SIGNERAD 2013-06-03 Malmö stad Fritidsförvaltningen 1 (5) Datum 2013-06-03 Vår referens Anna Ingloff Föreningssekreterare Tjänsteskrivelse anna.ingloff@malmo.se Särskild granskning avseende verksamhetsår 2012, Gymnasti k- föreningen Örnarna FRI-2013-467 Sammanfattning En gång per år tar fritidsförvaltningen ut ca 6-12 föreningar för en djupare utredning. Det som bl.a. kontrolleras är föreningens årshandlingar, digitala aktivitetsnärvarokort och medlemsregister. Gymnastikföreningen Örnarna har i samband med granskningen redovisat godtagbara förklaringar till förvaltningens frågeställningar. Granskningen har inte resulterat i någon förändring för föreningen. Förslag till beslut Fritidsnämnden föreslås besluta att fastställa att Gymnastikföreningen Örnarna hade 359 bidragsgrundande medlemmar under 2012. att fastställa att Gymnastikföreningen Örnarna genomförde 680 bidragsgrundande aktiviteter under verksamhetsår 2012. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse särskild granskning Gymnastikföreningen Örnarna Beslutsplanering Fritidsnämndens Arbetsutskott 2013-06-13 Fritidsnämnden 2013-06-20 Ärendet 1) Inledning En gång per år tar fritidsförvaltningen ut ca 6-12 föreningar för en djupare utredning. Det som bl.a. kontrolleras är föreningens årshandlingar, digitala aktivitetsnärvarokort och medlemsregister. Dessa handlingar jämförs mot föreningens inrapporterade aktivitetsbidragsansökan och föreningsrapport som också är grundbidragsansökan. I enlighet med 16 Allmänna bestämmelser i Föreningsstöd valdes föreningen ut för
granskning eftersom föreningen rapporterat många aktiva medlemmar men få aktiviteter. 2 (5) 2) Föreningen Gymnastikföreningen Örnarna har verksamhet inom gymnastik med fokus på barn- och truppgymnastik. Föreningen är registrerad på nivå 3 Barn och ungdom på förvaltningen. 3) Utredning Den särskilda granskningen har för avsikt att kontrollera och fastställa uppgifter som ligger till grund för bidragsutbetalning och registreringsnivå. Särskild fokusering riktas på Grundbidrag och Aktivitetsbidrag. Kontrollen är särskilt viktigt för dessa två bidrag som inte har någon annan kontroll före utbetalning av bidraget. Föreningen har före granskningen redovisat följande uppgifter: 2012 (för 2011) 2013 (för 2012) Antal *aktiva medlemmar enligt föreningsrapport: Antal aktivitetstillfällen på närvarokort**: 331 (varav 0 personer med funktionsnedsättning, 311 personer mellan 4-25 år och 20 personer 26 år och äldre) 553 622 467 (varav 0 med funktionsnedsättning, 446 personer mellan 4-25 år och 21 personer 26 år äldre) *Betalande medlem upptagen i föreningens medlemsförteckning, folkbokförd i Malmö och regelbundet deltagande i föreningens verksamhet. ** En aktivitet är då minst 5 deltagare utövar en aktivitet i minst 60 minuter med ledare närvarande. För funktionsnedsatta räknas grupper från och med 3 deltagare. Aktiviteter kan enbart rapporteras i det digitala närvarorapporteringssystemet. Föreningen har i samband med granskningen redovisat följande uppgifter: Antal medlemmar enligt 385 totalt varav 359 medlemmar i åldern 4-25 medlemsmatrikel: år Antal aktiva medlemmar enligt närvarokort eller annan uppgift avseende aktiviteter: Antal medlemmar beräknat utifrån medlemsavgift: 359 (uppskattning efter att förvaltningen granskat och föreningens återkopplande svar) Medlemsavgiften har under 2012 varit är uppdelad under året. 50 kronor på våren och 100 kronor på hösten. Avgiften baseras på när personen börjar i föreningen samt hur länge personen är aktiv, vilket gör att med-
lemsantal inte kan säkerställas vi medlemsintäkter. Antal aktivitetstillfällen på 622 närvarokort: Antal övriga rapporterade 0 0 aktiviteter: Grundbidrag Utbetalt 50 000 kronor 50 000 kronor Aktivitetsbidrag 29 717 kronor 36 630 kronor 3 (5) Förvaltningens fastställda uppgifter efter granskning Antal aktiva medlemmar 359 enligt närvarokort eller annan uppgift avseende aktiviteter: Antal medlemmar beräknat utefter medlemsavgift: Antal aktiviteter på närvarokort: 622 Antal omräknade aktiviteter 1223 Grundbidrag 50 000 kronor Aktivitetsbidrag 36 630 kronor Föreningens svar och förklaringar till förvaltningens frågeställningar har varit acceptabla och tydligt förklarade men innefattat brister i föreningens administration. Förvaltningen har under granskningsperioden skrivit till förenings ordförande. Föreningen lämnade in medlemsmatrikel på begäran av förvaltningen. I medlemsmatrikeln kunde förvaltningen fastställa 359 upptagna medlemmar i ålder 4-25 år och malmöbor. Föreningen har på begäran från förvaltningen inkommit med kompletterande uppgifter; - förklara varför föreningen har olika antal medlemmar i föreningsrapport och medlemsregister - förklara varför de medlemmar som är upptagna i medlemsmatrikeln ej funnits som deltagare på närvarokort, samt - förklara varför de personer som upptagits på närvarokort ej fanns med i medlemsmatrikeln. De uppgifter som föreningen lämnat in på föreningsrapporten om antalet aktiva medlemmar är inte korrekta enligt bidragsreglerna. Anledningen till de felaktiga siffrorna grundar sig enligt föreningens förklaring med att de missat att ta bort personer som ej är malmöbor. Föreningen förklarar misstaget med att; Vi tar fram vår föreningsrapport via sportadmin vårt medlemsprogram. Vi har missat att ta bort personer skrivna utanför Malmö samt barn yngre än 4 år och medlemmar äldre än 25 år Föreningen lämnade in medlemsmatrikel på begäran av förvaltningen. I medlemsmatrikeln
kunde förvaltningen fastställa 385 upptagna medlemmar varav 359 i ålder 4-25 år och malmöbor. Förvaltningen uppskattar att, de 359 av de 467 medlemmarna i föreningen som är upptagna i föreningsrapporten, uppfyller förvaltningens krav på godkända medlemmar i åldern 4-25 år. 4 (5) Två av de personerna som förvaltningen hittade i medlemsregistret men ej på närvarokorten förklarade föreningen med att de har två efternamn vilket inte framgick vid det första underlaget föreningen skickade in. Vidare avseende personer upptagna i medlemsregistret men inte i närvarorapporteringen den bristande administrationen förklarar förningens ordförande med att det beror på att ledare inte lagt in medlemmar i det digitala närvarosystemet samt på bristande kunskap hos ledarna i hur man lägger in deltagare i redan befintliga grupper. Våra ledare har missat att lägga in dessa i argentum och närvarorapportera, tyvärr en förlust för vår förening. Många ledare har även haft problem med att logga in på argentum och lägga till en medlem som börjat mitt under terminens gång. De personer som är upptagna på närvarokorten men ej i medlemsregistret förklarar föreningen med att de slutat under terminen och i nästintill samtliga fall aldrig närvarat vid någon aktivitet. Föreningen har rapporterat in 622 aktivitetstillfälle i det digitala aktivitetsstödet under 2012. Konsekvensbeskrivning Grundbidrag Utifrån vad som framkommit i utredningen föreslår förvaltningen att föreningen beviljas grundbidrag för 359 medlemmar under 2012. Utifrån bedömningskriterierna gör förvaltningen bedömning att föreningen kan ge en godtagbar förklaring till vad övriga medlemmar som rapporterats i medlemsmatrikel och som inte är upptagna på närvarokort, gör i föreningen. Utifrån bedömningsgrunderna föreslås att föreningen beviljas grundbidrag utan avdrag. Bedömningsnivå B1: Om föreningen fullt ut kan ge en godtagbar förklaring till vad övriga medlemmar som inter är upptagna på värvarokort för i föreningen kan föreningen inrapporterade medlemsnivå godkännas och fullt bidrag betalas ut. Aktivitetsbidrag Utifrån vad som framkommit i utredningen föreslår förvaltningen att föreningen beviljas aktivitetsbidrag för 622 aktiviteter under 2012. De aktivitetstillfällen föreningen inkommit med kompletterande uppgifter för avseende de medlemmar som ej är rapporterade i det digitala aktivitetsstödet kommer inte att ersättas med aktivitetsbidrag. De uppgifter föreningen lämnat gällande prova på deltagande som upptagits i det digitala aktivitetsstödet kommer att godkännas för aktivitetsbidrag vid 4 tillfälle. De grupper som förändras utifrån minskat deltagarantal har omräknats enligt be-
räkningskompendiet för omräknade aktiviteter. Differensen uppnår endast ett omräknat tillfälle. Ersättningsnivå D: ansökt bidragsbelopp betalas ut vid ringa fel och godtagbar förklaring. 5 (5) Övrigt Förvaltningen kan konstatera att det finns brister i föreningens redovisning och administration som föreningen internt bör kunna förbättra genom att utbilda föreningens ledare. Förvaltningen anser att differensen av aktiviteter efter granskningen är minimal och anser inte att föreningen ska återbetala något bidrag. Ansvariga Charlotte Bernström Avdelningschef Bo Sjöström Direktör