Landstingsstyrelsens förvaltning ANBUDSINBJUDAN Sida 1 av 13 Anbudsinbjudan avseende Digital dikteringsutrustning
Landstingsstyrelsens förvaltning ANBUDSINBJUDAN Sida 2 av 13 Innehållsförteckning 1. Bakgrund... 3 2. Omfattning... 3 3. Avgränsning... 4 4. Avtalsperiod... 4 5. Information om upphandlingen... 4 5.1. Upphandlande myndighet... 4 5.2. Handläggare... 4 5.3. Upphandlingsförfarande... 4 5.4. Anbudsinlämning... 4 5.5. Anbudstidens utgång... 5 5.6. Anbudets giltighetstid... 5 5.7. Samtliga eller delar av upphandlingen... 5 5.8. Tilldelning av kontrakt... 5 6. Anbudets form och innehåll... 5 6.1. Språk och dokumentation... 5 7. Anbudspriser... 6 8. Leveranstid... 6 9. Frågor, förtydliganden och rättelser... 6 9.1. Frågor under anbudstiden... 6 9.2. Förtydliganden och rättelser under anbudstiden... 6 10. Kvalificering av anbudsgivaren... 6 10.1. Registrerings- skatte och avgiftsskyldigheter... 6 10.2. Ekonomisk ställning... 7 10.3. Miljökrav... 8 10.4. Anbudsgivarens tekniska förmåga och kapacitet... 8 10.5. Etiskt och socialt ansvar... 8 10.6. Kvalitetsledningssystem... 8 10.7. Artikelsspecifikation... 9 11. Lokaliseringsnummer... 9 12. Produktprover och produktblad... 9 13. Prövning och utvärdering av anbud... 10 14. Sekretess... 12 15. Tilldelningsbeslut... 13 16. Avtal... 13 17. Uppgifter om Anbudsgivaren... 13 18. Svarsformulär, undertecknande av anbud... 13
Landstingsstyrelsens förvaltning ANBUDSINBJUDAN Sida 3 av 13 1. Bakgrund Stockholms läns landsting, SLL, ansvarar för och bedriver hälso- och sjukvård, tandvård, kollektivtrafik, kultur och utbildning inom landstingets område. I länet finns ca 2 miljoner invånare. Totalt finns inom SLL cirka 43 000 anställda, exklusive de som arbetar hos privata leverantörer. Landstinget omsätter cirka 70 miljarder kronor per år, varav sjukvården står för ca 75 procent. Verksamheten bedrivs dels i förvaltningsform och dels i bolagsform. Cirka 30 procent av landstingets verksamhet bedrivs idag av privata leverantörer. Ytterligare information om SLL kan hämtas från www.sll.se. 2. Omfattning Denna upphandling avser Digital dikteringsutrustning till Stockholms läns landsting och dess förvaltningar, bolag, stiftelser, Tiohundra AB och Region Gotland Upphandlingen omfattar: Objekt 1A: Stationär diktafon sladdansluten med skjutreglage Objekt 1B: Stationär diktafon sladdansluten med knappar Objekt 2: Stationär diktafon sladdlös Objekt 3: Portabel diktafon Objekt 4: Handreglage Objekt 5: Fotreglage Omfattning och beskrivning av efterfrågade produkter i övrigt framgår av Kravspecifikationen, Bilaga 2. Som referensvärde kan noteras att under de föregående två avtalsåren avropades varor/tjänster från avtalet till ett värde av 4,0 miljoner 2012 respektive 2,6 miljoner 2013. Nedan angivna volymer är en prognos, delvis utifrån statistik 2012-2013. Volymerna ligger till grund för utvärdering och finns även angivna i Artikelspecifikationen, se även noteringar angående volymer under respektive objekt. Objekt Benämning Antal/år 1A Stationär diktafon sladdansluten med skjutreglage 450 1B Stationär diktafon sladdansluten med knappar 450 Objekt 1A och 1B fanns ej som separata objekt i tidigare avtal 2 Stationär diktafon sladdlös 150 Fanns ej som separat objekt i tidigare avtal angiven volym är uppskattad 3 Portabel diktafon 50
Landstingsstyrelsens förvaltning ANBUDSINBJUDAN Sida 4 av 13 4 Handreglage 100 5 Fotreglage 300 SLL kan inte garantera någon viss volym under Avtalsperioden. 3. Avgränsning Hörlurar ingår inte i denna upphandling, notera att hörlurar ingår i IT-Tillbehörsavtalet och Telefoniavtalet. 4. Avtalsperiod Avtalsperiod fyra (4) år upp till två (2) års förlängning. Avtalet träder i kraft två (2) veckor efter det att Avtalet undertecknats av båda parter. 5. Information om upphandlingen 5.1. Upphandlande myndighet Stockholms läns landsting, organisationsnummer 232100-0016genom SLL Upphandling, Box 22550, 104 22 Stockholm 5.2. Handläggare Handläggare för denna upphandling är: Susanne Södergren 5.3. Upphandlingsförfarande Denna upphandling genomförs som öppet förfarande enligt lagen om offentlig upphandling, LOU (2007:1091). 5.4. Anbudsinlämning Anbud ska lämnas in elektroniskt via http://www.upphandling.sll.se. På sidan finns instruktionsfilmer om hur det går till att lägga upp konto, hämta förfrågningsunderlag och att lämna in anbud samt kontaktuppgifter till såväl sidansvarig som systemsupport. När Anbudsgivaren registrerar sig i upphandlingssystemet Amesto Sourcing anger Anbudsgivaren kontaktperson för upphandlingen. Denna kontaktperson erhåller all
Landstingsstyrelsens förvaltning ANBUDSINBJUDAN Sida 5 av 13 information som publiceras angående denna upphandling. Om ändring sker av uppgifterna under anbudets giltighetstid är det Anbudsgivarens ansvar att tillse att den upphandlande myndigheten erhåller uppdatering av uppgifterna Personlig support i upphandlingssystemet Amesto Sourcing kan normalt påräknas helgfri vardag fram till 15:00. 5.5. Anbudstidens utgång Anbud ska ha inkommit senast 2014-07-03. Anbud som inkommer efter anbudstidens utgång får ej prövas. 5.6. Anbudets giltighetstid Anbud ska vara bindande till och med 2014-12-31. Lämnas anbud i denna upphandling, anses detta krav vara uppfyllt. Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning kan SLL komma att begära förlängning av anbudets giltighetstid. 5.7. Samtliga eller delar av upphandlingen Anbud kan lämnas på ett eller flera objekt. Anbudsgivare ska kunna offerera samtliga varor inom respektive objekt som anbudet avser, enligt Kravspecifikation Bilaga 2. 5.8. Tilldelning av kontrakt SLL avser att teckna Avtal med en (1) leverantörer inom respektive objekt. 6. Anbudets form och innehåll 6.1. Språk och dokumentation Anbudet ska vara skrivet på svenska. Eventuella certifikat accepteras på annat EU-språk. Intyg enligt punkt 10.1 från anbudsgivare hemmahörande i EU-medlemsstat accepteras på respektive EU-språk. Vissa andra bilagor såsom exempelvis tekniska specifikationer och produktblad accepteras på engelska. SLL har mycket begränsade möjligheter att enligt LOU förtydliga/komplettera anbud och det är därför viktigt att anbudet innehåller efterfrågad och fullständig information. Anbudsgivaren behöver därför, innan anbudsinlämning, säkerställa att samtliga ska-krav är uppfyllda. Anbudsgivare äger inte rätt till ersättning för nedlagt arbete i samband med anbudsgivning.
Landstingsstyrelsens förvaltning ANBUDSINBJUDAN Sida 6 av 13 7. Anbudspriser Anbudspriser ska anges i svenska kronor (SEK) exklusive mervärdeskatt och inkludera samtliga kostnader för åtaganden enligt detta förfrågningsunderlag. Samtliga priser ska anges i Artikelspecifikationen, Bilaga 5 för de produkter som offereras inom respektive objekt. Priserna ska anges per produkt och ska kunna beställas styckvis. 8. Leveranstid Leverans ska ske senast tre (3) dagar efter mottagen beställning. Om kortare leveranstid kan erbjudas anger leverantören det i sitt anbud. Leveranstiden ska anges för varje beställningsbar enhet i artikelspecifikationen 9. Frågor, förtydliganden och rättelser SLL:s förtydliganden, rättelser och svar på frågor publiceras på SLL:s webbplats. Dessa är en del av förfrågningsunderlaget. Anbudsgivaren ansvarar för att hålla sig kontinuerligt underrättad. 9.1. Frågor under anbudstiden Eventuella frågor angående denna upphandling sker skriftligen via www.upphandling.sll.se under rubriken Frågor och svar. Samtliga inkomna frågor kommer att publiceras med svar under denna rubrik. Sista dag för att ställa frågor är 2014-06-23. Därefter kan SLL inte garantera att frågorna besvaras. 9.2. Förtydliganden och rättelser under anbudstiden Om förfrågningsunderlaget behöver förtydligas eller kompletteras med anledning av frågor till den upphandlande myndigheten eller av någon annan anledning, lämnas skriftligt förtydligande/komplettering senast 2014-06-27 till alla som begärt förfrågningsunderlaget. 10. Kvalificering av anbudsgivaren Kvalificeringen sker mot de kvalificeringskrav som ställts på anbudsgivaren nedan, övriga administrativa krav i denna anbudsinbjudan samt uteslutningsgrunderna i LOU. Anbudsgivaren kan även uteslutas om förhållande enligt 10:2 LOU föreligger. 10.1. Registrerings- skatte och avgiftsskyldigheter Anbudsgivare ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter.
Landstingsstyrelsens förvaltning ANBUDSINBJUDAN Sida 7 av 13 Vid upphandlingar har SLL ett samarbete med Skatteverket. Detta samarbete innebär att information om anbudsgivarens skatteuppgifter kommer att hämtas från Skatteverket. Detta gäller även eventuella svenska underleverantörer. Utländska anbudsgivare Då informationen endast erhålls för svenska företag ska utländsk anbudsgivare i anbudet eller på anmodan insända motsvarande dokument som intyg på att denna fullgjort i hemlandet föreskrivna registreringar och betalningar. Intyget får ej vara äldre än sex (6) månader vid anbudstidens utgång. Utländsk anbudsgivare ska även i anbudet eller på anmodan lämna kopia på giltigt registreringsbevis för företaget, utfärdat av behörig officiell myndighet i hemlandet. Instruktioner för utländska anbudsgivare gäller även för utländska underleverantörer. Bolag under bildande Anbudsgivare med bolag under bildande ska i anbudet eller på anmodan bifoga diarienummer från Bolagsverket, www.bolagsverket.se. Bolaget ska dock vara registrerat i respektive bolagsregister vid tidpunkten för avtalstecknandet. 10.2. Ekonomisk ställning Anbudsgivaren ska ha en stabil ekonomisk ställning. SLL kommer vid den ekonomiska kvalificeringen göra en helhetsbedömning av den ekonomiska risken för företaget under avtalstiden genom att göra en ekonomisk/finansiell kontroll hos kreditupplysningsföretag. Låga eller negativa nyckeltal Om anbudsgivaren har ovanligt låga respektive negativa nyckeltal utifrån branschgenomsnittet och/eller negativt resultat ska en godtagbar förklaring kunna lämnas i anbudet eller på anmodan så att det är klarlagt att anbudsgivaren innehar en stabil ekonomisk ställning (t ex genom koncerngaranti eller bankgaranti). Ej skyldig att upprätta årsredovisning/ årsbokslut Anbudsgivare som inte är skyldiga att upprätta årsredovisning/ årsbokslut ska visa att företaget har en stabil ekonomisk bas genom att redovisa resultaträkning/balansräkning för de två senaste åren samt redovisa referens till bank/finansiär eller genom att bifoga ifylld Skatteverkets blankett Inkomst av näringsverksamhet för de två senaste åren samt redovisa referens till bank/finansiär, redovisas i anbudet eller efter anmodan. Nystartat företag Anbudsgivare som har ett nystartat företag, d.v.s. har bedrivit verksamhet kortare tid än ett år, ska i anbudet eller på anmodan visa att företaget har en stabil ekonomisk ställning genom att redovisa exempelvis aktiekapital/annat, kundunderlag, resultat- och balansräkning samt referens till bank/finansiär.
Landstingsstyrelsens förvaltning ANBUDSINBJUDAN Sida 8 av 13 Ekonomisk stabilitet garanteras av annan Om anbudsgivarens ekonomiska stabilitet garanteras av annan t.ex. när Anbudsgivare som har låga eller negativa nyckeltal eller ett nystartat företag ska Anbudsgivaren i anbudet eller på anmodan även visa att ekonomisk fullgörandegaranti (t ex. bankgaranti eller koncerngaranti) kommer att kunna tillhandahållas om anbudsgivaren blir aktuell som leverantör. 10.3. Miljökrav Inom SLL gäller ett Miljöpolitiskt program, Miljöutmaning 2016, för åren 2012-2016, se www.sll.se. Det är viktigt att antagen leverantör beaktar gällande miljöprogram och samarbetar med SLL i dessa frågor. Anbudsgivaren redogör för sitt interna miljöarbete genom att besvara frågorna i del A i Miljöbilagan, Bilaga 4, Bilagan ska bifogas anbudet. 10.4. Anbudsgivarens tekniska förmåga och kapacitet Kapacitet Anbudsgivaren ska ha förmåga och kapacitet att leverera efterfrågade produkter och tjänster i den omfattning som framgår av Kravspecifikationen och förlaga till avtal. 10.5. Etiskt och socialt ansvar Sveriges regioner och landsting vill säkerställa att de varor och tjänster som köps in är producerade under hållbara och ansvarsfulla förhållanden. Sedan 2010 samarbetar alla landsting och regioner i detta arbete och en gemensam uppförandekod har tagits fram. Det är önskvärt att Anbudsgivare tar del av dokumentet Uppförandekod för leverantörer, Bilaga 6, i samband med anbudsgivning. Antagen leverantör åtar sig i och med avtalstecknandet att följa villkoren avseende etiskt och socialt ansvar i Avtalet. Vid avtalsstart ska antagen leverantör efter anmodan lägga in ett antal grundläggande uppgifter i landstingens och regionernas webb-baserade avtalsuppföljningsverktyg (för mer information se www.uppföljningsportalen.se). 10.6. Kvalitetsledningssystem Anbudsgivaren ska ha ett fungerande system för avvikelsehantering samt en dokumenterad rutin för kvalitetssäkring och lämna en beskrivning av denna eller bifoga certifikat om Anbudsgivaren är ISO 9001 certifierad.
Landstingsstyrelsens förvaltning ANBUDSINBJUDAN Sida 9 av 13 10.7. Artikelsspecifikation Artikelspecifikation, Bilaga 5 ska fyllas i och består av 3 flikar, allmänna uppgifter om anbudsgivaren produktuppgifter/ artikeluppgifter/ prisuppgifter, beskrivningar etc. på samtliga erbjudna produkter anvisningar till artikelspecifikation Anbudsgivaren ska tillhandahålla ifylld Artikelspecifikation till Beställaren. Uppgifterna ligger sedan till grund för beställning i SLL:s inköps-system Clockwork Logistics. 11. Lokaliseringsnummer SLL:s leverantörer ska ha ett GLN-lokaliseringsnummer (13 siffor). Anbudsgivaren anger detta nummer i Artikelspecifikation, Bilaga 4. GLN (Global Location Number) används för att på ett entydigt sätt kunna identifiera ett företag eller en organisation. Vid elektronisk handel används GLN för att identifiera parter, leveransplatser och för att styra fakturor till en viss adress. Information om GLN-nummer kan erhållas från GS1 Sweden, www.gs1.se. Vid frågor kontakta GS1 Sweden:s kundtjänst direkt. För aktuella kontaktuppgifter, se GS1 Sweden-Kundservice. 12. Produktprover och produktblad 12.1. Produktprover Prover lämnas på Stationär diktafon Objekt 1A, 1B och 2 dessa är också markerade med X i Artikelspecifikationen, Bilaga 5 Adress Prover som måste lämnas på plats lämnas senast vid anbudstidens utgång till: Stockholms läns landsting Landstingshuset Varumottagningen Södra Agnegatan 19B 112 21 STOCKHOLM Måndag- fredag (helgfria dagar) 08.00-16.00, lunchstängt 11.00 12.00. Halvdag, stänger varumottagningen 11.00. Märkning Försändelse märks av anbudsgivaren med: SLL upphandling, Anbudsprov Digital Dikteringsutrustning,.
Landstingsstyrelsens förvaltning ANBUDSINBJUDAN Sida 10 av 13 Anbudsproverna märks tydligt med: 1. Anbudsgivarens namn 2. Positionsnummer (Pos nr) enligt artikelspecifikationen 3. Anbudsgivarens artikelnummer Prover på antagen vara kommer att sparas under hela avtalsperioden. Antagen leverantör ersätts ej för eventuellt insända prover. Ej antagna Anbudsgivare som önskar prover i retur anger detta i Svarsformuläret, Bilaga 5 eller i anbudet. 12.2. Produktblad Anbudsgivaren ska bifoga produktblad/produktbroschyr över offererade varor i elektronisk form. Det är önskvärt att produktbladen innehåller uppgift om: Företagets namn, artikelnummer, namn på artikel, material, storlek, varudeklaration, användarinstruktioner, användningsområde och CE-märkning över samtliga offererade produkter. Produktbladen märks med företagets namn och i artikelspecifikationen angivet positionsnummer. 13. Prövning och utvärdering av anbud Objekten utvärderas var för sig och de Anbudsgivare som uppfyller kvalificeringskraven samt övriga administrativa krav i denna Anbudsinbjudan går vidare för prövning och utvärdering av anbud som sker i två steg: 1. Prövning av ska-krav på efterfrågade tjänster enligt Kravspecifikationen och dess bilagor. De Anbudsgivare som uppfyller samtliga ska-krav går vidare till steg 2, utvärdering av anbudet. 2. Utvärdering sker enligt nedan angivna tilldelningskriterier Pris Kvalitet Tilldelningskriteriet pris avser det pris som lämnats för respektive produkt inom respektive objekt i artikelspecifikationen. Tilldelningskriteriet Kvalitet har flera underkriterier vilka framgår nedan och av Kravspecifikationen, Bilaga 2.
Landstingsstyrelsens förvaltning ANBUDSINBJUDAN Sida 11 av 13 Tilldelningskriterier som tillmäts betydelse Punkt i Kravspecifikation Krav Prisavdrag 2.2 Objekt 1A Stationär diktafon sladdansluten - skjutreglage 2.2.5 *Brus- & bakgrundsljud 250 kr 2.2.6 *Handhavandeljud 250 kr 2.2.7 Hygienkrav/Avspritning 200 kr 2.3 Objekt 1B Stationär diktafon sladdansluten - knappar 2.3.5 *Brus- & bakgrundsljud 250 kr 2.3.6 *Handhavandeljud 250 kr 2.3.7 Hygienkrav/Avspritning 200 kr 2.4 Objekt 2 Stationär diktafon sladdlös 2.4.3 *Brus- & bakgrundsljud 250 kr 2.4.4 *Handhavandeljud 250 kr 2.4.5 Hygienkrav/Avspritning 200 kr 2.5 Objekt 3 Portabel diktafon 2.5.5 Kryptering default, inte ändras av användaren 250 kr 2.5.6 Hygienkrav/Avspritning 200 kr 3.1 Objekt 4 Handreglage 3.1.7 Hygienkrav/Avspritning 100 kr 3.2 Objekt 5 Fotreglage 3.2.4 Funktion för start/stopp ställas om till på/av 250 kr *Brus-/bakgrundsljud respektive handhavandeljud bedöms av tre (3) stycken användare som utifrån ett testprotokoll bedömer hur Brus-/bakgrundsljud och handhavande ljud reduceras i en poängskala 1-3 enligt nedan. Detta innebär att man kan få högst nio (9) poäng för respektive krav och totalt 18 poäng och max 500 kr prisavdrag för dessa två (2) kriterier.
Landstingsstyrelsens förvaltning ANBUDSINBJUDAN Sida 12 av 13 Poäng Bedömning Prisavdrag Brus- & bakgrundsljud Prisavdrag Handhavandeljud 7-9 poäng Mycket bra 250 kr 250 kr 4-6 Bra 100 kr 100 kr 1-3 Något 50 kr 50 kr 0 (noll) Ingen Inget avdrag Inget avdrag Därefter beräknas ett jämförelsepris för respektive produkt. Jämförelsepriset beräknas genom att produktens pris justeras med ett prisavdrag i förhållande till uppfyllda kriterier multiplicerat med angiven volym. Ex.) Om en anbudsgivares pris är 2000 kr för en produkt och uppfyller ett krav som har ett prisavdrag på 250 kr blir jämförelsepris 1750 kr. Den produkt som efter utvärdering erhåller lägst jämförelsepris utgör den ekonomiskt mest fördelaktiga produkten. Om jämförelsepris är detsamma för flera Anbudsgivare kommer den Anbudsgivare som för: Objekt 1A, 1B och 2 har den högsta poängen för Handhavandeljud och i andra hand Brus-& bakgrundsljud tilldelas kontrakt. Objekt 3, 4 och 5 har det lägsta Anbudspriset att tilldelas kontraktet. OBS! Pris för tillbehör, utbytes- och/eller reservdelar som offereras i Artikelspecifikation Bilaga utvärderas inte. 14. Sekretess Enligt Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400) gäller absolut anbudssekretess till dess att tilldelningsbeslut har fattas eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Därefter blir anbud och andra i upphandlingen ingående uppgifter offentliga såvida de inte omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen. Om Anbudsgivaren anser att de uppgifter som anbudsgivaren lämnat omfattas av sekretess måste Anbudsgivaren i anbudet skriftligen begära detta och precisera vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Alla uppgifter som Anbudsgivaren vill sekretessbelägga lämnas i form av separata bilagor som enkelt kan avskiljas från övriga uppgifter i anbudet. Den omständigheten att en Anbudsgivare begärt sekretess utgör inte av någon garanti för att de aktuella uppgifterna kommer att omfattas av sekretess, utan SLL kommer att göra en självständig sekretessprövning i varje enskilt fall. Sekretessen kan slutligen komma att provas av domstol. Om ni önskar att delar av ert anbud omfattas av sekretess anges vilka delar i rutan nedan:
Landstingsstyrelsens förvaltning ANBUDSINBJUDAN Sida 13 av 13 15. Tilldelningsbeslut Samtliga Anbudsgivare kommer att meddelas via den e-postadress som angivits i Amesto om vem/vilka som erhållit kontrakt. Upplysningen kommer även att publiceras på www.upphandling.sll.se. 16. Avtal Avtalsvillkor framgår av Förlaga till Avtal. 17. Uppgifter om Anbudsgivaren Uppgifter om Anbudsgivaren lämnas i Artikelspecifikationen. 18. Svarsformulär, undertecknande av anbud Ett Svarsformulär har tagits fram för att underlätta anbudsgivning. Anbudsgivarna uppmanas svara i direkt i Svarsformuläret, Bilaga 7. Miljöbilaga, Bilaga 4 och Artikelspecifikation, Bilaga 5 ska fyllas i bifogas anbudet. Anbudsgivaren ska underteckna anbudet i Svarsformuläret, Bilaga 7 eller i anbudet. Detta innebär att samtliga ska-krav och avtalsvillkor accepteras. Anbudet ska undertecknas av företrädare hos Anbudsgivaren. Undertecknat Svarsformulär, Bilaga 7 eller anbud ska scannas in och bifogas elektroniskt. Vi emotser ert anbud med intresse. Dokumentförteckning: Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4 Bilaga 5 Bilaga 6 Bilaga 7 Anbudsinbjudan (Detta dokument) Kravspecifikation Avtal Miljöbilaga (Ska fyllas i och bifogas) Artikelspecifikation (Ska fyllas i och bifogas) Uppförandekod för leverantörer Svarsformulär (Bör fyllas i, scannas och bifogas)