0.00 Utgåva (1)15 Dokumenttyp: Projektdokument Dokumentbeskrivning: Projekt: Projektnummer (enligt esamordnare) Slutrapport Insatsområde Projektnamn i värdkommun Utfärdat av: Utf datum: Godkänt av : Godk datum: Ex projektledare Person / Grupp som godkänt dok Slutrapport ORS SRS, återkoppling via läsplatta
0.00 Utkast/Utgåva (2)15 Sammanfattning av resultat Projektet ORS SRS, återkoppling via läsplatta har genomförts på enheten Psykiska funktionsnedsättningar inom avdelning Funktionshinder, Vård- och Omsorgsförvaltningen i Partille kommun september 2014 januari 2015 och har sedan fortsatt. Enheten består av ca 30 boendestödjare inom flera arbetsgrupper (som nästan alla jobbar både i särskilda boenden och med dem som har egen bostad), arbetsledare och en enhetschef. I arbetet med en så heterogen målgrupp som personer med psykiska funktionsnedsättningar med bistånd till boendestöd, finns det ett stort behov av att hitta sätt att få fram vad brukaren själv vill, då många har svårt att uttrycka det och ofta har varit föremål för en mängd insatser som de själva inte har styrt över. Att själv vara den som avgör om en insats är bra eller mindre bra är för de flesta en ny situation. Detta ställer nya krav på personalen. Därför har projektets arbetsgrupp med fördjupningsutbildning i metoden varit mycket viktig genom att förmedla kunskap och stötta kollegor. Med tanke på att vi arbetar med en nyorientering i arbetssätt mot maximal brukarmedverkan och där vi vill veta vad som är verksamt i arbetet mot förändring och då detta kräver en aktiv medverkan från båda parter, så har projektet varit klart framgångsrikt. Projektet har gett erfarenheter av att det fungerar och är ett stöd i brukarens krävande förändringsarbete. Brukaren gör skattningar i två skalor, som är centrala i arbetssättet FIT, (Feedback Informed Treatment (terapi/stöd)): ORS, Outcome Rating Scale, som gäller förändring, mående, upplevelse av livssituation och SRS, Session Rating Scale, som gäller mötet, relationen till (här) boendestödjaren. I projektet har vi prövat att göra skattningarna i ett särskilt, webbaserat program i en läsplatta/i-pad istället för på ett excelpappersark. Genom skattningen får personalen direkt feedback på det de gör vilket även hjälper dem att i sin tur förbättra sitt arbetssätt. Erfarenheterna av läsplatta är positiva, det gör skattningarna enkla, tillgängliga och snabba. Brukare och personal som haft/har ett motstånd eller är ovana vid tekniken har generellt sett blivit mer eller mycket mer positiva till läsplatta. Vissa brukare är mer positiva till läsplatta än papper och tycker det är lite spännande och känns viktigare när man använder modern teknik. Många fler brukare har kommit igång att skatta enligt SRS och ORS än före projekttiden.
0.00 Utkast/Utgåva (3)15 Vi arbetar med lathundar, stöd och handledning, träning, etc, till personalen och vi har tagit tillvara det som kommit fram i på utvärderingar och personalmöten för att underlätta och förbättra stödet och arbetet. Skattningarna har öppnat för viktiga samtal och reflektioner med brukarna. Graferna och samtalen kring dem har gett tydlig vägledning i förändringsarbetet utifrån brukarens mål. Vi har inte kunnat se hur SRS och ORS i sig gör att brukares mål uppfylls men har sett att resultaten av skattningarna är starkt vägledande. Arbetet med FIT med brukarna ger även organisationen vägledning i vilka vägar vidare vi ska ta. Till exempel har projektet gett vägledning till vad vi behöver förbättra, vad vi behöver utveckla och vad vi behöver mer stöd i. Projektet har lyft fram frågeställningar kring skillnaden på behandling och terapi gentemot samtal och stöd. Det är frågor vi arbetet med i alla år i relation till psykiatrisjukvården och något som alltid behöver diskuteras men som nu aktualiserats på ett nytt sätt. Det vi hittills kommit fram till (här lite förenklat) är att själva metoden inte har med behandling eller inte att göra utan ger verktyg för personal och brukare i mötet, hjälper oss fokusera på mötet, på reflektion kring den egna livssituationen och hur brukarens egna frågor och behov ges plats och betydelse. Verktyget hjälper oss som personal se hur och vad vi behöver förändra för att bli bättre på just det vi gör, att vara konkreta, närvarande och öppna och på det viset underlätta för brukaren att våga reflektera, vara ärlig, pröva nytt. Projektet stärker bilden av att FIT med ORS och SRS kan användas på personer med olika funktionsnedsättningar och med stora kognitiva funktionsnedsättningar, likaväl som i terapi. Mer arbete behöver dock läggas på att bygga upp kunskap om hur vi anpassar verktyget till nya målgrupper och uppdrag utanför behandlingsområdet. Arbetet behöver fortsätta över tid för att samtlig personal på enheten ska integrera verktyget FIT i sitt arbete och i Vård- och stöd samordningsstrukturen och att göra det med hjälp av läsplatta, så att metod och teknik kommer alla enhetens brukare till del. Personalen och enhetschefen vill fortsätta med brukarfeedback.
0.00 Utkast/Utgåva (4)15 Innehållsförteckning SAMMANFATTNING AV RESULTAT... 2 1 UTFALL... 5 1.1 Måluppfyllelse... 5 1.2 Aktiviteter... 8 1.3 Ekonomisk redovisning... 9 2 SPRIDNING AV RESULTAT OCH INFORMATIONSAKTIVITETER...11 2.1 Lokal information, delaktighet och förankring... 11 2.2 Regional information, delaktighet och förankring... 11 2.3 Leverans... 11 3 AVSLUT...14 3.1 Erfarenheter från projektet... 14 3.2 Överlämning/Förvaltning... 15 3.3 Förslag till fortsatt arbete/utveckling av resultat... 15
0.00 Utkast/Utgåva (5)15 1 Utfall 1.1 Måluppfyllelse Hur väl uppfyller arbetet och de aktiviteter som genomförts uppsatt mål i direktivet? För att sätta måluppfyllelsen i ett sammanhang som blir tydligt behövs en kort beskrivning av målgruppen på enheten: Vi arbetar med personer, 18 ca 65 år som har psykiska (ej intellektuella) funktionsnedsättningar av mycket olika slag och som innebär så stora svårigheter i det dagliga livet att de beviljats bistånd till boende med personalstöd eller boendestöd. Även brukare med missbruk i kombination. De flesta har betydande kognitiva svårigheter. Arbetet med SRS, ORS är ett långsiktigt arbete med träning, lärande och motivationsarbete under tiden. Utifrån detta har vi kommit en bra bit på väg i vår måluppfyllelse. För de brukare som har fyllt i sina värden på I-pad och fått se resultatet direkt har det varit positivt och ibland motiverande i sig. Brukare med tekniskt intresse och många av de yngre har upplevt det positivt med I-pad som hjälpmedel. Allmänt har det varit positivt att det varit så enkelt, snabbt och tillgängligt. I det direkta arbetet med grafen har samtal, information från brukaren och frågor kommit upp som varit mycket värdefulla och som gett helt nya infallsviklar. Det har blivit tydligt att när man ställer frågor till brukaren och kan förmedla att det är viktigt att få deras feedback och då detta blir verkligt och inte bara ord - då händer något i personen. Det kräver ofta tid och uthållighet från personalen sida. Det kräver övning att anpassa presentationen och förklaringen till varför verktyget är bra till brukarens förmåga så att brukaren verkligen förstår. När brukaren förstår på riktigt börjar vägen till att ta över planeringen av sitt eget liv. Vi kan kalla det en början till förändring. En skärmpenna för att få precision i att sätta värdet på skattningsskalorna på skärmen underlättar användandet av läsplatta. Vi har också sett att det ofta är motiverat att skriva ut grafen på papper till brukaren så att brukaren kan ha den hos sig och för personalen för att kunna skriva in kommentarer för minnet. Problem med att det inte alltid finns tillgängligt WiFi har tagit tid att lösa och begränsar geografiskt ställena där vi kan använda läsplattan.
0.00 Utkast/Utgåva (6)15 Hur många av brukarnas mål som uppfyllts under perioden kan vi ännu inte relatera till just arbetet med I-pad/läsplatta. Vi ser dock att måluppfyllelsen för brukarna totalt ligger på mellan 60 och 100 % och för dem som använder brukarfeedback ligger måluppfyllelsen i den övre delen av skalan. Det vi tydligt ser i feedbackarbetet är om vi är på rätt väg tillsammans med brukaren när det gäller brukarens upplevelse av livssituationen och av mötet och relationen. I samband med skattningarna och när man har grafen framme uppstår mycket oftare än annars viktiga samtal och reflektioner tillsammans med brukaren. Sammantaget har detta gett en tydlig vägledning hur man ska arbeta vidare och är starkt bidragande till att uppfylla brukarens mål och formulera nya. Under projektets gång har det blivit tydligt att verktyget fungerar som en kompass, barometer, visar var befinner oss i processen. Ett mycket bra komplement till resursgruppsarbetet inom Vård-och stödsamordningen där det systematiska arbetet med uppföljning av mål, m m, sker. Utifrån målet att som personal möta krav på ökad flexibilitet och att bli mer hemmastadd i att hantera it-teknik i arbetet ser vi en positiv förändring. Det flesta på enheten har prövat att använda läsplattan och fått brukarskattningar på den. En avgränsande faktor i måluppfyllelsen är både ovanan vid läsplatta och ett motstånd hos våra brukare att pröva nya saker. Men vi ser en tydlig förändring i positiv riktning. I allt arbete med nya metoder och tekniker finns motstånd att arbeta med. Trots att vi har arbetat med SRS, ORS i många år har inte alla på enheten varit lika aktiva eller känt sig bekväma med verktyget och vi har flera nyanställda. I målarbetet är det vi nu jobbar med att: Ge en långsiktigt hållbar grund för samtlig personal att tillägna sig och använda i vardagen både läsplatta och verktyget SRS, ORS och minska osäkerheten i det, fortsätta ge stöd och handledning, -nu med interna, utbildade handledare fortsätta ge kunskap och träningstillfällen, använda och utveckla framtagna lathundar och varianter av presentationer av verktyget att använda i mötet med brukarna så att boendestödjarna ska kunna anpassa hur man lägger fram det utifrån brukarens förmåga att ta in information just då, fortsätta med tekniskt råd och stöd,
0.00 Utkast/Utgåva (7)15 fortsätta med och utveckla reflektion med stöd, enskilt och i grupp, Ex. hur jag kan bli bättre på det jag gör, hur vi kan tänka kring graferna så att vi inte tolkar åt brukaren men tänker igenom frågor och frågeställningar som grafen ger upphov till som en förberedelse inför nästa brukarmöte. fortsätta ge personalen utrymme och forum för diskussion, kritik, frågor, etc. Detta för att få en verklig förankring av verktyget hos alla på enheten så att man kan känna sig trygg med det, verkligen vill och vågar använda det, få erfarenheter av att det gör nytta för brukaren och ens eget arbete som professionell. Här har personalen kommit olika långt och måluppfyllelsen är därför olika. Det viktigaste är att vi ställer frågor och gör det på ett sätt som uppmuntrar till ärliga svar. För vissa i personalen har mycket fokus fått ligga på att lära sig och vänja sig vid läsplattan och arbetet med den och det blir i nästa steg som man helt fokuserar på resultatet på sikt för brukaren. Detta ser vi som en naturlig del i projektprocessen. Det har varit tillfredställande för deltagarna i projektet att erfara att arbetet med FIT är alliansstärkande och bekräftar den forskning som visar vilken betydelse detta har för positiv förändring hos brukaren och att vi genom verktyget kan förmedla det till brukaren.
0.00 Utkast/Utgåva (8)15 1.2 Aktiviteter Under projekttiden har många aktiviteter genomförts, redovisade i statusrapporterna månadsvis. Efter projekttidens slut har vi fortsatt och fortsätter med aktiviteter; utbildningar och work shops med Scott D Miller. Arbetsgruppen arbetar med terminsvis planering och med träffar varje månad, kollegiestöd, m m. Arbetsgruppen har utvidgats och består hösten 2015 av Hamed Kabiri, boendestödjare, Sal, Secka, boendestödjare, Susanne Pettersson, boendestödjare, Sallah Koror, boendestödjare, Andreas Engelbertsen, arbetsledare, Camilla Johansson, enhetschef LSS, Annett Andersson, boendestödjare som varit och är medutbildare tillsammans med enhetschefen Britta Schött Lagergård, projektledare och projektansvarig. Alla har fördjupningsutbildning och fem har gått FIT-handledarutbildningen Vi har uppföljningar, utvärderingar och kommer ha en strukturerad handledning på grafer och metod med start hösten 2015 för alla medarbetare och utvidgar nu detta i viss mån till fler enheter inom förvaltningen. Exempel på aktiviteter under projekttiden och våren 2015: Under en heldag i starten haft Susanne Bargmann som gästföreläsare med utbildning och praktiska övningar för hela enheten. Under en heldag haft genomgång av arbetet med FIT, SRS och ORS och då också av läsplattearbetet där en bostödjare presenterade vad han hade gjort under hösten med en brukare och med visning av och reflektion kring hans grafer. Föreläsning av enhetschef och bostödjare på Vård- och stödsamordnings- (VSS) 7,5 hp-utbildningen inom Västkompetens. Översatt lathund från Norge av presentation av metoden för brukare och lämnat ut den och tagit fram egna lathundar i fickformat för personalen. Redogjort för projektet i Årsberättelsen 2014 för enheten, Vård- och Omsorgsförvaltningen Ordnat med förnyelse av licenser och fakturarbetet kring den mycket tid och många inblandade då det är en utrikesbetalning Skaffat APP-konto till läsplattorna
0.00 Utkast/Utgåva (9)15 Köpt in och har studiecirkelupplägg på den till svenska översatta boken om FIT Fem personal gått handledarutbildningen FIT på GCK våren 2015. Handledning till kollegor i FIT/läsplattearbetet i grupp och individuellt samt diskussioner på personalträffar, arbetsgruppen + enhetschef Enhetschef i presenterat metoden och projektet på ledningsgruppen + pedagogiska ledare för avdelning Funktionshinder samt vid chefsmöte för hela Vård- och omsorgsförvaltningen. Föreläsning på Stödpedagogutbildningen, Komvux Partille 2015 Kontakt med andra kommuner om FIT. Ekonomisk redovisning Beräknad kostnad i projektbeskrivningen maj 2014 för projekttiden var 160 868 kr Arbetsgruppen består av 5 boendestödjare + enhetschef Kostnad 2014 Årlig licenskostnad för 15 licenser Kostnad surfplatta: 10 st à 133kr/mån x 12 Mobilt bredband: 10 st à 127 kr x12 mån Utbildning i programmet (Snittlön 216 kr). Utbildning mer än planerade 2 tim per person (+ att fler i arb. grupp. fått utb.). 3 tim x 15 personal x 216 kr inkl. personalomkostnader och semesterersättning, exkl. OB) Hantering av mappar/itunes för alla läsplattorna ca 1 tim/ månad (mindre än beräknat) Projektgrupp, styrning, statusrapport (mer än planerade 2 tim/månad) 2,5 tim/mån Handledning, bl. a tolka grafer Susanne Bargmann handledarkostnad 18 000kr 9310 kr 8890 kr 9720 kr 1512 kr 16632 kr 17 000 kr
0.00 Utkast/Utgåva (10)15 Handledning i tolka grafer, pers.kostn 15 pers. 32 400 Handledning i att tolka grafer, m m pers.kostn 27 pers 11 644 Kontinuerlig utbildning i FIT, 8 tim/ medarbetare Ta fram utvärderingsdokument och genomföra utvärdering Summa vid projektets slut januari 2015: 46 656 kr 6250 kr 161 382 kr Har budget kunnat hållas? Ja Om inte varför? -
0.00 Utkast/Utgåva (11)15 2 Spridning av resultat och informationsaktiviteter 2.1 Lokal information, delaktighet och förankring Information har getts i föreläsningsform. På konferens om förstärkt brukarmedverkan 30 oktober, föreläsning på VSS-utbildning 11 dec och 9 januari, föreläsning på ledningsgrupp 15 januari, Chefsforum, Vård- och Omsorgsförvaltningen 7 maj Mindre arbetsgrupper. Genomgångar på enheten samt enheten med gäster hösten 2014 Deltagande på möte, intresseföreningar. Kort information på temagrupp psykiatri med brukarorganisationsrepresentant närvarande, Kort info på NOSAMmöte, Kort info på samverkansmöte med Partille, Örgryte-Härlanda och PVÖ- psykaitrisk öppenvård Öster, kort info på frukostmöten med PVÖ och med Affektiva och beroendekliniken. Informationspunkt på politiska sammanträden. Nämndbesök på enheten 7 oktober Fokus/diskussionsgrupp tjänstemän, anhöriga och politiker. Diskussioner i samband med föreläsningar och informationstillfällen. Diskussion har förts med brukare i mötet med bostödjaren och anhöriga har lämnat synpunkter i det enskilda fallet på resursgruppsmöten men ej på icke-individ-nivå. Hur har enskilda utförare givits möjlighet till delaktighet Brukare ges löpande/varje gång möjlighet till synpunkter och är delaktiga/utförare i arbetet med läsplattorna och FIT. 2.2 Regional information, delaktighet och förankring Fortlöpande inlämnande av statusrapporter till projektledare för ehemtjänst. Har månadsvis skickat Statusrapport till Västkom Deltagande i styrgruppsmöte. Nej Hur har enskilda utförare givits möjlighet till delaktighet Ja. Synpunkter och underlag har inhämtats kontinuerligt. 2.3 Leverans Hur ska övriga kommuner inom Västra Götaland få största möjliga nytta av ert arbete, vad levererar ni i form av t.ex. :
0.00 Utkast/Utgåva (12)15 Checklistor/vägledning Vi delar med oss av länkar och material utifrån vad som är gäller för copyright från Scott D Miller. Vi tar gärna emot studiebesök och. Är med på spridningskonferenser. Har del i utbildning för personal inom kommun (Göteborgsområdet och SU inkl. beroende, rättspsyk, primärvård inom Vård- och stödsamordning (VSS) 7,5 hp. Vi välkomnar studiebesök och träffar med intresserade. och ger vägledning per telefon Välkomnar förfrågningar från andra kommuner och samarbete där. Förslag på avtal/kravspecifikation/upphandlingsunderlag Har inte kommit så långt än. Har inte tillgång till stödfunktioner utanför enheten. (gäller punkterna nedan också). Finansieras via eget arbete och projektmedel. Projektredovisning o Lämplig tids- och aktivitetslista o Ha med projektet i sammanhang där vi informerar/föreläser/arbetar med VSS. Planering för externa kontakter för information och stöd. Projektredovisning för ledningsfunktionerna inom förvaltningen. M. m. Projektredovisning för NSPHiG ingår i vår planering. Rutiner Inplanerade avstämningar för hela enheten och de olika grupperna inom den. Kontinuerliga avstämningar, varje månad, arbetsgruppsmöten varje månad, diskussioner kontinuerligt, punkt på APT. Planerat in träningstillfällen inom handledningen per grupp. Kort avstämning vid metodhandledning veckovis. Detta pågår. Arbetsgrupp arbetar med att integrera FIT i Vård- och stödsamordningarbetet och den strukturen, på enheten. Ska lägga in FIT i rutinen för VSS-arbetet, bilaga till Lokal Överenskommelse, hösten 2015. Utbildningsunderlag, utbildningsförslag Boken om FIT, Enhetens projektbeskrivning från 2011 (kurslitteratur på VSS 7,5hp sedan flera år). Fortsätta ingå i olika utbildningar. Eventuellt utöka om det efterfrågas. Ge stöd och handledning utifrån aktuell kompetens på enheten. Nödvändiga förutsättningar och beslut Ok från Förvaltningsledningen finns och är nödvändigt. Ok från Västkom nödvändigt. Ange typ av dokumentation och stöd, underlag ska bifogas.
0.00 Utkast/Utgåva (13)15
0.00 Utkast/Utgåva (14)15 3 Avslut 3.1 Erfarenheter från projektet Synpunkter och observationer Se under måluppfyllelse Vad har fungerat bra alternativt mindre bra? Arbetsgruppsmöten, möten i verksamheten och genomgångar har fungerat bra. Kollegiestödet har fungerat bra. Brukarna blir alltmer intresserade och många är igång. Utbildningar och konferenser har fungerat bra och mottagits positivt. Handledningen har varit i form av Susanne Bargmann en viktig heldag samt stöd från min personal som gått fördjupningsutbildning. Detta är inte tillräckligt med har ändå fungerat bra. På sikt krävs mer. Därför har fem personal gått en handledarutbildning för Scott D Miller under våren 2015. Vi kommer nu kunna tillgodose behovet av handledning med interna resurser samt kan erbjuda stöd till andra. Interesset inom vår egen kommun har vuxit. Enhetschefen har haft en dragning av arbetssättet för alla Vård- och Omsorgsförvaltningens chefer under våren 2015 samt för ledningsgruppen inom avdelning Funktionshinder. Vad kunde ha gjorts bättre eller på annat sätt? Projekt, metodutveckling och införande av nya saker innebär alltid att mer eller mindre kasta sig in i något man inte vet precis hur det ska vara eller bli. Det hade varit bra med en tydligare förankring i ledningen och stöd därifrån bredare än vad som gjordes från början. Hade vi haft intresseorganisationsrepresentanter i Partille kommun hade det varit självklart att ha dem med i projektgruppen. Vi saknar detta! Vi har under våren sökt kontakt med NSPHiG som tyvärr inte haft möjlighet att komma men vi kommer bjuda in dem och våra brukare till informationstillfällen där vi jobbar vidare med FIT och frågor som är aktuella utifrån det. Utveckla och fortsätta ta vara på stödet från och kontakten med ICCE (International center for Clinical exellence). Vilka framgångsfaktorer såg ni? Metoden fungerar det har vi även sett i vårt arbete före detta projektet. Det är ett verktyg som hjälper oss att hålla brukarfokus arbeta brukarinvolverande som en självklar del i arbetet. Det kan hjälpa oss att utveckla vår medvetenhet och professionalitet. Verktyget passar mycket bra in i Vård- och stödsamordnings- (VSS)-strukturen och kompletterar arbetsblad m m, i VSS. Metoden skapar värdefulla frågor, stimulerar reflektion, prestigefrihet och tankar om makt och empowerment. Det skapar allians och effektiviserar arbetet.
0.00 Utkast/Utgåva (15)15 3.2 Överlämning/Förvaltning Förslag/Vägledning på hur resultat ska kunna tas emot av/stödja införande i ordinarie verksamhet I projekten ingår arbetet med implementering på enheten samtidigt med lärandet. Arbetsverktyget har prövats på enheten sedan 2009 i varierande omfattning med en projektutvärdering 2011. Nödvändig är förankringen på ledningsnivå, olika nivåer. Detta behöver vi skapa en struktur för, så att det inte bara bygger på individer och blir för sårbart. En breddning av tillämpningen inom kommunen skulle stärka arbetssättet och ge större utvecklingsmöjligheter, bland annat kvalitetsutveckling enligt FIT-strukturen. Återstår något? Vi behöver arbeta vidare med detta tills alla i personalen känner sig säkra i arbetet. Handledning och utveckling måste fortsätta kontinuerligt efter projekttidens slut samt utifrån nya inventeringar och kommande förändringar. Integrering i VSS se ovan. Ser ni delar som kan behöva arbetas vidare med/utvecklas i nytt projekt eller verksamhet? Ja, + se föregående fråga. Brukarmedverkan i arbetsplanering och framtidsplanering måste utvecklas och få former som håller över tid och t ex inte hänger på en brukarrepresentant och dennes mående. Breddning behövs. Helst en fast kontakt inom NSPHiG. Handledningsdelen kommer vi utveckla och förändra från hösten 2015. Här ser vi också möjlighet att sprida verktyget genom att handleda andra verksamheter och kommuner som är intresserade. Ev. finansiering för fortsatt arbete Vi kommer få använda ordinarie verksamhetsmedel efter projektets slut och planera för långsammare processer och hemmaplanslösningar. Hur detta kommer se ut och förutsättningarna för det beror mycket på förvaltningsledningens eventuella prioriteringar.