Leksands ridklubb PM styrelsemöte 2012:8 Plats: Klubblokalen, Styrsjöbo Tid: 7 oktober 2012, klockan 17.00 19.00 Sändlista Närvarande: Per-Erik Ingels per-erik.ingels@telia.com 130 39 070-724 57 50 Jörgen Bond jorgen.bond@changeagent.se 126 14 073-920 03 60 Michelle Schwabe, US representant michelleschwabe@hotmail.com 070-551 81 10 Fredrika Thor, VC fredrika@leksandsrk.org 212 56 (ridklubben) Eva Grotander eva.grotander@folkbildning.net 212 15 073-999 83 43 Inga Westlund i.c.w@telia.com 212 67 070-400 35 51 Lotta Svensson lotta.p.svensson@gmail.com 070-621 44 06 Björn Modén bjorn.moden@telia.com 128 30 070-544 46 02 Annika Sund annika.sund@leksandsbrod.se 136 32 070-651 36 32 För kännedom: Frida Ingels, US suppleant frida.ingels@telia.com 130 39 073-024 99 48 Katrinne Bylund katrinne@live.se 146 50 070-779 52 81 Ted Danielsson ted@dalanet.com 070-269 11 90 Ulf Tegelmark, Revisor uffetegelmark@telia.com AnnMarie Brus, Revisor annmarie@leksands.net Publiceras på LRK hemsida Publiceras på LRK anslagstavla Sida 1(11)
Formalia 1) Mötets öppnande Per-Erik Ingels hälsade alla närvarande välkomna och förklarade styrelsemötet öppnat. 2) Val av protokollsjusterare utse Annika Sund till protokollsjusterare 3) Fastställande av dagordning samt anmälan av övriga frågor Lägga till punkterna: - inköp av hindervagn och bygge av tak över denna - frukostmöte 6 november samt att därefter fastställa förslaget till dagordning. Informationsärenden 4) Rapport från US Michelle rapporterar att: - US för närvarande arbetar med att planera följande aktiviteter o spökvandring o orientering på häst o julshow o gala i december med tre rätters middag på Moskogen - US deltar i ett samarbete med Friends; Trygg i stallet. Michelle och Ellen ska gå på trygg i stallet kurs. - Louise och Isabell kommer att gå ULK-kurs Sida 2(11)
- US har gjort i ordning ett rum med bl a klädskåp. Vi diskuterade behovet att ha ett lås till rummet och enades om att behovet av lås på dörren inte finns. tacka för rapporten och lägga rapporten till handlingarna 5) Rapport från verksamhetschefen Fredrika lämnar följande rapport: Verksamheten Vi har ett mindre antal nya ryttare under perioden och en del som rider på uppsägningen av olika anledningar. Alla skolorna är igång med ridning och teoripass. Åkeröskolans mellanstadie med elevens val kommer på måndagar. De ska ha sammanlagt fyra teoripass och fyra ridpass samt en avslutning. Sammilsdalsskolans högstadie kommer på tisdagar och där har vi kö för att få vara med. Det är redan idag svårt att få kvalitet på ridundervisningen på grund av tidsbrist, och det finns fler elever än de vi kan bereda plats för. Vi kan idag ta emot 12 elever på ridpassen, och våra ordinarie lektioner startar 16.00. Om man skulle flytta fram våra ridlektioner 30 minuter sker det på bekostnad av våra privatryttare som inte får någon fri ridtid. Det vore inte en bra lösning. Flexibla gruppen som är vår handikappverksamhet är igång. Som mest har vi haft fem elever en vecka. Vi har fått möjlighet att omvandla ett bidrag för att fylla upp kostnaden för verksamheten. Hoppträningen med Uffe är det en mindre kö till. Fälttävlansträning har det varit en del tryck på, men vi har inte haft någon tränare som kunnat hålla i den sista månaden på grund av annan arbetsbelastning. Löshoppning har vi fått en del förfrågan om och det ska anordnas. Frågan är om aktiviteten blir för dyr om den ska vara instruktörsledd, men vi får se. Prislappen hamnar på 150 kr/ekipage, då ridhuset måste bokas för aktiviteten. Ska bereda plats så fort någon kan ta på sig aktiviteten. Varje vecka har vi haft Hästis, vilket är en mycket omtyckt och lyckosam verksamhet. Tveksamt dock om det genererar så många nya ryttare, då merparten är redan ridande i Sida 3(11)
verksamheten. Men någon enstaka har hört sig för om ridplats. Aktiviteten är gratis, och vi har fått bidrag för den. Vi har en del privatlektioner, men just nu har intresset varit svagt för det mesta utom blåbärshoppningen och lingondressyren. Därför ligger två nya inplanerade snart för att bereda möjligheter för medlemmarna att delta i det som de vill. Planering inför teorivecka och jul pågår. Personal Alla är numera på plats och det känns bra. Laura hoppade av under september, men har blivit ersatt av Michelle Schwabe, Ellen Ottosson och Helena Bjelvenmark. De har teoripassen ons/torsdag och är engagerade i Hästis på fredagar. Maya har funnit sig väl till rätta och har fått mycket positiv kritik. Personalgruppen fungerar i övrigt bra, och jag uppfattar det som att alla trivs och känner en bra gemenskap. Conny tar ut en hel del övertid som han har samlat på sig. Min förhoppning är att den ska tas ut i sin helhet innan han går i pension. Jag anser att det absolut är möjligt. Planer pågår inför förändringar inom vissa personalförändringar, vilket tas upp i under en annan punkt på mötet. Hästar Vi har en del nytillskott i verksamheten, som ser verkligt bra ut. Tyvärr går två i sjukhage just nu pga mindre skador. US har köpt en B-ponny som kommer bli super. Vi saknar ännu en vagn för att kunna köra henne. Kajsa har vi sagt upp kontraktet på, och vi letar en ny familj. Vi har svårt med ryttare till Kajsa och upplever som besvären med hennes eksem som för svåra för ridskoleverksamheten. Calle har vi fortfarande på prov, och jag har idag ännu inte fattat något beslut. Han behöver lite tid, men är en underbar häst som trivs jättebra. Plutten och Cilla ska gå i pension till sommaren är planen. I övrigt ser situationen bra ut numera med lite yngre hästar som kan ta över grovarbetet så småningom. Vi har blivit erbjuden två C- ponnies för Parada, men klarar just nu inte av att gå ner i storlek. Parada ska fortfarande säljas och är nu igång. Ska filmas och läggas ut på annons. Rykten går om intresserade, men jag har inte fått någon seriös förfrågan. Sida 4(11)
Vissa hästar skulle behöva lite mer tillridning eller arbete på lina, vi ska se hur vi kan lösa det med tid. Känns viktigt för att behålla hästarna friska och att utbilda de som behöver en extra knuff. Framtiden Jag vill att vi utarbetar riklinjer för vad som förväntas av våra medlemmar. Jag ska börja skriva ett förslag. Detta för att till viss del tydliggöra vissa oklarheter, och att engagera de medlemmar som idag kanske inte vill eller vågar göra det som förväntas. Funktionär och stalljour. Även för nya medlemmars skull, så de vet vad de ger sig in på, att det inte bara är att komma och rida en gång per vecka. Jag önskar också att vi tar tag i att ta reda på vad medlemmarna vill! Men det ska väl medlemsmötet förhoppningsvis råda bot på. Förutom Fredrikas rapport så togs nedanstående ämnen upp under denna punkt. - vi konstaterar att det slarvas med mockningen i ridhuset - önskan finns om sladdning av ridhuset varje dag - dörren in till klubbhuset smäller - föräldrar önskar mer info runt säkerheten i hanteringen av klubbens hästar - Fredrika kollar om de är möjligt att få ridhuset sladdat varje dag - Fredrika går ut med en kampanj, mocka ridhuset, på hemsidan och lappar i ridhuset - en dörrstopp skall åtgärda den hårt igensmällande dörren - tacka för rapporten och lägga den till handlingarna 6) Ekonomisk rapport Eva rapporterar att: - driftskostnaderna har inte dragit iväg - Carina och Conny har mycket övertid och innestående semester - ökade lönekostnader pga semesterersättningar som skall betalas ut Sida 5(11)
- prognosen för resultatet 2012 är +/- 0 kr vilket är 16 000 kr sämre resultat än budget 2012 Bokföringen av bidraget på 350 000 kr från kommunen diskuterades. - Eva återkommer innan nästa möte med ett förslag till redovisning av det extra bidraget från kommunen - tacka för rapporten och lägga rapporten till handlingarna 7) Klubbens försäkringar Fredrika skrev i sin förra rapport: Jag skulle vilja ha bättre koll på våra försäkringar så de gäller om olyckan är framme. Omyndiga, lösa hundar, fönster o.s.v. I vårt styrdokument om Organisation och ansvarsfördelning framgår att kassören det ingår i kassörens uppdrag att bevaka att erforderliga försäkringar är tecknade. Bordlägga ärendet till nästa möte 8) Rapport Ridhusprojektet Annika rapporterar att: Ett omtag är gjort när det gäller det nya ridhuset, offerten med långsidesläktare var för dyr. Annika tittar vidare på ett förslag med kortsidesläktare. Tacka för rapporten och lägga rapporten till handlingarna. 9) Frukostmöte Leksands kommuns fritidsförvaltning bjuder tillsammans med SISU Dalarna in idrottsföreningarna i kommunen till ett frukostmöte den 6 november kl. 07.30-08.30 på St Persgården. Inga representerar ridklubben. Sida 6(11)
Diskussionsärenden 10) Diskussion gällande anläggningsfrågor Per-Erik rapporterar att: - Den nya jordvärmeanläggningen är installerad och igång. Allt gick enligt planerna. - NCC kommer att genomföra dränering och byte av ytlager på stallplanen vecka 42. - Byte av belysning i ridhuset kommer att ske under vecka 44 genom Långs els försorg. På söndagen den 28 oktober ska vi i egen regi riva befintlig belysning. - Dala Vatten och avfall har meddelat att de när Styrsjöbo ansluts till deras VA-nät inte kommer att gå med ledningarna förbi vår anläggning utan via Heden. Därmed är det oklart om vår anläggning hamnar inom verksamhetsområdet. Om vi hamnar inom verksamhetsområdet ansluts vi till det kommunala VA-nätet, vilket är vår önskan. I annat fall behöver vi en ny egen VA-lösning. Vi behöver fortsätta dialogen med kommunen gällande vår VA-lösning innan vi vidtar åtgärd. Lotta rapporterar att: - Målning av väggar och sarg i ridhuset kommer att ske under vecka 44 genom Flügger färgs försorg. Förberedelser bland annat i form av dammsugning och tvättning av väggar och sarg ska ske i klubbens regi lördag 27 oktober. Vi diskuterade hindermaterialet som ligger utanför hinderförrådet vid hoppbanan. Lotta tittar på vad en hindervagn kostar och tak över den. Vi diskuterade vidare huruvida vi behöver ha en alternativ handlingsplan för vidareutvecklingen av vår ridanläggning i det fall det skulle visa sig att den nuvarande huvudinriktningen med nytt ridhus på parkeringen inte skulle vara genomförbar. Per-Erik gav nedanstående exempel på hur en alternativ plan skulle kunna se ut: - Vi bygger ett nytt fristående stall för 10 hästar till en kostnad av 500 tkr - Vi anlägger ytterligare hagmark till en kostnad av 100 tkr - Vi byter ytlager på dressyrbanan till en kostnad av100 tkr - Vi anordnar sprinklerbevattning på dressyr och hoppbanan till en kostnad av 100 tkr - Vi byter ventilation i ridhuset till en kostnad av 100 tkr - Vi anordnar en ny avloppslösning till en kostnad av100 tkr Summa 1 000 tkr Sida 7(11)
Ovanstående finansieras genom ett banklån på 1 miljon kr. Banklånet finansieras i sin tur av de intäkter som uthyrningen av boxplatserna i det nya stallet ger. (Avskrivning/avbetalning på 20 år. 50 tkr/år + 5% ränta 50 tkr/år = 100 tkr/år Kallhyra 10 hästar: 120 tkr/år.) Som ett nästa steg skulle ett nytt ridhus 20*60 m (typ Borga-hall) kunna uppföras till en kostnad av 2 miljoner kronor. Även denna investering behöver lånefinansieras. Den årliga kostnaden för lånet (200 tkr) skulle kunna finansieras enligt nedan. - 45 tkr/år i ökat kommunalt bidrag - 30 tkr/år i lägre uppvärmningskostnader - 50 tkr/år genom ökad verksamhet - 75 tkr/år i effektiviseringar i verksamheten Summa 200 tkr Styrelsen bör snarast undersöka om det skulle vara lönsamt för ridklubben att innan ovanstående åtgärder bilda ett fastighetsbolag som äger anläggningen och hyr ut den till klubben. Ovanstående upplägg skulle kunna genomföras av klubben oberoende av om vi får extern medfinansiering eller ej. Vid eventuell extern medfinansiering i form av bidrag, sponsring och dylikt kan endera klubbens egen insats minskas eller projektets ambitionsnivå öka. Nödvändigt underlag gällande både huvudförslaget och ett reservförslag måste finnas framme runt årsskiftet 2012-2013 för att det ska kunna läggas fram för årsmötet för ställningstagande av fortsatt inriktning. tacka för rapporten samt att ta upp diskussionen på nytt vid nästa styrelsemöte 11) Budget och verksamhetsplanering 2013 Det planerade medlemsmötet den 15 september då tanken var att starta upp arbetet med budget och verksamhetsplanering för 2013 ställdes in pga för få anmälda. För att inhämta medlemmarnas och sektionernas åsikter om vad klubben bör bedriva för verksamhet 2013 föreslår styrelsen ett nytt försök att träffa medlemmarna och sektionerna den 4 november enligt följande schema: - Klockan 9-10 Fälttävlansektionen - Klockan 10-11 Dressyrsektionen Sida 8(11)
- Klockan 11-12 Hoppsektionen - Klockan 13-14 US - Klockan 14-15 Kafeteriasektionen - Klockan 15-16 Anläggningssektionen - Klockan Sponsorsektionen Styrelsen arbetar därefter vidare med inkommet material enligt nedan. - 11 nov styrelsemöte - 2 dec sammanställt förslag ut inför styrelsemöte - 9 dec styrelsemöte - Utskick av förslag till sammanställd verksamhetsplan och budget - 16 dec Medlemsmöte. Fastställande av budget och verksamhetsplan 2013 fastställa ovanstående plan för budget och verksamhetsplaneringsarbetet inför 2013 12) Samarbete med Arbetsmarknadsenheten Leksands kommun Leksands kommuns arbetsmarknadsenhet kan åta sig fastighetsskötsel på vår anläggning. På styrelsemöte 6 tillsattes en grupp bestående av Inga, Per-Erik och Fredrika med uppdrag att arbeta vidare med idén och återkomma till styrelsen med ett färdigarbetat förslag. Arbetsgruppen lämnar följande delrapport: - Arbetsgruppen har tagit fram en beskrivning av de arbetsuppgifter som kan bli aktuella att samarbeta kring. - Arbetsgruppen har träffat representanter för Leksands kommun arbetsmarknadsenhet och diskuterat ett upplägg. - Båda parter ser positivt på ett kommande samarbete - Arbetsgruppen återkommer på nästa styrelsemöte med ett förslag till samarbetsavtal Tacka för rapporten och lägga rapporten till handlingarna. Sida 9(11)
13) Styrelsens uppdrag och spelregler I samband styrelsens första och andra möte efter årsmötet genomfördes en diskussion om samt beslut gällande samsyn kring styrelsens uppdrag, mål och arbetssätt. Nu när halva verksamhetsåret gått kan det vara på sin plats att på nytt reflektera över detta. Var det rätt formuleringar som lades fast? Har vi levt efter formuleringarna? Finns det behov att se över eller komplettera formuleringarna eller efterlevnaden? Bordlägga ärendet till nästa möte 14) Interna kommunikationskanaler inom föreningen Hur fungerar och hur vill vi att den interna kommunikationen ska fungera inom föreningen. Hemsida, Facebookgrupper, automatiska mail, andra kanaler? Bordlägga ärendet till nästa möte Beslutsärenden 15) Organisation och ansvarsfördelning I samband med anställningen av ny verksamhetschefen har dokumentet som beskriver föreningens organisation och ansvarsfördelning setts över. Fastställa FD 11-06 Organisation och ansvarsfördelning Revision B till att gälla från och med dagens datum. 16) Delegation till verksamhetschefen I samband med anställningen av ny verksamhetschefen har den delegation som styrelsen gör till verksamhetschefen ses över. Fastställa FD 11-09 Överenskommelse mellan styrelsen och verksamhetschefen Revision B till att gälla från och med dagens datum. Sida 10(11)
Formalia 17) Mötets avslutande Per-Erik tackar deltagarna och förklarar mötet för avslutat. Kommande styrelsemöten Möte 9 11 November kl 17.00 19.00 Möte 10 9 December kl 17.00 19.00 Möte 11 13 Januari kl 17.00 19.00 Årsmöte: 17 Februari 2013 Sida 11(11)