Vägledning för e arkivering. KSL/IT forum Tommy Bengtsson 2014 08 27

Vägledning för e arkivering KSL/IT forum Tommy Bengtsson 2014 08 27

Detta dokument... 2 E-arkivering vad är det frågan om?... 3 Går det att köpa ett e-arkiv?... 4 Att ta tag i frågan... 5 Behovskartläggning... 6 Nyttorna med e-arkivering... 8 Nyttorealisering... 9 Att genomföra ett projekt... 9 Kort om projektarbete... 9 Kravarbete och SKI/Kommentus ramavtal... 11 Bilaga 1 Identifierade nyttor... 14 Bilaga 2 Projektalternativ... 16 Projektalternativ 1 digitalisera först... 16 Projektalternativ 2 införa e-arkivet först... 18 Bilaga 3 Exempel på specificerade krav... 20

Detta dokument Detta dokument innehåller råd och stöd rörande e-arkiv och e-arkivrelaterade frågor. Dokumentet riktar sig i första hand till kommuner i Stockholms län (medlemmar i KSL/ITforum) med fokus på deras behov av stöd men är generellt så tillvida att det inte tar upp medlemskommunernas specifika situationer. Dokumentet riktar sig inte bara till arkivarier utan lämpar sig även för andra grupper såsom verksamhets- och IT-chefer. För den som avser göra ett avrop på SKIs (SKL Kommentus Inköpscentral) ramavtal för e-arkiv så ersätter inte detta dokument de vägledningar som redan är framtagna av SKI/SKL eller checklistan som är upplagd på SKLs hemsida. Det är snarare ett komplement till dessa och det finns all anledning att fördjupa sig i deras material. Vår förhoppning är att alla med intresse av att djupare utreda frågan kanske kan hitta stöd i dokumentet och att ni som läser det aktivt bidrar till att utveckla råd och tips, och att medverka till att fler aspekter av e-arkivering tas upp, än de vi ursprungligen adresserade. Tanken är att dokumentet kontinuerligt ska uppdateras med medlemmarnas (och andras) egna erfarenheter och idéer så att det kommer flera till gagn. Dokumentet ska heller inte läsas som om förslagen är obligatoriska. Ifrågasätt och analysera det som sägs och använd det som upplevs relevant för er och lämna resten.

E arkivering vad är det frågan om? Elektronisk arkivering handlar inte om att köpa och implementera en e-arkivprodukt eller ett system för bevarande. E-arkivering handlar om att säkerställa att de elektroniska handlingarna kan läsas och förstås över tid. Hur det sker behöver bestämmas i respektive situation. För att förstå vad som krävs och vilka möjligheter som finns, börjar vi från början med vad lagstiftningen säger om arkiv i allmänhet. Arkivlagen (1990:782) säger följande: 3 En myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som avses i 2 kap. 9 tryckfrihetsförordningen och som myndigheten beslutar skall tas om hand för arkivering. Upptagningar för automatisk databehandling som är tillgängliga för flera myndigheter, så att de där utgör allmänna handlingar, skall dock bilda arkiv endast hos en av dessa myndigheter, i första hand den myndighet som svarar för huvuddelen av upptagningen. Myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet. Myndigheternas arkiv skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser 1. rätten att ta del av allmänna handlingar, 2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och 3. forskningens behov. Om arkivvården 4 Varje myndighet skall svara för vården av sitt arkiv, om inte en arkivmyndighet med stöd av 9 har övertagit detta ansvar. 5 Som grund för arkivvården skall myndigheterna 1. vid registreringen av allmänna handlingar ta vederbörlig hänsyn till dess betydelse för en ändamålsenlig arkivvård, och 2. vid framställningen av handlingar använda materiel och metoder som är lämpliga med hänsyn till behovet av arkivbeständighet. 6 I arkivvården ingår att myndigheten skall 1. organisera arkivet på ett sådant sätt att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas, 2. upprätta dels en arkivbeskrivning som ger information om vilka slag av handlingar som kan finnas i myndighetens arkiv och hur arkivet är organiserat, dels en systematisk arkivförteckning, 3. skydda arkivet mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst, 4. avgränsa arkivet genom att fastställa vilka handlingar som skall vara arkivhandlingar, och 5. verkställa föreskriven gallring i arkivet. Arkivförordningen (1991:446) säger vidare att: 3 Sedan ett ärende hos en myndighet har slutbehandlats skall de allmänna handlingarna i ärendet arkiveras. I samband därmed skall myndigheten pröva i vilken omfattning sådana handlingar som avses i 2 kap. 9 tryckfrihetsförordningen skall tas omhand för arkivering. Allmänna handlingar som inte tillhör ett ärende skall arkiveras så snart de har justerats av myndigheten eller på annat sätt färdigställts. I fråga om diarier och journaler samt register och förteckningar som förs fortlöpande skall varje införd anteckning anses arkiverad i och med att den har gjorts. När ett ärende i en myndighet har slutbehandlats så ska de allmänna handlingarna arkiveras. Respektive myndighet (politisk nämnd) i en kommun ansvarar för sitt eget arkiv, om inte det lämnats över till arkivmyndighet enligt 4 Arkivlagen. Då övergår allt ansvar till arkivmyndigheten. Ansvaret regleras bland annat i 6 Arkivlagen enligt ovan. Ovanstående gäller oavsett om de allmänna handlingarna är elektroniska eller inte. Oavsett media så kräver arkivering en hel del manuellt arbete med att ordna materialet och för att säkerställa att utlämnande och bevarande kan ske effektivt och korrekt. En stor del av det arbete som behöver utföras när arkivering sker digitalt görs alltså även vid pappersarkivering.

E-arkivering handlar om att frigöra den elektroniskt lagrade informationen från det system den skapats eller hanterats i, med bibehållet sammanhang för att informationen fortfarande ska vara begriplig. E-arkivet skapas med teknik och arbetssätt för att informationens integritet ska upprätthållas, med teknik och arbetssätt för att styra tillgänglighet enligt gällande regelverk och med teknik och arbetssätt för att säkerställa att informationen är läsbar över tid. Elektronisk arkivering blir aktuellt när handlingar inkommer eller upprättas elektroniskt, eller där t.ex. en handläggningsprocess är digitaliserad och att inkomna pappershandlingar skannas. I dagens verksamheter är den absoluta merparten av handlingar som upprättas eller inkommer till myndigheten elektroniska, oavsett om de ingår i till exempel en handläggningskedja i en ansökningsprocess eller är politiska beslutshandlingar. Behovet kan även bli aktuellt vid ett flertal andra situationer, till exempel när: - Verksamhetssystemen de skapats i saknar funktioner och stöd för gallring och bevarande - Verksamheten som hanterat handlingarna saknar resurser för att säkerställa gallring och bevarande - Verksamheten läggs ner eller flyttas och systemen kommer att upphöra - Verksamhetssystemet ska bytas ut - Verksamhetssystemet börjar fyllas med information som tynger handläggning eller sänker prestanda i systemet - Informationen är intressant för andra och svåråtkomlig från verksamhetssystemen för externa parter - Informationen ska bevaras (ska inte gallras) För att säkerställa arkivlagens krav skrivs idag de elektroniska handlingarna ut och arkiveras i pappersform, eller så exporteras informationen till någon form av elektronisk fil som oftast är svår att söka i och saknar kontexten från källsystemet. Med en korrekt elektronisk arkivering görs informationen läs- och hanterbar i e-arkivet istället. Går det att köpa ett e-arkiv? Låt oss först konstatera att det finns systemprodukter och tjänster på marknaden som med rätta kan kallas för e-arkiv. Dessa fungerar i huvudsak enligt den funktionella beskrivning som beskrivs i standarden ISO 14721:2012, eller OAIS-modellen som den tidigare kallats 1. Det går att dock att köpa en systemprodukt som av leverantörerna kallas e-arkiv, och ändå misslyckas med en säker arkivering av elektroniska handlingar. Omvänt går det att sköta arkivering av elektroniska allmänna handlingar utan att köpa ett e-arkiv, om du arbetar på ett sätt som tillgodoser arkivlagens krav. Svaret på frågan i rubriken blir alltså både Ja och Nej, och poängen är det går att komma långt utan att genomföra ett kostsamt systeminförande, och det går inte att köpa sig fri från ansvar eller problem genom att investera i ett system för e-arkivering. Innan vi går vidare så vill vi ta upp några av de vanliga kommentarer eller frågor som tas upp i e- arkivsammanhang. En del är myter vi kan avfärda direkt, och andra är missuppfattningar eller sådant som kan tjäna på att belysas. 1 http://public.ccsds.org/publications/archive/650x0m2.pdf

1. Det går inte att räkna hem en investering i ett e-arkiv Det är sant att det inte finns någon enskild faktor som gör att investeringen blir ekonomiskt lönsam, men det betyder inte att elektronisk arkivering saknar positiva effekter. Tvärtom är effekterna många och ofta stora. Längre ned i detta dokument redogör vi för nyttoaspekten vid e-arkivering. 2. Vi behöver ett e-arkiv eftersom vi inte kan gallra i verksamhetssystemen stämmer inte helt. För att kunna flytta informationen från verksamhetssystemet till e-arkivet behöver i stort sett samma arbete göras som för att utföra gallring. Därmed inte sagt att det är onödigt att flytta information till ett e-arkiv och gallra där (funktioner för spårbarhet och statistik kanske är mycket bättre i ett e-arkiv). 3. Vi behöver ett e-arkiv så vi kan bli av med våra arkivskåp som står i källaren stämmer inte helt. Elektroniska arkiv innebär inte nödvändigtvis att pappersbeståndet digitaliseras. Det är ofta en kostsam process, och behöver inte ge någon direkt vinst. 4. Vi behöver inget e-arkiv för vi har nästan bara gallringsbara handlingar Vissa handlingstyper kan ha väldigt långa gallringsfrister, och viss information kan vara av stort allmänintresse och så länge informationen hålls tillgänglig endast i verksamhetssystemen kanske inte allmänheten har den tillgång till informationen den önskar. 5. Vi behöver inget e-arkiv, vi har allt i diariet diariet är inget arkivsystem. När handlingar i diariet ska arkiveras skrivs de ofta idag ut på papper. 6. Vi har inte resurser att ställa om till e-arkivering under nästa år hantering av pappershandlingar har pågått och förfinats med framgång under flera hundra år. Övergången till digital hantering behöver inte ske i ett ögonblick. Den egna organisationens mognad och möjlighet bör väga tungt när tidplanen läggs. Att ta tag i frågan E-arkiv som domän skiljer sig egentligen inte från andra verksamhets- eller IT-relaterade frågor i någon större utsträckning. Tvärtom, större delen av det som ska göras i ett e-arkiv görs redan idag i pappersarkivet, så arbetssätten är ofta redan definierade och etablerade. Det finns alltså all anledning att avdramatisera e-arkivfrågan och inledningsvis är det ingen större förändring att börja med e-arkivering än att gå från pappersfakturor till e-faktura. Att utreda om e-arkivering är något att satsa på kan dock uppfattas som ett stort projekt. Alla verksamheter är inblandade och frågan rör både medborgarrätt, interna arbetssätt och långsiktiga strategier. Som vanligt är det enklast att ta sig an stora frågor genom att dela upp dem i mindre, hanterbara delar. SKL/SKI har sammanställt en checklista med punkter att tänka på inför införande av e-arkiv 2. Mot bakgrund av hur den samhälleliga utvecklingen ser ut och de tekniska möjligheterna kan vi dock med ganska stor säkerhet säga att varje kommun kommer att behöva upprätta rutiner och systemstöd för elektronisk arkivering, men att tidpunkt och omfattning initialt kan variera. Därför är det viktigt att börja med en behovsanalys och att göra en plan för hur övergången till pappersarkivering till elektronisk arkivering ska gå till. 2 http://e-arkiv.skl.se/index.php?title=huvudsida

Bild: SKLs checklista Behovskartläggning Det ni vill uppnå med e-arkivet, era behov, ska sammanställas och värderas och i nästa steg konkretiseras i krav som ska ligga till grund för anskaffningen av dels den tekniska lösningen. Behoven ligger även till grund för hur och i vilken utsträckning ni kommer att ändra era arbetssätt. På SKLs hemsida finns fördjupningsmaterial. Börja med en vision, där ni bestämmer er för hur e-arkiveringen ska se ut i er organisation om 10 år. När visionen är satt är det enklare att definiera vilka steg ni behöver ta på vägen dit. Det finns många etablerade sätt att kartlägga behov men en analysmodell som kan användas i e- arkivsammanhang bygger på att kartlagda intressenters behov av information är det som avgör vilka effekter som önskas, och därigenom hur e-arkiveringsprocessen och systemstödet bör vara beskaffade. Lagkrav och andra regelverk är fundament vi inte behöver argumentera för, eftersom vi är ålagda att följa dem. Däremot kan uppenbara brister i efterlevnad vara ett argument i sig, om man kommer fram till att ett e-arkiv kan avhjälpa bristen.

Bild: Analysmodell för behovskartläggning Modellen utgår som sagt från de som är intresserade av informationen. 1. Vem är intresserad av att vi har ett e-arkiv? Tänk på att det kan vara interna eller externa roller eller funktioner, och att det kan vara system likväl som människor. 2. Vilket eller vilka är deras huvudsakliga behov? Är det till exempel tillgång till mer information elektroniskt, färre system att hantera eller att styra följsamhet mot regelverk? Är det avställning av gamla verksamhetssystem, konsolidering av befintliga systemstöd, ökat utbud av information till medborgarna (tillgänglighet) eller är det verktyg för att bättre styra och mäta efterlevnad av regelverk? 3. Vilka effekter vill intressenterna uppnå med att få det behovet tillfredsställt? Är det ökade sök- och sammanställningsmöjligheter, är det lägre kostnader för licenser eller är det ökad rättsäkerhet? 4. Vilka är våra förutsättningar för att tillfredsställa behovet och hur ska synliggöra effekterna vilka tekniska och organisatoriska möjligheter och hinder finns? Steg 2 och 3 kan behöva göras flera gånger, behov och effekter är ofta tätt sammankopplade och en iterativ (upprepad) process där detta klargörs är ofta nödvändig. Kom ihåg att det viktiga inte är att följa metoden, utan att arbeta på det sätt ni behöver för att komma fram till vad elektronisk arkivering kan ge er. Ett sätt att klargöra och fördjupa intressenternas behov är att utgå från vilken information de vill ha, d.v.s. vem som är intresserad av vilken information och hur de vill ha den presenterad. Med det sättet går det att få en ganska hög träffsäkerhet både i kravställning och i nyttohemtagning. Är det i huvudsak behovet av att tillfredsställa säsongsboendes behov av att begära ut grannarnas bygglov, så ger det e-arkivet vissa egenskaper. Är det i huvudsak socialtjänstens behov att säkert bevara känsligt material om personer så innebär det vissa andra egenskaper. Tänk på att ha den ursprungliga visionen med e-arkivet klar så att ni inte kravställer en lösning ni inte kan växa i. Ytterligare ett sätt att klargöra intressenternas behov är att för varje identifierad intressent beskriva behovet enligt användarberättelser (user stories): I min roll som [roll] vill jag/behöver jag [behov] för att [önskad effekt]. Några exempel på detta är: - Som arkivarie vill jag kunna redovisa vårt pappersbestånd och vårt digitala bestånd i ett (1) system för att slippa göra egna sammanställningar

- Som verksamhetschef vill jag ha stöd för att planera och automatiskt verkställa föreskriven gallring eftersom våra gallringsfrister är långa och vi inte har stöd för att kontrollera dem i vårt nuvarande system. - Som företagare vill jag ha tillgång till bygglov för kontorslokaler för att hålla koll på konkurrensen Ur de ovanstående påståendena går det att härleda ett antal funktionskrav, så detta är också en mycket bra grund för det kommande kravarbetet. Nyttorna med e arkivering Vi har redan påpekat att det är svårt att hitta en enkel modell som visar att det går att räkna hem en investering i ett e-arkiv. Däremot ger ett e-arkiv effekter inom en mängd situationer som väldigt summariskt kan presenteras i tre områden: Regelverk Högre efterlevnad av regelverk Ökade möjligheter till kontroll och styrning Återanvändbara regeltillämpningar Arbetssätt Effektivisering där digitalisering tidigare inte varit möjlig Ökad tillgänglighet Manuellt genom förbättrad sökning/hämtning Automatiskt genom publicering av gränssnitt Minskad pappershantering Teknik Minskade licens- och förvaltningskostnader för gamla verksamhetssystemsystem Minskad belastning på verksamhetssystem Enhetlig kravställning för informationshantering Bild: Nyttoområden Den första punkten, Regelverk, är den som är svårast att sätta ett ekonomiskt värde på eftersom den i huvudsak handlar om att minska riskerna med att inte efterleva regelverket. I övrigt bör alla områden undersökas tillsammans för att effekterna ska kunna realiseras och synliggöras. Mer konkret innebär detta att arkivet först och främst är en verksamhetsfråga och av gemensamt intresse. IT-chefen inte kan göra e-arkivet till enbart en arkivfråga, och kommunarkivarien kan inte göra det till enbart en IT-fråga.

Nyttorealisering Det finns ett flertal vägledningar och rapporter om hur nyttorealisering och effekthemtagning går till, och som är tillgängliga för alla 3. Skillnaden mellan e-arkiv och många andra IT- och verksamhetsrelaterade investeringar är dock det vi illustrerar ovan, att effekterna uppstår på flera ställen och är spridda över hela organisationen. För att ändå undvika fällan med att nyttorna inte synliggörs eller kan realiseras, finns dock några faktorer att beakta: - Behovskartläggningen ligger till grund för VILKA effekter ni vill uppnå. Glöm inte bort att titta på den när nyttoidentifieringen ska göras. - Tydliggör tidigt HUR ni tänker realisera nyttan. Utgå inte från att det sker av sig själv när e-arkivet är implementerat - Tydliggör hur ni tänker MÄTA nyttan. Detta är intressant redan när ni gör behovskartläggningen där ni behöver svara på frågan Hur gör vi för att ta reda på om nyttan uppstår och hur stor den är?. Ett sätt är att göra en nollmätning där ni undersöker ett fenomen idag genom att mäta till exempel hur många föreskrivna gallringar som verkställs. Det får bli ert utgångsläge. Därefter kan ni göra mätningar som visar om gallringarna blivit fler eller färre. - Tydliggör vem som har ANSVARET för att realisera nyttan. Finns inget utpekat ansvar så riskerar arbetet att inte bli gjort. Se bilaga 1 för en sammanställning av nyttor som identifierats i andra kommuner och organisationer. Att genomföra ett projekt Låt oss först klargöra att normala projektregler gäller även för e-arkivprojekt. Styrning och kontroll, risker och resurstillgång hanteras på samma sätt som i alla förändringsprojekt. Låt projektet utgå från SKLs checklista. Då har ni ökade möjligheter att jämföra era resultat och idéer med andra som gör likadant, och ni minimerar risken av att missa viktiga steg. Ha ändå i åtanke att ni ska göra det som passar er, och inte det ni tror ni måste göra. Checklistan går igenom de vanligaste aktiviteterna och gör ett förslag på i vilken fas aktiviteterna sker. Tänk dock på att aktiviteter för tester ofta underskattas, och att aktiviteter för att säkerställa en god förvaltning ofta läggs för sent i projekt. Kort om projektarbete Ett projekt är en arbetsform som bedrivs parallellt med ordinarie arbete. Projektet ska ha ett mål, en budget eller åtminstone tilldelade resurser och vara avgränsat i tid. Varje projekt genomförs en gång, till skillnad från t.ex. en process där repetitivitet är drömläget. För att projektet ska nå sitt mål på tilldelad tid och med tilldelade resurser krävs att projektet kontinuerligt övervakas och styrs. För att underlätta styrningen och ledningen bör projektet bedrivas efter någon form av etablerad eller beprövad modell eller metod. 3 Se t.ex. SKLs information på http://www.skl.se/vi_arbetar_med/e-samhallet/gemensamma-funktioner-ochtjanster/e-arkiv/stod-och-hjalp_1 eller e-delegationens vägledning i nyttorealisering på http://www.edelegationen.se/stod-och-verktyg/nyttorealisering/

De flesta har bestämt modellen de arbetar i projekt, medan andra väljer styrmodell inför varje projekt. Oavsett vad som passar er, bör modellen passa organisationen och vara lätta att arbeta efter. Att använda samma modell i alla projekt är också att föredra då det blir lättare att jämföra och samköra projekt och att tillgodogöra sig erfarenheterna från respektive projekt. Det finns ett antal etablerade modeller att fördjupa sig i och de är ganska lika varandra, och vi väljer här att mycket kort ta upp Stockholms läns landstings projektmodell PROJEKTiL 4. Bild: Projektlivscykeln i PROJEKTiL BP i bilden ovan är BeslutsPunkter, vilket är den central del för att få framdrift i projektet. Varje beslutspunkt samlar ihop arbete från föregående projektfas och syftar till att komma vidare till nästa. De centrala besluten omfattar följande områden: BP0 Beslut om att undersöka förutsättningarna för ett projekt. Ett förändringsbehov är alltså identifierat och hypotesen är att ett projekt ska bidra till att genomföra förändringen BP1 beslut om att starta projektplanering och tillsätta styrande roller BP2 beslut om att starta projektet. BP3 löpande beslut under projektets genomförande om projektets fortsättning BP4 beslut om att godkänna projektresultat och att starta avslutsfasen BP5 Beslut om att godkänna slutrapport BP6 Godkännande av avsedd effekt. BP1 och BP6 ligger utanför projektet. Projektet kan lägga grunden för effekter som projektet själv inte styr över vilket är en central del av i synnerhet e-arkivprojekt. Eftersom implementationsprojekten ofta bedrivs från centralt håll men effekterna ofta hämtas ute i verksamheterna kan det vara svårt att identifiera dem. Det är därför väldigt viktigt att göra en plan för hur effekterna ska realiseras och mätas. Se bilaga 10 för förslag på projektupplägg för två typer av införandeprojekt. 4 Läs mer på http://harmonit.se/projekt/projektmodeller/projektmodell-projektil/

Kravarbete och SKI/Kommentus ramavtal Kraven som låg till grund för ramavtalsupphandlingen är inte framtagana för att gå att avropa direkt på, utan alla som vill göra ett avrop behöver göra en egen behovskartläggning och detaljera kraven utefter den. Tänk på att: - Priserna som anges i leverantörernas anbud bygger på antaganden och typfall, vilket innebär att prisbilden för ert behov kan skilja sig från det angivna - Ni kan välja bort krav som inte är intressanta för er och på så sätt kanske nå ett lägre pris - Ni får detaljera och specificera krav men inte lägga till nya områden - Ni kan göra krav som är angivna som börkrav i ramavtalsupphandlingen till skallkrav i ert avrop Kravarbete är en egen disciplin som kräver viss erfarenhet, men räds inte att börja formulera era krav utifrån de krav som ramavtalsupphandlingen genomfördes på. Bilden nedan visar strukturen på kraven från ramavtalsupphandlingen. Krav på Leverantören Tjänstekrav 1 Spec krav 1 Krav på tjänsten Tjänstekrav 2 Tjänst/Produkt Funktionella krav Funktionellt krav 1 Funktionellt krav 2 Spec krav 1a Spec krav 1b Funktionellt krav 3 Ickefunktionella krav Ickefunktionellt krav 1 Ickefunktionellt krav 2 Speckrav 2a Speckrav 2b Bild: Kravgruppering i ramavtalsupphandlingen Kraven delas i bilden in i Krav på leverantören, Krav på tjänsten (endast för tjänst), Funktionella krav och Ickefunktionella krav. Dessa delas in i underkategorier där ni kan välja att såsom bilden beskriver, välja bort Tjänstekrav 2, specificera Tjänstekrav 1 och behålla Ickefunktionellt krav 1 så som det är skrivet i ramavtalsupphandlingen. I bilaga 3 finns exempel på formuleringar för preciserade krav. Ett av de första ställningstagandena vid avrop är om ni ska avropa e-arkivet som produkt i egen installation eller som tjänst. Det är kanske inte helt enkelt att få en objektiv bild över om det är

bäst med en egen installation eller att köpa en mjukvara som tjänst. Många sammanställningar tar tydlig ställning för det ena eller andra, och det som uttrycks som den ena situationens fördel är den andras nackdel. Vi ska dock försöka beskriva de delar som behöver gås igenom inför beslut, samt några rekommendationer inom respektive område. Bland de 15 leverantörer som finns med på SKI ramavtal för e-arkiv så kan 7 av dem leverera sin lösning både som en produkt för installation i myndigheternas egna miljöer, och som tjänst. Företag Tjänst Produkt Agio System & Kompetens AB X Altran AB X BancTec AB X X CGI Sverige AB X X FormPipe Software AB X X Ida Infront AB X X IT Fabriken Sverige AB X X Knowit AB X Lemontree Enterprise Solutions AB X X RISE to Bloome R2B Software AB X Tekis AB X Tieto Sweden AB X Visma Consulting AB X X Aditro AB X Advania AB X Tabell: Leverantörer på SKI/Kommentus ramavtal Det innebär att det inte finns några funktionella skillnader mellan lösningarna, vilket gör valet beroende av andra faktorer. Nedanstående tabell är inte heltäckande men ger vägledning i vilka komponenter som kan vara viktiga att titta på när en organisation avgör vilken väg de ska gå, mot tjänst eller mot produkt i egen regi 5. Område Som tjänst (SaaS) Som produkt (On-premise) Processer Enkla och standardiserade Komplexa och unika Processer Tillfälliga eller odefinierade Stabila och väldefinierade Personalomsättning Hög Låg Affärsmodell Stabil, ändras sällan Flexibel, kontinuerlig utveckling Storlek Små och medelstora Medelstora och större organisationer organisationer IT-kompetens Liten egen organisation, låg mognad Teknisk infrastruktur Ingen eller liten Etablerad Kontroll Lågt eller odefinierat Högt behov kontrollbehov 5 Källa: http://www.apellestech.com/services/cloudservices (egen översättning) Stor egen organisation, hög mognad

Säkerhet Säkert Höga krav på säkerhet Tabell: Att välja egen regi eller som en tjänst Kostnadsfrågan En tjänst har ofta en lägre startkostnad men kommer med en prenumerationsavgift som sedan ökar med ökat användande enligt olika parametrar såsom användare, arkivobjekt, anslutningar mm. Produkten har en högre startkostnad (införandekostnad), och en lägre årlig kostnad som oftast är beräknad på en procentsats av de initiala licenskostnaderna. Kostnaden för flera licenser ökar i och med ökat användande. Det finns dock leverantörer i SKIs ramavtal som har prismodeller som gör att det inte skiljer sig så mycket mellan att köpa produkt eller tjänst.

Bilaga 1 Identifierade nyttor Det finns ett antal organisationer som genomfört ett eller håller på att genomföra ett e- arkivprojekt, och vi har nedan sammanställt några av de nyttorna de identifierade inför sina e- arkivprojekt. Västerås stad - Minskade kostnader att skapa arkiveringslösningar i efterhand - Minskade kostnader att kravställa nya system - Minskad manuell hantering (analoga handlingar) - Större möjlighet att upptäcka felaktigheter - Säkrare information vid minskad manuell hantering - Rationellare kontakter med stadens förvaltningar - Enklare hantering av upphandlingskrav - Enklare och effektivare tillhandahållande av information - Upplevd nytta av spårbarhet och säkerhet - Enklare vidmakthållande av information över tid - Minskade kostnader för kontorsmateriel - Minskat behov av personalökningar - Minskat behov av lokalökningar - Gamla system kan skrotas - Enklare och effektivare leverans av information från förvaltning till - arkiv - Färre arbetstimmar inför leveranser - Minskade kostnader att skapa arkiveringslösningar i efterhand - Ökad tillförlitlighet - Bättre internkontroll - Snabbare möjligheter till tillgång till information - Ökade möjligheter att tillhandahålla information till medborgaren - Ökad återanvändning och vetskap om informationen i arkivet - Lättare att kommunicera lagkraven - Ökade möjligheter till sammanhållen process (diarieföring - arkivering) - Förenklad upphandling av system - enklare kravställning Enköping/Eskilstuna/Strängnäs kommuner - Säkerställa den långsiktiga informationsförsörjningen. - Bidra till en ökad effektivisering för kommuner, landsting och regioner såväl som för företag och medborgare. - Ge ökad tillgänglighet till information och det gemensamma kulturarvet. - Förbättra medborgarservice och att stödja delaktighet. - Minska de långsiktiga kostnaderna för manuell hantering och arkivering. Linköpings kommun - Att säkra en långsiktig informationsförsörjning - Effektivare hantering - Att underlätta en effektiv intern åtkomst av informationen - Ökade möjligheter till sammanhåller process (diarieföring-långtidsarkivering) - Att underlätta extern åtkomst av information för medborgare och andra vilket ökar insyn och delaktighet - Underlätta för företagen att få tillgång till information i enlighet med PSI-direktivet

- Att öka tillgängligheten till vårt kulturarv för forskare - Att minska långsiktiga kostnader för manuell hantering, lokalkostnader och arkivering - Ökad rättssäkerhet R7 6, Ale kommun, Stockholms Stadsarkiv - R7 Sänkta/borttagna licens- och driftskostnader för det ursprungliga systemet - Ale kommun modernisering och därigenom sänkta kostnader (microfiche). Sänkta/borttagna licens- och driftskostnader för det ursprungliga systemet - SSA ökad tillgänglighet för medborgarna, ökad service för medborgare genom näringslivets nyttjande av information (PSI-direktivet) 6 *R7 består av Landstinget Dalarna, Landstinget Gävleborg, Landstinget Sörmland, Landstinget i Uppsala Län, Landstinget i Värmland, Landstinget Västmanland och Örebro läns landsting. I R7s e-arkiv ingår dessutom Landstinget i Jönköpings län

Bilaga 2 Projektalternativ Tanken med följande avsnitt är att applicera projektarbetsformen på två typer av införande av e- arkiv. Den ena är att öka digitaliseringsgraden och mognadsnivån i verksamheten och därefter med högre träffsäkerhet införa ett e-arkiv och den andra är att införa ett e-arkiv och låta verksamheten anpassa sig och utvecklas mot digital arkivering baserat på vald lösning. Det första sättet passar kanske en större kommun bättre, eller om det övergripande behovet är att öka kontroll och styrning i verksamhetsprocesserna och genomdriva förändringen med ett systemstöd eller om myndigheten har ett stort antal system som hålls vid liv men som borde avvecklas. Det andra tillvägagångssättet kanske passar bättre om behovet är något oklart, eller man vill börja i liten skala och växa in i lösningen. Naturligtvis finns andra varianter och kombinationer av dessa två, men ha dem som utgångsläge när ni planerar ert projekt. Projektalternativ 1 digitalisera först Detta är en mycket övergripande plan för ett genomförande enligt införandealternativ 1. Aktiviteter De aktiviteter som bör ingå i genomförandeprojektet, på hög nivå, är följande: 1. Projektplanering 2. Digitaliseringsarbete 3. Kravanalys 4. Avrop/Upphandling 5. Installation och konfiguration 6. Pilotanslutning 7. Test 8. Utrullningsplanering och införande på samtliga förvaltningar. Projektplanering Projektplaneringen syftar till att identifiera alla aktiviteter och att säkerställa att interna och eventuella externa resurser finns på plats. Projektet måste kräva att resurserna som ingår i projektet förbinder sig att delta under hela den perioden. Digitaliseringsarbetet Digitalisering - Eftersom e-arkivet lagrar elektronisk information krävs att informationen är elektronisk, i sin helhet. Det innebär att de processer som ska arkivera elektroniskt måste digitaliseras. Annars ges inte e-arkivet möjligt att fylla sitt syfte fullt ut och effekterna blir svåra att identifiera och mäta. Ordning För att dra nytta av ett e-arkiv måste ordningen skapas först. Informationssäkerhetsklassning all information som ska arkiveras måste informationssäkerhetsklassas enligt organisationens egen modell. När ansvaret övergår till arkivmyndigheten måste informationens värde och säkerhetsklass vara känd för dem. Gemensamma tjänster i SKLs ramavtalsupphandling ingår inte tjänster för att exportera information från verksamhetssystem. Däremot ingår funktioner för att transformera exporterat data från en struktur till en av e-arkivet godkänd struktur. Myndigheten måste besluta om vilken typ av stöd som ska ges till de avlämnande myndigheterna.

Kravanalys En kravspecifikation tas fram där både funktionella krav, och krav på leverantören, genomförandeprojektet och ickefunktionella krav (kvalitetskrav, krav på behörigheter, säkerhet, stabilitet mm) ingår. Avrop/upphandling Avrop sker enligt förfarande specificerat av SKI alternativt upphandlingen genomförs enligt kommunens upphandlingsprocess. Installation och konfiguration Leverantören installerar och konfigurerar sitt system i myndighetens tekniska miljöer alternativt konfigurerar tjänsten enligt myndighetens behov. Pilotanslutning Minst två processer/verksamhetssystem bör anslutas till e-arkivet för att testa anslutningsprocessen och för att testa e-arkivet. Det är ytterst viktigt här att de verksamhetsansvariga tar sig tid att delta i arbetet. Piloterna bör väljas ut med både tillgänglighet och rättsäkerhet i åtanke. Utse gärna en pilot som har problem med ordningen idag, och en pilot som har ett frekvent eftersökt material. Tänk dock på att den utvalda verksamheten ska själv vilja delta. Test Under minst två månader bör lösningen testas med avseende på funktionalitet och stabilitet. Tänk på att tidigt komma överens med leverantören om hur lösningen ska testas. Vanligt är att kunden testar att de fått vad de vill ha, men leverantören tittar endast på om kunden fått det de beställt. Skiljer sig dessa två uppfattningar åt, är det bäst att reda ut det innan testerna börjar. Utrullning När testerna är avslutade och myndigheten är nöjd med resultatet ska övriga processer anslutas. En tumregel är att varje anslutning från specifikation till testad och godkänd leverans till e- arkivet, drar ca 200 300 timmars arbete, förutsatt att informationsvärdering är gjord och att datakvaliteten är känd och hög. Roller och resursbehov De roller som behövs för genomförandeprojektet är följande: Projektledare (aktivitet 1-8) Arkivarie/arkivsamordnare (aktivitet 1-8) Verksamhetsspecialist/handläggare (aktivitet 2, 3, 5, 6, 7, 8) Teknisk resurs från e-arkivleverantör (aktivitet 4-7) Teknisk resurs från avlämnande system (aktivitet 1, 2, 5, 7) Teknisk resurs från driftsleverantör (aktivitet 4-7) IT-arkitekt från myndigheten (aktivitet 1, 3, 6, 7) Övriga förutsättningar För att projektet ska vara lyckat gäller följande förutsättningar: Finansiering klarlagd idag finns inga beslut på finansieringsmodell för e-arkivet, d.v.s. vem bekostar investeringen, vem bekostar respektive anslutning och vem får del av effekterna. Projektorganisation etablerad Aktiviteterna prioriterade och resurssäkrade hos verksamheterna

Projektalternativ 2 införa e-arkivet först Det mest intressanta andra alternativet till föregående projektplan är att investera i ett e-arkiv, och att låta e-arkivet så att säga bana väg för sig själv och användas som verktyg för att lösa de eventuella problem som finns idag. Detta är en mycket övergripande plan för ett genomförande enligt införandealternativ 2. Aktiviteter De aktiviteter som bör ingå i genomförandeprojektet, på hög nivå, är följande: 1. Projektplanering 2. Kravanalys 3. Avrop/Upphandling 4. Installation och konfiguration 5. Test 6. Anslutningsplanering 7. Anslutning a. Processkartläggning b. Bedömning av regelefterlevnad c. Digitalisering d. Upprätta leveransförbindelse och leveransöverenskommelse e. Test av resp. anslutning Projektplanering Projektplaneringen syftar till att identifiera alla aktiviteter och att säkerställa att interna och eventuella externa resurser finns på plats. Projektet måste kräva att resurserna som ingår i projektet förbinder sig att delta under hela den perioden. Kravanalys Samma som i alternativ 1. Avrop/Upphandling Samma som i alternativ 1. Installation och konfiguration Samma som i alternativ 1. Test Samma som i alternativ 1. Anslutningsplanering Planering av vilka verksamheter eller verksamhetssystem som ska anslutas i vilken ordning. Anslutning Syftet med projektet är att låta e-arkivet driva igenom digitalisering av processerna och finnas tillgängligt för avställning. Anslutningsarbetet måste därför utökas till att omfatta det som under alternativ 2 anges som förutsättningar. Uppskattningsvis kommer det att ta ca 3 4 kalendermånader per process eller verksamhetssystem. Anslutningsarbetet kan ske med viss parallellitet, och löper ej på heltid under perioden. Omfattningen varierar naturligtvis också med ordningen i och storleken på processen, d.v.s. volymerna. Roller och resursbehov De roller som behövs för genomförandeprojektet är följande:

Projektledare (aktivitet 1-7) Arkivarie/arkivsamordnare (aktivitet 1-7) Verksamhetsspecialist/handläggare (aktivitet 2, 6, 7) Teknisk resurs från e-arkivleverantör (aktivitet 4-5,7) Teknisk resurs från avlämnande system (aktivitet 6, 7) Teknisk resurs från driftsleverantör (aktivitet 4-5, 7) IT-arkitekt från myndigheten (aktivitet 1, 2, 3, 5, 7) Övriga förutsättningar För att projektet ska vara lyckat gäller följande förutsättningar: Projektorganisation etablerad Finansiering klarlagd Aktiviteterna prioriterade och resurssäkrade hos verksamheterna

Bilaga 3 Exempel på specificerade krav Nedanstående lista är exempel på specificeringar som kan göras inom respektive område. Leverera/Ta emot (In) Avsnittet innehåller exempel på funktionskrav på systemstöd för att hjälpa producenter att leverera information till e-arkivet och för att ta emot leveranser och arkivlägga materialet. Krav på e-arkivet i Leverera/Ta emot-fasen Systemlösningen ska ha funktionalitet för att kunna definiera standardvärden för metadata Systemlösningen ska ha funktionalitet för att komplettera ej ifyllda metadatafält Systemlösningen ska ha funktionalitet för en behörig användare att definiera regler för automatisk komplettering av metadata beroende på leveranstyp Systemlösningen ska ha funktionalitet för att konvertera definierat men godtyckligt filformat på fil i inleveranspaket till ett av Riksarkivet godkänt filformat för bevarandeexemplar Systemlösningen ska ha funktionalitet för att transformera information i definierad men godtycklig struktur till ett format som producent och e-arkivet överenskommit Systemlösningen ska ha funktionalitet för att ta emot informationspaket, så kallad SIP, enligt RA:s Förvaltningsgemensamma Specifikation för paketstruktur, eller likvärdig Systemlösningen ska ha funktionalitet för att ta emot olika informationspaket, SIP:ar enligt OAIS, med olika variationer av metadata, objekt och struktur Systemlösningen ska ha funktionalitet för manuell inleverans av SIP genom grafiskt användargränssnitt Systemlösningen ska ha funktionalitet för att läsa in material som inte är strukturerat enligt fastslagen SIP (d.v.s. ska kunna skapa inleveranspaket av ej paketerad information likt ett pre ingest-steg) En SIP ska kunna innehålla och bestå av endast metadata eller metadata och arkivobjekt Systemlösningen ska ha funktionalitet för kontroll av SIP. Kontroll ska kunna utföras avseende: - Integritet, det vill säga att filerna inte har ändrats eller korrumperats - Att leveransen är komplett (alla objekt som skulle överföras har tagits emot korrekt) - Att leveransen överensstämmer med specifikationen (leveranspaket SIP, informationsmodell mm) - Kontrollera en viss syntax Systemlösningen ska ha funktionalitet för att neka hela leveransen om leveransen ej passerar kontrollen Systemlösningen ska ha funktionalitet för att neka endast de delar av leveransen som inte passerar kontrollen Systemlösningen ska kunna skicka meddelande (kvitto) till levererande system om resultatet av inläsningen av inleveransen Systemlösningen ska ha funktionalitet för att verifiera metadata i XML mot XML-schema. Detta ska kunna göras mot flera olika XML-scheman Systemlösningen ska ha funktionalitet för att skapa AIP/Arkivlägga material i SIP Systemlösningen ska ej neka leverans på grund av interna händelser i e-arkivet, alt. lösningen ska ha funktionalitet för att lägga leveransen på kö för arkivläggning till arkivet.

Systemlösningen ska ha funktionalitet för att skicka meddelande (kvitto) till producent om: - att levererad arkivinformationen arkivlagts - att leveransen tagits emot och lagts på kö för arkivering i e-arkivet - att leveransen nekats, och i de fall detta sker, var kontrollen gjort nedslag Systemlösningen ska ha funktionalitet för att inordna inlevererat material i upprättad lagringsstruktur Ange om det finns möjlighet till automatiska regler för komplettering, om det finns funktioner för manuella kompletteringar och om det finns ett grafiskt användargränssnitt för komplettering av metadata Systemlösningen ska ha funktionalitet för att ta emot leveranser via synkrona sessioner och via asynkrona. Ange om systemlösningen innehåller skillnader mellan synkrona sessioner och asynkrona gällande möjlighet till kontroller, kompletteringar och kvittenser Lagring/hantering Avsnittet innehåller exempel på funktionskrav på systemstöd för att säkerställa en effektiv och korrekt lagring och hantering av arkivlagt material, t.ex. över tid konvertera format och stödja hantering över informations- och systemlivscykeln. Krav på lagring/hantering Tillgång till information och till användaroperationer ska styras av individ- och/eller rollbaserade behörigheter och kunna styras på informationsklass och/eller metadata Systemlösningen ska ha stöd för att upprätta leveransöverenskommelser med producenter, s.k. Submission Agreement enligt OAIS Systemlösningen ska ha ett grafiskt användargränssnitt för att konfigurera tekniska villkor i leveransöverenskommelsen för inleverans Det ska finnas möjlighet att ange textbaserad beskrivning till leveransöverenskommelsen Systemlösningen bör ha en anpassningsbar uppsättning standardregler som ska ligga till grund för upprättande av ny instans av arkivet (likt en mall), t.ex. kring loggning, behörigheter, metadatauppsättning, gallring i materialet och loggar, konverteringar, migreringar mm Systemlösningen ska kunna lagra arkivhandlingar i format som är långtidsbeständiga, d.v.s. systemlösningen får inte ha begränsningar i nutida och/eller framtida lagringsbara format (inklusive format för ljud, film, bilder etc.). Just nu gällande föreskrifter är RAFS 2009:2 Beskriv hur systemlösningen säkerställer informationens integritet i arkivet Systemlösningen ska ha stöd för redovisning av arkivobjekt i en hierarkisk, visuell struktur Systemlösningen ska ha funktionalitet för att beskriva redovisningsstrukturen med metadata Systemlösningen ska ha funktionalitet för att beskriva arkivobjekt med metadata Metadata tillhörande redovisningsstrukturen ska kunna definieras som valfria eller obligatoriska Lagringsstrukturen ska kunna existera i flera instanser, för olika arkivbildare och olika redovisningsbehov Noder i lagringsstrukturen ska kunna raderas endast om noden och samtliga undernoder saknar arkivobjekt

Metadata i lagringsstrukturen ska på samtliga noder kunna variera baserat på producent och/eller system och/eller objekttyp Arkivobjekt som lagrats under en nod av strukturen ska kunna flyttas för att lagras under en annan nod Alla operationer med och inom lagringsstrukturen ska loggas med avseende på vilken användare eller funktion som gjort justeringen, vad som gjorts och vilken tidpunkt Metadata ska kunna påföras/ändras/raderas enligt gällande behörighet. Beskriv hur automatisk och manuell justering av metadata hanteras och utförs. Arkivredovisning Systemlösningen ska kunna redovisa såväl elektroniska som analoga, fysiska handlingar Systemlösningen ska kunna anpassas till den avropande myndighetens valda arkivredovisning inom ramen för gällande föreskrifter t.ex. RA-FS 2008:4 Systemlösningen ska kunna integreras med befintligt arkivredovisningssystem. Ange om färdiga kopplingar finns mellan er systemlösning och något/några av de på marknaden förekommande standardsystemen för arkivredovisning. Ange vilka. Personuppgifter och andra känsliga/sekretessbelagda uppgifter ska kunna märkas och döljas vid utlämnande av allmänna handlingar Arkivvård Systemlösningen ska innehålla ett grafiskt användargränssnitt för arkivadministration och arkivvård Arkivredovisningsstrukturen bör kunna administreras (konfigureras och justeras) via arkivvårdsapplikationen Noder i lagringsstrukturen ska inte kunna tas bort om det finns arkivobjekt registrerade i någon nivå under den Det ska vara möjligt att schemalägga vårdinsatser, såsom registeruppdateringar, som ska kunna utföras manuellt eller automatiskt efter godkännande Gallring Systemlösningen ska ha funktionalitet för att utföra gallring Gallring ska kunna utföras i arkivet baserat på information i metadata på arkivobjekt (både ärende och handling) Systemlösningen ska ha funktionalitet för att definiera regler för gallring av metadata, av arkivobjekt, och/eller av delar av lagringsstrukturen Det ska vara möjligt att administrera gallringsregler (skapa, uppdatera, kopiera och radera) Systemlösningen bör ha funktionalitet för att undvika oplanerad fullständig eller partiell gallring, dvs. förändringar i systemlösning eller information som orsakar: - Informationsförlust - Förlust av möjliga informationssammanställningar - Förlust av sökmöjligheter eller förlust av möjligheter att fastställa informationens äkthet Det ska gå att ange/markera att material är gallringsbart eller bevarandematerial Utförd gallring ska loggas med avseende på antal gallrade objekt och tillhörande noder

Gallringsjobb ska kunna - utföras löpande med automatik - kräva ett manuellt godkännande - startas manuellt All gallring ska loggas med information om placering i lagringsstrukturen, gallrad objekttyp samt datum för borttag Behörig administratör ska kunna välja om gallring ska kunna utföras automatiskt eller kräva manuellt godkännande Gallringsregler ska kunna definieras som aktiva eller inaktiva Systemlösningen ska ha funktionalitet för att koppla gallring till gällande gallringsbeslut. Ange hur. Exekverad gallringsregel ska presenteras som rapport (id, typ, datum), som lagras i e- arkivet. Det bör finnas möjlighet att testköra gallringsjobb, så att eventuella fel kan upptäckas innan produktionskörning. Funktionen ska som minst ge svar på det antal förväntade objekt som kommer att gallras. Behörig administratör av tjänsten hos kunden bör kunna sätta upp och automatiskt hantera gallringsregler för olika typer av handlingar Konvertering, migrering Systemlösningen ska erbjuda funktioner för migrering och konvertering av arkivredovisningsstruktur, metadata och innehåll, till framtida versioner av e-arkivet och format. Sådana operationer ska loggas med avseende på utförd aktivitet, eventuella fel och tidpunkt Systemlösningen bör ha funktionalitet för att över tid konvertera filer av vissa format till lagringsbeständiga. Ange om det finns begränsningar i käll- och målformat Systemlösningen ska ha funktionalitet för att validera/kontrollera att informationsförlust inte uppkommit vid formatkonvertering Systemlösningen ska ha funktionalitet för att ta bort äldre versioner efter lyckad konvertering Systemlösningen ska ha funktionalitet för att konvertera enstaka filer och större samlingar av filer Information om konverteringen, ska loggas och relevanta delar av lagringsstrukturen bör kunna uppdateras automatiskt om att konvertering genomförts Systemlösningen ska ha funktionalitet för att exportera allt arkivmaterial från systemet utan informationsförluster (metadata och arkivobjekt) Systemet bör ha funktionalitet för att kopiera AIP och spara på lagringsmedium av samma typ, s.k. refreshment i OAIS. Återsökning/Utfående (Ut) Avsnittet innehåller exempel på funktionskrav på systemstöd för att söka materiel och tillgängliggöra informationen i e-arkivet. Krav på utfående/återsökning Systemlösningen ska ha funktionalitet för att ta emot frågor enligt accessgränssnittsbeskrivningen i OAIS-modellen

Systemlösningen ska ha ett öppet och beskrivet gränssnitt för att ta emot sökfrågor och returnera träfflista, och det eftersökta materialet Systemlösningen ska innehålla ett grafiskt användargränssnitt för återsökning av arkivlagt material Systemlösningen ska ha funktionalitet för att ta emot sökfrågor, och returnera resultat i form av t.ex. träfflista och i from av arkivlagt material via öppna och beskrivna gränssnitt Systemlösningen ska ha funktionalitet för nya sökningar (t.ex. precisera) baserat på returnerad träfflista Systemlösningen ska ha funktionalitet för att möjliggöra samtidig sökning i flera av varandra hierarkiskt oberoende noder i redovisningsstrukturen. Systemlösningen ska ha funktonalitet för att hindra sökningar utanför ett visst intervall (t.ex. på noder eller i metadata) Systemlösningen ska möjliggöra sökning från valfri nod i lagringsstrukturen och där välja sökbegrepp från gällande metadatauppsättning Sökning ska kunna utföras med fasta, förpopulerade metadatavärden, t.ex. adresser Systemlösningen ska ha funktionalitet för att utföra sökning på metadata Systemlösningen ska ha funktionalitet för att enkelt lägga till och ta bort sökbegrepp. Sökbegrepp ska kunna behörighetssättas Behörighet till material ska kunna styras på informationsklass (baserat på metadata eller typ) och på noder i lagringsstrukturen Systemlösningen ska ha funktionalitet för att kontrollera att sökande system är godkänt som konsument Systemlösningen ska ha funktionalitet för att kontrollera att sökning utförs med giltiga värden Systemlösningen ska ha funktioner för fritextsökning Systemlösningen ska ha funktionalitet för att leverera resultat till sökande i form av en DIP eller likvärdigt. Systemlösningen bör ha funktionalitet för att spara egna sökningar, s.k. favoriter Systemlösningen ska ha funktionalitet för att skicka information till konsument vid negativt svar på fråga, innehållande orsak Systemlösningen ska ha funktionalitet för att hantera beställningar av allt material som returnerats i en träfflista vid en sökning. Vid sådan beställning bör lösningen kunna sammanställa en rapport över t.ex. volym, antal levererade objekt Systemlösningen ska ha funktionalitet för konsumenten att prenumerera på förändringar i definierat och avgränsat arkivmaterial