektör Christer Dagman Lars Karlsson NU-sjukvården Ort, datum Ort, datum Ort, datum
Innehållsförteckning 0.1 Syftet med dokumentet...3 0.2 Regler för projektdirektivet...3 0.3 Versionshistorik...3 1 INLEDNING... 4 1.1 Bakgrund...4 1.2 Syfte...4 2 MÅLBESKRIVNING... 4 2.1 Effektmål...4 2.2 Projektmål...5 3 RAMAR OCH ÖVRIGA FÖRUTSÄTTNINGAR... 6 3.1 Tid...6 3.2 Personresurser...6 3.3 Stödresurser...6 3.4 Övriga resurser...6 3.5 Projektkostnader...6 3.6 Finansiering...6 3.7 Ekonomi och ekonomiska ramar...7 3.8 Lokalplanering/ombyggnation - utrustning...7 3.9 Verksamhetsplanering...7 3.10 Kvalitet och patientsäkerhet...7 3.11 Personalfrågor...7 3.12 Logistik...8 4 BESKRIVNING... 9 4.1 Omfattning...9 4.2 Tidplan...9 4.3 Etapper och etappmål...9 4.4 Avslut...9 4.4.1 Uppföljning...10 5 ORGANISATION... 10 5.1 Organisationsschema...10 5.2 Samarbetsformer och ansvarsfördelning mellan projekt och linje...11 5.3 Avgränsningar...11 5.4 Samband och gränssnitt...11 6 RUTINER OCH ARBETSSÄTT... 11 6.1 Rapportering...11 6.2 Möten...12 6.3 Information och kommunikation...12 6.4 Arbetssätt...12 2
0.1 Syftet med dokumentet Projektdirektivet är inriktat på vad som ska åstadkommas samt ange ramar och aktuella förutsättningar för projektets genomförande. 0.2 Regler för projektdirektivet Projektdirektivet är en överenskommelse mellan projektbeställare och projektledare och ska undertecknas av dessa. Projektdirektivet är ett styrande dokument. Normalt ska detta dokument inte förändras under projektets cykel. Om dokumentet måste ändras ska den nya versionen åter undertecknas och versionsbeteckningen uppdateras. Projektdeltagarna har skyldighet att informera sig om projektets styrande dokument. Obs! Aktuell version publiceras i projektarkivet under mapp Delprojekt Ortopedi. 0.3 Versionshistorik Datum Version Utfärdare Förändringsorsak 080318 0,03 bo Komplettering av projektledningsgrupp 080612 0.04 LK Revision efter disk med VC 080701 0.05 LK Revision efter disk m delprojledare 080924 0,06 bo Revidering efter diskussion i PLG 23 sept inför presentation för styrgrupp och information till samverkansgrupp NU 3
1 Inledning 1.1 Bakgrund Styrelsen för NU-sjukvården beslutade i november 2007 om att godkänna föreslagna förändringar i arbetsfördelningen mellan Näl och Uddevalla sjukhus och uppdrog samtidigt till sjukhusdirektören att genomföra förändringarna. Bakom beslutet ligger den utredning som genomförts på uppdrag av sjukhusdirektören samt ledningsgruppens analysarbete med riskanalys och konsekvensbeskrivning av de föreslagna förändringarna. Av beslutsunderlaget framgår också att ett särskilt projekt organiseras som stöd för genomförandet av de beslutade åtgärderna. Styrelsens beslut och det samlade beslutsunderlaget Arbetsfördelning mellan NÄL och Uddevalla sjukhus inklusive bilagor utgör därmed grunden för projekt Genomförandeprojektet Vård 2010. Beslutsunderlaget återfinns också som bilaga till den samlade genomförandeplanen. Genomförandeprojektet omfattar 15 delprojekt varav detta delprojekt "Ortopedi är ett. Som en konsekvens av den förändrade traumaorganisationen kommer en rad andra strategiska problemställningar, som rör ortopedin och hur ortopedisk kompetens användes i NU-sjukvården, att aktualiseras. För att möjliggöra ortopediskt ansvarstagande i den nya traumaorganisationen utan betydande resurstillskott är en optimering av insatserna inom framför allt nedanstående områden en förutsättning: - slutenvårdsflöden vid planerad kirurgi - öppenvårdsflöden avseende remissbedömning, dagkirurgi, försäkringsmedicinska bedömningar, subakuta mottagningar och verksamhet vid lokalsjukhusen - samverkan med geriatrisk- och allmän internmedicinsk kompetens samt med primärvården - kompetensförsörjning 1.2 Syfte Delprojektets syfte är att: Att effektivisera och utveckla ortopedins processer och samverkansformer för att öka möjligheten för ortopedin i NU-sjukvården att svara upp mot förändringar i omvärlden. 2 Målbeskrivning 2.1 Effektmål NU-gemensamma effektmål En utgångspunkt för styrelsens beslut är att de förändringar som sker inom ramen för delprojektets omstrukturering av verksamheten skall genomföras så att de bidrar till följande övergripande effektmål: Patientperspektivet Förbättring av vården för de svårast sjuka Ökad kvalitet, tillgänglighet och patientsäkerhet 4
Ekonomiperspektivet Förbättrad kostnadseffektivitet - De förändringar som genomförs i projektet skall långsiktigt bidra till ett mer effektivt resursutnyttjande Medarbetarperspektivet Förbättrade rekryteringsmöjligheter Ökade förutsättningar för kompetensutveckling Minskat jourarbete och dubbelarbete Förbättrad arbetsmiljö Verksamhetsperspektivet Ökad kunskap om verksamhetens processer Kvalitetssäkrade rutiner Specifika effektmål för ortopedin - Klara medverkan inom ramen för den nya traumaorganisationen utan avkall på andra uppdrag. - Klara att anpassa produktionen till överenskomna produktionsvolymer efter beställarnas och sjukhusledningens bedömning för att klara vårdgarantin. - Klara att rekrytera/vidareutbilda personal med målet att driva verksamheten med egen personal på samtliga positioner. - Med utgångspunkt från dagens disponibla vårdplatser (avd 4, KAVA2 och GOA) klara akut och planerad verksamhet. Detta kan skapa utrymme för en anpassad vårdplatsram. - Upprätthålla patientsäkerhet och god arbetsmiljö. - Inom ett år efter driftsstart i anpassade lokaler, uppnå en effektivisering av den planerade vården jämfört med motsvarande produktionsvolym år 2006. Effektiviseringen skall uppgå till en produktionsökning motsvarande 10 % inom oförändrad ram exkl. material- och implantatkostnader för den ökade produktionen. 2.2 Projektmål - Verksamhetsöversyn och effektivisering av planerad sluten och öppen vård med målsättningen att uppnå effektivitetsvinster genom förkortade vård- och ledtider, utökad delegering och samverkan samt genom att avskilja den planerade från den akuta vården. - Verksamhetsöversyn av akutvården med målsättning att genom samarbete med andra kliniker och kompetenser förbättra utnyttjandet av befintlig ortopedkompetens samt korta ledtider för akutvården. - Kartläggning av erforderlig kapacitet i öppen och sluten vård för att efter verksamhetsöversyn och lokalanpassning klara såväl akut- som vårdgarantiuppdraget i egen regi från år 2010. En strategi för hur ortopedin kan medverka till att kapacitet frigörs inom övriga delar av NU-sjukvården skall tas fram. - Identifiera verksamhetskritiska kompetensbrister och föreslå hur dessa skall hanteras. - Verksamhets-, bemannings- och lokalöversyn av avdelning 4 US med målsättningen att anpassa verksamheten för enbart planerad vård. 5
- Verksamhets-, bemannings- och lokalöversyn av Kava 2 US med målsättningen att anpassa verksamheten för enbart akut vård. - Beskriva omhändertagandet av korttidsvårdande barn med ortopediska diagnoser. 3 Ramar och övriga förutsättningar 3.1 Tid Projektet bedrivs under perioden 080615-081231. 3.2 Personresurser Delprojektledare utses av styrgruppen för genomförandeprojektet. Delprojektgruppen skall också innehålla stödpersoner från ekonomi- och personalenheterna som utses av respektive chef., Därutöver bemannas delprojektet med verksamhetsföreträdare från de berörda verksamhetsområdena. Delprojektledare extern resurs 50% Läkare 2 st 50% Sjuksköterskor 2st 50% Övrig personal 2 st 50% Christer Dagman Magnus Gottlander, Thomas Berglund Anne-Marie Lindberg, Inger Karlsson Gitte Hansen, Marie Wallin, Martina Lycke, Lena Höij, Fredrika Norrman Chefsgrupp 3.3 Stödresurser Delprojektet har utöver egna personresurser enligt ovan tillgång till stöd från projektledningsgruppen och projektets olika stöd- och samordningsfunktioner. 3.4 Övriga resurser Basal introduktion i verksamhetsanalys för delprojektgruppen tillgodoses genom deltagande process-seminarier avsedd primärt för andra verksamheter. 3.5 Projektkostnader Projektledare enligt avtal Personal ersätts med vikarier fullt ut (för läkare extern bemanning) Seminarier, utbildning mm 50.000 3.6 Finansiering Kostnaden för delprojektledare och projektets gemensamma stödresurser finansieras av de omstruktureringsmedel som NU-sjukvården disponerar för Vård 2010. Detta gäller även eventuella externa resurspersoner och andra externa kostnader som ingår i den angivna projektkalkylen ovan. Interna kostnader för tid som avsätts av personal inom de berörda verksamheterna bokförs på respektive verksamhets driftsbudget, men skall särredovisas. Uppföljning av alla projektkostnader och tidsredovisning inom projektet skall ske enligt anvisningar från projektets ekonomifunktion. 6
3.7 Ekonomi och ekonomiska ramar Uppnå de ekonomiska effektmålen med full verkan från och med budgetåret 2010. 3.8 Lokalplanering/ombyggnation - utrustning För adekvat lokal- och utrustningsplanering skall delprojektet i tidigt skede ta erforderliga kontakter med vårdhygien, företagshälsovård och MTA. Lokalstandard enligt VGR nivå är en förutsättning för all lokalplanering i projektet. 3.9 Verksamhetsplanering I projektets verksamhetsplanering skall fokuseringen på patientperspektivet vara styrande, med målet att genomarbetade och effektiva arbetssätt skall tillämpas efter omstruktureringen. I den omstrukturerade verksamheten skall man härigenom skapa förutsättningar för ett mer långsiktigt arbete mot processorientering av den samlade verksamheten. Fasen verksamhetsplanering skall inledas med en verksamhetskartläggning som grund för en analys av styrkor och svagheter i nuvarande verksamhet. Utifrån denna identifieras också de förbättringsbehov som skall mötas i delprojektets verksamhetsplanering. I verksamhetsplanering ingår riskanalys enligt avsnitt 3.10. NU-sjukvårdens resurser för införandet av processorientering kan även användas som stöd för delprojektet i denna del av arbetet. 3.10 Kvalitet och patientsäkerhet Socialstyrelsens föreskrifter om ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet i hälso- och sjukvården (SOSFS 2005:12) är styrande i förändringsarbetet. Det innebär bl a att: Delprojekten skall tillse att rutiner vid förändringar gällande patientarbete skall fastställas och dokumenteras. Tillse att rutiner finns som tillgodoser att personalen har den kompetens som krävs i den nya verksamheten. Införskaffa och säkra hanteringen av produkter, försörjningssystem och informationssystem. I verksamheterna skall finnas rutiner för avvikelsehantering. Avvikelser som berör delprojekten rapporteras till projektledningsgruppen. Vid negativa händelser eller tillbud initierar chefläkare händelseanalys i lämpliga fall. Riskanalyser skall utföras där risk för patientskada kan uppstå vid genomförandet av projektet. Riskanalys kan initieras av medlemmarna i delprojekten, av chefläkare och projektledningsgrupp. Förslag till beslut om åtgärder till följd av utförda analyser tillställes projektledningsgruppen. 3.11 Personalfrågor Vedertagna arbetsrättsliga principer, lagar och avtal är styrande i förändringsarbetet. 7
Nuvarande rutiner och arbetssätt som finns beträffande personalomställningar i VGR, kompetensförsörjning i NU-sjukvården samt överenskommelser med fackliga organisationer skall tillämpas. Linjeorganisationen ansvarar för det operativa arbetet. Nedanstående åtgärder skall ske i nära samarbete mellan delprojektledare och ansvarig chef. En checklista för samordning/förändring av verksamheter inom personalområdet finns upprättad. Följande projektdirektiv avseende personalfrågor gäller: - Riskbedömning enligt AML skall göras. - Ekonomiperspektiv i förändringsarbetet skall beaktas. - Verksamhetsanpassad bemanningsplanering skall göras. Kontinuerlig uppföljning av bemanningsplaner per delprojekt skall ske under genomförandet. Ev. övertalighet definieras och hanteras i enlighet med kompetensförsörjning i NUsjukvården. - Kompetensutvecklingsplan skall upprättas per delprojekt. Kompetensutvecklingsaktiviteter skall planeras i god tid i syfte att säkerställa att medarbetare erhåller nödvändig kompetens innan ny verksamhet startar. Genomgång med personalen skall ske avseende ev. ändrade arbetsrutiner. - Kontinuerlig information angående genomförandeplanen och hur arbetet fortskrider skall ges till chefer enligt projektets kommunikationsplan. Detta är en nyckelgrupp vid förändringsarbete. Chefer ansvarar för att nödvändig information fortlöpande ges till medarbetare. - Information och beslut sker i enlighet med samverkansavtal på klinik- och arbetsplatsnivå. - Utsedda resurspersoner från personalavdelningen skall medverka i de olika delprojekten i syfte att stödja projektet och linjeorganisationen samt att verka för att etablerade arbetssätt och standardiserade metoder används i förändringsarbetet. 3.12 Logistik Delprojektgruppen skall överväga om dubblering av funktioner och processer mellan US och NÄL kan ersättas av en NU-gemensam funktion/process med hjälp av de verktyg som anges i delprojektgruppens logistik slutrapport eller annan logistisk eller telemedicinsk åtgärd. Även om delprojektets lösning av annan orsak förutsätter ändring av nuvarande rutiner inom logistik och telemedicin skall detta anges. Kostnadsberäkning av rekommenderad lösning skall göras med utgångspunkt från logistikgruppens arbete. Riskbedömning skall genomföras av tillämpade logistiklösningar. 8
4 Beskrivning 4.1 Omfattning Projektets insatser inleds med förprojekt och projektplanering och omfattar därefter alla de faser som framgår av nedanstående projektflöde fram till och med uppföljning av de genomförda förändringarna. Genomförandeprojektet Delprojektens faser! Processorientering Rekrytering Bemanningsplanering Utbildning Förprojekt Flytt Verksamhetsplanering Verksamhetsstart Uppföljning Avslut Lokalplanering Ombyggnad Utrustning Specifika direktiv och planeringsförutsättningar för arbetets olika faser framgår närmare av avsnittet om genomförande nedan. 4.2 Tidplan Förprojekt 080615-080815 Personalseminarium 080821 Huvudprojekt 080822-081231 Slutrapport klar 081231 4.3 Etapper och etappmål 4.4 Avslut För att delprojektet skall anses vara avslutat skall följande vara uppfyllt: Genomförd verksamhetsstart av omstrukturerad verksamhet enligt angivna projektmål Genomförd och redovisad uppföljning av delprojektets effektmål med godkända resultat Slutrapport godkänd 9
4.4.1 Uppföljning Delprojektets avslutande fas avser uppföljning av delprojektets konkret angivna effektmål. Delprojektet svarar för att uppföljning sker och att resultaten rapporteras till projektledningsgruppen för Genomförandeprojektet. Uppföljningen skall ske under en period av 3 månader efter verksamhetsstart. Delprojektet skall lämna en slutrapport med förslag till åtgärder för korrigering av eventuella avvikelser mot de angivna målen. Särskilda förutsättningar gäller för uppföljning av kvalitet och patientsäkerhet 5 Organisation 5.1 Organisationsschema För genomförandeprojektet gäller nedanstående projektorganisation NU-sjukvården - Vård 2010 och genomförandeprocessen! Projektorganisation samband projekt och linje Styrgrupp Ledningsstab Ledningsgrupp Projektledningsgrupp Chefsgrupper Delprojekt (14 st) Delprojektledaren är utsedd av styrgruppen och rapporterar till projektledaren för Genomförandeprojektet. 10
5.2 Samarbetsformer och ansvarsfördelning mellan projekt och linje Beslut om genomförandet bereds och samordnas i projektet huvudprojektet och delprojekt Beslut tas i linjeorganisationen som vanligt enligt gällande delegationsordning efter, förhandling, riskbedömning. Det skapas ett tydligt samband mellan linjen och delprojektet genom: Chefsgrupper: För vart och ett av delprojekten skapas en chefsgrupp, bestående av berörda linjechefer för kontinuerlig dialog/avstämning mellan delprojektet och linjeorganisationen. Chefsgruppen utses av berörda verksamhetschefer och ordförande utses av styrgruppen. Delprojektledaren ansvarar för den fortlöpande dialogen och avstämningen med linjen i delprojektets chefsgrupp. Det gäller även beredning och samordning av de beslut om projektets genomförande som skall fattas av de berörda linjecheferna. Beslut av övergripande karaktär som skall fattas av styrgruppen eller som påverkar andra delprojekt bereds och samordnas i projektledningsgruppen för Genomförandeprojektet. 5.3 Avgränsningar Ortopedins deltagande i traumaomhändertagandet hanteras inom ramen för delprojekt trauma 5.4 Samband och gränssnitt Samverkan med MÄVA och geriatrik/rehabilitering för hantering av äldreflöden Precisering från beställare/förvaltningsledning beträffande volymdimensionering för 2009 och 2010. 6 Rutiner och arbetssätt 6.1 Rapportering Delprojektet skall fortlöpande lämna följande rapportering till projektledningsgruppen för Genomförandeprojektet: Månadsvis statusrapport enligt särskild mall med syfte att beskriva projektets nuläge. Statusrapporten skall visar på möjligheter, risker och ge tidiga varningssignaler. Den skall ge en överblick av situationen samt klargöra behov av stöd eller andra åtgärder för att målen skall uppnås. Rapport vid etappmål med underlag för grindbeslut enligt fastställd mall skall lämnas i enlighet med den tidsplan som redovisats ovan. Vid situationer eller händelser som riskerar att avsevärt påverka delprojektets tidplan eller måluppfyllelse i övrigt, skall detta direkt rapporteras Alla dessa rapporter skall lämnas av delprojektledaren och även redovisas i delprojektets chefsgrupp.. 11
6.2 Möten Delprojektet svarar för att fortlöpande hålla projektgruppsmöten och chefsgruppsmöten. Mötesfrekvensen skall anpassas till delprojektets olika skeden och behov utifrån de tidsramar som gäller. Dessa möten skall dokumenteras i minnesanteckningar som skall göras tillgängliga för chefsgruppen, den övergripande projektledningsgruppen samt styrgruppen för Genomförandeprojektet. 6.3 Information och kommunikation För delprojektet gäller den kommunikationsplan som fastställt för Genomförandeprojektet som helhet. Kommunikationen ska bidra till att skapa förståelse och engagemang hos våra medarbetare för genomförandet samt att våra chefer upplever att de får tillräcklig information och informationsstöd för att driva förändringarna mot uppsatta mål. Dessutom ska information finnas tillgänglig för invånare i olika kanaler och bidra till att skapa förtroende för NU-sjukvården. Informatören i Genomförandeprojektets projektledning stöttar delprojektledarna i deras ansvar att informera om delprojektens arbete. Delprojektet ansvarar för att information om delprojektet distribueras till de verksamheter som arbetet omfattar framför allt genom de linjechefer som deltar i chefsgruppen. Rollen som talesperson gentemot massmedia i frågor som rör Genomförandeprojektet är i första hand projektledaren i projektledningsgruppen. 6.4 Arbetssätt Arbetssättet i delprojektet skall vara sådant att planeringen av verksamhetsförändringarna i tillämpliga delar når en bred förankring i de berörda verksamheterna. Delprojektet skall därför identifiera de frågeställningar i projektet som är särskilt viktiga att förankra bland berörda medarbetare. 12