Version: 1.00
Dokument upprättat: Godkänd av: Krister Wiklund Författare: Jesper Karlsson (jeka0087@student.umu.se) Giltigt till: Tillsvidare Version: 1.00 Uppdaterad: Uppdaterades utav:
Versionshistorik Version 1.00 : Dokumentet upprättat
Innehåll 1 Projektets utformning 1 1.1 Styrgruppens ansvar och arbetsuppgifter............... 1 1.1.1 Projektledaren......................... 1 1.1.2 Ekonomiansvarig........................ 1 1.1.3 It- och informationsansvarig.................. 2 1.1.4 Dokumentansvarig....................... 2 1.2 Gruppledarnas ansvar och arbetsuppgifter.............. 3 2 Årsmöte 3 2.1 Val av nya personer........................... 3 3 Regler för diplom 4 4 Högskolepoäng för gruppledare och styrgruppen 4 5 Regelbundna träffar 4
1 Projektets utformning Projektet består av en styrgrupp och tre delgrupper. Styrgruppen består av fyra personer, projektledare, ekonomiansvarig, it- och informationsansvarig, dokumentansvarig, och de tre delgrupperna är acceleratorgruppen, datagruppen och detektorgruppen. Varje delgrupp har även en gruppledare. 1.1 Styrgruppens ansvar och arbetsuppgifter 1.1.1 Projektledaren Som projektledare inom projektet så innehar man en given post i projektets styrgrupp och har således, i samarbete med övriga styrgruppsledamöter, ett övergripande ansvar för att styra projektet mot de uppsatta målen. Som styrgruppsledamot har man åtagit sig att aktivt närvara vid inplanerade möten som berör styrgruppen så som styrgruppsmöten eller möten med styrgruppen och de respektive gruppledarna. Man har även åtagit sig att vara en av de drivande krafterna bakom projektet under motsvarande ett läsår. Arbetet inkluderar visst presentationsarbete, antingen i syfte att locka nya medlemmar till projektet eller ssom en av de ansvariga för något av projektets stormöten. Som projektledare har man posten som ordförande under möten. Man delegerar och följer upp aktiviteter, kommunicerar, engagerar och motiverar. Man har också till uppgift att hjälpa till att lösa eventuella problem och konflikter som uppstår i projektet. Man har även ansvarar för att projektmålen uppnås och planerar och organiserar projektet. Det är projektledaren som har kontakt med programledningen och kontaktperson utåt för intresserade av projektet. 1.1.2 Ekonomiansvarig Som ekonomiansvarig inom projektet så innehar man en given post i projektets styrgrupp och har således, i samarbete med övriga styrgruppsledamöter, ett övergripande ansvar för att styra projektet mot de uppsatta målen. Som styrgruppsledamot har man åtagit sig att aktivt närvara vid inplanerade möten som berör styrgruppen så som styrgruppsmöten eller möten med styrgruppen och de respektive gruppledarna. Man har även åtagit sig att vara en av de drivande krafterna bakom projektet under motsvarande ett läsår. Arbetet inkluderar visst presentationsarbete, antingen i syfte att locka nya medlemmar till projektet eller som en av de ansvariga för något av projektets stormöten. Som ekonomiansvarig ansvarar man för studiecirklar och ansvarar för att skicka in formulären för studiecirklarna. Man har ekonomiskt ansvar för projektet och ansvarar för bokföring och fungerar som kassör. Man sköter in- och utbetalningar rörande projektet. 1
1.1.3 It- och informationsansvarig Som IT- och informationsansvarig inom projektet så innehar man en given post i projektets styrgrupp och har således, i samarbete med övriga styrgruppsledamöter, ett övergripande ansvar för att styra projektet mot de uppsatta målen. Som styrgruppsledamot har man åtagit sig att aktivt närvara vid inplanerade möten som berör styrgruppen så som styrgruppsmöten eller möten med styrgruppen och de respektive gruppledarna. Man har även åtagit sig att vara en av de drivande krafterna bakom projektet under motsvarande ett läsår. Arbetet inkluderar visst presentationsarbete, antingen i syfte att locka nya medlemmar till projektet eller som en av de ansvariga för något av projektets stormöten. Utöver detta så är IT- och informationsansvarige även den som sköter fördelningen av styrgruppens beslut till berörda parter inom projektet. Detta innebär allt som oftast att informera projektdeltagare om kommande händelser via e-post. En viktig uppgift som tillfaller IT- och informationsansvarig är administrationen av projektets IT-plattform och projektets del av Teknisk Fysiks hemsida. Arbetet med detta innefattar fördelning av rättigheter till samtliga deltagare motsvarande deras behov på IT-plattformen, utföra regelbundna kontroller av att den upprättade filstrukturen inte fördärvas på sagda plattform, samt lättare arbete med att uppdatera den information om projektet som finns öppet tillgänglig på webben. Arbete med den information som skall vara med på hemsidan bedrivs i tätt samarbete med övriga medlemmar i styrgruppen med material tillhandahållit av de respektive undergrupperna inom projektet. IT- och informationsansvarig har även till uppgift att se till så att mailen accelerator@tekniskfysik.se är tillgänglig. Detta inkluderar sporadisk kontakt med Teknisk Fysiks IT-amanuens. 1.1.4 Dokumentansvarig Som dokumentansvarig inom projektet så innehar man en given post i projektets styrgrupp och har således, i samarbete med övriga styrgruppsledamöter, ett övergripandeansvar för att styra projektet mot de uppsatta målen. Som styrgruppsledamot har man åtagit sig att aktivt närvara vid inplanerade möten som berör styrgruppen så som styrgruppsmöten eller möten med styrgruppen och de respektive gruppledarna. Man har även åtagit sig att vara en av de drivande krafterna bakom projektet under motsvarande ett läsår. Arbetet inkluderar visst presentationsarbete, antingen i syfte att locka nya medlemmar till projektet eller som en av de ansvariga för något av projektets stormöten. Som dokumentansvarig ansvarar man för all dokumentering av projektet för framtida bruk. Man innehar posten som sekreterare under möten. Övriga uppgifter är att man har ansvar för att rum bokas för möten och presentationer när så behövs och ansvarar för att beställa fika till de möten när detta är bestämt. Som 2
dokumentansvarig är man även kontaktperson till radiofysik. 1.2 Gruppledarnas ansvar och arbetsuppgifter Som gruppledare är man ansvarig för respektive grupp och har till uppgift att ta de beslut som behövs rörande respektive grupp. Man verkar som ordförande vid möten för respektive grupp och ansvarar för att kalla till möten. Man skall kommunicera, engagera och motivera respektive grupp. Varje gruppledare skall sätta upp mål för hela året de sitter som gruppledare plus delmål under året. Man presenterar gruppens framsteg vid de presentationsmöten som hålls under året och åtar sig att delta under möten. 2 Årsmöte Vid slutet av läsåret skall ett årsmöte hållas, lämpligtvis i maj. Årsmötet skall vara öppet för alla så att de som är intresserade skall få en inblick i projektet. Under mötet skall 1. varje gruppledare från accelerator, data- och detektorgruppen presentera vad som gjorts under året och nästa steg i projektet för respektives grupp. 2. styrgruppen presentera en verksamhetsberättelse där föregående års aktiviteter redovisas. 3. ekonomiansvarig i styrgruppen redovisa föregående års ekonomiska historia. 4. ny styrgrupp utses, med positionerna projektledare, ekonomiansvarig, it- och informationsansvarig, dokumentansvarig. Se kap. 2.1 för hur dessa väljs. 5. nya gruppledare för respektive grupp utses. Grupperna är acceleratorgruppen, datagruppen och detektorgruppen. Se kap. 2.1 för hur dessa väljs. 2.1 Val av nya personer De som är intresserad av en position skall meddela sitt intresse till styrgruppen innan årsmötet. Vid årsmötet presenteras de som har anmält intresse och om alla godkänner denna person väljs denna. Om två eller fler anmält intresse om samma position skall årsmötet rösta om vem som skall få positionen. 3
3 Regler för diplom Alla engagerade i projektet som studerar Teknisk fysik har rätt till att få ett diplom från programledningen för sitt engagemang i projektet. 4 Högskolepoäng för gruppledare och styrgruppen Alla gruppledare och de i styrgruppen kan få 3 högskolepoäng för sitt arbete i projektet. För detta krävs att de som intresserade pratar med programledningen för Teknisk fysik innan det aktuella läsåret startar. För dessa poäng krävs en nogran projektplanering och utförliga delmål för året skall sättas. 5 Regelbundna träffar Under året skall styrgruppen träffas där mötesprotokoll skall föras. Frekvensen bör lämpligtvis vara en gång per månad. Utöver de möten styrgruppen har enskilt skall även styrgruppen träffa alla gruppledare och en representant från programledningen där mötesprotokoll skall föras. Frekvensen bör lämpligtvis vara en gång per månad. Dessa två möten kan med fördel hållas var fjärde vecka med två veckor mellan de olika mötena. 4