Välkomna Nätverk: Parkinn Lösenord: Roomscph
Interreg Öresund-Kattegat-Skagerrak Seminarium för godkända projekt, 2016:1 Köpenhamn, 6 september 2016
Välkomna till Köpenhamn, och Interreg Öresund-Kattegat-Skagerak
Ni är utvalda 63-53-30
Exakt allt finns inte på plats, men vi bygger rälsen framför tåget
Pluppar på era namnbrickor Projektledare Projektekonomer Kommunikatörer
Interreg Öresund-Kattegat-Skagerrak, vilka är vi?
Material, presentationer och hemsida Material: program, projektsammanställning, deltagarlistor, anmälningsblankett för LinkedIn-grupper och åhörarkopior Interreg Öresund-Kattegat-Skagerraks hemsida Uppdaterad handbok på webben, bl.a. kostnadsslag, resor och logi etc
Program för dagen 9.00-9.30 Ankomst, registrering och kaffe 9.30-11.45 Sekretariatet informerar - Projektbeslut och allmänna villkor - Partnerskapsavtal - Rapportering i lägesrapporter - Rapportering av ekonomin 11.45-12.40 Lunch 12.45-14.40 Information från revisionsansvariga, parallella seminarier PwC (Danmark) Tillväxtverket (Sverige) Östfold fylkeskommun (Norge), Hege Vigdal från sekretariatet tar denna punkt för Östfolds räkning 12.45-14.40 Kommunikationsworkshop 14.45-16.40 Kaffe/te samt individuella projektmöten med sekretariatet 16.45-ca 18.45 Middag med nätverkssamtal
Syftet med dagen Syftet med en sådan här dag är trefalt: 1. Information om praktiskt genomförande (från sekretariatet och revisionsinstanserna) 2. Samtal med sekretariatet kring just ert genomförande i praktiken 3. Introduktion till de tre nätverk som bildats, ett vardera för projektledare, projektekonomer och kommunikatörer. Vi kommer berätta mer om nätverken och dess LinkedInsidor kring middagen.
Projektmöten Projektnamn Projektrådgivare Projektekonom Mötestid Efterfrågedriven innovation Ida E gate 1 Jeppe T 14:45 15:30 Green Buildings A-Z Peter gate 2 Daniel P 14:45 15:30 Smart cities accelerator Ole gate 10 Olivera G-N 14:45 15:30 Nordic Entrepreneurship Hub Ida E gate 1 Olivera G-N 15:30 16:15 Tech Nordic Lone gate 2 Jeppe T 15:30 16:15
Projektbeslut
Privata deltagande aktörer - Särskilt villkor gällande statsstöd Säkerställ att särskilt villkor följs (innehåll och takbelopp, stödprocent) Särredovisa kostnader gällande statsstöd Räkna med kontroll/ revision - Spara underlag; redovisning, beräkning, innehåll/ förklaring. - Ansvar ligger hos deltagande privata aktörer och projektets partner. - Konsekvens om villkor inte följs: Återbetalningsskyldighet av stödbelopp (även bidragsekvivalent), inklusive ränta, för de företag som gynnats.
Allmänna villkor 3. Förändringar av projektets genomförande 5. Informationsskyldighet och offentliggörande A3! 10. Upphandling 13. Granskningsrätt
Partnerskapsavtal Ansvarsfördelning Ekonomisk förvaltning Deadlines internt Avtal till Interreg för kännedom För fler tips om vad ett Partnerskapsavtal bör innehålla: www.interreg-oks.eu Genomföra starta upp ditt projekt skriv ett partnerskapsavtal
Lägesrapportering Lägesrap portering Hvad? Hvordan? Når?
Varför? Avrapportera genomförandet av projektet Visa koppling mellan aktiviteter och kostnader
Var sjätte månad enligt beslut Alla partners bidrar
Hur? Wordskapelon på hemsidan Skicka in/ladda upp original systemen
Vad? Genomförda aktiviteter Näringslivets medverkan Resultat och utfall under aktuell redovisningsperiod Gränsregionalt mervärde
Vad? Uppföljning, utvärdering och lärande Förändringar och avvikelser Aktivitetsindikatorer Horisontella kriterier
Ekonomisk rapportering
Vad styr rapporteringen? Kontroll Rapportering och rapporteringsperioder Ekonomisk redovisning grundkrav Kostnadsslag Process AOU i Min ansökan samt Regionalforvaltning.no Uppsummering
Vad styr rapporteringen?
Kontroll First Level Control SE: Tillväxtverket DK: PWC NO: Østfold fylkeskommune
Rapportering Separat rekvirering för EU och Norge Norsk Prosjekteier har det överordnade ansvaret för sammanställning av kostnader på den norska sidan Lead Partner har det överordnade ansvaret för sammanställning av kostnader på EU-sidan Koordinerende partner bör ha ansvaret för sammanställning av kostnader i det andra EU-landet
Rapportering Bara kostnader som ligger inom projektperioden kan räknas som stödberättigade (start-slut datum) Kostnader ska vara bokförda och betalda för att vara stödberättigade Viktigt att visa att fakturor tillhör projektet Arkivering
Rapporteringsperioder Start period Bokföring 6 månader Slut period Revision FLC Utbetalning av stöd Kommunikationsplan Ansökan om utbetalning 6 veckor Partnerskapsavtal Lägesrapport
Ekonomisk redovisning - grundkrav Samtliga partner ansvarar Kostnader ska vara tillkommande utöver projektpartners ordinarie verksamhet Kostnaderna skal vara relaterade till beslut om stöd samt budget Bokföring Alla kostnader ska kunna verifieras med underlag
Kostnadsslag Personal Endast faktisk lönekostnad Alternativ: heltid, deltid, timmar Intyg deltidsanställning Tidsregistreringsschema
Kostnadsslag Kontor och administration Extern sakkunskap och externa tjänster - Upphandling/utbud/anskaffelse Resor och logi Utrustning Schablonkostnader Avgår intäkter
AOU Min ansökan Förutsättningar Ansökan om stöd är godkänd Ärende-ID för ansökan om stöd behövs för att kunna skapa en utbetalningsansökan Samtliga som ska arbeta med ansökan om utbetalning behöver registrera ett konto i Min ansökan För att kunna öppna ansökan om utbetalning behöver mailadressen som används vara registrerad i ärendet
Logga in i Min ansökan (www.minansokan.se)
Lägga till utgifter
Excel-mall för import av utgifter
Lägga till medfinansiering
Lägga till dokument
Dokument Lägesrapport Kommunikationsplan* Partnerskapsavtal* Excel-fil (Sammanställning projektkostnader) med kostnader i EUR, lokal valuta samt växlingskurs Bilagor till FLC *Endast vid första ansökan om utbetalning
Lägesrapport i Min ansökan
Hantera indikatororganisationer
Lägesrapport
Validera och skicka in utbetalning
Vanliga problem Inloggning kontakt Hittar ej rätt ärende Ärendet är låst Fel valutakurs
Regionalforvaltning.no
Uppsummering Skapa interna deadlines Skriv under dokument i tid Spara dokumentation
FRÅGOR? KOMMENTARER? www.interreg-oks.eu
Uppsamling Tack för nu 11.45-12.40 Lunch 12.45-14.40 Information från revisionsansvariga, parallella seminarier PwC (Danmark) Gate 1 Tillväxtverket (Sverige) Gate 2 Östfold fylkeskommun (Norge) Gate 10 12.45-14.40 Kommunikationsworkshop Gate 11 14.45-16.40 Kaffe/te samt individuella projektmöten med sekretariatet, 16.45-ca 18.45 Middag med nätverkssamtal Tanken är att ni placerar er i de tre olika nätverken (projektledning, ekonomer samt kommunikatörer) På tal om nätverk Vi har en nätverksträff för alla tre nätverken här i Köpenhamn den 12-13 oktober. Markera gärna redan nu i era kalendrar
Nätverksmiddag, inledning sägs/visas ej Välkomna till bords! Det här med nätverk är något som varit efterfrågat sedan föregående programperiod, och vi är glada att nu välkomna ytterligare en kull med projekt in i nätverken! Vi tror att dessa nätverk kommer bidra till bättre projekt, bättre genomförande och i förlängningen ännu bättre resultat. Vi har etablerat tre stycken LinkedIn-grupper, en för varje kategori (projektledare, projektekonomer och kommunikatörer) och vi kan tillhandahålla mötesplatser (konferenser, seminarier etc), expertis (intern och extern), samt vara ett allmänt stöd, och ser oss själva i första hand som en logistisk stödfunktion till nätverken. Men ni får själva fylla dem med innehåll. Hur ni organiserar er, vilka frågor ni vill diskutera, vilka mötesformer ni vill ha etc, bestämmer ni! Vi kommer också dela ut och framledes kunna hantera adresslistor med namn på dem som deltar på middagen och i respektive nätverk. Hoppas ni alla får en fruktsam och riktigt trevlig middag, och SMAKLIG SPIS