Data Editor, datainmatning och dataredigering

Åke Aronsson och Studentlittertur Kap 2 Data Editor, datainmatning och dataredigering 1 Kapitel 2: Data Editor, datainmatning och dataredigering Data Editor När SPSS startas öppnas automatiskt ett blankt datainmatningsformulär, som har namnet Untitled 1. Fönstret består av olika delar. Överst finns titelraden och därefter kommer menyraden med menyalternativen. Den tredje raden utgörs av verktygsraden. Den vita tvådelade raden utgör tillsammans med rutnätet därunder det som brukar benämnas data- och celleditorn. Alternativ benämning på fönstret är Data View. Figur 2.1 Data Editor-fönstret Verktygsrad I Data Editor-fönstret har ikonerna i verktygsraden de funktioner som visas i Figur 2.2. Lägg märke till att de tre första - Öppna fil, Spara och Skriv ut - har samma funktioner och ser likadana ut som i andra program för Windows t.ex. Word, Excel m.fl. Knapparna Ångra, och Gå till diagram blir aktiva först då det finns något att ångra eller ett aktivt diagram i Output Navigator fönstret. 1 En översiktlig presentation finner du i kapitel 1

Örebro den 2003-08-27, 08:21 2 Figur 2.2 Verktygsraden i Data Editor med knappfunktioner angivna. Dataeditor Dataeditor/celleditor är den enhet med vars hjälp data läses in och redigeras. Den är rektangulär och utformad som en datamatris. Antalet rader och kolumner bestämmer matrisens storlek. I princip kan en matris bli hur stor som helst. Datamatrisen kännetecknas av följande tre komponenter: N Rader dvs. är undersökningsenheter ( cases, individer, o.likn.). N Kolumner dvs. svarar mot variabler. N Celler dvs. undersökningsenheternas värden på variablerna. Infoga/ta bort rader och kolumner För att infoga en rad: 1. Markera den rad som skall befinna sig under den du infogar. 2. Klicka sedan på ikonen Infoga rad (se Figur 2.2) i verktygsraden. För att infoga en variabel: 1. Markera den kolumn genom att klicka i variabelnamnet för den variabel som skall ligga till höger om den du infogar. 2. Klicka sedan på ikonen Infoga variabel (se Figur 2.2) i verktygsraden. För att ta bort en rad eller variabel: Klicka i radnumret alternativt variabelnamnet för att markera raden alternativt variabeln. Tryck på Delete-tangenten på tangentbordet. Flytta rader/kolumner 1. Markera en eller flera rader genom att klicka i deras nummer i matrisens vänsterkant! 2. Klicka på EDIT / COPY 3. Markera den rad som förväntas vara under den plats dit raden/raderna skall flyttas!

Åke Aronsson och Studentlittertur Kap 2 Data Editor, datainmatning och dataredigering 3 4. Klicka på EDIT / PASTE För att flytta en kolumn förfar vi analogt. 1. Markera den eller de kolumner/variabler, som skall flyttas! 2. Klicka på EDIT / COPY 3. Markera den rad som förväntas vara under den plats dit raden/raderna skall flyttas! 4. Klicka på EDIT / PASTE Inmatning av data Inmatning av data kan göras på flera sätt. A. För det första kan inmatning göras direkt i Data View fönstret För att mata in data radvis kan du göra så här 2 : 1. Placera markören i cellen överst till vänster och skriv därefter in värdet 2 som i Figur 2.3. 2. Tryck på tabb-tangenten eller pilhöger. Första radens andra cell är nu markerad. Sedan kommer 2,00 att skrivas i cellen samt variabelnamnet var00001 överst i kolumnen. (Om vi skulle trycka på Entertangenten istället för pilhöger kommer vi att förflyttas till cellen i raden under i samma kolumn). 3. Gå till första radens andra cell och skriv 2. SPSS tilldelar variabelnamnet var00002 och skriver 2,00 i cellen. Variabelnamnet var00001 och var00002 är default, dvs. något som SPSS genererar när programmet inte vet vad variabeln skall ha för namn. 4. Vi kan mata in värden t.ex. 40 respektive 2 i de två därpå följande cellerna på den översta raden. Vi har då variabelnamn från var00001 till var00004 som rubriker på de fyra första kolumnerna. (Jfr Figur 2.3). 5. Låt oss i nästa steg gå till andra radens första cell och mata in förslagsvis 1. 6. Använd tabb-tangenten och gå till nästa cell. Skriv in värdet 1. 7. Hoppa med tabb-tangenten till nästa cell och skriv in värdet 30 i kolumnen med rubriken var00003. 8. Vi använder tabb-tangenten för att komma till nästa cell i till kolumnen var00004. Där skriver vi in 3. 9. När vi nu trycker på tabb-tangenten igen kommer vi att förflyttas (bakåt) till kolumn var00001 och hamnar i rad 3. 10. Sedan fortsätter vi på samma sätt och matar in värden i nästa cell, osv. med hjälp av tabb-tangenten. När vi matar in data radvis med hjälp av tabb-tangenten, förflyttas vi till nästa rads första cell när vi kommer till den siste av de variabler vi bestämde oss för när vi matade in första raden (se punkterna 1 4 ovan). De namn SPSS tilldelar är lite otympliga, men de går att ändra, vilket vi visar nedan. B. För det andra kan data som lagts upp med hjälp av andra program importeras, se kap 5 om filhantering. Tips Genom att använda Ctrl-tangenten tillsammans med piltangenterna kan man snabbt förflytta sig till matrisens fyra hörn. Notera att det är de hörn som bildas av antalet använda kolumner och rader. Håller du på med att mata in data i t.ex. 130 kolumner (variabler) är det tröttsamt att förflytta sig från den sista kolumnen 2 Inmatning och redigering av data görs huvudsakligen på samma sätt som i kalkylprogram t.ex. Excel.

Örebro den 2003-08-27, 08:21 4 till den första genom att stega sig tillbaka till den första kolumnen med 130 tryckningar på PIL VÄNSTER. Oavsett var du befinner dig i datamatrisen så ger tangentkombinationerna: Du förflyttas till: CTRL + PILHÖGER datamatrisens sista kolumn. CTRL + PILNEDÅT nedersta raden. CTRL + PILVÄNSTER första kolumnen. CTRL + PILUPPÅT första raden. CTRL + HOME övre vänstra hörnet. CTRL + END nedre högra hörnet. Figur 2.3 Data Editor/celleditor eller datamatris med inmatade värden i den övre bilden som hör till fliken Data View. Definiera variabler SPSS tilldelar automatiskt namn till variabler. De börjar på var plus ett löpnummer. Den första variabeln tilldelas namnet var00001 och den andra variabel var00002, etc., dvs. defaultvärde/standardinställning för variabelbeteckningarna är varnnnnn. Låt oss se på ett exempel, som belyser förhållandet mellan standardinställningen i SPSS och variabelns riktiga namn. Vi antar att följande gäller: Variabelnamn, dvs. det namn SPSS automatiskt tilldelar (standardinställning eller defaultvärde) var00001 var00002 var00003 var00004 Variabeletikett Kön Civilst Ålder Utb Användar- och systemdefinierade variabelnamn SPSS skiljer mellan användardefinierade variabelnamn och systemdefinierade. Användardefinierade namn är de namn du som användare tilldelar en variabel. De måste börja med en bokstav eller någon av # eller @. Endast användardefinierade variabelnamn kan ändras eller bytas ut av användaren.

Åke Aronsson och Studentlittertur Kap 2 Data Editor, datainmatning och dataredigering 5 Observera: Tillåtna tecken i användardefinierade variabelnamn är A till Ö och siffror 3. Dessutom kan man utan begränsningar använda: _ (understrykning),. (punkt), # och @. $ kan bara användas inuti variabelnamn. Variabelnamnet skall skrivas i ett ord och får inte vara mer än 8 tecken långt. De variabler som SPSS själv bildar är systemdefinierade och använder ofta $ som begynnelsetecken i systemdefinierade variabelnamn. Därför är inte $ tillåtet begynnelsetecken i användardefinierade variabler. Systemdefinierade variabelnamn kan inte ändras eller bytas ut av användaren. Reserverade ord Det finns vissa för programmet reserverade ord, som inte får användas som variabelnamn. De är: ALL AND BY EQ GE GT LE LT NE NOT OR TO WITH Ändra variabelnamnet Om vi vill tilldela ett annat variabelnamn till en variabel kan vi göra så som nedan beskrivs. I illustrationen kommer vi att byta default-namnet 4 var00001 mot kön. Figur 2.4 VariableView 1. Markera det variabelnamn du vill ändra. I Figur 2.4 har vi markerat var00001, som vi vill ändra till kön. 2. I och med att cellen är aktiv/markerad är det bara att skriva in kön 3. På motsvarande sätt skriver vi in civilst istället för var00002. 4. Sedan skriver vi ålder istället för var00003. Utbild får ersätta var00004. Se Figur 2.5 3 I SPSS version 7.0 tillåts alla västeuropeiska tecken t.ex. Å, Ä och Ö vilka inte är tillåtna i version 6.1 och tidigare. Tecknen kan skrivas in med versaler eller gemena. SPSS ändrar dem till gemena. 4 Observera: variabelnamnet får vara högst 8 tecken långt.

Örebro den 2003-08-27, 08:21 6 Figur 2.5 Nya variabelnamn skapade 5. Gör sedan på samma sätt med de övriga tre variablerna. 6. Klickar du nu på fliken DataView kan du se att kolumnrubrikerna bytts ut och ser ut som på nedanstående bild (Figur 2.6). Figur 2.6 Variabelnamnen har bytts ut mot lämpligare beteckningar. Definiera skalnivå Genom att klicka i något av alternativen Scale (intervall eller kvotskala), Ordinal (ordinalskala) eller Nominal (nominalskala) kan vi tilldela variabeln skalnivå. (Se Figur 2.7). Emellertid är tycks angivande av skalnivå 5 betydelsefullt endast i samband: N N med vissa procedurer för diagramframställning med bearbetning av SPSS datafiler med hjälp av till exempel tilläggsmodulen AnswerTree. 5 Variablers skalnivåer behandlas i kapitel 8.

Åke Aronsson och Studentlittertur Kap 2 Data Editor, datainmatning och dataredigering 7 Figur 2.7 Definiera variablers skalnivå Variabeltyp, variabel- och värdeetikett, bortfallsvärden och kolumnformat I Data Editorn kan du förutom skriva in nya data också modifiera, skriva om, ta bort, kopiera, ändra variabelordning, lägga till och förändra variabler, ändra variabeldefinitioner, m.m. I dialogrutan Define Variables (jfr Fel! Hittar inte referenskälla.) finns fyra knappar ( Change Settings ) för under-dialogrutor, som kan användas för att etikettera, definiera och modifiera variabler. De beskrivs var och en nedan. Definiera variabeltyp I föregående figur (Figur 2.7) finns en kolumn med rubriken Type. Klickar vi i en av cellerna i denna kolumn kommer cellen att aktiveras och generera en liten gratonad ruta med 3 punkter i. Klickar vi på de tre punkterna i den aktiva cellen kommer vi att få följande figur med valmöjligheter Figur 2.8 Alternativ för att ange variabeltyp SPSS utgår från att alla variabler är av numeriskt slag defaultvärde, därför är detta alternativ i Figur 2.8 redan markerat. Formatet kan ändras. Vi kan som Figur 2.8 anger välja mellan bland annat numeriskt -, datum-, valuta- och alfanumeriskt format. N Numeric i det numeriska formatet antar variablerna endast siffervärden. (Alfanumeriska tecken är inte tillåtna, jfr strängvariabler nedan.) Man kan välja mellan att ha komma eller punkt som decimalavskiljare liksom det önskade antalet decimaler. N Scientific notation i vetenskaplig notation anges ofta storheterna exponentiellt, t.ex. 159E3, 159+3, 159-3, etc accepteras. N Date Det går att välja datumformat från en lista så att man får det format man tycker är lämpligast.

Örebro den 2003-08-27, 08:21 8 N Dollar och/eller Custom currency Valutaformat finns i dollarformat och egendefinierat valutaformat t.ex. för SEK,, m.fl. (Se även EDIT / OPTIONS / CURRENCY.) N String när det gäller strängvariabler (alfanumeriskt format) är alla bokstäver (A-Ö) liksom alla siffror tillåtna. Variabler som är max 8 tecken långa är korta strängar medan de med 9 tecken eller fler är som långa strängar. Korta strängvariabler kan användas i de flesta SPSS procedurer, medan användning av långa strängar är mycket begränsad. I proceduren LIST CASES kan långa strängar användas liksom i vissa diagram. En god tumregel är att använda korta strängar och undvika de långa. Etiketter på och förtydliganden av variabler När vi vill förtydliga vad en variabel står för kan vi lägga in en etikett. Detta kan till exempel vara lämpligt när variabelns beteckning är oklar. I de sammanng där enkäter eller frågeformulär använts som datainsamlingsunderlag, kan det kan vara bra att låta hela frågans formulering utgöra en beskrivning av variabeln. Genom att klicka i en cell i kolumnen med rubriken Label aktiveras cellen och det är bara att skriva in etiketten. Figur 2.9 I kolumnen med rubriken Label skrivs variabelns etikett eller ett förtydligande in. Av variabelnamnet utb kan man gissa att variabeln har med utbildning att göra. Men när vi skrivit in etiketten GRUNDUTBILDNING förstår vi att det är ett speciellt slag av utbildning som variabeln avser. Sätta etiketter på variabelvärden ( Labels... ) Figur 2.10 Variable View. I kolumnen Values anges variabelvärde etiketter Om vi klickar den översta cellen i kolumnen Values aktiveras den och en gråtonad liten ruta med tre prickar i blir synlig. Genom att klicka på dessa tre punkter visas en ny dialogruta som har benämningen Value Labels

Åke Aronsson och Studentlittertur Kap 2 Data Editor, datainmatning och dataredigering 9 Figur 2.11: Dialogrutan Value Labels för att tilldela etiketter till variabelvärden. I den vänstra skrivs etiketten för variabelvärdet 2 och sedan vi klickat på Add-knappen visas slutresultatet för variabeln kön i den högra bilden. Det är mycket bekvämt att ha etiketter som beskriver vad variabeln och dess värden står för. I exemplet ovan heter variabeln utb. Etiketten Utbildning används för att förtydliga förkortningen. 1. Variabeln kön har variabelvärdena 1 och 2, där 1=man och 2=kvinna. 2. Vi skriver in värdet 1 i rutan för Value och anger i rutan Value Label etiketten man. 3. Därefter klickar vi på Add-knappen så att etiketten kommer med på listan nedanför. 4. Sedan skriver vi in 2 i rutan för value och anger kvinna som value label (se Figur 2.11) 5. Klickar därefter på Add-knappen, så hamnar även denna tilldelning i listan 6. På motsvarande sätt kan vi tilldela etiketter på variablerna civilst och utb 7. Klicka på OK-knappen för att avsluta. 8. Klickar vi sedan på fliken DataView återgår vi till datainmatningsläget. Visa variabelvärden Under förutsättning att etiketter för variabelvärden matats in kan man få datamatrisen att visa dessa. Man gör så här: Alt 1. Välj från menyraden på Data Editor fönstret VIEW / VALUE LABELS eller klicka på Etikett-knappen på verktygsraden (se Figur 2.12). Alt 2. Om du vill ha en överblick av samtliga variabelvärden eller vill ändra ett värde i en cell så markerar du den cell du vill undersöka! 1. Klicka med CTRL + VÄNSTER MUSTANGENT, så visas en ruta med variabelns alla värdeetiketter (se Figur 2.12). 2. Alternativt kan du klicka med HÖGER MUSTANGENT och välja menyalternativet Pick from Labels (se Figur 2.14) 3. För att ändra ett inskrivet värde: Välj ett värde från listan och tryck Enter-tangenten

Örebro den 2003-08-27, 08:21 10 Figur 2.12 Visa variabelvärden i datamatrisen. Figur 2.13 Peka med musen på ett variabelnamn i datamatrisen, så visas variabelns etikett. Ändra ett variabelvärde Figur 2.14 Pick from Labels Variabelvärde-etikett: 1. Markera den variabelvärde etikett du vill ändra. 2. Skriv in den nya etiketten. 3. Klicka på Change-knappen.

Åke Aronsson och Studentlittertur Kap 2 Data Editor, datainmatning och dataredigering 11 Om du glömmer att klicka på Change-knappen kommer SPSS att i en pop-up ruta tala om för dig att Any pending Add or Change operation will be lost. Du gör då klokt i att klicka på Avbryt-knappen. 4. Proceduren avslutas med att du klickar på Continue-knappen! 5. Du förflyttas då tillbaka till dialogrutan Define Variable. Definiera missing values Figur 2.15 Två slag av bortfall. I SPSS finns två slag av bortfall: 1. System-missing: Varje blank eller ostansad cell i datamatrisen med numeriskt format betraktas som system-missing. Det visas med en. (punkt) i datamatrisen. (Jfr Figur 2.10.) 2. User-missing: Som användare av SPSS kan du ange ett eller fler värden, som du vill skall utgöra bortfallsvärde/-en på en variabel. I Figur 2.17 har 99 använts för dem, som inte vet och -1 för dem som enligt en instruktion inte skall besvara frågan. 3. Bortfallsvärden definieras med hjälp av i kolumnen Missing (se Figur 2.16). Figur 2.16 Klicka i en cell i kolumnen Missing för att definiera bortfallsvärden 4. Klickar vi i en cell i kolumnen Missing får vi upp följande dialogruta (se Figur 2.17).

Örebro den 2003-08-27, 08:21 12 Figur 2.17 Dialogruta: Definiera bortfallsvärden N No missing value N Discrete missing values N Range N Range plus one discrete missing value Detta är default. Alla värden är valida. Om endast värdet No missing values i dialogrutan markerats erhåller vi defaultvärdet system-missing Tre diskreta bortfallsvärden kan definieras för varje variabel såväl numeriskt- som kort-sträng-format Alla värden inom ett visst variationsområde kan definieras som bortfallsvärde Alla värden inom ett variationsområde och dessutom ett värde utanför detta kan definieras som bortfall.